Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 30 stycznia 2012 roku do 10 lutego 2012 roku przez inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim działających na podstawie upoważnienia nr 17/2012 z 26 stycznia 2012 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 5 w Stargardzie Szczecińskim jest Teresa Kubiak, powołana Zarządzeniem nr 191/2011 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 30 czerwca w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 września do 31 sierpnia 2016 roku. Księgowym w Przedszkolu Miejskim nr 5 jest Piotr Cygan zatrudniony od 01 października 2009 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę wymiarze 3/4 etatu. Podczas kontroli wyjaśnień udzielali: 1. Teresa Kubiak Dyrektor, 2. Piotr Cygan Księgowy, 3. (ochrona danych) Referent d/s kadrowych. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Nieterminowym przekazywaniu dochodów budżetowych na rachunek budżetu Miasta. Dochody winny być przekazywane w pierwszej dekadzie miesiąca za miesiąc ubiegły z wyłączeniem grudnia, za który dochody należy wpłacić do 31 grudnia wynika to z 3.1 pkt 2 Zarządzenia Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 stycznia 2009 roku w sprawie ustalenia układu wykonawczego budżetu miasta na rok Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej na 4210 i 4300, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz.207 ze zm.). 3. Nieprawidłowej klasyfikacji dochodów za wynajem pomieszczeń na 0970, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz.207 ze zm.). 4. Nieterminowym regulowaniu zobowiązań, co jest niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt.: Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz ze zm.). 5. Dokonywaniu poprawek w dokumentach księgowych w sposób niezgodny z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jt.: Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz ze zm.). 6. Nieaktualizowaniu wewnętrznych uregulowań obowiązujących w jednostce. 7. Przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami. 8. Nieprzeprowadzaniu szkoleń BHP w terminach wynikających z Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 180, poz ze zm.). 9. Braku zarządzeń Dyrektora PM5 wprowadzających akty prawne do obowiązywania w jednostce oraz braku ewidencji sporządzanych zarządzeń. 10. Błędnym naliczeniu okresów stażowych, a co za tym idzie wypłaceniu dwóch nagród jubileuszowych w nieodpowiednich terminach. 11. Braku Głównego księgowego w jednostce. 3

4 Na podstawie uchwały nr XLI/456/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 maja 2010 roku Przedszkole Miejskie nr 5 w Stargardzie Szczecińskim z dniem 31 grudnia 2010 roku zlikwidowano zakład budżetowy w celu przekształcenia w jednostkę budżetową. Stosownie do paragrafu 1,2,3 i 4 uchwały na likwidatora wyznaczono Dyrektora Przedszkola. Czynności likwidacyjne obejmowały: przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z przepisami o rachunkowości, w tym ustalenie należności i zobowiązań oraz stanu środków obrotowych i majątku trwałego znajdującego się w użytkowaniu zakładu budżetowego, zamknięcie rachunku bankowego i ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości, sporządzenie bilansu zamknięcia zakładu budżetowego. Termin zakończenia czynności likwidacyjnych określono na 31 grudnia 2010 roku. W związku z powyższym Dyrektor Przedszkola dnia 06 grudnia 2010 roku Zarządzeniem nr 8/2010 powołała komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, artykułów spożywczych i chemicznych w dniach 06 do 17 grudnia 2010 roku oraz stanu gotówki w kasie. Inwentaryzację przeprowadzono stosownie do art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowości na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji. Inwentaryzację środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania w kasie przeprowadzono również na dzień 31 grudnia 2010 roku. Szczegółowe omówienie przeprowadzonej inwentaryzacji nastąpi w dalszej części protokołu. Stosownie do art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamknięto na dzień zakończenia likwidacji, tj.: 31 grudnia 2010 roku, zamknięto również rachunki bankowe (rachunek budżetu oraz ZFŚS). Bilans zakładu budżetowego, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz dodatkowe informacje i objaśnienia do powyższych sporządzono stosownie do przepisów zawartych w rozdziale 5 ustawy o rachunkowości na dzień 31 grudnia 2010 roku. Powyższe sprawozdanie finansowe podpisane przez Dyrektora Przedszkola oraz Księgowego złożono do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim dnia 30 marca. Mienie zlikwidowanego zakładu budżetowego, należności i zobowiązania według stanu na dzień likwidacji przejęła jednostka budżetowa. Bilans zamknięcia zakładu budżetowego jest bilansem otwarcia jednostki budżetowej. Z dniem 01 stycznia na podstawie cytowanej wyżej uchwały utworzono jednostkę budżetową Przedszkole Miejskie nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim. Nowa jednostka jest prawnym następcą zlikwidowanego zakładu. Na podstawie uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku utworzono z dniem 1 stycznia wydzielone rachunki dochodów i wydatków nimi finansowanych przy samorządowych jednostkach budżetowych prowadzących działalność określoną w ustawie z dnia 07 września 1991 roku o systemie oświaty, w tym w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Stargardzie Szczecińskim. Stosownie do uchwały dysponentem wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych jest Dyrektor Przedszkola. Dochody wraz z odsetkami gromadzone na wydzielonym rachunku nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych. Podstawą gospodarki finansowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków. Dyrektorzy jednostek wymienionych w uchwale przedstawiają Prezydentowi Miasta w terminach przez niego określonych: 1) sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym, 2) informację o przebiegu wykonania planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych za pierwsze półrocze, uwzględniającą w szczegółowości stan należności i zobowiązań, w tym wymagalnych. 4

