Protokół z przeprowadzonej kontroli w Starostwie Powiatowym w Międzyrzeczu

Transkrypt

1 Protokół z przeprowadzonej kontroli w Starostwie Powiatowym w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach listopada 2009 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 57/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 28 października 2009 roku przeprowadziła Beata Waltrowska. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pochodzących z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: 1. Donata Zarzycka Naczelnik Wydziału Finansów, Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola w Starostwie Powiatowym miała miejsce w dniach października 2007 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 25 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 15 października 2007 roku przeprowadziła Beata Waltrowska. W związku z przeprowadzoną kontrolą i po przeanalizowaniu wyników kontroli nie wydano zaleceń pokontrolnych. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 16 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 31 marca 2004 roku wprowadzono Instrukcję procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych w Starostwie Powiatowym w Międzyrzeczu. Wprowadzona instrukcja była na bieżąco aktualizowana. Załącznikami do instrukcji są: 1. wykaz osób odpowiedzialnych za realizację Ustawy o zamówieniach publicznych, 2. wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem formalnorachunkowym, 3. wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym, 4. wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty, 5. wykaz osób upoważnionych do wystawiania faktur VAT, 6. wykaz osób upoważnionych do odbioru faktur VAT, 7. terminarz obiegu dokumentów księgowych. Kontrola potwierdziła, iż jednostka w okresie kontrolowanym, tj. za okres VII/2009-IX/2009 przestrzegała procedur kontroli wewnętrznej w zakresie kontroli merytorycznej i formalnorachunkowej. Dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków posiadały podpisy w zakresie

2 przeprowadzonej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, a także podpisy osób zatwierdzających tj. Starosty i Skarbnika lub osób upoważnionych. Dowody stanowiące podstawę księgowań poddane były kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, opatrzone były wyczerpującym opisem gospodarczym. Zarządzeniem nr 47 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 26 października 2005 roku wprowadzono w kontrolowanej jednostce instrukcję kasową, zarządzeniem nr 14 z dnia 22 maja 2007 roku dokonano aktualizacji instrukcji w zakresie pomieszczenia kasy. Udzielone zaliczki podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. W kontrolowanym okresie (lipiec wrzesień 2009 rok) udzielono jednorazowych zaliczek, które zostały rozliczone w ustalonym terminie, nie stwierdzono przekroczeń terminów w rozliczeniach, poza jednym przypadkiem: - zaliczka pobrana w dniu roku przez A.S., określono termin rozliczenia zaliczki na dzień roku, faktyczne rozliczenie nastąpiło w dniu roku. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłaty gotówki przed dokonaniem wypłaty były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zgodnie z zapisem w instrukcji kasowej, zastępcze dowody wypłaty nie mogą być wystawione przez kasjera, lecz przez pracownika Wydziału Finansów (pkt. V.2). Zastępczym dowodem kasowym może być asygnata kasowa kasa wypłaci lub nota. W dowodach poddanych kontroli w miesiącu lipcu, zastępcze dowody kasowe kasa wypłaci wystawione były przez kasjera. Przykłady: 1. RK 54 za okres rok - KW 008/2009 D.S. dopłata do listy płac, - KW 009/2009 R.P. zwrot mylnie pobranej zaliczki na pdof., 2. RK 56 za okres rok - KW 010 D.Z. wypłata na podstawie listy płac, 3. RK 139 za okres rok - KW 011/2009 Z.G. zwrot nadpłaty za wieczyste użytkowanie gruntów. Stwierdzoną podczas kontroli nieprawidłowością były braki w przedkładanych do rozliczenia poleceniach wyjazdu służbowego brakowało określenia godzin odbycia podróży służbowej. Przykłady: 1. RK 66 z dnia roku delegacja nr 371, 2. RK 64 z roku delegacja nr 369, 3. RK 67 z roku delegacja nr 382, 4. RK 68 z roku delegacja nr 389, 5. RK 63 z roku delegacje nr 354, 360. Zarządzenie Nr 32/08 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 13 sierpnia 2008 roku określa obowiązujące w jednostce zasady rachunkowości tzw. politykę rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Międzyrzeczu. Przyjęta polityka była na bieżąco aktualizowana, ostatnia aktualizacja była wprowadzona zarządzeniem 10/09 z dnia 16 marca 2009 roku i dotyczyła opisu systemu komputerowego rachunkowości. Starostwo Powiatowe prowadzi rachunkowość zgodnie z planem kont i zasadami funkcjonowania tych kont ustalonymi w załączniku nr 1 i nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz

3 planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Przyjęta polityka rachunkowości określa: 1. szczególne zasady rachunkowości obowiązujące w Starostwie Powiatowym zał. 1, 2. technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych zał. 2, 3. zasady wyceny wybranych aktywów i pasywów zał. 3, 4. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zał. 4, w tym: - zakładowy plan kont, - wykaz ksiąg rachunkowych, - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, - opis systemu komputerowego rachunkowości, 5. system ochrony danych w jednostce zał.5. Kontrolowana jednostka zarządzeniem Nr 34 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 6 października 2006 roku wprowadziła do użytku służbowego procedury dotyczące prawnego zaangażowania środków. Wprowadzona instrukcja określa postępowanie mające na celu prawidłowe ustalenie zaangażowania środków. Zgodnie z tym zarządzeniem naczelnicy poszczególnych wydziałów zobowiązani zostali do prowadzenia rejestrów zawieranych umów, podpisywanych zamówień, wydawanych decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje obciążenie planu wydatków roku bieżącego oraz lat przyszłych oraz bieżącego przekazywania jednego egzemplarza w/w do Wydziału Finansów. za pokwitowaniem w rejestrze. rejestr winien zawierać określone w zarządzeniu elementy, m.in., datę przekazania do Wydziału Finansów. Kontrolujący dokonał sprawdzenia prowadzenia tych rejestrów na podstawie trzech wydziałów. Rejestr prowadzony przez wydział Komunikacji i Dróg nie zawierał elementu dotyczącego daty przekazania do Wydziału Finansów. Analizie poddano również rejestr Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz rejestr Wydziału Organizacyjnego. W obu przypadkach stwierdzono opróżnienia w przekazywaniu umów do Wydziału Finansów w celu ujęcia w zaangażowaniu. Przykłady: 1. umowa zawarta w dniu roku z OCE-POLAND Ltd. Sp. z o.o Warszawa przekazana została do FN roku, 2. umowa zawarta w dniu roku z OCE-POLAND Ltd. Sp. z o.o Warszawa przekazana została do FN roku, 3. umowa zawarta w dniu roku z Pracownią Usług Projektowych ANTA Gorzów przekazana została do FN roku. W rejestrze Wydziału Geodezji cztery umowy zawarte w dniach r., r., r. zostały przekazane do Wydziału Finansów w dniu roku, czyli przed terminem zawarcia powyższych umów. Pracownik Wydziały Finansów złożył wyjaśnienia (załącznik do protokołu). Ponadto przeglądając dokumenty księgowe, kontrolujący napotkał na umowy, które nie zostały w ogóle ujęte w wymaganym rejestrze, np. umowa z dnia roku z firmą Usługi Geodezyjno Kartograficzne GEOVIK Piotr Witkowski na kwotę 2.318,00 zł. W zakresie ewidencji księgowej szczegółową kontrolą objęto zgodność zapisów analitycznych do konta 130 z danymi wykazanymi w sprawozdaniu RB-28S o wydatkach budżetowych na rok dane zgodne.

4 II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pochodzących z innych źródeł. W celu ustalenia prawidłowości dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł skontrolowano wydatkowanie środków w miesiącach lipiec, sierpień, wrzesień 2009 roku. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i udokumentowane. Zobowiązania z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i podatków regulowane były terminowo. Celowość zaciągniętych i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i wynikały z przyjętego planu finansowego, dokonane zgodnie z klasyfikacją budżetową, terminowo realizowane. Dokumenty zawierały podpisy osób na dowód kontroli formalno-rachunkowej. Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków. Dowody księgowe skutkujące wydatkowaniem środków były zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Starostę lub osoby upoważnione. III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Zasady gospodarki majątkiem trwałym, sposób przeprowadzania inwentaryzacji majątku i zasady odpowiedzialności za powierzone mienie w Starostwie Powiatowym w Międzyrzeczu określono w zarządzeniu Nr 27 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 30 października 2007 roku. Zarządzeniem Nr 48/08 z dnia 4 grudnia 2008 roku Starosta zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji okresowej w zakresie następujących składników majątkowych, przy zastosowaniu określonej techniki: a) inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald: - potwierdzenia stanów księgowych drogą otrzymania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości sald, - potwierdzenia sald należności od kontrahentów, b) inwentaryzacja na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych: - aktywa i pasywa nie podlegające inwentaryzacji w drodze spisów z natury lub uzgodnieniu sald (weryfikacja wartości niematerialnych i prawnych, gruntów, budynków i budowli), - salda należności skierowanych na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego, c) inwentaryzacja techniką spisu z natury środki pieniężne i druki ścisłego zarachowania, d) inwentaryzacja techniką spisu z natury środków trwałych obcych i pozostałych środków trwałych obcych, e) w celu skorygowania kosztów - spis z natury: materiałów biurowych, tablic rejestracyjnych, dzienników budowy. Arkusze spisowe wydano przewodniczącym zespołów spisowych. Zarządzeniem nr 49/08 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 4 grudnia 2008 roku w sprawie wprowadzenia harmonogramu inwentaryzacji na 2008 rok, ustalono terminarz przeprowadzenia inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia przed i po inwentaryzacji.

