PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Koniusza. Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Koniusza, Koniusza 55, Koniusza.

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Koniusza Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Koniusza, Koniusza 55, Koniusza. Kierownikiem jednostki kontrolowanej w okresie objtym kontrol był Pan Wiesław Rudek, Wójt Gminy Koniusza, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadzili w dniu 27 wrzenia 2010 roku upowanieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. 1) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk: Agnieszka Mocała starszy inspektor wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upowanienia WO.IV z dnia 27 sierpnia 2010 r., 2) w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych: Eugenia Gwód Kierownik Oddziału Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV z dnia 27 sierpnia 2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 9-12] Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. Przedmiotem kontroli była realizacja spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludnoci oraz dowodów osobistych. Kontrola obejmowała ponadto sprawdzenie realizacji zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli, a take weryfikacj przekazanej przez Urzd Miasta Gminy Koniusza informacji o iloci spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzonych w pierwszym półroczu 2009 r. Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. funkcj Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Koniuszy na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), zwanej w dalszej czci protokołu: p.a.s.c., pełnił Wójt Gminy Koniusza - Pan Wiesław Rudek. Zastpcami Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w okresie objtym kontrol były Pani Celina Gawda oraz Pani Grayna Gola powołane na stanowiska Uchwał Rady Gminy w Koniuszy Nr II (6) 94 z 12 lipca 2006 r. Wyjanie w trakcie kontroli udzielała Pani Celina Gawda.

2 W 2009 r. w Urzdzie Stanu Cywilnego w Koniuszy sporzdzono ogółem: - 4 akty urodzenia, - 53 akty małestwa, - 34 akty zgonu. W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2010 r. w Urzdzie Stanu Cywilnego w Koniuszy sporzdzono: - 3 akty urodzenia, - 15 aktów małestwa, - 29 aktów zgonu. Akty stanu cywilnego sporzdzone zostały pismem rcznym w ksigach stanu cywilnego i oznaczone kolejnymi numerami. Numeracj aktów stanu cywilnego w 2009 r. rozpoczto na pocztku roku kalendarzowego od numeru 1 i ukoczono numerem nadanym ostatniemu aktowi sporzdzonemu w roku. Ten sam sposób oznaczania numerami aktów stanu cywilnego stosowano w 2010 r. Akty sporzdzono bardzo starannie i czytelnie. Nazwiska zakoczone na -ski, -cki, -dzki oraz nazwiska w postaci przymiotnika wpisywano w aktach stanu cywilnego z zachowaniem rodzaju mskiego lub eskiego w zalenoci czy nazwisko dotyczyło kobiety lub mczyzny. Daty urodzenia małestwa i zgonu wpisywano do aktów stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie: dzie, miesic, rok. Nazwy miejscowoci połoonych za granic wpisywano do aktów stanu cywilnego w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim. W wyniku kontroli stwierdzono zatem, e zlecenie sformułowane w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG.II.0931/28/02 z dnia 22 padziernika 2002 r. Wpisywanie nazw miejscowoci połoonych za granic w aktach stanu cywilnego zgodnie z 14 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), tj. z zastosowaniem oryginalnej ich pisowni (...) zostało zrealizowane. Zamknicia ksig stanu cywilnego i otwarcia na rok nastpny dokonywano przez zamieszczenie stosownych adnotacji na nastpnej stronie danej ksigi po ostatnim sporzdzonym akcie w danym roku kalendarzowym. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były odrbnie dla kadego rodzaju aktów stanu cywilnego sporzdzonych w roku kalendarzowym objtym kontrol. Zrealizowano tym samym zalecenie sformułowane w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II.0931/28/02 z dnia 22 padziernika 2002 r. Prowadzenie dla aktów stanu cywilnego skorowidzów alfabetycznych dla danego roku kalendarzowego, stosownie do 16 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich zawiadcze i protokołów (Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.) Wszystkie akty urodzenia w 2009 r. oraz akty urodzenia Nr 1 i 3 w 2010 roku sporzdzone zostały w trybie szczególnym na podstawie decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Koniuszy o wpisaniu treci zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego. Zarówno w decyzjach jak i sporzdzonych na ich podstawie aktach urodze nazwy miejscowoci połoonych za granic wpisywano w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim. Do akt zbiorowych włczono zagraniczne odpisy aktów urodze wraz z tłumaczeniami dokonanymi przez tłumaczy przysigłych na jzyk polski, a ponadto 2

