PROTOKÓŁ Kontrola wydatków na zakup żywności oraz dochodów z tytułu opłat za wyżywienie

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Publicznym Przedszkolu w Słupsku przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 15/2011 z dnia r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na zakup żywności oraz dochodów z tytułu opłat za wyżywienie Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia r. do dnia r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Publicznego Przedszkola w Słupsku zwanego w dalszej części protokołu Przedszkole ul. Polna 2, Poniszowice oraz siedziba Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu GZOEPO, Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od r. do r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty ( Dz. U. z 2004r. Nr 256 poz z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta nauczyciela ( Dz. U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz z późniejszymi zmianami ). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną ( Dz. U. z 2006r. Nr 116 1

2 poz. 783 z późniejszymi zmianami ). 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 ). 9. Uchwała Nr III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Urszula Mazur Dyrektor Publicznego Przedszkola w Słupsku, Pani Beata Śnieg Kierownik Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, Pani xxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, oraz pozostali pracownicy GZOEPO wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Stanowisko Dyrektora Przedszkola Publicznego w Słupsku pełni pani Urszula Mazur na podstawie powierzenia funkcji Dyrektora Przedszkola na okres od dnia r. do r.. Dyrektor Przedszkola działa m.in. na podstawie: ustawy o systemie oświaty, ustawy Karta nauczyciela oraz Statutu Przedszkola. Obsługę finansowo księgową Przedszkola prowadzi GZOEPO na podstawie porozumienia z dnia r. zawartego pomiędzy Dyrektorem Przedszkola, a Kierownikiem GZOEPO. Gminny Zespół Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu został utworzony Uchwałą Nr XLIII/442/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 maja 2006r. Kierownikiem Zespołu jest Pani Beata Śnieg zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia r. do nadal. Głównym Księgowym Zespołu jest Pani xxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

3 dnia r. do nadal. Zespół mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki w zakresie objętym kontrolą Zgodnie z 2 pkt 1 Statutu, Przedszkole realizuje cele i zadania określone w ustawie z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty oraz przepisach wydanych na jej podstawie, a w szczególności na podstawie programowej wychowania przedszkolnego. Przedszkole działa na podstawie m.in.: 1) Statut Przedszkola Publicznego w Słupsku - Uchwała Nr XXX/375/09 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 kwietnia 2009r. w sprawie statutu Przedszkola Publicznego w Słupsku. 2) Projekt organizacyjny Przedszkola Publicznego w Słupsku na rok 2010/2011 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu r. oraz projekt organizacyjny Przedszkola Publicznego w Słupsku na rok 2011/2012 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu r. 3) Regulamin korzystania ze stołówki Przedszkola Publicznego w Słupsku wszedł w życie z dniem r. 4) Regulamin kontroli zarządczej Zarządzenie Nr 7a/2010 Dyrektora Publicznego Przedszkola w Słupsku z dnia r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej. III. Kontrola wydatków na zakup środków żywności Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Przedszkolu jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Na podstawie Uchwały III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok Dyrektor Przedszkola wprowadził plan finansowy Przedszkola Zarządzenie Nr 1/2011 Dyrektora Publicznego Przedszkola w Słupsku z dnia r. w sprawie wprowadzenia planu finansowego na rok Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Przedszkola w łącznej kwocie ,00 zł. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień r. łączna kwota planowanych wydatków Przedszkola wynosiła ,00 zł. Przedszkole dokonało do dnia r. wydatków na łączną kwotę ,05 zł. co stanowiło 46,84 % planowanych wydatków. Kontrolą objęto wydatki Przedszkola na zakup środków żywności. Pierwotny plan finansowy Przedszkola zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział Stołówki szkolne i przedszkolne, 4220 zakup środków żywności kwota zaplanowana to 7 500,00 zł. na podstawie Uchwały III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok oraz Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Publicznego Przedszkola w Słupsku 3

