Pan Krzysztof Torończyk Dyrektor Teatru im. Juliusza Osterwy w Lublinie

Transkrypt

1 KA-I HM Lublin, 16 grudnia 2013 r. Pan Krzysztof Torończyk Dyrektor Teatru im. Juliusza Osterwy w Lublinie Wystąpienie pokontrolne Na podstawie uchwały Nr CXLVI/3087/2012 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 18 grudnia 2012 r. w sprawie przyjęcia Planu kontroli wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa Lubelskiego na rok 2013 oraz 67 f ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, przeprowadzona została kontrola sprawdzająca w Teatrze im. Juliusza Osterwy w Lublinie. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie: Halina Mazurek - główny specjalista i Andrzej Rarot - główny specjalista, w okresie od 2 do 16 października 2013 r. Kontrolą objęto realizację zaleceń po kontroli kompleksowej, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym znak: KA-I JW z dnia 28 listopada 2012 r. Na zalecenia pokontrolne dyrektor Teatru udzielił odpowiedzi pismem z dnia 17 grudnia 2012 r. znak L. Dz. NZfr-0920/1/143/12. Realizację zaleceń pokontrolnych sprawdzono na podstawie dokumentacji prowadzonej w Teatrze w okresie od dnia udzielenia odpowiedzi na zalecenia pokontrolne do dnia poprzedzającego rozpoczęcie kontroli sprawdzającej, tj. od 27 grudnia 2012 r. do 1 października 2013 r. Stwierdzono następujący stan realizacji zaleceń pokontrolnych. Zalecenie nr 1 Mając na uwadze przepisy art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157) oraz przepisy 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery

2 budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236) w przypadkach kierowania pracowników na szkolenia, seminaria, konferencje itp., w celu udokumentowania celowości uczestnictwa oraz prawidłowego ustalenia należności przysługujących pracownikom z tytułu odbytej podróży służbowej, do poleceń wyjazdów służbowych dołączać dokumenty określające ich tematykę i warunki uczestnictwa. W piśmie z dnia 17 grudnia 2012 r., znak: L.Dz.NZfr-0920/1/143/12, przedłożonym Zarządowi Województwa Lubelskiego w dniu 27 grudnia 2012 r., Dyrektor Teatru przedstawił następującą informację dotyczącą realizacji tego zalecenia pokontrolnego: 1. Zarządzeniem nr 11/2012 z dnia r. wprowadziłem obowiązek dołączania, do delegacji służbowych, dokumentów określających tematykę, czas i warunki uczestnictwa w szkoleniach, seminariach oraz konferencjach. W okresie kontrolowanym, na podstawie rejestru poleceń wyjazdów służbowych, nie stwierdzono udziału pracowników w szkoleniach, seminariach lub konferencjach organizowanych przez podmioty zewnętrzne, w następstwie czego nie wystąpiły warunki do sprawdzenia przez kontrolujących stosowania w praktyce zasad określonych w przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, wprowadzających obowiązek dołączania do delegacji służbowych dokumentów określających tematykę, czas i warunki uczestnictwa w szkoleniach, seminariach oraz konferencjach. Zalecenie nr 2 Ustalić wynagrodzenie dla Zastępcy Dyrektora, Dyrektora Artystycznego i Głównego księgowego zgodnie z przepisem art. 5 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. nr 26 poz. 306 z późn. zm.) W informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych zapisano, cyt. Wynagrodzenie Zastępcy Dyrektora, Dyrektora Artystycznego oraz Głównej księgowej zostało ustalone, od dnia r. zgodnie z przepisem art. 5 ustawy z dnia r. Zmiana warunków płacy osób zarządzających dokonana została decyzją Dyrektora Naczelnego w formie dokumentu zatytułowanego: Oświadczenie o zmianie warunków wynagradzania zawartych w akcie powołania ( ) karta nr B 18 akt osobowych Dyrektora artystycznego, Oświadczenie o zmianie aktu powołania w zakresie warunków wynagradzania karta nr B 50 akt osobowych Zastępcy dyrektora; Oświadczenie o zmianie warunków wynagradzania karta nr B 86 akt osobowych Głównego księgowego. Dokumenty zmieniające doręczono osobom zainteresowanym w dniach 3 i 6 grudnia 2012 r. ze skutkiem od 1 stycznia 2013 r. Zmienione warunki wynagradzania pracownicy przyjęli do wiadomości i wyrazili na nie zgodę. Strona 2 z 6

