Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski - do uŝytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.w.3,6/ /2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 03 września 2008 roku do 15 września 2008 roku przez - inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŝnienia nr 29/2008 z dnia 29 września 2008 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli: 1. Koszty działalności za I półrocze 2008 roku. 2. Gospodarka kasowa w I kwartale 2008 roku. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego Nr 5 w Stargardzie Szczecińskim jest Teresa Kubiak, powołana Zarządzeniem Nr 199/2006 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 25 maja 2006 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Szczecińskim, na okres od dnia 01 września 2006 roku do 31 sierpnia 2011 roku. Główną księgową w Przedszkolu Miejskim nr 5 jest Teresa Kowbel, zatrudniona od 20 maja 1991 roku na ¾ etatu na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: - Teresa Kowbel Główna księgowa. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Niespełnieniu wymogu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) w zakresie błędnej klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej na 4210, 4240, 4270 i Nieprzestrzeganiu Instrukcji kasowej w zakresie braku naleŝytej staranności przy wypełnianiu źródłowych i zastępczych dowodów kasowych tj.: - na dowodach wewnętrznych KP i KW brak podpisu osoby wystawiającej, co jest niezgodne z 4 pkt 5, - przekroczeniu pogotowia kasowego, co jest niezgodne z Zarządzeniem Nr 6/2007 Dyrektora PM Nr 5 z dnia roku, - brak chronologii zapisów w raportach kasowych (kolejność ich realizacji). 3. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń są niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków i rozchodów oraz środków pochodzenia ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.). Na podstawie art. 10 ust. 1 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm. aktualizacja przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń spoczywa na kierowniku zakładu. 3

4 1. Koszty działalności za I półrocze 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, raporty kasowe, polecenia księgowania, urządzenia księgowe, plan przychodów i kosztów na rok Ogółem środki przeznaczone na wydatki na I półrocze 2008 roku wyniosły ,70 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia następująca tabela: Plan ogółem ,00 Wydatki ogółem ,70 Plan działu ,00 Wydatki działu ,70 Plan rozdziału ,00 Wydatki rozdziału , Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzenia 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 4120 Składki na Fundusz Pracy 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia 4220 Zakup środków Ŝywności 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek 4260 Zakup energii 4270 Zakup usług remontowych 4280 Zakup usług zdrowotnych 4300 Zakup usług pozostałych 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet 4410 PodróŜe słuŝbowe 4440 Odpisy na ZFŚS , , , , , , , , , ,00 500, , ,00 500, , Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzenia 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 4120 Składki na Fundusz Pracy 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia 4220 Zakup środków Ŝywności 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek 4260 Zakup energii 4270 Zakup usług remontowych 4280 Zakup usług zdrowotnych 4300 Zakup usług pozostałych 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet 4410 PodróŜe słuŝbowe 4440 Odpisy na ZFŚS 1.875, , , , , , , , , ,63 324, ,00 Plan rozdziału ,00 Wydatki rozdziału , Zakup usług pozostałych 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej 3.500, , Zakup usług pozostałych 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej 1.600,00-4

5 1.1. Koszty działalności za I półrocze 2008 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie rozdziale Przedszkola w badanym okresie na poszczególnych paragrafach wyniosły: 60,88% 0,26% 9,95% 1,51% 0,34% 6,71% 0,42% 7,63% 2,05% 10,25% w ydatki osobow e w ynagrodzenia składki na ubezpieczenia i FP zakup materiałów i w yposaŝenia zakup środków Ŝyw ności zakup pomocy naukow ych zakup energii zakup usług remontow ych zakup usług pozostałych odpisy na ZFŚS Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń ( plan ,00 zł, wykonanie 1.875,00 zł), które obejmowały zakup świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów BHP,. - wyŝywienie personelu kuchni 1.840,00 zł - zakup obuwia 35,00 zł Wynagrodzenia osobowe pracowników (plan ,00 zł, wykonanie ,89 zł), które obejmowały wynagrodzenia nauczycieli i obsługi Składki na ubezpieczenia społeczne (plan ,00 zł, wykonanie ,69 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy (plan ,00 zł, wykonanie ,69 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na Fundusz Pracy. 5

