Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej gospodarki finansowej w Ośrodku Adopcyjno - Opiekuńczym w Słupsku

Transkrypt

1 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej gospodarki finansowej w Ośrodku Adopcyjno - Opiekuńczym w Słupsku Działając na podstawie upoważnień stałych do przeprowadzania kontroli wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska pracownice: 1. Ewa Juralewicz - podinspektor w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, 2. Joanna Kulikowska - inspektor w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku przeprowadzily w dniach lipca 2005 r. kontrolę problemową gospodarki finansowej za rok 2004 oraz kontrolę 5% wydatków roku 2005 r. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki przy ul. Jaracza 3 Słupsku. Tematyka kontroli: I. Ustalenia ogólne II. Stan i funkcjonowanie rachunkowości III. Gospodarka pieniężna i rachunki bankowe IV. Realizacja zadań budżetowych 1. Plany finansowe 2. Dochody i wydatki jednostki V. Rozrachunki VI. Gospodarka środkami rzeczowymi VII. Inwentaryzacja aktywów i pasywów VIII.Kontrola gospodarowania środkami publicznymi - 5 % wydatków 2005 r. Okres kontrolowany: Kontrolą objęto okres od stycznia do grudnia 2004 r. i okres miesiąca stycznia 2005 r. w zakresie kontroli 5 % wydatków. I. Ustalenia ogólne Placówka utworzona została w dniu 15 września 1993 r. na podstawie decyzji wydanej przez Kuratora Oświaty na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 września o systemie oświaty (Dz.U. Nr 95 poz.425 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 sierpnia 1993 r. w sprawie ośrodków adopcyjno opiekuńczych - Akt założycielski Nr OW I /93 z dnia 10 września 1993 r. W wyniku wprowadzenia zmian do ustawy kompetencyjnej (Dz.U. Nr 106 z 1998 r. poz.668) uchwałą Nr V/47/99 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 24 lutego 1999 r. Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Słupsku wpisano w strukturę Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie jako jednostkę podległą dyrektorowi MOPR. Z dniem r. dyrektor MOPR powierzył jednostce do realizacji zadania dotyczące funkcjonowania rodzinnej opieki zastępczej. Ośrodek obejmuje swoją działalnością miasto Słupsk, może obejmować zakresem powiaty

2 położone w granicach województwa pomorskiego, na podstawie porozumień zawartych przez właściwe powiaty. Ośrodek jest jednostką budżetową Gminy Miejskiej Słupsk i prowadzi gospodarkę finansową i materiałową na zasadach określonych dla tych jednostek. Do zadań ośrodka należy: 1. Pozyskiwanie osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka oraz kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej albo prowadzenia placówki rodzinnej. 2. Gromadzenie informacji o dzieciach, które mogą być przysposobione. 3. Przeprowadzania badań psychologicznych i pedagogicznych oraz wywiadów środowiskowych dotyczących kandydatów do pełnienia w/w funkcji. 4. Dobór rodziny adopcyjnej. 5. Szkolenie i kwalifikowanie osób i kandydatów do pełnienia funkcji jak wyżej, wydawanie opinii, działalność edukacyjna i upowszechniająca tworzenie rodzin pełniących funkcję rodzin adopcyjnych, zastępczych oraz prowadzących placówki rodzinne. 6. Współpraca z sądami opiekuńczymi. 7. Pełnienie zadań powierzonych ośrodkowi przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Słupsku, dotyczących usamodzielnianych wychowanków rodzin zastępczych. Dyrektorem Ośrodka Adopcyjno - Opiekuńczego w Słupsku jest Pani Krystyna Malec powołana na stanowisko przez Prezydenta Miasta Słupska z dniem roku. Główną księgową jest Pani Małgorzata Szałacka, zatrudniona na ¾ etatu od dnia r. Zakres obowiązków i odpowiedzialności z dnia r. ustalono zgodnie z art. 35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (t.j. z 2003 r. Dz.U. Nr 15 poz. 148 z późn.zm.). W jednostce zatrudnionych jest obecnie 9 pracowników na 8 ¼ etatu, w tym 6 osób ( 5 ½ etatu) na stanowiskach pedagogów i psychologów, zatrudnionych z ustawy Karta Nauczyciela) oraz 1 osoba (1 etat) na stanowisku pedagoga i 2 osoby w administracji (1¾ etatu) - zatrudnionych na mocy przepisów o pracownikach samorządowych. Siedzibą jednostki jest budynek Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie przy ul. Jaracza 5. Jednostka opracowała n/w przepisy wewnętrzne, regulujące działalność ośrodka: 1. Regulamin Organizacyjny Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego w Słupsku zatwierdzony dnia 27 marca 2001 r. opracowany na podstawie: - ustawy z dnia 29 listopada 1990 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 1998 r. Nr 64 poz. 414 z późn.zm.) - ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2000 r. w sprawie udzielania pomocy na kontynuowanie nauki, usamodzielnianie i integrację ze środowiskiem osobom opuszczającym rodziny zastępcze, niektóre typy placówek opiekuńczo wychowawczych i domów pomocy społecznej, zakłady poprawcze, schroniska dla nieletnich oraz specjalne ośrodki szkolno wychowawcze (Dz.U. Nr 81 poz.909), - rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 września 2000 r. w sprawie rodzin zastępczych (Dz. U. Nr 83 poz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 lutego 2001 r. w sprawie ośrodków adopcyjno opiekuńczych (Dz. U. Nr 14 poz. 132) 2. Regulamin wynagradzania w Ośrodku Adopcyjno Opiekuńczym w Słupsku pracowników nie będących nauczycielami obowiązujący od dnia 1 stycznia 2001 r. 2

