INSTRUKCJA ARCHIWALNA WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY RODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W KIELCACH

Transkrypt

1 Załcznik nr 2 do zarzdzenia wewntrznego Nr 16/05 Prezesa Zarzdu WFOiGW w Kielcach z dnia 21 grudnia 2005r. INSTRUKCJA ARCHIWALNA WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY RODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W KIELCACH I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1.1. Instrukcja archiwalna okrela: 1) organizacj, zadania i zakres działania archiwum zakładowego Wojewódzkiego Funduszu Ochrony rodowiska i Gospodarki Wodnej w Kielcach; 2) tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania i ewidencjonowania w archiwum zakładowym; 3) zasady udostpniania dokumentacji; 4) zasady przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Pastwowego w Kielcach; 5) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 2. Uyte w instrukcji okrelenia oznaczaj: 1) archiwum zakładowe - komórk organizacyjn objt nadzorem właciwego terytorialnie archiwum pastwowego powołan do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostpniania dokumentacji, a take brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akta kategorii B) i przekazywania materiałów archiwalnych (akta kategorii A) do archiwum pastwowego; 2) Fundusz - Wojewódzki Fundusz Ochrony rodowiska i Gospodarki Wodnej w Kielcach; 3) komórka organizacyjna - zespół lub samodzielne stanowisko pracy wyodrbnione w strukturze organizacyjnej Funduszu; 4) jednolity rzeczowy wykaz akt / wykaz akt - tematyczny podział akt powstajcych w toku działalnoci Funduszu, okrelajcy w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategori archiwaln (bdcy załcznikiem do instrukcji kancelaryjnej); 5) jednostka aktowa - tekturow teczk wizan lub segregator słuce do przechowywania akt spraw jednorodnych lub pokrewnych tematycznie (objtych t sam grup spraw ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt). II. PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE 2.1. Ze wzgldu na warto archiwaln wytworzona i gromadzona w Wojewódzkim Funduszu Ochrony rodowiska i Gospodarki Wodnej w Kielcach dokumentacja dzieli si na: 1) materiały archiwalne, oznaczone symbolem A, to jest dokumentacj majc trwał warto historyczn, przewidzian do przekazania do Archiwum Pastwowego w Kielcach po upływie 25 lat od koca roku, w którym została ona sporzdzona; 2) dokumentacj niearchiwaln: a) oznaczon symbolem B i cyframi arabskimi, okrelajcymi liczb lat przechowywania w archiwum zakładowym, to jest dokumentacj majc czasowo

2 znaczenie praktyczne, która po upływie ustalonego w wykazie akt okresu przechowywania podlega brakowaniu (niszczeniu) za zezwoleniem właciwego terytorialnie archiwum pastwowego; okresy te liczy si od 1 stycznia roku nastpnego od wytworzenia dokumentacji, b) oznaczon symbolem Bc, majc krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegajc brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz za jego zgod i wiedz; noniki magnetyczne, na których przechowuje si pliki archiwalne, po sformatowaniu przekazuje si do ponownego wykorzystania, c) oznaczon symbolem BE, podlegajc po upływie okrelonego okresu przechowywania w archiwum zakładowym ekspertyzie przeprowadzanej przez Archiwum Pastwowe w Kielcach w celu ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej. 2. Podział dokumentacji na kategorie A i B ustalony jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt Funduszu. III. ORGANIZACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 3. Archiwum zakładowe funkcjonuje w ramach Zespołu Organizacyjno-Prawnego Funduszu. IV. LOKAL I WYPOSAENIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 4. Pomieszczenie archiwum zakładowego Funduszu składa si: 1) z czci biurowej, umoliwiajcej prac osobie prowadzcej archiwum i osobom korzystajcym z zasobu archiwum na miejscu; 2) z czci magazynowej, umoliwiajcej pracownikowi prowadzcemu archiwum wykonywanie obowizków oraz zapewniajcej moliwo korzystania z akt osobom upowanionym Magazyn archiwalny powinien by zaopatrzony w: 1) ponumerowane regały metalowe i inne urzdzenia do przechowywania dokumentacji, rozmieszczone w sposób umoliwiajcy łatwy dostp do akt; 2) sprzt do mierzenia temperatury i wilgotnoci powietrza (temperatura do 18 C, wilgotno 55-65%); 3) sprzt przeciwpoarowy (ganic proszkow wraz z instrukcj). 2. Magazyn archiwalny powinien zajmowa pomieszczenie: 1) suche; 2) wyposaone w instalacj centralnego ogrzewania, umoliwiajcego utrzymanie temperatury cały rok; 3) chronione przed bezporednim działaniem promieni słonecznych; 4) z moliwoci wietrzenia pomieszcze; 5) zabezpieczone przed włamaniem; 6) spełniajce wymogi przeciwpoarowe.