3 podania o wpisanie aktów zagranicznych do polskich ksig stanu cywilnego. W skontrolowanych aktach zbiorowych aktów nr 1/2009, 3/2009, 3/2010 znajdowały si ponadto decyzje o sprostowaniu i uzupełnieniu treci sporzdzonych aktów wraz z dokumentami stanowicymi podstaw ich wydania. W zakresie rejestracji małestw skontrolowano akty nr 2/2009-4/2009, 6/ /2009, 25/ /2009, 36/ /2009, 50/ /2009, 1/2010-3/2010, 5/2010, 11/ /2010, 14/ /2010 wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małestw zawieranych w formie okrelonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.) zwanej dalej k.r.o., stwierdzono zachowanie 5-dniowego terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Na zawiadczeniach odnotowywano dat ich wpływu do Urzdu. Zawiadczenia przekazywane przez duchownych w kadym przypadku zaopatrzone zostały w piecz parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Stwierdzono równie zachowanie terminu wanoci zawiadcze. Akty małestw sporzdzano w dniu wpływu zawiadcze lub w dniu nastpnym. Zawiadczenia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa wydawane przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Koniuszy zawierały dane okrelone w art. 4 1 k.r.o. tj. informacj o braku przeszkód prawnych do zawarcia małestwa oraz tre i dat złoonych przed Kierownikiem owiadcze w sprawie nazwisk przyszłych małonków i ich dzieci. W przypadku aktów małestwa sporzdzonych na podstawie decyzji o umiejscowieniu aktów zagranicznych w polskich ksigach stanu cywilnego (akty nr 50/2009, 53/2009) do akt zbiorowych załczono oryginały dokumentów zagranicznych wraz z ich tłumaczeniami na jzyk polski dokonanymi przez tłumaczy przysigłych oraz egzemplarze decyzji stanowicych podstaw sporzdzenia aktów. Urzd Stanu Cywilnego w Koniuszy prowadził rejestr wpływajcych do Urzdu Stanu Cywilnego zawiadcze stwierdzajcych brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa oraz rejestr zapewnie. Kontrola aktów zgonu oraz akt zbiorowych wykazała, e zgłoszenia zgonów dokonywane były najpóniej w terminie 3 dni od dnia zgonu i przez osoby do tego upowanione zgodnie z treci art. 65 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), zwanej dalej: p.a.s.c. Akty zgonów sporzdzano w dniu zgłoszenia zgonu. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu kadorazowo znajdowały si karty zgonu. Na podstawie kontroli dokumentacji zgromadzonej w teczkach aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego (sprawy nr 5140/2/2009, 5140/5/2009, 5140/8/2009, 5140/20/2009, 5140/27/2009, 5140/28/2009, 5140/4/2010, 5140/5/2010, 5140/7/2010 oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (sprawy nr 5141/9/2009, 5141/16/2009, 5141/22/2009, 5141/49/2009, 5141/225/2010, 5141/232/2010, 5141/249/2010, 5141/250/2010, 5141/251/2010) stwierdzono, e w okresie objtym kontrol wikszo poda o wydanie odpisów złoona została bezporednio w Urzdzie Stanu Cywilnego w Koniuszy. Kontrola wykazała, e odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców, a take podstaw dania wydania odpisu aktu lub te interes prawny podmiotów wnioskujcych o wydanie odpisów. Odbiór dokumentu przez 3

