Protokół kontroli problemowej w Urzdzie Gminy Białopole

Transkrypt

1 Protokół kontroli problemowej w Urzdzie Gminy Białopole Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Białopole ul. Chełmska Białopole Kierownik jednostki kontrolowanej: Wójtem Gminy Białopole jest Pan Henryk Maruszewski (zawiadczenie z dnia 30 listopada 2006 r. Przewodniczcego Gminnej Komisji Wyborczej stwierdzajcej wybór w dniu 12 listopada 2006 r. Wójta Gminy Białopole - zał. Nr 1), po raz pierwszy wybrany został w dniu 14 lipca 1994 r. (uchwała Nr II/4/94 Rady Gminy Białopole z dnia 14 lipca 1994 r. w sprawie stwierdzenia wyboru Wójta Gminy Białopole). Funkcj Sekretarza Gminy pełni Pan Waldemar Szykuła powołany na stanowisko w dniu 12 grudnia 2002 r. (uchwała Nr 11/15/2002 Rady Gminy Białopole z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie powołania Sekretarza Gminy Białopole - zał. Nr 2). Kontrolujcy: 1) Barbara Sabaraska - starszy inspektor wojewódzki - stanowisko ds. organizacyjno- administracyjnych 2) Blanka Tomaszewska - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Nadzoru i Kontroli Delegatury w Chełmie Lubelskiego Urzdu Wojewódzkiego w Lublinie działajcy na podstawie imiennego upowanienia wojewody lubelskiego z dnia 5 listopada 2007 r. znak: NK.Ch.III /07. Termin kontroli: 7 listopada 2007 r. Okres objty kontrol: Od 1 stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Przedmiot kontroli: 1) kompletno i terminowo przekazywania uchwał rady gminy organowi nadzoru - Wojewodzie Lubelskiemu, 2) prawidłowo dokumentowania przebiegu sesji organów uchwałodawczych, 3) merytoryczna kontrola zarzdze Wójta Gminy, 4) merytoryczna kontrola statutów instytucji kultury działajcych na terenie gminy, 5) przestrzeganie art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 927 ze zm.),

2 2 6) prawidłowo załatwiania skarg wpływajcych do urzdu gminy, 7) przestrzeganie przepisów o ograniczeniu prowadzenia działalnoci gospodarczej przez osoby objte ustaw z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalnoci gospodarczej przez osoby pełnice funkcje publiczne (Dz. U. Nr 106, poz. 679 ze zm.) i art. 24f ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.), 8) kompletno i terminowo składania owiadcze majtkowych przez radnych, wójta, zastpc wójta, sekretarza i skarbnika gminy oraz osoby wydajce decyzje w imieniu wójta, 9) dostp do informacji publicznej w urzdzie gminy, 10)przestrzeganie art. 2 ustawy z dnia 25 wrzenia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorzdowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201). Wyjanie udzielali: 1) Pan Henryk Maruszewski - Wójt Gminy Białopole, 2) Pan Waldemar Szykuła - Sekretarz Gminy. Ustalenia ogólne: W okresie objtym kontrol ustrój Gminy Białopole okrelał Statut stanowicy załcznik do uchwały Nr V/25/2003 Rady Gminy Białopole z dnia 25 kwietnia 2003 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Białopole (Dz. Urz. Woj. Lubelskiego Nr 99, poz. 2485). Ustalenia kontroli: Ad. 1 W okresie objtym kontrol Rada Gminy Białopole odbyła pi sesji od Nr IV w dniu 6 marca 2007 r. do Nr VIII w dniu 27 wrzenia 2007 r. W powyszym okresie podjto 18 uchwał. Lp. Data sesji Numery podjtych uchwał Data przekazania Wojewodzie r. IV/16-18/ r r. V/19-20/07 RIO r. VI/21-25/ r r. VII/26-30/ r r. YIII/31-33/ r. Z powyszego zestawienia wynika, e uchwały Rady Gminy były przedkładane Wojewodzie Lubelskiemu w terminie okrelonym w art 90 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z pón. zm.), tj. w cigu 7 dni od dnia ich podjcia. Adnotacje o przekazaniu uchwał do organu nadzoru znajduj si na pismach przewodnich przekazujcych uchwały. Zgodnie z 48 ust. 1 pkt 1 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22

3 3 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z pón. zm.) w Urzdzie Gminy jest załoony rejestr uchwał rady gminy na okres kadencji. Ad. 2 Kontrol prawidłowoci dokumentowania przebiegu sesji Rady Gminy Białopole objto sesj od Nr IV w dniu 6 marca 2007 r. do Nr VIII w dniu 27 wrzenia 2007 r. Zgodnie z 43 Statutu Gminy Białopole stanowicym załcznik do uchwały Nr V/25/2003 Rady Gminy Białopole z dnia 25 kwietnia 2003 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Białopole (Dz. Urz. Woj. Lubelskiego Nr 99, poz. 2485) protokół z sesji powinien wiernie odzwierciedla jej przebieg i w szczególnoci zawiera: 1) numer, dat i miejsce odbywania sesji, godzin jej rozpoczcia i zakoczenia oraz wskazywa numery uchwał, imi i nazwisko przewodniczcego obrad i protokolanta, 2) stwierdzenie prawomocnoci posiedzenia, 3) imiona i nazwiska nieobecnych radnych z ewentualnym podaniem przyczyn nieobecnoci, 4) odnotowanie przyjcia protokołu z poprzedniej sesji, 5) porzdek obrad, 6) przebieg obrad, a w szczególnoci tre wystpie albo ich streszczenie, teksty zgłoszonych, jak równie uchwalonych wniosków, a nadto odnotowanie faktów zgłoszenia pisemnych wystpie, 7) przebieg głosowania z wyszczególnieniem liczby głosów za", przeciw" i wstrzymujcych" oraz głosów niewanych, 8) wskazanie wniesienia przez radnego zdania odrbnego do treci uchwały, 9) podpis Przewodniczcego obrad i osoby sporzdzajcej protokół. Natomiast na podstawie 45 ust. 1 Statutu do protokołu dołcza si list obecnoci radnych oraz odrbn list zaproszonych goci, teksty przyjtych przez Rad uchwał, usprawiedliwienia osób nieobecnych, owiadczenia i inne dokumenty złoone na rce Przewodniczcego Rady. Skontrolowane protokoły odzwierciedlaj rzeczywisty przebieg wszystkich protokołach odnotowano przyjcie protokołu z poprzedniej protokołów dołczono teksty podjtych przez Rad Gminy uchwał i inne Statutem materiały. sesji. We sesji. Do wymagane Ad. 3 Merytoryczn kontrol objto nastpujce zarzdzenia Wójta Gminy Białopołe: Lp. Numery Data Tytuł zarzdzenia 1. 3/ r. w sprawie powołania Gminnej Komisji R o z w izyw a n i a P r o b l e m ó w Alkoholowych w Białopolu

4 2. 8/ r. w sprawie powołania komisji przetargowej do przeprowadzenia przetargu na zbycie nieruchomoci stanowicych własno gminy 3. 11/ r. w sprawie powołania komisji przetargowej do przeprowadzenia przetargu na zbycie nieruchomoci stanowicych własno gminy 4. 15/ r. w sprawie powołania komisji przetargowej 5. 25/ r. w sprawie powołania obwodowych komisji wyborczych 4 W powyszych zarzdzeniach nie stwierdzono uchybie o charakterze formalnoprawnym. Zgodnie z 48 ust. 1 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzy gminnych w Urzdzie Gminy Białopołe załoono na okres kadencji rejestr zarzdze wójta. Ad. 4 Na terenie Gminy Białopołe funkcjonuje jedna instytucja kultury - Gminny Orodek Kultury w Białopolu, który działa na podstawie statutu nadanego uchwał Nr XXV/137/2001 Rady Gminy Białopołe z dnia 23 sierpnia 2002 r. w sprawie nadania statutu Gminnemu Orodkowi Kultury w Białopolu (Dz. Urz. Woj. Lubelskiego Nr 37, poz. 902). W Urzdzie Gminy Białopołe przygotowano projekt uchwały zmieniajcej zapisy powyszego statutu w celu dostosowania go do obowizujcego porzdku prawnego, które maj by uchwalone podczas najbliszej Sesji Rady Gminy. Ad. 5 Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 927, ze zm.) w Urzdzie Gminy Białopołe sporzdzono spis osób uprawnionych do udziału w głosowaniu w wyborach do Rady Powiatowej Lubelskiej Izby Rolniczej w powiecie chełmskim, na podstawie porozumienia zawartego w dniu 18 grudnia 2006 r. z Lubelsk Izb Rolnicz. Dokumentacja zgromadzona w Urzdzie Gminy Białopole w pełni odzwierciedla przeprowadzenie wyborów do Rady Powiatowej Lubelskiej Izby Rolniczej w powiecie chełmskim. Ad. 6 Prowadzony jest rejestr skarg i wniosków wpływajcych do Urzdu Gminy Białopole. Rejestr jest prawidłowo opisany, oznakowany, zawiera ponumerowane strony. Od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia kontroli w Urzdzie nie odnotowano wpływu skarg i wniosków.

5 5 Zarzdzeniem Nr 6/2002 Wójta Gminy z dnia 30 grudnia 2002 r. unormowano sprawy organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Wójt Gminy przyjmuje obywateli w sprawie skarg i wniosków od poniedziałku do pitku w dniach pracy urzdu tj. od godz. 7,30 do 15,30, natomiast w poniedziałek poza godzinami pracy Urzdu tj. od godz. 15,30 do 16,00. W przypadku nieobecnoci Wójta Gminy obywateli w sprawach skarg i wniosków przyjmuje Zastpca Wójta lub Sekretarz Gminy. Powysze godziny przyj s zgodne z przepisem art. 253 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, zpón. zm.). Informacja o dniach i godzinach przyj jest wywieszona w widocznym miejscu w siedzibie Urzdu Gminy Białopole. Ad. 7 Jak wynika ze złoonego przez Wójta Gminy owiadczenia, Radni Gminy Białopole nie prowadz działalnoci gospodarczej z wykorzystaniem mienia komunalnego gminy (zał. Nr 3). Osoby wymienione w ustawie o ograniczeniu prowadzenia działalnoci gospodarczej przez osoby pełnice funkcje publiczne - nie prowadz działalnoci gospodarczej, podlegajcej ujawnieniu w ewidencji działalnoci gospodarczej, prowadzonej w Urzdzie Gminy Białopole (zał. Nr 4). Ad. 8 W dniu 1 stycznia 2003 r. weszła w ycie zmiana ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z pón. zm.) okrelajca inne terminy składania owiadcze i nakładajca nowe obowizki na radnych oraz osoby wymienione w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o prowadzeniu działalnoci gospodarczej przez osoby publiczne. R a d n i R a d y G m i n y B i a ł o p o l e z ł oyli owiadczenia m a jtkowe w ustawowym terminie. Na owiadczeniach widniej stemple wpływu, potwierdzajce dat ich złoenia. Wójt Gminy oraz Przewodniczcy Rady Gminy zobowizani byli do złoenia owiadczenia majtkowego do dnia 30 kwietnia 2007 r. na rce Wojewody Lubelskiego, zgodnie z przepisem art. 24h ust. 3 pkt 2 ustawy o samorzdzie gminnym. Pan Henryk Maruszewski - Wójt Gminy Białopole złoył owiadczenie w dniu 11 kwietnia 2007 r., natomiast Pan Wacław Stasiuk Przewodniczcy Rady Gminy złoył wymagane owiadczenie w dniu 10 kwietnia 2007 r. Pozostałe osoby zobowizane do złoenia owiadcze majtkowych równie złoyły je w ustawowym terminie. Na wszystkich owiadczeniach widniej stemple wpływu. Do owiadcze majtkowych dołczone s zgodnie z art. 24h ust. 3 ustawy o samorzdzie gminnym kopie zezna o wysokoci osignitego dochodu w roku podatkowym (PIT) za rok poprzedni.

6 6 Ad. 9 Zarzdzeniem Nr 24/2003 Wójta Gminy Białopole z dnia 1 wrzenia 2003 r. w sprawie udostpniania pism i dokumentów słubowych w Urzdzie Gminy Białopole uregulowano sposób udzielania informacji na podstawie ustawy o dostpie do informacji publicznej oraz zasady dostpu i korzystania przez obywateli z dokumentów Rady Gminy, Komisji Gminnych i Wójta Gminy. W okresie kontrolowanym do Urzdu Gminy nie wpłynł aden wniosek o udostpnianie informacji w trybie ustawy o dostpie do informacji publicznej. Stosowne owiadczenie złoył Pan Henryk Maruszewski - Wójt Gminy. (zał. Nr 5). Zadania z zakresu informacji publicznej realizuj: - Waldemar Szykuła - Sekretarz Gminy, - Maurycy Kunicki - inspektor. Urzd Gminy Białopole posiada Biuletyn Informacji Publicznej. Strona główna BIP zawiera wszystkie dane wynikajce z 8 ust. 1 pkt 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68). Zgodnie z aneksem do zakresu czynnoci z dniem 1 lipca 2003 r. powierzono Panu Kunickiemu midzy innymi prowadzenie strony Biuletynu Informacji Publicznej. Ad. 10 Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r o zmianie ustawy o pracownikach samorzdowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) wystpiono w dniu 8 stycznia 2007 r. do Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego w Lublinie przy Sdzie Rejonowym o udzielenie informacji o 23 pracownikach samorzdowych zatrudnionych na stanowiskach urzdniczych, czy nie byli prawomocnie skazani za przestpstwa umylne. Jak wynika z akt sprawy, adna z osób wymienionych w zapytaniu nie była prawomocnie skazana za przestpstwo umylne. Na tym protokół zakoczono. Integraln cz niniejszego protokółu stanowi ponumerowane załczniki od Nr 1 do Nr 5 wymienione w treci. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie posiadajcej jego upowanienie przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzee co do ustale zawartych w protokole. Składajcy zastrzeenie obowizany jest uwzgldni wszystkie znane okolicznoci i dowody na ich poparcie. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaniona moe odmówi podpisania protokółu kontroli, składajc w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjanienie tej odmowy.

7 7 Niniejszy protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden dorczono kierownikowi kontrolowanej jednostki w dniu 5 grudnia 2007 r. Kontrolujcy dokonali wpisu do Ksiki kontroli prowadzonej w Urzdzie Gminy Białopole pod numerem 6/2007'.