PROTOKÓŁ Z KONTROLI gospodarki finansowej C harakterystyka jed n ostk i kontrolow anej 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Bursa Szkolna nr 1, ul Obwodowa 2, 18-300 Zambrów, NIP: 723131 1502, Regon: 000880662; 2. Forma prawna podmiotu: jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej; Szczególna forma prawna: Publiczna placówka systemu oświatowego; Nazwa formy własności: własność samorządowa; Kod i nazwa przeważającego rodzaju działalności wg PKD 2007: 5590Z - Pozostałe zakwaterowanie; Organ rejestrowy / ewidencyjny: Minister Edukacji Narodowej; Nazwa rejestru / ewidencji: Rejestr szkół i placówek oświatowych - nr 19882. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej: - mgr Iwona Romanek - Dyrektor. Dane dotyczące przebiegu kontroli 1. Oznaczenie organu zlecającego kontrolę: Zarząd Powiatu Zambrowskiego, (Starostwo Powiatowe w Zambrowie, ul. Fabryczna 3, 18-300 Zambrów). 2. Temat kontroli: Kontrola gospodarki finansowej w bursie Szkolnej nr 1 w Zambrowie za lata 2011-2012. 3. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: - art. 34a. ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.); - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli z dnia 14 października 2013 r. wystawione przez Starostę Zambrowskiego. 4. Termin przeprowadzenia kontroli:07.11.2013 r. - 09.12.2013 r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dn. 07-08.1 1.2013 r. 5. Osoby przeprowadzające kontrolę: Bożena Błaszczyk, Sebastian Kania, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli z dnia 14 października 2013 r. wystawionego przez Starostę Zambrowskiego, w związku z umową o dzieło z dnia 26 lutego 2013 r. zawartą pomiędzy Powiatem Zambrowskim i firmą VERUM Doradztwo i Zarządzanie Bożena Błaszczyk. 6. Zakres podmiotowy kontroli: - Bursa Szkolna nr 1, ul Obwodowa 2, 18-300 Zambrów. 7. Zakres przedmiotowy kontroli: - Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi środkami pochodzącymi z innych źródeł; - Gospodarowanie mieniem. 8. Okres objęty kontrolą: od 2011 r. do 2012 r. U stalenia kontroli 1. Ocena prawidłowości dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi środkami pochodzącymi z innych źródeł. 1) Jednostka kontrolowana podlega przepisom ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2002.76.694 z późn. zm.). Strona 1
2) Głównemu księgowemu jednostki zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w wymiarze 0,5 etatu, powierzono w formie pisemnej obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: - prowadzenia rachunkowości; - wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; - dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; - dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, zgodnie z art. 54 ust. 1. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Dokument potwierdzający przyjęcie przekazanych obowiązków i odpowiedzialności złożony został w aktach osobowych pracownika. 3) W jednostce kontrolowanej w okresie objętym kontrolą, obowiązywały następujące wewnętrzne regulacje: - Zarządzenie Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie nr 17/2010 z dn. 31.12.2010 r. w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (obowiązujące od 01.01.2011 r.); - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Bursie Szkolnej nr 1 w Zambrowie, wprowadzona Zarządzeniem nr 10/2007 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie z dn. 12.06.2007 r.; - Instrukcja Inwentaryzacyjna Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie (15.09.2002 r.); - Instrukcja Inwentaryzacyjna, wprowadzona Zarządzeniem nr 10/2013 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie z dn. 21.05.2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacyj nej; - Regulamin kontroli zarządczej w Bursie Szkolnej nr 1 w Zambrowie, wprowadzony Zarządzeniem nr 18/2010 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie z dn. 31.12.2010 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu kontroli zarządczej. W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby jednostka posiadała przyjęte do stosowania wewnętrzne regulacje dotyczące realizacji zakupów w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, oraz zakupów do wysokości wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. EURO). Realizacja zakupów niepodlegających przepisom ustawy PZP odbywała się w oparciu 0 znajomość lokalnego rynku dostawców i najkorzystniejszą ofertę. Zakupy podlegające przepisom ustawy PZP nie wystąpiły. W świetle powyższego zaleca się, aby jednostka opracowała i przyjęła do stosowania wewnętrzne regulacje dotyczące realizacji zakupów, w tym podlegających 1niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. 4) Zgodnie z przyjętymi w jednostce kontrolowanej zasadami: - kontroli merytorycznej dokonuje Dyrektor; - kontroli formalno - rachunkowej dokonuje Główny Księgowy; - kontroli pod względem zgodności z planem finansowym dokonuje Główny Księgowy; - zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Główny Księgowy i Dyrektor. W przypadku długotrwałej nieobecności ww. osób, powyższe czynności są wykonywane przez osoby wskazane do zastępstwa. Do zawierania umów rodzących skutki finansowe w imieniu jednostki kontrolowanej upoważniony jest Dyrektor. 5) Za okres od 01.01.2011 r. do 31.12.2011 r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-27S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Strona 2 z
