PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 04 lipiec 2013 r. nr kor. UM /2013 Pani Beata Włodarczyk SZKOŁA PODSTAWOWA NR 39 ul. OBROŃCÓW POKOJU GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 24 kwietnia do 20 maja 2013 r. w Szkole Podstawowej nr 39 w Gliwicach przy ulicy Obrońców Pokoju 4 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 22 kwietnia 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 3 czerwca 2013 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Jolanta Gębczyk-Szłuińska pełniąca funkcję dyrektora do dnia 31 sierpnia 2012 r. a od dnia 1 września 2012 r. do nadal pani Beata Włodarczyk. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą w jednostce: 1) w 2012 r. wydatkowanie środków budżetowych odbywało się niezgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r r. nr 157 poz z późn. zm.), z zachowaniem procedur kontroli finansowej, 2) ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego prowadzona była z naruszeniem zasad określonych przepisami: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r nr 152 poz z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) Dz.U. z r nr 128 poz. 861 z późn. zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z r nr 242 poz. 1622), zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Głównemu księgowemu nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności w zakresie: a) prowadzenia rachunkowości jednostki, b)wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, c) dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Zalecenie nr 1 Zakres czynności głównego księgowego dostosować do wymogów wynikających z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). 2. Brak procedur kontroli finansowej zapewniających zgodność zaciągania zobowiązań i wydatkowania środków z Wieloletnią Prognozą Finansową. Zalecenie nr 2 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki. 3. Polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem nr 05/11 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 39 z dnia 7 maja 2011 r r. przewiduje ewidencjonowanie składników majątkowych na kontach: 011 i 013 w sposób odmienny niż zasady określone przez organ prowadzący. Zalecenie nr 3 Dostosować zapisy regulacji wewnętrznych do zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 4. Na wszystkich objętych kontrolą wnioskach o zaliczkę brak oświadczenia zaliczkobiorcy, o zgodzie na dokonanie potrącenia z wypłaty kwoty nierozliczonej zaliczki, w 2 przypadkach określenia terminu rozliczenia zaliczki, w 1 przypadku podpisu osoby pobierającej zaliczkę oraz przypadek wydatkowania środków z paragrafu innego aniżeli został wskazany we wniosku. Zalecenie nr 4 Nie dopuszczać do ww. uchybień przy wypełnianiu wniosków o zaliczkę oraz dokonywać wydatków zgodnie z celem określonym na wniosku. 5. Ewidencja księgowa kont 225-rozrachunki z budżetami, 229-pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231-rozrachunki z tyt. wynagrodzeń nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej, z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej. Jednostka nie prowadziła ewidencji na kontach 980-plan finansowy wydatków budżetowych i 998-zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zalecenie nr 5 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330), 15 ust. 1 pkt. 5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289). 6. Wystąpienie wskutek błędnych księgowań różnic, na kwotę co najmniej ,34 zł pomiędzy zaewidencjonowanymi kosztami i wydatkami (poniesionymi z 4010, 4040, 4110, 4120, 4210), które nie posiadały uzasadnienia w zmianie stanu zobowiązań. Zalecenie nr 6 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330). 2

3 7. Dokonanie wypłaty wynagrodzenia z tytułu średniej urlopowej za miesiące lipiec i sierpień na koniec miesiąca. Zalecenie nr 7 Wynagrodzenia wypłacać w terminach określonych w art. 39 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj. z 2006 r. nr 97 poz. 674 z późn. zm.). 8. Brak parafowania umów zleceń przez głównego księgowego. Sporządzenie, sprawdzenie i zatwierdzenie listy wypłaty dot. umów zleceń, przed wystawieniem i zatwierdzeniem rachunków potwierdzających wykonanie zleconych prac. Zalecenie nr 8 Przestrzegać procedur kontroli finansowej wprowadzonych zarządzeniem kierownika jednostki z dnia 7 marca 2003 r. 9. Kierownik jednostki przekroczył upoważnienie wynikające z zatwierdzonych planów finansowych do wydatkowania środków budżetowych. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła ,19 zł, w tym 988,39 zł do r. Zalecenie nr 9 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.1 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). 10. Przy wydatkowaniu środków na dystrybucję energii elektrycznej oraz z tyt. odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naruszono przepisy dotyczące tych wydatków. Nieprawidłowości polegały na: a) zawyżeniu wysokości odpisu na 1 nauczyciela zatrudnionego w jednostce, nieprzeliczeniu na dzień 31 grudnia 2012 r. wysokości odpisu wg faktycznego zatrudnienia w wyniku czego na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazano odpis w kwocie wyższej o 4.736,96 zł; w dniu 20 maja 2013 r. dokonano zwrotu ww. kwoty z konta zfśs na konto dochodów budżetowych, b) zaklasyfikowaniu do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej, tj zamiast 4260 dystrybucji energii elektrycznej na kwotę 1.462,08 zł, przy czym na dzień zaciągania zobowiązania jednostka posiadała zabezpieczone środki w planie finansowym w odpowiednim paragrafie klasyfikacji budżetowej. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła 6.199,04 zł. Zalecenie nr 10 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 4 marca 1994 r. zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 11. Na 120 przypadków objętych kontrolą w 13 przypadkach uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła ,47 zł, w tym do r. wynosiła ,05 zł. 3