3 6. W pomieszczeniu archiwum nie naley przechowywa przedmiotów nie bdcych jego wyposaeniem. 7. Zabrania si palenia tytoniu w pomieszczeniu archiwum. 8. Pomieszczenie archiwum winno by systematycznie wietrzone. 9. Co najmniej raz w roku w archiwum zakładowym przeprowadza si gruntowne odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza, w obecnoci pracownika upowanionego do prowadzenia archiwum Prawo dostpu do magazynu archiwalnego posiada wyłcznie osoba prowadzca archiwum, osoba wyznaczona do jej zastpowania, ich przełoeni oraz upowanieni przedstawiciele organów kontrolnych. 2. Po zakoczeniu pracy magazyn archiwalny winien by zamykany i plombowany. V. ZAKRES DZIAŁANIA I PERSONEL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Archiwum zakładowe Funduszu gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (kat. A ) oraz dokumentacj niearchiwaln (kat. B ). 2. Do zada archiwum zakładowego naley: 1) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych (stanowisk pracy); 2) przechowywanie i zabezpieczanie przyjtej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji; 3) udostpnianie dokumentacji osobom upowanionym; 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia; 5) współpraca z Archiwum Pastwowym w Kielcach; 6) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Pastwowego w Kielcach Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiada pracownik upowaniony do jego prowadzenia. 2. Pracownik prowadzcy archiwum zakładowe obowizany jest zna struktur organizacyjn Funduszu, instrukcj kancelaryjn Funduszu oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego komórki organizacyjne Funduszu prowadz akta. 3. Do podstawowych obowizków pracownika prowadzcego archiwum zakładowe naley: 1) prowadzenie prac wymienionych w ust. 2; 2) udzielanie pomocy komórkom organizacyjnym Funduszu przy przygotowywaniu dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego; 3) sporzdzanie rocznego zestawienia ilociowego akt przejtych do archiwum z komórek organizacyjnych Funduszu, z uwzgldnieniem: a) podziału na kategorie: A i B,

4 b) dokumentacji udostpnionej i wypoyczonej, c) materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Pastwowego w Kielcach, d) dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej do zniszczenia; 4) dbanie o ład i porzdek w archiwum oraz jego estetyk; 5) dbanie o prawidłowe wyposaenie archiwum. 4. W przypadku zmiany pracownika archiwum zakładowego, dokumentacj przechowywan w archiwum Funduszu przekazuje si protokolarnie nastpcy. VI. PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych Funduszu okrela instrukcja kancelaryjna. 2. Archiwum zakładowe przejmuje dokumentacj kompletnymi rocznikami w terminie uzgodnionym z osob prowadzc archiwum, w trybie okrelonym w rozdziale X instrukcji kancelaryjnej. 3. Osoba prowadzca archiwum moe odmówi przejcia dokumentacji w wypadku: 1) błdów lub niedokładnoci w spisie zdawczo-odbiorczym; 2) gdy przekazana dokumentacja nie odpowiada spisowi zdawczo-odbiorczemu; 3) gdy akta nie s uporzdkowane w sposób uregulowany postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. O powodach odmowy przyjcia dokumentacji osoba prowadzca archiwum zawiadamia swojego bezporedniego przełoonego. 4. W przypadku braku dokumentacji w teczce, osoba przekazujca sporzdza pisemne owiadczenie, w którym wyjania przyczyn braku. VII. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 14. Materiały archiwalne oraz dokumentacj niearchiwaln przechowuje si odrbnie, jeli to moliwe w odrbnych czciach magazynu archiwalnego Dokumentacj w archiwum zakładowym układa si na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od strony lewej do prawej lub poziomo od dołu ku górze regału w kolejnoci sygnatur. 2. Dokumentacj w archiwum zakładowym układa si: 1) według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, zostawiajc rezerw na przyjcie nowych roczników akt; lub 2) w kolejnoci wpływu dokumentacji do archiwum Ewidencj archiwum zakładowego stanowi:

5 1) spisy zdawczo-odbiorcze, których wzór stanowi załcznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej i jednoczenie załcznik nr 1 do niniejszej instrukcji; 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, których wzór stanowi załcznik nr 2 do niniejszej instrukcji; 3) karty udostpnienia akt, których wzór stanowi załcznik nr 3 do niniejszej instrukcji; 4) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, której wzór stanowi załcznik nr 5 do niniejszej instrukcji; 5) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulatur lub zniszczenie, którego wzór stanowi załcznik nr 6 do niniejszej instrukcji; 6) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych, których wzór stanowi załcznik nr 7 do niniejszej instrukcji; 7) protokoły stwierdzajce brak lub uszkodzenie dokumentacji, którego wzór stanowi załcznik nr 8 do niniejszej instrukcji. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 pkt. 1, 2, 4, 5, 6, 7 stanowi materiały archiwalne, które przechowuje si w odrbnych teczkach. Teczki te nie mog by wynoszone z pomieszczenia archiwum. 3. Karty udostpniania akt, o których mowa w ust. 1 pkt. 3 otrzymuj w cigu roku kolejne numery biece i przechowywane s w archiwum zakładowym przez okres 2 lat, liczc od daty zwrotu akt, a nastpnie niszczone. 17. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje si w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejnoci ich wpływu i nadaje im numery biece z wykazu. Numer spisu zdawczoodbiorczego łamany przez numer pozycji w tym spisie oznacza sygnatur jednostki w archiwum zakładowym. 18. Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt, odrbnie dla materiałów archiwalnych ( A ) i dla dokumentacji niearchiwalnej ( B ): 1) zbiór I - egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułoone zgodnie z wykazem spisów zdawczo-odbiorczych według kolejnoci numerów porzdkowych; 2) zbiór II - egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane w teczkach załoonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 19. Archiwum zakładowe moe si równie posługiwa innymi pomocami ewidencyjnymi, ni okrelone w 16. VIII. UDOSTPNIANIE DOKUMENTACJI Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym udostpniana jest do celów słubowych w lokalu archiwum lub wyjtkowo poza nim, jednak w obrbie pomieszcze Funduszu. 2. Wypoyczanie dokumentacji do celów słubowych poza teren Funduszu moe nastpi tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgod Prezesa Zarzdu, na cile okrelony czas. 21. Nie wypoycza si poza pomieszczenie archiwum zakładowego:

6 1) akt zastrzeonych przez kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodz; 2) akt uszkodzonych; 3) ewidencji archiwum zakładowego. 22. Archiwum zakładowe nie udostpnia pojedynczych dokumentów z jednostek aktowych Wypoyczenia dokumentacji dokonuje wyłcznie pracownik prowadzcy archiwum zakładowe na podstawie karty udostpnienia, stanowicej załcznik nr 3 do niniejszej instrukcji, któr podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, z której akta pochodz. 2. W miejscu wyjtych akt umieszcza si zakładk z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki oraz nazwiska wypoyczajcego, zgodnie z załcznikiem nr 4 do niniejszej instrukcji. 3. Wypoyczajcy dokumentacj ponosi pełn odpowiedzialno za stan akt i ich zwrot w terminie podanym w karcie udostpnienia akt. 4. Potwierdzenia zwrotu akt dokonuje, w obecnoci zdajcego, pracownik prowadzcy archiwum zakładowe, który sprawdza stan akt i odnotowuje zwrot na karcie udostpnienia W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodze udostpnianych akt pracownik archiwum zakładowego sporzdza protokół (załcznik nr 8), który podpisuje korzystajcy z akt, jego bezporedni przełoony i pracownik archiwum zakładowego. 2. Protokół sporzdza si w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza si w miejscu brakujcych akt, drugi przechowuje si w przeznaczonej do tego celu teczce, a trzeci przekazuje si kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypoyczała, celem wyjanienia okolicznoci sprawy i ustalenia osoby odpowiedzialnej. 25. Udostpniania dokumentacji w lokalu archiwum mona dokonywa na podstawie wpisu do ksigi ewidencji udostpnie. Wpis powinien zawiera dat udostpnienia, imi i nazwisko korzystajcego z akt, sygnatur akt oraz podpis korzystajcego. 26. Udostpnianie dokumentacji przechowywanej w lokalu archiwum zakładowego odbywa si z uwzgldnieniem przepisów: 1) ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 35 z pón. zm.); 2) ustawy z dnia 26 stycznia 1984r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z pón. zm.); 3) rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 7 listopada 1995r. w sprawie trybu udostpniania prasie informacji oraz organizacji zada rzeczników prasowych (Dz. U. Nr 132, poz. 642). IX. WYDZIELANIE DOKUMENTACJI 27. W drugim półroczu kadego roku kalendarzowego prowadzcy archiwum zakładowe dokonuje przegldu spisów zdawczo-odbiorczych celem:

7 1) wyłczenia dokumentacji kategorii A podlegajcej przekazaniu do archiwum pastwowego; 2) wydzielenia do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynł; 3) wydzielenia dokumentacji BE podlegajcej w danym roku ekspertyzie archiwalnej Wydzielanie dokumentacji dokonywane jest komisyjnie, na wniosek prowadzcego archiwum zakładowe. 2. W skład komisji wchodz: 1) kierownik komórki organizacyjnej, w skład której wchodzi archiwum zakładowe; 2) pracownik prowadzcy archiwum zakładowe; 3) kierownicy lub przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegaj wydzieleniu. 3. Do zada komisji naley: 1) wytypowanie materiałów archiwalnych podlegajcych przekazaniu do właciwego archiwum pastwowego; 2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub ustalenia dłuszego okresu jej przechowywania; 3) sporzdzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minł oraz jej spisu - w dwóch egzemplarzach. 29. Zmiana kwalifikacji materiałów archiwalnych na dokumentacj niearchiwaln moe by dokonana wyłcznie przez Archiwum Pastwowe w Kielcach. X. PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA Jeden egzemplarz protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem akt przeznaczonych do zniszczenia, naley przekaza do Archiwum Pastwowego w Kielcach, w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minł. 2. Dokumentacj przeznaczon do brakowania naley wydzieli i przechowywa w kolejnoci spisu, do czasu otrzymania zezwolenia na jej zniszczenie. 3. Archiwum Pastwowe w Kielcach moe przeprowadzi ekspertyz wybrakowanej dokumentacji oraz zada zmiany kwalifikacji dokumentacji i ponownego przeprowadzenia przegldu akt przeznaczonych do brakowania Po uzyskaniu zgody archiwum pastwowego, dokumentacja przeznaczona na makulatur powinna by doprowadzona do stanu uniemoliwiajcego odtworzenie jej treci, a nastpnie przekazana na makulatur. 2. Fakt przekazania dokumentacji do zniszczenia odnotowuje si w spisie zdawczoodbiorczym (kol. 8).

8 XI. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PASTWOWEGO Materiały archiwalne przekazuje si do Archiwum Pastwowego w Kielcach, po upływie okresu okrelonego w 2 ust. 1 pkt Materiały archiwalne przekazuje si na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum pastwowego, sporzdzonych w trzech egzemplarzach, podpisanych przez Prezesa Zarzdu, z czego dwa egzemplarze przeznaczone s dla archiwum pastwowego, a jeden dla archiwum zakładowego Funduszu. 3. Do spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych naley dołczy notatk dotyczc historii i struktury organizacyjnej Funduszu, a take jednolity rzeczowy wykaz akt obowizujcy w okresie, z którego pochodz przekazywane akta. 4. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum Pastwowego w Kielcach powinny by zabezpieczone i uporzdkowane zgodnie z rozporzdzeniem Ministra Kultury z dnia 16 wrzenia 2002r. w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 5. Dat przekazania materiałów archiwalnych odnotowuje si w spisie zdawczoodbiorczym (kol. 8). XII. POSTPOWANIE Z DOKUMENTACJ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI FUNDUSZU 33. Zasady postpowania z dokumentacj w przypadku reorganizacji lub likwidacji Funduszu okrela rozdział XI instrukcji kancelaryjnej. XIII. NADZÓR I KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwum Funduszu sprawuje Archiwum Pastwowe w Kielcach. 2. Przedstawiciele Archiwum Pastwowego w Kielcach mog przeprowadza kontrole w archiwum Funduszu. 3. Z przeprowadzonej kontroli sporzdzany jest protokół i zalecenia pokontrolne, do realizacji których Fundusz jest zobowizany. 4. Protokół kontroli archiwum zakładowego Funduszu podpisuje Prezes Zarzdu.

9 35. Poza przedstawicielami Archiwum Pastwowego w Kielcach prawo do kontroli archiwum zakładowego posiadaj inne podmioty kontrolne, po udokumentowaniu interesu prawnego W celu skonfrontowania stanu zawartoci archiwum zakładowego z prowadzon ewidencj oraz prawidłowoci pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe, Prezes Zarzdu moe zarzdzi przeprowadzenie kontroli wewntrznej. 2. Z przeprowadzonej kontroli sporzdza si protokół, który podpisuje przeprowadzajcy kontrol, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe oraz Prezes Zarzdu.