Pan Jacek Buczek Dyrektor Samodzielnego Publicznego Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Chełmie

Transkrypt

1 KA-I JS Lublin, 29 stycznia 2016 r. Pan Jacek Buczek Dyrektor Samodzielnego Publicznego Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Chełmie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie 25 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1331), w związku z art. 121 i 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 618, z późn. zm.) oraz planu kontroli sprawdzających na rok 2015 po kontrolach przeprowadzonych w latach 2013/2014, będącego załącznikiem Nr 5 do uchwały Nr VII/73/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 22 grudnia 2014 r., zmienionej uchwałą Nr XLVI/882/2015 z dnia 21 lipca 2015 r. przedstawia się wystąpienie po kontroli sprawdzającej, przeprowadzonej od 21 sierpnia do 11 września 2015 r. na podstawie upoważnienia Nr 67/2015 Marszałka Województwa Lubelskiego (KA I JS) z dnia 20 sierpnia 2015 r. przez Artura Jaśkowskiego, Pawła Siptę - pracowników Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie oraz Urszulę Baran, pracownika Departamentu Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego. (Akta kontroli str. 1-10) Zakresem kontroli objęto realizację przez Dyrektora Samodzielnego Publicznego Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Chełmie zaleceń po kontroli doraźnej przeprowadzonej w 2014 r. ujętych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 września 2014 r. (KA-I JS). W okresie poddanym kontroli, tj. od 1 listopada 2014 r. do 31 lipca 2015 r. na stanowisku dyrektora pozostawali: 1. Piotr Kiwiński, na podstawie uchwały Nr CCLXVIII/5522/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 10 września 2014 r., w sprawie powierzenia pełnienia obowiązków dyrektora z dniem 10 września 2014 r., do czasu powołania dyrektora Szpitala, nie dłużej niż na okres trzech miesięcy.

2 2. Jacek Buczek, powołany na to stanowisko od dnia 11 grudnia 2014 r. na okres sześciu lat, tj. do dnia 10 grudnia 2020 r., na podstawie uchwały Nr IV/34/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 9 grudnia 2014 r. Głównym księgowym jest p. Halina Bochen, zatrudniona na tym stanowisku z dniem 1 marca 2012 r. Pani Halina Bochen spełnia wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.). Pełniący obowiązki Dyrektora Szpitala pismem z dnia 24 października 2014 r. (Ks.312/98/2014), stanowiącym odpowiedź na wystąpienie pokontrolne, poinformował Zarząd Województwa Lubelskiego o sposobach realizacji poszczególnych zaleceń pokontrolnych. Zalecenie 1. W przypadku gdy świadczeniodawca nie przedstawi wszystkich wymaganych dokumentów lub gdy oferta zawiera braki formalne, wzywać do jej uzupełnienia w trybie przewidzianym w art. 149 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, pod rygorem odrzucenia oferty. Kontrolującym przedstawiono Rejestr umów kontraktowych na 2014 i 2015 rok. Na podstawie rejestru stwierdzono, że w badanym okresie zawarto 44 umowy kontraktowe (w tym 8 umów w 2014 roku i 36 umów w 2015 roku). Do kontroli wytypowano 9 umów metodą co 5 umowa poczynając od pozycji 2. Stwierdzono, że kontrolowane umowy zostały zawarte w wyniku przeprowadzenia 5 postępowań konkursów ofert w różnych zakresach świadczeń zdrowotnych. W wyniku analizy przedstawionej dokumentacji dotyczącej wyboru ofert ustalono, że: - w przypadku czterech konkursów (łącznie 42 oferty) w/w dokumentacja nie zawierała braków formalnych a oferty przedstawione przez świadczeniodawców zawierały wszelkie dokumenty zgodnie z wymienionymi w Materiałach informacyjnych i szczegółowe warunki konkursów ofert (wymagane od oferentów). - w przypadku jednego konkursu, na który wpłynęło 7 ofert stwierdzono braki formalne we wszystkich złożonych ofertach. Powyższe ustalenie potwierdziła również Komisja konkursowa powołana zarządzeniem nr 93/2015 Dyrektora SPWSzS w Chełmie z dnia 29 czerwca 2015 r. w protokole z przeprowadzonego postępowania na rozstrzygnięcie konkursu ofert z dnia 1 lipca 2015 r. W dokumentacji konkursowej znajdowały się pisma skierowane do wszystkich oferentów dotyczące zawiadomień o stwierdzonych brakach formalnych w poszczególnych ofertach z wezwaniem do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Było to zgodne z postanowieniem art. 149 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 581 z późn. zm.). Specjalistycznym w Chełmie, znak: KA-I JS Strona 2 z 7