5 1. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe. Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za II półrocze osiągnęły poziom ,01 złotych, co stanowiło 49,69% ogółu zaplanowanych wydatków na 2011 rok. Największa kwota tj.: ,01 złotych, przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 96,35% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był odpis na ZFŚS w kwocie ,00 złotych, co stanowiło 3,55% ogólnych wydatków w tym okresie. Następną pozycją wydatków był zakup usług pozostałych, co stanowiło 0,10% ogólnych wydatków w tych miesiącach. Szczegółowy wykaz z podziałem na rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Plan w zł Wydatki za II półrocze w zł % Plan ogółem , ,01 49,69 Plan rozdziału , ,01 50, wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4300 zakup usług pozostałych 4440 odpisy na ZFŚS , , , , , , , , ,68 951, ,00 53,53-41,02 42,75 47,55 100,00 Plan rozdziału , zakup usług pozostałych 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.400, , Plan rozdziału , ,00 13, wynagrodzenia osobowe pracowników 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4440 odpisy na ZFŚS 2.600,00 395,00 64, , ,00 395,00 64,00-100,00 100,00 100,00 - Powyższa tabela została opracowana w oparciu o sprawozdanie Rb-28S z wykonania planów wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Sprawozdanie sporządzone zostało zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) Stan środków na rachunku bankowym na dzień (WB nr 54/2011) ,67 zł Wpływy za II półrocze wynosiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 58/2011 za okres r. WB nr 62/2011 z dnia r. WB nr 67/2011 za okres r. WB nr 68/2011 za okres r. WB nr 75/2011 za okres r. WB nr 78/2011 z dnia r ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 5

6 WB nr 80/2011 za okres r. WB nr 82/2011 za okres r. WB nr 85/2011 za okres r. WB nr 89/2011 z dnia r. WB nr 91/2011 za okres r. WB nr 93/2011 za okres r. WB nr 95/2011 z dnia r. WB nr 98/2011 za okres r. WB nr 100/2011 za okres r ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł Razem: ,00 zł 2) wpłaty składki PZU z kasy 438,00 zł 3) zwrot zasilenia 6.000,00 zł 4) zwrot podatku za dogoterapię 479,00 zł 5) odsetki bankowe 1,16 zł 6) zamknięcie rachunku bankowego 27,71 zł Ogółem przychody: ,87 zł Rozchody w II półroczu wynosiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 776,00 zł 2) zrealizowane czeki ,31 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,57 zł 4) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych ,00 zł 5) zwrot dochodów do budżetu 244,75 zł Nieterminowo przekazywane są odsetki bankowe na rachunek budżetu Miasta. 6) mylnie wpłacony zwrot za fakturę 79,99 zł 7) wynagrodzenia pracowników ,61 zł 8) wyżywienie pracowników za 01-12/ ,75 zł 9) nagrody jubileuszowe ,44 zł 10) zwrot zasilenia 6.000,00 zł 11) odpis na ZFŚS ,00 zł 12) nagrody DEN 6.662,17 zł 6

7 13) przekazane środki do UM 12/ ,35 zł 14) potrącenia z list płac ,60 zł w tym: - składki PZU 7.008,00 zł - spłata pożyczki KZP ,00 zł - składki na ZNP 750,00 zł - potrącenie tytuł wykonawczy 2.303,60 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej ,00 zł - składki Commercial 4.686,00 zł Ogółem rozchody ,54 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia 2011 r. (WB nr 102/2011) 0,00 zł 1.3. Stan środków w kasie na dzień ,27 zł Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: RK nr 9 DB za okres od r. RK nr 10 DB za okres od r. RK nr 11 DB za okres od r. RK nr 12 DB za okres od r. RK nr 13 DB za okres od r. RK nr 14 DB za okres od r. Na przychody składały się: - wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki ,31 zł Razem przychody: ,31 zł Rozchody ogółem: ,58 zł w tym: - wypłacone wynagrodzenie ,21 zł - wypłacona jubileuszówka 2.672,10 zł - wypłacone nagrody DEN 2.554,27 zł Stan środków w kasie na dzień rok: 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, bankowe dowody wpłat, KW i KP. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 7

