WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI RPS-I Łódź, 5 września 2018 r. Pan Krzysztof Próchniewicz Wójt Gminy Świnice Warckie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie 6 Umowy Nr /a/121/2017 zawartej w dniu 31 października 2017 roku oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) oraz na podstawie upoważnień Nr 76/2018 i Nr 77/2018 do przeprowadzenia kontroli z dnia 21 czerwca 2018 roku, wydanych przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Rodziny i Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego zespół kontrolny w składzie: - Dagmara Sulińska - starszy inspektor w Oddziale do Spraw Rodziny Wydziału Rodziny i Polityki Społecznej, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz - Teresa Kuźnik - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Wsparcia i Integracji Wydziału Rodziny i Polityki Społecznej, przeprowadził w dniu 22 czerwca 2018 roku w Gminie Świnice Warckie, ul. Szkolna 1, Świnice Warckie kontrolę w zakresie: Przedmiot kontroli: Realizacja zadania określonego w Umowie Nr /a/121/2017 zawartej w dniu 31 października 2017 roku o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok 2017 oraz ocena prawidłowości wykorzystania i rozliczenia przez Gminę Świnice Warckie dotacji przekazanej przez Wojewodę Łódzkiego w 2017 roku. Okres objęty kontrolą: 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka Administratorem danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Dane przetwarzane są w celu realizacji czynności urzędowych. Masz prawo do dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych.

2 Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w Urzędzie Gminy oraz w miejscu realizacji zadania tj. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Świnicach Warckich. Celem kontroli było dokonanie oceny prawidłowości, sposobu i terminowości wykonania zadania oraz wykorzystania dotacji celowej udzielonej z budżetu państwa w roku 2017 zgodnie z Umową Nr /a/121/2017 z dnia 31 października 2017 o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach Programu asystent i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok 2017, zwanej dalej Umową. W okresie objętym kontrolą, zadania w ramach Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok 2017, określone Umową realizował Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świnicach Warckich, zwany dalej GOPS. Kierownikiem GOPS w okresie objętym kontrolą była Pani Anna Krupa. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o stan faktyczny oraz analizę udostępnionej dokumentacji. Wykorzystano również wyniki kontroli Nr RPS-I przeprowadzonej 24 kwietnia 2018 r. przez Wydział Rodziny i Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w zakresie zgodności zatrudnienia asystentów rodziny z wymaganymi kwalifikacjami, organizacji pracy i prowadzonej dokumentacji, opisane w wystąpieniu pokontrolnym z 25 maja 2018 r. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świnicach Warckich jest jednostką organizacyjną Gminy Świnice Warckie powołaną do realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej. Działa w oparciu o statut nadany Uchwałą Nr XI/81/2016 Rady Gminy Świnice Warckie z dnia 30 marca 2016 r. oraz Regulamin Organizacyjny ustalony Zarządzeniem Nr 1/2012 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świnicach Warckich z dnia 4 czerwca 2012 r. Ww. dokumenty regulują przedmiot działalności jednostki, strukturę organizacyjną oraz zasady funkcjonowania i zarządzania Ośrodkiem. Statut i Regulamin Organizacyjny zawierają w swojej treści wykonywanie przez GOPS zadań z zakresu wspierania rodziny, w tym asystenta rodziny. Regulamin Organizacyjny wymienia w strukturze Ośrodka samodzielne stanowisko pracy: Asystent rodziny i określa obowiązki pracownika zatrudnionego na tym stanowisku. [dowód: akta kontroli, str ]

3 Ustalenia kontroli: 1. W zakresie finansowym ustalono, że: 1) Gmina w prawidłowej wysokości, tj ,87 zł ujęła w budżecie na rok 2017 w dziale 855 Rodzina, rozdziale Wspieranie rodziny, paragrafie 2030 kwotę dochodów z tytułu dotacji przeznaczonej na dofinansowanie zadań własnych gmin tj. zatrudnienie przez gminy asystentów rodziny w ramach realizacji Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej (Zarządzenie Nr 221/2017 Wójta Gminy Świnice Warckie z dnia 12 października 2017 r.) [dowód: akta kontroli, str ] Środki Funduszu Pracy przewidziane do przekazania zgodnie z umową dotacji przez Łódzki Urząd Wojewódzki w kwocie 4 621,13 zł, nie zostały ujęte w budżecie gminy ani w planie finansowym, bowiem taki obowiązek nie wynikał z przepisów obowiązującego prawa. 2) Środki dotacji w wysokości 2 278,87 zł wpłynęły na rachunek bankowy Urzędu Gminy r. i zostały przekazane na rachunek Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej r. Środki Funduszy Pracy w wysokości 4 621,13 zł Łódzki Urząd Wojewódzki przekazał r. na rachunek Gminy wskazany w Umowie. Przekazanie na rachunek Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nastąpiło r. [dowód: akta kontroli, str.72-75] Wpływ środków dotacji GOPS ujął na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych, natomiast środkami Funduszu Pracy uznał konto Koszty wynagrodzeń refundując w ten sposób poniesione wydatki. 3) Gmina Świnice Warckie w roku 2017 w dziale 855, rozdziale poniosła wydatki w łącznej kwocie ,28 zł, co wynika z list płac dotyczących wynagrodzenia osoby zatrudnionej na stanowisku asystenta rodziny oraz z ewidencji księgowej. [dowód: akta kontroli, str ] Kontroli poddano 100 % dowodów źródłowych, tj. listy płac sporządzone dla asystenta rodziny za miesiące styczeń - grudzień, będące podstawą poniesienia w 2017 roku wydatków, konfrontując je z ewidencją księgową. Stwierdzono zgodność zapisów w ewidencji księgowej z dowodami źródłowymi.

