Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 3

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do uŝytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.w.3,6/ /2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 23 września 2008 roku do 03 października 2008 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działające na podstawie upowaŝnienia nr 31/2008 z dnia 22 września 2008 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli: 1. Koszty działalności za I półrocze 2008 roku. 2. Gospodarka kasowa w I kwartale 2008 roku. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Małgorzata Góźdź, powołana Zarządzeniem Nr 289/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 czerwca 2007 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim, na okres od dnia 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku. Główną księgową w Przedszkolu Miejskim Nr 3 jest Barbara Kuczyńska, zatrudniona od 01 listopada 2003 roku na ¾ etatu na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: - Barbara Kuczyńska Główna księgowa. 2

3 1. Koszty działalności za I półrocze 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, raporty kasowe, polecenia księgowania, urządzenia księgowe, plan przychodów i kosztów na rok Ogółem środki przeznaczone na wydatki na I półrocze 2008 roku wyniosły ,24 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia następująca tabela: Paragraf Wyszczególnienie Plan na 2008 rok (zł.) Wykonanie za I % kwartał 2008 r. (zł.) 3020 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 6.000, ,41 37,59 Wynagrodzenia osobowe 4010 pracowników , ,91 48, Dodatkowe wynagrodzenie roczne , ,00 8, Składki na ubezpieczenia społeczne , ,78 44, Składki na fundusz pracy , ,77 51, Wynagrodzenia bezosobowe 2.900, ,00 77, Zakup materiałów i wyposaŝenia , ,59 39, Zakup środków Ŝywności , ,11 51, Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek 5.000, ,19 33, Zakup energii , ,39 42, Zakup usług remontowych , ,51 24, Zakup usług zdrowotnych 4.000,00 265,00 6, Zakup usług pozostałych , ,90 55, Zakup usług dostępu do sieci Internet 800,00 330,00 41, Opłaty z tytułu zakupu usług telekom. telefonii stacjonarnej 2.500,00 741,04 29, PodróŜe słuŝbowe krajowe 500,00 135,00 27, RóŜne opłaty i składki 200, Odpisy na ZFŚS , ,00 80, Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej 2.000, Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń ksero 1.000,00 167,00 16, Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji 2.000, ,64 84,09 Rozdział , ,24 46, Zakup usług pozostałych 1.000, Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej 3.000,00 200,00 6,67 Rozdział ,00 200,00 5,00 Ogółem , ,24 46,07 3

4 1.1. Koszty działalności za I półrocze 2008 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie rozdziale Przedszkola w badanym okresie na poszczególnych paragrafach wyniosły: wynagrodzenia wydatki osobowe s kładki na ubezpieczenia i FP odpisy na ZFŚS podróŝe słuŝbowe zakup energii zakup usług pozostałych zakup usług rem ontowych zakup usług zdrowotnych zakup pom ocy naukowych zakup ś rodków Ŝywnoś ci wynagrodzenia bezosobowe zakup m ateriałów i wypos aŝenia Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń ( plan 6.000,00 zł, wykonanie 2.255,41 zł), które obejmowały zakup świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów BHP,. - wyŝywienie personelu kuchni 1.995,45 zł - zakup obuwia i ubrania roboczego 259,96 zł Wynagrodzenia osobowe pracowników (plan ,00 zł, wykonanie ,91 zł), które obejmowały wynagrodzenia nauczycieli i obsługi Dodatkowe wynagrodzenia roczne (plan ,00 zł, wykonanie 3.000,00 zł), które obejmowały dodatkowe wynagrodzenia roczne Składki na ubezpieczenia społeczne (plan ,00 zł, wykonanie ,78 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne. 4

