Protokół z kontroli problemowej w Straży Miejskiej

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 17 lipca 2013 roku do 26 lipca 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 21/2013 z dnia 15 lipca 2013 roku Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 i 2013 roku. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. 3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2012 rok. Komendantem Straży Miejskiej jest Wiesław Dubij, któremu powierzono stanowisko Uchwałą Zarządu Miasta Stargardu Szczecińskiego Nr 23/2002 z dnia 24 stycznia 2002 roku w sprawie powołania komendanta Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Główną księgową jest Krystyna Pszczoła zatrudniona od 01 lipca 1993 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała: 1. Krystyna Pszczoła Główna księgowa. 2

3 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe. Okres - II półrocze 2012 roku. Na podstawie Zarządzenia Nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia 2012 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Plan po zmianach (ostatnia z dnia 15 listopada 2012 roku) zatwierdził Komendant Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim Zarządzeniem Nr 4/W/2012/R z dnia 15 listopada 2012 roku. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem wydatki budżetowe w drugim półroczu 2012 roku osiągnęły poziom ,03 złotych, co stanowiło 47,03% ogółu zaplanowanych wydatków na 2012 rok. Największa kwota, tj.: ,59 złotych, przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 89,48% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków były zakupy materiałów, wyposażenia i usług na kwotę ,55 złotych stanowiąca 9,07% ogólnych wydatków w tym okresie. Następną pozycją wydatków był odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 3.839,00 złotych, stanowiący 0,60% ogólnych wydatków w tym okresie. Pozostałe wydatki w kwocie 5.413,89 złotych to szkolenia, podróże służbowe i różne opłaty które stanowiły 0,85% ogólnych wydatków w tych miesiącach. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela sporządzona na podstawie sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Wyszczególnienie Plan na 2012 rok Wydatki za II półrocze 2012 roku % Dział 754 Rozdział Straż gminna (miejska) Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Wynagrodzenia osobowe Dodatkowe wynagrodzenie roczne Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Wynagrodzenia bezosobowe Zakup materiałów i wyposażenia Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek Zakup energii Zakup usług remontowych Zakup usług zdrowotnych Zakup usług pozostałych Zakup usług dostępu do sieci Internet Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej , , , , , , ,00 286, , ,00 580, ,00 533, , , , , , , ,12 268, , ,61 580, ,54 266, ,77 71,15 50,45-47,26 45,35 50,00 53,42 93,71 50,00 61,84 100,0 41,82 49,95 52,03 3

4 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej Podróże służbowe krajowe Różne opłaty i składki Odpisy na ZFŚS Opłaty na rzecz budżetu państwa Opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3.093, , , ,00 50,00 2, , , , , ,00 50,00 2, ,00 50,08 55,50 48,18 16,10 100,00 100,00 100,00 Ogółem , ,03 47,63 Plan i wykonanie dochodów budżetowych za II półrocze 2012 roku. Wyszczególnienie Plan na 2012 rok (zł) Wykonanie za II półrocze 2012 roku (zł) % Rozdział Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów ,00 0,00 0,00 0,00 2,13 115,00 Ogółem ,00 117,13 0,23 Tabela opracowana na podstawie sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. 1.1 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 66/2012) 377,45 zł Dochody w II półroczu 2012 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: ,00 zł WB nr 67/2012 za dzień roku WB nr 72/2012 za okres roku WB nr 86/2012 za okres roku WB nr 96/2012 za okres roku WB nr 97/2012 za okres roku WB nr 108/2012 za okres roku WB nr 111/2012 za okres roku WB nr 116/2012 za okres roku WB nr 121/2012 za okres roku WB nr 124/2012 za okres roku WB nr 127/2012 za dzień roku ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 2) odsetki od depozytu 2,13 zł 3) zwrot odpisów na ZFŚS 91,00 zł 4) zwrot naliczonych odsetek 0,05 zł 4