4 Zalecenie nr 11 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 157 poz z późn. zm.). 12. Na 120 przypadków objętych kontrolą w 10 przypadkach uregulowano zobowiązanie ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności na łączną kwotę ,98 zł. Zalecenie nr 12 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 13. Wystąpienie na dzień 31 grudnia 2012 r. różnic pomiędzy ewidencją księgową (prowadzoną na kontach 011, 071, 020 i 014), a ewidencją pomocniczą. Zalecenie nr 13 Ewidencję pomocniczą do kont 011, 071, 020, 014 prowadzić zgodnie z art.16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330). 14. Nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji podstawowych środków trwałych: a) na kartach środków trwałych: brak krótkiej charakterystyki środka trwałego (np.; roku produkcji, opisu części składowych i peryferyjnych, powierzchni, itp.), brak wskazania miejsca użytkowania środka trwałego oraz osób materialnie odpowiedzialnych, brak oznaczenia konta księgowego na którym zostały zaewidencjonowane poszczególne środki trwałe, brak zwiększenia wartości budynku o koszty modernizacji (adaptacji) na łączną kwotę ,00 zł oraz kosztów nadzorowania robót budowlanych na kwotę 1.300,00 zł, ujęcie jako odrębne obiekty inwentarzowe podzespołów (nie spełniających definicji środka trwałego) składających się na zestawy mebli, b) prowadzenie ewidencji między innymi drenażu hali sportowej, sieci zewnętrznej wodnokanalizacyjnej, kanalizacji sanitarnej, wodociągów, zasilenia elektrycznego wewnątrz budynku, sieci zewnętrznej c.o i c.w, kanalizacji deszczowej jako odrębnych środków trwałych zamiast jako zwiększenie wartości budynku, do którego są przyporządkowane, czego konsekwencją jest umarzanie ich stawką 4,5% zamiast stawką 2,5 %, c) ujmowanie na stronie Wn konta 011 i 013 ze znakiem minus zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych z tytułu likwidacji. Zalecenie nr 14 Przestrzegać przepisów: art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) (Dz.U. z r nr 128, poz. 861). zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. Uzupełnić brakujące dane na kartach środków trwałych oraz skorygować nieprawidłowe zapisy w ewidencji majątkowej. 15. Błędne dokonywanie odpisów amortyzacyjnych środków trwałych polegające m.in. na zaniżeniu wartości umorzenia na kartach środków trwałych o kwotę ,05 zł i zawyżeniu wartości umorzenia na kontach 071 o kwotę ,42 zł. Brak planu amortyzacji środków trwałych umarzanych w czasie. 4

5 Zalecenie nr 15 Dokonać korekty niewłaściwie ustalonych odpisów amortyzacyjnych. Zapewnić przestrzeganie art. 32 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 330). 16. Wydatkowanie w 2012 r. środków na zakup składników majątkowych zakwalifikowanych do grup 4 i 8 KŚT oraz środków trwałych o wartości początkowej powyżej 500,00 zł z innych paragrafów klasyfikacji budżetowej niż 606. Zalecenie nr 16 Przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 17. Wartości niematerialne i prawne nabyte po 1 stycznia 2011 r. i zaewidencjonowane na koncie 020 umorzono w 100 % w chwili przyjęcia do użytkowania. Brak części dokumentów będących podstawą legalności użytkowania programów komputerowych. Zalecenie nr 17 Zapewnić przestrzeganie zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. Uzupełnić dokumenty będące podstawą legalności użytkowania programów komputerowych. 18. Przeprowadzenie i udokumentowanie inwentaryzacji środków trwałych według stanu na dzień 31 grudnia 2009 r. niezgodnie z ustawą o rachunkowości z uwagi na m.in. na brak spisów potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury części środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 011, brak dokumentu potwierdzającego porównanie stanu faktycznego ze stanem księgowym, brak ujawnienia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w trakcie kontroli w łącznej wartości co najmniej 192,35 zł. Brak przeprowadzenia inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych na dzień 31 grudnia 2012 r. W instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w jednostce, wprowadzonej zarządzeniem dyrektora nr 13/2003/2004 z dnia 12 marca 2004 r. nie określono sposobu oraz terminu inwentaryzacji księgozbioru bibliotecznego. Zalecenie nr 18 Przeprowadzić pełną inwentaryzację składników majątkowych (podstawowych i pozostałych środków trwałych, księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych) według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r. Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadzać zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3) ustawy o rachunkowości tj. na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. 2013, poz. 330). Dokonać odpowiednich zmian w instrukcji inwentaryzacyjnej. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie do dnia 15 września 2013 r. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie do dnia 30 września 2013 r. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5

6 6