3 opracowany na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (Dz. U. Nr 24 poz. 141 z późn.zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. (Dz. U. Nr 61 poz. 708) 3. Regulamin gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia 29 maja 2000 r. na podstawie: - ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 z późn.zm.) - rozporządzenia MPiPS z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43 poz. 168 z późn. zm.) - rozporządzenia MPiPS z dnia 22 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania pomocy finansowej z zfśs na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych, wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 134 poz. 876) - aktualnie obowiązującego obwieszczenia Prezesa GUS w sprawie wysokości przeciętnego wynagrodzenia do naliczania odpisu na zfśs Do regulaminu zfśs sporządzono aneks (bez daty) w sprawie załączników do regulaminu określających próg dochodów brutto dofinansowania do wypoczynku oraz zapomóg losowych i aneks z dnia r. określający próg dochodu na osobę przy wypłacie pomocy pieniężnej, zakupu paczek, bonów towarowych. 4. Regulamin Pracy OA-O w Słupsku z dnia r., zaakceptowanego przez związki zawodowe oraz aneksu do regulaminu pracy z dnia r. w sprawie zmiany wymiaru godzin zajęć pracowników pedagogicznych zatrudnionych w ośrodku 5. Regulamin przyznawania nagród ze specjalnego funduszu nagród dla nauczycieli OA-O w Słupsku z dnia r., utworzony na podstawie art.49 ustawy Karta Nauczyciela. 6. Regulamin premiowania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w OA-O w Słupsku z dnia r. opracowany na podstawie zarządzenia MPiPS z dnia 13 maja 1994 r. w sprawie zasad wynagradzania i innych świadczeń dla pracowników nie będących nauczycielami w przedszkolach, szkołach i innych placówkach (Mon.Polski Nr 31 poz.255 ze zm.) 7. Regulamin przyznawania nagród dla pracowników administracji OA-O w Słupsku z dnia r. opracowany na podstawie zarządzenia MPiPS z dnia 13 maja 1994 r. w sprawie wynagradzania i innych świadczeń dla pracowników nie będących nauczycielami (j.w.) II. Stan i funkcjonowanie rachunkowości W jednostce opracowana została dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości: 1. Zarządzeniem Nr 1/97 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. wprowadzono instrukcję w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych i innych w O A-O w Słupsku. 2. Zarządzeniem Nr 1/98 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. wprowadzono instrukcję inwentaryzacyjną. 3. Zarządzeniem Nr 4/2001 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. wprowadzono instrukcję dotyczącą gospodarki kasowej. 4. Zarządzeniem Nr 1/2002 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. wprowadzono procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych. 5. Zarządzeniem Nr 2/2002 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. wprowadzono metody i zasady wyceny aktywów i pasywów. 3

4 6. Zarządzeniem Nr 3/2002 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. wprowadzono zakładowy plan kont 7. Decyzją Nr 1/2004 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku ustalono pogotowie kasowe na rok 2004 w wysokości 500 zł. Brak ewidencji zarządzeń. Rachunkowość jednostki prowadzona jest ręcznie. Ewidencja syntetyczna - w księdze głównej łącznie dla budżetu i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) prowadzone są dla: środków trwałych księga inwentarzowa środków pieniężnych wydatków, dochodów oraz kosztów kartoteki finansowe wg paragrafów dochodów i wydatków, rozrachunków księgi kontowe. Ewidencja zaangażowania prowadzona jest syntetycznie i analitycznie do paragrafów. Systemem komputerowym prowadzona jest ewidencja płac w programie ProgMan od roku 2004 r. i w systemie Płatnik ewidencja. Jednostka nie wprowadziła zarządzeniem dyrektora stosowanych programów komputerowych. W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości brak jest: przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach syntetycznych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych i zbiorów danych tworzonych na komputerowych nośnikach danych z określeniem struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji księgowości, opisu przetwarzania danych oraz programowych zasad ochrony danych, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Konieczność opracowania w/w zasad wynika z art. 10 ust.1 i art.71 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz.694 z późń.zm.). Ponadto nie określono zasad ewidencji i rozliczania kosztów oraz zasad ewidencji odsetek od należności i zobowiązań, czego obowiązek wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153 poz.1752). Jednostka sporządza zestawienie obrotów sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Księgi prowadzone są z zachowaniem zasady ciągłości i umożliwiają stwierdzenie poprawności zapisów. III.Gospodarka pieniężna i rachunki bankowe Gospodarka pieniężna Prowadzenie kasy powierzono Pani Magdalenie Zaniewskiej zatrudnionej w jednostce z dniem r. na stanowisku specjalisty do spraw administracyjno organizacyjnych. Czynności kasjera powierzone zostały z dniem r. W aktach osobowych znajduje się zapytanie o karalność z dnia r., deklaracja o odpowiedzialności materialnej z dnia r. oraz zakres czynności kasjera z dnia r. Zasady gospodarki kasowej stosowane w jednostce wprowadzono zarządzeniem Nr 4/2001 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. 4