5 Starostwo Powiatowe przeprowadziło inwentaryzację wg stanu na rok: - środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie jednostki, - materiałów biurowych, - tablic rejestracyjnych, - dzienników budowy, - druków ścisłego zarachowania. Drogą potwierdzenia sald uzgodniono salda rozrachunków z odbiorcami, salda na rachunkach bankowych. Pozostałe salda aktywów i pasywów uzgodniono w drodze weryfikacji sald. Sporządzono protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie, inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. Z inwentaryzacji gotówki w kasie Starostwa sporządzono protokół w toku inwentaryzacji stwierdzono: - rzeczowy stan gotówki w kasie wg RK nr 90 z dnia roku zerowy, - ostatnie dowody przychodu i rozchodu: KP nr 0956 z dnia rok, KW nr 0228 z dnia rok, - kwitariusz przychodowy: dochodowo-wydatkowy z dnia rok, geodezyjny nr z dnia rok, - czek gotówkowy z dnia rok. Osoba materialnie odpowiedzialna nie złożyła zastrzeżeń Zespół spisowy sporządził sprawozdanie z przebiegu spisu z natury w kasie Starostwa, w czasie dokonania spisu z natury nie stwierdzono żadnych usterek i nieprawidłowości w zakresie przechowywania mienia, nie stwierdzono uchybień w zakresie zabezpieczenia mienia, nie zgłoszono żadnych uwag. Na arkuszu spisu z natury numer spisano tablice rejestracyjne, na arkusz nr spisano druki komunikacyjne, na arkuszu nr spisano arkusze spisu z natury, na arkuszu nr spisano kwitariusze przychodowe, na arkuszu nr spisano dzienniki budowy, na arkuszu nr spisano materiały biurowe. Sporządzono protokoły z weryfikacji sald, potwierdzenia sald zobowiązań, weryfikacja rozrachunków. Sporządzono następujące protokoły: 1. protokół weryfikacji inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwąłych przeprowadzono drogą porównania danych z ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji, a także ich analizy i weryfikacji. Po przeprowadzonej weryfikacji nie stwierdzono żadnych różnic. 2. protokół weryfikacji inwentaryzacji środków trwałych gruntów oraz prawa wieczystego użytkowania gruntów nie wystąpiła żadna różnica. 3. protokół weryfikacji inwentaryzacji środków trwałych budynki i budowle, analiza zapisów na kontach analitycznych potwierdziła realność sald kont analitycznych i kont syntetycznych. W wyniku weryfikacji nie stwierdzono żadnych różnic.

6 4. protokół weryfikacji inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, po przeprowadzonej weryfikacji nie stwierdzono żadnych różnic. 5. protokół weryfikacji inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, po przeprowadzonej weryfikacji nie stwierdzono żadnych różnic. 6. protokół weryfikacji z analizy i weryfikacji danych PFGZGiK rozrachunki z odbiorcami. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych ustalono następujące stany: grupa I ,30 zł., grupa II ,40 zł., grupa IV ,80 zł., grupa VI ,09 zł., grupa VIII ,25 zł., pozostałe środki trwałe - krzesła ilość 343 szt., pozostałe środki trwałe - meble 681 szt., ,65 zł., pozostałe środki trwałe - wyposażenie 523 szt., ,43 zł., pozostałe środki trwałe - sprzęt komputerowy 69 szt., ,21 zł., grupa IV obce zestawy komputerowe 14 szt ,43 zł., pozostałe środki trwałe - wyposażenie obce 1 szt., 2.257,00 zł., pozostałe środki trwałe - sprzęt komputerowy 12 szt., ,51 zł., Po dokonaniu rozliczenia inwentaryzacji stwierdzono różnice inwentaryzacyjne: a) w zakresie ewidencji ilościowej - lampka biurowa, - aparat telefoniczny, b) w zakresie ewidencji ilościowo-wartościowej zgodne są ilości, nie zgodne są wartości: - w grupie VI 1.442,01 zł, - w grupie IV ,26 zł. Komisja inwentaryzacyjna w składzie 3 osobowym na posiedzeniu w sprawie weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych po rozpatrzeniu wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych oraz innych okoliczności mogących mieć wpływ na zaistniałe różnice ustaliła co następuje: - niedobory nie stwierdzono, - nadwyżki nie stwierdzono, - szkody nie stwierdzono. na tę okoliczność sporządziła protokół. Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności ewidencji analitycznej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych na koniec roku 2008 z ewidencją księgową. Na dzień roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie. Na tym protokół zakończono. Pan Starosta Grzegorz Gabryelski został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego w sprawie procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.

7 Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce r. Międzyrzecz, dnia... Starostwo Powiatowe Międzyrzecz... (pieczęć jednostki kontrolowanej) Starosta Międzyrzecki Skarbnik Powiatu Kontrolujący Grzegorz Gabryelski Remigiusz Biłous Beata Waltrowska