PROTOKÓŁ Z KONTROLI. prawidłowości wykorzystania dotacji otrzymanych od Powiatu Zambrowskiego

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ Z KONTROLI prawidłowości wykorzystania dotacji otrzymanych od Powiatu Zambrowskiego Charakterystyka jednostki kontrolowanej 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Stowarzyszenie Wspierania Edukacji i Rynku Pracy, ul. Wojska Polskiego 113, Łomża, NIP: , Regon: ; w tym: Stowarzyszenie Wspierania Edukacji i Rynku Pracy - Oddział w Zambrowie, ul. Aleja Wojska Polskiego 37 C, Zambrów, Regon: Forma prawna podmiotu: Stowarzyszenie, nr KRS: w Rejestrze Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonym w Sądzie Rejonowym w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej: Zarząd Główny w składzie: - Roman Szmyt - Prezes ; - Edyta Abramowicz - Sekretarz; - Mirosław Gregorczuk - Skarbnik. Dane dotyczące przebiegu kontroli 1. Oznaczenie organu zlecającego kontrolę: Zarząd Powiatu Zambrowskiego, (Starostwo Powiatowe w Zambrowie, ul. Fabryczna 3, Zambrów). 2. Temat kontroli: Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji otrzymanych od Powiatu Zambrowskiego w latach przez Stowarzyszenie Wspierania Edukacji i Rynku Pracy. 3. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: - art. 90 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.); - art. 32 ust. 2 pkt. 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. z 2013 r. poz. 595 z późn. zm.); - Uchwały Nr XXVI/152/09 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 8 września 2009 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji szkołom niepublicznym posiadającym uprawnienia szkół publicznych funkcjonujących na terenie Powiatu Zambrowskiego oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania. - Uchwała nr 112/13 Zarządu Powiatu Zambrowskiego z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji otrzymanych od Powiatu Zambrowskiego w latach przez szkoły niepubliczne posiadające uprawnienia szkół publicznych. 4. Termin przeprowadzenia kontroli: r r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w Łomży oraz w siedzibie oddziału w Zambrowie w dn r. 5. Osoby przeprowadzające kontrolę: Bożena Błaszczyk, Sebastian Kania, z upoważnienia Powiatu Zambrowskiego, na podstawie Uchwały nr 112/13 Zarządu Powiatu zambrowskiego z dnia 29 kwietnia 2013 r. w związku z umową o dzieło z dnia 26 lutego 2013 r. zawartą pomiędzy Powiatem Zambrowskim i firmą VERUM Doradztwo i Zarządzanie Bożena Błaszczyk. Strona 1 z 6

2 6. Zakres podmiotowy kontroli: Szkoły niepubliczne posiadające uprawnienia szkół publicznych prowadzone na terenie Powiatu Zambrowskiego przez Stowarzyszenie Wspierania Edukacji i Rynku Pracy: - Zasadnicza Szkoła Zawodowa nr 3 w Zambrowie, ul. Aleja Wojska Polskiego 37 C, II Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Zambrowie, ul. Aleja Wojska Polskiego 37 C, Zambrów. 7. Zakres przedmiotowy kontroli: - Prawidłowość wykorzystania dotacji; - Zgodność liczy uczniów ze stanem faktycznym. 8. Okres objęty kontrolą: od 2010 r. do 2012 r. Ustalenia kontroli 1. Ocena prawidłowości wykorzystania dotacji. Ewidencja księgowa 1) Jednostka kontrolowana podlega przepisom ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z późn. zm.). 2) Zgodnie z treścią 9 pkt. 3 Uchwały Nr XXVI/152/09 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia r., jednostka kontrolowana była zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo - księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych W jednostce kontrolowanej w okresie objętym kontrolą, koszty i przychody związane z przyznanymi dotacjami, które można było przypisać poszczególnym szkołom, były wyodrębnione zgodnie zobowiązującymi w jednostce zasadami w zakresie rachunkowości, na kontach syntetycznych z dalszym ujęciem analitycznym, odpowiednio: Zużycie materiałów; Koszty budynków; Zużycie materiałów; Szkoły ZSZ Zużycie materiałów; Szkoły Koszty ogólne szkół; Zużycie materiałów; Pomoce dydaktyczne, ZSZ Zużycie materiałów; Pomoce dydaktyczne, Szkoły Zużycie materiałów; Biblioteki, Energia; Energia elektryczna, Energia; Energia cieplna (paliwo opałowe), Wynagrodzenia, Umowa o pracę; ZSZ Wynagrodzenia, Umowa o pracę; II Uzupełniające LO dla Dorosłych Wynagrodzenia, Umowa zlecenia; ZSZ Wynagrodzenia, Umowa zlecenia; II Uzupełniające LO dla Dorosłych Wynagrodzenia, Umowa zlecenia; Szkoły Narzuty na wynagrodzenia, Składki z tyt. ZUS; ZSZ

