PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Korzenna. Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Korzenna (Korzenna 325, Korzenna).

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW SO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Korzenna Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Korzenna (Korzenna 325, Korzenna). Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Leszek Skowron, Wójt Gminy Korzenna, wybrany na to stanowisko w dniu 6 grudnia 2006 roku, w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadził w dniu 24 czerwca 2010 r. upowaniony pracownik Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie Pani Agnieszka Mocała, starszy inspektor wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upowanienia 21/10 z dnia 9 czerwca 2010 r. [dowód: akta kontroli str. nr 7-8 ] Przedmiotem kontroli było: sprawdzenie realizacji zada z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, w tym równie realizacja zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli Gminy Korzenna, weryfikacja przekazanej przez Gmin Korzenna informacji o iloci prowadzonych w I półroczu 2009 r. spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r. Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego w Korzennej była Pani Alicja Mdo powołana na to stanowisko uchwał Rady Gminy w Korzennej Nr 13/III/90 z dnia 19 czerwca 1990 r. Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w okresie objtym kontrol była Pani Małgorzata Paciorek (poprzednio: Bobakowska) powołana na stanowisko uchwał Rady Gminy w Korzennej Nr XXXVI/185/98 z 23 kwietnia 1998 r. [ dowód: akta kontroli, str. nr 9-14 ] W trakcie kontroli wyjanie udzielała Pani Małgorzata Paciorek.

2 W 2009 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Korzennej sporzdzono ogółem: - 10 aktów urodzenia, akty małestwa, - 56 aktów zgonu. Akty urodzenia zostały sporzdzone w ksidze pismem rcznym. Akty małestwa i zgonu sporzdzono przy zastosowaniu systemu komputerowego na lunych kartach, które nastpnie zostały poddane oprawie. Akty stanu cywilnego sporzdzono bardzo starannie i czytelnie. Stosowana była właciwa pisownia nazwisk, dat. Poza przypadkiem opisanym w dalszej czci protokołu nazwy miejscowoci połoonych za granic wpisywano w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim zgodnie z 14 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), zwanym dalej rozporzdzeniem MSWiA. Stwierdzono prawidłowe adnotacje o otwarciu i zamkniciu ksigi w danym roku kalendarzowym. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z 16 rozporzdzenia MSWiA, tj. odrbnie dla kadego rodzaju aktów stanu cywilnego sporzdzonych w roku kalendarzowym objtym kontrol. Stwierdzono tym samym, e zrealizowane zostało zalecenie sformułowane w omawianym zakresie w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.VIII.0931/3/02 z dnia 27 wrzenia 2002 roku. Wszystkie akty urodzenia sporzdzone zostały na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi urodze, zgodnie z treci przepisu art. 73 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), zwanej dalej: p.a.s.c. Dokumenty w aktach zbiorowych przedmiotowych aktów urodzenia skompletowane zostały prawidłowo. Stwierdzono nieprawidłowy sposób usunicia pomyłki powstałej w trakcie sporzdzenia aktu urodzenia Nr 4/2009, tj. przez skrelenie nieprawidłowego wpisu i nadpisanie prawidłowego brzmienia wyrazu wykrelonego rubryce aktu z równoczesnym zamieszczeniem informacji o nadpisaniu w rubryce uwagi. 2 ust 5 rozporzdzenia MSWiA stanowi, e pomyłki powstałe w trakcie sporzdzania aktów stanu cywilnego naley usuwa przez wykrelenie lini cigł nieprawidłowych wpisów w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego i wpisanie prawidłowego brzmienia wyrazu wykrelonego w rubryce uwagi. W zakresie rejestracji małestw skontrolowano akty nr 2-20/2009, 70-82/2009, 85-90/2009, 50/2009, 115/2009, 123/2009 wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małestw zawieranych w formie okrelonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pón. zm.), zwanej dalej k.r.o. zawiadczenia przekazywane przez duchownych wypełnione były prawidłowo, w kadym przypadku zaopatrzone zostały w piecz parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Stwierdzono równie zachowanie terminu wanoci zawiadczenia. Prawidłowo przyjmowano zapewnienia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. Zawiadczenia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa wydawane były zgodnie z treci przepisu art. 4 1 k.r.o. 2

