Witaj w firmie! I co dalej? Jak skutecznie wdrożyć nowych pracowników Istnieją dwa sposoby wdrażania pracownika: pomóc mu w pierwszym etapie jego pracy lub wrzucić go na głęboką wodę. Jeśli się utopi, wszyscy tracą: firma czas i pieniądze na rekrutację, pracownik wiarę we własne siły i dobrą opinię o pracodawcy. Jeśli się uratuje sam pozostanie w firmie, jednak... Jedyną osobą, której w jego opinii powinien okazać wdzięczność, będzie on sam. Krzysztof Filarski Współwłaściciel firmy doradczej Westhill Consulting, interim menedżer, od 10 lat zajmuje się psychologią biznesu. Psycholog społeczny, pracuje dla bankowości, farmaceutyki i firm z branży logistycznej. Specjalizuje się w analizie efektywności szkoleń, wykłada na studiach MBA w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu. Certyfikowany coach. krzysztof.filarski@westhill.pl Arkadiusz Siechowicz Partner w Westhill Consulting, interim training manager w DB Schenker, specjalizuje się w kompleksowym wspieraniu ludzi w organizacjach. arkadiusz.siechowicz@ westhill.pl Lojalność pracownika do firmy będzie wprost proporcjonalna do pomocy, jaką uzyskał na początku. Najlepszym momentem na uzyskanie tej lojalności jest właśnie etap wdrożenia. Temat wdrażania jest ważny zarówno dla nowego pracownika, jak i dla osoby odpowiedzialnej za niego. Z perspektywy osoby rozpoczynającej karierę warto do swojej narzędziowni szukającego pracy dodać pytanie: Jeśli dwie strony zdecydują się na współpracę, jak będzie wyglądać mój proces wdrażania w Państwa firmie?. Z perspektywy działu HR warto przygotować na to pytanie odpowiedź. Znalezienie odpowiedniego pracownika w procesie rekrutacji i selekcji bywa tak wyczerpujące, że czasami brakuje już energii na to, co dzieje się po dniu W. A właśnie wtedy można dużo stracić i dużo zyskać! Nawet jeśli poszukujemy osoby samodzielnej (a może właśnie wtedy, gdy poszukujemy osoby samodzielnej), to realna pomoc na początku i uporządkowana ścieżka wdrożenia pozwoli jej szybciej być samodzielnym. Analiza sytuacji narzędzia Jeśli planujemy projekt Wdrożenie, możemy za cel postawić sobie zarówno odświeżenie i usprawnienie dotychczasowych standardów, jak i stworzenie (zebranie) nowych. W obu tych sytuacjach warto rozpocząć od analizy stanu obecnego. Warto zastosować dwa narzędzia: zebranie opinii pracowników ze stażem trzy, dziewięć miesięcy i analizę sytuacji metodą Rybich Ości. Postawy i przekonania Najciekawsze tradycyjnie są przyczyny ludzkie, choć istnieje ryzyko podejścia narzędziowego: prawidłowe wdrożenie to sprawne zamawianie sprzętu. Oczywiście prawidłowe wdrożenie to także sprawne dostarczenie sprzętu, jednak rafy i mielizny często związane są z poglądami i postawami. Poniżej przykładowe przekonania, z którymi można się spotkać podczas projektu Wdrożenie. Szukam ludzi doświadczonych i samodzielnych, którzy od razu wiedzą, że trzeba liczyć na siebie. Nawet osoba doświadczona, im szybciej pozna specyfikę nowego pracodawcy, tym szybciej będzie sama wdrażać swoje unikatowe pomysły. Dobry człowiek da sobie radę! Być może tak, być może nie. W obu tych sytuacjach tracimy więcej, niż moglibyśmy zyskać. Niech się wdroży sam. Rachunek zysków i strat odpowiada na to pytanie. Lepiej mieć pracownika, który 86 PERSONEL I ZARZĄDZANIE wrzesień 2011 p09-2011-86-90.indd 86 2011-08-23 08:24:28