5 5) zwrot nadpłaty składki InterRisk 311,50 zł Razem: ,68 zł Wydatki poniesione w II półroczu 2012 roku: 1) opłaty i prowizje bankowe 347,59 zł 2) odprowadzone środki do Urzędu Miejskiego 159,55 zł 3) wypłata gotówki czekiem ,54 zł 4) wypłacone wynagrodzenia ,19 zł 5) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 3.930,00 zł 6) potrącenia z list płac ,29 zł w tym: - składki NSZZ Solidarność 756,90 zł - składki InterRisk 1.730,53 zł - składki Uniqua 1.755,00 zł - składki Generali TU S.A. 969,84 zł - składki PZU Życie 2.680,02 zł - darowizny 145,00 zł - kasa zapomogowo-pożyczkowa ,00 zł 7) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,65 zł 8) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych ,00 zł 9) ryczałt samochodowy 503,42 zł 10) ekwiwalent za sort mundurowy ,07 zł 11) wydanie blankietów dla klienta mikro 30,00 zł 12) zapłacone faktury ,83 zł w tym: - odbiór odpadów 324,20 zł - użyczenie lokalu użytkowego od Gminy-Miasta Stargard Szczeciński ,72 zł Nieterminowo zapłacono za fakturę VAT nr 482 Gmina-Miasto Stargard Szczeciński za użyczenie lokalu użytkowego przy ul. Warszawskiej 16, na kwotę 2.829,12 zł z terminem płatności 25 października 2012 roku fakturę zapłacono w dniu 07 listopada 2012 roku. Wyjaśnienie głównej księgowej stanowi załącznik nr 1. - posiłki profilaktyczne dla pracowników 2.280,00 zł - usługi telekomunikacyjne 2.822,93 zł - badania profilaktyczne pracowników 380,00 zł - badania psychologiczne 200,00 zł - zaopatrzenie mundurowe ,58 zł - środki czystości 623,78 zł - usługi fotograficzne 450,00 zł - prasa dla pracowników SM 728,17 zł - oprogramowanie wewnętrznej centrali telefonicznej 79,95 zł - odnowienie certyfikatu kwalifikowanego dla Głównej Księgowej 170,97 zł - artykuły biurowe 1.074,12 zł - sprzęt komputerowy, usługi serwisowe oraz informatyczne 7.438,05 zł - usługi mechaniczne 3.794,82 zł - wykonanie druków, legitymacji, bloczków mandatów 701,35 zł - zakup statuetki na uroczystość 25-lecia Klubu Abstynenta ALA 131,91 zł - naprawa radiotelefonu 1.163,58 zł 5

6 - sprzęt biurowy 1.660,50 zł - szkolenia pracowników 2.840,00 zł Nieterminowo zapłacono za fakturę VAT nr 26/11/2012 Studium Szkolenia Specjalistycznego ZW NSZZ Policjantów w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Gdańsku za szkolenie podstawowe strażnika miejskiego Bartosza Drzymały, na kwotę 2.400,00 zł z terminem płatności 06 grudnia 2012 roku fakturę zapłacono w dniu 17 grudnia 2012 roku. Wyjaśnienie głównej księgowej stanowi załącznik nr 1. - refundacja szkieł korygujących dla pracownika 500,00 zł - materiały dydaktyczne na prelekcje w szkołach 284,00 zł - pozostałe materiały 1.123,20 zł Razem: ,13 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia 2012 r. (WB nr 133/2012) 0,00 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień roku: 2.000,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 24/2012 za okres lipca 2012 roku, RK nr 25/2012 za okres lipca 2012 roku, RK nr 26/2012 za okres lipca 2012 roku, RK nr 27/2012 za dzień 31 lipca 2012 roku, RK nr 28/2012 za okres sierpnia 2012 roku, RK nr 29/2012 za okres sierpnia 2012 roku, RK nr 30/2012 za okres sierpnia 2012 roku, RK nr 31/2012 za okres września 2012 roku, RK nr 32/2012 za okres września 2012 roku, RK nr 33/2012 za okres września 2012 roku, RK nr 34/2012 za okres października 2012 roku, RK nr 35/2012 za okres października 2012 roku, RK nr 36/2012 za okres października 2012 roku, RK nr 37/2012 za okres listopada 2012 roku, RK nr 38/2012 za okres listopada 2012 roku, RK nr 39/2012 za okres listopada 2012 roku, RK nr 40/2012 za okres listopada 2012 roku, RK nr 41/2012 za okres grudnia 2012 roku, RK nr 42/2012 za okres grudnia 2012 roku, RK nr 43/2012 za okres grudnia 2012 roku, RK nr 44/2012 za dzień 31 grudnia 2012 roku, Na przychody składały się: - zrealizowane czeki ,54 zł - zwrot zaliczki 250,00 zł Razem przychody: ,54 zł 6