6 Zakup materiałów i wyposaŝenia ( plan ,00 zł, wykonanie ,38 zł), które obejmowały: - zakup środków czystości na potrzeby bieŝące (płyny, mleczka, pasty, myjki, ręczniki, ścierki, mydło, worki na śmieci, worki do odkurzacza) 4.163,64 zł - zakup materiałów na potrzeby konserwatora (rozcieńczalnik, gips, taśma, walec, opaski, zamki, węŝe do wody, śruby, farba, pędzle, filtr powietrza do kosiarki, podkładki, listwy, wkręty, rury, zawory) 2.872,63 zł - zakup sprzętu na wyposaŝenie (aparat fotograficzny szafy kuchenne, kosiarka spalinowa, gaśnice) 5.718,80 zł - zakup materiałów biurowych (druki, toner, tusz) 462,76 zł - woda źródlana dla dzieci i rodziców 644,81 zł - paliwo do kosiarki 132,90 zł - papier ksero do drukarki i ksera 185,38 zł - brystol, bloki techniczne, fartuszki dla dzieci na plastykę 559,50 zł - dzierŝawa za minibarek 14,96 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia kwotę 185,38 zł za papier do ksera i drukarki, winno być na 4740 Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych. Nieprawidłowo zaksięgowano na 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia kwotę 559,50 zł za brystol, bloki techniczne, fartuszki dla dzieci na plastykę, winno być na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek. Nieprawidłowo zaksięgowano na 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia kwotę 14,96 zł za dzierŝawę za minibarek, winno być na 4300 Zakup usług pozostałych Zakup środków Ŝywności (plan ,00 zł, wykonanie ,95 zł), które obejmowały pełne wydatki na zakup produktów Ŝywnościowych dla osób korzystających z przedszkola. 6

7 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek (plan 6.367,00 zł, wykonanie 3.007,79 zł), które obejmowały: - aktualizacja wydawnictwa Niezbędnik Dyrektora Przedszkola 589,02 zł - zakup pomocy dydaktycznych (skrzynia, wózek do zabaw, zabawki, bajki, autochodzik, gry, układanki) 1.156,46 zł - woda źródlana dla rodziców i dzieci 74,42 zł - aktualizacja programu Kadry w oświacie 354,25 zł - opłata za transport programu 20,00 zł - miesięczny dostęp do Portalu kadrowego 502,85 zł - Monitor Prawny Dyrektora Szkoły 67,83 zł - aktualizacja wydawnictwa DWP 83,96 zł - Kodeks Dziecka 159,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek kwotę 74,42 zł za wodę źródlaną, kwotę 67,83 zł za Monitor Prawny Dyrektora Szkoły, kwotę 83,96 zł za aktualizację wydawnictwa DWP i kwotę 159,00 zł za Kodeks Dziecka, winno być na 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia. Nieprawidłowo zaksięgowano na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek kwotę 20,00 zł za transport programu, kwotę 502,85 zł za miesięczny dostęp do Portalu kadrowego, winno być na 4300 Zakup usług pozostałych. Nieprawidłowo zaksięgowano na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek kwotę 354,25 zł za aktualizację programu Kadry w oświacie, winno być na 4750 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji Zakup energii (plan ,00 zł, wykonanie ,80 zł), które obejmowały: - zakup energii elektrycznej 5.236,96 zł - zakup energii cieplnej ,60 zł - zakup gazu 827,20 zł 7

8 - opłaty za wodę 1.070,04 zł Zakup usług remontowych (plan ,00zł, wykonanie 2.466,28 zł), które obejmowały: - konserwacja dźwigu 300,00 zł - naprawa kserokopiarki 476,98 zł - naprawa magla 130,00 zł - regeneracja gaśnic 555,10 zł - naprawa ogrodzenia 180,00 zł - naprawa odkurzacza 54,00 zł - montaŝ kraty w oknie 561,20 zł - przegląd szczelności instalacji gazowej 150,00 zł - dorabianie kluczy 59,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4270 Zakup usług remontowych kwotę 150,00 zł za przegląd szczelności instalacji gazowej, kwotę 59,00 zł za dorabianie kluczy, winno być na 4300 Zakup usług pozostałych Zakup usług pozostałych (plan ,00, wykonanie ,63 zł), które obejmowały: - opłaty i prowizje bankowe 957,50 zł - monitorowanie obiektu 636,46 zł - przewóz gotówki 121,00 zł - opłaty pocztowe 16,95 zł - instalacja systemu alarmowego 2.348,62 zł - opłata abonamentu 186,70 zł - wywóz nieczystości 1.909,04 zł - wywóz odpadów kuchennych 577,14 zł 8

