Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od r. do r. przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 16/2012 z dnia roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2011 roku. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Małgorzata Góźdź, powołana Zarządzeniem nr 289/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 czerwca 2007 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku. Główną Księgową jest Barbara Kuczyńska zatrudniona od 01 listopada 2003 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w niepełnym pełnym wymiarze czasu pracy. Na czas nieobecności Głównej Księgowej funkcję pełni Artur Kaczmarczyk zatrudniony od r. (spełnia wymogi ustawy o finansach publicznych dla głównych księgowych). W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: Artur Kaczmarczyk - Główny Księgowy 2

3 Wnioski. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na : 1. Odprowadzeniu z opóźnieniem na rachunek budżetu miasta dochodów budżetowych uzyskanych w maju 2011 r. 2. Nieklasyfikowaniu wydatków publicznych według dodatkowej klasyfikacji określającej kody wydatków strukturalnych, tj. stosownie do art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.). 3. Nieprowadzeniu ewidencji analitycznej następujących kont: Wydatki strukturalne ; Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego - stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, Zakładowego Planu Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia r., art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.). 4. Nieprawidłowym ewidencjonowaniu składek zdrowotnych na koncie 225 Rozrachunki z budżetami zamiast na koncie Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, powyższe wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej oraz Zakładowego Planu Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia r. 5. Dokonywaniu nieprawidłowych zapisów na koncie Rachunek bieżący jednostki budżetowej oraz Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, tj. niezgodnie z opisem powyższych kont zawartych w Zakładowym Planie Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia r. oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. 6. Przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami. 3

4 Na podstawie uchwały nr XLI/454/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 maja 2010 roku Przedszkole Miejskie nr 3 w Stargardzie Szczecińskim z dniem 31 grudnia 2010 roku zlikwidowano zakład budżetowy w celu przekształcenia w jednostkę budżetową. Stosownie do 1 pkt 1,2,3,4 uchwały na likwidatora wyznaczono Dyrektora Przedszkola. Czynności likwidacyjne obejmowały: - przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z przepisami o rachunkowości, w tym ustalenie należności i zobowiązań oraz stanu środków obrotowych i majątku trwałego znajdującego się w użytkowaniu zakładu budżetowego, - zamknięcie rachunku bankowego i ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości, - sporządzenie bilansu zamknięcia zakładu budżetowego. Termin zakończenia czynności likwidacyjnych określono na 31 grudnia 2010 roku. W związku z powyższym Dyrektor Przedszkola dnia r. zarządzeniem nr 2/2010 r. powołała stosownie do 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia r. zespoły spisowe do przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych składników majątku i środków pieniężnych, jednakże nie wyznaczono przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (Dyrektor powołała Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej dnia r.) Inwentaryzację przeprowadzono w dniach r., tj. stosownie do art. 26 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji. Inwentaryzacja środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania w kasie przeprowadzono również na dzień 31 grudnia 2010 r. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne nie złożyły oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników przekazały Głównemu Księgowemu. Ponumerowane arkusze spisu z natury wydano przewodniczącym zespołów spisowych. Arkusze spisu z natury ewidencjonuje się w księdze druków ścisłego zarachowania. Po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe nie złożyły sprawozdania Przewodniczącemu Komisji o stwierdzonych nieprawidłowościach i spostrzeżeniach w zakresie gospodarki składnikami majątkowymi. Nie sporządzono protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Nie stwierdzono faktu przeszkolenia zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji. W trakcie inwentaryzacji dokonano spisu z natury programów komputerowych - należy dokonywać weryfikacji stanu ewidencyjnego tychże wartości niematerialnych i prawnych z której sporządza się protokół - stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. Dodatkowo w skład komisji inwentaryzacyjnej wartości niematerialnych i prawnych weszła Dyrektor przedszkola (szczegółowo w arkuszu spisu z natury nr 6) - dane zgodne ze stanem księgowym. Sporządzono protokół inwentaryzacji kasy oraz protokół zniszczenia anulowanych i niewykorzystanych czeków oraz zestawienie należności i zobowiązań na dzień r. Stosownie do art. 12 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamknięto na dzień zakończenia likwidacji, tj. 31 grudnia 2010 r., zamknięto również rachunki bankowe (łącznie 4 rachunki) informacja z banku z dnia r. Bilans zakładu budżetowego, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz dodatkowe informacje i objaśnienia do powyższych sporządzono stosownie do art. 45 i nast. zawartych w rozdziale 5 ustawy o rachunkowości na dzień 31 grudnia 2010 r. Powyższe sprawozdanie finansowe podpisane przez Dyrektora Przedszkola oraz Główną Księgową złożono do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim dnia r. Roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu 4

