Pani Lucyna Kowalska Dyrektor Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej

Transkrypt

1 KA-I AJAS Lublin, 29 grudnia 2016 r. Pani Lucyna Kowalska Dyrektor Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie 25 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1331), w związku z art. 121 i 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1638) oraz Planu kontroli sprawdzających na rok 2016, stanowiącym załącznik Nr 5 do uchwały Nr LXXIII/1533/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 22 grudnia 2015 r., zmienionej uchwałami Nr XC/1847/2016 z dnia 22 marca 2016 r. oraz Nr CXI/2315/2016 z dnia 24 czerwca 2016 r., przedstawia się następujące oceny oraz ustalenia dokonane w trakcie kontroli sprawdzającej przeprowadzonej od 11 do 26 października 2016 r., przez pracowników Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie Annę Jasinę i Magdę Dec-Borkowską. Kontrolą sprawdzającą objęto realizację zaleceń po kontroli finansowej ujętych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 października 2015 r., (KA-I AR) po kontroli przeprowadzonej w okresie od 12 maja 2015 r. do 10 lipca 2015 r. w Samodzielnym Publicznym Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej. (Akta kontroli str. 1-8) Okres objęty kontrolą: od dnia 21 października 2015 r. do dnia 30 września 2016 r. O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w księdze kontroli Sanatorium pod numerem 14.

2 Oceny i ustalenia kontroli Dyrektorem Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej jest Pani Lucyna Kowalska, która została powołana na stanowisko dyrektora uchwałą Nr CCXXXIII/2758/05 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 22 września 2005 r., na czas nieokreślony. Główną księgową Sanatorium jest Pani Janina Kochan, której od dnia 1 maja 1997 r. dyrektor Sanatorium powierzył obowiązki głównego księgowego. Ostatni zakres czynności głównego księgowego został podpisany w dniu 7 marca 2016 r. Główny księgowy spełnia wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm., obecnie Dz. U. z 2016 r. poz. 1870). Pani Lucyna Kowalska, Dyrektor Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej, pismem DF JK z dnia 18 listopada 2015 r. poinformowała o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych. Realizację zaleceń pokontrolnych sprawdzono na podstawie dokumentacji prowadzonej w Sanatorium, po dacie przyjęcia zaleceń pokontrolnych do realizacji, tj. od dnia 21 października 2015 r. Zalecenie nr 1 W zakresie wykonania zalecenia nr 1 tj.: wprowadzenia procedury wewnętrznej określającej politykę rachunkowości, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11 oraz art. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zawierającej w szczególności: a) sposób postępowania z nieterminowo płaconymi fakturami przez kontrahentów; b) sposób określenia ceny na dowodach odbioru odpadów ocena pozytywna pomimo nieprawidłowości. - ocena pozytywna W trakcie kontroli ustalono, że zarządzeniem Nr 25 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej z dnia 14 września 2015 r. w sprawie zasad rachunkowości w Samodzielnym Publicznym Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wprowadzone zostały w Sanatorium zasady (polityka) rachunkowości wraz z załącznikami, obowiązujące od 1 października 2015 r., zgodne z art. 3 ust. 1 pkt 11 oraz art. 8 i art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jednocześnie straciła moc decyzja z dnia 2 stycznia 2010 r. w sprawie zakładowego planu kont z dniem 1 października 2015 r. jak również Zakładowa instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Samodzielnym Publicznym Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej wprowadzona zarządzeniem nr 7/2009 dyrektora jednostki z dnia 2 lutego 2009 r. Ad 1 a) Sposób postępowania z nieterminowo płaconymi fakturami przez kontrahentów ustalony został w załączniku Nr 1 do ww. zarządzenia Nr 25/2015 z dnia 14 września 2015 r. pkt 5 ppkt. 25 W celu dochodzenia zaległych należności ustala się obowiązek wysyłania Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej (KA-I AJAS) Strona 2 z 7