4 4) Zapisami zawartymi w 5 Umowy Gmina została zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych w formie dotacji oraz z Funduszu Pracy, a także wydatków dokonywanych z tych środków w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Sposób prowadzenia przez Urząd Gminy (Organ) ewidencji księgowej prowadzonej w dziale 855, rozdziale na kontach służących do ewidencji wpływów dotacji umożliwił sporządzenie wydruków zawierających obroty dotyczące dochodów z tytułu dotacji otrzymanej na realizację Programu. Wydatki finansowane środkami własnymi gminy oznaczane były w ewidencji księgowej rozwinięciem analitycznym 000B, a finansowane środkami dotacji rozwinięciem analitycznym 0001B. Zgodnie z ewidencją księgową, wydatki poniesione na wynagrodzenie asystenta zaklasyfikowane do paragrafu 4170 klasyfikacji budżetowej sfinansowane środkami własnymi wyniosły 6 900,00 zł, a środkami dotacji 2 278,87 zł. [dowód: akta kontroli, str ] Należy jednak zaznaczyć, że na dowodach źródłowych nie wskazywano źródła finansowania wydatków. Dotyczy to listopada i grudnia 2017 r. tj. okresu kiedy wpłynęły już środki dotacji i Funduszu Pracy. 5) Dotacja z budżetu państwa oraz środki Funduszu Pracy zostały wykorzystane w obrębie 2017 roku. Środkami Funduszu Pracy w dniu r. Gmina (GOPS) zrefundowała poniesione w okresie styczeń - październik 2017 r. koszty wynagrodzeń asystenta. Wynagrodzenie netto asystenta dofinasowane dotacją zostało wypłacone w dniu r. a składki ZUS płacone przez pracownika i podatek dochodowy odprowadzono r. 2. W zakresie rzeczowym ustalono, ze: 1) Zgodnie z "Opisem realizowanego zadania" stanowiącym załącznik do Umowy, Gmina Świnice Warckie, zwana dalej Gminą, planowała zatrudnienie asystenta rodziny od 1 stycznia 2017 r. do r. w wymiarze 0,5 etatu. Jako planowaną liczbę rodzin objętych opieką wskazano 5 rodzin. Łączne wynagrodzenie asystenta wraz z pochodnymi miało stanowić kwotę ,28 zł. [dowód: akta kontroli, str ]

5 Faktycznie praca asystenta rodziny w 2017 r. wykonywana była w Gminie przez jedną osobę w ramach umowy o świadczenie usług do której, zgodnie z ustawą - Kodeks cywilny, zastosowano przepisy dotyczące zlecenia. Umowa zlecenia zawarta w dniu r. określała w szczególności: przedmiot zlecenia, tj. świadczenie usługi asystenta rodzinnego dla nie więcej niż 7 rodzin, wymiar godzin usługi nie przekraczający 4 godzin dziennie/20 tygodniowo, miejsce wykonywania pracy w miejscu zamieszkania osób/rodzin lub innym uzgodnionym z osobom/rodziną, obowiązki asystenta, tj. zakres pomocy świadczonej rodzinom, miesięczną wartość usług (wysokość wynagrodzenia), tj ,00 zł miesięcznie, warunek dokonania wypłaty wynagrodzenia, którym było przedłożenie przez przyjmującego zlecenie dokumentu o nazwie Dziennik wizyt w środowisku rodzinnym. Umowę zawarto na czas określony z terminem obowiązywania od r. do r. [dowód: akta kontroli, str ] Z okazanej dokumentacji, wynika, że w 2017 roku opieką objętych zostało 6 rodzin, z czego: 4 rodziny w okresie 12 miesięcy, 1 rodzina w okresie 7 miesięcy, 1 rodzina w okresie 2 miesięcy. Zapisy w dziennikach wizyt w środowisku rodzinnym potwierdzają, że liczba godzin pracy asystenta była zgodna z zapisami umowy o pracę, tj. wynosiła 80 godzin miesięcznie. [dowód: akta kontroli, str ] 2) Ewidencja księgowa i listy płac asystenta rodziny potwierdzają, że dotacja została wykorzystana przez Gminę na dofinansowanie wynagrodzenia osoby zatrudnionej na stanowisku asystenta rodziny. Ustalenia kontroli Nr RPS-I przeprowadzonej przez Wydział Rodziny i Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 24 kwietnia 2018 r. w zakresie zgodności zatrudnienia asystentów rodziny z wymaganymi kwalifikacjami, organizacji pracy i prowadzonej dokumentacji wykazały, że osoba zatrudniona w 2017 r.