5 terytorialnego RB-WSa podpisane przez Dyrektora Przedszkola i Główną Księgową - złożone jw. Roczne sprawozdanie Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych za okres od początku roku do r. oraz Rb-Z i Rb-N złożono do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego dnia r. (korekta r.). Mienie zlikwidowanego zakładu budżetowego, należności i zobowiązania według stanu na dzień likwidacji przejęła jednostka budżetowa. Bilans zamknięcia zakładu budżetowego jest bilansem otwarcia jednostki budżetowej. Z dniem 01 stycznia 2011 roku na podstawie cyt. wyżej uchwały utworzono jednostkę budżetową Przedszkole Miejskie nr 3 w Stargardzie Szczecińskim. Nowa jednostka jest prawnym następcą zlikwidowanego zakładu. W dalszej kolejności na podstawie uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 r. utworzono z dniem 1 stycznia 2011 r. wydzielone rachunki dochodów i wydatków nimi finansowanych przy samorządowych jednostkach budżetowych prowadzących działalność określoną w ustawie z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty, w tym w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim. Stosownie do uchwały dysponentem wydzielonego rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych jest Dyrektor Przedszkola. Dochody wraz z odsetkami gromadzone na wydzielonym rachunku nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych. Podstawą gospodarki finansowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków. Dyrektorzy jednostek wymienionych w uchwale przedstawiają Prezydentowi Miasta w terminach przez niego określonych: 1) sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym; 2) informację o przebiegu wykonania planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych za pierwsze półrocze, uwzględniającą w szczegółowości stan należności i zobowiązań, w tym wymagalnych. 1. Gospodarka finansowa Przedszkola Miejskiego nr 3 z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2011 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty księgowe z pierwszego półrocza 2011 roku: faktury VAT, rachunki, listy płac, raporty kasowe, wyciągi bankowe, ewidencję księgową, sprawozdania budżetowe (Rb-28S, Rb-27S, Rb-34S za okres od r. do r.) oraz rozliczono środki na wydatki budżetowe za okres od lipca do grudnia 2011 r. Budżet Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 048/2011) ,40 zł Wpływy w lipcu 2011 roku stanowiły: 1) refundacja umowy zlecenia 42 2) naliczony podatek od wypłaconych świadczeń socjalnych 7.269,00 zł 3) naliczony podatek od wydanych posiłków pracownikom kuchni 39,00 zł 4) środki na wydatki budżetowe z UM

6 5) odsetki bankowe 0,43 zł Ogółem wpływy: ,43 zł Wydatki w lipcu 2011 roku stanowiły: 1) wynagrodzenia ,97 zł 2) składka na Fundusz Pracy 2.780,60 zł 3) podatek PIT ,00 zł 4) składka zdrowotna ,15 zł 5) składka na ubezpieczenie społeczne ,93 zł 6) wypłata gotówki ,67 zł 7) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 05 i 06/2011 r. 36,25 zł 8) opłaty bankowe 85,64 zł 9) KZP i pożyczki mieszkaniowe ) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1.703,48 zł 11) składki na związki zawodowe 167,95 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r ,64 zł ,19 zł Wpływy w sierpniu 2011 roku stanowiły: 1) wpłata składki ubezpieczeniowej 51,60 zł 2) odsetki bankowe 0,43 zł 3) środki na wydatki budżetowe z UM Ogółem wpływy: ,03 zł Wydatki w sierpniu 2011 roku stanowiły: 1) wynagrodzenia ,62 zł 2) wypłata gotówki ,90 zł 3) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 07/2011 r. 52,44 zł 4) opłaty bankowe 92,94 zł 5) KZP i pożyczki mieszkaniowe ) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1.740,04 zł 7) składki na związki zawodowe 167,95 zł 8) nagroda jubileuszowa 1.983,04 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r ,93 zł ,29 zł 6

7 Wpływy we wrześniu 2011 roku stanowiły: 1) wplata składki ubezpieczeniowej 51,60 zł 2) naliczony podatek od wydanych posiłków pracownikom kuchni 73,00 zł 3) środki na wydatki budżetowe z UM ) odsetki bankowe 0,27 zł Ogółem wpływy: ,87 zł Wydatki we wrześniu 2011 roku stanowiły: 1) wynagrodzenia ,36 zł 2) Fundusz Pracy 1.406,99 zł 3) podatek od dochodów osobistych PIT ,00 zł 4) składka zdrowotna 5.593,63 zł 5) ubezpieczenie społeczne ,64 zł 6) wypłata gotówki ,39 zł 7) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 08/2011 r. 0,43 zł 8) opłaty bankowe 82,64 zł 9) KZP i pożyczki mieszkaniowe ) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1740,04 zł 11) składki na związki zawodowe 117,85 zł 12) nagroda jubileuszowa ,00 zł 13) rachunek umowa zlecenie 42 Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r ,97 zł ,19 zł Wpływy w październiku 2011 roku stanowiły: 1) naliczony podatek od wydanych posiłków pracownikom kuchni 67,00 zł 2) środki na wydatki budżetowe z UM ,00 zł 3) odsetki bankowe 0,39 zł Ogółem wpływy: ,39 zł Wydatki w październiku 2011 roku stanowiły: 1) wynagrodzenia ,69 zł 2) Fundusz Pracy 3.213,02 zł 3) podatek od dochodów osobistych PIT ,00 zł 4) składka zdrowotna ,36 zł 5) ubezpieczenie społeczne ,58 zł 6) wypłata gotówki ,50 zł 7) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 09/2011 r. 19,00 zł 8) opłaty bankowe 104,97 zł 7

8 9) KZP i pożyczki mieszkaniowe ) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1.740,04 zł 11) składki na związki zawodowe 117,85 zł 12) zapłacony rachunek za materiały szkoleniowe 26 Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r ,01 zł ,57 zł Wpływy w listopadzie 2011 roku stanowiły: 1) środki na wydatki budżetowe z UM ) odsetki bankowe 0,15 zł Ogółem wpływy: ,15 zł Wydatki w listopadzie 2011 roku stanowiły: 1) wynagrodzenia ,18 zł 2) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1.740,04 zł 3) podatek od dochodów osobistych PIT ,00 zł 4) wypłata gotówki ,84 zł 5) przekazane dochody budżetowe na rachunek UM za 10/2011 r. 44,66 zł 6) opłaty bankowe 114,82 zł 7) KZP i pożyczki mieszkaniowe ) koszty przesyłek 46,74 zł 9) składki na związki zawodowe 117,85 zł 10) zapłacone rachunki za materiały szkoleniowe 2.271,45 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r ,58 zł ,14 zł Wpływy w grudniu 2011 roku stanowiły: 1) wpłata pożyczki mieszkaniowej 30 2) naliczony podatek od wypłaconych świadczeń socjalnych 26,00 zł 3) środki na wydatki budżetowe z UM ) odsetki bankowe 0,20 zł Ogółem wpływy: ,20 zł Wydatki w grudniu 2011 roku stanowiły: 1) wynagrodzenia ,27 zł 2) Fundusz Pracy 1.495,72 zł 3) podatek od dochodów osobistych PIT ,00 zł 4) składka zdrowotna 5.756,10 zł 8

9 5) ubezpieczenie społeczne ,52 zł 6) wypłata gotówki ,99 zł 7) przekazane na rachunek UM za 11 i 12/2011 r. uzyskane dochody oraz zwrot niewykorzystanych środków na wydatki budżetowe 2.152,81zł 8) opłaty bankowe 24,04 zł 9) KZP i pożyczki mieszkaniowe ) ubezpieczenie dodatkowe pracowników 1.548,00 zł 11) składki na związki zawodowe 309,89 zł 12) zapłacone rachunki za materiały szkoleniowe 60 13) storno podatku od dochodów osobistych PIT 4 26,00 zł Ogółem wydatki: ,34 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 98/2011) 1.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 7/2011 za okres od r.) Na przychody w lipcu składały się: - wpłata podatku od wydanych posiłków pracownikom kuchni 39,00 zł - za zrealizowane czeki ,67 zł ,67 zł Na rozchody w lipcu składały się: - wynagrodzenia ,67 zł - odprowadzenie gotówki na konto bankowe 39,00 zł Stan środków w kasie na dzień r ,67 zł Na przychody w sierpniu składały się: - wpłata składki indywidualnego ubezpieczenia 51,60 zł - za zrealizowane czeki ,90 zł ,50 zł Na rozchody w sierpniu składały się: - wynagrodzenia ,90 zł - odprowadzenie gotówki na konto bankowe 51,60 zł ,50 zł 9

10 Stan środków w kasie na dzień r Na przychody we wrześniu składały się: - wpłata podatku od wydanych posiłków pracownikom kuchni 73,00 zł - za zrealizowane czeki ,39 zł ,39 zł Na rozchody we wrześniu składały się: - wynagrodzenia ,79 zł - odprowadzona gotówka na konto bankowe 124,60 zł Stan środków w kasie na dzień r ,39 zł Na przychody w październiku składały się: - wpłata podatku od wydanych posiłków pracownikom kuchni 67,00 zł - za zrealizowane czeki ,50 zł ,50 zł Na rozchody w październiku składały się: - wynagrodzenia ,50 zł - odprowadzona gotówka na konto bankowe 67,00 zł Stan środków w kasie na dzień r ,50 zł Na przychody w listopadzie składały się: - za zrealizowane czeki ,84 zł ,84 zł Na rozchody w listopadzie składały się: - wynagrodzenia ,64 zł - zwrot kosztów podróży służbowych 120,60 zł Stan środków w kasie na dzień r ,84 zł 10

11 Na przychody w grudniu składały się: - za zrealizowane czeki ,99 zł ,99 zł Na rozchody w grudniu składały się: - wynagrodzenia ,38 zł - wypłata dofinansowania kształcenia (umowa z dnia..) 292,61 zł Stan środków w kasie na dzień r. (Raport kasowy nr 12/2011) ,99 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, bankowe dowody wpłat, potwierdzenie wypłat z bankomatu. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Sprawozdanie Rb-27S, Rb-28S z wykonania planów finansowych jednostek budżetowych za okres od początku roku 2011 do 31 grudnia roku 2011 sporządzone zostało stosownie do art. 41 ustawy o finansach publicznych, na podstawie bieżąco prowadzonych ksiąg rachunkowych. Podpisane przez Dyrektora jednostki oraz Głównego Księgowego. 8. Dochody budżetowe w wysokości 17,76 zł, uzyskane w maju 2011 r. odprowadzono z opóźnieniem na konto budżetu miasta (WB nr 50/2011 za okres od r.) - zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta z dnia r. Nr 16/2011 w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na rok jest 07 lipca 2011 r. winno być do 10 czerwca 2011 r.). 9. Nie klasyfikuje się wydatków publicznych według dodatkowej klasyfikacji określającej kody wydatków strukturalnych tj. stosownie do art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.). 11

12 10. W jednostce nie prowadzi się ewidencji analitycznej następujących kont: Wydatki strukturalne, służące do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych (ewidencja do kont bilansowych nie jest prowadzona); Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, ewidencja szczegółowa winna być prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków - stosownie do cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, Zakładowego Planu Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia r., art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr W jednostce na dzień r. zatrudnionych jest 30 osób (27,7 etatów). Sprawdzono akta osobowe 10 pracowników - sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie budzi zastrzeżeń. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Przedszkola Miejskiego Nr 3. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Przedszkolu Nr 3 z dniem 01 stycznia 2011 roku został utworzony wydzielony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Przedszkola i paragraf klasyfikacji budżetowej z wyodrębnieniem wydatków bieżących i majątkowych. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 3 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) wpłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci, 2) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci, 3) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów. Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 3 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) zakup energii, 2) zakup usług i wyposażenia, 3) zakup artykułów żywnościowych, 12

13 4) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 5) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za okres od 01 lipca do 31 grudnia 2011 roku przedstawia poniższa tabela: 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki Plan Wykonanie % 3.000, , , ,53 15, ,40 39,55 12,33 Ogółem , ,38 39,57 Ogółem wydatki za okres od 01 lipca do 31grudnia 2011 roku z podziałem na dział, rozdział i paragraf przedstawia poniższa tabela: Plan Wydatki % 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4140 składki na PFRON 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup środków żywności 4240 zakup pomocy naukowych i dydaktycznych 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4440 odpisy na ZFŚS 4510 opłaty na rzecz budżetu państwa 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.842, , , , , , , , , ,00 655, ,00 310, ,00 150,00 250, ,30 0,00 420, , , , , , , ,00 356,90 702,19 110, ,09 0,00 250,00 82,21 0,00 7,26 86,94 45,29 70,36 39,47 76,56 81,67 41,90 54,49 43,29 35,48 53,00 0,00 100,00 Ogółem , ,21 53, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 102/2011 z dnia r.) ,97 zł Wpływy za II półrocze 2011 roku stanowiły: 1) odsetki bankowe 1,85 zł 2) wynajem pomieszczeń 15 3) refundacja środków z Urzędu Miejskiego 17,76 zł 4) opłata za przedszkole ,17 zł 5) wpłata na Radę Rodziców 10 6) korekta odpisu na ZFŚS 3.058,83 zł 13

14 7) korekta przelewu 1.028,00 zł 8) refundacja umowy-zlecenie 42 Ogółem wpływy: ,61 zł Wydatki za II półrocze 2011 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 641,44 zł 2) zakup artykułów żywnościowych ,53 zł 3) wypłata czekiem ,57 zł 4) rozmowy telefoniczne stacjonarne 702,19 zł 5) opłata za Internet 356,90 zł 6) opłata za gaz 1.349,86 zł 7) opłata za energię cieplną ,59 zł 8) wywóz nieczystości 1.835,38 zł 9) woda 1.259,89 zł 10) ścieki 2.547,94 zł 11) odpis na ZFŚS ,09 zł 12) korekta odpisu ZFŚS 3.058,83 zł 13) monitoring obiektu 1.353,00 zł 14) opłata za wynajem sal w szkołach dla oddziałów ) usługa kurierska 14,89 zł 16) zakup artykułów chemicznych 2.415,25 zł 17) zwrot nadpłat za przedszkole 5.005,73 zł 18) zwrot środków do Urzędu Miejskiego ,68 zł 19) refundacja umowy-zlecenie 42 20) konserwacja wind kuchennych 1.599,00 zł 21) zakup energii elektrycznej 3.414,32 zł 22 przegląd przewodów kominowych 498,15 zł 23) usługa pralnicza 484,01 zł 24) tusze i tonery do drukarki 784,56 zł 25) zakup zestawu komputerowego i drukarki ,09 zł 26) zakup programów komputerowych ) usługa stolarska 55 28) szkolenie BHP 25 29) zakup pomocy dydaktycznych 1.311,73 zł 30) zakup artykułów papierniczych 1.946,53 zł 31) serwis sprzętu komputerowego 1.248,45 zł 32) remont łazienki i innych pomieszczeń ,54 zł 33) remont piaskownic ) zakup karuzel 4.265,00 zł 35) zakup wyposażenia do kuchni 4.895,40 zł 36) zakup odkurzacza 1.525,20 zł 37) zakup stolików i krzesełek 4.659,84 zł 38) badania profilaktyczne 946,00 zł Ogółem wydatki: ,58 zł 14