4 z dnia r. w sprawie wprowadzenia planu finansowego na rok W okresie od r. do r. w planie finansowym Przedszkola nie zaszły zmiany w zakresie planowanych wydatków na zakup środków żywności, a wydano 2 288,45 zł. tj. 30,51 % kwoty planowanej - zestawienie analityczne dla konta stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. Plan i jego realizacja w okresie od r. do r. w zakresie objętym kontrolą zostały przedstawione w poniższej tabeli Miesiąc Plan Wydatki styczeń 7 500,00 zł. 500,00 zł. luty 7 500,00 zł. 500,00 zł. marzec 7 500,00 zł ,87 zł. kwiecień 7 500,00 zł ,49 zł. maj 7 500,00 zł ,49 zł. czerwiec 7 500,00 zł ,45 zł. Wydatki Przedszkola na zakup środków żywności w okresie objętym kontrolą wyniosły łącznie 2 288,45 zł. i stanowiły 3,08 % wszystkich wydatków Przedszkola w okresie od r. do r. wynoszących ,05 zł. oraz 1,44 % kwoty zaplanowanej na rok 2011 tj ,00 zł. Kontrolą objęto raporty rozchodu towarów spożywczych w Przedszkolu za okres od r. do r. ( stan początkowy, końcowy oraz przychód i rozchód w poszczególnych miesiącach ilustruje tabela stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego protokołu). Stwierdzono m.in., że kwoty przychodów wg rachunków ujęte w raportach w kolejnych miesiącach są zgodne z rachunkami/fakturami dokumentującymi zakup artykułów żywnościowych. Wydatki są dokonywane każdorazowo gotówką i pokrywane z udzielonej zaliczki stałej na zakup żywności. W momencie przedłożenia rachunków i ich akceptacji przez pracownika GZOEPO dokonywane jest uzupełnienie do wysokości kwoty zaliczki. W okresie objętym kontrolą na zakup żywności udzielono zaliczki stałej w dniu r. w wysokości 500,00 zł. - wątpliwości kontrolującego budzi fakt ujęcia w rozliczeniu zaliczki - brak daty na druku rozliczenia ( jest data wpływu do GZOEPO wskazująca, że rozliczenie wpłynęło w dniu r. ) na kwotę 534,87 zł. Faktury VAT Nr 3084F00008/01/11 z dnia r. tj. wystawionej przed datą otrzymania zaliczki kopia wniosku o zaliczkę, rozliczenia zaliczki oraz ww faktury stanowią załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Ponadto z wniosku o zaliczkę wynika, że jest to zaliczka udzielona na żywność w wyniku kontroli rozliczeń ww zaliczki stwierdzono, że pokrywano z ww zaliczki m.in. wydatki na zakup ręczników, 4