5 Składki na Fundusz Pracy (plan ,00 zł, wykonanie 7.815,77 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na Fundusz Pracy Wynagrodzenia bezosobowe ( plan 2.900,00 zł, wykonanie 2.245,00 zł), które obejmowały wypłacone rachunki Zakup materiałów i wyposaŝenia ( plan ,00 zł, wykonanie 8.973,59 zł), które obejmowały: - zakup środków czystości na potrzeby bieŝące (płyny, mleczka, pasty, myjki, ręczniki, ścierki, mydło, worki na śmieci, worki do odkurzacza) - zakup materiałów na potrzeby konserwatora (rozcieńczalnik, gips, taśma, walec, opaski, zamki, węŝe do wody, śruby, farba, pędzle, rury, zawory podkładki, listwy, wkręty,) 3.841,12 zł 1.428,27 zł - zakup sprzętu na wyposaŝenie (niszczarka, krzesła, rozdrabniacz, kosiarka spalinowa, telefony) 1.347,99 zł - zakup materiałów biurowych (druki, karton, długopisy) 471,27 zł - wyposaŝenie apteczki 26,01 zł - prenumerata (Rachunkowość budŝetowa, Głos, Rzeczpospolita, Monitor Prawa Pracy, Głos Nauczycielski, Wychowanie w Przedszkolu) 1.318,36 zł - znaczki pocztowe 43,20 zł - pozostałe zakupy (ziemia ogrodowa, doniczki, benzyna do kosiarki, trawa, piasek do piaskownicy, wycieraczka, nawóz) 497,37 zł Zakup środków Ŝywności (plan ,00 zł, wykonanie ,11 zł), które obejmowały pełne wydatki na zakup produktów Ŝywnościowych dla osób korzystających z przedszkola Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek (plan 5.000,00 zł, wykonanie 1.667,19 zł), które obejmowały: - ksiąŝki, płyty CD 228,49 zł - zakup pomocy dydaktycznych (skrzynia dydaktyczna, zabawki, karton, gry, układanki, noŝyczki kleje, farby) 1.438,70 zł 5

6 Zakup energii (plan ,00 zł, wykonanie ,39 zł), które obejmowały: - zakup energii elektrycznej 3.500,30 zł - zakup energii cieplnej ,59 zł - zakup gazu 886,27 zł - opłaty za wodę 1.513,23 zł Zakup usług remontowych (plan ,00zł, wykonanie ,51 zł), które obejmowały: - konserwacja dźwigów towarowych 915,00 zł - naprawa kserokopiarki 122,00 zł - naprawa zmywarki 417,86 zł - naprawa instalacji cieplnej 1.708,00 zł - malowanie sali 2.600,00 zł - szlifowanie parkietu 2.700,01 zł - wymiana opraw oświetleniowych 4.406,64 zł Zakup usług zdrowotnych (plan ,00, wykonanie 265,00 zł), które obejmowały badania profilaktyczne pracowników Zakup usług pozostałych (plan ,00, wykonanie ,90 zł), które obejmowały: - opłaty i prowizje bankowe 1.117,55 zł - monitorowanie obiektu 939,40 zł - opłata za transport 54,90 zł - opłaty pocztowe, RTV 206,10 zł - opieka technologiczna systemów informatycznych 1.061,40 zł 6

7 - pranie pościeli 728,70 zł - wywóz nieczystości 1.489,49 zł - wywóz odpadów kuchennych 706,51 zł - ścieki 3.127,51 zł - opłata za dozór technologiczny dźwigów 499,50 zł - konserwacja dźwigów towarowych 183,00 zł - regeneracja gaśnic 392,84 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych kwotę 183,00 zł, za konserwacje dźwigów towarowych i kwotę 392,84 zł za regenerację gaśnic, winno być na 4270 Zakup usług remontowych Zakup usług dostępu do sieci Internet (plan - 800,00 zł, wykonanie 330,00 zł), które obejmowały opłaty za dostęp do Internetu Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej (plan 2.500,00 zł, wykonanie 741,04 zł), które obejmowały opłaty za rozmowy telefoniczne PodróŜe słuŝbowe krajowe (plan 500,00 zł, wykonanie 135,00 zł), które obejmowały zakup biletów jednorazowych Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (plan ,00 zł, wykonanie ,00 zł), które obejmowały odpisy na ZFŚS za rok Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych (plan 1.000,00 zł, wykonanie 167,00 zł), które obejmowały zakup papieru kserograficznego Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji (plan 2.000,00 zł, wykonanie 1.681,64 zł), które obejmowały zakup akcesoriów komputerowych Koszty działalności za I półrocze 2008 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie rozdziale Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli w badanym okresie na poszczególnych paragrafach wyniosły: 7

8 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej (plan 3.000,00, wykonanie 200,00 zł), które obejmowały opłaty za szkolenie pracowników. 2. Gospodarka kasowa za I kwartał 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe o numerach: - Raport kasowy 1/2008 za okres roku - Raport kasowy 2/2008 za okres roku - Raport kasowy 3/2008 za okres roku - Raport kasowy 4/2008 za okres roku - Raport kasowy 5/2008 za okres roku - Raport kasowy 6/2008 za okres roku - Raport kasowy 7/2008 za okres roku - Raport kasowy 8/2008 za okres roku - Raport kasowy 9/2008 za okres roku Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej z dnia 01 września.2003 roku. Ustala jednolite zasady gospodarki kasowej. Zawarte w niej zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli i funkcjonowaniu kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności. Zarządzeniem nr 1/2006 z dnia 01 stycznia 2006 roku, dyrektor przedszkola ustaliła limit pogotowia kasowego na kwotę 4.000,00 zł Salda wskazane w raportach kasowych i ewidencji syntetycznej przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK data Przychody Rozchody Saldo Saldo konta 101 Kwota przekroczenia pogotowia kasowego 1/ r , , , , ,06 2/ r , , , ,78-3/ r , ,76 629,29 629,29-4/ r , , , ,61 774,61 5/ r , , , ,85 868,85 6/ r , , , ,99-7/ r , , , ,36 31,36 8/ r , , , ,36-9/ r , , , ,80-8

9 W wyniku analizy stwierdzono, Ŝe stany gotówki wykazane w raportach kasowych są zgodne ze stanami gotówki wynikającymi z ewidencji syntetycznej. W raporcie kasowym nr 1, 4, 5 i 7 nastąpiło przekroczenie pogotowia kasowego, co jest niezgodne z Zarządzeniem Nr 1/2006 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim z 01 stycznia 2006 roku, w którym określono wysokość pogotowia na kwotę 4.000,00 zł Prawidłowość pobrania gotówki z banku do kasy. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK Data podjęcia gotówki Kwota Nr WB Data przyjęcia Kwota z banku gotówki do kasy 1/ , / ,34 2/ , / ,79 2/ , / ,65 3/ , / ,95 4/ , / ,56 4/ , / ,90 5/ , / ,91 6/ , / ,04 7/ , / ,01 7/ , / ,20 8/ , / ,23 9/ , / ,01 Podjęta z banku gotówka była wpłacana do kasy w dniu jej pobrania. W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Raport kasowy słuŝy do dokumentowania operacji kasowych w kasie Przedszkola Miejskiego nr 3. Umieszczane są w nim wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat. Do raportów kasowych dołączono wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat w okresie za jaki są sporządzone, raporty sporządzane są dekadowo. Raport zawiera ustalenie stanu gotówki w kasie, podpisany jest przez kasjera i dyrektora przedszkola. 2. Do raportów kasowych dołączane są faktury VAT, rachunki, listy płac, rozliczenia i listy płac, wnioski o udzielenie zaliczki, rozliczenia udzielonych zaliczek, kwitariusze przychodowe, dowody kasowe KP i KW. 3. Dowody księgowe zwierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Pobrane zaliczki rozliczane były w terminie. 5. Zapisy w raportach kasowych były dokonywane w sposób chronologiczny. 9

10 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy z dnia 30 września 2008 roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 3 Małgorzata Góźdź została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 28 grudnia 2007 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń /z zastrzeŝeniami co do: , które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 10