15 Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 193/2011) 1.4. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 11/2011/RDiW za okres r.) Na wpływy składały się: - odpłatność za przedszkole 2.135,13 zł - pobranie gotówki czekiem z banku 7.176,89 zł - wpłaty pracowników za wyżywienie 462,50 zł Na wydatki składały się: 9.774,52 zł - zakup benzyny 54,12 zł - odprowadzenie gotówki do banku 2.597,63 zł - zakup artykułów chemicznych 518,53 zł - zakup artykułów spożywczych 858,88 zł - zakup wyposażenia (karnisze) 697,18 zł - zakup artykułów biurowych 535,84 zł - zakup materiałów dla konserwatora 273,37 zł - worki do odkurzacza 32,00 zł - opłaty pocztowe 3,75 zł - artykuły kuchenne 32,22 zł - zwrot nadpłaty za przedszkole 171,00 zł 5.774,52 zł Stan środków w kasie na dzień r Stan środków w kasie na dzień r Na wpływy składały się: - pobranie gotówki czekiem z banku 2.546,44 zł 2.546,44 zł Na wydatki składały się: - szkolenie BHP 628,25 zł - taśma i ząbki do firany 538,90 zł - zakup artykułów biurowych 100,18 zł - zakup materiałów dla konserwatora 63,96 zł - środki czystości 784,85 zł - artykuły kuchenne 84,49 zł - zwrot nadpłaty za przedszkole 77,26 zł - zakup drabiny 238,00 zł - zakup wyposażenia (karnisz) 30,55 zł 15

16 2.546,44 zł Stan środków w kasie na dzień r Stan środków w kasie na dzień r Na wpływy składały się: - pobranie gotówki czekiem z banku ,69 zł - odpłatność za przedszkole ,47 zł ,16 zł Na wydatki składały się: - odprowadzenie gotówki do banku ,47 zł - zakup artykułów spożywczych 8.989,84 zł - naprawa zmywarki 977,85 zł - zakup obuwia i fartuchów 1.181,24 zł - badania profilaktyczne 93,00 zł - środki czystości 728,21 zł - zwrot nadpłaty za przedszkole 455,05 zł - rytmika opłaty pocztowe 4,15 zł - naprawa kosiarki 308,46 zł - uchwyt do ręcznika 63,49 zł - zakup materiałów dla konserwatora 85,40 zł - bilety autobusowe ,16 zł Stan środków w kasie na dzień r Stan środków w kasie na dzień r Na wpływy składały się: - pobranie gotówki czekiem z banku 9.579,03 zł - odpłatność za przedszkole ,41 zł - za wynajem sal 288,00 zł ,44 zł Na wydatki składały się: - odprowadzenie gotówki do banku ,41 zł - zakup znaczków pocztowych 31,00 zł - zakup artykułów spożywczych 7.622,98 zł - zakup herbaty 526,81 zł - zaliczka badania profilaktyczne 75,00 zł - zakup materiałów dla konserwatora 168,74 zł 16

17 - zwrot nadpłaty za przedszkole 4,50 zł - rytmika ,44 zł Stan środków w kasie na dzień r Stan środków w kasie na dzień r Na wpływy składały się: - pobranie gotówki czekiem z banku 8.136,16 zł - odpłatność za przedszkole ,84 zł - za wynajem sal 288,00 zł Na wydatki składały się: - odprowadzenie gotówki do banku ,84 zł - zakup artykułów spożywczych 3.728,58 zł - zakup środków chemicznych 613,78 zł - zakup pomocy dydaktycznych (klocki dla dzieci) 2.226,30 zł - zakup materiałów dla konserwatora 163,18 zł - zwrot nadpłaty za przedszkole 254,32 zł - rytmika Stan środków w kasie na dzień r Stan środków w kasie na dzień r Na wpływy składały się: - pobranie gotówki czekiem z banku 4.762,36 zł - odpłatność za przedszkole ,97 zł - za wynajem sal 288,00 zł - rozliczenie zaliczki 1.585,33 zł ,66 zł Na wydatki składały się: - odprowadzenie gotówki do banku ,30 zł - zakup artykułów spożywczych 3.230,77 zł - opłaty pocztowe 3,75 zł - regeneracja gaśnic 169,74 zł - zakup materiałów dla konserwatora 124,10 zł - rytmika zwrot nadpłaty za przedszkole 84,00 zł ,66 zł Stan środków w kasie na dzień r. 17

