PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Czernichów. Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Czernichów ( Czernichów 2).

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Czernichów Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Czernichów ( Czernichów 2). Kierownikiem jednostki kontrolowanej był Pan Szymon Łytek, Wójt Gminy Czernichów, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadził w dniu 22 padziernika 2010 r. upowaniony pracownik Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych Marta lusarczyk starszy inspektor w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV z dnia 12 padziernika 2010 r. Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 7 ] Tematem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy Czernichów zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Kontrola obejmowała ponadto sprawdzenie realizacji zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli, a take weryfikacj przekazanej przez Urzd Gminy Czernichów informacji o iloci spraw prowadzonych w okresie od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2009 r. dotyczcych zada zleconych w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk przekazanych przez Urzd Gminy Czernichów na potrzeby obliczenia wysokoci dotacji. Ustalenia z kontroli Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych prowadzone były przez Pani Katarzyn Kucharz inspektora oraz od dnia 8 stycznia 2010 r. Pani Beat Gubał-Ku inspektora. Osoby te wzajemnie si zastpowały. Sprawy ewidencji ludnoci i dowodów osobistych od 17 sierpnia 2006 r. do 30 grudnia 2009 r. prowadzone były przez Pana Pawła Dudka podinspektora. Wyjanie kontrolujcym udzielały: Pani Katarzyna Kucharz - w zakresie ewidencji ludnoci oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw, Pani Beata Gubała-Ku w zakresie dowodów osobistych oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw.

2 Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkaców, zbioru danych byłych mieszkaców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według miejscowoci, ulic i numeru domu, a w przypadku wsi według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic, karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt, czyli zgodnie z przepisem 28 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z pón. zm.). W systemie teleinformatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy KORELACJA. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W dniu 31 grudnia 2009 r. w Gminie zameldowanych było stałych mieszkaców, w tym 1 cudzoziemiec. W dniu 30 czerwca 2010 r. liczba stałych mieszkaców wynosiła Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowane były w dniu 31 grudnia 2009 r. 84 osoby w tym 4 cudzoziemców, a w dniu 30 czerwca 2010 r. 83 osoby w tym 2

3 4 cudzoziemców. Na pobyt czasowy do 3 miesicy w okresie objtych kontrol zameldowanych było 14 osób w tym 11 cudzoziemców. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 255 zgłosze pobytu stałego oraz 88 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 224 zgłoszenia pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz 14 zgłosze na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Z urzdów stanu cywilnego wpłynło: 246 odpisów skróconych aktów urodzenia, 205 odpisów skróconych aktów małestwa, w tym 40 z adnotacj o rozwodzie, 187 odpisów skróconych aktów zgonu. W 231 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL i nadanie numeru ewidencyjnego nastpiło. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. W kontrolowanym okresie do Urzdu wpłynło 40 zawiadomie o zmianie nazwiska. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo 30 zgłosze meldunkowych pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia stwierdzono, e w przypadku gdy zameldowania dokonywał właciciel budynku, rubryka dotyczca potwierdzenia pobytu nie była wypełniona. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Poddano kontroli odpisy skrócone aktów urodzenia o numerach: 9053/2009, 8970/2009, 8815/2009, 7145/2009, 8471/2009 wydane przez USC w Krakowie. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce aktowej znak SA-E Udostpnianie danych osobowych. W teczce znajdowały si wnioski o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego wraz z kopiami udzielonych odpowiedzi. Najczciej o udostpnienie danych wystpowali komornicy sdowi, urzdy skarbowe, Policja oraz ZUS. Kontrolujc sprawy od numeru SA-E /09 do SA-E /09 stwierdzono, e wszystkie wnioski załatwiono prawidłowo, bez zbdnej zwłoki. W sytuacji, gdy Urzd nie był właciwy w sprawie, Wójt Gminy Czernichów przekazywał wniosek w drodze postanowienia wydanego w trybie art k.p.a. do organu właciwego, a opłat za udostpnienie danych zwracano wnioskodawcy. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Krakowie wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: SA-E.5112 i hale: Wykazy osób zmarłych dla urzdu skarbowego. Do kontroli terminowoci przekazywania danych do Urzdu Skarbowego w Krakowie wytypowano 6 odpisów skróconych aktów zgonu o niej wymienionych numerach: 1/2009, 2/2009, 3