7 Na rozchody składały się: - zakup paliwa do samochodów służbowych ,38 zł - zakup wody mineralnej dla pracowników 260,48 zł - zakup znaczków pocztowych 863,45 zł - zakup herbaty i kawy dla pracowników 715,49 zł - delegacje i wyjazdy służbowe 338,44 zł - zakup części samochodowych 852,01 zł - kosmetyka samochodowa 220,00 zł - zakup znaków opłaty sądowej 50,00 zł - wymiana opon 111,50 zł - przegląd techniczny samochodu 99,00 zł - zakup aparatu telefoniczny dla Komendanta 1,23 zł - zakup aparatu fotograficznego, karty pamięci oraz dysku USB 458,79 zł - zakup materiałów biurowych 474,84 zł - zakup świetlówek do pomieszczeń biurowych 99,65 zł - ekwiwalent pieniężny za sorty mundurowe 2.679,84 zł - zakup okularów korygujących wzrok pracownika 260,00 zł - naprawa stacyjki i zamka centralnego w służbowym samochodzie 250,00 zł - zakup rękawic gumowych i lateksowych 96,44 zł - usługi ksero oraz laminowania dokumentów 100,04 zł - wnioski pracowników o zaliczkę 590,00 zł - zakup cukierków dla dzieci ze żłobka z okazji pasowania 35,96 zł Razem rozchody: ,54 zł Stan środków w kasie na dzień roku 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, rachunki, dowody Kasa Przyjmie, lista osób którym przysługiwał ekwiwalent pieniężny za sorty mundurowe, potwierdzone polecenia wyjazdów służbowych wraz z dołączonymi biletami komunikacji publicznej. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby sporządzającej, zatwierdzającej, otrzymującej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana jest do kasy SM w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 roku Nr 152, poz.1223). 7

8 7. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota Nr KP, data przyjęcia Kwota Nr RK gotówki z banku (zł) gotówki do kasy (zł) 71/ r ,31 25/2012 KP 20/ r ,31 77/ r ,40 27/2012 KP 21/ r ,40 82/ r ,40 28/2012 KP 22/ r ,40 85/ r. 466,51 29/2012 KP 23/ r. 466,51 89/ r ,45 30/2012 KP 24/ r ,45 93/ r. 934,97 31/2012 KP 25/ r. 934,97 96/ r ,73 32/2012 KP 26/ r ,73 99/ r. 798,08 33/2012 KP 27/ r. 798,08 104/ r ,30 34/2012 KP 28/ r ,30 106/ r ,81 35/2012 KP 29/ r ,81 110/ r ,81 36/2012 KP 30/ r ,81 115/ r ,00 38/2012 KP 31/ r ,00 117/ r ,13 39/2012 KP 32/ r ,13 120/ r. 644,07 40/2012 KP 33/ r. 644,07 123/ r ,82 41/2012 KP 34/ r ,82 128/ r ,04 42/2012 KP 35/ r ,04 133/ r. 209,71 44/2012 KP 36/ r. 209,71 8. Terminowość odprowadzania składek ZUS za okres od lipca do grudnia 2012 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Sierpień / r. Wrzesień / r. Październik / r. Listopad / r. Grudzień / r. Grudzień / r. Grudzień / r. 9. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za okres od lipca do grudnia 2012 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec / r. Sierpień / r. Wrzesień / r. Październik / r. Listopad / r. Grudzień / r. Grudzień / r Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniższe tabele: 8

9 1) Saldo 101 Kasa na dzień roku wynosiło 0,00 zł 101 Obroty za II półrocze 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z Raportem Kasowym Nr 44/2012 sporządzonym na dzień roku. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło po stronie Wn 0,00 zł 130 Obroty za II półrocze 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z WB nr 133/2012 za dzień roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 528,97 zł 201 Obroty za II półrocze 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,01-528,97 Wykazane saldo stanowią zobowiązania wobec Towarzystwa Ubezpieczeniowego InterRisk S.A. 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetem na dzień roku wynosiło po stronie Ma 6.251,00 zł 225 Obroty za II półrocze 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT - 4 za dodatkowe wynagrodzenie roczne. Podatek został odprowadzony w terminie, tj roku (WB nr 17/2013 za okres r.). 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,36 zł 229 Obroty za II półrocze 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,36 9

10 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za miesiąc grudzień 2012 roku odprowadzonych do ZUS w terminie, tj roku (WB nr 11/2013 za okres r.). 6) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,47 zł 231 Obroty za II półrocze 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,47 Saldo stanowią rozrachunki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. 7) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,82 zł 401 Obroty od lipca do listopada 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,82 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) zakup materiałów i wyposażenia ,42 zł zakup energii ,40 zł 9) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,07 zł 402 Obroty od lipca do listopada 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,07 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) zakup usług remontowych ,54 zł zakup usług pozostałych ,84 zł zakup usług dostępu do sieci Internet 488,07 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej 1.772,35 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 2.842,27 zł 10

11 10) Saldo 403 Podatki i opłaty na dzień roku wynosiło po stronie Wn 351,00 zł 403 Obroty od lipca do listopada 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 50,00-351,00-351,00 - Na saldo 403 Podatki i opłaty składały się: Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) różne opłaty i składki 301,00 zł opłaty na rzecz budżetu 50,00 zł 11) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,76 zł 404 Obroty od lipca do listopada 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,76 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) wynagrodzenia osobowe pracowników ,76 zł wynagrodzenia bezosobowe 9.900,00 zł 10) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,00 zł 405 Obroty od lipca do listopada 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,00 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń ,46 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,29 zł składki na Fundusz Pracy ,25 zł zakup usług zdrowotnych 580,00 zł odpis na ZFŚS ,00 zł szkolenia prac. niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.840,00 zł 11

12 11) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 3.645,45 zł 409 Obroty od lipca do listopada 2012 roku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.537, , ,45 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) podróże służbowe krajowe 1.502,45 zł różne opłaty i składki 2.143,00 zł Okres I półrocze 2013 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe oraz sprawozdawczość. Szczegółowy plan wydatków i dochodów budżetu miasta w zakresie realizacji zadań własnych Straży Miejskiej ustalono zarządzeniem Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński Nr 1/2013 z dnia 08 stycznia 2013 roku (załącznik nr 3 do zarządzenia) oraz Zarządzeniem Nr 1/W/2013/R Komendanta Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 13 czerwca 2013 roku w sprawie dokonania zmian w planie wydatków jednostki na 2013 rok. Ogółem wydatki budżetowe w pierwszym półroczu 2013 roku osiągnęły poziom ,41 złotych, co stanowiło 50,87% ogółu zaplanowanych wydatków na 2013 rok. Największa kwota, tj.: ,42 złotych, przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 90,79% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków były zakupy materiałów, wyposażenia i usług na kwotę ,52 złotych stanowiąca 6,07% ogólnych wydatków w tym okresie. Następną pozycją wydatków był odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie ,00 złotych, stanowiący 2,84% ogólnych wydatków w tym okresie. Pozostałe wydatki w kwocie 2.162,47 złotych to szkolenia, podróże służbowe i różne opłaty które stanowiły 0,30% ogólnych wydatków w tych miesiącach. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela sporządzona na podstawie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Plan na 2013 rok Wydatki za I półrocze 2013 roku 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń , , wynagrodzenia osobowe , , dodatkowe wynagrodzenie roczne , , składki na ubezpieczenia , , składki na Fundusz Pracy , , wynagrodzenie bezosobowe , , zakup materiałów i wyposażenia , , zakup energii , , zakup usług remontowych 9.000, ,41 % 43,34 47,19 100,00 53,28 52,15 49,44 51,90 46,10 31,14 12

13 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci internet 4360 zakup usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej 4370 zakup usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe 4430 różne opłaty i składki 4440 odpis na ZFŚS 4510 opłaty na rzecz budżetu państwa 4700 szkolenia pracowników 6.200, ,00 700, ,00 257, ,80 338,20 944,78 4,15 39,39 48, , , , ,00 82, , , ,00 876, ,00 82,00 150,00 51,09 46,84 35,88 82,48 100,00 6,00 Rozdział razem , ,41 50,87 Plan i wykonanie dochodów budżetowych na 2013 rok. 44,99 Plan na 2013 rok Wydatki za I półrocze 2013 roku 0570 grzywny, mandaty, inne kary ,00 70, pozostałe odsetki 0,00 0, wpływy z różnych dochodów 0,00 242,71 % Rozdział razem ,00 313,68 0,63 Tabela opracowana na podstawie sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2013) 0,00 zł Dochody w pierwszym półroczu 2013 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego WB nr 1/2013 za okres roku WB nr 5/2013 za okres roku WB nr 8/2013 z dnia roku WB nr 15/2013 za okres roku WB nr 20/2013 z dnia roku WB nr 24/2013 za okres roku WB nr 29/2013 z dnia roku WB nr 26/2013 za okres roku WB nr 41/2013 za okres roku WB nr 49/2013 za okres roku WB nr 59/2013 za okres roku WB nr 61/2013 za okres roku ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł Razem: ,00 zł 2) odsetki bankowe 0,97 zł 3) nadpłata za składki na ubezpieczenie społeczne 135,71 zł 4) wpłata za mandat karny 70,00 zł Ogółem wpływy ,68 zł 13