8 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. W dokumentach księgowych dokonuje się poprawek w sposób niezgodny z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 6. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 7. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 54/ ,00 9 DB KP ,00 60/ ,00 9 DB KP ,00 67/ ,00 10 DB KP ,00 69/ ,00 11 DB KP ,00 76/ ,00 11 DB KP ,00 79/ ,00 12 DB KP ,00 86/ ,00 12 DB KP ,00 90/ ,00 13 DB KP ,00 92/ ,00 13 DB KP ,00 94/ ,00 14 DB KP ,00 100/ ,31 14 DB KP ,31 Podjęta gotówka z banku wpłacana była do kasy w dniu jej pobrania. Nieprawidłowości nie stwierdzono Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej: 1. Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło 0,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z RK nr 14 DB za okres od Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień wynosiło 0,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z WB nr 103/2011 z dnia

9 3. Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień wynosiło po stronie Ma ,48 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 2.458, , , , ,48 Saldo stanowi stan środków otrzymanych z Urzędu Miejskiego. 4. Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie Ma ,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,00 Saldo stanowi podatek od wynagrodzeń za miesiąc grudzień, odprowadzono na rachunek Urzędu Skarbowego dnia roku - WB nr 07/ Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień wynosiło po stronie Ma ,09 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,09 Saldo stanowi zobowiązanie wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne za miesiąc grudzień, odprowadzony dnia roku - WB nr 04/ Saldo 240 Pozostałe rozrachunki na dzień wynosiło po stronie Ma 875,30 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,02 624, ,10 Saldo stanowią zobowiązania i należności pracowników (załącznik nr 1). 7. Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie Wn 3.972,10 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.576, , ,10 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 9

10 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup usług pozostałych 1.572,10 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli zakup usług pozostałych 2.400,00 zł 8. Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień wynosiło po stronie Wn ,53 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,53 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział przedszkola wynagrodzenia osobowe pracowników ,53 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność wynagrodzenia osobowe pracowników 2.600,00 zł 9. Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień wynosiło po stronie Wn ,05 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,05 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola składki na ubezpieczenia społeczne ,40 zł składki na Fundusz Pracy ,65 zł odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Pozostała działalność składki na ubezpieczenia społeczne 395,00 zł składki na Fundusz Pracy 64,00 zł odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,00 zł 10

11 10. Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień wynosiło po stronie Wn ,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 3.636, , ,00 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli szkolenia pracowników 4.600,00 zł 2. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Przedszkola Miejskiego Nr 5 w Stargardzie Szczecińskim, preliminarz na rok 2011, ewidencję księgową, rachunki, faktury VAT, wnioski o dofinansowanie wypoczynku oraz wnioski o przyznanie zapomogi. Dyrektor Przedszkola Nr 5 z dniem 01 września 2010 roku wprowadziła Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: Ustawa z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), Ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.), Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 09 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349 ze zm.) Zestawienie ewidencji syntetycznej kont Księgi Głównej przedstawiają następujące tabele: 1. Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło 0,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z RK nr 5 ZFŚS za okres

12 2. Saldo 135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,86 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,86 - Saldo jest zgodne z WB nr 42 ZFŚS z dnia Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień wynosiło po stronie Wn ,00 zł Obroty narastająco od początku roku roku 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,00 400,00 Saldo stanowią należności i zobowiązań z tytułu pożyczek mieszkaniowych (załącznik nr 2). 4. Saldo 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień wynosiło po stronie Ma ,86 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 3.830, , , , ,86 Saldo wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Przychody Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 1) stan środków na dzień rok (WB nr 18/11) wynosił ,78 zł 2) odpis podstawowy ,75 zł 3) odsetki bankowe 0,98 zł 4) spłata pożyczek mieszkaniowych ,00 zł Razem: ,51 zł W terminie do 31 maja przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę ,00 zł, co stanowi 81% równowartości odpisów przewidzianych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (załącznik Nr 3) Rozchody Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 1) prowizja bankowa 87,00 zł 2) pożyczki mieszkaniowe ,00 zł 3) przekazana kwota na dochody analiza kont 8.050,65 zł 4) wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki ,00 zł 5) opłata za transport wyjazd integracyjny 450,00 zł Razem: ,65 zł 12

13 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 42/2011) ,86 zł 2.4. Stan środków w kasie na dzień ,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: RK nr 1 ZFŚS za okres od r. RK nr 2 ZFŚS za okres od r. RK nr 3 ZFŚS za okres od r. RK nr 4 ZFŚS za okres od r. RK nr 5 ZFŚS za okres od r. Na przychody składały się: - wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki ,00 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych 2.100,00 zł Razem przychody: ,00 zł Rozchody ogółem: ,00 zł w tym: - wypłacone pożyczki mieszkaniowe ,00 zł - wypłacone zapomogi 2.300,00 zł - wyjazd integracyjny do teatru 1.080,00 zł Stan środków w kasie na dzień rok: 0,00 zł Do korzystania z Funduszu uprawnieni są: 1) Pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony i określony, na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy. 2) Pracownicy przebywający na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, nauczyciele przebywający na urlopach zdrowotnych. 3) Emeryci i renciści objęci przez przedszkole opieką socjalną. 4) Dzieci pracowników w wieku szkolnym (własne, współmałżonka, przysposobione, przyjęte na wychowanie) pozostające na utrzymaniu, które nie przekroczyły 18 roku życia, a w razie uczęszczania do szkoły 24 lat albo 25 lat, jeżeli odbywają studia w szkole wyższej oraz dzieci, które stały się inwalidami I lub II grupy (zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niesprawności) bez względu na wiek. 5) Członkowie rodzin po zmarłych pracownikach jeżeli byli na ich utrzymaniu. Podstawą do wypłaty świadczenia były wcześniej składane oświadczenia za rok poprzedni o uzyskiwanych dochodach brutto w gospodarstwie domowym w przeliczeniu na jednego członka rodziny. Osoby uprawnione ubiegające się o pożyczkę, z przeznaczeniem na remont mieszkania składały umotywowany wniosek. Podstawą przyznania pomocy była umowa zawarta pomiędzy wnioskodawcą a Dyrektorem przedszkola, w którym ustalono maksymalną wysokość pożyczki do 2.000,00 zł, maksymalny okres spłaty do 20 miesięcy, wysokość rat miesięcznych, formę spłaty oraz zabezpieczenie pożyczki. Wysokość pomocy na cele mieszkaniowe zależy od wysokości środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS oraz kwoty przeznaczonej w preliminarzu na dany rok. 13

14 3. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Przedszkola Miejskiego Nr 5. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Przedszkolu Nr 5 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Nr 5 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) dochody z najmu i dzierżawy pomieszczeń, 2) wpływy z usług, 3) pozostałe odsetki, 4) otrzymane darowizny. Dochody gromadzone przez Przedszkole Nr 5 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) cele wskazane przez darczyńcę, 2) zakup energii, 3) wydatki na zakup usług, 4) zakup artykułów żywnościowych, 5) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 6) zakup wyposażenia, 7) zakup nagród na turnieje i konkursy. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za II półrocze przedstawia poniższa tabela: Plan w zł Wykonanie w zł % 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0960 otrzymane darowizny 0970 wpływy z różnych dochodów ,00 500, , , ,86 1, ,00 41,04 0,31-93,47 Ogółem , ,39 41,17 Ogółem wydatki za II półrocze z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela: Plan w zł 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 2400 wpływy do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 5.000,00 0,00 Wydatki w zł % 1.206,42 23,30 24,13-14

15 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup środków żywności 4240 zakup pomocy dydaktycznych 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4440 odpisy na ZFŚS 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.000, , , , , , , , , , , , , , , , , ,73 975, ,92 583,02 739,59 383, ,10 73,34-45,93 48,04 61,50 35,76 71,90 48,75 64,81 29,16 36,98 19,16 30,04 3,86 Ogółem , ,57 59, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 105/2011 za okres r.) ,760 zł Wpływy za II półrocze stanowiły: 1) odsetki bankowe 1,53 zł 2) wynajem pomieszczeń 330,00 zł Błędnie zaksięgowano wynajem pomieszczeń na koncie 0970 Wpływy z różnych dochodów, winno być na koncie 0750 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze. 3) zasilenie na podatek ,00 zł 4) odpłatność za przedszkole ,54 zł 5) zwrot zasilenia 6.000,00 zł 6) refinansowanie kwoty odpisu ZFŚS ,00 zł 7) zwrot nadpłaty za fakturę 468,99 zł 8) analiza kont przekazanie z ZFŚS 8.050,65 zł 9) odszkodowanie za wybitą szybę 332,10 zł 10) zakup podręcznika dla dziecka 150,00 zł 11) spłata pożyczki mieszkaniowej 7.250,00 zł 12) wyżywienie pracowników r ,75 zł Ogółem wpływy: ,56 zł Wydatki za II półrocze stanowiły: 1) opłaty bankowe 495,50 zł 2) zakup artykułów żywnościowych ,99 zł 3) montaż kurtyny powietrznej w drzwiach automatycznych wejściowych 4.305,00 zł 4) rozmowy telefoniczne stacjonarne i internet 1.322,61 zł 5) opłata za gaz 1.334,02 zł 6) odpis na ZFŚS ,75 zł 15