5 w sprawie instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Ośrodku. Decyzją Nr 1/2004 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno - Opiekuńczego w Słupsku ustalono pogotowie kasowe w wysokości 500,00 zł. Raporty kasowe za rok 2004 sporządzane są oddzielnie dla budżetu i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zachowują ciągłość obrotów i sald. Brak ciągłości dat. Wykazane w raportach kasowych salda nie przekraczają ustalonego zapasu gotówki w kasie. W ciągu roku nie dokonywano kontroli kasy. W dniu r. dokonano inwentaryzacji kasy sporządzając na tę okoliczność protokół. Stan kasy O zgodnie ze stanem wykazanym w raporcie kasowym Nr 28/2004 za okres od r.. W protokole nie określono stanu druków ścisłego zarachowania znajdujących się na stanie kasy. W dniu 20 lipca 2005 r. przeprowadzono niezapowiedzianą kontrolę kasy, sporządzając odrębny protokół stanowiący załącznik nr 1 do protokołu zasadniczego. Rachunki bankowe Umowę rachunku bankowego zawarto w dniu r. z Pomorskim Bankiem Kredytowym S.A. - Grupa PeKaO S.A. w Słupsku. Umowę rachunku ZFŚS zawarto w dniu r. z Bankiem Polska Kasa Opieki S.A. I/O w Słupsku. W bilansie jednostki sporządzonym na dzień wykazano: - w poz. III. Środki pieniężne 1.2. Środki pieniężne na rachunkach bankowych 4 566,65. Kwoty wykazane w ewidencji księgowej na kontach rachunku bieżącego 0, rachunku ZFŚS 4 566,65 Salda wykazane na w/w kontach są zgodne z potwierdzeniem przez Bank PEKAO S.A. I O/Słupsk sald na rachunkach bankowych na dzień r.: - rachunek bieżący nr ,00 rachunek ZFŚS nr ,65 IV.Realizacja zadań budżetowych 1. Plany finansowe Plan jednostkowy dochodów i wydatków na 2004 r. opracowano na podstawie uchwały Nr XXI/203/04 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 11 lutego 2004 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta Słupska na 2004 r. Zaplanowano w dziale 852 Pomoc społeczna Rozdział Ośrodki pomocy społecznej Dochody ogółem 1 300,00 Wydatki ogółem ,00 Rozdział Placówki opiekuńczo wychowawcze Wydatki ,00 Na podstawie uchwał Rady Miejskiej w Słupsku: Nr XXIX/320/04 z dnia r., Nr XXVII/279/04 z dnia r., Nr XXXII/362/04 z dnia r., Nr XXXIII/383/04 z dnia r. oraz zarządzenia Nr 1086/F/04 Prezydenta Miasta 5

6 Słupska z dnia r. dokonano w ciągu roku zmian w planie wydatków. Plan dochodów i wydatków po zmianach na dzień 31 grudnia 2004 r. przedstawiał się następująco: Rozdział Ośrodki pomocy społecznej Dochody ogółem 1 300,00 Wydatki ogółem ,00 Rozdział Placówki opiekuńczo wychowawcze Wydatki 0,00 Rozdział Pozostała działalność Wydatki 776,00 Plan dochodów i wydatków oraz wykonanie wg sprawozdań Rb-27S i Rb-28S na dzień 31 grudnia 2004 r. wg paragrafów przedstawia załącznik nr 2 do protokołu. 2. Dochody i wydatki jednostki Na zaplanowaną kwotę dochodów - rozdział w 0920 Pozostałe odsetki 1 300,00 wykonano dochody 332,36 zł. tj. 25,56 %. Są to uzyskane odsetki od rachunku bankowego. Innych dochodów jednostka nie uzyskuje. Wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. dochody są zgodne z zapisami na koncie 750 Przychody i koszty finansowe oraz z ewidencją rozliczenia dochodów budżetowych na koncie 222. Wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. wydatki wynikają z ewidencji na koncie 130 Rachunek bieżący i są zgodne z rozliczeniem wydatków budżetowych na koncie 223. Jednostka otrzymała na działalność środki w wysokości ,66 zł. W dniu r. zwrócono do Urzędu Miejskiego środki w kwocie 5.450,96 zł, WB 52/2004 za okres r., poz. fin Wykorzystano kwotę ,70 zł. Dnia r. przeksięgowano saldo konta Rozliczenie wydatków budżetowych w kwocie ,70 zł na konto 800 Fundusz jednostki (poz. fin. 234). Obroty konta 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych: 1. Wn ,02 zł - wpływ odsetek od rachunków bankowych 332,36 zł - otrzymane środki z Urzędu Miejskiego ,66 zł 2. Ma ,02 zł - wydatki wg kart wydatków ,70 zł - odprowadzone dochody 332,36 zł - zwrot niewykorzystanych środków do Urzędu Miejskiego 5.450,96 zł W wyniku kontroli dokumentów księgowych 2004 r. stwierdzono, że faktury są opisywane, sprawdzane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, potwierdzane za zgodność z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz zatwierdzane do wypłaty. Dokumenty są dekretowane i zawierają podziałkę klasyfikacji budżetowej. Dowody zakupu pozostałych środków trwałych zawierają adnotację o wpisie do ewidencji analitycznej. 6