3 Nowe warunki wynagradzania zastępcy dyrektora, dyrektora artystycznego i głównego księgowego Teatru, ustalone zostały w oparciu o przepis art. 5 ust.1, 2 i 3, art. 12 ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2013 r. poz. 254), w następującej formie: 1) wynagrodzenie miesięczne w postaci 1 kwoty, 2) nagroda roczna w zależności od osiągniętych wyników finansowych lub stopnia realizacji innych zadań, w kwocie ustalonej odrębną decyzją, do 31 grudnia każdego roku, którego dotyczy nagroda, 3) odprawa w wysokości trzykrotności wynagrodzenia miesięcznego w razie odwołania ze stanowiska z innych przyczyn niż naruszenie podstawowych obowiązków ze stosunku zatrudnienia, należna na dzień rozwiązania stosunku pracy oraz 4) świadczenia dodatkowe, w tym nagroda jubileuszowa powiększona o 25%, odprawa pieniężna w razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy w wysokości ustalonej Regulaminem wynagradzania, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14 poz. 139). Kontrolujący, na podstawie dokumentów zawartych w teczkach akt osobowych stwierdzili, że zalecenie zostało wykonane, jednak termin wypłaty nagrody rocznej został ustalony niezgodnie z art. 10 ust. 1 i 7 ustawy z dnia 3 marca 2003 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami (Dz. U. z 2013 r. poz. 254), albowiem z przepisów tych wynika, że nagroda powinna być wypłacana po zakończeniu roku kalendarzowego, za który jest przyznawana. Zalecenie nr 3 Dochować staranności w przedmiocie wykorzystania uprawnień wynajmującego wobec najemcy wynikających z zawartych umów. Dyrektor Teatru w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne informował, że uprawnienia Teatru w stosunku do najemców (kontrola oraz egzekwowanie płatności) będą realizowane z pełną skrupulatnością. Okazano kontrolującym sprawozdanie finansowe Rb-n, wg którego stan należności wymagalnych z tytułu dostaw i usług na dzień 31 grudnia 2012 r. wynosił ,69 zł za wynajem nieruchomości. Na wartość tę składały się kwoty: ,50 zł od firmy Śledzik Krzysztof 2 981,49 zł od firmy RIOJA Sp. z o.o ,70 zł od firmy City Invest sp. z o.o. Z początkiem roku 2013 uregulowane zostało zobowiązanie firmy City Invest. Należności od firmy Śledzik Krzysztof i firmy RIOJA Sp. z o.o. nie zostały ściągnięte, w toku jest egzekucja komornicza. Strona 3 z 6