3 Kontrola akt zbiorowych aktów Nr 5-6/2009, 8/2009, 11-19/2009, 70-82/2009, 85-90/2009 wykazała, e na zawiadczeniach odnotowywano dat ich wpływu do Urzdu Stanu Cywilnego w Korzennej. Stwierdzono tym samym zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. W przypadku aktów małestwa Nr 2-4/2009 stwierdzono brak pieczci wpływu na zawiadczeniach o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. W przypadku aktów Nr 9/2009, 20/2009 potwierdzono pieczci fakt wpływu zawiadcze do Urzdu, jednake nie odnotowano na nich daty wpływu. Stwierdzono ponadto, e akt małestwa Nr 7/2009 zawartego w formie okrelonej w art. 1 2 k.r.o w dniu 31 stycznia 2009 roku został sporzdzony 3 lutego 2009 roku. Na zawiadczeniu stanowicym podstaw sporzdzenia aktu figuruje natomiast piecz wpływu do Urzdu Stanu Cywilnego w Korzennej: 3 marca 2009 roku. Opisany sposób przyjmowania zawiadcze uchybiał przepisom art. 8 k.r.o. oraz art. 16 p.a.s.c. Zaniechanie odnotowania daty wpływu na zawiadczeniach stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa uniemoliwia ustalenie czy został zachowany piciodniowy ustawowy termin przekazania przez osoby duchowne zawiadczenia do urzdu stanu cywilnego i nastpnie jednodniowy termin sporzdzenia przez kierownika urzdu stanu cywilnego aktu małestwa. Zgodnie bowiem z art. 8 k.r.o. duchowny przekazuje do urzdu stanu cywilnego zawiadczenia stanowice podstaw sporzdzenia aktu małestwa przed upływem piciu dni od zawarcia małestwa. Na podstawie art. 16 p.a.s.c., akt stanu cywilnego sporzdza si w dniu w którym dokonano zgłoszenia zdarzenia powodujcego sporzdzenie aktu, chyba e ustawa dopuszcza moliwo sporzdzenia aktu stanu cywilnego w innym terminie. W zakresie rejestracji zgonów kontrola wykazała, e zgłoszenia zgonów dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione zgodnie z treci art. 65 p.a.s.c. Terminy sporzdzania aktów zgonu były zachowane. Akta zbiorowe do poszczególnych aktów zgonu kompletowane były prawidłowo. Kadorazowo znajdowały si w nich karty zgonu. Na podstawie kontroli dokumentacji zgromadzonej w teczkach aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stwierdzono, e w okresie objtym kontrol wikszo poda o wydanie odpisów złoona została bezporednio w Urzdzie Stanu Cywilnego w Korzennej. Kontrola wykazała, e odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. W wyniku kontroli dokumentacji losowo wybranych spraw ( /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009) stwierdzono, e w powyszych przypadkach rzetelnie ustalany był interes prawny podmiotów wnioskujcych o wydanie odpisów. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców. Odbiór dokumentu przez wnioskodawc potwierdzany był podpisem na podaniu. Stwierdzono zatem, e zalecenie sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli, dotyczce przestrzegania wymogów art. 83 p.a.s.c. przy wydawaniu odpisów aktów stanu cywilnego zostało wykonane. W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. W kontrolowanym okresie fakt i data przekazania danych odnotowywane były w załoonych w powyszym celu rejestrach. 3

4 Z zastrzeeniami, opisanymi w dalszej czci protokołu postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji, prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), zwanej dalej k.p.a.. Poddano kontroli dokumentacj spraw nr /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009, /2009. W wydanych decyzjach powoływano prawidłowe podstawy prawne. Prawidłowo powoływano publikatory aktów prawnych stanowicych podstaw rozstrzygnicia. Wszystkie skontrolowane decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do właciwego organu drugiej instancji. Tre podania złoonego w sprawie nr /2009 dotyczcej wpisania treci zagranicznego aktu małestwa do polskiej ksigi stanu