3 upomnień i podejmowania czynności egzekucyjnych przewidzianych prawem, z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do należności, których wysokość nie przekracza kosztów wysyłania upomnienia, działań takich nie podejmuje się. Również w programie finansowoksięgowym używanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych prowadzona jest ewidencja rozrachunków na 2 Rozrachunki z odbiorcami, która pozwala ustalić, którego dnia została dokonana zapłata danej faktury. Ad 1 b) Kontrolujący ustalili, że sposób określania ceny na dowodach odbioru odpadów nie został ujęty w polityce rachunkowości. Stwierdzono, że przy odbiorze odpadów z pracowni RTG przez Spółdzielnię Pracy AGRO-FILM obecny był pracownik Sanatorium - technik rtg, który dokonuje badania i odczytu zawartości srebra w roztworze. Z chwilą odbioru odpadu jest wystawiany dowód odbioru z ilością i ceną, podpisany przez obydwie strony, jednak z podpisów tych nie wynika, że pracownik Sanatorium potwierdza właściwość dokonania wyceny. Kontrolujący stwierdzają, że dowód odbioru odpadów nie potwierdza jednoznacznie i nie zawiera informacji o przeprowadzonym badaniu zawartości srebra w 1 dm³ roztworu utrwalacza, co uniemożliwia stwierdzenie prawidłowości określenia wysokości należności. W dniu 18 i 26 października 2016 r. Główny księgowy złożył w powyższej sprawie wyjaśnienia stanowiące akta kontroli. (Akta kontroli str. 9-26) Zalecenie zostało wykonane w swojej zasadniczej części. Zalecenie nr 2 W zakresie wykonania zalecenia nr 2, tj. zapewnienia pracownikom nieprzerwanego, co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego po zakończonym dyżurze medycznym, zgodnie z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.) biorąc pod uwagę starania dyrektora sanatorium i powszechnie znaną sytuację braku lekarzy ocena pozytywna. Ustalenia, na podstawie których oparto ocenę pozytywną: Weryfikacji poddano harmonogramy dyżurów lekarskich za okres od dnia 21 października 2015 r. do dnia 30 września 2016 r. i ustalono, że trzech lekarzy zatrudnionych w ramach umowy o pracę w Sanatorium pełniło również dyżury lekarskie w oparciu o umowy na udzielanie świadczeń zdrowotnych w ramach dyżuru medycznego. Ww. umowy podpisane z tymi lekarzami zawierane były na podstawie przeprowadzonych konkursów ofert. Sanatorium zawarło umowy cywilnoprawne na dyżury medyczne ze wszystkimi lekarzami, którzy zadeklarowali gotowość pełnienia dyżurów medycznych w Sanatorium i złożyli ważne oferty. Zgodnie z wyjaśnieniami, gdyby nie lekarze zatrudnieni w Sanatorium, nie byłoby możliwości zapewnienia dyżurów medycznych, bowiem lekarze z zewnątrz nie wyrażają zainteresowania pracą w kontrolowanej jednostce. Ponadto 6 lekarzy zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych wypowiedziało na koniec sierpnia 2016 r. zawarte z nimi umowy na świadczenia zdrowotne w ramach dyżuru medycznego. Powyższe zmusiło Sanatorium do przeprowadzenia kolejnego postępowania o udzielanie zamówienia Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej (KA-I AJAS) Strona 3 z 7

4 na udzielenie świadczeń zdrowotnych wykonywanych w Oddziale Gruźlicy i Chorób Płuc w czasie dyżuru medycznego w trybie konkursu ofert. W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano 6 ofert i zatrudniono 6 lekarzy, w tym 3 lekarzy Sanatorium zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Umowy cywilnoprawne na pełnienie dyżurów medycznych podpisano w dniu 23 września 2016 r. W dniu 18 października 2016 r. Dyrektor Sanatorium złożył w powyższej sprawie wyjaśnienie stanowiące akta kontroli. (Akta kontroli str ) W trakcie kontroli stwierdzono, że Dyrektor Sanatorium dokłada wszelkich starań w zakresie obsady pełnienia dyżurów medycznych. Zalecenie nr 3 W zakresie zalecenia nr 3, tj. w umowach o pracę i angażach prawidłowo określać stanowiska pracy pracowników, mając na względzie wymagania określone w regulaminie wynagradzania i posiadane przez pracownika wykształcenie. W stwierdzonym przypadku usunąć nieprawidłowość ocena pozytywna. Ustalono, że w okresie od dnia 21 października 2015 r. do dnia 30 września 2016 r. zmiana stanowiska pracy nastąpiła u 4 pracowników, których dokumentację akt osobowych objęto kontrolą. Dnia 19 stycznia 2016 r. aneksem nr 1/2016 stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 3/2016 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej dokonano zmian w regulaminie wynagradzania w zakresie Tabeli zaszeregowania stanowisk pracy w części III. Pracownicy gospodarczy i obsługi oraz w Taryfikatorze kwalifikacyjnym w części dotyczącej ww. osób. Stwierdzono, że stanowiska pracy pracowników w umowach o pracę i angażach zostały określone zgodnie z wprowadzonymi zmianami. Analiza teczek akt osobowych wykazała, że pracownicy zatrudnieni w jednostce na stanowiskach elektryk-portier, hydraulik-portier, malarz-portier i murarz-portier posiadają wykształcenie odpowiednie do pracy na danym stanowisku. W przypadku pracownika wymienionego w poz. 5 tabeli Próba kontrolna wynagrodzeń, w dokumentacji z kontroli finansowej stwierdzono, że zostały spełnione warunki określone w taryfikatorze kwalifikacyjnym co do wykształcenia na zajmowanym stanowisku pracy (wymagane wykształcenie średnie w odpowiednim kierunku). Z dniem 14 września 2015 r. powierzono tej osobie obowiązki starszego inspektora ds. kadr i płac, co jest również zgodne z zakresem obowiązków z dnia 14 września 2015 r. Przyznano wynagrodzenie zasadnicze wg kategorii właściwej dla zajmowanego stanowiska pracy. Ustalono, że nieprawidłowość w przypadku stwierdzonym w wystąpieniu pokontrolnym została usunięta i tym samym spełnione zostały warunki określone w taryfikatorze kwalifikacyjnym co do wykształcenia. Zalecenie zostało wykonane. Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej (KA-I AJAS) Strona 4 z 7