4 W roku 2013 z tytułu nieterminowej zapłaty należności naliczane są najemcom odsetki. Zalecenie zostało zrealizowane. Zalecenie nr 4 Spowodować zwrot niesłusznie pobranych przez Zastępcę dyrektora, Dyrektora artystycznego i Głównego księgowego świadczeń w postaci bonów świątecznych w latach Dyrektor Teatru poinformował, że Zastępca Dyrektora, Dyrektor Artystyczny oraz Główna księgowa zobowiązali się do zwrotu równowartości bonów świątecznych pobranych w latach Na podstawie przedstawionych dokumentów, tj. Oświadczeń zobowiązań do spłaty równowartości pobranych talonów świątecznych, list płac dokumentujących potrącenia z bieżących wynagrodzeń ustalono, że zalecenie jest realizowane. Główna księgowa i dyrektor artystyczny wpłacili kwoty stanowiące równowartość talonów w styczniu 2013 r. pozostali członkowie dyrekcji Teatru zobowiązanie spłacają w ratach miesięcznych (do końca 2013 r. całość zobowiązania zostanie uregulowana). Zalecenie jest w trakcie realizacji. Zalecenie nr 5 Opracować i wprowadzić w życie Regulamin zakładowego Funduszu świadczeń socjalnych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późn. zm.). W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dyrektor Teatru poinformował, że Nowy regulamin ZFŚS został opracowany i jest w trakcie uzgodnień ze związkami zawodowymi działającymi w Teatrze. Okazano kontrolującym Regulamin ZFŚS pracowników Teatru im. Juliusza Osterwy w Lublinie. Dokument został uzgodniony ze związkami zawodowymi działającymi w Teatrze, tj. Komisją Zakładową NSZZ Solidarność przy Teatrze J. Osterwy w Lublinie i Komisją Zakładową Teatru im. J. Osterwy ZZ Aktorów Polskich i wprowadzony w życie Zarządzeniem nr 2/2013 Dyrektora Naczelnego Teatru z dnia 11 stycznia 2013 r. z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2013 r. Regulamin jest zgodny z przepisami obowiązującej ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zalecenie zostało wykonane. Zalecenie nr 6 Dokonywać miesięcznych rozliczeń zużycia paliwa według norm ustalonych Zarządzeniem nr 2/2008 Dyrektora Naczelnego Teatru im. Juliusza Osterwy w Lublinie z dnia 6 marca 2008 r. W piśmie z dnia 17 grudnia 2012 r., znak: L.Dz.NZfr-0920/1/143/12, przedłożonym Zarządowi Województwa Lubelskiego w dniu 27 grudnia 2012 r., Dyrektor Teatru przedstawił następującą informację dotyczącą realizacji tego zalecenia pokontrolnego: Strona 4 z 6

5 6. Rozliczenie paliwa odbywa się, od grudnia 2012 r., według norm, zgodnie z moim zarządzeniem 2/2008 z dnia r. Do kontroli realizacji w/w zalecenia pobrano dokumenty Teatru powstałe w okresie od dnia udzielenia odpowiedzi na zalecenia pokontrolne do dnia poprzedzającego rozpoczęcie niniejszej kontroli, tj. od 27 grudnia 2012 r. do 2 października 2013 r., dotyczące ewidencji zużycia paliwa w samochodzie służbowym. Teatr posiada jeden samochód służbowy marki Renault o numerze rejestracyjnym LU Stwierdzono, iż w dalszym ciągu przy rozliczaniu zużycia paliwa nie są uwzględniane obowiązujące w jednostce normy. W dniu 22 listopada 2013 r., p. Ryszard Fijałkowski zastępca dyrektora Teatru im. J. Osterwy, korzystając z możliwości złożenia dodatkowych wyjaśnień do protokołu kontroli, pismem znak: NZfr-0922/1/87/13 poinformował Zarząd Województwa Lubelskiego, że od 1 grudnia 2012 roku rozliczenie zużycia paliwa odbywa się według norm ustalonych zarządzeniem z 6 marca 2008 r., co oznacza, że zalecenie zostało wykonane. W związku z powyższym wyjaśnieniem kontrolujący ustalili, że w dniu 21 listopada 2013 roku wydane zostało Zarządzenie nr 7/2013 Dyrektora Naczelnego Teatru im. J. Osterwy w Lublinie, które m. in. wprowadza nowy wzór miesięcznego zestawienia pracy samochodu. Wzór ten nie przewiduje podawania rzeczywistego zużycia paliwa, a jedynie, zgodnie z zaleceniem, zużycie paliwa według normy. Uwzględniając powyższe, poleca się: 1. Zmienić termin wypłaty nagrody rocznej zastępcy dyrektora, dyrektora artystycznego i głównego księgowego na zgodny z art. 10 ust. 1 i 7 ustawy z dnia 3 marca 2003 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami (Dz. U. z 2013 r. poz. 254); 2. Miesięcznych rozliczeń zużycia paliwa samochodu służbowego dokonywać według przyjętych w jednostce norm, w sposób zgodny z przedstawionymi zarządzeniami. W terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, ma Pan Dyrektor prawo zgłosić do Marszałka Województwa Lubelskiego umotywowane zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. Zarząd Województwa Lubelskiego oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie miesięcznym od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia takich działań. z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA /-/ dr Krzysztof Grabczuk Wicemarszałek Strona 5 z 6

6 Strona 6 z 6