6 na stanowisku asystenta rodziny w GOPS w Świnicach Warckich nie wypełnia łącznie wszystkich warunków określonych w art. 12 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, co opisano w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 maja 2018 r. Zatrudnienie osoby bez wymaganych kwalifikacji uznano za nieprawidłowość. W świetle powyższego ustalenia, zadanie własne z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej w ramach Programu asystent rodziny i koordynator pieczy zastępczej nie zostało zrealizowane zgodnie z założeniami tego programu. Zatem dotacja celowa z budżetu państwa w wysokości 2 278,87 zł oraz środki z Funduszu Pracy w wysokości 4 621,13 zł otrzymane przez Gminę na dofinansowanie kosztów wynagrodzenia asystentów rodziny w ramach Programu zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. Gmina winna dokonać zwrotu: dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 2 278,87 zł na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie: NBP Oddział Okręgowy w Łodzi Nr , w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, tj. od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego, wraz z należnymi odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z postanowieniami art. 169 ustawy o finansach publicznych. 1 Odsetki należy naliczyć od r., tj. daty przekazania dotacji, do dnia zwrotu, Środków Funduszu Pracy w kwocie 4 621,13 zł na rachunek bankowy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: BZ WBK Nr , w ciągu 15 dni od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego, wraz z należnymi odsetkami ustawowymi, które należy naliczyć od r., tj. daty przekazania środków, do dnia zwrotu. 3) Na podstawie zawartej Umowy Gmina, zapisami 7, została zobowiązana do sporządzenia w aplikacji CAS oraz w wersji papierowej sprawozdania końcowego z realizacji zadania i przekazania go Wojewodzie w terminie 30 dni od daty końcowego terminu realizacji zadania. W pierwotnie przekazanym sprawozdaniu Gmina wykazała koszt zadania w wysokości ,28 zł, tj. łącznie z kosztami składek na ubezpieczenie

7 zdrowotne i społeczne opłaconymi przez pracodawcę, które nie stanowią kosztów kwalifikowanych w ramach Programu. W skorygowanym sprawozdaniu, które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi r. Gmina wykazała prawidłowy koszt zadania obejmujący jedynie wynagrodzenie brutto, tj. kwotę zł. Wykazana w sprawozdaniu wysokość środków, którymi sfinansowano koszt realizacji zadania, według źródeł sfinansowania wyniosła: środki własne 6 900,00 zł środki Funduszu Pracy 4 621,13 zł środki dotacji 2 278,87 zł i była zgodna z dokumentacja źródłową. [dowód: akta kontroli, str ] Biorąc pod uwagę opisane powyżej ustalenia działalność jednostki w kontrolowanym zakresie ocenia się negatywnie. Za nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiadają: Wójt Gminy Świnice Warckie oraz Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świnicach Warckich. Do otrzymanego w dniu 20 sierpnia 2018 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z 16 sierpnia 2018 r. Wójt Gminy Świnice Warckie, jako kierownik kontrolowanej jednostki, pismem z 23 sierpnia 2018 r. GOPS AK wniósł umotywowane zastrzeżenia. Zastrzeżenia po ich rozpatrzeniu zostały przez kierownika komórki do spraw kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego oddalone, o czym poinformował w stanowisku sporządzonym dnia 5 września 2018 r. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami zalecam dokonanie zwrotu: dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 2 278,87 zł na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie: NBP Oddział Okręgowy w Łodzi Nr , w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, tj. od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego, wraz z należnymi odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z postanowieniami art. 169 ustawy o finansach publicznych. 1 Odsetki należy naliczyć od r., tj. daty przekazania dotacji, do dnia zwrotu.

8 Środków Funduszu Pracy w kwocie 4 621,13 zł na rachunek bankowy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: BZ WBK Nr , w ciągu 15 dni od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego, wraz z należnymi odsetkami ustawowymi, które należy naliczyć od r., tj. daty przekazania środków, do dnia zwrotu. Informuję, że zgodnie z treścią art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) od wystąpienia pokontrolnego nie służą środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Małgorzata Pyka Zastępca Dyrektora Wydziału Rodziny i Polityki Społecznej Do wiadomości: Główny Księgowy Budżetu Wojewody Główny Księgowy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego