PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Miasta Krakowa

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW SO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Miasta Krakowa Jednostka kontrolowana: Urzd Miasta Krakowa Adres: Pl. Wszystkich witych 3/4, Kraków Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest od 19 listopada 2002 r. Pan Jacek Majchrowski, Prezydent Miasta Krakowa, wybrany na to stanowisko ponownie w dniu 26 listopada 2006 r. w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadzili upowanieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie 1) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w siedzibie Urzdu Stanu Cywilnego przy ul. Lubelskiej 27 w Krakowie oraz na os. Zgody 2 w Krakowie: Elbieta Obtułowicz kierownik Oddziału do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upowanienia 58/09 z 1 grudnia 2009 r., Agnieszka Mocała starszy inspektor wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upowanienia 60/09 z 1 grudnia 2009 r., Monika Bystrowicz starszy inspektor wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upowanienia 59/09 z 1 grudnia 2009 r., 2) w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych: Eugenia Gwód p.o. kierownika Oddziału Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia 61/09 z 1 grudnia 2009 r., Grayna Korbus-Wako starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia 62/09 z 1 grudnia 2009 r., Marta lusarczyk starszy inspektor w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia 65/09 z 1 grudnia 2009 r. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 2 do 18 grudnia 2009 r. Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2009 r. Przedmiotem kontroli było: 1) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk: prawidłowo kompletowania dokumentacji do zawarcia małestwa w przypadku

2 zwizków małeskich zawieranych przez cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, prawidłowo przekazywania danych dotyczcych zmian w aktach stanu cywilnego do organów ewidencji ludnoci, prawidłowo nanoszenia danych o zmianach w sporzdzonych aktach stanu cywilnego (przypiski, wzmianki), sposób organizacji archiwum prawidłowo przechowywania i zabezpieczenia ksig stanu cywilnego, akt zbiorowych oraz innych dokumentów dotyczcych rejestracji stanu cywilnego, prawidłowo przyjmowania wniosków i kompletowania dokumentów w sprawach dotyczcych zmiany imion i nazwisk. 2) w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych: prowadzenie postpowa administracyjnych w przedmiocie wymeldowania i zameldowania zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych oraz kodeksu postpowania administracyjnego, terminowo przekazywania danych osobowych do Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, aktualizacja danych osobowych na podstawie dokumentów znajdujcych si w dokumentacji dowodowej. Kontrola obejmowała ponadto sprawdzenie realizacji zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli Urzdu Miasta Krakowa, a take weryfikacj przekazanej przez Urzd Miasta Krakowa informacji o iloci prowadzonych w pierwszym półroczu 2009 r. spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie jest najwikszym urzdem stanu cywilnego na terenie województwa małopolskiego, posiadajcym najwiksze archiwum ksig stanu cywilnego oraz aktów zbiorowych do aktów stanu cywilnego. W jego skład wchodz: 1. Referat Organizacyjny (SC-01), 2. Oddział Rejestracji Biecej i Transkrypcji Zagranicznych Aktów Stanu Cywilnego (SC- 02), 1) Referat Rejestracji Biecej (SC-02-1), 2) Referat Transkrypcji Zagranicznych Aktów Stanu Cywilnego (SC-02-2), 3. Referat Archiwum USC dla Dzielnic od I do XIII (SC-03-1), 4. Referat USC dla Dzielnic od XIV do XVIII (SC-03-2) z siedzib w Krakowie, os. Zgody 2, 5. Stanowisko ds. Zmian Imion i Nazwisk (SC-03-3) W okresie objtym kontrol funkcj Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego Krakowie sprawował Pan Edmund Olczak powołany na stanowisko uchwał Rady Miasta Krakowa Nr XLII/393/04 z 31 marca 2004 r. Zastpcami Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie byli: 2

3 Pani Maria Rusowicz, powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr LXXVII/758/05 z 11 maja 2005 r., Pan Szczepan Ciuła, zatrudniony na stanowisku, na podstawie umowy o prac z 1 kwietnia 2009 r., Pani Beata Dubis, powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr LVIII/560/04 z 22 wrzenia 2004 r., Pani Teresa Kowalska-Słomka powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr LI/356/92 z 8 maja 1992 r., Pani Anna Kuchciska, powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr CX/1105/06 z 24 maja 2006 r., Pani Anna Motty-Kuma, powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr CX/1103/06 z 24 maja 2006 r. Pani Agnieszka Piasecka, powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr CX/1104/06 z 24 maja 2006 r., Pani Jolanta Słomka, powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr XIX/155/03 z 18 czerwca 2003 r., Pani Marta lusarek powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr XVIII/232/07 z 4 lipca 2007 r., Pan Andrzej witkowski, powołany uchwał Rady Miasta Krakowa Nr XVIII/232/07 z 4 lipca 2007 r., Pani Małgorzata Zawadzka powołana uchwał Rady Miasta Krakowa Nr XXI/140/91 z 27 marca 1991 r. [dowód: akta kontroli, karta nr 21-22] W trakcie kontroli wyjanie ustnych udzielali: Pan Edmund Olczak jako Dyrektor Wydziału, Pani Maria Rusowicz jako Zastpca Dyrektora Wydziału, Pan Szczepan Ciuła jako Kierownik Referatu Organizacyjnego (SC-01), Pani Małgorzata Zawadzka jako Kierownik Oddziału Rejestracji Biecej i Transkrypcji Zagranicznych Aktów Stanu Cywilnego (SC-02), Pani Anita Zych w okresie objtym kontrol zatrudniona na Stanowisku ds. Zmian Imion i Nazwisk (SC-03-3), a od 1 lipca 2009 r. zatrudniona na stanowisku Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie, Pani Teresa Kowalska-Słomka jako Kierownik Referatu Archiwum USC dla Dzielnic I-XIII (SC-03-1), Pani Jolanta Słomka jako Kierownik Referatu USC dla Dzielnic XIV do XVIII (SC- 03-2). Wyjanienia pisemne zostały udzielone przez Pani Mari Rusowicz, Zastpc Dyrektora Wydziału. Od czasu ostatniej kontroli przeprowadzonej przez Wojewod Małopolskiego w 2005 r. naley zauway popraw warunków pracy Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie. Przeprowadzono kapitalny remont pomieszcze Referatu Urzdu Stanu Cywilnego dla dzielnic od XIV do XVIII na os. Zgody 2, co znacznie poprawiło komfort pracowników Urzdu oraz klientów. Przeprowadzono take remonty w siedzibie Urzdu Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27. W Urzdzie Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27 zostały zorganizowane i uruchomione stanowiska informacyjno-podawcze czynne od poniedziałku do pitku w godzinach

4 Stanowiska m.in. udzielaj informacji dotyczcych spraw realizowanych przez Urzd Stanu Cywilnego, przyjmuj wnioski o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego, wydaj dokumenty przesłane z innych urzdów stanu cywilnego z terenu całego kraju. W 2006 r. Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie został w całoci skomputeryzowany. Rejestracja stanu cywilnego na wszystkich stanowiskach pracy odbywa si przy pomocy systemu komputerowego PB_USC, co wpływa na skrócenie czasu obsługi mieszkaców i usprawnia przygotowanie dokumentów. Dokumenty przygotowywane za pomoc aplikacji s staranne i czytelne. Wdroony program umoliwia tworzenie bazy aktów stanu cywilnego. W Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie przygotowane zostały take informacje dla stron opisujce procedury realizowane przez Urzd. Informacje te dostpne s na stojakach w korytarzach w postaci kolorowych ulotek. Klienci Urzdu maj moliwo zaznajomienia si z procedurami w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Urzdu Miasta Krakowa. Dostpne tam s równie wzory druków obowizujcych przy rejestracji stanu cywilnego np. urodzenia dziecka. Na kadym pitrze Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie umieszczone s tablice informacyjne zawierajce m.in. informacje o wysokoci opłaty skarbowej, wykazie osób uprawnionych do odbioru odpisów z aktów stanu cywilnego, wykazie niezbdnych dokumentów do załatwiania spraw. [dowód: akta kontroli karty nr 23-24, 57-58] W trakcie kontroli okazano take projekt nowej siedziby Urzdu Stanu Cywilnego majcej si mieci przy ul. Dobrego Pasterza w Krakowie. W roku 2010 zabezpieczono w budecie Prezydenta Miasta Krakowa rodki niezbdne na zlecenie wykonania projektu budowlanego, co umoliwi ubieganie si o uzyskanie zezwolenia na budow. Planowana inwestycja w pełni przystosowana bdzie do potrzeb Urzdu Stanu Cywilnego. Ustalenia powysze wskazuj, e wydane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenie dotyczce rozwaenia moliwoci poprawy warunków lokalowych Urzdu (pismo Wojewody Małopolskiego nr DG.II z 14 listopada 2005 r.), realizowane jest w sposób adekwatny do dostpnych rodków i moliwoci organizacyjnych. W okresie objtym kontrol (od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r.) w Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie sporzdzono ogółem: 1) 8257 aktów urodzenia w tym: w Urzdzie Stanu Cywilnego, ul. Lubelska 27, w referacie dla dzielnic XIV-XVIII, os. Zgody 2. 2) 1929 aktów małestwa w tym: w Urzdzie Stanu Cywilnego, ul. Lubelska 27, w referacie dla dzielnic XIV-XVIII, os. Zgody 2. 3) 5009 aktów zgonu w tym: w Urzdzie Stanu Cywilnego, ul. Lubelska w referacie dla dzielnic XIV-XVIII, os. Zgody 2. Kontroli poddane zostały ksigi stanu cywilnego zawierajce: akty urodze: Nr , , , akty małestw Nr 1-500, , akty zgonów 1-500, sporzdzone w Urzdzie Stanu Cywilnego ul Lubelska 27, akty urodze Nr 1-500, , , akty małestw Nr 1-428, akty zgonów Nr sporzdzone w referacie dla dzielnic XIV-XVIII. Akty stanu cywilnego sporzdzone zostały w przy zastosowaniu systemu komputerowego na lunych kartach, które nastpnie zostały oprawione w ksigi. Akty 4

5 sporzdzone zostały bardzo starannie i czytelnie, na drukach odpowiadajcych wzorom okrelonym w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.) zwanym w dalszej czci protokołu rozporzdzeniem MSWiA. Pomyłki powstałe w trakcie sporzdzania aktów stanu cywilnego usuwane były w sposób zgodny z 2 ust. 5 cyt. rozporzdzenia tj. przez wykrelenie lini cigł nieprawidłowych wpisów w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego i wpisanie właciwego brzmienia wyrazu wykrelonego w rubryce uwagi. Prawidłowe adnotacje w rubryce uwagi stwierdzono m.in. w sporzdzonych w 2009 roku: aktach urodze Nr: 1092, 3084, 3148, 3168, 3199, 3247, 3258, 3304, 3312, 3313, 3328, 3330, 3352, 3410, 3434, 3450, 3500, 3538, 3562, 3680, 3799, 3844, 4012, 4028, 4139, 4148, 4258, 4300, 4358, 4374, 4406, 4463; w aktach urodze Nr: Nr 2113/NH, 2156/NH, 2212/NH, 2254/NH, 2264/NH, 2278/NH, 2412/NH; aktach zgonów Nr: 40/NH, 68/NH, 84/NH, 96/NH, 161/NH, 194/NH, 195/NH, 200/NH, 243/NH, 248/NH, 249/NH, 250/NH, 259/NH, 282/NH, 299/NH, 300/NH, 302/NH, 320/NH, 336/NH, 402/NH, 416/NH, 443/NH, 451/NH, 454/NH, 457/NH, 1880/NH, 1964/NH. Stwierdzono, i we wszystkich skontrolowanych aktach stanu cywilnego zarówno Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie jak i jego Zastpcy sporzdzajc akty stanu cywilnego prawidłowo składali pod nimi odrczne podpisy, odciskajc stosown piecz z imieniem i nazwiskiem, zgodnie z przepisem 6 ust. 3 i 4 rozporzdzenia MSWiA. Podobnie postpowano w przypadku sporzdzenia wzmianek dodatkowych lub przyjcia owiadcze majcych wpływ na tre aktu. Prawidłowo sporzdzania wzmianek dodatkowych ustalono na podstawie aktów urodze Nr 546, 547, 548, 549, 1007, 1011, 1012, 1013, 1014, 1015, 1016, 1017, 1018, 1019, Na podstawie kontroli akt zbiorowych do aktów urodzenia Nr sporzdzonych w Urzdzie ul. Lubelska 27 stwierdzono, i owiadczenia o uznaniu dziecka a po zmianie przepisów ustawy z 25 lutego 1964 roku Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9 poz. 59 z pón. zm.) zwanej dalej k.r.o tj. po 13 czerwca 2009 r. owiadczenia o uznaniu ojcostwa sporzdzane były na drukach opatrzonych w nagłówku nazw Urzdu, stosownie do treci przepisu 27 instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), zwanej dalej instrukcj kancelaryjn. Stwierdzono tym samym, e zrealizowane zostały zalecenia sformułowane w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. tj. Sporzdzanie aktów stanu cywilnego na drukach odpowiadajcych wzorom okrelonym w rozporzdzeniu w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów ; Prawidłowe i staranne sporzdzanie aktów stanu cywilnego, a w przypadku powstania błdów we wpisie ich prostowanie jako oczywistej omyłki pisarskiej, a po sporzdzeniu aktu przez wydanie decyzji, Przestrzeganie obowizku podpisywania i umieszczania pieczci podpisowej przez Kierownika lub Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego na aktach stanu cywilnego, wzmiankach dodatkowych, owiadczeniach przyjmowanych w urzdzie zgodnie z treci przepisu 6 i 7 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich 5

6 kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów oraz Stosowanie druków owiadcze opatrzonych w nagłówku nazw Urzdu, zgodnie z przepisem 27 Instrukcji kancelaryjnej. Niezalenie od powyszego stwierdzono, i w czci skontrolowanych aktów urodze sporzdzonych po 13 czerwca 2009 roku (m.in. akty Nr 4037, 4043, 4061, 4073, 4077, 4089, 4117, 4151, 4157, 4172, 4185, 4189, 4215, 4223, 4235, 4237, 4244, 4245, 4246, 4289, 4299, 4303, 4309, 4319, 4325, 3581/NH, 3594/NH), pomimo przyjcia prawidłowego owiadczenia o uznaniu ojcostwa, w rubryce Uwagi zamieszczono adnotacje: dziecko zostało uznane przez ojca przed kierownikiem usc. Dokonana nowelizacj z 6 listopada 2008 r. zmiana treci art k.r.o wynika ze zmiany nazwy i istoty instytucji dobrowolnego, pozasdowego ustalenia ojcostwa, z uznania dziecka na uznanie ojcostwa. Majc na uwadze powysze prawidłowo naleało sporzdzi adnotacj o treci: owiadczenie o uznaniu ojcostwa zostało złoone przed kierownikiem usc... W przypadku aktów dotyczcych małestw zawartych zgodnie z art. 1 2 k.r.o. przestrzegano obowizku odnotowywania daty wpływu do Urzdu na przekazywanych przez duchownych zawiadczeniach stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa (m.in. akty Nr 920, 1103, 1136, 1523, 323/NH, /NH). Według pisemnych wyjanie Pani Marii Rusowicz Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie wpływajce zawiadczenia o zawarciu małestwa w formie wyznaniowej rejestrowano zgodnie z treci 6 instrukcji kancelaryjnej w rejestrze kancelaryjnym na dzienniku podawczym. Stwierdzono tym samym, e zalecenie zawarte w omawianym zakresie w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. zostało wykonane. [dowód: akta kontroli, karta nr 23-24] W wyniku losowej kontroli akt zbiorowych do aktów zgonu Nr sporzdzonych w Urzdzie Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27 oraz Nr 1-50, sporzdzonych w Referacie dla Dzielnic XIV-XVIII os. Zgody 2 stwierdzono, i w przypadkach, gdy zgon został zgłoszony przez osob inn ni uprawniona do tego na podstawie art. 65 ust. 1 ustawy z 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pon. zm.), zwanej dalej p.a.s.c. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego dał imiennych upowanie do zgłoszenia zgonu i otrzymania odpisu sporzdzonego aktu. Prawidłowe upowanienia stwierdzono w aktach zbiorowych do aktów zgonu Nr 1607, 1608, 1613, 1621, 1622,1627, 1628, , 1674, , 1687, , 1700 oraz akty Nr 9/NH, 11/NH, 21/NH, 23/NH, 24-27/NH, 29-30/NH, 37-39/NH, 41/NH, 45-47/NH, 50/NH, 200/NH, 201/NH. Zrealizowano zatem zalecenie sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli. Stan realizacji zalecenia: Przestrzeganie w ramach prowadzonych postpowa z zakresu rejestracji stanu cywilnego przepisów ustawy - Kodeks postpowania administracyjnego i ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego zweryfikowano na podstawie losowo wybranej dokumentacji dotyczcej sprostowania i uzupełniania treci aktów stanu cywilnego przechowywanej w teczkach aktowych: Nr SC /09 Sprostowania i uzupełnienia aktów małestw - sprawy Nr 94, , ; Nr SC /09 Sprostowania i uzupełnienia aktów małestw - sprawy Nr 1-20, Nr SC /2009; Sprostowania i uzupełnienia aktów urodze sprawy Nr 31-60; Nr SC /2009 Sprostowania i uzupełnienia aktów zgonu sprawy Nr 32, 33, 35, 42, 52, 57, 60; Nr SC-03-6

7 /2009 Sprostowania i uzupełnienia aktów zgonu sprawy Nr 1-8. Stwierdzono, co nastpuje: W wydanych decyzjach powoływano prawidłowe podstawy prawne oraz aktualne publikatory aktów prawnych stanowicych podstaw rozstrzygnicia. Skontrolowane decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do właciwego organu drugiej instancji. Stwierdzono zachowanie terminów okrelonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postpowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2000 roku Nr 98, poz.1071 z pón. zm.) zwanej dalej k.p.a.. O wszczciu postpowania zawiadamiano wszystkie osoby bdce stronami postpowania. Zgodnie z art. 40.k.p.a. decyzje dorczano wszystkim stronom postpowania lub ich pełnomocnikom. Nie ustrzeono si jednak nieprawidłowoci: W sprawie Nr SC /2009 dotyczcej sprostowania treci aktu małestwa stwierdzono wydanie decyzji z urzdu, mimo i zainteresowana strona wystpiła z wnioskiem o dokonanie czynnoci. Uzasadniajc fakt wydania decyzji z urzdu powołano si równoczenie na złoenie wniosku przez stron. W przypadku sprawy Nr SC /2009 dotyczcej sprostowania aktu małestwa, jedna z zainteresowanych stron wystpiła z wnioskiem o dokonanie czynnoci wskazujc jednoczenie pozostałe strony postpowania. Zarówno do wnioskodawcy jak i do pozostałych stron skierowane zostało zawiadomienie o wszczciu postpowania z urzdu. Decyzj w sprawie równie wydano z urzdu powołujc si w uzasadnieniu na złoenie wniosku przez stron. [dowód: akta kontroli, karty nr ] Opisany sposób postpowania pozostaje w sprzecznoci z przepisem art k.p.a., który stanowi, e postpowanie administracyjne wszczyna si na danie strony lub z urzdu. Tym samym wskazane s alternatywnie dwa odrbne tryby postpowania, których kompilacja nie jest dopuszczalna. Zgodnie z cytowanym przepisem, jeeli z inicjatyw wszczcia postpowania wystpiły strony, naley wyda decyzj na wniosek. Natomiast w sytuacji stwierdzenia błdu w akcie stanu cywilnego podczas dokonywania czynnoci urzdowych, decyzje w sprawie wydaje si z urzdu, zawiadamiajc strony o wszczciu postpowania i dorczajc im wydan decyzj. Nieprawidłowoci stwierdzono take w sprawie Nr SC /09 dotyczcej sprostowania treci aktu zgonu Nr 8/1939/IV-Wa/NH, przechowywanego w Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie (referat dla dzielnic XIV-XVIII). W złoonym przez stron wniosku jako numer aktu podlegajcego sprostowaniu wskazano pierwotnie numer 1/1939/IV-Wa/NH. Ten sam numer widniał take w notatce urzdowej sporzdzonej z treci aktu. Na egzemplarzu decyzji znajdujcym si w aktach zbiorowych wskazano prawidłowy numer aktu podlegajcego sprostowaniu (8/1939/IV-Wa/NH), natomiast na egzemplarzu decyzji przechowywanym w teczce aktowej odrcznie poprawiono numer aktu z 1/1939/IV-Wa/NH na 8/1939/IV-Wa/NH. W zaistniałej sytuacji uzasadnione s wtpliwoci jakiej treci decyzja została dorczona wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie i czy ewentualnie zachodziła konieczno sprostowania popełnionego błdu. Zway przy tym naley, e przy wydawaniu decyzji administracyjnych niezbdne jest zachowanie naleytej starannoci. Błdy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych decyzjach podlegaj sprostowaniu, zgodnie z treci art k.p.a, przez organ, który wydał decyzj wyłcznie w drodze stosownego postanowienia. [dowód: akta kontroli, karty nr ] 7

8 Nie stwierdzono innych narusze k.p.a. i narusze p.a.s.c. Z zastrzeeniami opisanymi powyej, zalecenie pokontrolne sformułowane w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. zostało zatem zrealizowane. W porozumieniu z Archiwum Pastwowym Oddział w Krakowie opracowano wycig z wykazu akt dla Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie, który jest na bieco aktualizowany i dostosowywany do rodzaju prowadzonych spraw. 28 stycznia 2008 r. Dyrektor Wydziału Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie wydał Zarzdzenie Nr 1/2008 regulujce wykaz akt i symboli okrelajcych grupy rzeczowego wykazu akt. Poleceniem Słubowym Nr 3/2009 Dyrektora Wydziału Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego z dnia 30 czerwca 2009 r. została wprowadzona odpowiedzialno za prowadzenie rejestrów spraw w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie. Dodatkowo obieg korespondencji w Urzdzie reguluje Zarzdzenie Nr 6/2008 Dyrektora Wydziału Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie zasad przyjmowania, odbioru i obiegu korespondencji w Urzdzie Stanu Cywilnego. Cz spisów spraw prowadzona jest w formie elektronicznej, co przyczynia si do prawidłowej rejestracji wpływajcych wniosków. Opracowano nowe wzory wniosków dla stron załatwiajcych sprawy w Urzdzie. Wprowadzono zasad umieszczania daty wpływu na podaniach wnoszonych przez strony. Pracownicy Urzdu uczestnicz w szkoleniach z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych. Kierujcy komórkami organizacyjnymi pełni biecy nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej w podległych komórkach organizacyjnych Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie. Odstpiono od archiwizacji poda składanych przez strony w aktach zbiorowych do aktów stanu cywilnego. Przykładowo podania o wpisanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig kompletowane s w odpowiednich teczkach aktowych. [dowód: akta kontroli, karta nr 23-24] Jednoczenie ustalono, e podania zawierajce informacje i owiadczenia majce wpływ na tre lub wano aktów stanu cywilnego s prawidłowo załczane do akt zbiorowych. Taki sposób kompletowania dokumentów był zgodny z przepisami art. 17 ust. 2 p.a.s.c. oraz 15 rozporzdzenia MSWiA. Stosownie do treci powyszych przepisów dokumenty i owiadczenia złoone w czasie i po sporzdzeniu aktów urodzenia, małestwa oraz zgonu a take dokumenty przekazane urzdom stanu cywilnego przez sdy i inne organy pastwowe stanowi akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Dokumenty majce wpływ na tre lub wano aktu stanu cywilnego po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów w ksigach stanu cywilnego włczane były do akt zbiorowych dotyczcych danego aktu stanu cywilnego. Korespondencja wysyłana listami poleconymi i poleconymi za zwrotnym potwierdzeniem odbioru rejestrowana była w ksikach nadawczych. Ponadto stosowna informacja była nanoszona na kopii pisma oraz w systemie PB_USC, natomiast w przypadku korespondencji wysyłanej listami zwykłymi - informacj nanoszono na kopii pisma i w systemie PB_USC. W przypadku przesyłek słubowych (np. kierowanych do innych wydziałów Urzdu Miasta Krakowa i jednostek gminy miejskiej Kraków) informacja nanoszona była na kopii pisma i w systemie PB_USC. Przesyłki dostarczane do krakowskich 8

9 sdów były potwierdzane przez dzienniki podawcze sdów na kopii pism lub na zwrotkach. Ponadto stosown informacj zawarto w systemie PB_USC. Stwierdzono tym samym, e zrealizowane zostały zalecenia Wojewody Małopolskiego zawarte w wystpieniu pokontrolnym Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. Zreorganizowanie systemu obiegu w Urzdzie Stanu Cywilnego korespondencji wpływajcej i dokumentów wewntrznych oraz sposobu gromadzenia akt prowadzonych spraw celem zapewnienia przestrzegania w tym zakresie przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych. oraz Gromadzenie akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego zgodnie z przepisem art. 17 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego i przepisem 15 rozporzdzenia w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów Prawidłowo kompletowania dokumentacji do zawarcia małestwa w przypadku zwizków małeskich zawieranych przez cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. W okresie objtym kontrol sporzdzono ogółem 40 aktów małestw zawartych przez cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym: -w Urzdzie Stanu Cywilnego ul. Lubelska aktów (nr: 26, 50, 51, 52, 136, 145, 147, 213, 256, 281, 299, 349, 360, 369, 501, 525, 613, 690, 692, 693, 695, 698, 715, 717, 721, 806, 820, 845, 902, 909, 910, 1057,1103, 1167, 1208, 1237) - w referacie USC dla dzielnic XIV-XVIII os. Zgody 2 4 akty (Nr: 89/NH, 150/NH, 179/NH, 323/NH) Poddano kontroli wszystkie wskazane akty małestw wraz z aktami zbiorowymi. Stwierdzono, e dokumenty kompletowane były prawidłowo, zgodnie z art. 54 oraz 56 p.a.s.c. W aktach zbiorowych kadorazowo znajdowały si: odpisy skrócone aktów urodze osób zamierzajcych zawrze małestwo lub - w przypadku jeli akt urodzenia osoby zamierzajcej zawrze małestwo został sporzdzony w Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie - notatki dotyczce treci aktu; zapewnienia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa z adnotacjami dotyczcymi dokumentów tosamoci osób zawierajcych małestwo oraz dokumenty potwierdzajce zdolno do zawarcia małestwa przez cudzoziemców, zgodnie z przepisami prawa pastwa którego obywatelem był cudzoziemiec. Do akt zbiorowych aktów Nr 147, 360, 369, 820, 852, 910, 1167 i 89/NH załczono postanowienia właciwych sdów rejonowych o zwolnieniu cudzoziemców od przedłoenia powyszych dokumentów. Sporzdzano kopie stron dokumentów tosamoci (paszportów) cudzoziemców z informacjami o dacie wydania i wanoci dokumentów. Powysze stwierdzono m.in. w aktach zbiorowych do aktów Nr 26, 145, 147, 256, 299, 349, 360, 369, 501, 690, 693, 715, 717, 820, 845, 852, 902, 910, 1103, 1167, 1208, 1237, 1523 oraz 89/NH, 150/NH, 179/NH, 323/NH. Poza przypadkiem korespondencji z Ambasad Rzeczypospolitej Polskiej w Tiranie znajdujcej si w aktach do aktu małestwa Nr 150/2009/NH, w skontrolowanych aktach zbiorowych nie stwierdzono dowodów na prowadzenie postpowania wyjaniajcego celem ustalenia czy dokumenty przedkładane przez cudzoziemców do zawarcia małestwa, w szczególnoci dokumenty potwierdzajce zdolno do zawarcia małestwa s autentyczne, 9

10 czy zostały wydane przez uprawniony organ, w sposób zgodny z przepisami właciwego prawa (Np. akta zbiorowe do aktów małestwa Nr 51, 256, 281, 349, 360, 690, 698). [ dowód: akta kontroli, karty nr ] Jednoczenie z ustnych wyjanie Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie - Pani Małgorzaty Zawadzkiej wynika, i weryfikacja dokumentów budzcych szczególne wtpliwoci w konkretnych przypadkach dokonywana była ju na etapie ich wstpnej oceny, w drodze korespondencji z właciwymi placówkami konsularnymi. Wyjanienia poparte zostały stosownymi przykładami. [dowód: akta kontroli, karty nr ] Odnoszc si do powyszego stwierdzi naley, e sporadyczne podejmowanie czynnoci wyjaniajcych w omawianym zakresie nie jest wystarczajce. Z uwagi na funkcjonowanie w obrocie prawnym coraz wikszej iloci dokumentów nieautentycznych niezbdnym jest zachowanie szczególnej starannoci przy ocenie wiarygodnoci dokumentów przedkładanych przez nupturientów. O ile prowadzenie wnikliwego postpowania wyjaniajcego nie jest konieczne w odniesieniu do dokumentów pojawiajcych si w obrocie prawnym stosunkowo czsto, o tyle staje to konieczne w przypadku dokumentów przedkładanych przez obywateli pastw tzw. wysokiego ryzyka migracyjnego. W takiej sytuacji kierownik urzdu stanu cywilnego, zgodnie z treci art. 22 p.a.s.c. powinien przeprowadzi wnikliwe postpowanie wyjaniajce, aby ustali, nie tylko czy przedłoone dokumenty i owiadczenia s prawdziwe ale równie czy w przepisach prawa danego pastwa, dotyczcych wydawania dokumentów do zawarcia małestwa nie nastpiły istotne zmiany. Za wyjtkiem akt zbiorowych do aktów Nr 693, 715 oraz 820 w których znajdowały si kopie okazanych przez cudzoziemców kart pobytu nie stwierdzono dokumentów wskazujcych na dokonywanie ustale co do legalnoci pobytu nupturientów w Polsce. Przepisy k.r.o i p.a.s.c. nie zawieraj co prawda zapisów obowizku okazania przez cudzoziemca dokumentu tosamoci z wan wiz pobytow lub wanej karty pobytu, niemniej jednak w przypadku powzicia wtpliwoci co do legalnoci pobytu nupturienta na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na kierowniku urzdu stanu cywilnego spoczywa obowizek poinformowania o tym fakcie odpowiednich organów pastwowych. Obowizek taki opisany został w art. 2 ustawy z dnia 12 padziernika 1990 r. o Stray Granicznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz z pón. zm.). Powyszy przepis stanowi, e organy administracji rzdowej, jednostki samorzdu terytorialnego oraz pastwowe i inne jednostki organizacyjne s obowizane współdziała z organami Stray Granicznej oraz zapewni im niezbdne warunki do wykonywania zada okrelonych w ustawie. Art. 1 ust. 2 cyt. ustawy stanowi bowiem, i Stra Graniczna obowizana jest do przeciwdziałania sytuacji kiedy cudzoziemiec znajduje si na terenie Rzeczypospolitej Polskiej nielegalnie. Celem wykrycia takich przypadków kierownik urzdu stanu cywilnego powinien zatem kadorazowo weryfikowa legalno pobytu cudzoziemca tym bardziej, e zawarcie przez cudzoziemca zwizku małeskiego z obywatelem polskim, powoduje bowiem uproszczon legalizacj pobytu, nawet jeeli osoba ta jest osob niepodan z uwagi na bezpieczestwo pastwa. Niezalenie od powyszego kontrola wykazała, i do akt zbiorowych aktu małestwa Nr 281 załczone zostały m.in.: wiadectwo urodzenia i akt rozwodu mczyzny w jzyku ormiaskim wraz z ich tłumaczeniami sporzdzonymi przez Konsula Republiki Armenii w Warszawie, jak równie proba nupturienta w jzyku polskim o zaakceptowanie przedstawionych tłumacze z uwagi na brak tłumacza jzyka ormiaskiego w Polsce. 10

11 Na podstawie złoonych dokumentów przyjto owiadczenia o wstpieniu w zwizek małeski. Sposób załatwienia sprawy budzi zastrzeenia, z uwagi na tre 9 rozporzdzenia MSWiA. Przepis ten stanowi, po pierwsze, i wszelkie zagraniczne dokumenty powinny by składane kierownikowi urzdu stanu cywilnego wraz z urzdowym tłumaczeniem na jzyk polski, dokonanym przez tłumacza przysigłego lub polskiego konsula. Po drugie obowizek dostarczenia tłumaczenia zagranicznych dokumentów spoczywa na wnioskodawcy. Nie jest zatem dopuszczalne dokonywanie przez kierownika urzdu stanu cywilnego czynnoci z zakresu rejestracji stanu cywilnego na podstawie dokumentów tłumaczonych na jzyk polski przez podmioty inne anieli wskazane w powołanym wyej przepisie. Podkreli naley, e stanowisko takie przedstawione zostało w pimie Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie z 14 maja 2008 r. Nr SO.II , które to pismo skierowano do wszystkich urzdów stanu cywilnego województwa małopolskiego. Prawidłowo przekazywania danych dotyczcych zmian w aktach stanu cywilnego do organów ewidencji ludnoci, oraz prawidłowo nanoszenia danych o zmianach w sporzdzonych aktach stanu cywilnego W Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie prowadzone s teczki aktowe korespondencji dotyczcej zmian w aktach stanu cywilnego oraz powiadamiania organów ewidencji ludnoci o tych zmianach dla wszystkich rodzajów aktów stanu cywilnego. W teczkach tych gromadzone s dokumenty majce wpływ na tre aktów stanu cywilnego i bdce podstaw naniesienia zmian w aktach stanu cywilnego. Nie prowadzi si dodatkowego rejestru potwierdzajcego przekazywanie zawiadomie o zmianach w aktach stanu cywilnego do organów ewidencji ludnoci. Na podstawie wydruków z systemu informatycznego stosowanego do rejestracji stanu cywilnego ustalono, i zawiadomienia o zmianach w aktach stanu cywilnego przekazywane s do właciwych organów na bieco. Powysze potwierdzaj raporty historii edycji dla aktów zgonu Nr 15, 17, 18, 21, 23, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 35, 37, 39, 40, 41, 43, 48, 49, 54, 60, 61, 69, 74, 75, 78, 79, 87, 89, 90, 93, 95, 97, 101, 109, 113, 117, 120, 128, 134, 148, 153, 156, 159, 165, 3507, 3510, 3515, 3516, 3517, oraz dla aktu małestwa 668. [dowód: akta kontroli, karty nr ] Ustalono ponadto, e zawiadomienia o zmianach w aktach stanu cywilnego były codziennie przekazywane do Wydziału Spraw Administracyjnych Urzdu Miasta Krakowa za porednictwem Kancelarii Magistratu. Korespondencja segregowana była według miejsca przeznaczenia na stanowisku informacyjno podawczym w Urzdzie Stanu Cywilnego. Zawiadomienia przesyłane do organów ewidencji ludnoci i dowodów osobistych poza teren miasta Krakowa były wysyłane codziennie przesyłkami zwykłymi i poleconymi. Sprawdzono prawidłowo nanoszenia przypisków o zawarciu małestwa w aktach urodze Nr: 2709/1981/r, 577/2007, 1362/1984/r., 1951/1979/Kr., 4962/1976/K, 2019/1979/r., 461/1960/Zw., 1559/1977/K., 3136/1977/K., 1121/2009, 710/1982/r., 3607/1978/r., 4996/1978/K, 232/57, 3389/1987/K, 1938/1982/K, 3653/1981/K., 5190/1968/K, 2527/1983/K., 4345/80/r. Pod ktem prawidłowoci zamieszczania wzmianek dodatkowych z o zmianach imion i nazwisk dokonano take weryfikacji aktów urodzenia Nr: 113/1976/K, 3585/1983/K, 1117/1992, 5904/2008, 2772/1991/K, 5835/1962/r, 297/1993/K, 3579/1997, 4017/1982/K, 6257/1986/r., 2758/1990/r. oraz małestwa Nr 1264/2008, 358/1981/r., 269/2009, 11

12 1783/2007, 2168/2005, 1626/77/r., 659/1973/P. W wyniku kontroli stwierdzono, e informacje o zmianach w treci aktów stanu cywilnego odnotowywane były w sposób prawidłowy i bez zbdnej zwłoki. Sposób organizacji archiwum prawidłowo przechowywania i zabezpieczenia ksig stanu cywilnego, akt zbiorowych oraz innych dokumentów dotyczcych rejestracji stanu cywilnego. Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie dokonał spisu i przepakowania zasobu archiwum. Wykonano spisy zdawczo odbiorcze dla 3650 ksig stanu cywilnego oraz przepakowano łcznie około 587 mb dokumentów zbiorowych kategorii A (dokumenty wypito z plastikowych koszulek, usunito czci metalowe). Aktualnie dokumenty zbiorowe, oddzielnie dla kadego aktu stanu cywilnego wkładane s do kopert i przechowywane w pudłach archiwizacyjnych. W Urzdzie Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27 wygospodarowano 2 odrbne pomieszczenia magazynowe na potrzeby narastajcego zasobu archiwum. Wyposaone s w termohigrometry oraz nowe regały. W celu zabezpieczenia ksig stanu cywilnego wykonywane s prace majce na celu ich konserwacj i reopraw. Od ostatniej kontroli reoprawiono 93 ksigi. Oprawy aktów stanu cywilnego dokonuje si na bieco. W latach specjalistycznej oprawie poddano archiwalne ksigi: - ksig urodze Parafii Matki Boej Dobrej Rady (lata ), - ksig urodze Parafii w. Szczepana (lata ), - ksig małestw Parafii w. Józefa (lata ), - ksig małestw i zgonów Parafii Matki Boej Dobrej Rady (lata ), - ksig urodze, małestw i zgonów Parafii Wróblowice, Swoszowice, Golkowice (lata ), - ksig urodze Parafii w. Floriana (lata ), - ksig urodze Parafii w. Szczepana (lata ) Ksigi przechowywane s osobnych pokojach według nastpujcego podziału: 1) Ksigi urodze do 2008 r. 2) Ksigi małestw do 2008 r. 3) Ksigi zgonów: - do 1955 r., - lata , - lata [dowód: akta kontroli, karty nr 57-58, ] Mimo podjtych działa opisanych powyej stwierdzi naley, e ksigi stanu cywilnego nadal przechowywane s w szafach, w pomieszczeniach biurowych, co jest niezgodne z przepisami 22 rozporzdzenia MSWiA okrelajcym wymogi jakie ma spełnia archiwum usc. W Referacie dla Dzielnic od XIV do XVIII, os. Zgody 2, ksigi stanu cywilnego oraz akta zbiorowe do aktów stanu cywilnego wytworzone w roku biecym przechowywane s w pomieszczeniach referatu znajdujcym si w bezporednim ssiedztwie stanowisk obsługi. Pozostałe akta zbiorowe przechowywane s w pomieszczeniu pełnicym funkcj archiwum zakładowego, do którego poza Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego, jego zastpcami 12

13 i pracownikami, ma dostp take pracownik archiwum zakładowego. Zastpca Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego prowadzi ewidencj wej do pomieszczenia archiwum zakładowego. Ustalono zatem, e zawarte w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. zalecenie przeprowadzenie specjalistycznej konserwacji archiwalnych ksig stanu cywilnego, jest realizowane sukcesywnie natomiast zalecenie dotyczce wydzielenia archiwum spełniajcego przepisane prawem wymogi zostało zrealizowane czciowo. Prawidłowo przyjmowania wniosków i kompletowania dokumentów w sprawach dotyczcych zmiany imion i nazwisk. W okresie objtym kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie zarejestrowano łcznie 272 sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk, w tym: sprawy do 12 czerwca 2009 roku tj. w okresie obowizywania ustawy z 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.), - 20 spraw w okresie obowizywania ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), Ponadto do 12 czerwca 2009 r. zarejestrowano 11 spraw z zakresu ustalenia pisowni imienia i nazwiska. Poddano kontroli akta losowo wybranych spraw dotyczcych zmiany imion i nazwisk Nr: SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09, SC /09. Skontrolowano take akta losowo wybranych spraw Nr SC /09 oraz Nr SC /09 dotyczcych ustalenia pisowni imion i nazwisk. We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski przyjte zostały z zachowaniem właciwoci miejscowej. Z zastrzeeniem wskazanym w dalszej czci protokołu postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji prowadzone było prawidłowo. Właciwie kompletowano dokumenty niezbdne do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego, w przypadku spraw zarejestrowanych w okresie od 13 do 30 czerwca 2009 r. w sposób zgodny z art. 11 nowej ustawy z ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220 poz. 1414). enumeratywnie wymieniajcym dokumenty, które powinny by złoone wraz z wnioskiem. Stwierdzono, e we wszystkich sprawach poddanych kontroli decyzje posiadały prawidłow i pełn podstaw prawn, zostały wydane w terminach okrelonych w art. 35 k.p.a. i przesłane do właciwych urzdów stanu cywilnego celem naniesienia stosownych wzmianek w aktach stanu cywilnego. O dokonanych zmianach w prawidłowy sposób zawiadomiono właciwe organy. tj. w przypadku decyzji wydanych w okresie od 1 stycznia do 12 czerwca 2009 r. organy ewidencji ludnoci, właciwy urzd skarbowy, Policj, Wojskow Komend Uzupełnie oraz Krajowy Rejestr Karny, a w przypadku decyzji wydanych w okresie od 13 do 30 czerwca 2009 r. organy gminy prowadzce ewidencj ludnoci, właciwe ze wzgldu na miejsce pobytu stałego wnioskodawcy i jego małoletnich dzieci lub właciwe ze wzgldu na ich ostatnie miejsce 13

14 pobytu stałego bd czasowego trwajcego ponad 3 miesice jak równie organ, który wydał wnioskodawcy dowód osobisty. W sprawie Nr SC /09 wydano decyzj o zmianie imion małoletniego dziecka pochodzcego ze zwizku obywatelki polskiej i cudzoziemca. Do wniosku (wpływ do Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie 24 czerwca 2009 r.) załczono m.in. kserokopi wydanego 24 marca 2006 r. z dat wanoci do 24 marca 2016 r. dowodu osobistego matki dziecka oraz kopi karty pobytu ojca dziecka. Sporzdzono notatk dotyczc Nr PESEL dziecka. W aktach postpowania stwierdzono brak dokumentu okrelajcego obywatelstwo dziecka. Powysze stwierdzono równie w sprawie Nr SC /09 dotyczcej zmiany nazwiska małoletniego dziecka obywatelki polskiej i cudzoziemca (wpływ wniosku: 17 czerwca 2009 r.) zakoczonej wydaniem decyzji z 15 lipca 2009 r. [dowód: akta kontroli, karty nr ] Zgodnie z art. 2 ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220, poz ) obowizujcej od 13 czerwca 2009 r. ustaw stosuje si do: 1) obywateli polskich; 2) cudzoziemców nieposiadajcych obywatelstwa adnego pastwa, jeeli posiadaj w Rzeczypospolitej Polskiej miejsce pobytu stałego; 3) cudzoziemców, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodcy. Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1962 r obywatelstwie polskim (Dz. U. z 2000 r. Nr 28, poz. 253 z pón. zm.) dziecko rodziców z których jedno jest obywatelem polskim, drugie za obywatelem innego pastwa nabywa przez urodzenie obywatelstwo polskie jednake rodzice w owiadczeniu złoonym zgodnie przed właciwym organem w cigu 3 miesicy od dnia urodzenia si dziecka mog wybra dla niego obywatelstwo pastwa obcego, którego obywatelem jest jedno z rodziców jeli według prawa tego pastwa dziecko nabywa jego obywatelstwo. Przyjcie tego owiadczenia przez właciwy organ skutkuje utrat przez dziecko obywatelstwa polskiego. Art. 17 ust. 4 cyt. ustawy stanowi, e posiadanie lub utrat obywatelstwa polskiego stwierdza właciwy wojewoda. Stosownie do treci art. 31a ust 3 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL) nadaje si : 1) obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice, a take osobom ubiegajcym si o wydanie dowodu osobistego; 2) cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice na podstawie art. 26 ustawy; 3) obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegaj na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Niepodjcie lub nieudokumentowanie czynnoci podjtych celem wyjanienia statusu obywatelstwa dzieci (zobowizanie wnioskodawców do przedłoenia stosownych dokumentów stwierdzajcych obywatelstwo dzieci, w tym dokumentów stwierdzajcych posiadanie lub utrat przez dzieci obywatelstwa polskiego) uniemoliwia ustalenie czy decyzje zostały wydane w stosunku do osób uprawnionych w wietle art. 2 cyt. ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. 14

15 II. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Zadania z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych prowadzone były przez Wydział Spraw Administracyjnych Urzdu w nastpujcych komórkach organizacyjnych: - Referat Ewidencji Ludnoci i Dowodów Osobistych dla Dzielnic I-VII z siedzib w Krakowie przy Al. Powstania Warszawskiego 10, - Referat Postpowa Meldunkowych z siedzib jak wyej, - Referat Ewidencji Ludnoci i Dowodów Osobistych dla Dzielnic VIII-XIII z siedzib w Krakowie przy ul. Wielickiej 28a, - Referat Ewidencji Ludnoci i Dowodów Osobistych dla Dzielnic XIV-XVIII z siedzib w Krakowie na os Zgody 2. Nadzór nad powyszymi jednostkami organizacyjnymi sprawowała Pani Anna Bro-Milc, Zastpca Dyrektora Wydziału. Dyrektorem Wydziału w kontrolowanym okresie był Pan Tadeusz Czarny. Poddane kontroli zadania w okresie od 1 do 30 czerwca 2009 r. wykonywało 76 pracowników, w tym: - w Referacie Ewidencji Ludnoci i Dowodów Osobistych dla Dzielnic I-VII - 26 osób, - w Referacie Postpowa Meldunkowych - 12 osób, - w Referacie Ewidencji Ludnoci i Dowodów Osobistych dla Dzielnic VIII-XIII - 19 osób, - w Referacie Ewidencji Ludnoci i Dowodów Osobistych dla Dzielnic XIV-XVIII - 19 osób. W sprawach ewidencji ludnoci i dowodów osobistych wyjanie kontrolujcym udzielała Pani Anna Bro-Milc - Zastpca Dyrektora Wydziału Spraw Administracyjnych Urzdu Miasta Krakowa. Dodatkowych wyjanie w zakresie dowodów osobistych udzielały: Pani Barbara Gdek inspektor i Pani Anna Natkaniec inspektor. Badaniami kontrolnymi objto przede wszystkim prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. W trakcie kontroli sprawdzono te prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci została załoona w Urzdzie teczka o symbolu i hale Decyzje w sprawach zameldowania i wymeldowania. 15