7 Jednostka prowadzi ewidencję zaangażowania na kontach 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych oraz 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Wykazane w w/w sprawozdaniu Rb-28S zaangażowanie wynika z prowadzonej ewidencji. Zapisy na koncie 998 dokonywane są na podstawie wniosków o zaangażowanie środków budżetowych zatwierdzanych zgodnie z ustalonymi procedurami kontroli wewnętrznej. Poddano kontroli wydatki 2004 r. w n/w paragrafach: 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników W kontrolowanej jednostce na dzień r. zatrudnionych było 10 osób w wymiarze 8,5 etatu. W Ośrodku Adopcyjno Opiekuńczym wynagrodzenia naliczane i wypłacane są na podstawie przepisów: 1. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. Nr 21, poz. 94 z 1998 r. z późn.zm) 2. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 z 2000 r. z późn. zm.), 3. Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. Nr 118, poz z 2003 r. z późn. zm.), 4. Uchwały Nr XXIV/253/04 Rady Miejskiej w Słupsk z dnia 28 kwietnia 2004 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz wyrażenia zgody na określenie wartości jednego punktu w MOPR w Słupsku, 5. Regulaminu wynagradzania w Ośrodku Adopcyjno Opiekuńczym pracowników nie będących nauczycielami z dnia r., 6. Regulaminu przyznawania nagród ze specjalnego funduszu nagród dla nauczycieli Ośrodka Adopcyjno-Opiekuńczego z dnia r., 7. Regulaminu premiowania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w Ośrodku Adopcyjno Opiekuńczym z dnia r., 8. Regulaminu przyznawania nagród dla pracowników administracji Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego z dnia r., 9. Regulaminu wypłaty nagród z Zakładowego funduszu nagród pracownikom Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego z dnia r. Kontroli poddano naliczenie wynagrodzenia pracownikom w miesiącu październiku 2004 r.: a) nauczycieli: Stanowisko Wynagr. zasadnicze stażowy motywacy -jny za I st. specj. opiekuna stażu funkcyjny Dyrektor, nauczyciel mianowany mgr z p.p ,00 333,20 700,00 190,00 Psycholog, nauczyciel kontraktowy mgr z p.p ,00 39,48 25,56 7

8 Stanowisko Wynagr. zasadnicze stażowy motywacy -jny Pedagog, nauczyciel kontraktowy mgr z p.p ,00 78,96 25,56 Psycholog, nauczyciel mianowany mgr z p.p ,00 333,20 25,56 za I st. specj. opiekuna stażu Pedagog, nauczyciel mianowany mgr z p.p ,00 333,20 25,56 20,00 Psycholog, nauczyciel kontraktowy mgr z p.p., ½ etatu 565,00 39,55 12,78 15,00 b) administracji i obsługi: Stanowisko Kat. Zaszereg. Wynagr. Zasadnicze stażowy funkcyjny funkcyjny Premia Główny księgowy ¾ etatu 1 400,00 238,00 200,00 560,00 Specjalista ds admin.-organiz. XIII 1 587,00 174,57 634,80 Specjalista pedagog X 900,00 Sprzątaczka, ¼ etatu VI 171,69 32,62 Poddano kontroli wypłacone wynagrodzenie za miesiąc październik 2004 r.: Wynagr. Wynagr. brutto netto Nazwa dokumentu Lista płac nr 30, nauczyciele Lista płac nr 31, nauczyciele nadgodziny ,61 R 3.617,74 kasa 2.970, ,00 Kasa 1.020,72 Lista płac Kasa nr 32, 327,10 administracja nagrody 500,00 Lista płac nr 33, administracja 4.794,37 R 2.494,52 Lista płac nr R 153,95 34, obsługa 204,31 Składki pracownika Składki pracodawcy 1.944, ,42 Składka zdrowotna Podatek dochodowy Potrącenia 696,98 622,70 540,00 291,87 283,76 104,61 142,80 93,56 90,95 33,54 45,80 897,02 872,09 321,53 311,30 770, ,23 37,16 12,13 8

