Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 2

Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 2 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

Urząd Miejski W Stargardzie Szczecińskim - do uŝytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,5/0912-14/2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 2 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 06 marca 2008 roku do 14 marca 2008 roku przez - inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego, działających na podstawie upowaŝnienia nr 14/2008 z 03 marca 2008 roku. Zakres kontroli: 1. Rozliczenie dotacji za styczeń 2008 roku. 2. Gospodarka kasowa za IV kwartał 2007 roku. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 2 w Stargardzie Szczecińskim jest Dorota Strońska, powołana Zarządzeniem nr 288/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 czerwca 2007 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 2 w Stargardzie Szczecińskim, na okres od dnia 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku. Główną księgową kontrolowanej jednostki jest Arleta Paliwoda zatrudniona od 18 lipca 2005 roku na podstawie umowy o pracę w wymiarze 3/4 etatu. Podczas kontroli wyjaśnień udzielali: 1. Arleta Paliwoda - główna księgowa 2. (ochrona danych) - referent ds. osobowych, kasjer 2

1. Rozliczenie dotacji za styczeń 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj. faktury, wyciągi bankowe, plan finansowy, sprawozdawczość, urządzenia finansowo księgowe, listy płac. 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01. 83.857,22 zł (WB nr 0001/2008) 1.1.1. Wpływy za styczeń stanowiły : otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego: - WB nr 0010/2008 za okres od 23 24.01. 55.000,00 zł - WB nr 0013/2008 za okres od 29-30.01. 10.000,00 zł Razem 65.000,00 zł odsetki bankowe 0,27 zł wpływ gotówki do banku z tyt. odpłatności rodziców za przedszkole 37.359,72 zł odpłatność za wynajem pomieszczeń 1.030,25 zł zwrot kosztów projektu Polsko Niemieckiej Współpracy MłodzieŜy 2.416,00 zł Razem przychody: 105.806,24 zł 1.1.2. Rozchody za styczeń stanowiły: wypłacone wynagrodzenia pracowników 13.068,10 zł dodatkowe wynagrodzenie roczne 11.166,43 zł potrącenia z listy płac na kwotę 585,00 zł w tym: - składki PZU 585,00 zł opłaty i prowizje bankowe 233,71 zł przekazane składki na ubezpieczenia społeczne 18.490,03 zł przekazany podatek dochodowy od os. fizycznych za miesiąc grudzień 2.685,00 zł odpis na ZFŚS 5.000,00 zł podatek VAT za grudzień 282,00 zł zapłacone rachunki na kwotę 12.073,46 zł w tym: - za wodę i ścieki 533,68 zł - za energię cieplną PEC 3.867,99 zł - wywóz nieczystości 132,29 zł - monitorowanie przedszkola 183,00 zł - zakup środków czystości 356,51 zł - zakup krajalnicy do sera 1.403,00 zł - za usługi telefoniczne i internet 311,07 zł - konwój środków pienięŝnych 40,26 zł - konfiguracja sieci komputerowej 362,60 zł - zakup artykułów Ŝywnościowych 3.900,30 zł 3

- opłata za gaz 406,45 zł - aktualizacja systemu alarmowego 329,40 zł - naprawa komputera 99,99 zł - zakup materiałów dydaktycznych 146,92 zł zrealizowane czeki 44.096,89 zł Ogółem rozchody: 107.680,62 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.01. (WB nr 0014/2008) 81.982,84 zł 2.2. Kontrolą objęto Raporty Kasowe za styczeń 2008 rok: - RK nr 1/08 za okres od 01 10 stycznia 2008 roku - RK nr 2/08 za okres od 11-20 stycznia 2008 roku - RK nr 3/08 za okres od 21 31 stycznia 2008 roku 2.2.1. Na przychody składały się: - odpłatności za przedszkole 34.534,16 zł - spłata poŝyczek mieszkaniowych 100,00 zł - pobrana gotówka z banku do kasy 44.096,89 zł - wynajem pomieszczeń 607,56 zł - podatek od wyŝywienia pracowników kuchni 50,00 zł - spłata poŝyczki MPKZP 2.200,00 zł Razem przychody 81.588,61 zł 2.2.2. Na rozchody składały się: - wynagrodzenia pracowników 16.109,88 zł - dodatkowe wynagrodzenie roczne 15.259,83 zł - zakup artykułów Ŝywnościowych 5.090,39 zł - wpłaty do banku z tytułu odpłatności za przedszkole 37.359,72 zł - montaŝ kamer do monitoringu 5.800,00 zł - zakup materiałów dla konserwatora 413,66 zł - umowa zlecenie za montaŝ mebli 302,80 zł - zakup druków 229,45 zł - bindowanie dokumentów 12,08 zł - opłata radiofoniczna 186,70 zł - zakup znaczków pocztowych 53,10 zł - zakup drobnego wyposaŝenia 187,00 zł - zakup mebli kuchennych 539,00 zł - opłata za koncesję dźwigu 45,00 zł Razem rozchody: Stan końcowy środków na dzień 31.01.2008 rok RK 3/2008 81.588,61 zł 0,00 zł 4