3 Dodatkowo kontrolujący stwierdzili, że każdy z oferentów uzupełnił swoją ofertę o wskazane w pismach dokumenty w wyznaczonym terminie. Zalecenie zostało zrealizowane Zalecenie 2. Potwierdzenie o zamieszczeniu ogłoszenia o konkursie ofert na świadczenia zdrowotne przechowywać w sposób umożliwiający jednoznaczne potwierdzenie daty i czasu jego upublicznienia. Na podstawie rejestru zarządzeń wydanych przez Dyrektora Szpitala ustalono, że w badanym okresie wydano 11 zarządzeń w sprawie powołania Komisji konkursowej do przeprowadzenia konkursu ofert na udzielanie różnych świadczeń zdrowotnych. Ustalono, że potwierdzenia o zamieszczaniu ogłoszenia o konkursie ofert na świadczenia zdrowotne były przechowywane w dokumentacji dotyczącej poszczególnych konkursów. W/w potwierdzenia miały formę wydruków z BIP. Kontrolujący sprawdzili, że wszystkie w/w ogłoszenia od dnia ich umieszczenia na stronie do dnia weryfikacji, tj. 9 września 2015 r. nadal znajdują się na w/w stronie. Ogłoszenia były przechowywane w sposób umożliwiający jednoznaczne potwierdzenie daty i czasu ich upubliczniania. Zalecenie zostało zrealizowane. Zalecenie 3. Zachować szczególną staranność przy realizacji umów zawartych w wyniku konkursów ofert na świadczenia zdrowotne, w celu wyeliminowania przypadków nakładania się czasu pracy w ramach umowy o pracę i czasu udzielania świadczeń zdrowotnych przez te same osoby. Na zlecenie kontrolujących sporządzono za miesiąc lipiec 2015 r. wykazy lekarzy zatrudnionych w szpitalu na podstawie umowy o pracę oraz udzielających świadczeń zdrowotnych na podstawie realizacji umów zawartych w wyniku konkursów ofert na różne świadczenia zdrowotne. (Akta kontroli str ) Po porównaniu w/w wykazów stwierdzono, że jeden lekarz, spośród 116 zatrudnionych, jednocześnie mógł udzielać świadczeń zdrowotnych zarówno na umowę o pracę jak i na podstawie realizacji umów zawartych w wyniku konkursów ofert na świadczenia zdrowotne. Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy dokumentów znajdujących się w aktach osobowych oraz umowy kontraktowej zawartej z tym lekarzem ustalono że: - w okresie od 26 czerwca do 21 lipca 2015 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim; Specjalistycznym w Chełmie, znak: KA-I JS Strona 3 z 7

