Pan Krzysztof Sarzała Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym ul. Jana Pawła II 3/ Szczawin Kościelny

Transkrypt

1 Warszawa, 09 stycznia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII AG Pan Krzysztof Sarzała Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym ul. Jana Pawła II 3/ Szczawin Kościelny WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz na podstawie art.. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r. poz. 1851), w dniach od 15 do 17 listopada 2017 r., pracownicy Oddziału do spraw Świadczeń i Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Pani Anna Gościniak starszy inspektor, pełniąca funkcję przewodniczącej zespołu kontrolującego i Pan Krzysztof Ogieniewski inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym. Przedmiotem kontroli była organizacja i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r. poz. 1851), w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli.

2 Niniejszym przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo stwierdzonych uchybień ocenił sposób wykonywania przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikający z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r. poz. 1851) zwanej dalej ustawą, w zakresie organizacji realizacji zadania, natomiast pozytywnie rzetelność sporządzanej sprawozdawczości oraz ustalanie uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. 1. Organizacja realizacji zadania W okresie objętym kontrolą Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym zarządzał Pan jako kierownik ww. jednostki. W wyniku kontroli ustalono, że podstawę prawną działania ośrodka stanowi statut przyjęty uchwałą Nr 170/XXXV/2013 Rady Gminy w Szczawinie Kościelnym z 24 lipca 2013 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym oraz uchylenia uchwały. Akt ten w 6 zawiera zapis, że Ośrodek realizuje zadania określone w szczególności: ( ). W ww. dokumencie nie uwzględniono realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Wewnętrzne zasady działania oraz organizację kontrolowanej jednostki określa regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym Nr 6a/13 z dnia 14 sierpnia 2013 r. oraz nowy regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Nr 9/2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r., gdzie w ramach struktury organizacyjnej jednostki wykazano stanowisko referenta ds. funduszu alimentacyjnego i świadczeń wychowawczych wraz z jego zakresem czynności. W okresie objętym kontrolą zadania określone w ustawie realizowali: Pan jako kierownik ośrodka, pani XXXXX XXXXX referent w referacie świadczeń rodzinnych, pani XXXXX XXXXX referent w referacie świadczeń rodzinnych oraz pan i XXXXX XXXXX księgowa Urzędu Gminy w Szczawinie Kościelnym. Do dnia 30 kwietnia 2016 r. pani XXXXX wykonywała czynności księgowe dla GOPS w Szczawinie Kościelnym zgodnie z posiadanym zakresem czynności, natomiast od dnia 1 maja 2016 r. do dnia kontroli zatrudniona była przez Pana jako kierownika ośrodka pomocy

3 społecznej na umowę zlecenie (umowa nr 1/2016 z 29 kwietnia 2016 r. oraz umowa nr 1/2017 z 2 stycznia 2017 r.). Ustalono, że wójt gminy Szczawin Kościelny nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci - wyznaczenia przez organ gminy, do dnia wejścia w życie ww. ustawy, tj. 1 kwietnia 2016 r., Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Wójt gminy Szczawin Kościelny, zarządzeniem Nr 12/2016 z dnia 31 marca 2016 r. udzielił Panu upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego oraz wydawania w tych sprawach decyzji. Ponadto, na Pana wniosek, wójt gminy Szczawin Kościelny upoważnił dwóch pracowników GOPS w Szczawinie Kościelnym tj.: panią XXXXX XXXXX i panią XXXXX XXXXX referentów w referacie świadczeń rodzinnych do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń wychowawczych, a także do wydawania w tych sprawach zaświadczeń. Powyższe jest realizacją art. 10 ust. 2 ustawy. Stwierdzono, że w zakresie obsługi świadczeń wychowawczych gmina korzysta z oprogramowania Świadczenia Wychowawcze (500+) na podstawie umów zawartych z firmą TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. W związku z obowiązkiem, o którym mowa w art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) poinformował Pan, że w GOPS w Szczawinie Kościelnym powołano administratora bezpieczeństwa informacji - panią XXXXX XXXXX i na podstawie. art. 43 ust. 1a ww. ustawy ośrodek był zwolniony z obowiązku rejestracji zbiorów danych osobowych. (akta kontroli str ) 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Ostatnim zatwierdzonym miesięcznym zbiorczym sprawozdaniem rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego sporządzonym bezpośrednio przed kontrolą, było sprawozdanie za wrzesień 2017 r. Ustalono, że liczba wypłaconych świadczeń wychowawczych wymieniona w sprawozdaniu w części A. - wydatki na świadczenia wychowawcze finansowane z dotacji celowej z budżetu państwa oraz liczba świadczeń, wiersz 1. kolumna 5 i wiersz 2. kolumna 5. była zgodna z liczbą świadczeń znajdujących się na listach wypłat świadczeń wychowawczych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym z miesiąca września 2017 r. tj.:

4 A.1 kolumna 5 świadczenie wychowawcze przekazane w formie pieniężnej 605 świadczeń, A.2 kolumna 5 świadczenie wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń. Stwierdzono, że ilość wniosków dotyczących przyznania świadczenia wychowawczego wykazana w części C. Informacja uzupełniająca o realizacji świadczeń wychowawczych, wiersz 1.1. kolumna 3. była zgodna z ilością wniosków zarejestrowanych w prowadzonym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczawinie Kościelnym rejestrze wniosków i decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego, tj.: C.1.1. kolumna 3 liczba wniosków o przyznanie świadczeń 62 wnioski. Liczba rodzin wykazana w części D. - informacja o rodzinach pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko: wiersz 1. kolumna 3 i wiersz 2 kolumna 3 oraz w części E. informacja o liczbie rodzin pobierających świadczenie wychowawcze wiersz 1. kolumna 3. była zgodna z wydrukiem raportu z wykorzystywanego przez gminę systemu informatycznego Świadczenia wychowawcze (500+), tj.: D.1 kolumna 3 liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 256 rodzin, D.2 kolumna 3 liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 5 rodzin, E.1. kolumna 3 liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze 369 rodzin. Jednocześnie poinformował Pan, że dane znajdujące się w częściach A, B, C, D, E ww. miesięcznego sprawozdania rzeczowo-finansowego generowane są za pomocą systemu dziedzinowego, którego dostawcą jest firma Top-Team, a informacje na temat finasowania świadczeń wychowawczych i kosztów obsługi w części F. sprawozdania wprowadzane są na podstawie zestawienia sporządzonego przez księgową jednostki. (akta kontroli str ) 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania W okresie objętym kontrolą przyjęto 845 wniosków o ustalenie uprawnień do świadczenia wychowawczego. W tym samym okresie wydano 780 decyzji administracyjnych, w tym 720 decyzji przyznających świadczenie, 18 decyzji, w których jednocześnie orzeczono o odmowie i przyznaniu świadczenia oraz 11 decyzji, w których odmówiono prawa do świadczenia.

5 Kontroli poddano łącznie 35 postępowań administracyjnych 1, z czego 13 postępowań dotyczyło ustalenia uprawnień do świadczenia wychowawczego na drugie i kolejne dziecko, natomiast 22 postępowania dotyczyły ustalenia uprawnień do świadczeń wychowawczych na pierwsze i kolejne dziecko w wieku do ukończenia 18 roku życia, z uwzględnieniem kryterium dochodowego. 33 postępowania zakończono przyznaniem świadczenia wychowawczego, natomiast w dwóch przypadkach postępowania zakończono wydaniem decyzji odmownej. Odmowy dotyczyły spraw, w których strony wnioskowały o przyznanie świadczenia na pierwsze dziecko. W 18 skontrolowanych sprawach świadczenia wychowawcze przyznano na okres świadczeniowy od dnia 1 kwietnia 2016 r. do dnia 30 września 2017 r., natomiast w pozostałych 17 sprawach świadczenia przyznano na okres świadczeniowy 2017/2018, tj. od 1 października 2017 r. do 30 września 2018 r. Stwierdzono, że we wszystkich 35 skontrolowanych przypadkach postępowanie wszczęto na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego, zgodnego z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. z 2016 r. poz. 214), obowiązującym do dnia 31 lipca 2017 r., a w przypadku wniosków złożonych na nowy okres świadczeniowy na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 2017 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczenia wychowawczego oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku, zaświadczeniach i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego (Dz. U. poz. 1465). Do wniosku załączono odpowiednie dokumenty określone w ww. rozporządzeniach. Wszystkie wnioski opatrzone były datą wpływu i numerem z rejestru wniosków i decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego. 1 Skontrolowane decyzje administracyjne: GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r., GOPS z r.

