RIO/KF/4104/60/2007 Joanna Jarzewska Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koronowie ul. Szosa Kotomierska Koronowo

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy Bydgoszcz, dnia 16 listopada 2007r. RIO/KF/4104/60/2007 Pani Joanna Jarzewska Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koronowie ul. Szosa Kotomierska Koronowo Na podstawie art. 1 ustawy dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) oraz 4 ust. 1 pkt 1, ust. 2, pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła kontrolę problemową gospodarki finansowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koronowie, udokumentowaną protokołem Nr RIO/KF/62/60/2007 z dnia r., którego jeden egzemplarz pozostawiono Pani Dyrektor w dniu jego podpisania. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Pani Dyrektor niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej kontrolujący stwierdzili odprowadzanie składek do ZUS na ubezpieczenie wypadkowe w zaniżonej wysokości na łączną kwotę 267,64 zł, w tym: w okresie od kwietnia do grudnia 2006 r. na kwotę 204,70 zł oraz od stycznia do marca 2007 r. na kwotę 62,94 zł (strony: 48, 49, 50 protokołu kontroli). Kontrolujący na podstawie przedłożonych deklaracji ZUS DRA za miesiące od kwietnia do grudnia 2006 r. oraz od stycznia do marca 2007 r stwierdzili, że Miejska Biblioteka Publiczna w

2 Koronowie odprowadzała składki do ZUS na ubezpieczenie wypadkowe w zaniżonej wysokości w wyniku przyjęcia do naliczenia składki ubezpieczenia wypadkowego stopę procentową w wysokości 1,32% zamiast 1,47%. Miejska Biblioteka Publiczna w Koronowie w 2005r. odprowadzała składki na ubezpieczenie wypadkowe w takiej samej wysokości jak Miejsko - Gminny Ośrodek Kultury w Koronowie, który prowadził obsługę finansowo księgową Biblioteki do końca 2006 r.. Składka na ubezpieczenie wypadkowe w 2005 r. wynosiła 1,47% podstawy wymiaru składek. Miejska Biblioteka Publiczna w Koronowie w okresie od kwietnia 2006 r. do marca 2007 r zastosowała obniżoną stawkę (1,32%) ustaloną dla MGOK, podczas gdy ZUS nie ustalił składki dla Biblioteki, ze względu na nie przesłanie informacji o danych do ustalania składki na ubezpieczenie wypadkowe na wzorze ZUS IWA, którego przesłanie do ZUS nie jest obowiązkowe. Naliczenie i odprowadzenie przez płatnika, składek na ubezpieczenie wypadkowe w zaniżonej wysokości stanowi naruszenie przepisów art. 33 ust 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. Nr 199 poz ze zm.) oraz przepisów załącznika Nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz ze zm.). Wypłacenie wynagrodzeń pracownikom w jednostce sektora finansów publicznych bez jednoczesnego wykonania obowiązku polegającego na opłacaniu składek na ubezpieczenie wypadkowe do ZUS w należytej wysokości, wynikającego z ustaw szczególnych, a ciążącego na pracodawcy stanowi zgodnie z przepisami art. 14 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Za powyższą nieprawidłowość odpowiedzialność ponoszą: Pani Joanna Jarzewska Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koronowie, Pani Małgorzata Majewska Główna Księgowa Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koronowie. Kontrolujący ustalili, że dokonano korekty deklaracji ZUS i przekazano należną różnicę składek w dniu r. (WB Nr 53 z dnia r). w kwocie 267,64 zł. Niezależnie od wyżej wymienionej nieprawidłowości w toku kontroli stwierdzono także inne, do których należą: nie uregulowanie w przepisach wewnętrznych jednostki faktu prowadzenia kasy Miejskiej 2