14 Wydatki w pierwszym półroczu 2013 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 517,15 zł 2) zrealizowane czeki ,33 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,76 zł 4) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych ,00 zł 5) przekazane dochody budżetowe do Urzędu Miejskiego 313,68 zł 6) odpis na ZFŚS ,00 zł 7) wynagrodzenia pracowników ,26 zł 8) potrącenia z list płac w tym: - darowizny na PSOUU i POMOST 115,00 zł - składki indywidualnego ubezpieczenia pracowników 5.239,60 zł - spłata pożyczki KZP ,00 zł - składki członkowskie do związków zawodowych 429,84 zł - spłata pożyczki 241,40 zł 9) dodatkowe wynagrodzenie roczne ,00 zł 10) wypłata ekwiwalentu za pranie 3.743,74 zł 11) za ryczałt samochodowy 595,42 zł 12) nagroda jubileuszowa 5.983,00 zł 13) zapłacone należności w tym: - za wywóz śmieci 162,10 zł - za posiłki regeneracyjne 5.430,00 zł - za prasę 717,00 zł - za sorty mundurowe 2.084,85 zł - zakup środków czystości i drobnych mat. remontowych 337,36 zł - zakup usług szkoleniowych 150,00 zł - zakup polisy OC/NNW/AC samochodów służbowych 576,47 zł - zakup wody pitnej dla pracowników 121,03 zł - zakup materiałów eksploatacyjnych do samochodów służbowych 259,39 zł - zakup materiałów biurowych 668,27 zł - regeneracja gaśnic 246,00 zł - zakup usług telefonii stacjonarnej, komórkowej, internet 2.917,86 zł - roczna opłata za prawo do wykorzystania częstotliwości 300,00 zł - opłaty RTV 122,00 zł - czynsz za najem pomieszczeń ,92 zł - opłata za naprawę samochodu 391,94 zł - naprawa żaluzji pionowych 104,55 zł - badania profilaktyczne i psychologiczne pracowników 257,00 zł - koszt przesyłek 16,17 zł - opłata skarbowa pozostałych pozwoleń radiowych 82,00 zł Ogółem rozchody ,09 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 62/2013) ,59 zł 14

15 1.5. Stan środków w kasie na dzień r. (RK 01/2013) 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 01/2013 za okres od stycznia 2013 roku, RK nr 02/2013 za okres od stycznia 2013 roku, RK nr 03/2013 za okres od stycznia 2013 roku, RK nr 04/2013 za okres od lutego 2013 roku, RK nr 05/2013 za okres od lutego 2013 roku, RK nr 06/2013 za okres od lutego 2013 roku, RK nr 07/2013 za okres od marca 2013 roku, RK nr 08/2013 za okres od marca 2013 roku, RK nr 09/2013 za okres od marca 2013 roku, RK nr 1/D/2013 za okres od marca 2013 roku, RK nr 2/D/2013 za okres od kwietnia 2013 roku, RK nr 10/2013 za okres od kwietnia 2013 roku, RK nr 11/2013 za okres od kwietnia 2013 roku, RK nr 12/2013 za okres od kwietnia 2013 roku, RK nr 13/2013 za okres od maja 2013 roku, RK nr 14/2013 za okres od maja 2013 roku, RK nr 15/2013 za okres od maja 2013 roku, RK nr 16/2013 za okres od czerwca 2013 roku, RK nr 17/2013 za okres od czerwca 2013 roku, RK nr 18/2013 za okres od czerwca 2013 roku. Na przychody składały się: - zrealizowane czeki ,33 zł - zapłacone mandaty 70,00 zł - zwrot za fakturę korygującą 21,99 zł - zwrot wynagrodzenia 24,99 zł - zwrot zaliczki 305,01 zł Razem: ,32 zł Na rozchody składały się: - zakup rękawic 123,12 zł - zakup paliwa ,70 zł - zakup znaczków pocztowych 1.290,70 zł - podróże służbowe krajowe 347,58 zł - zakup wody dla pracowników 110,70 zł - przekazane na rachunek bankowy dochody za mandaty 70,00 zł - zakup części zamiennych do samochodów służbowych 638,21 zł - wypłata ekwiwalentu za pranie sortów 1.638,45 zł - zakup wyposażenia 851,04 zł - dorabianie kluczy 8,00 zł - opłata za mycie samochodów służbowych 80,00 zł - przesyłki pocztowe 17,50 zł - zakup ręczników dla pracowników 505,77 zł 15

16 - wypłacona zaliczka 855,01 zł - laminowanie legitymacji służbowych 25,20 zł - naprawa samochodu służbowego 200,00 zł - bęben do drukarki 194,34 zł - wymiana opon 90,00 zł - wymiana oleju silnikowego 50,00 zł Ogółem rozchody ,32 zł Stan środków na dzień r. ( RK nr 18/2013 za okres r.) 2.000,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury VAT, rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy SM w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 roku Nr 152, poz ze zm.). 6. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Sprawozdania Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (za okres styczeń-czerwiec 2013 rok) oraz sprawozdania Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (za okres jw.) sporządzono stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103) szczegółowe zasady sporządzania sprawozdań budżetowych określono w załączniku nr 39. Dane w sprawozdaniach wykazane są w zakresie wskazanego wyżej planu - w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych, w zakresie wykonania - narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, w złotych i groszach stosownie do zasad obowiązujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sporządzane są przez 16