6 Ustalono, że we wszystkich 33 sprawach, w których przyznano prawo do świadczenia było ono przyznane osobom wymienionym w art. 4 ust. 2 ustawy tj. matce lub ojcu dziecka. W 20 przypadkach, w których świadczenie przyznano na pierwsze dziecko, dochód rodziny obliczono prawidłowo i w przeliczeniu na osobę w rodzinie nie przekraczał on kwoty 800 zł. Świadczenia przyznano w wysokości 500 zł miesięcznie od 1 kwietnia 2016 r. - w 17 przypadkach, od 1 października 2017 r. w 15 przypadkach oraz od miesiąca, w którym złożono wniosek - w 1 przypadku. We wszystkich skontrolowanych przypadkach świadczenie wychowawcze przyznano do końca okresu świadczeniowego, tj. do r. lub do r. W jednym z postępowań administracyjnych (decyzja nr GOPS ) w sposób prawidłowy ustalono i przyznano kwotę świadczenia wychowawczego przysługującego za niepełny miesiąc, w sytuacji kiedy to w rodzinie miało miejsce urodzenia się dziecka. Ponadto, poddane kontroli akta nie dotyczyły opieki naprzemiennej obydwojga rodziców rozwiedzionych, żyjących w separacji lub żyjących w rozłączeniu. Poddane analizie decyzje administracyjne w przedmiocie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wydano w terminach określonych w art. 21 ust. 4 i 5 ustawy obowiązującej do dnia 31 lipca 2017 r., w terminie przewidzianym w art. 21 ust. od 4 do 5b (w przypadku decyzji administracyjnych wydanych po 1 sierpnia 2017 r.) lub w terminie określonym w art. 35 ust. 3 kodeksu postępowania administracyjnego,. W decyzjach wskazano termin oraz formę wypłaty świadczenia. Stwierdzono, że terminy wypłaty świadczeń określono zgodnie z zapisami art. 21. ust 1. ustawy. We wszystkich badanych sprawach świadczenia wychowawcze wypłacono w terminie i zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj.: w prawidłowo ustalonej wysokości, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji. W 29 przypadkach świadczenia pieniężne przekazano w formie przelewu na wskazane przez świadczeniobiorcę konto bankowe oraz w 4 przypadkach, wypłata następowała w formie gotówkowej do odbioru przez świadczeniobiorcę świadczenia w kasie Banku Spółdzielczego w Gąbinie Oddział/Szczawin Kościelny. W wyniku analizy 35 decyzji administracyjnych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach ich konstrukcja była zgodna z wymogami określonymi w art. 107 Kpa, tj.: decyzje zawierały oznaczenie organu, datę wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Ponadto, w 16 decyzjach administracyjnych wydanych po 1 czerwca 2017 r. pouczono strony o prawie określonym w art. 127a ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257), tj. o możliwości zrzeczenia się prawa do wniesienia

7 odwołania oraz o skutkach zrzeczenia. Wszystkie kontrolowane decyzje zostały wydane przez Pana jako osobę upoważnioną do realizacji ww. zadania w imieniu wójta gminy Szczawin Kościelny. Także we wszystkich przypadkach decyzje doręczono zgodnie z wymogami określonymi w art k.p.a. (akta kontroli str ) Wobec przedstawionej oceny dotyczącej realizacji zadań w zakresie objętym kontrolą oraz mając na uwadze upływ terminu ustawowego na wyznaczenie Ośrodka przez organ właściwy do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego, odstępuję od sformułowania zaleceń pokontrolnych w przedmiotowym zakresie. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Jerzy Kazimierz Sochacki Wójt Gminy Szczawin Kościelny