3 Biblioteki Publicznej w Koronowie przez Miejsko Gminny Ośrodek Kultury w Koronowie. W trakcie trwania kontroli zarządzeniem Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej Nr 18/MBP z dnia r. wprowadzono Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych oraz gospodarki kasowej, w której uregulowano tę sprawę. Ponadto w dniu r. podpisane zostało porozumienie pomiędzy Dyrektorem Miejskiej Biblioteki Publicznej a Dyrektorem Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury w Koronowie w sprawie prowadzenia kasy przez MGOK w Koronowie (strona 6 7 nieprawidłowe ewidencjonowanie należności jednostki na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami zamiast na koncie 202 Rozrachunki z odbiorcami (strony 10, 12, 13 nie sporządzanie przynajmniej raz w roku zestawienia materiałów zarejestrowanych w rejestrach ubytków poprzez podanie ich liczby i wartości (strony 17, 18 nie ustalanie raz w roku wartości zbiorów bibliotecznych poprzez porównanie zapisów w ewidencji szczegółowej z zapisami na koncie ewidencji majątkowej (konto 014 ) (strona 19 nie zachowanie częstotliwości przeprowadzania skontrum materiałów bibliotecznych (strona 20 nie przekazywanie sprawozdań kwartalnych Rb- N o stanie należności i Rb- Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za I i III kwartał 2005 r. i 2006 r. do organizatora instytucji kultury (strony nie wykazanie w sprawozdaniach Rb- N o stanie należności za III i IV kwartał 2006 r. należności niewymagalnych na łączną kwotę 4.120,47 zł (strona 23 zawyżenie w sprawozdaniu finansowym (bilansie) za 2005 r. i 2006 r. stanu środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych o kwotę 196,81 zł (strony 27, 28 nie uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad sprzedaży i rozliczania opłat za nie zwrócone w terminie wypożyczone materiały biblioteczne (cegiełki o nominałach 1,00 zł, 2,00 zł i 5,00 zł będące drukami ścisłego zarachowania). W trakcie trwania kontroli zarządzeniem Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej Nr 18/MBP z dnia r. wprowadzono Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych oraz gospodarki kasowej w której uregulowano zasady pobierania i rozliczania druków ścisłego zarachowania (cegiełki) (strona 29, 35 protokołu). 3

4 Wobec powyższego proszę o: 1. Odprowadzanie składek na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości określonej w artykułach 27 do 33 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U Nr 199, poz. 1673). 2. Ewidencjonowanie zobowiązań jednostki na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami a należności jednostki na koncie 202 Rozrachunki z odbiorcami stosownie do zapisów zawartych w Zakładowym Planie Kont wprowadzonym do stosowania Zarządzeniem Nr 2 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej z dnia r. w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady prowadzonej rachunkowości. 3. Sporządzanie przynajmniej raz w roku zestawienia materiałów zarejestrowanych w rejestrach ubytków zgodnie z 19 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz ze zm.). 4. Ustalanie raz w roku wartości zbiorów bibliotecznych poprzez porównanie zapisów w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej z zapisami na koncie ewidencji majątkowej (konto 014 Zbiory biblioteczne ) stosownie do przepisów 27 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz ze zm.). 5. Przeprowadzanie skontrum zbiorów bibliotecznych, do których czytelnicy mają wolny dostęp, co najmniej raz na 5 lat zgodnie z przepisami 31 ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego 6. Przekazywanie kwartalnych sprawozdań: Rb- Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, Rb- N o stanie należności do jednostki samorządu terytorialnego będącej organizatorem instytucji kultury zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770) w terminach określonych w załączniku Nr 5 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów. 7. Dokonanie korekty sprawozdań kwartalnych Rb-N za III i IV kwartał 2006 roku w zakresie należności niewymagalnych na łączną kwotę 4120,47 zł zgodnie z 6 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdań 4

5 jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych 8. Wykazywanie w bilansie jednostki danych zgodnych z ewidencją księgową prowadzonej w jednostce stosownie do przepisów art 46 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, uprzejmie proszę o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia. Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych od niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy. Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy mgr Włodzimierz Bartkowiak Do wiadomości: 1. Burmistrz Miasta i Gminy Koronowo. 5