18 W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego była wpłacana do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.). Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 102/ ,00 11/11/RD KP 60/ ,00 114/ ,89 11/11/RD KP 63/ ,89 123/ ,44 12/11/RD KP 67/ ,44 130/ ,93 13/11/RD KP 69/ ,93 140/ ,39 14/11/RD KP 71/ ,39 142/ ,37 14/11/RD KP 72/ ,37 159/ ,03 16/11/RD KP 79/ ,03 177/ ,16 18/11/RD KP 87/ ,16 189/ ,61 20/11/RD KP 94/ ,61 193/ ,75 20/11/RD KP 96/ ,75 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo Kasa - jednostka budżetowa na dzień roku wynosiło: od początku roku r Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo jest zgodne z RK nr 12/2011za okres od roku. 2) Saldo Kasa dochody własne na dzień roku wynosiło: 18

19 od początku roku r Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Saldo jest zgodne z RK nr 19/11/RD za okres od roku. 3) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień roku wynosiło: Obroty od lipca do grudnia 2011 r. od początku roku r. 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Zapisy na koncie 130 są nieprawidłowe, w okresie badanym winno być: Wn ,07; Ma ,47. Zgodnie z Zakładowym Planem Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia r. oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861) zapisy na koncie winny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, przy zachowaniu pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. Ewidencja szczegółowa do 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych. Saldo jest zgodne z WB nr 98/2011 z dnia roku. 4) Saldo 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych na dzień roku wynosiło: Obroty od lipca do grudnia 2011 r. od początku r r. 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Zapisy na koncie 132 są nieprawidłowe, w okresie badanym winno być: Wn ,61; Ma ,58. Zgodnie z Zakładowym Planem Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia r. oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861) zapisy na koncie winny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych przy zachowaniu pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. Saldo jest zgodne z WB nr 193/2011 z dnia roku. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2. 19

20 5) Saldo 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,31 zł od początku roku r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,31-6) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień roku wynosiło po stronie: Wn - 884,57 zł od początku roku r. 222 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,77 27,20 884,57-7) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień roku wynosiło po stronie: Wn - 26,00 zł od początku roku r. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,46 26,00 - Saldo stanowiła nadpłata zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za miesiąc grudzień 2011 roku. Powyższe rozliczono w styczniu 2012 r. (WB nr 08/ budżet - za okres od r., wpłata podatku PIT-4). Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Na koncie tym nieprawidłowo ewidencjonuje się składki zdrowotne - winno być na koncie Pozostałe rozrachunki publicznoprawne służące do ewidencji innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - powyższe na podstawie cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Tym samym obroty na koncie są zawyżone. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 3. 8) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne na dzień roku wynosiło po stronie: Ma ,15 zł od początku roku r. 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,15 20

21 Saldo stanowi zobowiązanie wobec ZUS za miesiąc grudzień 2011 roku, odprowadzony dnia roku - WB nr 3/2012 z dnia r. 9) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień roku wynosiło po stronie: Wn od początku roku r. 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 3.078, , , ,00 - Saldo stanowi kwota należnych pożyczek mieszkaniowych. 10) Saldo 400 Amortyzacja na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,72 zł od początku roku r. 400 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,72-11) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,17 zł od początku roku r. 401 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,17 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup materiałów i wyposażenia ,41 zł zakup środków żywności ,20 zł zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 3.615,82 zł zakup energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu ,74 zł 12) Saldo 402 Usługi obce na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,20 zł od początku roku r. 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,20 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: 21

22 Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola zakup usług remontowych ,14 zł zakup usług zdrowotnych 1.364,00 zł zakup usług pozostałych ,02 zł zakup usług dostępu do sieci Internet 713,79 zł opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.562,25 zł 13) Saldo 403 Podatki i opłaty na dzień roku wynosiło po stronie: Wn - 15 od początku roku r. 403 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,00-150,00 - Na saldo 403 Podatki i opłaty składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola opłaty na rzecz budżetu państwa 15 14) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,21 zł od początku roku r. 404 Wn Ma Wn Ma Wn Ma ,21 420, ,21-15) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień roku wynosiło po stronie: Wn ,17 zł od początku roku r. 405 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,17 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 3.004,72 zł składki ZUS pracodawcy ,05 zł składki na Fundusz Pracy ,31 zł odpis na ZFŚS ,09 zł 22

23 16) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,27 zł od początku roku r. 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,27 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli dokształcanie nauczycieli - czesne 46,74 zł delegacje służbowe 388,55 zł szkolenia pracowników 4.563,65 zł Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział Przedszkola delegacje służbowe 379,65 zł szkolenia pracowników 235,00 zł wpływy do budżetu- pozostałości z rachunku DW ,68 zł 2. Wdrożenie i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Przedszkolu Miejskim nr 3. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Cele i zadania jednostki sformułowano w następujących dokumentach: statut Przedszkola Miejskiego Nr 3 z dnia r.; koncepcja pracy Przedszkola na lata wraz z kierunkami realizacji koncepcji - z dnia r., Roczny plan pracy opiekuńczej, wychowawczej Przedszkola na rok 2011/2012 z dnia r. wskazujący zadania, środki realizacji, osoby odpowiedzialne i terminy wykonania; Plan dochodów i wydatków na rok 2011; Plan posiedzeń Rady Pedagogicznej; Kalendarium ważnych wydarzeń w Przedszkolu; Dodatkowe czynności nauczycieli w ramach pracy dodatkowej; Plan współpracy z rodzicami na rok szkolny 2011/2012; plan nadzoru pedagogicznego na rok 2011/2012, Miesięczne plany pracy w poszczególnych oddziałach. Zarządzeniem nr 1 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 sierpnia 2011 roku ustalono sposób prowadzenia kontroli zarządczej w Przedszkolu poprzez wprowadzenie Regulaminu kontroli zarządczej. Wskazano formy organizacyjne kontroli, osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli zarządczej oraz zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników. Sporządzono także plan i harmonogram kontroli zarządczej obowiązujący od dnia 01 września 2011 roku. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, 23