4 wnioskodawc potwierdzany był podpisem na podaniu lub w aktach znajdowało si potwierdzanie wysłania dokumentu. Dokumentacja dotyczca zmian w aktach stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludnoci oraz organów wydajcych dowody osobiste prowadzona była formie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do właciwych organów Gminy Koniusza. Fakt przesłania odpisów aktów stanu cywilnego poza teren Gminy rejestrowany był w teczce aktowej Powiadamianie organów ewidencji ludnoci o zmianach w treci aktów s.c.. Z zastrzeeniami opisanymi w dalszej czci protokołu postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji, prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.) zwanej dalej k.p.a.. Poddano kontroli dokumentacj spraw dotyczcych wpisania treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego (sprawy nr /2009, /2009, 5150/4/2009, 5150/7/2009, 5150/8/2009, 5150/2/2010) oraz sprostowania i uzupełnienia treci aktów stanu cywilnego (sprawy nr 51350/1/2009, 51350/3/2009, 51350/8/2009, 51350/9/2009, 51350/2/2010). W przypadku decyzji o wpisaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego stwierdzono, e w treci decyzji powoływano jako podstawy prawne: art. 73 ust. 1 p.a.s.c. oraz art. 104 k.p.a. W wydanych decyzjach o sprostowaniu lub uzupełnieniu treci aktów stanu cywilnego powoływano jako podstawy prawne odpowiednio: art. 28 i art. 36 p.a.s.c., oraz art. 104 k.p.a. Wszystkie skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach okrelonych w art. 35 k.p.a. i zawierały pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do Wojewody Małopolskiego za porednictwem Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Koniuszy. Decyzje dorczano wszystkim stronom postpowania, realizujc tym samym zalecenie sformułowane w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.II.0931/28/02 z dnia 22 padziernika 2002 r. W przypadku, gdy w zagranicznym odpisie aktu stanu cywilnego nie figurowały wszystkie wymagane przepisami polskiego prawa dane, akt sporzdzony w polskiej ksidze stanu cywilnego podlegał w zakresie powyszych danych uzupełnieniu w trybie art. 36 p.a.s.c. W sprawie nr 51350/9/2009 stwierdzono wydanie decyzji o sprostowaniu i uzupełnieniu treci aktu małestwa na wniosek strony, mimo i zainteresowana strona wnioskowała jedynie o uzupełnienie aktu. Powyszy sposób postpowania uchybiał art i 2 k.p.a. Art k.p.a. stanowi, e postpowanie administracyjne wszczyna si na danie strony lub z urzdu. Organ administracji publicznej nie jest władny do zmiany kwalifikacji prawnej dania strony. Podkrela to NSA w wyroku z 11 czerwca 1990 r. I S.A. 367/90 (ONSA 1990, Nr 2-3, poz.47): Stosownie do art KPA danie wszczcia postpowania administracyjnego okrela przedmiot tego postpowania, a w razie wtpliwoci sprecyzowanie dania naley do strony, nie za do organu administracji. W wyroku z 17 wrzenia 1992 r. III S.A. 949/92 (KPA z orzecznictwem, s 154): O tym jaki charakter ma pismo strony, decyduje sama strona. Jeli charakter wniesionego pisma budzi wtpliwoci, organ administracji ma obowizek wyjani rzeczywist wol strony. Organ ma przy tym na podstawie art. 9 KPA obowizek czuwania nad tym, aby strona nie poniosła szkody z powodu nieznajomoci prawa i w tym celu powinien udzieli jej w razie potrzeby niezbdnych wyjanie i wskazówek (...). Naley podkreli, e art k.p.a. wyznacza granice zasady skargowoci przyjmujc, e wszczcie postpowania na wniosek moe 4