cywilnego oraz złoone przez wnioskodawców podpisy wskazuj, i w powyszym przypadku postpowanie prowadzone było na wniosek obojga małonków, jednake wydana decyzja została dorczone tylko jednemu z nich. W sprawie nr /2009 o wpisanie do polskiej ksigi stanu cywilnego zagranicznego odpisu aktu urodzenia dziecka wnioskowali oboje rodzice, podczas gdy decyzj dorczono jednemu z nich. Taki sposób postpowania był niezgodny z przepisem art. 28, który stanowi i stron postpowania jest kady, czyjego interesu prawnego lub obowizku dotyczy postpowanie albo kto da czynnoci organu ze wzgldu na swój interes prawny lub obowizek, oraz z treci przepisu art k.p.a. zgodnie z którym w sprawie wszcztej na skutek podania złoonego przez dwie lub wicej stron pisma dorcza si wszystkim stronom, chyba, e w podaniu wskazały jedn jako upowanion do odbioru pism. Dorczenie decyzji nastpuje z zachowaniem zasad dorczenia pism organu administracji uregulowanych w art k.p.a. i tylko w przypadku zachowania tych reguł bdzie skuteczne. W wyroku NSA z 2 lutego 2000 r., II S.A./Kr 298/00 (nie publ.) stwierdza si w pierwszym zdaniu tezy, e pogld jakoby dorczenie decyzji jednemu ze współmałonków, wywierało taki sam skutek jakby dorczono j obojgu, naley uzna za błdny, bo nie znajdujcy uzasadnienia w przepisach prawa (B. Adamiak, J. Borkowski Kodeks postpowania administracyjnego. Komentarz. Wydawnictwo C. H. Beck 2004). W treci decyzji nr /2009 oraz w treci aktu urodzenia sporzdzonego na podstawie przedmiotowej decyzji zastosowano ponadto nieprawidłow pisowni nazwy miejscowoci w której nastpiło urodzenie dziecka: Londyn zamiast pisowni oryginalnej: London. Zgodnie z przepisem 14 ust. 2 rozporzdzenia MSWiA nazw miejscowoci połoonej za granic wpisuje si w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim. W sprawach Nr /2009 oraz /2009 dotyczcych sprostowania treci aktów stanu cywilnego stwierdzono wydanie decyzji z urzdu, mimo i zainteresowane strony wystpiły z wnioskami o dokonanie czynnoci. W obydwu przypadkach uzasadniajc fakt wydania decyzji z urzdu powołano si równoczenie na złoenie wniosku przez stron. Powyszy sposób postpowania uchybiał art k.p.a., który stanowi, e postpowanie administracyjne wszczyna si na danie strony lub z urzdu. Tym samym wskazuje alternatywnie dwa odrbne tryby postpowania, których kompilacja nie jest dopuszczalna. Zgodnie z cytowanym przepisem, jeeli z inicjatyw wszczcia postpowania wystpiły strony, naley wyda decyzj na wniosek. Natomiast w sytuacji stwierdzenia błdu w akcie stanu cywilnego podczas dokonywania czynnoci urzdowych decyzje w sprawie wydaje si z urzdu, zawiadamiajc strony o wszczciu postpowania i dorczajc im wydane decyzje. 4

5 Zgromadzone dokumenty dowodz, e w omawianych przypadkach postpowanie zostało przeprowadzone na wniosek, co stoi w sprzecznoci z treci decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Korzennej. [ dowód: akta kontroli, str. nr ] W 2009 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Korzennej zarejestrowano 1 spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk. Wniosek wpłynł i został rozpatrzony 1 czerwca 2009 roku tj. w okresie obowizywania ustawy z 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.). Decyzj wydano z zachowaniem właciwoci miejscowej, w terminie okrelonym w art. 35 k.p.a. i przesłano do właciwego urzdu stanu cywilnego celem naniesienia stosownej wzmianki w akcie urodzenia. Do wniosku złoonego przez ojca dziecka załczono odpis zupełny aktu urodzenia dziecka wydany przez Urzd Stanu Cywilnego w orach oraz postanowienie Sdu Rejonowego w orach Wydział III Rodzinny i Nieletnich, potwierdzajcego pozbawienie matki małoletniego władzy rodzicielskiej. W aktach postpowania stwierdzono brak dokumentu okrelajcego obywatelstwo dziecka, brak dokumentów potwierdzajcych obywatelstwo jego rodziców, jak równie (poza notatk dotyczc Nr PESEL dziecka podpisan przez wnioskodawc) brak dowodów podjcia przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Korzennej czynnoci celem ustalenia czy dziecko jest obywatelem polskim. Art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.), stanowił, e o zmian imienia lub nazwiska mógł ubiega si obywatel polski lub osoba, która nie posiada adnej przynalenoci pastwowej jeeli zamieszkuje w Polsce. Art. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1962 roku o obywatelstwie polskim (Dz. U. z 2000 r. Nr 28 poz. 353 z pón. zm.) stanowi, e dziecko nabywa obywatelstwo polskie gdy obydwoje rodzice s obywatelami polskimi albo jedno z rodziców jest obywatelem polskim, drugie jest nieznane bd nieokrelone jest jego obywatelstwo lub nie posiada adnego obywatelstwa. Na podstawie art. 6 ust. 1 cyt. ustawy dziecko rodziców z których jedno jest obywatelem polskim, drugie za obywatelem innego pastwa nabywa przez urodzenie obywatelstwo polskie jednake rodzice w owiadczeniu złoonym zgodnie przed właciwym organem w cigu 3 miesicy od dnia urodzenia si dziecka mog wybra dla niego obywatelstwo pastwa obcego, którego obywatelem jest jedno z rodziców jeli według prawa tego pastwa dziecko nabywa jego obywatelstwo. Przyjcie tego owiadczenia przez właciwy organ skutkuje utrat przez dziecko obywatelstwa polskiego. Art. 17 ust. 4 cyt. ustawy stanowi, e posiadanie lub utrat obywatelstwa polskiego stwierdza właciwy wojewoda. Stosownie do treci art. 31a ust. 3 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL) nadaje si: 1) obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice, a take osobom ubiegajcym si o wydanie dowodu osobistego; 2) cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwajcy ponad 3 miesice na podstawie art. 26 ustawy; 3) obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegaj na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. 5

6 Niepodjcie lub nieudokumentowanie czynnoci podjtych celem wyjanienia statusu obywatelstwa dziecka (zobowizanie wnioskodawcy do przedłoenia stosownych dokumentów stwierdzajcych obywatelstwo dziecka, np. polskiego paszportu bd decyzji wojewody w przedmiocie posiadania lub utraty przez dziecko obywatelstwa polskiego, lub co najmniej ustalenie jakimi dokumentami legitymowali si rodzice dziecka) poddaje w wtpliwo czy decyzja została wydana w stosunku do osoby uprawnionej w wietle art. 1 cyt. ustawy z 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk. O ile w przypadku zmiany nazwiska dotyczcej małoletniego nie było koniecznym zawiadamianie o dokonanej zmianie wszystkich organów okrelonych w art. 11 ustawy z 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk, tj. właciwego urzdu skarbowego, organu Policji, Wojskowej Komendy Uzupełnie, akta przedmiotowej sprawy winny zawiera dowody potwierdzajce, e informacja o dokonanej zmianie została przekazana do organu ewidencji ludnoci. Fakt przekazania informacji o zmianie nazwiska dziecka do ewidencji ludnoci Urzdu Gminy w Korzennej nie został udokumentowany w aktach postpowania. W aktach sprawy nie stwierdzono pełnomocnictwa dla osoby której dorczono decyzj, co stanowiło naruszenie art i 2 k.p.a. Powysze przepisy stanowi, i pisma dorcza si stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela temu przedstawicielowi. Jeeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma dorcza si pełnomocnikowi. [ dowód: akta kontroli, str. nr ] W okresie objtym kontrol sprawy prowadzone były w nastpujcych teczkach aktowych: 0704 Współdziałanie z wojewod i administracj rzdow, 5131 Rejestracja małestw, ksigi akty skorowidze i akta zbiorowe, Rejestracja małestw zawiadczenia do lubu konkordatowego, Rejestracja małestw skrócenie terminu miesicznego do zawarcia małestwa, Rejestracja małestw wysyłanie dokumentów na podstawie których były wydawane zawiadczenia o braku przeszkód do zawarcia małestwa, przesyłanie dokumentów z innego usc który wystawił zawiadczenie do aktu małestwa sporzdzonego w tut. usc, 5133 Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, 5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 5139 Ustalenie brzmienia i pisowni imion i nazwisk, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego, 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. Teczki aktowe były prowadzone zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowicym załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin 6