w pierwszym miesiącu pracuje na 30 proc. swoich możliwości, bo się wdraża, a część % własnej efektywności poświęca mu otoczenie w firmie. Jednak w kolejnych miesiącach pracuje już na (prawie) 100 proc. Gorzej mieć takiego, który przez pierwsze sześć miesięcy pracuje na 60 proc., frustrując się i wyważając otwarte drzwi. W firmie jest atmosfera współpracy. Na pewno. jeśli poprosi o pomoc, to ją otrzyma. Czy na pewno zapyta? Jeśli zabraknie sygnału: jestem Twoim opiekunem, mentorem i powinieneś mi zadawać pytania (po to jestem), jesteśmy przekonani, że większość pytań, które powinny paść nie padną. Tak jakoś się utarło, że bardziej cenimy osoby, które szybko znajdą sprytne odpowiedzi, niż takie, które zadają wnikliwe pytania. Po to tyle energii włożyliśmy w rekrutację, by zatrudnić już osoby o idealnie pasującym profilu. Bolesnym sygnałem dla każdego pracodawcy jest zdanie: Ok., teraz, po tych pierwszych trzech miesiącach już wiem, jacy jesteście, więc świadomie nie chcę dalej u Was pracować!. Trudno w to uwierzyć, że ktoś tak zareaguje? Być może, jednak, jeśli już założymy, że ktoś to mógłby powiedzieć, to bardziej osoba o idealnym profilu! Tak zwanemu firmowemu rezydentowi nie zależy aż tak na efektywnym wdrożeniu. Jest to przecież idealna wymówka: Jeśli by im zależało na mojej efektywności, od początku by mnie przygotowywali. Jeśli zakończyliśmy etap analizy, wiemy już, z jaką sytuacją mamy do czynienia i gdzie zmiana przyniesie najlepszy skutek. Uwaga na opiłki Czasem zdarza się, że może wystąpić efekt tzw. opiłek metalu. Zjawisko to występuje w projektach, które dotyczą istotnych zjawisk w organizacji. Jeśli dotkniemy takiego obszaru z hasłem zmieniamy i naprawiamy na sztandarze, bardzo szybko, jak opiłki do magnesu, zaczniemy przyciągać inne problemy. Będą one faktycznie lub pozornie związane z kwestią (na przykład) wdrażania. Często jednak będą związane jedynie czasowo. Każdy z nich przedstawia realny problem, jednak nie można go zazwyczaj w pełni rozwiązać, jedynie porządkując wdrażanie. Poniżej przykłady opiłków dla projektu Wdrożenie: Bezpieczeństwo nowe osoby wolno uczą się procedur bezpieczeństwa (np. informacji), menedżerowie nie pilnują tego. Prawdopodobny inny problem źródłowy: ogólna niechęć, niezrozumienie procedur bezpieczeństwa w firmie (skoro przełożeni nie dają temu tematowi wystarczających priorytetów). Zespół nowe osoby skarżą się, że nikt nie chce im pomóc. Prawdopodobny inny problem źródłowy: brak kultury współpracy. Diagnoza Rybich Ości W metodologii diagramu generujemy przyczyny w pięciu głównych kategoriach, które zostały opisane przykładowo poniżej: SPRZĘT narzędzia niedostarczane na czas oczekiwanie w procesie zamówień METODY brak uporządkowanych schematów działania brak narzędzi informatcznych wspierających proces brak wypromowanych wśród osób zarządzających najlepszych praktyk wdrażania duża ilość zadań bieżących, a przez to niski priorytet wdrażania LUDZIE zatrudnianie na ostatnią chwilę długi proces decyzyjny OTOCZENIE FIRMY Opracowanie własne Autorów wrzesień 2011 PERSONEL I ZARZĄDZANIE 87 p09-2011-86-90.indd 87 2011-08-23 08:24:28
Przykładowe produkty, które mogą rozwiązywać problemy wygenerowane w procesie analizy projektu WDROŻENIE Podręcznik dla nowych pracowników» Taki materiał zazwyczaj obejmuje podstawową wiedzę o firmie, jej produktach, misji i wartościach. Może zawierać część organizacyjną (np. Telefony, osoby kontaktowe).» Warto wzbogacać go o części zadaniowe (testy, wnioski z obserwacji i innowacyjne pomysły okiem nowego. Model struktury odpowiedzialności» W modelu wdrażania oprócz nowego pracownika, przełożonego warto dodać funkcję opiekuna lub superwizora procesu. Check-listy dla menedżerów» Szczególnie w firmach otwartych na standaryzację warto porządkować wiedzę przez listy zadań z podziałem na dni.» Dostępne są kategorie: powinien się nauczyć/poznać/dowiedzieć się. W check-listy wpisane są szkolenia, zadania obserwacji pracy oraz osoby odpowiedzialne (np. wspólnie z opiekunem, wspólnie z przełożonym, samodzielnie). Szkolenie wdrożeniowe Witaj na pokładzie!» Wiele firm przygotowuje osobne szkolenie wdrożeniowe obejmujące strukturę firmy, produkty, procedury bezpieczeństwa.» Szkolenie wewnętrzne może być poszerzone o takie treści, które ze względu na