5 nastpi tylko z inicjatywy jednostki majcej legitymacj procesow strony, w rozumieniu art. 28 k.p.a. Od tej reguły k.p.a. dopuszcza wyjtek. W art przewiduje moliwo odstpienia od regulacji co do inicjatywy wszczcia postpowania na wniosek, jeeli wystpi przesłanka szczególnie wanego interesu strony i wszczcia postpowania z urzdu. Organ obowizany jest uzyska na to zgod strony w toku postpowania, a w razie nieuzyskania zgody postpowanie umorzy. Wyraenie zgody strony jest warunkiem podstawowym prowadzenia postpowania wszcztego wbrew przepisom prawa materialnego bez wniosku strony. Prowadzenie zatem postpowania bez wystpienia o zgod strony bd bez zgody strony jest racym naruszeniem przepisu prawa procesowego (art. 61 2). (B. Adamiak J. Borkowski Kodeks postpowania administracyjnego. Komentarz. Wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2004). W 2009 r. w Urzdzie Stanu Cywilnego w Koniuszy zarejestrowano jedn spraw, a w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2010 r. równie jedn spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk. W obydwu przypadkach wnioskowano o zmian nazwiska. Wnioski wpłynły i zostały rozpatrzone w okresie obowizywania ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). Wnioski zostały przyjte zgodnie z właciwoci miejscow. Podania zawierały dane osób, których zmiany dotyczyły w tym numer PESEL, imi i nazwisko, na jakie ma nastpi zmiana oraz uzasadnienie. Osoby ubiegajce si o zmian nazwiska nie pozostawały w zwizku małeskim dlatego do akt postpowania załczono odpisy zupełne aktów urodzenia. W wydanej decyzji nr 5137/1/2009 powołano art. 2 pkt 1 w zwizku z art. 4 ust. 1 pkt 1 oraz art. 3 pkt 2 ustawy, w decyzji nr 5137/1/2010 powołano art. 2 pkt 1 w zwizku z art. 4 ust. 1 pkt 4 oraz art. 3 pkt 2 ustawy. Decyzje przesłano do urzdów stanu cywilnego miejsca urodzenia si osób ubiegajcych si o zmian nazwiska. Do ewidencji ludnoci oraz referatu dowodów osobistych Urzdu Gminy Koniusza przekazano zawiadomienia o dokonanych zmianach. W aktach postpowania nr 5137/1/2010 stwierdzono brak dokumentu potwierdzajcego spełnienie przesłanek okrelonych w art. 2 ustawy z dnia 17 padziernika 2008 r o zmianie imienia i nazwiska. Powyszy przepis stanowi, e ustaw stosuje si do: 1) obywateli polskich; 2) cudzoziemców nieposiadajcych obywatelstwa adnego pastwa, jeeli posiadaj w Rzeczypospolitej Polskiej miejsce pobytu stałego; 3) cudzoziemców, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodcy. W opisanej sprawie wniosek został złoony za porednictwem Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Limie. Wnioskodawczyni okazała dokument tosamoci wydany przez władze Republiki Peru. Postpowanie wyjaniajce ograniczono do sprawdzenia danych z karty osobowej mieszkaca, w tym nr PESEL osoby wnioskujcej o zmian nazwiska. Stosownie do treci art. 31a ust 3 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL) nadaje si : 1) obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice, a take osobom ubiegajcym si o wydanie dowodu osobistego; 2) cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice na podstawie art. 26 ustawy; 3) obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegaj na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Niepodjcie lub nieudokumentowanie czynnoci podjtych celem wyjanienia statusu Wnioskodawczyni w wietle art. 2 ustawy (zobowizanie do przedłoenia stosownych dokumentów w tym dokumentów stwierdzajcych posiadanie lub utrat przez wymienion obywatelstwa polskiego) 5

6 uniemoliwia ustalenie czy decyzja została wydana w stosunku do osoby uprawnionej w wietle art. 2 cyt. ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. W okresie objtym kontrol sprawy prowadzone były w nastpujcych teczkach aktowych: 5130 Rejestracja urodze, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5131 Rejestracja małestw, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5132 Rejestracja zgonów, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe, Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, Zawiadczenia stwierdzajce brak okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, Decyzje prostujce i uzupełniajce akty s. c., Czynnoci urzdowe zwizana z uzupełnieniem i sprostowaniem aktów stanu cywilnego wyroku sdowe, uznanie dziecka, decyzje dotyczce zmiany imion i nazwisk, 5137 Zmiana imion i nazwisk, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5142 Zawiadczenia o wpisach dokonanych w ksigach s.c. lub ich braku, 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego, Powiadamianie organów ewidencji ludnoci o zmianach w treci aktów s.c., 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, 5153 Statystyka urodze, małestw i zgonów, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. Zgodnie z 15 Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.) zmiany i rozbudowa wykazu akt nastpiły na podstawie zarzdzeniami Wójta Gminy Koniusza nr 11/05 z 10 maja 2005 r. oraz nr 51/2006 z 6 listopada 2006 r. i zostały uzgodnione z Archiwum Pastwowym w Krakowie. [Dowód: akta kontroli str ] Urzd Stanu Cywilnego w Koniuszy składa si trzech pomieszcze usytuowanych na parterze budynku Urzdu Gminy w Koniuszy, w których znajduj si stanowiska pracy Zastpców Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego oraz sali lubów. Ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie s przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. II. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy Koniusza, zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. 6