17 kierownika jednostki na podstawie ksiąg rachunkowych. Sprawozdania sporządzono rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, w sposób czytelny i trwały, kwoty wykazane w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Podpisy na sprawozdaniach złożone są odręcznie na każdym formularzu w miejscu oznaczonym. Pod podpisem umieszczono pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osób podpisujących (Komendant SM, Główna księgowa). 8. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy Straży Miejskiej przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 1/ r ,00 01/2013 KP 01/2013 z r ,00 3/ r ,87 01/2013 KP 02/2013 z r ,87 5/ r. 745,33 02/2013 KP 03/2013 z r. 745,33 11/ r ,26 03/2013 KP 04/2013 z r ,26 16/ r. 972,20 04/2013 KP 05/2013 z r. 972,20 18/ r ,31 05/2013 KP 06/2013 z r ,31 22/ r ,28 06/2013 KP 07/2013 z r ,28 25/ r. 872,59 07/2013 KP 08/2013 z r. 872,59 27/ r ,12 08/2013 KP 09/2013 z r ,12 31/ r. 846,98 09/2013 KP 10/2013 z r. 846,98 34/ r ,45 10/2013 KP 11/2013 z r ,45 37/ r ,17 10/2013 KP 12/2013 z r ,17 40/ r ,39 11/2013 KP 13/2013 z r ,39 42/ r ,71 12/2013 KP 14/2013 z r ,71 48/ r ,09 14/2013 KP 15/2013 z r ,09 51/ r ,63 15/2013 KP 16/2013 z r ,63 54/ r ,52 16/2013 KP 17/2013 z r ,52 58/ r ,96 17/2013 KP 18/2013 z r ,96 60/ r ,47 18/2013 KP 19/2013 z r , Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień roku wynosiło po stronie Wn 2.000,00 zł B.O. od początku roku roku 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,00 - Saldo jest zgodne z RK nr 18/2013 za okres roku. 2) Saldo 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,59 zł B.O. od początku roku roku 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,59-17

18 Saldo jest zgodne z WB nr 60/2013 z dnia roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 1.994,66 zł B.O. od początku roku roku 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - 528, , , ,66 Saldo stanowi zobowiązanie wobec: - InterRisk Towarzystwo Ubezpieczeniowe S.A ,50 zł - MPGK wywóz nieczystości 32,42,zł - (ochrona danych) 741,74 zł 4) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Wn 155,71 zł B. O roku 222 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,68 157,97 155,71 - Saldo oznacza stan dochodów budżetowych. 5) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,99 zł B. O roku 223 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,99 Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 6) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło po stronie Ma 6.659,00 zł B. O roku 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za miesiąc czerwiec 2013 rok. Podatek odprowadzony w terminie (WB nr 71/2013 z dnia r.). 18

19 7) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień roku wynosiło po stronie Ma 2.926,67 zł B. O roku 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,67 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych za czerwiec 2013 roku odprowadzonych do ZUS dnia r. (WB nr 60/2013 z dnia roku). 8) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień roku wynosiło po stronie Ma 4.914,47 zł B.O. od początku roku roku 231 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,47 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu nadgodzin pracowników. 9) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień roku wynosiło po stronie Wn 661,50 zł B.O. od początku roku roku 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 392, , ,36 661,50 - Saldo stanowią należności z tytułu: - nierozliczonych znaczków pocztowych 111,50 zł - zaliczka 550,00 zł 10) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,45 zł B.O roku 401 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,45 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) zakup materiałów i wyposażenia ,43 zł zakup energii ,02 zł 19

20 11) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,48 zł B.O roku 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,48 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) zakup usług remontowych 3.544,15 zł zakup usług pozostałych 5.459,47 zł zakup usług dostępu do sieci Internet 338,20 zł opłata z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej 944,78 zł opłata z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.634,88 zł 12) Saldo 403 Podatki i opłaty na dzień roku wynosiło po stronie Wn 382,00 zł B.O. od początku roku roku 403 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,00-382,00 - Na saldo 403 Podatki i opłaty składały się: 1. Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) różne opłaty i składki 300,00 zł opłaty na rzecz budżetu państwa 82,00 zł 13) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,09 zł B.O roku 404 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,97 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) wynagrodzenia osobowe pracowników ,97 zł wynagrodzenia bezosobowe 5.400,00 zł 20

21 14) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,76 zł B.O roku 405 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,76 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń ,55 zł składki na ubezpieczenia społeczne ,17 zł składki na Fundusz Pracy 9.954,04 zł zakup usług zdrowotnych 257,00 zł odpis na ZFŚS ,00 zł szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 150,00 zł 12) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn 1.653,47 zł B.O roku 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,47 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział Straż gminna (miejska) podróże służbowe krajowe 1.077,00 zł różne opłaty i składki 576,47 zł 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, co wynika to z art. 68 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240). Osobą odpowiedzialną za funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostce jest jej kierownik. Na podstawie art. 69 ust. 3 cyt. Ustawy Minister Finansów ogłosił w dniu 16 grudnia 2009 roku Komunikat nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. W Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim zgodnie z cytowanymi standardami elementy kontroli zarządczej zostały przedstawione w pięciu grupach: a) środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, 21