24 ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz.U. Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie: I. Środowisko wewnętrzne. 1. Przestrzeganie wartości etycznych: w Przedszkolu opracowano i wdrożono Kodeks Etyki Parowników Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim (Zarządzenie nr 3 Dyrektora z dnia 01 września 2011 roku - załącznik nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej) w aktach osobowych pracowników znajdują się oświadczenia o zapoznaniu się z postanowieniami Kodeksu; 2. Kompetencje zawodowe pracowników: - rekrutacja i zatrudnianie pracowników odbywa się stosownie do przepisów ustawy Karta Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych oraz Kodeksu Pracy; - w przedszkolu na podstawie Regulaminu dofinansowania i doskonalenia zawodowego nauczyciela zapewnia się środki na dofinansowanie kształcenia i doradztwa nauczycieli w wysokości 1% planowanych rocznych wydatków na wynagrodzenia (w nim wniosek o dofinansowanie kształcenia, umowa w zakresie i warunkach świadczeń dla pracownika skierowanego na kształcenie, skierowanie na kształcenie), na rok 2011 przewidziano kwotę 5.00; - w jednostce opracowano plan szkoleń i doskonalenia zawodowego nauczycieli na rok 2011; - na podstawie Regulaminu oceny nauczyciela w Przedszkolu dokonuje się powyższej oceny z uwzględnieniem stosownych kryteriów (ostatnie z czerwca 2011 r.); - na podstawie Regulaminu oceny pracowników samorządowych w Przedszkolu oraz ustawy o pracownikach samorządowych dokonuje się oceny pracowników samorządowych arkusze ocen znajdują się aktach pracowników; 3. Struktura organizacyjna zawarta jest w: - Statucie Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 31 sierpnia 2011 roku; - Koncepcji pracy Przedszkola na lata wraz z kierunkami realizacji koncepcji; - Regulaminie organizacyjnym Przedszkola Miejskiego nr 3, w którym wskazano zadania przedszkola, strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania; - w Regulaminie pracy z dnia 01 marca 2003 roku, podpisanym przez Dyrektora (uzgodniony z przedstawicielem związków zawodowych w trakcie kontroli - stosownie do art Kodeksu Pracy), w którym określa się organizację pracy, system i rozkład czasu pracy, terminy, czas i miejsce wypłaty wynagrodzenia, prawa i obowiązki dyrektora i pracowników, zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady wyróżniania i nagradzania pracowników, dyscyplinę pracy; - aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określony jest dla każdego pracownika i wpięty do akt osobowych, potwierdzony podpisem pracownika; 4. Delegowanie uprawnień: - imienne upoważnienia z zakresu gospodarki finansowej dla wybranych pracowników potwierdzone podpisem pracownika znajdują się w aktach osobowych, potwierdzone podpisem; - wynikające z zakresu zadań kontrolnych w celu realizacji procedur kontroli zarządczej; 24

25 II. Cele i zarządzanie ryzykiem. 1. Misja przedszkola określona jest w Statucie Przedszkola Miejskiego nr 3. Przedszkole realizuje cele i zadania określone w ustawie o systemie oświaty oraz rozporządzeniach wykonawczych. Celem wychowania przedszkolnego jest wspomaganie i ukierunkowanie rozwoju dziecka zgodnie z jego wrodzonym potencjałem i możliwościami rozwojowymi w relacjach ze środowiskiem społeczno - kulturalnym i przyrodniczym; 2. Określenie celów i zadań a także monitorowanie i ocena ich realizacji zawarta jest w: - arkuszu organizacyjnym - Zarządzenie Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński Nr 166/2011 z dnia 25 maja 2011 roku ze zm. w sprawie zatwierdzenia arkuszy organizacji przedszkoli miejskich, szkół i placówki oświatowo-wychowawczej prowadzonych przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński na rok szkolny 2011/2012; - planie działalności na rok 2012; - planie dochodów i wydatków na dany rok; - planie pracy przedszkola; - planach pracy nauczycieli; - procedurze monitoringu realizacji podstawy programowej; 3. W przedszkolu stworzono modelowy rejestr ryzyk w którym zawarto cele do realizacji, mierniki realizacji, zidentyfikowano ryzyko, prawdopodobieństwo jego wystąpienia, możliwe skutki wystąpienia ryzyka oraz reakcję na ryzyko; 4. Zidentyfikowane ryzyka, na podstawie arkusza identyfikacji, poddaje się analizie w odniesieniu do celów i zadań, określa się prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyk, jego wpływu na realizację celów i zadań, akceptowany jego poziom, reakcję na ryzyko oraz właściciela ryzyka. Przedłożono arkusz analizy ryzyka z dnia r. 5. W reakcji na ryzyka występujące opracowano i wdrożono następujące procedury: - procedurę obiegu informacji w przedszkolu; - procedurę udostępniania dokumentacji przedszkolnej; - procedurę przyjmowania, rozpatrywania i koordynowania skarg i wniosków; - procedurę kierowania dzieci na terapię logopedyczną; - procedurę któw z rodzicami; - regulamin rekrutacji dzieci do przedszkola; - procedurę przyprowadzania i odbierania dzieci z przedszkola zawartą w Statucie; - instrukcję postępowania na wypadek pożaru; - politykę rachunkowości i zawarte w niej instrukcje dotyczące gospodarki finansowej; - regulamin pracy, nagradzania i premiowania pracowników; - instrukcję w sprawie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy; III. Mechanizmy kontroli. 1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowi Regulamin kontroli zarządczej z dnia 31 sierpnia 2011 roku oraz pozostałe instrukcje i procedury obowiązujące w Przedszkolu. 2. W celu realizacji zadań tworzy się plan nadzoru pedagogicznego na rok szkolny 2011/2012 (plan ewaluacji, organizację ewaluacji, harmonogram ewaluacji, terminarz hospitacji, szkoleń, arkusze obserwacji placówki oraz zajęć), a także plan i harmonogram kontroli zarządczej; wskazuje się w tych dokumentach osoby odpowiedzialne za realizację; 3. W Przedszkolu istnieją mechanizmy służące zapewnieniu ciągłości działania i ochrony zasobów, tj.: procedury archiwizowania i przechowywania zbiorów; system ochrony danych osobowych w jednostce; instrukcja inwentaryzacyjna; instrukcja magazynowa; instrukcja kontroli finansowej; sporządzono dodatkowo wykaz osób upoważnionych do podpisywania 25

26 dokumentów; wzory podpisów osób upoważnionych; procedurę przechowywania dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych; instrukcję obrotu drukami ścisłego zarachowania; zasady ochrony i monitoringu elektronicznego mienia; 4. W przedszkolu prowadzi się ewidencję środków trwałych; 5. W jednostce opracowano zasady zastępstw pracowników (sporządzono dnia r.); 6. Mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych: szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych, sprawdzenie czy projektowane wydatki znajdują pokrycie w planie finansowym, przeprowadzania okresowej inwentaryzacji składników mienia, prawidłowej gospodarki finansowej - powyższe zawarte jest w procedurach finansowo-księgowych (Polityka rachunkowości Przedszkola Miejskiego nr 3); 7. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych: Księgi rachunkowe prowadzi się z wykorzystaniem programu komputerowego Personal 88 FK, program Personal 88 Płace - Kadry wykorzystywany do prowadzenia kartotek osobowych, naliczania i rozliczania wynagrodzeń oraz program kasowy. W celu ochrony danych oraz systemu ich przetwarzania wykonywane są kopie bezpieczeństwa na dyskach twardych C i D oraz pendrive ach, a także stosowana jest profilaktyka antywirusowa. Każdy użytkownik posiada indywidualne hasło dostępu do systemu; 8. Wyznaczono pracownika (kadrowa-kasjer) odpowiedzialnego za bezpieczeństwo danych osobowych w systemie informatycznym, w tym za przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu; IV. Informacja i komunikacja. W jednostce nie istnieje sformalizowany system obiegu informacji, przepływ informacji wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie informacji ustnie, pisemnie, drogą elektroniczną oraz w trakcie spotkań Dyrektora z pracownikami, udział w naradach, konferencjach, zespołach samokształceniowych, spotkaniach, istotne informacje wywiesza się na tablicy ogłoszeń, pracownicy posiadają dostęp do aktów prawnych i procedur u Dyrektora; Przedszkole posiada własną stronę WWW, dysponuje telefonem służbowym; V. Monitorowanie i ocena. Stosownie do wymienionego wyżej Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor zobowiązał pracowników w ramach bieżących obowiązków do monitorowania skuteczności kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów; wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą do oceny stanu kontroli zarządczej; stosownie do Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor oraz Główny Księgowy zobowiązani są dokonywać samooceny, którą należy dokumentować. Do czasu zakończenia kontroli nie dokonano samooceny za rok 2011; w jednostce składane są raz do roku arkusze samooceny nauczyciela - ostatnie z czerwca 2011 r. (9 zatrudnionych); Dyrektor Przedszkola złożyła oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2011 rok stanowiące załącznik nr 4. 26