3 Narzuty na wynagrodzenia, Składki z tyt. ZUS; II Uzupełniające LO dla Dorosłych Narzuty na wynagrodzenia, Świadczenia na rzecz pracowników; ZSZ Narzuty na wynagrodzenia, Świadczenia na rzecz pracowników; Szkoły Narzuty na wynagrodzenia, FP i FGŚP; ZSZ Narzuty na wynagrodzenia, FP i FGŚP; II Uzupełniające LO dla Dorosłych Podatki i opłaty; Podróże służbowe; Delegacje Administracja; Szkoły Pozostałe przychody operacyjne; Dotacje; ZSZ Pozostałe przychody operacyjne; Dotacje; II Uzupełniające LO dla Dorosłych Zambrów. Ponadto do kosztów ogólnych, w oparciu o przyjętą przez jednostkę kontrolowaną metodologię przyjęto cześć kosztów bieżącego funkcjonowania Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół - tj. komórka organizacyjna wyodrębniona w strukturach Stowarzyszenia, której zadaniem jest bieżąca obsługa finansowa szkół. Na mocy Uchwały z dnia r. Zarządu Głównego Stowarzyszenia Wspierania Edukacji i Rynku Pracy w sprawie udziału kosztów ZEAS, w oparciu o faktyczne liczby uczniów został ustalony procentowy rozdzielnik kosztów Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół. I tak w okresie od stycznia 2010 r. do rozliczenia przyjęto wskaźnik 65 % udziału Zasadniczych Szkół Zawodowych w kosztach ogólnych ZEAS, w odniesieniu do tak obliczonej kwoty 37 % zostało przypisane szkole w Zambrowie. Na mocy Uchwały z dnia r. Zarządu Głównego Stowarzyszenia Wspierania Edukacji i Rynku Pracy w sprawie udziału kosztów ZEAS, w oparciu o faktyczne liczby uczniów został ustalony procentowy rozdzielnik kosztów Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół. I tak w okresie od września 2011 r. do rozliczenia przyjęto wskaźnik 65 % udziału Szkół Zawodowych w kosztach ogólnych ZEAS, w odniesieniu do tak obliczonej kwoty 40 % zostało przypisane szkole w Zambrowie. Na mocy Uchwały z dnia r. Zarządu Głównego Stowarzyszenia Wspierania Edukacji i Rynku Pracy w sprawie udziału kosztów ZEAS, w oparciu o faktyczne liczby uczniów został ustalony procentowy rozdzielnik kosztów Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół, podział kosztów nie uległ zmianie w odniesieniu do poprzednio zaakceptowanego wniosku. Wartość otrzymanych i rozliczonych dotacji, wynosiła odpowiednio: Rok budżetowy wg Sprawozd. fmans.-opisow. ZSZ nr 3 wg ksiąg rachunkowych II Uzup. LO d a Dorosłych wg Sprawozd. finans.-opisow. wg ksiąg rachunkowych 2010 rok ,40 zł ,40 zł ,61 zł ,61 zł 2011 rok ,72 zł ,72 zł 5 920,60 zł 5 920,60 zł 2012 rok ,64 zł ,64 zł nd. nd. Razem: ,76 zł ,76 zł ,21 zł 21^37,21 zł Strona 3 2

4 Rok 4) Dowody księgowe dokumentujące wydatki sfinansowane w ramach przyznanej dotacji, były opatrzone adnotacją świadcząca o finansowaniu lub współfinansowaniu wydatku z przyznanej dotacji. Dokumenty były księgowane zgodnie z normalnymi zasadami obowiązującymi w j ednostce kontrolowanej. Wydatki pokryte z dotacji. 5) Zgodnie z treścią 2 Uchwały Nr XXVI/152/09 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia r., dotacje z budżetu Powiatu Zambrowskiego dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, mogły zostać przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań szkoły w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej. Dotacje mogły być wykorzystane wyłącznie na pokrycie wydatków bieżących szkoły, a środki z dotacji muszą być wydatkowane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r., Nr 223, poz z późn. zm.). Zgodnie z przepisami art. 90 ust. 3d. ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.), dotacje są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań szkoły. Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na: - pokrycie wydatków bieżących szkół obejmujących każdy wydatek poniesiony na cele działalności szkoły, z wyjątkiem wydatków na inwestycje i zakupy inwestycyjne, zakup i objęcie akcji i udziałów lub wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego; - zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, obejmujących: S książki i inne zbiory biblioteczne, 'S środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach, przedszkolach i placówkach, S sprzęt sportowy i rekreacyjny, S meble, S pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości, w momencie oddania do używania. 6) Z przedłożonych przez jednostkę kontrolowaną ewidencji finansowych wynika, iż struktura kosztów zakwalifikowanych do sfinansowania z dotacji była następująca: Wynagrodzenia i pochodne Wynajem Materiały i wyposażenie Usługi obce (media) Pozostałe Zasadnicza Szkoła Zawodowa nr 3 w Zambrowie RAZEM KOSZTY Dotacja Powiatu , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,64 Suma , , , , , , ,76 IIUzu icłniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Zambrowie , , , , , , Suma , , ,21 Z powyższego zestawienia oraz z przedłożonych dokumentów i wydruków księgowydh wynika, iż w latach dotacje były przeznaczone na pokrycie wydatkówjiieżących sztyół.