5 przeprowadzane badania okresowe pracowników, zakup gazu, zakup mydła, zakup cementu, zakup obuwia kopia rozliczenia ( brak daty sporządzenia oraz daty wpływu do GZOEPO ) ujętego w księgach rachunkowych Przedszkola w dniu r. oraz faktur/rachunków dokumentujących ww wydatki stanowią załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. IV. Kontrola dochodów z tytułu opłat za wyżywienie Regulamin korzystania ze stołówki Przedszkola Publicznego w Słupsku przewiduje w pkt 8, że miesięczna stawka za wyżywienie wynosi 25,00 zł. dla dzieci. Stwierdzono, że nie ustalono w regulaminie stawki dziennej opłaty za wyżywienie. Kontrolą objęto dziennik zajęć przedszkola za okres od r. do r. oraz pobierane wpłaty za wyżywienie i stwierdzono, że wpłaty były zawsze wnoszone w wysokości zgodnej z wysokością stawki regulaminowej tj. w wysokości 25,00 zł. Nie pobierano opłaty w przypadku całomiesięcznej nieobecności dziecka. Wykaz dzieci korzystających oraz opłat za wyżywienie pobranych w okresie od r. do r. przedstawia tabela stanowiąca załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. W obowiązującym regulaminie w pkt 11 jest zapis, że jeżeli rodzice zgłoszą nieobecność dziecka trwającą co najmniej trzy dni to przysługuje zwrot stawki dziennej. Stwierdzono, brak wskazania stawki dziennej w regulaminie określono tylko stawkę miesięczną. W wyniku analizy wpłat stwierdzono, że w okresie od r. do r. nie dokonywano zwrotu stawki dziennej pomimo, iż zdarzały się nieobecności dzieci w przedszkolu trwające 3 i więcej dni wykaz nieobecności dzieci trwające powyżej 3 dni w okresie od r. do r. przedstawia załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. Stwierdzono, że nie pobierano opłaty miesięcznej w ogóle w przypadku całomiesięcznej nieobecności dziecka. Stwierdzono, że pobrano wpłaty w wysokości po 25,00 zł. za wyżywienie w przypadku dwójki dzieci za miesiąc kwiecień pomimo że wykaz dzieci korzystających ze stołówki dostarczony przez Dyrektora Przedszkola zawierał powyższe dzieci w miesiącu kwietniu jako dzieci korzystające ze stołówki. W dniu r. zwrócono się do Dyrektora Przedszkola z żądaniem złożenia wyjaśnień na piśmie w ww sprawie. Pismo do Dyrektora wraz z odpowiedzią Dyrektora z dnia r. stanowią załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. Łączna kwota wpłat na rachunek bankowy tytułem wyżywienia w okresie objętym kontrolą wyniosła 3 450,00 zł. - zestawienie analityczne dla konta stanowi załącznik nr 8 do niniejszego protokołu 5

6 V. Realizacja kontroli zarządczej Dyrektor Przedszkola w dniu r. wprowadził w Przedszkolu regulamin kontroli zarządczej - Zarządzenie Nr 7a/2010 Dyrektora Publicznego Przedszkola w Słupsku z dnia r. w sprawie ustalenia regulaminu kontroli zarządczej. Na podstawie powyższego regulaminu wdrożono w Przedszkolu standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli oraz monitorowanie i ocena. Na rok szkolny 2010/2011 Dyrektor Przedszkola sporządził plan kontroli zarządczej w Przedszkolu. Zgodnie z 9 pkt 1 powyższego regulaminu raz w roku należy dokonywać identyfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi celami określonymi w rocznej perspektywie. Stwierdzono, że jest sporządzany corocznie rejestr celów i ryzyk zgodnie z 8 pkt 4 regulaminu. Zgodnie z 15 pkt 1 co najmniej raz w roku, w terminie ustalonym przez dyrektora przedszkola przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora przedszkola za poprzedni rok. Dyrektor Przedszkola sporządził w dniu r. oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, którego kopia stanowi załącznik nr 9 do niniejszego protokołu. VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od r. do r. przeprowadzono w Przedszkolu kontrolę w zakresie wydatków dokonanych z tytułu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za okres od r. do r. W wyniku przeprowadzonej kontroli skierowano do Dyrektora Przedszkola zalecenia pokontrolne: a) dot. terminowego przekazywania Wójtowi Gminy Rudziniec sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego Rb - 28 S. Kontrolą objęto sprawozdania za okres od r. do r. i stwierdzono, że sprawozdania Rb 28 S są przekazywane terminowo tj. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. b) dot. dokonania korekty naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2010r. - Kontrolą objęto realizację ww zalecenia i stwierdzono, że dokonano korekty odpisu i różnicę w wysokości 54,00 zł. naliczono i zwiększono plan finansowy w zakresie wydatków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w Przedszkolu. W dniu r. dokonano przekazania odpisu w wysokości 54,00 zł. na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Przedszkola. Kontrolą objęto ponadto naliczenie odpisu na 2011r. i stwierdzono, że odpis został naliczony w wysokości łącznej 4 256,00 zł. tj. prawidłowo zgodnie ze stanem zatrudnienia w Przedszkolu. 6