16 7) wywóz nieczystości 1.872,52 zł 8) monitoring 516,60 zł 9) woda i ścieki 3.422,42 zł 10) remont łazienek ,00 zł 11) opłata za wynajem sal w szkołach dla ,04 zł 12) zakup wyposażenia (krzesła, zabawki do ogrodu, rozdrabniarka do gałęzi) ,59 zł 13) koszt wysyłki 228,89 zł 14) wykonanie schodów zewnętrznych ,99 zł 15) zakup artykułów chemicznych 2.487,57 zł 16) energia cieplna ,07 zł 17) podatek PIT ,00 zł 18) wywóz odpadów kuchennych 262,32 zł 19) przewóz dzieci niepełnosprawnych 181,44 zł 20) zakup energii elektrycznej 6.395,02 zł 21) wymiana i szklenie okien 3.290,03 zł 22) aktualizacja programów 686,47 zł 23) tonery do drukarki 842,46 zł 24) zakup specjalistycznych materacy 778,00 zł 25) czyszczenie kanalizacji 404,67 zł 26) ubezpieczenie więźnia 95,00 zł 27) szkolenie pracowników i rady pedagogicznej 4.886,00 zł 28) prenumerata literatury fachowej 1.699,15 zł 29) przekazanie pożyczek mieszkaniowych 6.700,00 zł 30) zakup materiałów biurowych 2.137,88 zł 31) dzierżawa saturatora i sanityzacja 166,90 zł Błędnie zaksięgowano sanityzację saturatora na 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, winno być na 4300 Zakup usług pozostałych. 32) zakup wody pitnej 347,24 zł 33) badania okresowe pracowników 589,00 zł 34) zakup materiałów dla konserwatora 855,83 zł 35) zwrot zasilenia 6.000,00 zł 36) wypłata nadgodzin 161,25 zł 37) zakup piasku do piaskownicy 590,40 zł 38) odsetki od faktury MPGK i PGNiG 9,40 zł Faktura VAT nr 00167/092 z dnia PGNiG zawiera naliczone odsetki w kwocie 0,25 zł za nieterminową opłatę faktury poprzedniej. Dodatkowo zapłacono Notę odsetkową z dnia w kwocie 9,15 zł dotyczącą FV 13769/12/2009 z dnia roku MPGK. Podczas kontroli wpłacono odsetki do kasy. Wyjaśnienie księgowego oraz dowód wpłaty stanowi załącznik nr 4 do protokołu. 39) zwrot składek PZU 438,00 zł 40) zwrot podatku za dogoterapię 479,00 zł 41) zwrot niewykorzystanych środków do UM ( r.) 23,30 zł Ogółem wydatki: ,32 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 196/2011) 0,00 zł 16

17 3.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 21 RD za okres r.) 3.337,74 zł Na wpływy składały się: - odpłatność za przedszkole ,39 zł - wynajem pomieszczeń 288,00 zł - wpłata rodziców za dogoterapię 437,00 zł - składki PZU 43,80 zł Razem: ,19 zł Na wydatki składały się: - zakup artykułów chemicznych 864,77 zł - odprowadzenie gotówki do banku ,00 zł - zakup artykułów żywnościowych ,35 zł - zakup wyposażenia (radiomagnetofony, krzesła, biurko, opryskiwacz, żelazko ) 5.564,75 zł - zakup materiałów biurowych 2.185,61 zł - zakup materiałów dla konserwatora 1.959,40 zł - badania profilaktyczne pracowników 386,00 zł - opłaty pocztowe 41,40 zł - szkolenia 150,00 zł - dorabianie kluczy 203,97 zł - usługi transportowe 47,00 zł - zakup znaczków pocztowych 66,85 zł - zasilenie rachunku bankowego ZFŚS 300,00 zł - opłata za rytmikę 7.440,00 zł - nagrody na konkurs plastyczny 417,12 zł - naprawa ogrodzenia wraz z materiałem 615,00 zł - wypłata umów zleceń 2.699,82 zł - zakup materiałów dydaktycznych 1.772,34 zł - wypłata delegacji 383,10 zł - zakup odzieży dla pracowników 3.611,51 zł - usługa kominiarska 916,35 zł - konserwacja dźwigów 2.435,40 zł Błędnie zaksięgowano konserwację dźwigów na 4300 Zakup usług pozostałych, winno być na 4270 Zakup usług remontowych. - wymiana grzałek w zmywarce 250,00 zł - przegląd kopiarki 238,01 zł - badanie instalacji wodociągowej 724,47 zł - zwrot nadpłaty za przedszkole 2.587,89 zł - montaż okien 4.000,01 zł - wypłata zapomogi 150,00 zł - okresowe pomiary elektryczne 600,01 zł - dofinansowanie do studiów 800,00 zł - końcowe rozliczenie zaliczki 98,80 zł Razem: ,93 zł 17