7 Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci prowadzone były przez Pani Grayn Gol - podinspektora, natomiast sprawy z zakresu dowodów osobistych przez Pani Celin Gawd Zastpc Kierownika USC. Osoby te wzajemnie zastpowały si. Wyjanie z zakresu ewidencji ludnoci kontrolujcej udzielała Pani Grayna Gola, a w zakresie dowodów osobistych - Pani Celina Gawda. Badaniami kontrolnymi objto prowadzenie danych osób zameldowanych na pobyt czasowy, zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania, wydawanie zawiadcze, prowadzenie postpowa w sprawie udostpniania danych osobowych, terminowo przekazywania informacji o zmianie danych osobowych do Urzdu Skarbowego, Wojskowego Komendanta Uzupełnie oraz do Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, prowadzenie postpowa administracyjnych, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydawanie dowodów osobistych oraz prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi, a take sprawdzenie stanu realizacji zalece pokontrolnych sformułowanych przez Wojewod Małopolskiego w trakcie poprzedniej kontroli. W ramach kontroli dokonano ponadto weryfikacji informacji o iloci spraw prowadzonych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r. dotyczcych zada zleconych z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przekazanej przez Wójta Gminy Koniusza na potrzeby obliczenia wysokoci dotacji. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkaców, zbioru danych byłych mieszkaców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie prowadzony był w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały si i nie dokonały zameldowania w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic oraz karty osób zmarłych. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy do 3 miesicy prowadzony był w formie ksiki zameldowa, czyli zgodnie z przepisem 29 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pón. zm.). W okresie objtym kontrol odnotowano 28 zgłosze pobytu czasowego do 3 miesicy obywateli polskich oraz 16 zgłosze tego pobytu przez cudzoziemców. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt, co było zgodne z przepisem 28 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych 7

8 i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. W systemie teleinformatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy CLANET. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W dniu 30 czerwca 2010 r. w Gminie zameldowanych było stałych mieszkaców. Na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice zameldowanych było 250 osób, w tym 6 cudzoziemców. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 190 zgłosze pobytu stałego oraz 68 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego. Z urzdów stanu cywilnego wpłynły: 155 odpisów skróconych aktu urodzenia, 173 odpisów skróconych aktu małestwa, 158 odpisów skróconych aktu zgonu. W 160 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL, w 1 o zmian, a w 1 przypadku o skasowanie tego numeru i wszystkie czynnoci w tym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano równie w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały w Urzdzie zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci, a przyjte formularze meldunkowe zawierały wszystkie dane wymagane przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Proszowicach wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce aktowej znak SO 5112 Wykazy osób zmarłych dla urzdów skarbowych. W kontrolowanym okresie w spisie spraw dla ww. teczki zarejestrowano 25 spraw w 2009 r. oraz 11 spraw do 30 czerwca 2010 r. Do kontroli terminowoci przekazywania danych do Urzdu Skarbowego w Proszowicach wytypowano 15 aktów skróconych stanu cywilnego. Kontrola wykazała, e wszystkie te akty zostały przekazywane w terminie 14 dni, tak jak okrela przepis art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.). W okresie objtym kontrol Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych obowizkowi meldunkowemu. Wysyłka zawiadomie rejestrowana była przez pracownika Urzdu w zeszycie. Okazane do kontroli dokumenty, tj. zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, odpisy skrócone aktu zgonu, zostały sprawdzone pod wzgldem terminowoci wysyłania powyszych zawiadomie. Kontrola wykazała, e zawiadomienia o zgłoszeniu 8