W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do Raportów Kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury, dowody wewnętrzne Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, Bankowy dowód wpłaty. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodów w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie. 3. Zakupione znaczki pocztowe wpisane zostały do Pocztowej ksiąŝki nadawczej. 4. Faktury opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty. 5. Zapisy w Raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy, Nieprawidłowości nie stwierdzono. 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej: 1. Saldo 101 Kasa na dzień 31.01.2008 roku wynosiło 0,00 zł 101 81.588,61 81.588,61 81.588,61 81.588,61 - - Saldo jest zgodne z RK nr 3/2008 za okres 21-31.01.2008 rok. 2. Saldo 131 Rachunki bieŝące na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Wn 81.982,84 zł 131 Saldo na dzień 31.01. 105.806,24 107.680,62 189.663,46 107.680,62 81.982,84 - Saldo jest zgodne z WB nr 0014/2008 z dnia 31.01.2008 roku. 5

3. Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Ma 2.935,68 zł 201 56.760,90 49.212,03 57.694,25 60.629,93-2.935,68 Analityka 201 : Wn Ma a) PEC Sp. z o. o. - 4.061,07 b) MPGK Sp. z o. o. - 285,10 c) art. Ŝywnościowe - 1.186,77 d) wynajem pomieszczeń 607,56 - e) opłata za przedszkole 1.989,70 - ---------------------------------- Razem: 2.597,26 5.532,94 4. Saldo 225 Rozrachunki z budŝetami na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Ma 6.659,95 zł 225 7.064,00 6.660,62 7.064,00 13.723,95-6.659,95 Wykazane saldo stanowi zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 w kwocie 6.437,00 zł za miesiąc styczeń 2008 rok (odprowadzony w terminie WB nr 0021/2008 z dnia 15.02.), oraz z tytułu podatku VAT 7 w kwocie 222,95 zł za miesiąc styczeń 2008 rok (odprowadzony w terminie WB nr 0021/2008 z dnia 15.02.). 5. Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Ma 32.379,28 zł 229 18.490,30 25.602,84 18.490,30 50.869,58-32.379,28 Saldo stanowią składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za m-c styczeń 2008 rok. Składki zostały odprowadzone w terminie (WB nr 0016/2008 z dnia 04.02.). 6

6. Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Wn 11.200,01 zł 234 0,01-11.200,01-11.200,01 - Saldo stanowią poŝyczki mieszkaniowe pracowników. 7. Saldo 240 Pozostałe rozrachunki na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Ma 4.321,65 zł 240 585,001 5.027,65 706,00 5.027,65-4.321,65 Analityka 240 : Ma - składka PZU 264,00 - składki Solidarność 80 24,80 - składki ZNP 27,29 - składki Solidarność POiW 110,56 - spłata poŝyczki mieszkaniowej 1.200,00 - spłata poŝyczki MKZP 2.680,00 -------------- Razem: 4.321,65 zł 8. Saldo 400 Koszty według rodzajów na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Wn 77.314,80 zł 400 77.314,80-77.314,80-77.314,80 - Na saldo 400 Koszty według rodzajów składały się : 1. Dział 801 Oświata i wychowanie, rozdział 80104 Przedszkola - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 330,96 zł - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 43.961,96 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 6.755,00 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 1.087,36 zł - 4170 wynagrodzenia bezosobowe 420,00 zł 7

- 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia 3.463,71 zł - 4220 zakup środków Ŝywności 9.320,64 zł - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek 129,93 zł - 4260 zakup energii 4.651,23 zł - 4270 zakup usług remontowych 144,99 zł - 4300 zakup usług pozostałych 1.737,95 zł - 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 46,62 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telek. telefonii stacjonarnej 264,45 zł - 4440 odpisy na ZFŚS 5.000,00 zł 7,53% 1,21% 3,86% 10,39% 0,14% 5,18% 0,16% 2,28% 19,40% 49,47% 0,37% w ydatki osob. Niezal. Do w ynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne zakup materiałów i w yposaŝenia zakup pomocy naukow ych zakup usług remontow ych odpisy na ZFŚS w ynagrodzenia składki na Fundusz Pracy zakup środków Ŝyw ności zakup energii zakup usług pozostałych 9. Saldo 740 Dotacje i środki na inwestycje na dzień 31.01.2008 roku wynosiło po stronie Ma 65.000,00 zł 740-65.000,00-65.000,00-65.000,00 Saldo stanowią dotacje otrzymane z Urzędu Miejskiego. 2. Gospodarka kasowa za IV kwartał 2007 roku. Szczegółowej kontroli poddano raporty kasowe za IV kwartał 2007 roku: 1. raport kasowy nr 31/2007 za okres 01-10.10.2007 roku, 2. raport kasowy nr 32/3007 za okres 11-20.10.2007 roku, 3. raport kasowy nr 33/2007 za okres 20-22.10.2007 roku, 4. raport kasowy nr 34/2007 za okres 22-31.10.2007 roku, 8

