Protokół z kontroli problemowej w Stargardzkim Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim.

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Stargardzkim Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski - do uŝytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,6/ /2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Stargardzkim Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 18 sierpnia 2008 roku do 28 sierpnia 2008 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŝnienia nr 27/2008 z dnia 11 sierpnia 2008 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli: 1. Koszty działalności za okres styczeń - maj 2008 roku. 2. Gospodarka kasowa w I kwartale 2008 roku. Dyrektorem Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim jest Ireneusz Ziembicki, któremu funkcję powierzono Zarządzeniem nr 381/2006 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 21 września 2006 roku w sprawie powołania Dyrektora Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim na okres od 01 października 2006 roku do dnia 30 września 2008 roku.. Główną księgową kontrolowanej jednostki jest Dorota Jurek, zatrudniona od 16 listopada 2000 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: - Dorota Jurek Główna księgowa, - (ochrona danych) Specjalista ds. finansowych. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia polegające na: 1) Nieprawidłowym zaksięgowaniu na kontach: Materiały czystościowe i pomocnicze kwoty 1.035,84 zł za materiały potrzebne do montaŝu banerów (linki, kołki, zaciski, młotek, podkładki, wkręty, klucze, szekle), winno być na koncie Materiały gospodarcze (do remontów i inne), Materiały uŝytkowe tzw. Pozostałe środki trwałe kwoty 1.078,00 zł za stroje dla zespołu (kostiumy), winno być na koncie Materiały ogólnokulturalne, OdzieŜ ochronna i robocza, ekwiwalent za pranie i inne wg BHP kwoty 205,00 zł za okulary, winno być na koncie Inne świadczenia pracownicze. 2) Nieprawidłowym ujęciu rachunków za dojazdy w podróŝy słuŝbowej. Koszty dojazdu rozliczono w zaliczce podjętej na poczet wydatków związanych z wyjazdem, winno być w poleceniu słuŝbowym nr 13/2008 w rubryce Ryczałt za dojazdy. 3

4 2. Koszty działalności za okres styczeń - maj 2008 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: wyciągi bankowe, raporty kasowe, polecenia księgowania, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu słuŝbowego i urządzenia księgowe. Ogółem koszty za okres styczeń - maj 2008 roku wyniosły ,91 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na koszty przedstawia poniŝsza tabela: Lp. Wyszczególnienie Plan na 2008 rok Wykonanie za % okres I-V 2008 rok 1. Amortyzacja ,00-0,00% 2. ZuŜycie materiałów , ,89 35,89% 3. ZuŜycie energii , ,64 32,79% 4. Usługi remontowe , ,03 36,20% 5. Usługi telefoniczne i , ,65 37,49% pocztowe 6. Pozostałe usługi obce , ,74 20,83% 7. Wynagrodzenia , ,09 32,93% 8. Świadczenia na rzecz , ,09 50,46% pracowników 9. Składki społeczne i Fundusz , ,64 36,16% Pracy 10. Odpis na ZFŚS , ,02 44,59% 11. Podatki i opłaty , ,61 15,27% 12. PodróŜe słuŝbowe , ,98 21,42% 13. Pozostałe koszty rodzajowe , ,53 24,68% Ogółem koszty , ,91 27,81% 38,28% 29,71% 1,69% 0,90% 1,09% 6,06% 2,10% 6,61% 8,77% 2,61% 0,46% 1,70% zuŝycie materiału zuŝycie energii usługi remontow e usługi telefoniczne i pocztow e pozostałe usługi obce w ynagrodzenia św iadczenia na rzecz pracow. składki społeczne i FP odpis na ZFŚS podatki i opłaty podróŝe słuŝbow e pozostałe koszty rodzajow e 4