7 i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), zwanej w dalszej czci protokołu Instrukcj kancelaryjn. Stwierdzono, e zalecenie zawarte w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.VIII.0931/3/02 z 27 wrzenia 2002 roku Prowadzenie teczek aktowych zgodnie z wymogami rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych zostało wykonane. Urzd Stanu Cywilnego w Korzennej składa si z dwóch pomieszcze usytuowanych na parterze budynku Urzdu Gminy w Korzennej: pokoju w którym znajduje si stanowisko pracy Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego realizujcego równoczenie zadania z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, oraz z osobnego archiwum. Ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie s przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. II. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez Urzd Gminy Korzenna z faktyczn iloci spraw zrealizowanych w I połowie 2009 roku. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Urzd Stanu Cywilnego: 1. Sporzdzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małestwa, zgony) ilo spraw zadeklarowana: 73 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 73 Sprawdzono ilo aktów sporzdzonych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 r. w ksigach stanu cywilnego: urodze, małestw, zgonów (5 aktów urodzenia, 38 aktów małestwa, 30 aktów zgonu). 2. Wydawanie decyzji administracyjnych (decyzje na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70,73, 87 p.a.s.c oraz art. 4 k.r.o.) ilo spraw zadeklarowana: 4 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 9 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw dotyczcych wpisywania do polskich ksig stanu cywilnego treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic na podstawie art. 73 p.a.s.c przechowywanych w teczce aktowej 5150 Wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego oraz sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego na podstawie art. 28 i 36 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5135 Postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego. Stwierdzona rozbieno wynika z błdnego przeliczenia. Wyjanienia Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w omawianym zakresie zostały złoone do protokołu. [ dowód: akta kontroli, str. nr ] 3. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojzycznych) 7

8 ilo spraw zadeklarowana: 242 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 242 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczek aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego. 4. Wydawanie zawiadcze (o dokonanych w ksigach wpisach lub ich braku) ilo spraw zadeklarowana: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 5. Inne czynnoci kierownika USC (zawiadczenia na podstawie art. 71 p.a.s.c., zezwolenia wydane na podstawie art. 4¹ k.r.o, owiadczenia o uznaniu dziecka, owiadczenia o nadaniu dziecku nazwiska ma matki, owiadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małestwa, owiadczenia o zmianie nazwiska dziecka na podstawie art. 51 p.a.s.c., sporzdzanie wzmianek dodatkowych, sporzdzanie przypisków w aktach stanu cywilnego, przekazywanie zawiadomie do innych usc celem sporzdzenia przypisków) ilo spraw zadeklarowana: 375 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 375 Zweryfikowano na podstawie dokumentacji zawartej w teczkach aktowych 5133 Zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, Rejestracja małestw zawiadczenia do lubu konkordatowego, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. 6. Decyzje w sprawie imion i nazwisk: ilo spraw zadeklarowana: 1 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 1 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczki aktowej 5139 Ustalenie brzmienia i pisowni imion i nazwisk. 