18 Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 36 RD za okres od r.) 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1. Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło 0,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z RK nr 36 DW za okres od Saldo 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych na dzień wynosiło po stronie 0,00 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Saldo jest zgodne z WB nr 197/2011 z dnia Saldo 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami na dzień wynosiło po stronie Wn 1.503,02 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,49 744,47 Saldo stanowi załącznik nr 5. 18

19 4. Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień wynosiło po stronie Wn ,37 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,37 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup materiałów i wyposażenia ,42 zł zakup środków żywności ,79 zł zakup pomocy dydaktycznych 3.074,25 zł zakup energii ,91 zł 5. Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie Wn ,07 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,07 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup usług remontowych ,39 zł zakup usług zdrowotnych 1.183,00 zł zakup usług pozostałych ,98 zł zakup usług dostępu do sieci Internet 1.166,04,10 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.457,66 zł 6. Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień wynosiło po stronie Wn ,32 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,32 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 6.404,57 zł odpis na ZFŚS ,75 zł 19

20 7. Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień wynosiło po stronie Wn - 941,19 zł Obroty narastająco od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 456,44-941,19-941,19 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola podróże służbowe krajowe 867,85 zł szkolenia pracowników 73,34 zł W wyniku kontroli stwierdzono, że ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzono według nieaktualnych przepisów. W trakcie kontroli wprowadzono nowy plan kont i na dzień 31 grudnia prawidłowo przeksięgowano zespołu 4 (załącznik nr 6). 4. Wdrożenie i funkcjonowanie kontroli zarządczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Cele i zadania jednostki sformułowano w następujących dokumentach: statut Przedszkola Miejskiego Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek z dnia 26 stycznia 2010 roku, koncepcja pracy Przedszkola, roczny program rozwoju Przedszkola na rok 2011/2012, plan dochodów i wydatków na rok bieżący, plan nadzoru pedagogicznego na rok 2011/2012, miesięczne plany pracy w poszczególnych oddziałach. Zarządzeniem Nr 6/2010 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Szczecińskim z dnia 14 listopada 2010 roku, wprowadzono system funkcjonowania kontroli zarządczej w Przedszkolu. Zarządzeniem Nr 7/2010 dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 wprowadzono Regulamin Kontroli Zarządczej. W regulaminie określono cele i zadania kontroli zarządczej, elementy systemu kontroli zarządczej, procesy analizy, monitorowania i zarządzania ryzykiem oraz system i zakres kontroli finansowej w ramach kontroli zarządczej. Sporządzono także plan kontroli wewnętrznej na rok 2011 wprowadzony dnia 14 listopada 2010 roku, w którym określono czynności kontrolne, osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli oraz terminy ich przeprowadzenia. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. U. Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie: I. Środowisko wewnętrzne 1. Przestrzeganie wartości etycznych: Kodeks Etyki pracowników zatrudnionych w Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek (Zarządzenie Dyrektora 8/2010 do którego dodano załącznik,,zasady etyki zawodowej nauczyciela ), 2. Kompetencje zawodowe pracowników: 20

21 Regulamin dokształcania i doskonalenia zawodowego nauczyciela zatrudnionego w PM5, wewnątrz przedszkolne doskonalenie nauczycieli PM5, procedura awansu zawodowego nauczycieli, procedura oceny pracy nauczyciela, procedury oceniania pracowników samorządowych, pracownicy samorządowi są zatrudniani w oparciu o ustawę o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 roku (jt: Dz. U. Nr 223, poz ze zm.). pracownicy pedagogiczni są zatrudniani w oparciu o ustawę Karta Nauczyciela 3. Struktura organizacyjna: Statut z dnia 26 stycznia 2010 roku, koncepcja kierowania Przedszkolem Miejskim Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim,,Z uśmiechem w przyszłość, Regulamin pracy z dnia 15 marca 2004 roku, podpisany przez Dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych, Roczny Plan Pracy na rok szkolny 2011/2012, Regulamin Rady Pedagogicznej z dnia 14 czerwca 2007 roku. Regulamin Rady Przedszkola (Rady Rodziców), podpisany 25 września 2002 roku przez Prezydium Rady. 4. Delegowanie uprawnień: imienne upoważnienia z zakresem gospodarki finansowej dla wybranych pracowników w aktach osobowych, stanowiskowe zakresy zadań, obowiązków i uprawnień pracowników (akta osobowe). II. Cele i zarządzanie ryzykiem 1. Misja:,,Kochamy nasze dzieci takimi, jakie są i nie szczędzimy wysiłku, aby każdemu stworzyć warunki do wszechstronnego rozwoju na miarę jego indywidualnych możliwości. 2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji: Polityka rachunkowości - Zarządzenie dyrektora z dnia 01 stycznia w sprawie Polityki Rachunkowości, arkusz organizacyjny Zarządzenie Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego Nr 296/2011 z dnia 26 sierpnia, plan finansowy, monitoring realizacji podstawy programowej, rejestr zastępstw. 3. Identyfikacja ryzyka: zasady oceny wpływu ryzyka, zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, zbiór instrukcji dotyczących bhp. 4. Analiza ryzyka: kategorie i rodzaje ryzyk. 5. Reakcja na ryzyko kategorie ryzyk: finansowe, dotyczące zasobów ludzkich, działalności, zewnętrzne. W kwestionariuszu identyfikacji i oceny ryzyka widnieje pozycja w której opisano zastosowane sposoby redukowania (minimalizowania) ryzyka w każdym z obszarów jego występowania. III. Mechanizmy kontroli 1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej: Regulamin kontroli zarządczej Zarządzenie Dyrektora nr 7/2010 z dnia 14 listopada 2010 roku, 21