4 - dnia 21 lipca 2015 r. umowa o pracę z pracownikiem została rozwiązana za porozumieniem stron; - umowa nr 35/2015 z dnia 22 lipca 2015 r. na świadczenia zdrowotne z zakresu psychiatrii (kontraktowa) została zawarta na okres od dnia 22 lipca 2015 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. Stwierdzono że w przypadku wykonawcy umowy nr 35/2015 na świadczenia zdrowotne z zakresu psychiatrii nie wystąpił przypadek nakładania się czasu pracy w ramach umowy o pracę i czasu udzielania świadczeń zdrowotnych w miesiącu lipcu 2015 r. Zalecenie zostało zrealizowane. Zalecenie 4. Zapewniać pracownikom nieprzerwany, co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy po zakończonym dyżurze medycznym, zgodnie z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.). Kontroli poddano dokumentację dotyczącą lekarzy zatrudnionych w trzech losowo wybranych oddziałach: dziecięcym, dermatologicznym oraz psychiatrycznym w maju i lipcu 2015 r. (Akta kontroli str ) Kierownik działu Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych w dniu 8 września 2015 r. złożyła oświadczenie następującej treści: Oświadczam, że w miesiącach maju 2015 r. oraz lipcu 2015 r. na Oddziałach: Dziecięcym, Dermatologicznym oraz Psychiatrycznym Samodzielnego Publicznego Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Chełmie dyżury medyczne pełnili wyłącznie lekarze. (Akta kontroli str ) Kontrolującym przedstawiono dokumenty pod nazwą Wykonanie dyżurów lekarskich za w/w miesiące z wyszczególnieniem, które dyżury wynikały z umów o pracę, a które były realizacją umów zawartych w wyniku konkursów ofert na świadczenia zdrowotne. (Akta kontroli str ) Ponadto okazano rozkłady pracy (grafiki) dla poszczególnych lekarzy w kontrolowanych oddziałach. Na podstawie w/w dokumentów kontrolujący sporządzili tabele zawierająca czas pracy poszczególnych lekarzy w miesiącach kontrolowanych. (Aka kontroli str ) Na podstawie analizy sporządzonych tabel stwierdzono, że w w/w oddziałach szpitala w maju pracowało 22 lekarzy a w lipcu 17 lekarzy. Stwierdzono, że wszystkim lekarzom w badanym okresie został zapewniony nieprzerwany, co najmniej 11 godzinny odpoczynek dobowy po zakończonym dyżurze medycznym, zgodnie z art. 97 ust. 1 i 2 ustawy o działalności leczniczej (Dz. U z 2015 poz. 618 z późn. zm.) oraz art ustawy Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.). Specjalistycznym w Chełmie, znak: KA-I JS Strona 4 z 7

5 Zalecenie zostało zrealizowane Zalecenie 5. Zmiany w Regulaminie pracy wprowadzać każdorazowo po uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. W dniu 27 sierpnia 2015 r. w jednostce nadal obowiązywał Regulamin Pracy wprowadzony zarządzeniem numer 53 z dnia 30 czerwca 2009 roku. Regulamin był zmieniany aneksami: nr 1 z dnia 31 maja 2011 roku (34/2011) nr 2 z dnia 10 października 2013 roku nr 3 z dnia 25 kwietnia 2014 roku, tj. wszystkie aneksy zostały wprowadzone przed rozpoczęciem okresu poddanego kontroli. Dodatkowo kontrolującym przedstawiono Rejestr wydanych zarządzeń Dyrektora za lata 2014 i 2015 r. Na podstawie analizy w/w rejestru kontrolujący potwierdzili brak zarządzeń dotyczących zmian w Regulaminie Pracy w badanym okresie. Ocena realizacji zalecenia nie była możliwa ze względu na nie wystąpienie zdarzenia wskazanego w jego treści. Odstępuje się więc od oceny wykonania zalecenia. Zalecenie 6. Dokonanie korekty ostatniej wersji programu naprawczego (V) z dnia r. w ujęciu rzeczowym i kosztowo-finansowym projektowanych działań naprawczych oraz w założonych prognozach finansowych na lata w zakresie wyniku finansowego i okresu dojścia do zbilansowania finansowego Szpitala, który jest zbyt długi i nie powinien przekraczać 2-3 lat. Zalecenie 7. Rozszerzenie programu naprawczego o podjęcie dalszych konkretnych decyzji zarządczych i działań trwale poprawiających sytuację finansową Szpitala. Zalecenie 8. W sprawozdaniach miesięcznych z realizacji programu naprawczego podawać szczegółowy opis dotyczący wykonania poszczególnych zadań w ujęciu rzeczowym wg. ustalonego harmonogramu, bieżącego efektu ekonomicznego i przyczyn ewentualnych opóźnień w realizacji. Zalecenia pokontrolne nr 6-8 dotyczące programu naprawczego nie zostały zrealizowane. W dniu 10 grudnia 2014 pan Sławomir Sawulski został odwołany ze stanowiska dyrektora. Z dniem 11 grudnia 2014 r. Pan Jacek Buczek został powołany Specjalistycznym w Chełmie, znak: KA-I JS Strona 5 z 7

