PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 21 październik 2013 r. nr kor. UM /2013 Pani Renata Twardowska SZKOŁA PODSTAWOWA NR 5 ul. ŻWIRKI I WIGURY GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 11 kwietnia do 10 maja 2013 r. w Szkole Podstawowej nr 5 w Gliwicach, przy ul. Żwirki i Wigury 85 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 9 kwietnia 2009 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 8 lipca 2013 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Renata Twardowska. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą w jednostce: 1) wydatkowanie środków budżetowych w 2012 r. odbywało się na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r r. nr 157 poz z późn. zm.), z zachowaniem procedur kontroli finansowej, 2) ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego prowadzona była na zasadach określonych przepisami: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r nr 152 poz z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) Dz.U. z r nr 128 poz. 861 z późn. zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z r nr 242 poz. 1622), zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Sposób zdefiniowania obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego nie w pełni odzwierciedla zapisy art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r poz. 885 z poźn. zm.). Zalecenie nr 1 Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wynikającym z art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r poz. 885 z poźn. zm.). 2. Główny księgowy posiadał jednocześnie upoważnienie do dysponowania oraz wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Zalecenie nr 2 Cofnąć upoważnienie głównemu księgowemu do dysponowania środkami pieniężnymi, w celu zapewnienia przestrzegania art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (jt. Dz. U. z r poz. 594 z późn. zm.). 3. Brak powierzenia obowiązków i odpowiedzialności za prawidłowe naliczenie składek i sporządzenie dokumentacji dotyczącej ubezpieczeń społecznych. Zalecenie nr 3 Uzupełnić zakresy czynności osób odpowiedzialnych za ww. zagadnienia. 4. Procedury kontroli finansowej a) nie wymagały - weryfikacji zaciągania zobowiązań za zgodność z Wieloletnią Prognozą Finansową; - zamieszczania na fakturach opisu merytorycznego w zakresie wskazania podstawy dokonania zakupu (np. umowa, zamówienie); b) nie określały zasad prowadzenia rejestru umów; c) określały, że wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli ustala się m.in. zgodnie z tabelą określoną w regulaminie wynagradzania, tymczasem ww. regulacja takiej tabeli nie zawierała. Zalecenie nr 4 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki. 5. Zakładowy Plan Kont wprowadzony zarządzeniem nr 18/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 5 z dnia 30 marca 2011 r. przewiduje umarzanie zakupionych licencji na oprogramowanie w sposób inny niż zasady określone przez organ prowadzący. Zalecenie nr 5 Dostosować zapisy regulacji wewnętrznych do zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 6. Powołanie w Instrukcji inwentaryzacyjnej uchylonych lub nieobowiązujących w jednostce aktów prawnych, których konsekwencją jest przyjęcie w praktyce rozwiązań niezgodnych z obowiązującym stanem prawnym. Zalecenie nr 6 Instrukcję inwentaryzacyjną dostosować do aktualnego i obowiązującego stanu prawnego. 7. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S na koniec 2012 r. dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych i zobowiązań nie były zgodne z ewidencją księgową. W zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości przekroczyła kwotę, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 2