4 4/2009, 5/ wydanych przez USC w Czernichowie, 7591/2008, 7401/2008 wydanych przez USC w Krakowie. Kontrola wykazała, e informacje o zgonie mieszkaca gminy przekazywane były do urzdu skarbowego zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), czyli w terminie 14 dni od otrzymania aktu zgonu. Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych wojskowemu obowizkowi meldunkowemu. Okazane do kontroli dokumenty zostały sprawdzone pod wzgldem terminowoci wysyłania ww. zawiadomie. Kontrola wykazała, e zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany wysyłane były do wojskowego komendanta uzupełnie z naruszeniem przepisu 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz z pón. zm.), czyli powyej 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Kontrolowany Urzd przekazywał do Wojewody Małopolskiego informacje dotyczce zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych. Stwierdzono, e dokumentacja wysyłana była z naruszeniem przepisu 7 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), bowiem nie był zachowany 5-dniowy termin przekazywania tych danych. Na podstawie wytypowanych 10 zgłosze pobytu stałego, 10 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 10 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice stwierdzono prawidłowy przepływ danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci zostały w Urzdzie załoone teczki aktowe o znaku: SA-E Decyzje dotyczce wymeldowa. W 2009 r. w spisie spraw dla tej teczki zarejestrowanych zostało 13 spraw, z których 5 zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 6 o umorzeniu postpowania oraz 2 postpowania zakoczono decyzj o zameldowaniu. Z kolei w pierwszym półroczu 2010 r. w spisie spraw zostało zarejestrowanych 6 spraw, wszystkie zakoczono poprzez wydanie decyzji o umorzeniu postpowania. Do kontroli wytypowano 7 postpowa meldunkowych o numerach: SA-E.51151/1/09, SA-E.51151/5/09, SA-E.51151/11/09, SA-E.51151/15/09, SA-E.51151/16/09, SA-E.51151/1/10, SA-E.51151/5/10. Kontrolujc przedmiotowe akta stwierdzono, e prowadzc ww. postpowania administracyjne naruszone zostały przepisy k.p.a., a mianowicie: 4

5 - art. 10 k.p.a. - bowiem nie wezwano stron postpowania do zapoznania si z aktami sprawy, zgłoszenia swoich da i wniosków przed wydaniem decyzji administracyjnej, - art. 28 k.p.a., gdy w aktach sprawy brak było dokumentu potwierdzajcego tytuł prawny do lokalu, bd był nieaktualny, co uniemoliwiło ustalenie właciwego krgu stron postpowania, - art. 79 k.p.a. poniewa o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z przesłuchania wiadków, ogldzin lokalu zawiadamiano strony postpowania w terminie krótszym ni 7 dni przed przeprowadzeniem dowodu. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Urzd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1011 dowodów osobistych. Do wymiany pozostało jeszcze 89 ksieczkowych dowodów osobistych. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłow obsług mieszkaców Gminy, którzy ubiegali si o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: E , E , E , E , E , E , E , E Wnioskodawcy otrzymali czci B formularza zawierajcego potwierdzenie złoenia wniosku oraz okrelajcego termin odbioru dowodu osobistego. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza (w przypadku zagubienia czci B formularza, strona składała owiadczenie o tym fakcie), a dotychczasowy dowód osobisty był uniewaniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182), a od dnia 24 marca 2009 r. zgodnie z 22 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Krakowie. W kontrolowanym okresie Urzd w 16 przypadkach poredniczył w wydawaniu dowodów osobistych. Sprawy te rejestrowane były w teczce znak: SA-E.5126 o hale Porednictwo w wydawaniu dowodów osobistych. 5