22 2. Nadzór: plan nadzoru pedagogicznego na rok szkolny 2011/ Ciągłość działalności: do mechanizmów zapewniających ciągłość działalności należy: między innymi utrzymanie jednolitych zasad wyceny majątku, dokonywanie wydatków w sposób racjonalny, bieżąca kontrola regulowania należności, a w przypadku gdy są one płacone po terminie, naliczanie odsetek. 4. Ochrona zasobów: Instrukcja inwentaryzacyjna podpisana roku, obowiązuje od 01 stycznia, 5. Mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych: Instrukcja kasowa podpisana roku, obowiązuje od 01 stycznia 2011roku, Instrukcja obiegu dokumentów obowiązuje od 01 stycznia 2000 roku, podpisana przez Głównego Księgowego i Dyrektora PM5, Instrukcja inwentaryzacyjna podpisana roku, obowiązuje od 01 stycznia, Instrukcja magazynowa obowiązuje od 01 stycznia 2000 roku, podpisana przez Głównego Księgowego i Dyrektora PM5, Regulamin ZFŚS podpisany przez Dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych 1 września 2010 roku, obowiązuje od dnia podpisania Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi z dnia 01 stycznia 2003 roku, podpisany przez Dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych, Regulamin gospodarowania funduszem zdrowotnym nauczycieli z dnia 10 września 2009 roku, podpisany przez Dyrektora i przedstawicieli związków zawodowych, Regulamin wynagradzania pracowników z dnia 31 grudnia 2010 roku, podpisany przez Z-cę Dyrektora i Księgowego, nie uzgodniono jego treści ze związkami zawodowymi. 6. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych: polityka bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych w Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim załącznik nr 1 do zarządzenia nr 9/2010 dyrektora PM5 z dnia 16 listopada w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym, Instrukcja zarządzania systemem informatycznym w Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim załącznik nr 2 do zarządzenia nr 9/2010 dyrektora PM5 z dnia 16 listopada w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. IV. Informacja i komunikacja 1. Bieżąca informacja: dostęp do tekstów aktów prawnych, udział w naradach, konferencjach, zespołach samokształceniowych, tablice ogłoszeń. 2. Komunikacja wewnętrzna: księga zarządzeń, procedura któw przedszkola z rodzicami opracowana na spotkaniu Rady Przedszkola dnia 12 października 2004 roku, posiedzenia rady pedagogicznej. 3. Komunikacja zewnętrzna: 22