5. raport kasowy nr 35/2007 za okres 01-10.11.2007 roku, 6. raport kasowy nr 36/2007 za okres 11-20.11.2007 roku, 7. raport kasowy nr 37/2007 za okres 21-30.11.2007 roku, 8. raport kasowy nr 38/2007 za okres 01-12.12.2007 roku, 9. raport kasowy nr 39/2007 za okres 12-20.12.2007 roku, 10. raport kasowy nr 40/2007 za okres 21-31.12.2007 roku. Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej Przedszkola Miejskiego nr 2 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 02 stycznia 2006 roku Limit pogotowia kasowego ustalono w wysokości 2.000,00 zł. 1.1. Salda wykazane w raportach kasowych i ewidencji syntetycznej przedstawia poniŝsza tabela: m-c Data i nr RK Przychody 10.2007 r 31/2007 01-10.10.2007 10.2007 r 32/2007 11-20.10.2007 10.2007 r 33/2007 20-22.10.2007 10.2007 r 34/2007 22-31.102007 11.2007 r 35/2007 01-10.11.2007 11.2007 r 36/2007 11-20.11.2007 11.2007 r 37/2007 21-30.11.2007 12.2007 r 38/2007 01-12.12.2007 12.2007 r 39/2007 12-20.12.2007 12.2007 r 40/2007 21-31.12.2007 Rozchody Saldo Saldo 101 26.213,02 25.258,53 954,49 954,49 21.886,37 20.019,28 1.867,09 1.867,09 1.867,09 1.010,95 856,14 856,14 23.842,29 23.635,28 207,01 207,01 25.023,23 24.508,70 514,53 514,53 12.836,89 11.692,81 1.144,08 1.144,08 27.759,96 26.298,08 1.461,88 1.461,88 24.408,02 22.748,11 1.659,91 1.659,91 17.151,68 15.548,97 1.566,70 1.566,70 23.077,80 23.077,80 0,00 0,00 W wyniku analizy stwierdzono, Ŝe stany gotówki wykazane w raportach kasowych są zgodne ze stanami gotówki wynikającymi z ewidencji syntetycznej. 1.2. Prawidłowość pobrania gotówki z banku do kasy. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK Data przyjęcia gotówki do kasy Kwota Czek Data podjęcia gotówki z banku Kwota 31/2007 01.10.2007 9.144,00 000925768 01.10.2007 9.144,00 32/2007 12.10.2007 3.797,78 000925769 12.10.2007 3.797,78 34/2007 26.10.2007 8.342,40 0009257630 26.10.2007 8.342,40 34/2007 31.10.2007 9.305,77 0009257631 31.10.2007 9.305,77 9

35/2007 02.11.2007 6.844,00 0009257632 02.11.2007 6.844,00 40/2007 27.12.2007 9.504,99 0009257636 27.12.2007 9.504,99 40/2007 31.12.2007 7.925,19 0009257637 31.12.2007 7.925,19 Podjęta gotówka z banku wpłacona była do kasy w dniu jej pobrania. 1.3. W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Pod raportami kasowymi znajdowały się dokumenty źródłowe tj.: dowody wpłat KP, dowody wypłat KW, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów słuŝbowych, bankowe dowody wpłat, kwitariusze przychodowe, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki. 2. Wszystkie dokumenty finansowo księgowe były opisane, sprawdzone pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzone do wypłaty. Czynności te potwierdzone zostały podpisem upowaŝnionej osoby. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Dowody KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i kwitującej odbiór gotówki. 6. Polecenia wyjazdów słuŝbowych rozliczane były prawidłowo. 7. Dowody księgowe zawierały stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach ( dekretacja ) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 8. Zaliczkę pobraną w badanym okresie rozliczono terminowo. 10

Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 10 marca 2008 roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 2 w Stargardzie Szczecińskim Dorota Strońska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 28 grudnia 2007 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano stępujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń/z zastrzeŝeniami co do: które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński dnia... 2008 roku. 11