Konto 130-1 Dochody budżetowe 2011 r. (w PLN) - tj. wykonane: Klasyfikacja budżetowa Dochody planowane (plan po zmianach) Dochody wykonane (wpływy minus zwroty) 854 85410 0690 2 000,000 2 256,63 854 85410 0750 23 900,00 24 479,14 854 85410 0830 244 000,00 157 395,09 854 85410 0920 1 200,00 2 918,02 854 85410 0970 0,00 20,89 854 85410 2400 0,00 2 283,80 854 Razem: 271 100,00 189 353,57 6) Za okres od 01.01.2012 r. do 31.12.2012 r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-27S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu teiytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Konto 130-1 Dochody budżetowe 2012 r. (w PLN) -tj. wykonane: Klasyfikacja budżetowa Dochody planowane (plan po zmianach) Dochody wykonane (wpływy minus zwroty) 854 85410 0750 23 900,00 35 010,65 854 85410 0830 130 000,00 136 764,00 854 85410 0920 1 500,00 4 192,67 854 85410 0970 0,00 1 001,60 854 85410 2400 0,00 2 020,15 854 Razem: 155 400,00 178 989,07 7) Za okres od 01.01.2011 r. do 31.12.2011 r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-28S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Konto 130 Wydatki budżetowe 2011 r. (w PLN) - tj. wykonane:. UMoHu'----------------- -------------------- Klasyfikacja budżetowa BedrOTty planowane Woehedy wykonane (plan po zmianach) (wpływy minus zwroty) 854 85410 4010 339 820,00 339 817,10 854 85410 4040 22 847,00 22 846,63 854 85410 4110 54 315,00 54 313,25 854 85410 4120 6 883,00 6 882,44 854 85410 4210 11 819,00 11 818,79 854 85410 4260 107 073,00 107 072,08 854 85410 4280 660,00 652,30 854 85410 4300 11 970,00 11 968,21 854 85410 4350 1 505,00 1 503,69 854 85410 4370 2 370,00 2 369,52 854 85410 4410 3750,00 373,55 854 85410 4440 19 959,00 19 959,00 Strona 3 z 6
854 85410 4700 100,00 100,00 854 85446 4300 2 000,00 672,50 854 Razem: 581 696,00 580 349,06 8) Za okres od 01.01.2012 r. do 31.12.2012 r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-28S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Konto 130 Wydatki budżetowe 2012 r. (w PLN) - tj. wykonane: r- U yw O '------------------ r f * 1* ------------------- Klasyfikacja budżetowa (plan po zmianach) (wpływy minus zwroty) 854 85410 4010 338 450,00 338 449,82 854 85410 4040 27 126,00 27 125,08 854 85410 4110 63 012,00 63 011,63 854 85410 4120 7 667,00 7 666,28 854 85410 4170 13 265,00 13 264,35 854 85410 4210 2 462,00 2 461,39 854 85410 4260 108 021,00 108 020,83 854 85410 4280 824,00 824,00 854 85410 4300 10 096,00 10 091,39 854 85410 4350 622,00 621,07 854 85410 4370 2 577,00 2 576,86 854 85410 4410 442,00 441,25 854 85410 4430 832,00 832,00 854 85410 4440 20 286,00 20 286,00 854 85410 4700 7,00 6,80 854 85446 4300 1 932,00 363,20 854 Razem: 597 621,00 596 041,95 9) Dane wynikające ze sprawozdań wymienionych w pkt. 5) - 8) były zgodne z zatwierdzonymi planami finansowymi wraz ze zmianami oraz z ewidencją księgową. W poddanych kontroli sprawozdaniach za latach 2011 i 2012 nie wystąpiły przekroczenia zaplanowanych wydatków. Z ewidencji konta 130 (w odniesieniu do planów finansowych wraz ze zmianami) wynika, że jednostka nie przekroczyła planów finansowych. W ramach ewidencji konta 130 następuje zgodność z wybranymi operacjami na rachunkach bankowych. Objęte kontrolą wydatki zostały wydatkowane na podstawie obowiązujących przepisów oraz prawidłowo zakwalifikowane do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej. 10) Kontrola wynagrodzeń osobowych pracowników obejmowała w szczególności następujące składniki wynagrodzeń: - w przypadku personelu pedagogicznego: wynagrodzenie zasadnicze, stażowe (właściwy %), funkcyjne, motywacyjne, godziny nocne, godziny zastępcze; - w przypadku personelu administracyjno - obsługowego: wynagrodzenie zasadnicze, stażowe (właściwy %), premia; oraz nagrody, nagrody jubileuszowe oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne. Strona 4 z 6