9 - ścieki 2.148,65 zł - zakup usługi podpisu elektronicznego 437,98 zł - zakup znaczków pocztowych 59,40 zł - opłata za rozmowy telefoniczne 1.082,09 zł - zakup biletów jednorazowych 90,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych kwotę 1.082,09 zł za rozmowy telefoniczne, winno być na 4370 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej. Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych kwotę 59,40 zł za zakup znaczków pocztowych, winno być na 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia. Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych kwotę 90,00 zł za bilety jednorazowe, winno być na 4410 PodróŜe słuŝbowe krajowe Zakup usług dostępu do sieci Internet (plan ,00 zł, wykonanie 324,60 zł), które obejmowały opłaty za dostęp do Internetu Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (plan ,00 zł, wykonanie ,00 zł), które obejmowały odpisy na ZFŚS za rok Koszty działalności za I półrocze 2008 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie rozdziale Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli w badanym okresie na poszczególnych paragrafach wyniosły: Zakup usług pozostałych (plan 3.500,00, wykonanie 1.600,00 zł), które obejmowały dofinansowanie studiów nauczycielom. 2. Gospodarka kasowa za I kwartał 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe o numerach: - Raport kasowy 1/08 za okres roku - Raport kasowy 2/08 za okres roku - Raport kasowy 3/08 za okres roku - Raport kasowy 4/08 za okres roku 9

10 - Raport kasowy 5/08 za okres roku - Raport kasowy 6/08 za okres roku - Raport kasowy 7/08 za okres roku - Raport kasowy 8/08 za okres roku - Raport kasowy 9/08 za okres roku Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej z dnia 12 października.2007 roku. Ustala jednolite zasady gospodarki kasowej. Zawarte w niej zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli i funkcjonowaniu kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności. Zarządzeniem nr 6/2007 z dnia 23 sierpnia 2007 roku, dyrektor przedszkola ustaliła limit pogotowia kasowego na kwotę ,00 zł Salda wskazane w raportach kasowych i ewidencji syntetycznej przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK data Przychody Rozchody Saldo Saldo konta 101 Kwota przekroczenia pogotowia kasowego 1/ r , , , , ,29 2/ r , , , ,01-3/ r , , , ,76-4/ r , , , , ,85 5/ r , , , ,24-6/ r , , , ,33 985,33 7/ r , , , ,62-8/ r , , , , ,33-9/ r , , , ,71 - W wyniku analizy stwierdzono, Ŝe stany gotówki wykazane w raportach kasowych są zgodne ze stanami gotówki wynikającymi z ewidencji syntetycznej. W trakcie przeprowadzania kontroli dokumentów z kasy z dnia 31 marca 2008 roku RK nr 9, ujawniono niedobór w kwocie 0,05 zł. Na polecenie Głównego księgowego niedobór został uregulowany przez kasjera. Wyjaśnienie Głównego księgowego stanowi załącznik nr 1. 10

11 W raporcie kasowym nr 1, 4 i 6 nastąpiło przekroczenie pogotowia kasowego, co jest niezgodne z Zarządzeniem Nr 6/2007 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 w Stargardzie Szczecińskim z 23 sierpnia 2007 roku, w którym określono wysokość pogotowia na kwotę ,00 zł Prawidłowość pobrania gotówki z banku do kasy. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK Data podjęcia gotówki Kwota Nr WB Data przyjęcia Kwota z banku gotówki do kasy 1/ , / ,00 2/ , / ,00 3/ , / ,00 4/ , / ,00 8/ , / ,00 9/ , / ,00 Podjęta z banku gotówka była wpłacana do kasy w dniu jej pobrania. W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Raport kasowy słuŝy do dokumentowania operacji kasowych w kasie Przedszkola Miejskiego nr 5. Umieszczane są w nim wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat. Do raportów kasowych dołączono wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat w okresie za jaki są sporządzone, raporty sporządzane są dekadowo. Raport zawiera ustalenie stanu gotówki w kasie, podpisany jest przez kasjera i dyrektora przedszkola. 2. Do raportów kasowych dołączane są faktury VAT, rachunki, listy płac, rozliczenia i listy płac, wnioski o udzielenie zaliczki, rozliczenia udzielonych zaliczek, kwitariusze przychodowe, dowody kasowe KP i KW. Dowody kasowe KP i KW nie są opatrzone podpisem osoby sporządzającej dokument. 3. Główny księgowy przeprowadza kontrole bieŝące kasy. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest wpis na raporcie kasowym. 4. Dowody księgowe zwierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 5. Pobrane zaliczki rozliczane były w terminie. 6. Zapisy w raportach kasowych nie były dokonywane w sposób chronologiczny. 11

12 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy z dnia 09 września 2008 roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 5 Teresa Kubiak została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 28 grudnia 2007 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń /z zastrzeŝeniami co do: , które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 12