9 zmiany wysyłane były do wojskowego komendanta uzupełnie zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480), tj. w cigu 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Przekazywanie informacji do wojewody dotyczcych zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych odbywało si zgodnie z 7 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), czyli zachowany był piciodniowy termin. Do kontroli terminowoci tych spraw wytypowano przesyłki z listopada i grudnia 2009 r. Powysze sprawy rejestrowane były w teczce aktowej SO 5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL dla WKU i innych organów i urzdów. W spisie spraw dla tej teczki, w okresie objtym kontrol, zarejestrowano 196 spraw. Kontrolujc wydawanie zawiadcze w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych stwierdzono, e Urzd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zawiadczenie w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Powysze sprawy rejestrowane były w teczce aktowej znak SO Powiadczenia zameldowania. W spisie spraw dla tej teczki, w okresie objtym kontrol, zarejestrowanych zostało 209 poda. Kontrolujc wytypowane sprawy, stwierdzono prawidłowo ich załatwienia. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce aktowej znak SO 5118 Udostpnianie danych w spisie spraw, której zarejestrowanych było 130 wniosków. W powyszej teczce znajdowały si wnioski o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego lub kopie udzielonych odpowiedzi. Najczciej o udostpnienie danych wystpowali: komornicy, sd, prokuratura oraz urzd celny, ANION Energetyka, WKU Placówka Stray Granicznej. Kontrolujc sprawy z 2009 r. od numeru SO 5118/51/2009 do numeru SO 5118/70/2009 oraz z I półrocza 2010 r. od numeru SO 5118/11/2010 do numeru SO 5118/25/2010 stwierdzono, e wszystkie wnioski zostały załatwione prawidłowo, bez zbdnej zwłoki. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, i wytypowane do kontroli odpisy skrócone aktu urodzenia o numerach: 125/2009, 125/2009, 496/2009, 507/2009, 508/2009 wydane przez USC w Proszowicach, odpisy skrócone aktu małestwa o numerach: 27/2009 wydany przez USC w Bochni, 22/2007 wydany przez USC w Koniuszy, 15/1995 wydany przez USC w Kocmyrzowie- Luborzycy, 124/2009 wydany przez USC w Proszowicach, 37/2009 wydany przez USC w Radziemicach, odpisy skrócone aktu zgonu o numerach: 31/2009 wydany przez USC w Koniuszy, 6671/2009, 6844/2009 wydane przez USC w Krakowie, 591/2009 wydany przez USC w Olkuszu, 451/2009, 125/2010, 195/2010, 203/2009 wydane przez USC w Proszowicach, 2533/2010 wydany przez USC w ywcu oraz zgłoszenia pobytu stałego (5 szt.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (5 szt.) zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. 9

10 Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci została w Urzdzie prawidłowo załoona teczka aktowa znak: SO Decyzje dotyczce wymeldowa. W spisie spraw dla teczki SO załoonej w 2009 r. zarejestrowanych było 10 spraw, które zostały ostatecznie załatwione poprzez wydanie decyzji (5 decyzji o umorzeniu postpowania oraz 5 decyzji o wymeldowaniu). W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2010 r. w spisie spraw załoonym dla teczki aktowej SO zarejestrowano 1 spraw, która została załatwiona w drodze decyzji o umorzeniu postpowania. Spraw o zameldowanie nie było. Do kontroli wytypowano 7 postpowa meldunkowych. Sprawy znak: SO 51151/3/2009, SO 51151/4/2009, SO 51151/10/2009 wszczte w przedmiocie wymeldowania zostały prawidłowo rozstrzygnite przez wydanie decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Postpowania w niniejszych sprawach prowadzone były zgodnie z wymogami przepisów kodeksu postpowania administracyjnego, a wydane decyzje spełniały wymogi okrelone przepisem art. 107 k.p.a. W sprawach znak: SO 51151/9/2009, SO 51151/1/2010 zasadnie umorzono postpowanie (strony same dokonały obowizku wymeldowania si z miejsca pobytu) z tym, e wydane w tych sprawach przez Wójta Gminy Koniusza decyzje administracyjne nie spełniały wszystkich wymogów przepisu art k.p.a. W uzasadnieniu faktycznym decyzji nie została bowiem przytoczona tre przepisu art k.p.a., który stanowił podstaw prawn wydanych rozstrzygni. Sprawy znak SO 51151/1/2009 oraz SO 51151/2/2009 rozpatrywane były przez Wojewod Małopolskiego w postpowaniu odwoławczym. Po stwierdzeniu zgodnoci z przepisami prawa i zasadnoci wydanych przez Wójta Gminy Koniusza rozstrzygni w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, Wojewoda Małopolski decyzj z dnia 25 czerwca 2009 r., znak SO.I utrzymał w mocy decyzj Wójta Gminy Koniusza z dnia 5 maja 2009 r., znak SO 51151/1/2009, a decyzj z dnia 21 sierpnia 2009 r., znak SO.I decyzj Wójta Gminy Koniusza z dnia 15 czerwca 2009 r., znak SO.51151/2/2009. Sprawa znak SO 51151/7/2009 została uchylona przez Wojewod Małopolskiego z uwagi na niewystarczajcy materiał dowodowy. Postpowanie zakoczyło si wydaniem w oparciu o przepis art k.p.a. decyzji o umorzeniu postpowania, albowiem w trakcie prowadzonego postpowania strony dokonały obowizku meldunkowego i wymeldowały si. W uzasadnieniu faktycznym przedmiotowej decyzji nie została przytoczona tre przepisu art k.p.a., który stanowił podstaw prawn wydanych rozstrzygni czym naruszono przepis art k.p.a. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. 10