22 c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. A. Środowisko wewnętrzne Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. 1. Przestrzeganie wartości etycznych Dokumenty: Kodeks Etyczny Pracowników Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim wprowadzony dnia 02 czerwca 2011 roku. Załączniki: oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki i zobowiązanie do przestrzegania zasad w nim określonych wpięte w akta osobowe każdego pracownika, oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o mobbingu oraz przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Zarządzenie Nr 3/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 12 marca 2010 roku w sprawie Regulaminu Pracy w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, Zarządzenie Nr 1/2011 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 02 czerwca 2011 roku w sprawie Regulaminu kontroli zarządczej, Zarządzenie Nr 7/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 09 lipca 2012 roku w sprawie wprowadzenia zmian do Regulaminu kontroli zarządczej. 2. Kompetencje zawodowe. Dokumenty: Zarządzenie Nr 2/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 07 maja 2012 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze. Zarządzenie Nr 15/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 30 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia wzoru karty pracy. Zarządzenie Nr 1/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 19 lutego 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzania oceny okresowej pracowników w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Załączniki: wykaz obowiązkowych kryteriów oceny, wykaz kryteriów oceny do wyboru, arkusz oceny pracownika samorządowego, wzór odwołania od oceny okresowej. Zarządzenie Nr 9/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 05 listopada 2010 roku w sprawie ustalenia planu służby dla patrolu straży w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. 22

23 3. Struktura organizacyjna. Dokumenty: Uchwała Nr XLV/507/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 26 października 2010 roku w sprawie nadania Regulaminu Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Stanowiskowe zakresy zadań, obowiązków i uprawnień pracowników znajdują się w aktach osobowych pracowników. 4. Delegowanie uprawnień. Dokumenty: Zarządzenie Nr 7/2006 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 15 grudnia 2006 roku w sprawie wprowadzenia ewidencji i upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Zarządzenie Nr 4/2011 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 27 grudnia 2011 roku w sprawie upoważnienia do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. B. Cele i zarządzanie ryzykiem Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany. 5. Misja. Misją Straży jest spełnianie służebnej roli wobec społeczności lokalnej, wykonując swe zadania z poszanowaniem godności i praw obywateli. 6. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Komendant monitoruje realizację planu finansowego poprzez: analizę comiesięcznych sprawozdań z wykonania planu finansowego, analizę wydatków płacowych, analizę kosztów związanych z utrzymaniem, sprawozdań wymaganych przez zewnętrze podmioty. Zespoły przedmiotowe, zadaniowe, problemowe opracowują plany pracy na każdy dzień. 7. Identyfikacja ryzyka. Dokumenty: Ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. 23

24 Załączniki: 8. Analiza ryzyka. sposób oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka w Straży Miejskiej, rejestr ryzyk dla wyznaczonych celów w Straży Miejskiej na rok 2012, przyjęte kryteria, które służą do analizy zidentyfikowanych ryzyk w Straży Miejskiej w obszarze prewencji, identyfikacja ryzyk, ich ocena i analiza w Straży Miejskiej według obszaru działalności. Każde ryzyko oceniane jest pod względem prawdopodobieństwa jego wystąpienia i skutku oddziaływania. Przy ocenie prawdopodobnych skutków ryzyka przyjmuje się skalę punktową ilości zdarzeń bądź notatek. 9. Reakcja na ryzyko. Dla każdego istotnego zidentyfikowanego ryzyka właściciel wskazuje optymalną reakcję. W Straży Miejskiej przyjmuje się następujące reakcje na ryzyko: przekazywanie informacji, prowadzenie działań kontrolno - prewencyjnych, opracowanie pisemne podstaw prawnych dla każdego strażnika, wykorzystanie telefonii komórkowej. C. Mechanizmy kontroli Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki, działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. 10. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Dokumenty: Zarządzenie Nr 1/2011 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 02 czerwca 2011 roku w sprawie Regulaminu kontroli zarządczej. Zarządzenie Nr 7/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 09 lipca 2012 roku w sprawie wprowadzenia zmian do Regulaminu kontroli zarządczej. Zarządzenie Nr 4/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 04 czerwca 2012 roku w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim gdzie określono sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, wystawiania dowodów księgowych, metody wyceny aktywów i pasywów i ustalania wyniku finansowego, ochrona danych i ich zbiorów oraz obowiązujący zakładowy plan kont. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowi zbiór: regulaminów, procedur wewnętrznych, instrukcji, wytycznych, dokumentów określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. 24