7 STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Ujmowanie w rozliczeniu zaliczki wydatków nie związanych z wydatkami na które udzielona została zaliczka oraz ujmowanie w rozliczeniu zaliczki dowodów księgowych wystawianych przed dniem udzielenia zaliczki - dokładny opis zawarto w części III niniejszego protokołu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Przedszkola, który we wniosku o zaliczkę określa każdorazowo rodzaj wydatków na który jest przeznaczona zaliczka oraz wydaje dyspozycje wydatkowania środków, które następnie rozlicza z pobranej zaliczki. 2. Brak możliwości dokonywania odliczeń poprzez nieustalenie wysokości stawki dziennej opłaty za wyżywienie. Regulamin obowiązujący w Przedszkolu wskazuje tylko wysokość stawki miesięcznej dopuszczając jednocześnie możliwość dokonywania odliczeń w przypadku nieobecności dziecka co najmniej 3 dni. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Przedszkola, który jest odpowiedzialny za ustalanie zasad korzystania z wyżywienia w Przedszkolu. ZALECENIA POKONTROLNE 1. W rozliczeniu zaliczki ujmować tylko wydatki na które została udzielona zaliczka. W rozliczeniu zaliczki ujmować wydatki udokumentowane dowodami księgowymi wystawionymi po dniu udzielenia zaliczki. 2. Doprecyzować zapisy obowiązującego w Przedszkolu regulaminu m.in. o ustalenie stawki dziennej opłaty za wyżywienie. Ponadto rozważyć doprecyzowanie zapisów regulaminu obowiązującego w Przedszkolu o zapisy regulujące następujące kwestie związane z opłatami za wyżywienie: komu zgłaszana jest nieobecność, z jakim wyprzedzeniem musi być zgłoszona nieobecność aby była brana pod uwagę przy odliczeniach, w jakim terminie dokonuje się odliczeń, prowadzenie osobnego rejestru odliczeń, wskazanie terminu wpłaty opłat za wyżywienie na rachunek bankowy. Powyższe zalecenia pokontrolne kieruję do Dyrektora Przedszkola oraz do Kierownika GZOEPO, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zaleceń pokontrolnych. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Zestawienie analityczne dla konta Tabela ilustrująca stan początkowy, końcowy oraz przychód i rozchód żywności w Przedszkolu. 7

8 3. Kopia wniosku o zaliczkę, rozliczenia zaliczki oraz faktury VAT Nr 3084F00008/01/11 z dnia r. 4. Kopia rozliczenia zaliczki oraz faktur/rachunków. 5. Wykaz opłat za wyżywienie pobranych w okresie od r. do r. 6. Wykaz nieobecności dzieci trwające powyżej 3 dni w okresie od r. do r. 7. Pismo z dnia r. wraz z odpowiedzią Dyrektora z dnia r. 8. Zestawienie analityczne dla konta Kopia oświadczenia Dyrektora Przedszkola o stanie kontroli zarządczej. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Przedszkola pani Urszula Mazur oraz Kierownik GZOEPO pani Beata Śnieg, zostali poinformowani o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa pozostawiono w kontrolowanych jednostkach. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 15/2011 Rudziniec r. PRZEDSZKOLE PUBLICZNE SŁUPSKO ul. Polna 2 tel. 032/ ( pieczątka kontrolowanej jednostki ) GŁÓWNA KSIĘGOWA GZOEPO w Rudzińcu DYREKTOR PRZEDSZKOLA Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 3 mgr Urszula Mazur ( podpis kontrolującego ) ( podpis Głównego Księgowego GZOEPO ) ( podpis Dyrektora Przedszkola ) KIEROWNIK GZOEPO w Rudzińcu mgr Beata Śnieg ( podpis Kierownika GZOPEO ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 8