3 Zalecenie nr 7 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r nr 20 poz. 103). 8. Przypadek złożenia nieuzasadnionego wniosku o zwiększenie planu finansowego w rozdziale na kwotę 225,00 zł. Zalecenie nr 8 Wnioski o zmianę planu finansowego składać do wysokości faktycznych potrzeb. 9. Wprowadzenie do harmonogramu wydatków, zapotrzebowania na środki niezbędne do uregulowania płatności z tytułu umów zleceń w kwocie mniejszej od kwoty wynikającej z otrzymanego rachunku oraz uregulowanie pozostałej kwoty ze środków zaplanowanych na inny cel. Zalecenie nr 9 Przestrzegać zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 58/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 2 września 2011 r. (z późn. zm. ) w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 10. Przypadek błędnego ustalenia dodatku za wieloletnią pracę, wskutek czego pracownikowi wypłacano wynagrodzenie w zaniżonej wysokości. Zalecenie nr 10 Dokonać korekty błędnie naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia. 11. Z dokumentacji związanej ze zlecaniem prac dodatkowych nie wynika ich zakres. Zalecenie nr 11 Dokumentować zakres zleconych prac. 12. Brak przeprowadzenia przez głównego księgowego wstępnej kontroli zawieranych umów zleceń. Zalecenie nr 12 Umowy zlecenia zawierać po dokonaniu przez głównego księgowego czynności, o których mowa w art. 54 ust. 1 pkt. 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( j.t. Dz.z r nr 885 z późn. zm.) 13. Kierownik jednostki zatwierdził do wypłaty wydatki z tytułu porady prawnej i reprezentacji przed Rzecznikiem Dyscypliny Finansów Publicznych, które były zbędne z punktu widzenia działalności jednostki. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 13 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r nr 885 z późn. zm.). Dokonać zwrotu niewłaściwie wydatkowanych środków na rachunek dochodów budżetowych Urzędu Miejskiego. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć potwierdzenie dokonanej operacji. 14. Na 198 przypadków objętych kontrolą w jednym przypadku uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 14 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 885 z późn. zm.). 3

4 15. Na 198 przypadków objętych kontrolą w 2 przypadkach uregulowano zobowiązanie ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności. Zalecenie nr 15 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 16. Zaklasyfikowanie wydatku z tytułu kosztów zastępstwa procesowego na kwotę 450,00 zł w 4300 zamiast w 4610; jednostka nie zabezpieczyła środków w planie finansowym na ten cel. Zalecenie nr 16 Przestrzegać art. 256 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 nr 885 z późn. zm.) 17. Zawyżenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o kwotę 35,58 zł z uwagi na przyjęcie do naliczenia odpisu niewłaściwej przeciętnej liczby zatrudnionych. Zalecenie nr 17 Przeciętną liczbę zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349). 18. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych: a) zaewidencjonowanie wydatków na łączną kwotę 9.299,98 zł w innym paragrafie klasyfikacji budżetowej niż związane z nimi koszty, co utrudnia prawidłową weryfikację przestrzegania planów finansowych, b) przypadki niechronologicznego ujęcia w księgach rachunkowych operacji związanych z wydatkowaniem środków oraz dokonaniem zmian w planie finansowym, c) brak wskazania w korygujących dowodach księgowych opisu operacji, którą dokumentują, co uniemożliwia weryfikację prawidłowości dokonanych korekt, d) w ewidencji konta 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego: - brak ujęcia wartości umów których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym; - ujmuje się zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Zalecenie nr 18 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w: a) art. 24 ust. 2 oraz ust. 4 pkt 2, art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), b) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). 19. W jednostce brak planu amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w czasie. Zalecenie nr 19 Odpisów umorzeniowych podstawowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywać drogą planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Zapewnić przestrzeganie art. 32 i 33 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r poz. 330 z późn. zm.). 20. Brak niektórych dokumentów przyjęcia środka trwałego do użytkowania. 4