11 Urzd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 557 dowodów osobistych. W dniu kontroli 57 wyprodukowanych dowodów osobistych pozostawało w Urzdzie do wydania mieszkacom Gminy. Do wymiany pozostały jeszcze 36 ksieczkowych dowodów osobistych. Liczba ta dotyczyła osób, które czasowo przebywały za granic. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłow obsług mieszkaców Gminy Koniusza, którzy ubiegali si o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: D , D , D , D , D , D Stwierdzono, e wszystkie sprawdzane wnioski zostały przyjte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego uniewanieniu w sposób okrelony w 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), a od 24 marca 2009 r. w przepisie 33 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym na podstawie 10 nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzajc, i wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 20 kopert dowodowych o numerach formularza: D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D , D pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a koperty dowodowe ułoone według serii i numeru dowodu osobistego. Koperty dowodowe zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, 11

12 poz z pón. zm.) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 94 koperty dowodowe, równie 94 koperty dowodowe wysłał w tym celu do innych urzdów gmin. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej (w zwizku z utrat dowodu osobistego lub jego wymian), wezwanie to umieszczane było w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Na podstawie sprawdzonych dokumentów stwierdzono, e wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, zostały prawidłowo dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. W okresie objtym kontrol w Urzdzie zostały załoone teczki aktowe dla spraw z zakresu dowodów osobistych o znaku: SO 5120 Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych, SO 5125 Informacje, zawiadomienia, zawiadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych, SO 5126 Dokumentacja dotyczca porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. Kontrolujc dokumentacj zawart w powyszych teczkach aktowych stwierdzono, i sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez pracownika Urzdu w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów instrukcji kancelaryjnej. W kontrolowanym okresie Urzd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzdu skarbowego właciwego dla podatnika w obowizujcych terminach, zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia. Powysze sprawy rejestrowane były przez pracownika w teczce SO 5125 Informacje, zawiadomienia, zawiadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych. W okresie objtym kontrol zgłoszono w Urzdzie 79 utrat dowodu osobistego. Osobom zawiadamiajcym o utracie dowodu osobistego wydawane były w Urzdzie stosowne zawiadczenia zgodnie z przepisem 25 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384). Powysze sprawy rejestrowane były w spisie spraw dla teczki aktowej SO 5120 Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych. Urzd prawidłowo aktualizował dokumentacj dowodow w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktu zgonu, w sytuacji gdy osoba zawiadamiajca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były uniewaniane w SOO (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (w przypadku ksieczkowych 12

13 dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z odpisem skróconym aktu zgonu zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W przypadku, gdy skasowany dowód osobisty został przez kierownika urzdu stanu cywilnego zwrócony zgłaszajcemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie (jak stanowi przepis 32 ust. 7 cyt. rozporzdzenia). Na podstawie odpisów skróconych aktu zgonu o numerach: 31/2009 wydany przez USC w Koniuszy, 6671/2009, 6844/2009 wydane przez USC w Krakowie, 591/2009 wydany przez USC w Olkuszu, 451/2009, 125/2010, 195/2010, 203/2009 wydane przez USC w Proszowicach, 2533/2010 wydany przez USC w ywcu stwierdzono, e wszystkie czynnoci dotyczce uniewanienia dowodu osobistego osoby zmarłej zostały prawidłowo wykonane zarówno w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, jak i gminnym zbiorze meldunkowym teleinformatycznym i kartotecznym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki cisłego zarachowania oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy Koniusza, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie w pomieszczeniu niedostpnym dla stron. Wystpienie pokontrolne Wojewody Małopolskiego z dnia 22 padziernika 2002 r. nr DG.II.0931/28/02 sporzdzone w wyniku poprzedniej kontroli przeprowadzonej w Urzdzie Gminy Koniusza nie zawierało adnych zalece pokontrolnych z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. III. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez Urzd Gminy Koniusza z faktyczn iloci spraw zrealizowanych w I połowie 2009 roku. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Urzd Stanu Cywilnego: 1. Sporzdzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małestwa, zgony) ilo spraw zadeklarowana: 39 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 39 Sprawdzono ilo aktów sporzdzonych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r. w ksigach stanu cywilnego: urodze, małestw, zgonów (2 akty urodzenia, 21 aktów małestwa, 16 aktów zgonu). 2. Wydawanie decyzji administracyjnych (decyzje na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70,73, 87 p.a.s.c oraz art. 4 k.r.o.) ilo spraw zadeklarowana: 5 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 5 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw dotyczcych wpisywania do polskich ksig stanu cywilnego treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic na podstawie art