9 Nazwa dokumentu Wynagr. brutto Wynagr. netto Lista płac R 652,55 nr 35, pedagodzy 900,00 RAZEM ,29 R 6.918,76 kasa 4.318,53 Składki pracownika Składki pracodawcy Składka zdrowotna 168,39 163,71 60,36 18,70 - Podatek dochodowy Potrącenia 3.433, , , , ,00 W dniu r. przekazano przelewem wynagrodzenia w kwocie 3.617,74 zł, WB 23/2004 z dnia r., poz. fin Dnia r. wypłacono również gotówką z kasy wynagrodzenia w wysokości 2.970,71 zł, DW 20/2004, RK 20/2004 za okres r., poz. fin W dniu r. wypłacono gotówką nagrody Dyrektora Ośrodka w wysokości 1.347,82 zł, DW 21/2004, RK 21/2004 za okres r., poz. fin Dnia r. przekazano wynagrodzenia przelewem na konta osobiste pracowników w kwocie 3.301,02 zł, WB 30/2004 za okres r., poz. fin Ponadto z wynagrodzeń za miesiąc październik 2004 r. jednostka przekazała następujące potrącenia: Lp. Pozycja finansowa Składnik wynagrodzenia Kwota Poz. fin. 164, WB 23/2004 z dnia r. Poz. fin. 164, WB 23/2004 z dnia r. Poz. fin. 176, WB 30/2004 z dnia r. Poz. fin. 176, WB 30/2004 z dnia r. Spłata pożyczki mieszkaniowej 125,00 Wkłady PKZP 415,00 Spłata pożyczek mieszkaniowych 170,00 Wkłady i spłata PKZP 5 RAZEM 1.310,00 600,00 W dniu r. jednostka przekazała składki w następujących wysokościach (WB 34/2004 za okres r., poz. fin. 187): składki na ubezpieczenia społeczne 6.771,64 zł, składki na ubezpieczenie zdrowotne 1.229,15 zł, składki na Fundusz Pracy 449,63 zł. Składki zgodne są z deklaracją DRA za miesiąc październik 2004 r. W dniu r. jednostka zapłaciła podatek dochodowy od wynagrodzeń w wysokości 1.202,10 zł, WB 38/2004 za okres r., poz. fin. 195, na który składają się: podatek dochodowy wg list płac 1.141,30 zł, podatek od umowy o dzieło nr 1 z dnia r. 60,80 zł. Wysokość przekazanego podatku dochodowego zgodna jest z deklaracją PIT 4 za miesiąc październik 2004 r. 9

10 Ponadto poddano kontroli wypłatę odprawy emerytalnej pracownika pedagogicznego, który uprawnienia do świadczenia nabył na podstawie ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2003 Nr 118 poz.1112 z późn.zm.). Odprawę naliczono prawidłowo stosując podstawę prawną art. 87 ust. 2 i 3 w/w ustawy. Naliczenie lista płac nr 5 z dnia r. - brutto 5 821,20 podatek 1 106,00 do wypłaty 4 715,20 Wypłacono - przelewem dnia r. - WB nr 7 (poz.fin. 20). Podatek do Urzędu Skarbowego przekazano w dniu r. - WB nr 15 (poz.fin.37). W związku z podwyżką płac od dnia r. (zmiana wynagrodzenia pismo z dnia r.) miesiącu czerwcu dokonano wyrównania odprawy emerytalnej l. płac nr 19 z dnia brutto 176,40 podatek 33,50 do wypłaty 142,90 Wypłacono gotówką rap.kas. nr 12/2004 za okres r. (poz.fin.85). Podatek do Urzędu Skarbowego przekazano dnia r. (poz. 118). Naliczenie odprawy stanowi załącznik Nr 3 do protokołu Dodatkowe wynagrodzenie roczne Dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2003 naliczono: dla pracowników pedagogicznych 9 469,40 dla pracowników administracji 3 900,12 Razem brutto ,52 Naliczoną na listach płac kwotę wykazano w bilansie jednostki sporządzonym na dzień r. w pozycji zobowiązania z tytułu wynagrodzeń. Należne za rok 2003 wynagrodzenie dla pracowników ośrodka w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę naliczono z uwzględnieniem obowiązujących przepisów zawartych w ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. Nr 160 poz.1080 z późn.zm.) oraz w ustawie Karta Nauczyciela (w art.48). Wypłacono zgodnie z naliczeniem na listach płac nr 9 i 10 z dnia r.: przelewem na konta pracowników ROR WB nr 18 z dnia r. (poz.fin. 32) 5 859,86 z kasy - pobrano czekiem dnia r. WB nr 18 ( poz.fin.32) - wypłata gotówką - rap.kas. nr 5/2004 za okres (poz.fin.36) 2 888,90 Ubezpieczenie społeczne pracownika 2 501,44 i ubezpieczenie zdrowotne 896,62 przekazano w ogólnej kwocie zgodnie z deklaracją dnia r. WB nr 19 (poz.fin.47). Podatek do US przekazano r. w kwocie ogólnej podatku dochodowego WB nr 21(poz.fin.50) 1 222,70 Razem przelewy ,52 Kwota zgodna z naliczeniem brutto na listach płac. Wydatki w 4040 wykazano prawidłowo Zakup materiałów i wyposażenia Wydatki dotyczyły prenumeraty, zakupu artykułów papierniczych, tuszów do drukarki, tonerów do kserokopiarki, książek psychologiczno pedagogicznych, materiałów do 10

11 komputerów i wyposażenia, m.in : poz. fin. 163 krzesło obrotowe do komputera na kwotę 164,00 zł,(ewidencja na koncie 013 i 072), poz. fin. 178 program antywirusowy Symantec na kwotę 219,00 zł (ewidencja na koncie 020 i 072), poz. fin. 194 biurko komputerowe i 2 regały na kwotę 1.591,00 zł (ewidencja na koncie 013 i 072), poz. fin. 207 komputer Vobis Digital MX 3061 E Star Nova na kwotę 2.699,00 zł (ewidencja na koncie 013 i 072) i program Microsoft Office 2003 OM w kwocie 999,00 zł (ewidencja na koncie 020 i 072), poz. fin. 218 program Rodziny zastępcze na kwotę 405,00 zł Zakup usług pozostałych Wydatki dotyczyły zakupu znaczków pocztowych, usług transportowych, zapłaty za rachunki telefoniczne, opłaty za przesyłki pocztowe itp Zakup usług remontowych W paragrafie tym ewidencjonowano wydatki ponoszone na konserwację kserokopiarki Canon i innych usług remontowych Podróże służbowe krajowe Wydatki dotyczyły zwrotu kosztów podróży służbowych pracownikom Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego. Wydatki naliczano na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w jednostce nieprawidłowo dekretowano następujące wydatki: Pozycja finansowa poz. fin. 130 poz. fin. 121 poz. fin. 233 poz. fin. 40 Dokument Kwota Klasyfikacja budżetowa jest badania okresowe pracowników - faktura nr 117/P z dnia r. Wojewódzki Szpital Specjalistyczny badanie profilaktyczne - rachunek nr 102/2004 z dnia r. Kontraktowy Gabinet Okulistyczny zakup słodyczy - faktura nr 11/12/04 z dnia r. Handel Detaliczny Art. Spoż. i Przemysłowymi wyroby cukiernicze - faktura nr 51 z dnia r. Delikatesy Mariackie Klasyfikacja budżetowa powinno być 464,00 zł ,00 zł ,90 zł ,80 zł

12 4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych przekazano środki zgodnie z planem: Rozdział poz.fin. 10 z dnia r ,00 poz.fin. 73 z dnia r ,00 poz.fin.159 z dnia r ,00 Razem ,00 Rozdział poz.fin.143 z dnia r. 580,00 poz.fin.212 z dnia r. 196,00 Razem 776,00 Odpis podstawowy naliczony na pracowników przekazano na konto ZFŚS w terminie określonym w art.6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70 poz.335 z późn.zm.) Przekazane z rozdziału pozostała działalność środki stanowią fakultatywnie naliczony odpis na emerytów i rencistów. Wyliczenie odpisu podstawowego na pracowników na rok 2004 na podstawie planu osobowego funduszu płac. W ciągu roku planu nie korygowano. W wyliczeniu odpisu stwierdzono nieprawidłowości. - od funduszu płac nauczycieli w kwocie ,00 naliczono odpis 8% w kwocie ,00. Winno być ,68 - dla pracowników administracyjnych zastosowano stawkę 700,00 zł. na jednego zatrudnionego, obowiązujący w 2004 r. odpis na jednego zatrudnionego(37,50%) wynosi 695,68 zł.- podstawa prawna Monitor Polski z 2004 r. Nr 9 poz Wyliczenie wysokości odpisu stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Gromadzenie oraz podział środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dokonywane są na podstawie Regulaminu gospodarowania ZFŚS Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku zatwierdzonego przez Dyrektora jednostki oraz wprowadzonych aneksami zmian dotyczących progów dochodowych dla poszczególnych świadczeń. Stan funduszu na dzień r ,75 zgodny jest z bilansem zamknięcia 2003 roku Stan funduszu na dzień r ,15 wykazano w bilansie sporządzonym na dzień r. Zobowiązania 734,50 dotyczą naliczonego podatku dochodowego od świadczeń wypłaconych w grudniu. Należności z tytułu nie spłaconych pożyczek mieszkaniowych 4 505,00 Stan środków pieniężnych 4 566,65 zgodny z potwierdzeniem sald. Przychody i rozchody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przedstawia załącznik nr 5 do protokołu. V. Rozrachunki W zakresie rozrachunków jednostka prowadziła w 2004 r. ewidencję na kontach: 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 223 rozliczenie wydatków budżetowych 225 Rozrachunki z budżetem 12

13 229 Pozostałe rozrachunki publiczno prawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki W bilansie sporządzonym na dzień r. wykazano: 1) należności w kwocie 4.505,00 zł, w tym: - pozostałe należności 4.505,00 zł, 2) zobowiązania w kwocie ,95 zł w tym: - wobec budżetów 1.719,30 zł - z tytułu ubezpieczeń społecznych ,22 zł - z tytułu wynagrodzeń ,43 zł. Wykazane zobowiązania dotyczą: Konto 225 Rozrachunki z budżetami Saldo Wn 1.719,30 zł - naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2004 r. 984,80 zł, - naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych od świadczeń z ZFŚS za miesiąc grudzień 2004 r. 734,50 zł Rozliczono w dniu r. w następujących wysokościach: poz. fin WB 5/2005 na kwotę 984,80 zł, poz. fin. 11 WB 3/2005 na kwotę 734,50 zł. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publiczno prawne Saldo Wn ,22 zł 1. naliczenie ubezpieczenia społecznego pracodawcy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok ,82 zł, > poz. fin. 238 zestawienie list płac, składki na ubezpieczenie społeczne 2.652,55 zł, > poz. fin. 238 zestawienie list płac, składki na Fundusz Pracy 357,27 zł 2. naliczenie składek od płac pracowników za grudzień ,40 zł > poz. fin. 228 zestawienie list płac, składki na ubezpieczenie społeczne 3.024,68 zł >poz. fin. 228 zestawienie list płac, składki na Fundusz Pracy 407,40 zł, > poz. fin. 228 zestawienie list płac za m-c r ,32 zł Zapłacono w następujących kwotach: 2. poz. fin. 4 WB 2/2005 z dnia r.: - składki na ubezpieczenie społeczne 6.135,84 zł - składki na ubezpieczenie zdrowotne 407,40 zł, 2. poz. fin. 63 WB 30/2005 z dnia r.: - składki na ubezpieczenie społeczne 2.652,55 zł - składki na Fundusz Pracy 357,27 zł. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Saldo Wn ,43 zł poz. fin naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 r ,43 zł Rozliczono: poz. fin. 43 WB 19/2005 z dnia r., przelew wynagrodzeń na konta pracowników 6.267,15 zł, poz. fin. 46 WB 5/2005 z dnia r., wypłata wynagrodzeń gotówką w kasie 13

14 3.245,84 zł, poz. fin. 63 WB 30/2005 z dnia r., - składki na ubezpieczenie społeczne 2.728,36 zł, - składki na ubezpieczenie zdrowotne 1.007,58 zł, poz. fin. 69 WB 33/2005 z dnia r., podatek dochodowy od wynagrodzeń 1.333,50 zł. Wykazane należności dotyczą: Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Saldo Ma 4.505,00 zł udzielone pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS 4.505,00 zł Spłaty dokonywane są w ustalonych miesięcznych ratach. Potrącane z wynagrodzeń na listach płac. Kwota należności z tytułu nie spłaconych pożyczek jest zgodna z ewidencją analityczną do konta 234 prowadzoną w księdze kontowej i w kartotekach imiennych pracowników. VI. Gospodarka środkami rzeczowymi W instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych i innych wprowadzonej zarządzeniem Nr 1/97 Dyrektora Ośrodka Adopcyjno Opiekuńczego w Słupsku z dnia r. określono zasady dokumentacji majątku jednostki oraz dokumenty wewnętrzne gospodarki środkami trwałymi. Nie określono w przepisach wewnętrznych zasad ewidencji podstawowych środków trwałych oraz pozostałych środków. Ewidencja środków trwałych odbywa się na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów zawartych w ustawie o podatku dochodowym. Jednostka nie posiada środków trwałych o wartości powyżej 3 500,00 zł, w związku z czym ewidencja syntetyczna prowadzona jest na koncie 013 Pozostałe środki trwałe. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych na koncie 020. W/w pozostałe środki trwałe umarzane są jednorazowo. Stan pozostałych środków trwałych na dzień r ,98 na dzień r ,98 Zwiększenie stanu pozostałych środków trwałych w wysokości 5 617,00 dotyczy zakupu w szczególności wyposażenia w meble, krzesła obrotowe i sprzęt komputerowy na potrzeby jednostki. Ewidencja analityczna prowadzona jest w założonej w dniu r. księdze inwentarzowej zawierającej 49 ponumerowanych i przesznurowanych stron, opieczętowanej i zatwierdzonej przez dyrektora jednostki. W księdze oprócz wyposażenia w pozostałe środki trwałe rejestrowane są umarzane jednorazowo programy komputerowe jako wartości niematerialne i prawne. Ewidencja ta nie została wydzielona. Stan wartości niematerialnych i prawnych na dzień r ,32 na dzień r ,32 Stan pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych na dzień r. w księdze inwentarzowej wynosi ,30 i jest zgodny z ewidencją syntetyczną na kontach syntetycznych 013 i

15 Jednostka nie prowadzi gospodarki magazynowej. VIII. Inwentaryzacja aktywów i pasywów Zasady przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce zawiera instrukcja inwentaryzacyjna, opracowana na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, wprowadzona do stosowania z dniem r. Jednostka nie określiła w instrukcji terminów oraz procedur przygotowania, przeprowadzenia i udokumentowania inwentaryzacji. Ostatnią inwentaryzację pozostałych środków trwałych przeprowadzono w jednostce w roku Zarządzeniem dyrektora nr 3/2001 z dnia r. zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji majątku w formie spisu z natury pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w terminie r. Do przeprowadzenia spisu wyznaczono zespół spisowy. Arkusze spisowe o numerach 1,2, noszące znamiona druków ścisłego zarachowania wydano przewodniczącemu komisji.. Osobą odpowiedzialną za majątek w ośrodku jest dyrektor p. Krystyna Malec. Inwentaryzację przeprowadzono w przewidzianym terminie i rozliczono. Stan faktyczny zgodny był ze stanem księgowym i wynosił ,33 zł. Sporządzono zestawienie zbiorcze spisu oraz sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury. Na dzień 31 grudnia 2004 r. przeprowadzono: w drodze spisu z natury inwentaryzację środków pieniężnych w kasie, co opisano w gospodarce pieniężnej, metodą uzgodnienia sald przez potwierdzenie inwentaryzację środków pieniężnych na rachunkach bankowych stan zgodny z ewidencją księgową, metodą porównania danych z odpowiednimi dokumentami - weryfikację realnej wartości pozostałych aktywów i pasywów, sporządzając protokół weryfikacji. Wykazane w wyniku w/w inwentaryzacji składniki aktywów i pasywów zostały ujęte w bilansie jednostki sporządzonym na dzień r. Różnic nie stwierdzono. VII.Kontrola gospodarowania środkami publicznymi -5 % wydatków za rok 2005 Kontrolę wydatków jednostki w 2005 r. przeprowadzono na podstawie art. 28 b ust. 1 i 2 oraz art. 35 a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. Kontrolą objęto 5 % wydatków ponoszonych w jednostce z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników. Według planu jednostkowego dochodów i wydatków budżetowych na rok 2005 wydatki wynoszą: rozdział ,00 x 5 % = ,00 zł Według sprawozdania z wykonania planu dochodów i wydatków Rb 28 S za okres od początku roku do dnia r. : ,44 zł ,68 zł ,40 zł Kontroli poddano wynagrodzenia wypłacone w miesiącu styczniu 2005 r.: 15

16 Nazwa dokumentu Lista płac nr 1, nauczyciele Lista płac nr 2, pedagodzy Wynagr. Brutto Lista płac nr 3, obsługa 295,12 Wynagr. Netto ,47 R 3.404,14 kasa 2.743, ,00 R 911,64 R 211,92 Lista płac nr 4.824,24 R 2.504,29 4, administracj a RAZEM ,83 R 7.031,99 kasa 2.743,33 Składki pracownik Składki pracodawca 1.818, ,07 Składka zdrowotna Podatek dochodow y Potrącen ia 688,47 594,90 780,00 243,23 236,47 89,83 55,30 55,21 53,68 20,39 7,60 902,61 877,53 333,34 314,00 770, , , ,03 971, ,00 W dniu r. wypłacono wynagrodzenia gotówką w kasie w kwocie 2.743,33 zł, DW 1/2005, RK 1/2005 za okres r., poz. fin. 8. Wynagrodzenia w wysokości 3.404,14 zł przekazano na rachunki osobiste pracowników w dniu r., WB 1/2005 za okres r., poz. fin.1. Dnia r. przekazano przelewami wynagrodzenia w kwocie 3.627,85 zł, WB 7/2005 za okres r., poz. fin. 16. Z wynagrodzeń za miesiąc styczeń przekazano następujące potrącenia: Lp. Pozycja finansowa Składnik wynagrodzenia Poz. fin. 1, WB 1/2005 za okres r. Poz. fin. 1, WB 1/2005 za okres r. Poz. fin. 16, WB 7/2005 za okres r. Poz. fin. 16, WB 7/2005 za okres r. Spłata pożyczki mieszkaniowej 125,00 Wkłady i spłata PKZP 655,00 Spłata pożyczek mieszkaniowych 170,00 Wkłady i spłata PKZP 600,00 5 RAZEM 1.550,00 Kwota Ponadto w miesiącu styczniu jednostka zapłaciła składki za miesiąc grudzień 2004 r., WB 2/2005 za okres r., poz. fin. 4, w wysokości: składki na ubezpieczenie społeczne 6.135,84 zł, zaksięgowano: , ,68 składki na ubezpieczenie zdrowotne 1.115,16 zł, zaksięgowano w 4010, 16

17 składki na Fundusz Pracy 407,40 zł, zaksięgowano w Zapłacone składki zgodne są z deklaracją DRA za miesiąc grudzień 2004 r. W dniu r. przekazano podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2004 r. w wysokości 984,80 zł, WB 5/2005 za okres r., poz. Fin. 10 oraz podatek dochodowy od wypłat w miesiącu grudniu z ZFŚS na kwotę 734,50 zł, WB 3/2005 za okres r., poz. fin. 11. Powyższe kwoty są zgodne z deklaracjami PIT 4 i PIT 8A złożonymi w Urzędzie Skarbowym w Słupsku. Powyższe kwoty są zgodne ze sprawozdaniem RB 28S za okres od początku roku do dnia r. Wyrywkowej kontroli poddano naliczenie stawek wynagrodzenia zasadniczego, porównując listy płac za miesiąc styczeń z angażami w aktach osobowych pracowników. Wynagrodzenia zasadnicze ustalono na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia r. oraz Uchwały Nr XXIV/253/04 Rady Miejskiej w Słupsku, mieszczą się w przedziale 10 % % wynagrodzeń dla danej kategorii zaszeregowania. Premie dla pracowników administracji przyznawane są w oparciu o Regulamin premiowania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w Ośrodku, na podstawie wniosku zatwierdzonego przez Dyrektora w wysokości 40 %. W wyniku kontroli stwierdzono, że jednemu z pracowników (akta osobowe nr 20) od dnia r. nieprawidłowo naliczano i wypłacano dodatek za wysługę lat. Jednostka dokonywała wypłaty w wysokości 6 % wynagrodzenia zasadniczego, prawidłowo powinna wypłacać dodatek w kwocie 7 % wynagrodzenia zasadniczego. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Dyrektor mgr Krystyna Malec Główny księgowy mgr Małgorzata Szałacka Inspektor mgr Joanna Kulikowska Podinspektor Ewa Juralewicz Słupsk, dnia 29 lipca 2005 r. 17