6 na stanowisko Dyrektora Samodzielnego Publicznego Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Chełmie. W maju br. Pan Jacek Buczek przedstawił nowy Program naprawczy Samodzielnego Publicznego Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Chełmie, w którym przedstawił zakres działań na najbliższe dwa lata. Działania naprawcze obejmują zwiększenie przychodów, restrukturyzację zobowiązań, kontrolę i obniżenie kosztów oraz budżetowanie. W dniu kontroli Dyrektor zobowiązał się, że do końca 2015 r. przedstawi pierwsze pisemne sprawozdanie z realizacji programu naprawczego, ze wskazaniem pierwszych efektów restrukturyzacji. Zalecenie 9. Pilne wdrożenie opracowanego projektu systemu budżetowania wewnętrznego z uwzględnieniem uwag z oceny podsumowującej. Kontrolującemu przedstawiono zestawienia budżetów dla oddziałów i poradni oraz innych komórek organizacyjnych w poszczególnych miesiącach roku w formie zadań przychodowych i kosztowych (np. liczby punktów i wartości kontraktu, liczby wykonanych badań oraz koszty wg. ich struktury rodzajowej na dany oddział lub inną komórkę organizacyjną). Dział finansowy przygotowuje zestawienia przychodów i kosztów oddziałów oraz informacje z wykonania badań i kosztów za dany okres na ośrodki zadaniowe w porównaniu z odpowiednim okresem poprzedniego roku. Obecnie Dyrektor Szpitala na podstawie w/w informacji przeprowadza szczegółową kontrolę kosztów. W przedstawionych podczas kontroli zestawieniach za 7 m-cy ubiegłego i bieżącego roku widać spadek kosztów w następujących komórkach organizacyjnych: Sterylizacja 52 tys. zł, Mikrobiologia 60 tys. zł i Zakład RTG 123 tys. zł. Wyniki oddziałów poza Ortopedią, Neonatologią, Neurologią i Odwykowym na razie wykazują stratę. Kierownicy co miesiąc otrzymują informacje budżetowe dotyczące planu, wykonania i wyników oddziałów. Informacja obejmuje ponadto liczbę leczonych, łóżek, osobodni, koszt osobodnia, koszt hospitalizacji, miesięczny koszt łóżka, przychód i rentowność na hospitalizowanego, średni czas leczenia pacjenta, obłożenie, koszty rodzajowe na osobodzień (płace, leki, materiały i sprzęt medyczny). Według wyjaśnień Dyrektora Szpitala procedura okresowego systematycznego rozliczania kierowników z budżetów kosztów w zestawieniu z wykonanymi zadaniami przychodowymi, w tym system motywacyjny, zostanie uwzględniony w obecnie aktualizowanym Regulaminie wynagradzania. Ocena aktualnego stanu realizacji wymienionego wyżej zalecenia pokontrolnego jest pozytywna, gdyż wdrożono w pełnym zakresie system budżetowania wewnętrznego jako podstawowe narzędzie w zarządzaniu finansowo-kosztowym. Zalecenie zostało zrealizowane. Specjalistycznym w Chełmie, znak: KA-I JS Strona 6 z 7

7 Zarząd Województwa oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie miesięcznym od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, złożenia informacji o wykonaniu zaleceń nr 6-8 a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. z. up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA /-/ Arkadiusz Bratkowski Członek Zarządu.. Podmiot uprawniony do kontroli Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Specjalistycznym w Chełmie, znak: KA-I JS Strona 7 z 7