Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 1 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński, daty skrajne od.do r.

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do uŝytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.2, 4/ /2008 Protokół Z kontroli problemowej przeprowadzonej w Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od do r. przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŝnienia nr 28/2008 z dnia r. do przeprowadzenia kontroli. Dyrektorem Gimnazjum nr 1 jest Beata Gniazdowska, której powierzono obowiązki dyrektora, od dnia r. do r. Zarządzeniem nr 232/2004 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia r. w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim. Główną księgową jest Danuta Miecznik zatrudniona od r. na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Zakres kontroli: 1 Wydatki budŝetowe za okres styczeń maj 2008 roku 2. Gospodarka kasowa w I kwartale 2008 roku. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: - Danuta Miecznik Główna księgowa. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Nieprawidłowym zaksięgowaniu na odprowadzenie ścieków oraz na zakup kabla USB, winno być odpowiednio na 4300 Zakup usług pozostałych i na 4750 Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji. Podstawa prawna - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Dz.U ze zm. 2. Nie przestrzeganiu 7 pkt. 3 oraz 6 pkt. 10 Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 1 z dnia 01 września 1999 roku tj.: raporty kasowe nie zawierały podpisów głównego księgowego lub osoby upowaŝnionej, jak równieŝ dowody w raporcie nr 2/2008 oraz 3/2008 nie są ujmowane chronologicznie tj. w kolejności ich realizacji. 3. Aneks z dnia 01 września 2005 roku do Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim, w sprawie udzielania zaliczki jednorazowej oraz stałej oparty jest na nieaktualnej podstawie prawnej. Obecnie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną Dz.U ze zm. zakazuje w 15 ust. 4 udzielać zaliczek w państwowych jednostkach budŝetowych, o ile nie wynika to z przepisów odrębnych. Zakaz nie dotyczy samorządowych jednostek budŝetowych. PowyŜsza kwesta została rozstrzygnięta w Uchwale Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim nr XVI/149/2007 z dnia 18 grudnia 2007 roku w sprawie ustalenia budŝetu miasta na 2008 rok, gdzie w 14 ust. 1 umoŝliwiono udzielanie zaliczek pracownikom jednostek budŝetowych Gminy Stargard Szczeciński do kwoty, jednorazowo nieprzekraczającej 2.000,00 zł. 4. Nie przestrzeganiu Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62 poz. 286), polegające na braku chronologii dokumentów w aktach osobowych oraz niewłaściwym ujmowaniu dokumentów w poszczególnych częściach (A,B,C) akt osobowych. 3

4 1. Wydatki budŝetowe za styczeń - maj 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe w badanym okresie tj. ewidencję księgową, plan i sprawozdania finansowe. Sprawdzono faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów słuŝbowych, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, raporty kasowe, listy wypłat, rozliczenia zaliczki. Szczegółowej kontroli poddano I kwartał 2008 roku Środki budŝetowe na realizację wydatków w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale Gimnazjum, przeznaczono na: Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 3020 (plan 6.500,00 zł, wykonanie za I kwartał ,10 zł) obejmowały: - herbata dla pracowników 1.328,31 zł - fartuch, gogle ochronne, pasta bhp 63,79 zł Wynagrodzenia osobowe pracowników 4010 ( plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,95 zł ) Dodatkowe wynagrodzenie roczne 4040 ( plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,57 zł ) Składki na ubezpieczenia społeczne 4110 ( plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,69 zł ) Składki na Fundusz Pracy 4120 ( plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,55 zł ). W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, Ŝe składniki wynagrodzenia nauczycieli (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek motywacyjny, funkcyjny, za wychowawstwo, za godziny ponadwymiarowe) są zgodne z: - ustawą z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 118 poz ze zm., - Regulaminem określającym wysokość i zasady przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówkach światowo wychowawczych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński stanowiący załącznik do Uchwały Nr VI/56/2007 Rady Miejskiej Stargardu Szczecińskiego z dnia 27 marca 2007 roku oraz Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 174/2007 z dnia 06 kwietnia 2007 roku w tej samej sprawie, - stawki wynagrodzenia zasadniczego są zgodne z tabelą zaszeregowania oraz minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego Rozporządzenia MEN z dnia 31 stycznia 2005 roku (Dz. U. Nr 22 poz. 181 ze zm.). 4