5 2.1. ZuŜycie materiałów konto 402 (plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,89 zł, i obejmowało: - materiały biurowe konto (papier ksero, kleje, bloki, notesy, skoroszyty, długopisy, dzienniki korespondencyjne) - prasa i wydawnictwo konto (Gazeta Prawna, Film, Głos Szczeciński, Rzeczpospolita, Dziennik Stargardzki) - materiały gospodarcze (do remontów i inne) konto (bezpieczniki, farba, klej, okleina meblowa, Ŝarówki, kable, przedłuŝacze, wtyczki, baterie, kłódki, kołki, wkręty, rury, narzędzia) - materiały czystościowe i pomocnicze konto (papier toaletowy, mydło w płynie, płyn do czyszczenia, worki do odkurzacza, mopy, ręczniki, materiały do montaŝu banerów) 2.836,78 zł 1.312,80 zł ,44 zł 4.152,92 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na koncie Materiały czystościowe i pomocnicze kwotę 1.035,84 zł za materiały potrzebne do montaŝu banerów (linki, kołki, zaciski, młotek, podkładki, wkręty, klucze, szekle), winno być na koncie Materiały gospodarcze (do remontów i inne). - materiały do bufetu konto (kubki, słomki, wieczka, reklamówki) - materiały ogólnokulturalne konto (bilety do kina, baletki, chusty, materiały do scenografii) - materiały uŝytkowe tzw. Pozostałe środki trwałe konto (gaśnice, meble, drukarki, podesty, kasa EuroBilet, szafa metalowa, kanapa, mikrofony, stroje dla zespołu) 3.904,31 zł ,61 zł ,03 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na koncie Materiały uŝytkowe tzw. Pozostałe środki trwałe kwotę 1.078,00 zł za stroje dla zespołu (kostiumy), winno być na koncie Materiały ogólnokulturalne ZuŜycie energii konto 403 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,64 zł i obejmowało: - energia elektryczna konto ,02 zł - energia cieplna konto ,54 zł - zuŝycie wody i ścieków konto ,08 zł 5

6 2.3. Usługi remontowe konto 404 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,03 zł i obejmowało: - remonty i konserwację pomieszczeń, urządzeń zaliczanych do środków trwałych konto (konserwacja systemu alarmowego, konserwacja pompowni przeciwpoŝarowej, badanie urządzeń (wyciągarek), szlifowanie i lakierowanie podłogi drewnianej) - remonty i konserwacje przedmiotów poza środkami trwałymi - konto (konserwacja sieci telefonicznej, konserwacja systemów informatycznych, serwis kasy fiskalnej, serwis kopiarki, pomiary elektryczne pomieszczeń SCK) ,64 zł ,39 zł 2.4. Usługi telekomunikacyjne i pocztowe konto 405 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło 9.372,65 zł i obejmowało: - listy, poczta, spedycja i inne wysyłki konto ,35 zł - usługi telekomunikacyjne konto ,83 zł - komórki konto ,47 zł 2.5. Pozostałe usługi obce konto 406 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,74 zł i obejmowało: - dzierŝawa i najem konto (czynsz za dystrybutor na wodę źródlaną) - dozór mienia i osób konto (monitorowanie sygnałów alarmowych budynku SCK, ochronę imprez, dozorowanie obiektu) - usługi przewozu - transportu konto (transport filmów, eksponatów i sprzętu nagłaśniającego, przewóz uczestników na konkursy i pracowników na szkolenie) - informatyczne, techniczne, wydawnicze konto (fotoreportaŝe z imprez, ogłoszenia) - odpady komunalne śmieci, sprzątanie konto (wywóz nieczystości) - usługi obce pozostałe konto (karczowanie drzewa, ułoŝenie nawierzchni z kostki, wykonanie pieczątek) 92,50 zł ,00 zł ,75 zł 3.283,00 zł 5.334,62 zł 5.918,69 zł 6