14 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego oraz sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego na podstawie art. 28 i 36 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej Decyzje prostujce i uzupełniajce akty stanu cywilnego. 3. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojzycznych) ilo spraw zadeklarowana: 269 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 269 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczek aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego. 4. Wydawanie zawiadcze (o dokonanych w ksigach wpisach lub ich braku) ilo spraw zadeklarowana: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 5. Inne czynnoci kierownika USC (zawiadczenia na podstawie art. 71 p.a.s.c., zezwolenia wydane na podstawie art. 4¹ k.r.o, owiadczenia o uznaniu dziecka, owiadczenia o nadaniu dziecku nazwiska ma matki, owiadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małestwa, owiadczenia o zmianie nazwiska dziecka na podstawie art. 51 p.a.s.c., sporzdzanie wzmianek dodatkowych, sporzdzanie przypisków w aktach stanu cywilnego, przekazywanie zawiadomie do innych usc celem sporzdzenia przypisków) ilo spraw zadeklarowana: 130 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 156 Zweryfikowano na podstawie dokumentacji zawartej w teczkach aktowych Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, Zawiadczenia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do aktów stanu cywilnego. Stwierdzona rozbieno wynika z błdnego przeliczenia. Wyjanienia Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego, Pani Celiny Gawdy przyjto do protokołu. [Dowód: akta kontroli str Decyzje w sprawie imion i nazwisk: ilo spraw zadeklarowana: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 7. Wnioski o nadanie medalu za długoletnie poycie małeskie ilo spraw zadeklarowana: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 8. Zawiadamianie organów ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego (z wyłczeniem spraw dotyczcych zmian imion i nazwisk) ilo spraw zadeklarowana: 90 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 90 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczki aktowej Powiadamianie organów ewidencji ludnoci o zmianach w treci aktów s.c. oraz rejestru odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do ewidencji ludnoci. 14

15 Ewidencja ludnoci/dowody osobiste Weryfikacj oparto na dokumentacji zawartej w teczkach aktowych, (tj. zgłoszenia meldunkowe, akty stanu cywilnego, wnioski o wydanie dowodu osobistego, wydane zawiadczenia oraz otrzymane zawiadomienia o utracie dowodu osobistego): SO 5110 Rejestr meldunkowy do 3 miesicy dla obywateli polskich i cudzoziemców, SO 5112 Wykazy osób zmarłych dla urzdu skarbowego, SO 5113 Zgłoszenia meldunkowe oraz odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (urodzenia, małestwa zgony), SO Zgłoszenia meldunkowe na pobyt czasowy, SO Zawiadomienia o pobytach czasowych, SO Zgłoszenia meldunkowe na pobyt czasowy wyłczone po upływie terminu, SO 5114 Nadzór nad wykonywaniem obowizku meldunkowego. Sprawy ewidencji ludnoci zapytania, wyjanienia, SO 5115 Decyzje w sprawach ewidencji ludnoci, SO Decyzje dotyczce wymeldowa, SO 5116 Odwołania od decyzji meldunkowej SO 5118 Udostpnianie danych, SO Powiadczenia zameldowania SO 5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL dla WKU i innych organów i urzdów, SO 5120 Rejestr wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, SO 5122 Dokumentacja wydanych dowodów osobistych (koperty dowodowe), SO 5125 Informacje, zawiadomienia, zawiadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych uniewanienia, SO 5126 Dokumentacja dotyczca porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. W wyniku kontroli nie stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan i faktyczn iloci załatwionych spraw przez Gmin Koniusza w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej realizowanych w I półroczu 2009 roku Na tym kontrol zakoczono Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Gminy Koniusza pod nr 5/2010 i 6/2010. Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. 15

16 Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Koniusza. Kontrolujcy Za zespół kontrolujcy Starszy Inspektor Wojewódzki (-) mgr Agnieszka Mocała Kontrolowany W Ó J T (-) mgr in. Wiesław Rudek Kraków, dnia 18 PA Koniusza, dnia 1 Niepotrzebne skreli 16