5 W wyniku analizy składników wynagrodzeń losowo wybranych pracowników obsługi i administracji stwierdzono, Ŝe: - wynagrodzenie zasadnicze i zaszeregowanie pracowników są zgodne z Uchwałą Nr VI/77/2003 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 marca 2003 roku (patrz: tabela do uchwały). - dodatek za wysługę lat naliczony i wypłacony jest zgodnie z art. 7 w/w Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, - nagrody jubileuszowe zostały naliczone i wypłacone zgodnie z art. 16 w/w Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy. Na podstawie danych zawartych w aktach osobowych 10 losowo wybranych pracowników (akta osobowe o numerach porządkowych 31, 3, 5, 14, 4, 8, 11, 1, 27) tj. 6 nauczycieli, 2 pracowników adm. i 2 obsługi spośród 56 zatrudnionych, zawartych umów o pracę, list wypłat wynagrodzeń; nagród; godzin ponadwymiarowych, zbiorczych zestawień wynagrodzeń, wykazów godzin ponadwymiarowych nauczycieli za okres od stycznia do marca 2008 r., wykazów premii dla pracowników obsługi i administracji - sprawdzono zgodność naliczonych i wypłaconych składników wynagrodzeń wynikających z obowiązujących przepisów. Informacja o stanie zatrudnienia w Gimnazjum nr 1 stanowi załącznik nr 1. Kontrolą objęto listy płac za okres od 01 stycznia do 31 marca 2008 roku. Nieprawidłowości nie stwierdzono. W wyniku analizy w/w zebranych akt osobowych stwierdzono: 1. KaŜdy pracownik posiada załoŝoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A,B,C), ujmowane w wykazie i numerowane zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z 28 maja 1996 roku ( Dz. U. Nr 62 poz. 286): - część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała kwestionariusze osobowe, kopie świadectw stwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, oświadczenia, podania o pracę, - część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała umowę o pracę, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpoŝarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, akty nadania stopni awansu zawodowego, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premii, karty ocen pracy, oświadczenie o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego, - część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. 2. Nie przestrzegano Rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62 poz. 286) w zakresie: - w aktach osobowych nr 31, 3, 4, 5, 8, 11, 1, 27 w części A zamieszczano dokumenty tj.: kserokopie dowodów osobistych, zapytanie o karalność oraz zaświadczenia o ukończeniu kursów BHP. Dokumenty te dołączono do akt osobowych w trakcie 5

6 trwania stosunku pracy, wobec tego winny się znajdować części B. Ponadto w aktach osobowych nr 31 w części B numeracja kolejnych dokumentów jest nieprawidłowa (rozpoczyna się od nr 2). - w aktach osobowych nr 5 w części A zamieszczono podanie o przedłuŝenie umowy o pracę, winno być w części B. Składki na ubezpieczenie społeczne oraz naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-4) w I kwartale 2008 roku odprowadzone zostały we właściwych terminach. Miesiąc Składki Data (2008 r.) Kwiecień ZUS WB nr 43/2008 z dnia PIT-4 WB nr 49/2008 za okres Zakup materiałów i wyposaŝenia 4210 (plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,93 zł) obejmowały: - zakup środków czystości na bieŝące potrzeby 1.536,40 zł - zakup materiałów na potrzeby konserwatora 1.592,66 zł - zakup materiałów biurowych, kabel USB 532,15 zł - zakup słodycze na poczęstunek 37,55 zł - zakup prenumeraty czasopism 2.026,39 zł - zakup czajników 219,98 zł - zakup stolików, blatów do ławek 3.924,80 zł - zakup znaczków pocztowych 135,00 zł - udzielona zaliczka stała na zakup materiałów i wyposaŝenia 500,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano zakup kabla USB 4,99 zł - winno być na 4750 Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji. Podstawa prawna - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Dz.U ze zm Zakup pomocy dydaktycznych, naukowych i ksiąŝek 4240 (plan 6.000,00 zł, wykonanie w badanym okresie 916,12 zł) i obejmowały zakup ksiąŝki, filmu dydaktycznego, odbiornika TV, DVD Zakup energii 4260 (plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,57 zł) obejmowały: - zakup energii elektrycznej 3.318,97 zł - zakup wody i odprowadzenie ścieków 469,77 zł - zakup energii cieplnej ,83 zł Nieprawidłowo zaksięgowano odprowadzenie ścieków w wysokości 300,46 zł - winno być na 4300 Zakup usług pozostałych. Podstawa prawna - Rozporządzenie Ministra Finansów z 6