23 strona Regulamin rekrutacji dzieci do przedszkola z dnia 25 czerwca 2007 roku. V. Monitorowanie i ocena 1. Monitorowanie systemu kontroli wewnętrznej: harmonogram kontroli wewnętrznej, kategorie ryzyka. 2. Samoocena: zasady dokonywania samooceny kontroli zarządczej jako załącznik kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej w przedszkolu, ankieta do samooceny kontroli zarządczej, kwestionariusz samooceny (dla Dyrektora) jako załącznik do Regulaminu kontroli zarządczej, samoocena pracy nauczyciela. 3. Audyt wewnętrzny: procedura zgłaszania wypadków przy pracy i w drodze do i z pracy załączniki: oświadczenie świadka i poszkodowanego, karta zgłoszenia wypadku, procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, procedura szkoleń z zakresu bhp, rejestr wypadków pracowniczych (w pracy oraz w drodze do i z pracy), karty oceny ryzyka zawodowego, Regulamin organizacji wycieczek z dnia 01 września, teczki akt osobowych pracowników. 4. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej: Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2010 rok, Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2011 rok. Część aktów prawnych obowiązujących w jednostce opracowano w oparciu o nieaktualne podstawy prawne. Regulaminy nie są wprowadzane zarządzeniami Dyrektora PM5. W związku z nieprowadzeniem książki zarządzeń, ich numery są dublowane. Ze względu na szczególną rolę i zadania przypisane głównemu księgowemu przez przepisy art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, nie jest prawidłowe całkowite odstąpienie przez dyrektora PM5 od zatrudnienia w nim głównego księgowego. Powierzenie obowiązków Głównego księgowego innemu pracownikowi jednostki, może mieć miejsce jedynie w szczególnych okolicznościach, na przykład związanych z powstaniem wakatu na stanowisku głównego księgowego, na skutek zdarzeń, których nie można było przewidzieć. Należy pamiętać, że jest to rozwiązanie tymczasowe które może funkcjonować jedynie do czasu obsadzenia stanowiska głównego księgowego w sposób przewidziany prawem. 5. Akta osobowe pracowników. W Przedszkolu Miejskim nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim na dzień r. zatrudnionych było 50 osób, w tym: Stanowiska Ilość zatrudnionych Ilość etatów Nauczyciele 32 28,17 Woźna oddziałowa 7 7 Praczka 1 1,50 Pomoc nauczyciela 2 2 Obsługa kuchni

24 Konserwator 1 0,75 Administracja 3 2,25 RAZEM: 50 44,67 W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 8 pracowników, co stanowi 16% zatrudnionych. Sprawdzono następujące akta osobowe: - akta osobowe Z-ca Dyrektora - akta osobowe Księgowy, - akta osobowe Kasjer / Dozorca dzienny, - akta osobowe nauczyciel mianowany, - akta osobowe nauczyciel mianowany, - akta osobowe Intendent / Referent ds. kadrowych, - akta osobowe pomoc kuchenna, - akta osobowe Woźna oddziałowa. Stwierdzono, co następuje: a) każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych, dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C) i ujmowane w wykazie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) tj.: - część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, - część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP oraz przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach, premiach, - część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, b) nie przeprowadza się szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP, a szkolenia okresowe nie są przeprowadzane w terminach wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, c) w kontrolowanych aktach osobowych stwierdzono, że obliczone staże pracy nie są zgodne z okresami wynikającymi z wpiętych do nich dokumentów, a co za tym idzie wypłacone w dwie nagrody jubileuszowe są wypłacone w nieprawidłowych terminach (wyjaśnienie Referenta ds. kadrowych stanowi załącznik nr 7 do protokołu), d) badania lekarskie są przeprowadzane terminowo, e) terminowość opłacania składek ZUS i podatku dochodowego PIT 4 przedstawiono w załączniku nr 8 do protokołu. 6. Inwentaryzacja. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na oznaczony dzień, porównanie stanu rzeczywistego ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, ustalenie i wyjaśnienie stwierdzonych różnic, ich rozliczenie oraz doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości w sposób zgodny z art. 26 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z 1 ust. 3 pkt. 1 uchwały Rady Miejskiej nr XLI/456/10 w sprawie likwidacji 24

25 zakładu budżetowego Przedszkole Miejskie nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek w celu przekształcenia w jednostkę budżetową Przedszkole Miejskie nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi,,Bajkowy Zakątek w Stargardzie Szczecińskim na koniec 2010 roku przeprowadzono inwentaryzację. W PM5 obowiązuje Instrukcja Inwentaryzacyjna z dnia 31 grudnia 2010 roku, jednakże podczas przeprowadzanej inwentaryzacja obowiązywała instrukcja z 12 października 2001 roku. Dyrektor PM5 zarządzeniem nr 8/2010 z dnia r. powołała zespół spisowy i zarządziła sporządzenie spisu z natury. W PM5 ewidencja środków trwałych i wyposażenia jest prowadzona w księgach inwentarzowych. 17 grudnia 2010 roku został zakupiony program Wyposażenie DDJ firmy Progman Sp. Z o.o. gdzie obecnie wprowadzane są dane z ksiąg. Brak jest ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. W PM 5 nie zastosowano się do obowiązującej w jednostce Instrukcji oraz obowiązujących przepisów, w następującym zakresie: 1) Arkusze spisu z natury nie zostały wpisane do książki druków ścisłego zarachowania. 2) Arkusze spisu z natury nie są prawidłowo wypełnione. Brak jest w nich wyceny majątku oraz zapisu:,,spis zakończono na pozycji nr. 3) Nie dokonano porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalanych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników w księgach inwentarzowych. Zakończenie inwentaryzacji udokumentowano za pomocą Sprawozdania z inwentaryzacji, złożonego przez Komisję Inwentaryzacyjną 25

26 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 08 lutego 2012 roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 5 w Stargardzie Szczecińskim Teresa Kubiak została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 26