PROTOKÓŁ z czynności kontrolnych przeprowadzonych w Przedszkolu Miejskim Nr 32 w Słupsku przez Lidię Dębicką Inspektora oraz Leszka Pińkowskiego Głównego Specjalistę Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku działających na podstawie upoważnień stałych wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska. Jednostka kontrolowana : Przedszkole Miejskie Nr 23 ul. Kasztanowa 1 76-200 Słupsk tel. (059) 842-10-54 Kontrolę prowadzono w siedzibie Przedszkola Miejskiego Nr 32 w Słupsku w dniach: 09 12 lipca 2007 roku, następnie po dostarczeniu dokumentacji księgowej, kontrolę kontynuowano w dniach 16 20 lipca 2007 roku w siedzibie Urzędu Miejskiego w Słupsku. Okres objęty kontrolą : styczeń grudzień 2006 roku oraz styczeń czerwiec 2007 roku. Dane ogólne: Przedszkole Miejskie Nr 32 jest zakładem budżetowym utworzonym Uchwałą Nr 39/90 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 09 października 1990 roku, na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. i z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie terytorialnym ( Dz. U. Nr 16, poz. 95 z póź. zm.) Uchwała weszła w życie z dniem podjęcia. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego Nr 32 w Słupsku przy ul. Kasztanowej 1 jest Pani Elżbieta Oporska, której stanowisko powierzono na podstawie art. 36a ust. 1, 3 i 8 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity. Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z póź. zm.) na okres 5 lat szkolnych tj. 1 września 2002 r. do dnia 31 sierpnia 2007 r. Z dniem31 sierpnia Pani Oporska przestaje być kierownikiem tego przedszkola. W wyniku przeprowadzonego w
miesiącu maju br. konkursu wyłoniony został nowy dyrektor tej placówki. Przejmie on swoje obowiązki od 1 września 2007 roku. Głównym Księgowym jest Pani Ewa Czapiga zatrudniona na tym stanowisku od 1 września 1999 r. W aktach osobowych znajduje się zakres czynności sporządzony na podstawie ustawy z 2001 r. art. 35 ust. 1 o finansach publicznych, jak również zakres obowiązków Głównego Księgowego Przedszkola Nr 32 w Słupsku. Zakres kontroli Przedmiotem kontroli było sprawdzenie prawidłowości przyjmowanych wpłat za pobyt dzieci w Przedszkolu Miejskim Nr 32 w Słupsku w roku 2006 i 2007. Ustalenia kontroli: W trakcie przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że: 1. W zakresie polityki rachunkowości jednostki: - Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów w PM Nr 32 w Słupsku wprowadzona na podstawie Zarządzenia Nr 1 z dnia 05.01.2003 roku została sporządzona na podstawie nieobowiązujących już przepisów tzn. zarządzenia Ministra Finansów z dnia 01 sierpnia 1995 r. ''w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek i zakładów budżetowych''. Obowiązującym aktem prawnym jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych; - Zakładowy plan kont zawiera wykaz stosowanych w jednostce kont. Jednak nie opracowano przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasad prowadzenia kont pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej. Jest to niezgodne z zasadami zawartymi w art. 10 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z póź.); - do konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami nie prowadzono ewidencji analitycznej. Sporządzana ewidencja dzieci uczęszczających do przedszkola z podziałem na grupy w roku szkolnym jest niezgodna z ewidencją syntetyczną. W Księdze głównej nie ujmowano nadpłat wynikających z rozliczeń za przedszkole; 2.W zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania : - Księga druków ścisłego zarachowania założona w dniu 01.04.1993 roku nie została
przesznurowana, opisana, opieczętowana i podpisana przez Kierownika Jednostki i Głównego Księgowego; - nie ewidencjonowano pobrania czeków z banku i ich rozchodu, ostatniego zapisu pobrania czeków dokonano w dniu 06.12.1999 roku. W zapisach księgowych wykazano czeki, które nie są wykazane w ewidencji druków ścisłego zarachowania. - wydawane do stosowania bloczki kwitariuszy przychodowych nie zwierają nazwy jednostki oraz ilości blankietów w bloczku. Brak jest danych osoby je otrzymującej oraz zatwierdzenia Kierownika i Głównego Księgowego jednostki; Druki ścisłego zarachowania przechowywane przez Główną Księgową w jej pomieszczeniu nie zostały zabezpieczone w sposób uniemożliwiający swobodny do nich dostęp. 3.W zakresie gospodarki kasowej: - raporty kasowe nie zawierają ciągłości dat i numerów; - stwierdzono brak zachowania kolejności numerów wystawionych czeków, - w raporcie kasowym nr 158/01/2007 z dnia 31.01.2007 r., poz. fin. 25 stwierdzono niezgodność. Czek o numerze 00088708848 wystawiony na kwotę 70 000, 00 złotych został ujęty w raporcie kasowym w wysokości 7 000, 00 złotych. Na wyciągu bankowy nr 2220/2007 za okres 31-31.01.2007 r. wykazana jest kwota 7.000,00 zł. - raporty kasowe sporządzano bez dat początkowych, numery raportów były wielokrotnie powtarzane poprzez przełamanie literami a, b, c,... w związku z czym nie można stwierdzić czy dokumentacja jest pełna; W toku kontroli stwierdzono, że w 2006 roku następujące raporty kasowe zostały powielone poprzez przełamanie literami : -RK nr 127a/02/06 z dnia 20.02.2006 r., poz. fin. 41/a -RK nr 139a/06/06 z dnia 19.06.2006 r., poz. fin. 139/a -RK nr 139b/06/06 z dnia 21.06.2006 r., poz. fin. 140/a -RK nr 141a/06/06 z dnia 30.06.2006 r., poz. fin. 148/b -RK nr 141b/07/06 z dnia 13.07.2006 r., poz. fin. 156/a -RK nr 143a/08//06 z dnia 16 16.07.2006 r., poz. fin. 173a -RK nr 146a/09/06 z dnia 29 19.09.2006 r., poz. fin. 209 -RK nr 146b/10/06 z dnia 02 02.10.2006 r., poz. fin. 214 -RK nr 146c/10/06 z dnia 03 03.10.2006 r., poz. fin. 215 -RK nr 155a/12/06 z dnia 13.12.2006 r., poz. fin. 274 -RK nr 155b/12/06 z dnia 18.12.2006 r., poz. fin. 278 -RK nr 155/12/06 z dnia 20.12.2006 r., poz. fin. 282
-RK nr 155c/12/06 z dnia 27 27.12.2006 r., poz. fin. 285 w 2007 roku sporządzono raport kasowy z niezgodną datą : -RK nr 163/02/07 z dnia 01.03.2007 r., poz. fin. 72 stwierdzono brak daty potwierdzającej wpłatę w kwitariuszu od nr 1200697 do nr 1200699; 4.W zakresie odpłatności za przedszkole: - wpłaty gotówkowe od rodziców za pobyt dziecka w przedszkolu przyjmowane były na kwitariusz przychodowy przez dyrektora jednostki a następnie przekazywane do kasy. Kasę w tym przedszkolu prowadzi pracownik zatrudniony na stanowisku referenta d/s administracyjnogospodarczych. powyższe wpłaty Dyrektor przekazywała do kasy bez kserokopii kwitów potwierdzających ich przyjęcie - załącznik nr 1. Kasjerka przyjmowała wpłaty na drukach KP, które nie zawierają danych dotyczących osób wpłacających, ani numerów kwitów przychodowych. KP 52/10/06 na kwotę 5.100,00 - do dowodów wpłat KP załączono wykazy osób wpłacających za przedszkole, które są niezgodne z dokonywanymi wpłatami na kwitariuszach załącznik nr 2 KP 47/06/06 wpłata 3.000,00 brak kwitariusza na kwotę : 5,60 i 159,10 KP 48/06/06 wpłata 6.400,00 brak kwitariusza na kwotę : 1.309,90 - do niektórych dowodów wpłat KP dokonanych przez dyrektora do kasy, nie sporządzono wykazów osób wpłacających. Nie można ustalić na jakiej podstawie wpłaty były zaksięgowane na należności z tytułu odpłatności za pobyt dziecka w przedszkolu - stwierdzono wystawienie dwóch dowodów KP o Nr 50 : -KP nr 50/08/06 z dnia 16.08.2006 r. na kwotę 3.780,00 -KP nr 50/09/06 z dnia 29.09.2006 r. na kwotę 2.100,00 - z polecenia dyrektora jednostki kwoty wynikające z nadpłat dzieci nieuczęszczających już do tego przedszkola księgowano na poczet zaległości innych dzieci które do niego jeszcze uczęszczają lub dzieci już nieuczęszczających - wyjaśnienie złożone przez Główną Księgową w załączniku nr 2 - ewidencja analityczna do konta 201/1 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami jest niezgodna z zapisami w księdze głównej. 5. Ewidencja księgowa prowadzona w roku 2006 jest niesprawdzalna. - sumy obrotów liczone w sposób ciągły nie były uzgadnianie w poszczególnych miesiącach. Występują niezgodności w sumach zapisów po stronie Winien i po stronie Ma. Nie sporządzano zestawienia obrotów i sald kont Księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych, co jest niezgodne
z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ewidencja obrotów środkami pieniężnymi na koncie 131 Rachunki bieżące jest rozbieżna z zapisami na koncie bankowym. Salda w księdze są niezgodne z wyciągami bankowymi załącznik nr 3 6. W sprawozdaniu kwartalnym Rb n o stanie należności za okres od początku roku 2007 do 30 czerwca 2007 roku z dnia 10 lipca 2007 roku złożonym przez główną księgową i dyrektora Przedszkola Nr 32 w Słupsku do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Słupsku wykazano brak wpłat za pobyt dziecka w placówce na kwotę 64.302,85. Jest to kwota wynikająca z należności nieściągniętych w terminie załącznik nr 4 Wnioski sposób prowadzenia dokumentacji wpłat rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, brak wpłat na tak dużą kwotę ( ok. 10% rocznego budżetu przedszkola ) oraz stwierdzone nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji księgowej należy ocenić jako poważne i niedopuszczalne. Sytuacja ta wymaga dokonania oceny prawnej. Załączniki: -załącznik nr 1 wyjaśnienie pracownika zatrudnionego na stanowisku referenta d/s administracyjno-gospodarczych. Z dnia 16.07.2007 roku. -załącznik nr 2 wyjaśnienie głównej księgowej z dnia 18.07.2007 roku -załącznik nr 3 zestawienie obrotów i sald - załącznik nr 4 Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Kierownika jednostki poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń, co do zawartych treści w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Słupsk dnia 25. 07. 2007 rok