16 W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r. wpłynło do Urzdu 917 wniosków o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego lub czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz 86 wniosków o zameldowanie w miejscu pobytu stałego lub czasowego trwajcego ponad 3 miesice. Na dzie 30 czerwca 2009 r spraw zostało zakoczonych w drodze decyzji administracyjnej. Wydano: decyzji o zameldowaniu, - 7 decyzji o odmowie zameldowania, - 57 decyzji o anulowaniu czynnoci materialno-technicznej polegajcej na zarejestrowaniu zameldowania, - 1 decyzj o odmowie anulowania czynnoci zameldowania, decyzji o wymeldowaniu, - 89 decyzji o odmowie wymeldowania, decyzje o umorzeniu postpowania. W okresie prowadzonej kontroli w toku załatwienia pozostawało 419 spraw meldunkowych. Kontroli poddano wybrane postpowania administracyjne, dokonujc nastpujcych ustale: W sprawach o symbolu: SA /09, SA , SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09 zasadnie umorzono postpowanie w drodze decyzji administracyjnej wydanej przez Prezydenta Miasta Krakowa, z uwagi na fakt, i strony same dokonały obowizku meldunkowego, tj. wymeldowały si z miejsca pobytu stałego, niemniej jednak powysze decyzje zostały wydane z naruszeniem przepisów art k.p.a., bowiem w uzasadnieniu faktycznym tych decyzji nie została przytoczona tre przepisu art k.p.a., który stanowił podstaw prawn wydanego rozstrzygnicia. Dodatkowe uchybienia stwierdzono ponadto w sprawie o symbolu: SA /09 i SA W pierwszej sprawie, pod tym samym symbolem zostały wydane dwie decyzje dotyczce rónych osób i zawierajce dwie róne daty ich wydania. Stwierdzono naruszenie przepisu 17 ust. 1 pkt 4 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwizków midzygminnych stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych ( Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz z pón. zm.), w myl którego, przed przystpieniem do załatwienia, naleało jedn z tych spraw zarejestrowa jako nowa spraw. Z kolei w drugiej sprawie, postpowanie wyjaniajce prowadzone było z naruszeniem przepisu art. 79 k.p.a., zgodnie z którym strona powinna by zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze wiadków, biegłych lub ogldzin przynajmniej na siedem dni przed terminem. Strona ma prawo bra udział w przeprowadzeniu dowodu, moe zadawa pytania wiadkom, biegłym i stronom oraz składa wyjanienia (o czym stanowi 2 cyt. art. 79 k.p.a.). Urzd nie wykonywał powyszej dyspozycji, w wyniku czego strony postpowania nie zostały zawiadomione o terminie przeprowadzania dowodu ze wiadków. W powyszej sprawie zostały te naruszone przepisy art. 28 k.p.a. oraz art k.p.a. Nieustalenie przez Urzd w sposób prawidłowy krgu osób bdcych stronami niniejszego postpowania (art. 28 k.p.a.) doprowadziło w konsekwencji do 16

17 naruszenia okrelonej w przepisie art k.p.a. zasady czynnego udziału stron w postpowaniu. W przedmiotowej sprawie, do udziału w postpowaniu na prawach strony, nie został dopuszczony drugi współwłaciciel lokalu, mimo i dołczony do akt sprawy tytuł prawny do lokalu cile okrelał jego uprawnienia. Sprawy o symbolu: SA , SA /09, SA , SA , SA , SA /09, SA , SA , SA /09, SA /09, SA /09 zostały prawidłowo rozstrzygnite w drodze decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, z uwagi na spełnienie przesłanki opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu stałego przez osob objt wnioskiem. Kontrola powyszych postpowa meldunkowych oraz wydanych w tych sprawach decyzji administracyjnych wykazała zgodne z przepisami, terminowe prowadzenie i załatwienie spraw, niemniej jednak oprócz ustale pozytywnych, kontrola wykazała te pewne nieprawidłowoci. Stwierdzono, i postpowanie administracyjne w powyszych sprawach prowadzone było z naruszeniem przepisów kodeksu postpowania administracyjnego, w szczególnoci: Art. 79 k.p.a., który został ju powyej w treci niniejszego protokołu omówiony. Art. 86 k.p.a. - dotyczy postpowa, w których Urzd w trybie art k.p.a. wystpił do sdu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. Po ustanowieniu przez sd w trybie art k.p.a. przedstawiciela dla osoby nieobecnej, Urzd zgodnie z art k.p.a. zawiadamiał przedstawiciela o wszczciu postpowania, natomiast nie wykonywał prawidłowo dyspozycji przepisu art. 86 k.p.a., w myl którego jeeli po wyczerpaniu rodków dowodowych lub z powodu ich braku pozostały nie wyjanione fakty istotne do rozstrzygnicia sprawy, organ administracji publicznej dla ich wyjanienia moe przesłucha stron. Do przesłuchania stron stosuje si przepisy dotyczce wiadków, z wyłczeniem przepisów o rodkach przymusu. Wysłanie do przedstawiciela zawiadomienia o wszczciu postpowania wraz z informacj o moliwoci wypowiedzenia si co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych da (przepis art k.p.a.) nie było właciwe. Przed wykonaniem dyspozycji art k.p.a. naleało wczeniej, w trybie art k.p.a. wezwa przedstawiciela dla osoby nieobecnej do złoenia wyjanie osobicie lub na pimie, gdy w tego rodzaju postpowaniach czynno ta jest niezbdna do prawidłowego rozstrzygnicia sprawy. Obowizkiem kuratora ustanowionego przez sd jest przede wszystkim ustalenie miejsca pobytu osoby nieobecnej i zawiadomienie jej o stanie jej sprawy. W sprawie o symbolu SA stwierdzono ponadto wydanie decyzji administracyjnej z naruszeniem przepisów art k.p.a. Zgodnie z art k.p.a. uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególnoci zawiera wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których si oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodnoci i mocy dowodowej, za uzasadnienie prawne - wyjanienie podstawy prawnej, z przytoczeniem przepisów prawa. Powysza decyzja zawierała uzasadnienie prawne, natomiast nie zostały w decyzji w sposób prawidłowy wskazane fakty, które uznano za udowodnione, oraz dowody, które stanowiły podstaw rozstrzygnicia. Kontrolujc spraw o symbolu SA zwrócono uwag, i do akt niniejszej sprawy włczona została korespondencja zwrócona przez Poczt Polsk z adnotacj adresat wyprowadził si, która nie zawierała informacji o podwójnym awizowaniu przesyłki zawierajcej przedmiotow decyzj administracyjn. Takie dorczenie było niezgodne z przepisem art. 44 k.p.a. W trakcie kontroli udzielono instruktau w powyszym zakresie, przypominajc, i dopiero zgodne z przepisami prawa dorczenie rozstrzygnicia wydanego przez organ administracji publicznej oznacza, e weszło ono do obrotu prawnego. Od daty skutecznego dorczenia biegn terminy do wniesienia przez stron rodka odwoławczego. 17