5 7) Jednostka kontrolowana nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U z późn. zm.), zatem do wydatkowania środków z dotacji nie stosowano przepisów ustawy PZP. 8) W wyniku kontroli nie stwierdzono naruszenia przez jednostkę kontrolowaną zasad w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji. Wobec powyższego zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do jednostki kontrolowanej, w kwestii prawidłowości wykorzystania dotacji. Ocena zgodności liczby uczniów ze stanem faktycznym. Metodyka ustalenia liczby uczniów 1) Z treści art. 63. ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.) wynika, że rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się z dniem 1września każdego roku, a kończy - z dniem 31 sierpnia następnego roku. Zgodnie z przepisami art. 90 ust. 2f. ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.), przypadku szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których zajęcia dydaktyczno-wychowawcze w klasach (semestrach) programowo najwyższych kończą się w kwietniu lub czerwcu, dotacja, przysługuje również na każdego absolwenta szkoły w okresie od miesiąca następującego po miesiącu, w którym ukończył szkołę, do końca roku szkolnego, w którym absolwent ukończył szkołę. Na podstawie 5 Uchwały Nr XXVI/152/09 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia r., podstawą ustalenia wysokości dotacji była rzeczywista liczba uczniów według aktualnego stanu na dziesiąty dzień każdego miesiąca danego roku budżetowego. Na podstawie przedłożonych dokumentów, zespół kontrolujący ustalił liczbę uczniów na dziesiąty dzień każdego miesiąca danego roku obrachunkowego - odrębnie dla szkół objętych kontrolą. 2) Zespół kontrolujący dokonał ustalenia rzeczywistej liczby uczniów w okresie objętym kontrolą, na podstawie danych z Księgi uczniów, studentów, które zostały przedłożone przez jednostkę kontrolowaną. Weryfikacja liczby uczniów ze stanem faktycznym 3) W wyniku porównania liczebności zaraportowanej przez jednostkę kontrolowaną, z ustalonym w trakcie kontroli stanem faktycznym, nie stwierdzono istnienia przypadków zawyżenia faktycznej liczby uczniów. W świetle powyższego liczebność wykazana przez jednostkę kontrolowaną nie budzi wątpliwości, odpowiednio: - Zasadnicza Szkoła Zawodowa nr 3 w Zambrowie: S łączna liczebność w 2010 r.: uczniów; ^ łączna liczebność w 2011 r.: uczniów; S łączna liczebność w 2012 r.: uczniów; - II Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Zambrowie: S łączna liczebność w 2010 r.: 133 uczniów; S łączna liczebność w 2011 r.: 70 uczniów (od roku szkolnego 2011/2012 szkoła uległa likwidacji); S łączna liczebność w 2012 r.: nie dotyczy (szkoła zlikwidowana).

6 4) W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że dotacja ustalona w oparciu o podaną przez jednostkę kontrolowaną liczebność, nie została pobrana w nadmiernej wysokości. Wobec powyższego zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do jednostki kontrolowanej, w kwestii ustalania liczby uczniów objętych dotacją ze stanem faktycznym. IV. Zalecenia pokontrolne (uwagi i wnioski) Nie dotyczy. V. Obowiązki i uprawnienia jednostki kontrolowanej Treść niniejszego Protokołu została przedstawiona jednostce kontrolowanej. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo do zgłoszenia w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego protokołu, wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń należy wskazać konkretne zapisy protokołu, które nie są zgodne ze stanem faktycznym oraz przedstawić dokumenty potwierdzające tą niezgodność. Niezłożenie w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego protokołu pisemnych wyjaśnień 0 przyczynach odmowy podpisania protokołu oraz nie udokumentowanie zasadności odmowy podpisania protokołu skutkuje uznaniem, że protokół został podpisany bez zastrzeżeń. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od otrzymania Protokołu złożyć do Starostwa Powiatowego w Zambrowie, pisemne wyjaśnienia o sposobie realizacji uwag 1wniosków oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Na tym protokół zakończono. Data sporządzenia: 11 grudnia 2013 r. Podpisy zespołu kontrolującego: mgr inż. Sebastian Kania Niniejszy Protokół z kontroli sporządzono w 3-ch jednobrzmiących egzemplarzach, według rozdzielnika: 1) Jednostka kontrolowana - Stowarzyszenie Wspierania Edukacji i Rynku Pracy; 2) Starostwo Powiatowe w Zambrowie; 3) a/a jednostka kontrolująca - VERUM Doradztwo i Zarządzanie Bożena Błaszczyk. Strona 6 z 6