poufność nie są umieszczane w podręczniku. Sprawny system szkoleń produktowych» W check-listach znajdują się szkolenia produktowe, jakościowe, z obsługi klienta.» Ważne jest budowanie świadomości odpowiedzialności menedżera prowadzącego za odsłuchanie, czego nowy pracownik się nauczył. GEMBA» Jest to japoński termin idź i zobacz, polega na obserwacji pracy tam, gdzie się ona odbywa bezpośrednio (fabryka, magazyn, rozmowa z klientem).» GEMBA może być połączona z planowanymi wizytami w innych działach firmy (najlepiej zgodnie z łańcuchem wartości/produkcji). Rozmowa on-boarding» Dobrą praktyką jest rozmowa z nowym pracownikiem w pierwszym tygodniu jego pracy. Jakie są wzajemne oczekiwania? Pierwsze wrażenie? Co jest inne niż oczekiwania? Co jeszcze możemy zrobić? Tematów nie zabraknie! Rozmowa podsumowująca po trzech miesiącach» Zazwyczaj po trzech miesiącach jest planowana rozmowa podsumowująca wdrożenie (często związana z decyzją co dalej?).» Wagi może dodać trójstronna rozmowa z osobą superwizyjną, np. z działu HR. 88 PERSONEL I ZARZĄDZANIE wrzesień 2011 p09-2011-86-90.indd 88 2011-08-23 08:24:28
Przywództwo menedżerowie nie mają czasu, by go poświęcać nowym pracownikom. Prawdopodobny inny problem źródłowy: menedżerowie nie mają czasu zarówno dla nowych, jak i dla reszty pracowników. IT trudno się doprosić o laptop, telefon lub dostęp do ważnego programu. Prawdopodobny inny problem źródłowy: dział IT nie rozumie swojej usługowej funkcji, jest przeciążony. Presja na efektywność wszyscy oczekują od nowego, by od razu był w pełni gotowy do pracy. Prawdopodobny inny problem źródłowy: ogólne przeciążenie w firmie, rekrutacja wyłącznie w gorącym okresie. Procedury nowe osoby narzekają, że firma ma zbyt wiele skostniałych procedur. Prawdopodobny inny problem źródłowy: firma przechodzi kryzys biurokracji, widzą to osoby ze świeżym spojrzeniem, a nie dostrzegają tego osoby pracujące dłużej. Innowacyjność: nowe osoby mają wiele kreatywnych pomysłów, jednak nie ma pomysłu, jak je wdrożyć. Prawdopodobny inny problem źródłowy: firma nie ma systemu zbierania pomysłów. Należy pamiętać, że firmy, które posiadają standardy wdrożenia, są postrzegane jako dojrzałe, profesjonalne, przyjazne, uporządkowane. Możemy wiele dni z pracy zapomnieć (nawet chcieć zapomnieć ), jednak każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień w pracy! KOMENTARZ Stefan Bulaszewski dyrektor Polityki Personalnej w Schenker Sp. z o.o. Firma DB Schenker, jako lider w branży logistycznej, każdego roku zatrudnia kilkaset osób. Wiemy, że nie tylko rekrutacja, lecz także i wdrożenie jest ważnym elementem procesu. Zyskujemy zarówno efektywność pracownika szybciej w pełni dostępnego dla biznesu, jak i pozytywny wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy. Od 2011 roku rozbudowaliśmy wdrażanie o nowe elementy: podręcznik WITAJ W DB SCHENKER, przygotowany z myślą o nowych pracownikach, jak też dodatkowe szkolenia wdrożeniowe, realizowane cyklicznie i szybko (w pierwszym miesiącu pracy). Duży akcent kładziemy na japońską filozofię GEMBA idź i zobacz. REKLAMA p09-2011-86-90.indd 89 2011-08-23 08:24:36
Anonimowa ankieta opinii WDROŻENIE Witaj, chcemy prosić Cię o opinię i ocenę Twojego procesu wdrożenia w miejsce pracy. Przypomnij sobie okres kilku dni przed rozpoczęciem pracy oraz kilku tygodni po rozpoczęciu pracy. Oceń zarówno plusy, jak i minusy tego procesu, podziel się swoimi pomysłami jako nowy pracownik: KOMUNIKACJA UDZIELANIE INFORMACJI DOTYCZĄCEJ OBOWIĄZKÓW, WARUNKÓW PRACY ITP. NARZĘDZIA PRACY, WYPOSAŻENIE MIEJSCA PRACY, UPRAWNIENIA IT, SPRAWY KADROWE INNI PRACOWNICY I MENEDŻER POWITANIE, WPROWADZENIE DO ZESPOŁU SZKOLENIA PRZEKAZYWANIE WIEDZY ORAZ UCZENIE SIĘ W MIEJSCU PRACY 90 PERSONEL I ZARZĄDZANIE wrzesień 2011 p09-2011-86-90.indd 90 2011-08-23 08:24:36