SO.IV Kraków, dnia 12 marca 2010

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI SO.IV Kraków, dnia 12 marca 2010 Szanowny Pan Prof. Jacek Majchrowski Prezydent Miasta Krakowa Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), zgodnie z Planem kontroli zewntrznych Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie na 2009 r., w dniach od 2 do 18 grudnia 2009 r. została przeprowadzona kontrola problemowa w Urzdzie Miasta Krakowa w zakresie ewidencji ludnoci, dowodów osobistych, rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk. Ustalenia z kontroli zostały zawarte w protokole, przekazanym Panu Prezydentowi w dniu 15 stycznia 2010 r. Korzystajc z przysługujcego uprawnienia przedłoył Pan, pismem z dnia 21 stycznia 2010 r., zastrzeenia do ustale opisanych w protokole. W zwizku z czciowym uwzgldnieniem zastrzee, w dniu 1 lutego 2010 r. przesłane zostało Stanowisko kontrolujcych w sprawie zastrzee do ustale zawartych w protokole kontroli problemowej Urzdu Miasta Krakowa, bdce uzupełnieniem treci protokołu. Protokół kontroli podpisany przez Pana Prezydenta został zwrócony do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie pismem z dnia 9 lutego 2010 r. W oparciu o dokonan analiz ustale zawartych w protokole, przekazuj niniejsze wystpienie pokontrolne. W wyniku przeprowadzonej kontroli pozytywnie została oceniona realizacja ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.) oraz obowizujcej od 13 czerwca 2009 r. ustawy z dnia 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1414), a take ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.), mimo nieprawidłowoci i uchybie, stwierdzonych w toku kontroli. Powysz ocen uzasadniaj nastpujce ustalenia i oceny szczegółowe. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Od czasu ostatniej kontroli przeprowadzonej przez Wojewod Małopolskiego w 2005 r. uległy poprawie warunki pracy Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie. Przeprowadzono Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 kapitalny remont pomieszcze Referatu Urzdu Stanu Cywilnego dla dzielnic od XIV do XVIII na os. Zgody 2 oraz remonty w siedzibie Urzdu Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27. W 2006 r. Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie został w całoci skomputeryzowany. Rejestracja stanu cywilnego na wszystkich stanowiskach pracy odbywa si przy pomocy systemu komputerowego PB_USC. W Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie przygotowane zostały take informacje dla stron, opisujce procedury realizowane przez Urzd. W trakcie kontroli okazano take projekt nowej siedziby Urzdu Stanu Cywilnego majcej si mieci przy ul. Dobrego Pasterza w Krakowie. Ustalenia powysze wskazuj, e wydane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenie dotyczce rozwaenia moliwoci poprawy warunków lokalowych Urzdu (pismo Wojewody Małopolskiego nr DG.II z 14 listopada 2005 r.), realizowane jest w sposób adekwatny do dostpnych rodków i moliwoci organizacyjnych. Akty stanu cywilnego sporzdzone zostały w przy zastosowaniu systemu komputerowego na lunych kartach, które nastpnie zostały oprawione w ksigi. Akty sporzdzone zostały bardzo starannie i czytelnie, na drukach odpowiadajcych wzorom okrelonym w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), zwanym dalej rozporzdzeniem MSWiA. Pomyłki powstałe w trakcie sporzdzania aktów stanu cywilnego usuwane były w sposób zgodny z 2 ust. 5 cyt. rozporzdzenia, tj. przez wykrelenie lini cigł nieprawidłowych wpisów w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego i wpisanie właciwego brzmienia wyrazu wykrelonego w rubryce uwagi. Prawidłowe adnotacje w rubryce uwagi stwierdzono w wybranych losowo aktach urodze sporzdzonych w 2009 r. We wszystkich skontrolowanych aktach stanu cywilnego zarówno Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie, jak i jego Zastpcy sporzdzajc akty stanu cywilnego, prawidłowo składali pod nimi odrczne podpisy, odciskajc stosown piecz z imieniem i nazwiskiem, zgodnie z przepisem 6 ust. 3 i 4 rozporzdzenia MSWiA. Podobnie postpowano w przypadku sporzdzenia wzmianek dodatkowych lub przyjcia owiadcze majcych wpływ na tre aktu. Na podstawie kontroli akt zbiorowych do wybranych aktów urodzenia sporzdzonych w Urzdzie Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27 stwierdzono, i owiadczenia o uznaniu dziecka, a po zmianie przepisów ustawy z 25 lutego 1964 roku Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9 poz. 59 z pón. zm.), zwanej dalej k.r.o, tj. po 13 czerwca 2009 r. owiadczenia o uznaniu ojcostwa sporzdzane były na drukach opatrzonych w nagłówku nazw Urzdu, stosownie do treci przepisu 27 instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), zwanej dalej instrukcj kancelaryjn. Stwierdzono tym samym, e zrealizowane zostały zalecenia sformułowane w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r., tj. Sporzdzanie aktów stanu cywilnego na drukach odpowiadajcych wzorom okrelonym w rozporzdzeniu w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów ; Prawidłowe i staranne sporzdzanie aktów stanu cywilnego, a w przypadku powstania błdów we wpisie ich prostowanie jako oczywistej omyłki pisarskiej, a po sporzdzeniu aktu przez wydanie decyzji, 2

3 Przestrzeganie obowizku podpisywania i umieszczania pieczci podpisowej przez Kierownika lub Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego na aktach stanu cywilnego, wzmiankach dodatkowych, owiadczeniach przyjmowanych w urzdzie zgodnie z treci przepisu 6 i 7 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów oraz Stosowanie druków owiadcze opatrzonych w nagłówku nazw Urzdu, zgodnie z przepisem 27 Instrukcji kancelaryjnej. Niezalenie od powyszego stwierdzono, i w czci skontrolowanych aktów urodze sporzdzonych po 13 czerwca 2009 r., pomimo przyjcia prawidłowego owiadczenia o uznaniu ojcostwa, w rubryce Uwagi zamieszczono adnotacje: dziecko zostało uznane przez ojca przed kierownikiem usc. Dokonana nowelizacj z 6 listopada 2008 r. zmiana treci art k.r.o., wynika ze zmiany nazwy i istoty instytucji dobrowolnego, pozasdowego ustalenia ojcostwa, z uznania dziecka na uznanie ojcostwa. Majc na uwadze powysze prawidłowo naleało sporzdzi adnotacj o treci: owiadczenie o uznaniu ojcostwa zostało złoone przed kierownikiem usc... W przypadku aktów dotyczcych małestw zawartych zgodnie z art. 1 2 k.r.o. przestrzegano obowizku odnotowywania daty wpływu do Urzdu na przekazywanych przez duchownych zawiadczeniach stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Wpływajce zawiadczenia o zawarciu małestwa w formie wyznaniowej rejestrowano zgodnie z treci 6 instrukcji kancelaryjnej w rejestrze kancelaryjnym na dzienniku podawczym. Stwierdzono tym samym, e zalecenie zawarte w omawianym zakresie w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. zostało wykonane. W wyniku losowej kontroli akt zbiorowych do aktów zgonu stwierdzono, i w przypadkach, gdy zgon został zgłoszony przez osob inn, ni uprawniona do tego na podstawie art. 65 ust. 1 ustawy z 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pon. zm.), zwanej dalej p.a.s.c. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego dał imiennych upowanie do zgłoszenia zgonu i otrzymania odpisu sporzdzonego aktu. Zrealizowano zatem zalecenie sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli. Stan realizacji zalecenia: Przestrzeganie w ramach prowadzonych postpowa z zakresu rejestracji stanu cywilnego przepisów ustawy - Kodeks postpowania administracyjnego i ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego zweryfikowano na podstawie losowo wybranej dokumentacji dotyczcej sprostowania i uzupełniania treci aktów stanu cywilnego. Stwierdzono, i w wydanych decyzjach powoływano prawidłowe podstawy prawne oraz aktualne publikatory aktów prawnych stanowicych podstaw rozstrzygnicia. Skontrolowane decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do właciwego organu drugiej instancji. Stwierdzono zachowanie terminów okrelonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z pón. zm.), zwanej dalej k.p.a.. O wszczciu postpowania zawiadamiano wszystkie osoby bdce stronami postpowania. Zgodnie z art. 40 k.p.a., decyzje dorczano wszystkim stronom postpowania lub ich pełnomocnikom. Nie ustrzeono si jednak nieprawidłowoci: 3

4 W sprawach Nr SC /2009 i Nr SC /2009 dotyczcych sprostowania treci aktu małestwa stwierdzono wydanie decyzji z urzdu, mimo i zainteresowane strony wystpiły z wnioskiem o dokonanie czynnoci. Uzasadniajc fakt wydania decyzji z urzdu powołano si równoczenie na złoenie wniosku przez strony. Opisany sposób postpowania pozostawał w sprzecznoci z przepisem art k.p.a., który stanowi, e postpowanie administracyjne wszczyna si na danie strony lub z urzdu. Zgodnie z cytowanym przepisem, jeeli z inicjatyw wszczcia postpowania wystpiły strony, naley wyda decyzj na wniosek. Natomiast w sytuacji stwierdzenia błdu w akcie stanu cywilnego podczas dokonywania czynnoci urzdowych, decyzje w sprawie wydaje si z urzdu, zawiadamiajc strony o wszczciu postpowania i dorczajc im wydan decyzj. Nieprawidłowoci stwierdzono take w sprawie Nr SC /09 dotyczcej sprostowania treci aktu zgonu Nr 8/1939/IV-Wa/NH, przechowywanego w Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie (referat dla dzielnic XIV-XVIII). W złoonym przez stron wniosku jako numer aktu podlegajcego sprostowaniu wskazano pierwotnie numer 1/1939/IV-Wa/NH. Ten sam numer widniał take w notatce urzdowej sporzdzonej z treci aktu. Na egzemplarzu decyzji znajdujcym si w aktach zbiorowych wskazano prawidłowy numer aktu podlegajcego sprostowaniu (8/1939/IV-Wa/NH), natomiast na egzemplarzu decyzji przechowywanym w teczce aktowej odrcznie poprawiono numer aktu z 1/1939/IV-Wa/NH na 8/1939/IV-Wa/NH. Błdy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych decyzjach podlegaj sprostowaniu, zgodnie z treci art k.p.a, przez organ, który wydał decyzj wyłcznie w drodze stosownego postanowienia. Nie stwierdzono innych narusze k.p.a. i narusze p.a.s.c. Z zastrzeeniami opisanymi powyej, zalecenie pokontrolne sformułowane w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. zostało zatem zrealizowane. W porozumieniu z Archiwum Pastwowym Oddział w Krakowie opracowano wycig z wykazu akt dla Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie, który jest na bieco aktualizowany i dostosowywany do rodzaju prowadzonych spraw. Opracowano take nowe wzory wniosków dla stron załatwiajcych sprawy w Urzdzie. Wprowadzono zasad umieszczania daty wpływu na podaniach wnoszonych przez strony. Odstpiono od archiwizacji poda składanych przez strony w aktach zbiorowych do aktów stanu cywilnego. Ustalono ponadto, e podania zawierajce informacje i owiadczenia majce wpływ na tre lub wano aktów stanu cywilnego s prawidłowo załczane do akt zbiorowych, co jest zgodne z przepisami art. 17 ust. 2 p.a.s.c. oraz 15 rozporzdzenia MSWiA. Korespondencja wychodzca z Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie rejestrowana była w sposób umoliwiajcy ustalenie daty jej nadania, co zostało szczegółowo opisane w protokole. Stwierdzono tym samym, e zrealizowane zostały zalecenia Wojewody Małopolskiego zawarte w wystpieniu pokontrolnym Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. Zreorganizowanie systemu obiegu w Urzdzie Stanu Cywilnego korespondencji wpływajcej i dokumentów wewntrznych oraz sposobu gromadzenia akt prowadzonych spraw celem zapewnienia przestrzegania w tym zakresie przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych oraz Gromadzenie akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego zgodnie z przepisem art. 17 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego i przepisem 15 rozporzdzenia w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów. 4

5 Przedmiotem kontroli była ponadto prawidłowo kompletowania dokumentacji do zawarcia małestwa w przypadku zwizków małeskich zawieranych przez cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Stwierdzono, e dokumenty kompletowane były prawidłowo, zgodnie z art. 54 oraz 56 p.a.s.c. Cz akt zbiorowych zawierała kopie stron dokumentów tosamoci (paszportów) cudzoziemców z informacjami o dacie wydania i wanoci dokumentów. Poza jednym przypadkiem, w skontrolowanych aktach zbiorowych nie stwierdzono dowodów na prowadzenie postpowania wyjaniajcego celem ustalenia czy dokumenty przedkładane przez cudzoziemców do zawarcia małestwa, w szczególnoci dokumenty potwierdzajce zdolno do zawarcia małestwa, s autentyczne, czy zostały wydane przez uprawniony organ, w sposób zgodny z przepisami właciwego prawa. W trakcie kontroli Zastpca Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie ustnie wyjanił, i weryfikacja dokumentów budzcych szczególne wtpliwoci w konkretnych przypadkach dokonywana była ju na etapie ich wstpnej oceny, w drodze korespondencji z właciwymi placówkami konsularnymi. Wyjanienia poparte zostały stosownymi przykładami. Sporadyczne podejmowanie czynnoci wyjaniajcych w omawianym zakresie nie jest wystarczajce. Z uwagi na funkcjonowanie w obrocie prawnym coraz wikszej iloci dokumentów nieautentycznych, niezbdnym jest zachowanie szczególnej starannoci przy ocenie wiarygodnoci dokumentów przedkładanych przez nupturientów. O ile prowadzenie wnikliwego postpowania wyjaniajcego nie jest konieczne w odniesieniu do dokumentów pojawiajcych si w obrocie prawnym stosunkowo czsto, o tyle staje to konieczne w przypadku dokumentów przedkładanych przez obywateli pastw tzw. wysokiego ryzyka migracyjnego. W takiej sytuacji kierownik urzdu stanu cywilnego, zgodnie z treci art. 22 p.a.s.c. powinien przeprowadzi wnikliwe postpowanie wyjaniajce, aby ustali, nie tylko czy przedłoone dokumenty i owiadczenia s prawdziwe, ale równie czy w przepisach prawa danego pastwa, dotyczcych wydawania dokumentów do zawarcia małestwa nie nastpiły istotne zmiany. Za wyjtkiem trzech przypadków wskazanych w protokole nie stwierdzono dokumentów potwierdzajcych dokonywanie ustale co do legalnoci pobytu nupturientów w Polsce. Przepisy k.r.o i p.a.s.c. nie zawieraj co prawda zapisów obowizku okazania przez cudzoziemca dokumentu tosamoci z wan wiz pobytow lub wanej karty pobytu, niemniej jednak w przypadku powzicia wtpliwoci co do legalnoci pobytu nupturienta na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, na kierowniku urzdu stanu cywilnego spoczywa obowizek poinformowania o tym fakcie odpowiednich organów pastwowych, wynikajcy z treci art. 2 ustawy z dnia 12 padziernika 1990 r. o Stray Granicznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz z pón. zm.). Powyszy przepis stanowi, e organy administracji rzdowej, jednostki samorzdu terytorialnego oraz pastwowe i inne jednostki organizacyjne s obowizane współdziała z organami Stray Granicznej oraz zapewni im niezbdne warunki do wykonywania zada okrelonych w ustawie. Jako e Stra Graniczna obowizana jest do przeciwdziałania sytuacji, kiedy cudzoziemiec znajduje si na terenie Rzeczypospolitej Polskiej nielegalnie, kierownik urzdu stanu cywilnego powinien kadorazowo weryfikowa legalno pobytu cudzoziemca, majc na uwadze, e zawarcie przez cudzoziemca zwizku małeskiego z obywatelem polskim, powoduje uproszczon legalizacj pobytu. Stwierdzono jeden przypadek załczenia do akt zbiorowych aktu małestwa dokumentów w jzyku ormiaskim wraz z ich tłumaczeniami sporzdzonymi przez Konsula Republiki Armenii w Warszawie. Na podstawie złoonych dokumentów przyjto owiadczenia 5

6 o wstpieniu w zwizek małeski. Postpowanie takie było niezgodne z treci 9 rozporzdzenia MSWiA, który stanowi, e wszelkie zagraniczne dokumenty powinny by składane kierownikowi urzdu stanu cywilnego wraz z urzdowym tłumaczeniem na jzyk polski, dokonanym przez tłumacza przysigłego lub polskiego konsula. Obowizek dostarczenia tłumaczenia zagranicznych dokumentów spoczywa na wnioskodawcy. Przedmiotem kontroli była ponadto prawidłowo przekazywania danych dotyczcych zmian w aktach stanu cywilnego do organów ewidencji ludnoci oraz prawidłowo nanoszenia danych o zmianach w sporzdzonych aktach stanu cywilnego. W Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie dla wszystkich rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone s teczki aktowe korespondencji dotyczcej zmian w aktach stanu cywilnego oraz powiadamiania organów ewidencji ludnoci o tych zmianach. W teczkach tych gromadzone s dokumenty majce wpływ na tre aktów stanu cywilnego i bdce podstaw naniesienia zmian w aktach stanu cywilnego. Nie prowadzi si dodatkowego rejestru potwierdzajcego przekazywanie zawiadomie o zmianach w aktach stanu cywilnego do organów ewidencji ludnoci. Na podstawie wydruków z systemu informatycznego stosowanego do rejestracji stanu cywilnego ustalono, i zawiadomienia o zmianach w aktach stanu cywilnego przekazywane s do właciwych organów na bieco. Ustalono ponadto, e zawiadomienia o zmianach w aktach stanu cywilnego były codziennie przekazywane do Wydziału Spraw Administracyjnych Urzdu Miasta Krakowa za porednictwem Kancelarii Magistratu. Korespondencja segregowana była według miejsca przeznaczenia na stanowisku informacyjno podawczym w Urzdzie Stanu Cywilnego. Zawiadomienia przesyłane do organów ewidencji ludnoci i dowodów osobistych poza teren miasta Krakowa były wysyłane codziennie przesyłkami zwykłymi i poleconymi. W wyniku kontroli stwierdzono, e informacje o zmianach w treci aktów stanu cywilnego odnotowywane były w sposób prawidłowy i bez zbdnej zwłoki. Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie dokonał spisu i przepakowania zasobu archiwum. W Urzdzie Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27 wygospodarowano 2 odrbne pomieszczenia magazynowe na potrzeby narastajcego zasobu archiwum. Wyposaone s one w termohigrometry oraz nowe regały. W celu zabezpieczenia ksig stanu cywilnego wykonywane s prace majce na celu ich konserwacj i reopraw. Od ostatniej kontroli reoprawiono 93 ksigi. Oprawy aktów stanu cywilnego dokonuje si na bieco. W latach specjalistycznej oprawie poddano 7 archiwalnych ksig stanu cywilnego. Ksigi stanu cywilnego zostały pogrupowane według podziału opisanego w protokole, nadal jednak przechowywane s w szafach w pomieszczeniach biurowych, co jest niezgodne z przepisem 22 rozporzdzenia MSWiA, okrelajcym wymogi, jakie ma spełnia archiwum usc. W Referacie dla Dzielnic od XIV do XVIII, os. Zgody 2 ksigi stanu cywilnego oraz akta zbiorowe do aktów stanu cywilnego wytworzone w roku biecym przechowywane s w pomieszczeniach referatu znajdujcym si w bezporednim ssiedztwie stanowisk obsługi. Pozostałe akta zbiorowe przechowywane s w pomieszczeniu pełnicym funkcj archiwum zakładowego, do którego poza Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego, jego zastpcami i pracownikami, ma dostp take pracownik archiwum zakładowego. Ustalono zatem, e zawarte w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 14 listopada 2005 r. zalecenie przeprowadzenie specjalistycznej konserwacji archiwalnych ksig stanu cywilnego, jest realizowane sukcesywnie natomiast zalecenie dotyczce wydzielenia archiwum spełniajcego przepisane prawem wymogi zostało zrealizowane czciowo. 6

7 W zakresie prawidłowoci przyjmowania wniosków i kompletowania dokumentów w sprawach dotyczcych zmiany imion i nazwisk poddano kontroli akta losowo wybranych spraw. Właciwie kompletowano dokumenty niezbdne do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego, w szczególnoci w przypadku spraw zarejestrowanych w okresie od 13 do 30 czerwca 2009 r. w sposób zgodny z art. 11 nowej ustawy z ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220 poz. 1414). Stwierdzono, e we wszystkich sprawach poddanych kontroli decyzje posiadały prawidłow i pełn podstaw prawn, zostały wydane w terminach okrelonych w art. 35 k.p.a. i przesłane do właciwych urzdów stanu cywilnego celem naniesienia stosownych wzmianek w aktach stanu cywilnego. O dokonanych zmianach w prawidłowy sposób zawiadomiono właciwe organy. W dwóch przypadkach w aktach postpowania stwierdzono brak dokumentów okrelajcych obywatelstwo dzieci, których dotyczyły wnioski o dokonanie zmiany imienia lub nazwiska. Niepodjcie lub nieudokumentowanie czynnoci podjtych celem wyjanienia statusu obywatelstwa dzieci (zobowizanie wnioskodawców do przedłoenia stosownych dokumentów stwierdzajcych obywatelstwo dzieci, w tym dokumentów stwierdzajcych posiadanie lub utrat przez dzieci obywatelstwa polskiego), uniemoliwia ustalenie czy decyzje zostały wydane w stosunku do osób uprawnionych w wietle art. 2 cyt. ustawy z dnia 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Kontrola stwierdziła prawidłowe realizowanie zada wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Dokumentacja zwizana z ewidencj ludnoci i dowodami osobistymi prowadzona była zgodnie z przepisami, obieg dokumentacji słucej do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych odbywał si prawidłowo. Zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) przekazywane były naczelnikom urzdów skarbowych właciwych dla podatnika zgodnie z wymogami ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia. W sprawach o symbolu: SA /09, SA , SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09 zasadnie umorzono postpowanie w drodze decyzji administracyjnej z uwagi na bezprzedmiotowo postpowania, z tym e wydane decyzje naruszały przepisy art k.p.a., bowiem w uzasadnieniu faktycznym tych decyzji nie została przytoczona tre przepisu art k.p.a. podstawy rozstrzygnicia. W sprawie o symbolu: SA /09 stwierdzono ponadto naruszenie przepisu 17 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwizków midzygminnych, stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), a w sprawie o symbolu SA przepisów art k.p.a., art. 28 k.p.a. oraz art. 79 k.p.a. Sprawy o symbolu: SA , SA /09, SA , SA , SA , SA /09, SA , 7

8 SA , SA /09, SA /09, SA /09 zostały prawidłowo rozstrzygnite w drodze decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, z uwagi na spełnienie przesłanki opuszczenia dotychczasowego miejsca pobytu stałego przez osob objt wnioskiem, niemniej postpowania w przedmiotowych sprawach prowadzone były z naruszeniem przepisów art. 79 k.p.a., art. 86 k.p.a. w zwizku z art k.p.a. Decyzja administracyjna wydana w sprawie o symbolu SA nie spełniała wymogów art k.p.a. dotyczcych prawidłowego uzasadnienia faktycznego. W sprawie o symbolu SA zwrócono uwag na nieprawidłowe dorczenie korespondencji zawierajcej decyzj administracyjn stwierdzono naruszenie przepisu art. 44 k.p.a. Postpowanie administracyjne w sprawie o symbolu SA prowadzone było z naruszeniem przepisów art k.p.a., bowiem nie został sporzdzony protokół z czynnoci postpowania, jak była zmiana przedmiotu sprawy. W sprawach o symbolu SA /09 oraz S.A , zakoczonych decyzj administracyjn orzekajc o anulowaniu czynnoci zameldowania, uchybie proceduralnych nie stwierdzono. Sprawy o symbolu: SA /09, SA /09 rozstrzygnito prawidłowo poprzez wydanie decyzji administracyjnej orzekajcej o odmowie wymeldowania. W powyszych sprawach nie zostały spełnione przesłanki art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych uzasadniajce wymeldowanie. Sprawy o symbolu: SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09 zostały prawidłowo załatwione w drodze decyzji administracyjnej orzekajcej o zameldowaniu na pobyt stały lub pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, niemniej w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia proceduralne w postpowaniu wyjaniajcym oraz wydanych w tych sprawach decyzjach. Decyzja o symbolu SA /09, dotyczca zameldowania na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, wydana została zgodnie z przepisami kodeksu postpowania administracyjnego, z tym e w aktach niniejszej sprawy brak było formularza meldunkowego Zgłoszenie pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice. Formularza brak było równie w aktach sprawy o symbolu SA /09. Wydana w powyszej sprawie decyzja oraz decyzje o symbolu SA , SA , SA dotyczce zameldowania na pobyt stały, naruszały przepisy art k.p.a., z uwagi na to, i nie zawierały uzasadnienia prawnego, tj. wyjanienia podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa, w tym przypadku treci art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Ponadto w postpowaniu wyjaniajcym prowadzonym w sprawach o symbolu: SA oraz SA stwierdzono naruszenie przepisów art. 79 k.p.a. Sprawy o symbolu: SA /09, SA , SA , SA /09, SA , SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA , SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA /09, SA , SA /09, SA , SA /09 wszczte w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego; o symbolu SA /09 w przedmiocie wymeldowania 8

9 z miejsca pobytu czasowego oraz o symbolu SA /09, SA /09 wszczte w przedmiocie anulowania czynnoci materialno-technicznej zameldowania, w okresie prowadzenia kontroli, nadal pozostawały w toku załatwienia i Urzd podejmował stosowne czynnoci administracyjne w celu wyjanienia, a nastpnie załatwienia sprawy. Kontrola powyszych spraw wykazała prowadzenie postpowa administracyjnych z naruszeniem przepisu art. 79 k.p.a. W sprawie o symbolu SA stwierdzono ponadto naruszenie przepisu art k.p.a., bowiem w aktach sprawy brak było oryginału lub urzdowo powiadczonego odpisu pełnomocnictwa, natomiast w sprawie o symbolu SA uchybienie w stosowaniu przepisów art. 28 k.p.a., z uwagi na to, i nie został wyegzekwowany od wnoszcego podanie tytuł prawny do lokalu, z którego miałoby nastpi wymeldowanie, w wyniku czego nie ustalono prawidłowo krgu stron postpowania. W toku postpowania pozostawała te sprawa o symbolu SA /09 wszczta w przedmiocie zameldowania na pobyt stały i równie w tej sprawie Urzd podejmował nadal stosowne czynnoci administracyjne. Kontrolujc sprawy o symbolach: SA /09, SA /09, SA /09, SA /09 stwierdzono, i w niniejszych sprawach zasadnie i prawidłowo zostało wydane postanowienie w trybie przepisu art pkt 4 k.p.a. stanowice o zawieszeniu postpowania, gdy rozpatrzenie sprawy i wydanie decyzji zaleało od uprzedniego rozstrzygnicia zagadnienia wstpnego przez sd. W sprawie o symbolu SA /09 prawidłowo zawiadomiono wnoszcego podanie o braku podstaw do wszczcia postpowania w przedmiocie wymeldowania, bowiem osoba wskazana we wniosku, nie była pod wskazanym adresem zameldowana. Sprawa o symbolu SA /09, wszczta w przedmiocie wymeldowania z pobytu stałego, została w trybie art k.p.a. pozostawiona bez rozpoznania, z uwagi na nieuzupełnienie przez wnoszcego podanie braków formalnych. Jak wynikało z akt sprawy, organ wszczł z urzdu postpowanie w przedmiotowej sprawie i prowadził je pod sygnatur SA /09. Powysza sprawa nie została objta kontrol. Stwierdzono, i nie w kadym przypadku wprowadzano do ewidencji wszystkie zmiany wynikajce z otrzymanych dokumentów stanowicych podstaw do ich dokonania, (tj. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego czy zgłoszenia meldunkowe), w wyniku czego przepływ danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie nie był prawidłowy. Sprawy z zakresu dowodów osobistych były prowadzone prawidłowo. Podczas kontroli stwierdzono jedynie uchybienie polegajce na tym, e pracownik przyjmujcy wniosek o wydanie dowodu osobistego, dokonywał na wniosku - na podstawie dołczonego do wniosku aktu stanu cywilnego (odpisu skróconego aktu urodzenia lub małestwa) - wpisu w rubryce adnotacje urzdowe, odnotowujc w tym miejscu numer aktu oraz nazw urzdu stanu cywilnego, który akt ten sporzdził. Czynno ta nie była prawidłowa, bowiem do dokonania adnotacji w ww. rubryce właciwy jest jedynie kierownik urzdu stanu cywilnego, który dany akt sporzdził. Dlatego równie nieprawidłowe było dokonywanie wpisu przez pracownika, w sytuacji gdy nie zachodziła konieczno dołczenia do wniosku aktu stanu cywilnego 9

10 (dokument ten został sporzdzony w Urzdzie Stanu Cywilnego w Krakowie), albowiem do dokonania tej czynnoci właciwy jest tylko Kierownik USC w Krakowie. Stwierdzono wykonanie zalece pokontrolnych zawartych w wystpieniu Wojewody Małopolskiego z dnia 14 listopada 2005 roku, znak DG.II w nastpujcy sposób: - przy prowadzeniu spraw z zakresu ewidencji ludnoci przestrzegane były przepisy art. 7, art. 61 3, art. 65, art. 217, art. 218 i art. 219 k.p.a. oraz art. 44h ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, - o zameldowaniu w trybie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych orzekano wyłcznie w sytuacji, gdy zgłoszone dane budziły wtpliwoci organu, - wprowadzono korekty do rekordów osób, których dane osobowe w trakcie kontroli nie zawierały zmian wynikajcych z aktów stanu cywilnego oraz prawidłowo przekazano je do wojewódzkiego zbioru meldunkowego prowadzonego w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie, - systematycznie analizowane były raporty błdów otrzymane z Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie po transmisji danych oraz usuwane były niezwłocznie rozbienoci danych pomidzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w Urzdzie a wojewódzkim zbiorem meldunkowym, - w przypadku niezłoenia dowodu osobistego osoby zmarłej, przez osob zgłaszajc zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne owiadczenie o przyczynie niezłoenia tego dokumentu, - stwierdzono, i koperty dowodowe zawierały numer PESEL zgodnie z przepisem 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.). Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli zweryfikowano informacj o iloci prowadzonych w I półroczu 2009 roku spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej, przekazan przez kontrolowan jednostk na potrzeby obliczenia wysokoci dotacji. USC W zakresie spraw zrealizowanych przez Urzd Stanu Cywilnego w Krakowie weryfikacj oparto na podstawie iloci sporzdzonych aktów stanu cywilnego, teczek aktowych prowadzonych od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r. oraz sprawozda dotyczcych iloci załatwionych spraw. Stwierdzono rozbienoci pomidzy: - zadeklarowan iloci sporzdzonych aktów stanu cywilnego (15159), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (15195), - zadeklarowan iloci wydanych decyzji administracyjnych i postanowie (1967), a iloci ustalon w trakcie kontroli (2072), - zadeklarowan iloci wydanych odpisów aktów stanu cywilnego (132359), a iloci ustalon w trakcie kontroli (49936), - zadeklarowan iloci wydanych zawiadcze o dokonanych w ksigach wpisach lub ich braku (417), a iloci ustalon w trakcie kontroli (422), - zadeklarowan iloci innych czynnoci kierownika USC (25184), a iloci ustalon w trakcie kontroli (26836), 10

11 - zadeklarowan iloci wydanych decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk (274), a iloci ustalon w trakcie kontroli (283). Przyczyny powstania powyszych rozbienoci zostały wskazane w protokole, zgodnie z wyjanieniami Zastpców Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Krakowie. Ewidencja ludnoci/dowody Osobiste Weryfikacj oparto na podstawie teczek aktowych prowadzonych od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku oraz przeliczonych zgłosze meldunkowych, aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zawiadcze oraz otrzymanych zawiadomie o utracie tych dokumentów przyjtych w powyszym okresie. W wyniku kontroli nie stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan przez Urzd w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej zrealizowanych w pierwszej połowie 2009 r. w czci IV Ewidencja ludnoci. Rozbienoci stwierdzono natomiast w czci V Dowody osobiste. W pozycji 1 Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego zadeklarowano zdarze, a winno by Rozbienoci wynikały z faktu, i nie doliczono wniosków z zakresu porednictwa w wydawaniu dowodu osobistego. W pozycji 3 Przyjmowanie zgłosze o kradziey lub zagubieniu dowodu, uniewanianie dowodów osobistych zadeklarowano 1762 zdarzenia, a winno by W tym przypadku nie uwzgldniono liczby uniewanionych dowodów osobistych z powodu zgonu, których było Działajc na podstawie art. 46 ust. 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), w zwizku ze stwierdzonymi nieprawidłowociami i uchybieniami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rzdowej, zwracam si do Pana Prezydenta o ich wyeliminowanie poprzez: 1) Sporzdzanie w aktach urodze prawidłowych, tj. zgodnych z przepisem art ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.), adnotacji o uznaniu ojcostwa, 2) Przestrzeganie przepisu art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), tj. wydawanie decyzji administracyjnych z urzdu, tylko w sytuacji gdy postpowanie administracyjne toczyło si z inicjatywy organu, a na wniosek gdy z inicjatyw wszczcia postpowania administracyjnego wystpiła strona, 3) Prostowanie błdów pisarskich w wydanych decyzjach na podstawie art k.p.a., tj. w drodze stosownego postanowienia, 4) Prowadzenie, w oparciu o przepis art. 22 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), wnikliwego postpowania wyjaniajcego celem weryfikacji dokumentów przedkładanych przez cudzoziemców do zawarcia zwizku małeskiego, 5) Przy kompletowaniu dokumentów do zawarcia małestwa, w przypadku zwizków małeskich zawieranych przez cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, dokonywanie ustale co do legalnoci pobytu cudzoziemców w Polsce celem realizacji 11

12 obowizku okrelonego w przepisie art. 2 ustawy z dnia 12 padziernika 1990 r. o Stray Granicznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz z pón. zm.), 6) Przestrzeganie przepisu 9 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.) poprzez przyjmowanie zagranicznych dokumentów wraz z ich prawidłowymi tłumaczeniami na jzyk polski, tj. sporzdzonymi wyłcznie przez tłumacza przysigłego lub polskiego konsula, 7) Przyjmowanie wraz z wnioskami o zmian imienia lub nazwiska stosownych dokumentów potwierdzajcych uprawnienie do ubiegania si o tak zmian, na podstawie przepisu art. 2 ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), w szczególnoci dokumentów potwierdzajcych posiadanie obywatelstwa polskiego. 8) Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.) w prowadzonych postpowaniach administracyjnych w sprawach meldunkowych, w szczególnoci przepisów art k.p.a., art. 28 k.p.a., art k.p.a., art. 44 k.p.a., art k.p.a., art. 79 k.p.a., art. 86 w zwizku z art k.p.a., 1oraz art k.p.a., 9) Stosowanie przy rejestracji spraw przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i zwizków midzygminnych stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), 10) Przestrzeganie przepisów art. 44c ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) poprzez niezwłoczne aktualizowanie kadej zmiany danych osobowych zawartych w zbiorach meldunkowych oraz w zbiorze PESEL oraz przepisów 7 ust. 1 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL ( Dz. U. Nr 236, poz.1996) poprzez przekazywanie do wojewody, w formie elektronicznej, wszystkich informacji dotyczcych zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych, o których mowa w art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. a-c ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, 11) Przestrzeganie, aby przy przyjmowaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, pracownik nie dokonywał adnych adnotacji w rubryce przeznaczonej dla kierownika urzdu stanu cywilnego. O sposobie realizacji powyszych wniosków prosz poinformowa mnie, za porednictwem Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, zgodnie z przepisem art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego. (-) Stanisław Kracik 12