5 Zalecenie nr 4 W zakresie zalecenia nr 4, tj. wnioski premiowe dla pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych ustalać zgodnie z katalogiem zadań zawartych w regulaminie premiowania ocena pozytywna. Kontrolą sprawdzającą objęto wnioski premiowe 4 losowo wybranych pracowników Sanatorium wypłacone w okresie listopad-grudzień 2015 r. i styczeń-wrzesień 2016 r. Analiza 15 złożonych wniosków przez kierownika komórki organizacyjnej lub dyrektora sanatorium wykazała, że zadania premiowe, za wykonanie których przyznawano premię, były zgodne z katalogiem zadań określonych w załączniku nr 1 do Regulaminu premiowania pracowników Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej wprowadzonego przez dyrektora jednostki zarządzeniem nr 6/2013 z dnia 11 lutego 2013 r. (Akta kontroli str ) Zalecenie zostało wykonane. Zalecenie nr 5 W zakresie zalecenia nr 5, tj. usunięcia z Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla pracowników Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej ustalenia naruszającego ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późn. zm.) ocena pozytywna. Aneksem Nr 1/2015 stanowiącym załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 33/2015 dyrektora jednostki z dnia 10 listopada 2015 r. wprowadzono do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zmiany w zakresie warunków udzielania pożyczek na cele mieszkaniowe. Z regulaminu wykreślono naruszający ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 800) przepis 14 ust. 2 o treści Pomoc na cele mieszkaniowe może być udzielona pracownikowi, który przepracował w Sanatorium co najmniej 2 lata. Powyższe jest zgodne z art. 8 ust. 1 ustawy, który enumeratywnie wymienia kryteria przyznawania świadczeń z zfśs, wśród których nie występuje staż pracy. Aneksem nr 1/2016, stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 19/2016 dyrektora jednostki z dnia 25 maja 2016 r. dokonano zmian w zakresie tabeli dofinansowania do wypoczynku organizowanego przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą ), tj. przy najniższym progu dochodowym uwzględniono kwotę do 800,00 zł miesięcznie brutto na jedną osobę w rodzinie. Określono również przedziały dochodowe na 1 osobę w rodzinie wraz ze stawką procentową dofinansowania wypoczynku dla osób uprawnionych m.in. kolonii/obozów letnich i zimowych dla młodzieży. Ponadto wprowadzono tabelę przedziałów dochodowych stanowiących podstawę do ustalenia przysługującej Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej (KA-I AJAS) Strona 5 z 7

6 pomocy rzeczowej i finansowej wraz z kwotami dofinansowania (załącznik nr 9 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). W jednostce od dnia 8 czerwca 2016 r. obowiązuje tekst jednolity Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla Pracowników Samodzielnego Publicznego Sanatorium Gruźlicy i Chorób Płuc w Poniatowej, wprowadzony przez dyrektora jednostki zarządzeniem Nr 20/2016, uwzględniający wszystkie ww. zmiany. Zalecenie zostało wykonane. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA /-/ Arkadiusz Bratkowski Członek Zarządu.. Podmiot uprawniony do kontroli Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej (KA-I AJAS) Strona 6 z 7