Poddane kontroli składniki wynagrodzenia został ustalone zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego i nauczycieli. Stwierdzono zgodność pomiędzy listami płac, a dokumentacją osobową oraz wyciągami bankowymi w zakresie dokonanych przelewów wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników (kontrolą nie obejmowano prawidłowości naliczania i wypłacania potrąceń i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy). Poddane kontroli zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy były naliczane w oparciu o obowiązujące przepisy i odprowadzane w terminach ustawowych oraz z wysokościach wynikających z list płac i deklaracji ZUS DRA. Kontrolą objęto algorytm wyliczania zobowiązań publiczno - prawnych, nieprawidłowości nie stwierdzono. 11) Kontrola odnośnie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych nie wykazała nieprawidłowości. Planowany odpis dla nauczycieli (personel dydaktyczny) ustalono zgodnie z zasadami art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj. Dz.U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 ze zm.). Odpis na ZFSS dla pozostałych osób był dokonywany w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy. Planowane odpisy zostały uwzględnione w planach (odrębnie dla pracowników pedagogicznych, personelu administracyjno - obsługowego, emerytów i rencistów). 12) Wydatki ponoszone w jednostce służyły prawidłowemu funkcjonowaniu jednostki, były dokonywane w sposób oszczędny i celowy. Wydatkowanie środków odbywało się na podstawie dokumentów: - objętych kontrolą merytoryczną i formalno - rachunkową przez upoważnione osoby; - zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby. Kontrolowane wydatki były regulowane w wymaganych terminach. 2. Ocena prawidłowości gospodarowania mieniem. 1) Jednostka realizowała obowiązek inwentaryzacji składników aktywów trwałych. W trakcie kontroli przedłożono Spisy z natury oraz protokoły Komisji inwentaryzacyjnej. Nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych, zatem na jednostce nie ciążył obowiązek rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Spisy z natury były sporządzane zgodnie z chronologią wynikająca z Inwentarza. W świetle powyższego zespół kontrolujący zaleca, aby inwentaryzacja metodą spisu z natuiy była dokonywana według stanu zastanego w obszarach spisowych, nie zaś według Inwentarza. W dokumentacji inwentaryzacyjnej należy przechowywać komplet dokumentów z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji, wraz z dokumentami i formularzami określonymi w obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej. 2) W trakcie czynności kontrolnych przeprowadzonych w siedzibie jednostki kontrolowanej, sprawdzono sposób przechowywania, kompletność i oznaczenie środków trwałych wykazanych w Inwentarzu na wyrywkowo wybranych stronach: 1 i 36 (tj. telewizory - str. 1, oraz notebook i monitor - str. 36). Zapisane w ewidencji środki trwałe były kompletne, przechowywane we wskazanych miejscach oraz jednoznacznie i prawidłowo oznaczone. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Strona 5 z 6
IV. Zalecenia pokontrolne (uwagi i wnioski) 1. Zaleca się, aby jednostka niezwłocznie opracowała i przyjęła do stosowania wewnętrzne regulacje dotyczące realizacji zakupów, w tym podlegających i niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zaleca się, aby spisy z natury były sporządzane zgodnie z chronologią wynikająca z Inwentarza. 3. Zaleca się, aby w dokumentacji inwentaryzacyjnej należy przechowywać komplet dokumentów z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji, wraz z dokumentami i formularzami określonymi w obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej. V. Obowiązki i uprawnienia jednostki kontrolowanej Treść niniejszego Protokołu została przedstawiona jednostce kontrolowanej. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo do zgłoszenia w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego protokołu, wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń należy wskazać konkretne zapisy protokołu, które nie są zgodne ze stanem faktycznym oraz przedstawić dokumenty potwierdzające tą niezgodność. Niezłożenie w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego protokołu pisemnych wyjaśnień 0 przyczynach odmowy podpisania protokołu oraz nie udokumentowanie zasadności odmowy podpisania protokołu skutkuje uznaniem, że protokół został podpisany bez zastrzeżeń. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od otrzymania Protokołu złożyć do Starostwa Powiatowego w Zambrowie, pisemne wyjaśnienia o sposobie realizacji uwag 1wniosków oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Na tym protokół zakończono. Data sporządzenia: 09 grudnia 2013 r. Podpisy zespołu kontrolującego: mgr inż. Sebastian Kania Podpisy jednostki kontrolowanej: /imię i nazwisko oraz podpis/ BURSA SZKOLNA Nr 1 w ZAM BROW IE ul. Obwodowa 2, i 8-300 Zambrów E K D - 5 5 2 3 1 0 te!. 0 8 6 271 2 6 34 NIP 723-13-11-502 Regon 000880662 Niniejszy Protokół z kontroli sporządzono w 3-ch jednobrzmiących egzemplarzach, według rozdzielnika: 1) Jednostka kontrolowana - Bursa Szkolna nr 1 w Zambrowie; 2) Starostwo Powiatowe w Zambrowie; 3) a/a jednostka kontrolująca - YERUM Doradztwo i Zarządzanie Bożena Błaszczyk. Strona 6 z