25 11. Nadzór. Dokumenty: Zarządzenie Nr 7/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 12 lipca 2010 roku w sprawie ustalenia zasad rozliczania się pracowników z nałożonych mandatów karnych. Zarządzenie Nr 1/2013 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 25 lutego 2013 roku w sprawie elektronicznej karty pracy. 12. Ciągłość działalności. Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki. Do mechanizmów tych należy między innymi utrzymanie jednolitych zasad wyceny majątku, dokonywanie wydatków w sposób racjonalny, bieżąca kontrola regulowania należności, a w przypadku gdy są one płacone po terminie, naliczanie odsetek. 13. Ochrona zasobów. Dokumenty: Zarządzenie Nr 3/2006 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 24 sierpnia 2006 roku w sprawie ustalenia częstotliwości czyszczenia chemicznego umundurowania służbowego oraz określenia rodzaju środków czystości przysługujących pracownikom umundurowanym w ciągu roku. Zarządzenie Nr 3/2005 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 05 września 2005 roku w sprawie ustalenia okresu używania sortów mundurowych i innych elementów wyposażenia oraz warunków otrzymywania przez funkcjonariuszy Straży Miejskiej równoważnika pieniężnego w zamian za nie wydane umundurowania, sposobu ustalania jego wysokości oraz szczegółowych zasad wypłacania. 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. Dokumenty: Zarządzenie Nr 3/2001 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie Instrukcji inwentaryzacyjnej. Zarządzenie Nr 3/2001 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej. Zarządzenie Nr 14/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 30 grudnia 2010 roku w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-Ws w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Straż Miejską w Stargardzie Szczecińskim. Zarządzenie Nr 5/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 07 lipca 2012 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zarządzenie Nr 8/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 05 listopada 2010 roku w sprawie wprowadzenia zmian do Regulaminu wynagradzania pracowników Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Zarządzenie Nr 2/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 24 lutego 2010 roku w sprawie powołania komisji likwidacyjnej. Zarządzenie Nr 5/2005 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 04 listopada 2005 roku w sprawie powołania komisji socjalnej. 25

26 Zarządzenie Nr 1/2006 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 23 maja 2006 roku zmieniające Regulamin funduszu nagród. Zarządzenie Nr 3/2001 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki magazynowej. Zarządzenie Nr 3/2001 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Zarządzenie Nr 3/2008 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 07 maja 2008 roku w sprawie ustalenia indywidualnej stawki amortyzacyjnej dla inwestycji w obcym środku trwałym. Zarządzenie Nr 9/2006 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie zasad pobierania i gromadzenia środków publicznych w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Zarządzenie Nr 9/2008 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 10 grudnia 2008 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO. 15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Dokumenty: Zarządzenie Nr 1/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 15 lutego 2012 roku w sprawie zmian do polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Zobowiązanie do zachowania tajemnicy. Wykaz programów użytkowych. D. Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwić przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców. 16. Bieżąca informacja. Zapewniona jest poprzez: dostęp do aktów prawnych, udział w naradach, konferencjach, zespołach samokształceniowych, tablice ogłoszeń. 17. Komunikacja wewnętrzna. Dla zapewnienia odpowiedniej komunikacji w Straży Miejskiej obowiązują następujące dokumenty: 26

27 Zarządzenie Nr 5/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 12 lipca 2010 roku w sprawie nadania numerów funkcyjnych strażnikom i przypisania im stałych rejonów służbowych w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Zarządzenie Nr 4/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 19 kwietnia 2010 roku w sprawie procedury prowadzenia postępowania wyjaśniającego, kierowania wniosków o ukaranie do Sądu przez Straż Miejską w Stargardzie Szczecińskim. Zarządzenie Nr 3/2001 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Księga zarządzeń. 18. Komunikacja zewnętrzna. Straż Miejska posiada stronę internetową Dokumenty: Zarządzenie Nr 6/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 12 lipca 2010 roku w sprawie zasad przyjmowania i rejestrowania zgłoszeń otrzymywanych przez dyżurnych w Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. E. Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie. 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej. Jest zapewnione poprzez bieżącą kontrolę pracy oraz przeprowadzane kontrole wewnętrzne na rok Samoocena. Załączniki: oświadczenie o kontroli zarządczej, procedura badania kontroli zarządczej, kwestionariusz samooceny. 21. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Dokumenty: Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2012 rok. Arkusz samooceny systemu kontroli zarządczej. 22. Bezpieczeństwo i higiena. Dokumenty: Zarządzenie Nr 3/2012 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 04 czerwca 2012 roku w sprawie wydawania profilaktycznych napojów oraz środków higieny osobistej pracownikom Straży Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim. Zarządzenie Nr 6/2005 Komendanta Straży Miejskiej z dnia 04 listopada 2005 roku w sprawie zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok. 27