5 Zalecenie nr 20 Uzupełnić brakującą dokumentację. Przestrzegać obowiązujących w jednostce zasad sporządzania dokumentów wynikających z Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w szkole. 21. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu podstawowych środków trwałych polegające na: zwiększeniu wartości budynku o koszty remontu, braku ujęcia w ewidencji konta 080 inwestycji dotyczącej modernizacji pracowni komputerowej, braku rozdzielenia ewidencjonowanych w inwentarzu środków trwałych umarzanych jednorazowo oraz tych których umorzenie rozłożone jest w czasie, ujęciu w inwentarzu przedmiotów nie spełniających definicji środka trwałego, braku wskazania w indywidualnych kartach środków trwałych informacji pozwalających na jednoznaczną identyfikację przedmiotu i osób za nie odpowiedzialnych, zakwalifikowaniu środka trwałego do niewłaściwej grupy rodzajowej, przyjęciu stawki umorzeniowej niezgodnej z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 21 Przestrzegać przepisów: art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z r r., poz. 330 z późn. zm.), 14 ust 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) (tj. Dz.U. z r. 2013, poz. 289.) w związku z obowiązującym w jednostce Zakładowym Planem Kont, rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622), ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z r nr 74 poz. 397 z poźn. zm.) w zakresie określonych w nich stawek amortyzacyjnych, zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. Uzupełnić brakujące informacje na kartach środków trwałych oraz skorygować nieprawidłowe zapisy w ewidencji majątkowej. 22. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu pozostałych środków trwałych polegające na: braku przyjętego w księgach inwentarzowych podziału środków trwałych według grupy, podgrupy i rodzaju, ujęciu w inwentarzu pozostałych środków trwałych przedmiotów o jednostkowej wartości początkowej mniejszej niż 100,00 zł jaki i większej niż 500,00 zł, braku wskazania w księgach inwentarzowych informacji pozwalających na jednoznaczną identyfikację przedmiotu. Zalecenie nr 22 Przestrzegać przepisów: rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622) w zakresie symboli oznaczeń określonych w załączniku do rozporządzenia, zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, oraz obowiązujących w jednostce wewnętrznych ustaleń dotyczących ewidencjonowania majątku. Dokonać korekty prowadzonej ewidencji. 23. W jednostce brak dokumentu potwierdzającego legalność wykorzystywanej wersji programu do obsługi finansowo księgowej. Zalecenie nr 23 Udokumentować prawo do legalnego użytkowania stosowanego w jednostce oprogramowania. 24. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu wartości niematerialnych i prawnych polegające na: braku wskazania w ewidencji informacji pozwalających na jednoznaczną identyfikację oprogramowania, braku ujęcia niektórych wykorzystywanych licencji przez jednostkę, 5

6 ujęciu w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych kolejnych wersji tego samego oprogramowania, systemów operacyjnych oraz książek w wersji elektronicznej, braku odpisania wartości programów, których jednostka nie użytkuje, braku tabel amortyzacyjnych do rejestrowania odpisów umorzeniowych. Zalecenie nr 24 W prowadzonej ewidencji uzupełnić brakujące informacje oraz skorygować nieprawidłowe zapisy. 25. Brak zgodności według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. pomiędzy wartością majątku zaewidencjonowaną na kontach 020 i 014, a jego wartością wynikającą z ewidencji pomocniczej. Zalecenie nr 25 Ewidencję pomocniczą do kont 020, 014 prowadzić zgodnie z art.16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 26. Prowadzona w jednostce ewidencja księgowa w zakresie dotyczącym wartości majątku ewidencjonowanego na kontach zespołu 0 nie jest dostosowana do sprawozdawczości finansowej. Zalecenie nr 26 Obowiązujący w jednostce Zakładowy Plan Kont oraz ewidencję księgową dostosować do wymogów wynikających z: art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz 330 z późn. zm.), 15 ust 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) (tj. Dz.U. z r. 2013, poz. 289.) 27. Wartości niematerialne i prawne nabyte po 1 stycznia 2011 r. nie były umarzane wg 50% stawki umorzeniowej. Zalecenie nr 27 Zapewnić przestrzeganie zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 28. Brak dochowania wymaganego przepisami terminu i częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przeprowadzenie ostatniej inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych nieprawidłową metodą. Brak rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w wyniku ostatniej inwentaryzacji księgozbioru. Zalecenie nr 28 Inwentaryzację księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych przeprowadzać zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości (jt. Dz.U. 2013, poz. 330 z późn. zm.). 29. W dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji przypadki braku informacji dotyczących wskazania osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji księgozbioru oraz daty przeprowadzenia spisu. Zalecenie nr 29 Nie dopuszczać do wyżej opisanych uchybień. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. 6

7 Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 7