Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KAW /08 Gliwice, dnia 4 grudnia 2008 r Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) pm@um.gliwice.pl Pani mgr Michalina Jodłowska Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 16 w Gliwicach ul. Sportowej 17 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 9 do 13 czerwca 2008 r. w Przedszkolu Miejskim nr 16 w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW /08 z dnia 29 maja 2008 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 6 listopada 2008 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w roku 2008 oraz gromadzenia środków publicznych z tytułu odpłatności za przedszkole w 2007 r. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Wydatkowanie środków oraz zaciąganie zobowiązań w 2008 r. odbywało się zgodnie z obowiązującymi procedurami. Wszystkie objęte kontrolą wydatki były celowe z punktu widzenia funkcjonowania jednostki. W przedszkolu stosowano zasady wynikające z uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice z późn. zm. (za wyjątkiem opisanych poniżej) oraz prowadzono dokumentację związaną z odpłatnością za przedszkole w sposób umożliwiający ustalenie czy odpłatność za przedszkole ustalana

2 jest zgodnie z zasadami ww. uchwały i jakie oraz z jakiego powodu zostały umorzone należności główne wraz z odsetkami. W trakcie kontroli ujawniono: - brak określenia w dokumentacji środków pozostających zgodnie z planem finansowym jednostki w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej po dokonaniu wydatku, - przypadki klasyfikowania wydatków do niewłaściwego paragrafu, - przypadki nie stosowania się jednostki do obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości, - nieprzestrzeganie zasad wynikających z uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w zakresie zachowania terminów dotyczących zmian wyboru formy opłaty za przedszkole, godzin pobytu dzieci w przedszkolu oraz w zakresie stosowanych stawek za dodatkowe godziny pobytu dzieci w przedszkolu. W związku z powyższym funkcjonowanie ww. obszarów wymaga poprawy. Wnioski i zalecenia 1. Na dowodach księgowych nie odnotowuje się jakie środki pozostaną zgodnie z planem finansowym jednostki w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej po dokonaniu wydatku. Opisane uchybienie narusza zasady wynikające z Polecenia służbowego nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo - księgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej oraz jest niezgodne z wewnętrznymi procedurami jednostki. Zalecenie nr 1 Podjąć działania mające na celu usunięcie ww. uchybienia, zgodnie z zasadami wynikającymi z ww. przepisów. 2. Na 45 wydatków objętych kontrolą w 2008 r. w 3 przypadkach stwierdzono zaklasyfikowanie wydatków dotyczących zakupu wizytowników na drzwi, kosztów przesyłki oraz zakupu gaśnicy proszkowej na łączną kwotę 368,20 zł. niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz 2

3 środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r nr 107 poz. 726 z późn. zm.) mając zabezpieczone środki w odpowiednich paragrafach. Zalecenie nr 2 Wydatki klasyfikować zgodnie z ww. rozporządzeniem. Dokonać przeksięgowania nieprawidłowo zaklasyfikowanych wydatków. 3. Księgowanie kosztów w momencie dokonywania wydatków zarówno w trakcie jak i na przełomie miesiąca, co skutkuje brakiem rzetelnego odzwierciedlenia w księgach rachunkowych stanu zobowiązań jednostki oraz niezachowaniem chronologii zapisów księgowych i narusza zasady określone w art. 20 ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z r nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Brak na dowodach księgowych wskazania miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 3 Zobowiązać głównego księgowego do przestrzegania obowiązujących zasad rachunkowości. 4. Ewidencjonowanie na koncie 760 przychodów z działalności operacyjnej jaką jest świadczenie usług przez przedszkole. Zalecenie nr 4 Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r nr 142 poz z późn. zm.) przychody z tytułu odpłatności za przedszkole ewidencjonować na koncie Prowadzone księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z tyt. odpłatności za przedszkole (ewidencja naliczeń i zapłat dla poszczególnych dzieci) nie spełniają wymogów art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.) z uwagi na brak: 3

4 określenia rodzaju i numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę dokonanych zapisów, daty dokonania zapisu i daty operacji której zapis dotyczy. Zalecenie nr 5 W związku z art. 17 ww. ustawy sposób prowadzenia ewidencji naliczeń i zapłat z tyt. odpłatności za przedszkole (dla poszczególnych dzieci) od dnia 1 stycznia 2009 r. dostosować do przepisów wynikających z ww. ustawy. 6. Przypadki zmian wyboru formy opłaty za przedszkole oraz godzin pobytu dzieci w przedszkolu bez zachowania terminów wynikających z uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. Zalecenie nr 6 Zmian w odpłatności za przedszkole dokonywać z zachowaniem dwutygodniowego terminu karencji i od 1 dnia następnego miesiąca po zgłoszeniu zmiany. 7. Przypadek braku naliczenia podwójnej odpłatności za pobyt w przedszkolu dziecka ponad zadeklarowane godziny tj. zaniżenie odpłatności o 12,00 zł. Zalecenie nr 7 Bezwzględnie przestrzegać uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z dnia 14 lipca 2005 r. w zakresie stosowanych stawek. 8. Przypadki niezgodności pomiędzy ewidencją obecności dziecka w przedszkolu, a dokonanymi naliczeniami odpłatności. Zalecenie nr 8 Wszelkich naliczeń odpłatności dokonywać na podstawie ewidencji obecności dzieci. 9. Wykazanie w sprawozdaniu Rb-30 za 2007 r. danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej co stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2006 r. nr 115 poz. 781 z późn. zm.). 4

5 Zalecenie nr 9 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5