6 Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 5 kopert dowodowych o numerze formularzy D , D , D , D , D pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 190 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 149 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej, wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. Na podstawie kopert dowodowych wydanych dowodów osobistych o serii i numerach ASN , ASN , ASN , ASN , ASN , ASN , ASN , ASN stwierdzono, i ww. zbiory zostały uaktualnione w tym zakresie. W okresie objtym kontrol zostało zgłoszonych w Urzdzie 162 utraty dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. Sprawy te rejestrowane były w teczce znak: SA-E.5120 Meldunki o kradziey/zagubieniu dowodów osobistych. Urzd prawidłowo aktualizował dokumentacj dowodow w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem, w sytuacji gdy osoba zgłaszajca zgon nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były uniewaniane w SOO lub kasowane w ewidencji kartotecznej Skasowany dowód osobisty wraz z odpisem skróconym aktu zgonu zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W przypadku gdy skasowany dowód osobisty został przez kierownika urzdu stanu cywilnego zwrócony zgłaszajcemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie (o którym mowa w 32 ust. 7 cyt. rozporzdzenia). Na podstawie aktów stanu cywilnego o numerach: 11/2010, 12/2010, 13/2010, 14/2010 wydanych przez USC w Czernichowie oraz 540/2010, 623/2010 wydanego przez USC w Krakowie stwierdzono, e dowody osobiste osób zmarłych uniewaniono 6

7 w systemie SOO zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, tj. z dniem zgonu jego posiadacza. Formularze do wydania dowodów osobistych, jako druki cisłego zarachowania, oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. W wyniku kontroli problemowej z zakresu dowodów osobistych przeprowadzonej w 2008 r. przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie zalece nie wydano. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez Urzd Gminy Czernichów z faktyczn iloci spraw zrealizowanych w I połowie 2009 roku. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Urzd Stanu Cywilnego: Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: USC.5130 Akta zbiorowe urodze, USC.5131 Akta zbiorowe małestw, USC.5132 Akta zbiorowe zgonów, USC Zawiadczenie o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, USC Zawiadczenia stwierdzajce brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, USC.5135 Postpowania i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełniania aktów s.c., USC.5137 Postpowania i decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk, USC.5139 Ustalenie brzmienia i pisowni imion i nazwisk, USC.5144 Kopie aktów stanu cywilnego, USC.5148 Wnioski w sprawie o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskie, USC.5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów s. c. do polskich ksig stanu cywilnego, USC.5153 Statystyka urodze, małestw i zgonów, sprawozdawczo USC, USC.5456 Zawiadomienie o przypiskach do aktów stanu cywilnego. W wyniku kontroli stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w I półroczu 2009 roku w czci III Urzd Stanu Cywilnego; w pozycji 3 Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego zadeklarowano 445 zdarze, a winno by 697, w pozycji 4 Wydawanie zawiadcze zadeklarowano 15 zdarze, a winno by 25, w pozycji 5 Inne czynnoci kierownika USC zadeklarowano 200 zdarze, a winno by 230. Wyjanienia dotyczce opisanych wyej rozbienoci zawarte s w wyjanieniach.. [Dowód: akta kontroli str ] 7

8 Ewidencja Ludnoci/ Dowody osobiste Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: SA-E.5112 Wykaz osób zmarłych dla urzdów skarbowych, SA-E Przemeldowania (pobyt stały), SA-E Migracje, SA-E Zgłoszenia meldunkowe dot. pobytu czasowego SA-E Wymeldowania stałe, SA-E Przemeldowania czasowe z innych gmin, SA-E Decyzje dotyczce wymeldowa, SA-E Wnioski o udostpnienie danych, SA-E Zawiadczenia o zameldowaniu, SA-E Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów - WKU SA-E Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów - Urzd Skarbowy (NIP-3), SA-E Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów sprawozdania tygodniowe TBD i CBD, SA-E Otrzymane koperty osobowe, SA-E Wysłane koperty osobowe, SA-E Wysłane zawiadomienia o uniewanieniu dowodu osobistego, SA-E Otrzymane zawiadomienia o uniewanieniu dowodu osobistego, SA-E.5126 Porednictwo w wydawaniu dowodów osobistych, SA-E.5120 Meldunki o kradziey dowodów osobistych, oraz na podstawie przeliczonych zgłosze meldunkowych, odpisów aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zawiadcze oraz otrzymanych zawiadomie o utracie tych dokumentów. W wyniku kontroli nie stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w I półroczu 2009 roku. Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Gminy Czernichów pod nr 7/2010. Na tym kontrol zakoczono Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. 8

9 Do ustale zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Czernichów. Kontrolujca: Kontrolowany: Starszy Inspektor ZAST PCA WÓJTA (-) mgr Marta lusarczyk (-) mgr Maciej Gdłek Kraków, dnia 10 listopada 2010 r. Czernichów, dnia Niepotrzebne skreli 9