PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 17 kwiecień 2014 r. nr kor. UM /2014 Pani Renata Onopiuk PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 41 ul. CYRANECZKI GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 18 do 25 marca 2014 r. w Przedszkolu Miejskim nr 41 w Gliwicach, przy ul. Cyraneczki 3 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 14 marca 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 8 kwietnia 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Renata Onopiuk. Temat kontroli Regulacje wewnętrzne oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) regulacje wewnętrzne dotyczące: - wynagrodzeń pracowników samorządowych, - organizacji służby przygotowawczej, - oceny okresowej pracowników, - zasad rachunkowości, - prawa pracy - zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - polityki bezpieczeństwa, b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę ,30 zł, - wydatki majątkowe na kwotę ,88 zł.

2 Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą: - wdrożono zgodne z przepisami i poprawne formalnie ww. regulacje wewnętrzne, - przestrzegano przepisów i procedur dotyczących wydatkowania środków budżetowych, za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia. Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam obszary wymagające poprawy. 1. Obowiązki w zakresie dotyczącym sporządzania deklaracji podatkowych oraz prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników nie zostały formalnie powierzone żadnemu pracownikowi, faktycznie obowiązki te wykonuje główny księgowy. Zalecenie nr 1 Dla każdego pracownika określić aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z zasadami określonymi w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., nr 15, poz. 84). 2. Przypadki braku, przekazania po terminie lub bez dołączonego uzasadnienia informacji o dokonanych zmianach w planach finansowych wydzielonych rachunków dochodów. Zalecenie nr 2 Informację o dokonanych zmianach w planach finansowych wydzielonych rachunków dochodów przekazywać zgodnie z zasadami określonymi w 5 pkt. 9) uchwały nr XXXVIII/1103/2010 Rady Miejskiej w Gliwicach z dnia 23 września 2010 r. (z późn. zm.). 3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) przekazanie do Urzędu Miejskiego rocznego sprawozdania Rb-28S za 2013 r. bez załączonych wydruków kont 998 oraz brak podpisu głównego księgowego na wydruku za I kwartał, b) brak podpisu kierownika jednostki na sprawozdaniu Rb-34S rozdział (darowizny) za I półrocze. Zalecenie nr 3 Sprawozdania przekazywać zgodnie z wymogami określonymi w zarządzeniu organizacyjnym nr 61/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 9 września 2011 r. w sprawie rodzaju, formy, terminów i sposobów sporządzania sprawozdań, materiałów z wykonania budżetu miasta oraz wieloletniej prognozy finansowej. Sprawozdania budżetowe podpisywać zgodnie z 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). 4. Uchybienia w zakresie wydatkowania środków polegające na zaklasyfikowaniu do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej, tj wydatku za sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem robót budowlanych: Modernizacja budynku wymiana dźwigu towarowego na kwotę 1.575,00 zł. 2

3 Zalecenie nr 4 Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 5. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę ,40 zł. Zalecenie nr 5 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 6. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonych terminów płatności na łączną kwotę 345,30 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Zalecenie nr 6 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). Wynagrodzenia nauczycieli wypacać w terminach określonych art. 39 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t Dz.U. z 2014 r., poz. 191). 7. W zakresie zawieranych przez jednostkę umów na realizację inwestycji i nadzór inwestorski brak pełnego brzmienia zapisów określających wysokość wynagrodzenia. Zalecenie nr 7 W umowach zawierać zapisy, o których mowa w zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne. 8. W zakresie wydatków majątkowych: a) brak oznaczenia numerem inwentarzowym środków trwałych zakupionych w 2013 r., b) ustalenie nieprawidłowej stawki amortyzacyjnej inwestycji Modernizacja budynku wymiana dźwigu towarowego, c) nieuwzględnienie w wartości rozliczonych inwestycji poniesionych wydatków z tyt. pełnienia nadzoru inwestorskiego. Zalecenie nr 8 Oznaczyć numerami inwentarzowymi środki trwałe. Stawki amortyzacyjne ustalać zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2010 r., nr 242, poz. 1622) w związku z art. 22g ust. 17 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). W wartości rozliczonych inwestycji ująć ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres ulepszenia zgodnie z art. 28 ust. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.). 9. W zakresie regulacji wewnętrznych: a) w polityce rachunkowości oraz instrukcji inwentaryzacyjnej: 3

4 brak szczegółowych zapisów określających metody wyceny aktywów i pasywów, o których mowa w 6 ust. 1, 5 i 6, 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), brak zawarcia zapisów wynikających z art ustawy o rachunkowości oraz określenia terminu, do którego dokumenty wpływające po zakończeniu danego miesiąca będą do niego zaliczane, brak wskazania ksiąg pomocniczych dla rozrachunków m.in.: z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym, rozrachunków z kontrahentami, w instrukcji inwentaryzacyjnej nie określono terminów oraz metod przeprowadzania inwentaryzacji w magazynach przedszkolnych oraz wartości niematerialnych i prawnych, b) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obowiązującym w 2013 r.: brak określenia rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji, oparcie regulaminu o nieobowiązującą w 2013 r. podstawę prawną tj. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs (Dz.U. z r. 1994, nr 43 poz. 168 z późn. zm.) uchyloną z dniem 18 marca 2009 r., brak wprowadzenia regulaminu zarządzeniem dyrektora, c) sprzeczność zapisów dot. terminu wypłaty wynagrodzenia pomiędzy regulaminem wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami z dnia 1 kwietnia 2009 r. a regulaminem pracy z dnia 1 września 2010 r., d) brak wprowadzenia regulaminu wynagradzania zarządzeniem dyrektora, e) w regulaminie pracy obowiązującym w 2013 r.: brak określenia sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, powołanie się na rozporządzenie Rady Ministrów z r. dotyczące wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego uchylonego z dniem 7 sierpnia 2005 r. oraz Uchwałę nr XXX/679/2001 Rady Miejskiej z r. uchyloną uchwałą nr XXXIV/850/2005 z dniem 14 lipca 2005 r., brak wprowadzenia regulaminu zarządzeniem dyrektora. Zalecenie nr 9 W zakresie regulacji wewnętrznych: a) politykę rachunkowości oraz zakładowy plan kont opracować na podstawie obowiązujących przepisów: art. 6 ust. 1, 5 i 6, 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 289), art ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów 4

5 oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z r. 2010, nr 38 poz. 207 z późn. zm.) b) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określić rodzaj dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposób pozyskiwania tych informacji, c) doprowadzić do zgodności zapisów dotyczących terminu wypłaty wynagrodzenia określonego w regulaminie pracy oraz regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych, d) w regulaminie pracy: określić sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą - zgodnie z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy (j.t. Dz.U. z r nr 21 poz. 94 z późn. zm.), powoływać się na obowiązujące podstawy prawne. e) regulacje wewnętrzne wprowadzać zarządzeniami dyrektora. Z uwagi na wprowadzenie z dniem 14 marca 2014 r. nowego regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odstępuję od formułowania zaleceń określonych w pkt. 9 b) tiret 2 i 3. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5