7 dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Dz.U ze zm Zakup usług zdrowotnych 4280 (plan 3.000,00 zł, wykonanie w badanym okresie - 250,00 zł), które obejmowały badania profilaktyczne pracowników Zakup usług pozostałych 4300 (plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie 2.586,56 zł) obejmowały: - opłaty i prowizje bankowe 1.121,00 zł - wycena szafy 140,00 zł - opłata za wywóz śmieci 588,45 zł - monitorowanie obiektu 268,40 zł - konsultacja prawna 122,00 zł - opłata za przesyłki pocztowe 29,85 zł - przejazd uczniów na konkurs j. niemieckiego 25,20 zł - szklenie okien, usługa fotograficzna 291,66 zł Zakup usług dostępu do sieci Internet 4350 (plan 1.000,00 zł, wykonanie w badanym okresie 228,03 zł) Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 4370 (plan 6.600,00 zł, wykonanie w badanym okresie 1.208,59 zł) PodróŜe słuŝbowe krajowe 4410 (plan zł, wykonanie w badanym okresie 937,81 zł) obejmował: - podróŝe słuŝbowe pracowników szkoły 757,81 zł - zakup biletów MZK 180,00 zł RóŜne opłaty i składki 4430 (plan 200,00 zł, wykonanie w badanym okresie - 97,00 zł), obejmował ubezpieczenie osób skazanych wykonujących prace uŝyteczne na rzecz szkoły Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 4440 (plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,00 zł) Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych 4740 (plan 1.400,00 zł, wykonanie w badanym okresie 308,68 zł), obejmował zakup papieru do kserokopiarki oraz formularzy przelewów bankowych Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji 4750 (plan 2.500,00 zł, wykonanie w badanym okresie 228,17 zł) obejmował: zakup dyskietek, pamięci USB, aktualizacji programu sekretariat

8 1.2. Środki budŝetowe otrzymane na realizację wydatków w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli, przeznaczono na: PodróŜe słuŝbowe krajowe 4410 (plan 500,00 zł, wykonanie w badanym okresie 222,78 zł) obejmował podróŝe słuŝbowe pracowników szkoły Środki budŝetowe otrzymane na realizację wydatków w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale Świetlice szkolne, przeznaczono na: Wynagrodzenia osobowe pracowników 4010 ( plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie ,03 zł ) Dodatkowe wynagrodzenie roczne 4040 ( plan ,00 zł, wykonanie w badanym okresie 1.993,00 zł ) Składki na ubezpieczenia społeczne 4110 ( plan 4.616,00 zł, wykonanie w badanym okresie 941,70 zł ) Składki na Fundusz Pracy 4120 ( plan 700,00 zł, wykonanie za I kwartał 151,59 zł ) Ogółem kwota sprawdzonych wydatków wyniosła ,42 zł co stanowi 28% z ,00 zł zaplanowanych na rok Sprawdzono 100% dokumentów w badanym okresie. Kontroli podlegało przestrzeganie realizacji procedur w zakresie zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków, ich celowość, oszczędność i czy są zgodne z planem finansowym jednostki. Szczegółowy wykaz z podziałem na poszczególne wydatki przedstawia poniŝsza tabela: Dział Rozdział Plan Wydatki % ,1 21% ,95 24% ,57 97% ,69 27% ,55 29% % ,93 44% ,12 15% ,57 33% % ,56 20% ,03 23% ,59 18% ,81 38% % 8

9 % ,68 22% ,17 9% ,32 28% ,78 45% ,78 3% ,03 22% % ,7 20% ,59 22% ,32 24% Łącznie ,42 28% 2. Gospodarka kasowa za I kwartał 2008 rok. Kontroli poddano wszystkie raporty kasowe sporządzone w I kwartale 2008 rok: 1. Raport kasowy nr 1/2008 za okres od r. 2. Raport kasowy nr 2/3008 za okres od r. 3. Raport kasowy nr 3/2006 za okres od r. Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 01 września 1999 r W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączono dokumenty źródłowe tj.: kasowe dowody wpłat KP, faktury VAT, rachunki, polecenia i rachunki wyjazdów słuŝbowych, wniosek o zaliczkę, rozliczenia zaliczki, zestawienia kosztów przejazdu uczniów na konkursy międzyszkolne. 2. Raporty kasowe zostały sporządzone przez osobę upowaŝnioną do prowadzenia kasy - kasjera. Dokumenty źródłowe zostały ponumerowane. KaŜdorazowo przychody i rozchody podliczone zostały osobno. Wpisywano takŝe stan poprzedni i obecny kasy. 9

10 3. Sprawdzono Rejestr znaczków pocztowych od dnia r. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 4. Wszystkie dokumenty finansowo księgowe były opisane pod względem celowości zakupu, sprawdzone pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzone do wypłaty. Czynności te potwierdzone zostały podpisem upowaŝnionej osoby. 5. Dowody KP stanowiły udokumentowanie wpływu gotówki do kasy, w tym przyjęcie gotówki podjętej z banku na określone cele - na dowodzie KP kasjer podaje serię i numer czeku. Środki pobrane z banku były wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem. 6. Polecenia wyjazdów słuŝbowych rozliczane były na podstawie rachunków. Dołączone bilety potwierdzały odbycie podróŝy wskazanym w poleceniu środkiem komunikacji. 7. Dowody księgowe zawierały stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania i polega na: nadaniu dokumentowi księgowemu numeru, pod którym został zaewidencjonowany, podaniu kont syntetycznych, wskazaniu rejestrów i analityki, w których mają być ujęte, określenie daty, jeŝeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niŝ data jego wystawienia, podpis głównego księgowego. 8. Podjęta gotówka z banku wpłacona była do kasy gimnazjum w dniu jej pobrania. 9. Sprawdzono losowo wybrane karty ewidencyjne wyposaŝenia pracowników Gimnazjum nr 1 ( pracownicy merytoryczni i obsługa ). W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: - Tabela środków ochrony indywidualnej oraz odzieŝy i obuwia roboczego dla pracowników Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim z dnia r. wskazują przydział dla konserwatora oraz obsługi odpowiednio beret jak i chusty. W trakcie kontroli stwierdzono brak zakupu w/w odzieŝy. - Kierownikowi administracyjnemu nie zakupiono fartucha, który zgodnie z Tabelą środków ochrony indywidualnej naleŝy wydać raz na 24 m-ce. Zarządzeniem Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 11 stycznia 2007 roku nauczycielom wypłacane są ekwiwalenty w zamian za odzieŝ ochronną. Podstawą do wypłacenia świadczenia są złoŝone oświadczenia pracowników. W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: Raporty kasowe nie zawierały podpisów głównego księgowego lub osoby upowaŝnionej - jest to niezgodne z 7 pkt. 3 Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 1 z dnia 01 września 1999 roku. 10

11 Dowody w raporcie nr 2/2008 oraz 3/2008 nie są ujmowane chronologicznie tj. w kolejności ich realizacji, co jest niezgodne z 6 pkt. 10 oraz 7 pkt. 3 Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 1. Aneks z dnia 01 września 2005 roku do Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 1 w Stargardzie Szczecińskim, w sprawie udzielania zaliczki jednorazowej oraz stałej oparty jest na nieaktualnej podstawie prawnej. Obecnie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną Dz.U ze zm. zakazuje w 15 ust. 4 udzielać zaliczek w państwowych jednostkach budŝetowych, o ile nie wynika to z przepisów odrębnych. Zakaz nie dotyczy samorządowych jednostek budŝetowych. PowyŜsza kwesta została rozstrzygnięta w Uchwale Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim nr XVI/149/2007 z dnia 18 grudnia 2007 roku w sprawie ustalenia budŝetu miasta na 2008 rok, gdzie w 14 ust. 1 umoŝliwiono udzielanie zaliczek pracownikom jednostek budŝetowych Gminy Stargard Szczeciński do kwoty, jednorazowo nieprzekraczającej 2.000,00 zł. Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 21 sierpnia 2008 roku. Dyrektor Gimnazjum nr 1 Beata Gniazdowska została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 28 11

12 grudnia 2007 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń / z zastrzeŝeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 12