7. Wnioski o nadanie medalu za długoletnie poycie małeskie ilo spraw zadeklarowana: 32 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 16 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczki aktowej 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego. Stwierdzona rozbieno wynika z faktu, i za podstaw dokonania oblicze przyjto liczb osób objtych wnioskami o przyznanie odznacze (liczb wysłanych zapyta do Krajowego Rejestru Karnego).Wyjanienia Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego zostały złoone do protokołu. [ dowód: akta kontroli, str. nr ] 8. Zawiadamianie organów ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego (z wyłczeniem spraw dotyczcych zmian imion i nazwisk) ilo spraw zadeklarowana: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 90 Ustalono na podstawie prowadzonego przez Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego rejestru danych przekazywanych do organów ewidencji ludnoci w zakresie zmian w aktach stanu cywilnego. Przyczyn rozbienoci było pominicie wpisów z rejestru przy dokonywaniu 8

9 oblicze na potrzeby weryfikacji iloci spraw zrealizowanych przez Urzd Gminy Korzenna w I połowie 2009 roku. Ewidencja Ludnoci 1.Rejestracja zdarze meldunkowych: zameldowanie, przemeldowanie, wymeldowanie, emigracje, pobyt czasowy, stały, emigracje. ilo spraw zadeklarowana: 286 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 286 Ustalono na podstawie iloci druków meldunkowych. 2.Prowadzenie ewidencji ludnoci aktualizacja i weryfikacja danych na podstawie aktów stanu cywilnego, przyjtych zgłosze meldunkowych oraz otrzymanych z innych urzdów zawiadomie. ilo spraw zadeklarowana: 345 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 345 Ustalono na podstawie liczby druków meldunkowych, zawiadomie z urzdów gmin oraz iloci odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do ewidencji ludnoci, wykazów osób zmarłych dla urzdów skarbowych. 3.Wydawanie zawiadcze z akt ewidencji ludnoci - udzielanie informacji adresowej, udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. ilo spraw zadeklarowana: 228 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 228 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw z teczki aktowej 51180/2009 Udostpnianie danych. Powiadczenia zameldowania. 4.Wymeldowanie i zameldowanie w trybie administracyjnym oraz anulowanie czynnoci materialno-technicznej polegajcej na zameldowaniu (decyzje administracyjne) ilo spraw zadeklarowana: 6 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 6 Ustalono na podstawie dokumentacji Decyzje dotyczce zameldowa, Decyzje dotyczce wymeldowa. 5. Nadanie numeru PESEL, sprostowanie daty urodzenia w numerze PESEL ilo spraw zadeklarowana: 102 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 102 Ustalenia oparto na podstawie iloci odpisów aktów urodzenia przekazywanych z urzdu stanu cywilnego. Dowody osobiste 1. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego ilo spraw zadeklarowana: 302 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 302 Ustalenia oparto na danych zawartych w bazach komputerowych. 9

10 2. Wydawanie dowodów osobistych ilo spraw zadeklarowana: 930 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 512 Ustalenia oparto na danych zawartych w bazach komputerowych. Stwierdzona rozbieno wynika z błdnego przeliczenia. Wyjanienia w omawianym zakresie przyjto do protokołu. 3. Przyjmowanie zgłosze o kradziey lub zgubieniu dowodu, uniewanianie dowodów osobistych ilo spraw zadeklarowana: 24 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 24 Ustalono na podstawie iloci zawiadcze o zagubieniu dowodu osobistego, zawiadomie otrzymanych z innych urzdów gmin oraz z powodu zgonu. 4. Udostpnianie danych osobowych z akt dowodowych ilo spraw zadeklarowana: 42 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 42 Ustalono na podstawie dokumentacji 5126 Dokumentacja dotyczca porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych, 5118 Udostpnianie danych osobowych. 5. Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie dowodów osobistych ilo spraw zadeklarowana: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 Na tym kontrol zakoczono. Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Gminy Korzenna. Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Korzenna. Kontrolujcy Starszy Inspektor Wojewódzki Kontrolowany WÓJT (-) mgr Agnieszka Mocała (-) mgr Leszek Skowron Kraków, 13 LIP WÓJT GMINY KORZENNA KORZENNA Korzenna, 1 Niepotrzebne skreli 10