7 - usługi bankowe konto (opłaty i prowizje bankowe) - ogólnokulturalne konto (prowadzenie i organizacja imprez, spektakli i koncertów) - gastronomia i hotele konto (usługa hotelowa oraz usługa gastronomiczna dla wykonawców) - usługi dotyczące kina i SWK (pozostałe) konto (dystrybucja filmów) 2.207,31 zł ,80 zł 9.279,52 zł ,55 zł 2.6. Wynagrodzenia - konto 407 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,09 zł i obejmowało: - wynagrodzenie konto ,35 zł - wynagrodzenia pracowników sezonowych konto (umowy zlecenia i o dzieło) ,74 zł 2.7. Świadczenia dla pracowników nie zaliczane do wynagrodzeń - konto 408 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,09 zł i obejmowało: - szkolenia pracowników konto ,85 zł - odzieŝ ochronna i robocza konto (posiłki profilaktyczne, ekwiwalent za pranie odzieŝy, okulary) 2.225,24 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na koncie OdzieŜ ochronna i robocza, ekwiwalent za pranie i inne wg BHP kwotę 205,00 zł za okulary, winno być na koncie Inne świadczenia pracownicze. - badania profilaktyczne konto ,00 zł - inne świadczenia pracownicze konto (okulary) 260,00 zł 2.8. Składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy - konto 409 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,64 zł Odpis na ZFŚS - konto 410 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,02 zł Podatki i opłaty administracyjne obciąŝające koszty - konto 411 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,61 zł i obejmowało: - PISF konto ,96 zł - VAT nie podlegający zwrotowi konto ,00 zł 7

8 - opłaty skarbowe i administracyjne konto ,20 zł - opłaty ZAIKS konto ,15 zł - ubezpieczenia konto ,00 zł - opłaty TV konto ,30 zł PodróŜe słuŝbowe konto 412 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło 4.805,98 zł i obejmowało: - krajowe konto (zwrot kosztów podróŝy krajowych) - limity km pracowników według umowy konto (wypłaty ryczałtów pienięŝnych z tytułu uŝywania własnego pojazdu do celów słuŝbowych) 3.387,02 zł 1.418,96 zł Na podstawie 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy ( Dz. U. Nr 27, poz. 271 ) oraz zawartej umowy z Dyrektorem Stargardzkiego Centrum Kultury, został ustalony miesięczny ryczałt pienięŝny z tytułu uŝywania własnego pojazdu do celów słuŝbowych w granicach administracyjnych miasta Stargardu Szczecińskiego, w wysokości 150 km, w okresie od 01 stycznia 2008 roku do 31 grudnia 2008 roku. Pismo Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego Nr TO.2-w/ /07 z dnia 03 grudnia 2007 roku. W roku 2008 był wypłacony ryczałt pienięŝny z tytułu uŝywania własnego pojazdu do celów słuŝbowych w granicach administracyjnych miasta Stargardu Szczecińskiego dla Kierownika Specjalisty ds. Kina oraz dla Kierownika Działu Technicznego. Wypłata nastąpiła na podstawie umów podpisanych przez Dyrektora SCK na czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2008 roku Pozostałe koszty rodzajowe konto 415 ( plan ,00 zł), wykonanie za okres I V 2008 rok wynosiło ,53 zł i obejmowało: - reklama konto ,21 zł - nagrody w organizacji imprez kulturalnych konto ,73 zł - pozostałe koszty konto ,00 zł - reprezentacja konto ,59 zł 8

9 3. Gospodarka kasowa za 2008 roku. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe o numerach: - Raport kasowy 1/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 2/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 3/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 4/SCK/2008 z dnia r. - Raport kasowy 5/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 6/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 7/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 8/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 9/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 10/SCK/2008 z dnia r. - Raport kasowy 11/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 12/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 13/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 14/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 15/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 16/SCK/2008 z dnia r. - Raport kasowy 17/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 18/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 19/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 20/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 21/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 22/SCK/2008 z dnia r. - Raport kasowy 23/SCK/2008 z dnia r. - Raport kasowy 24/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 25/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 26/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 27/SCK/2008 za okres r. - Raport kasowy 28/SCK/2008 za okres r. Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Obiegu Dokumentów Kasowych z dnia 02 lipca 2007 r. wprowadzona zarządzeniem nr 9 oraz w Instrukcji Obiegu Dokumentów wprowadzonej zarządzeniem nr 5 obowiązującej od dnia 16 stycznia 2007 roku. Limit pogotowia kasowego ustalono w wysokości ,00 zł. z moŝliwością podwyŝszenia stanu gotówki w kasie ( do trzech dni ) ze względu na charakter zapewnienia gotówki według umów na imprezy cykliczne. Nie stwierdzono przekroczenia kwoty pogotowia kasowego. 9

10 W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Raport kasowy słuŝy do dokumentowania operacji kasowych w kasie własnej SCK, umieszczane są w nim wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat, w porządku chronologicznym. Na dowodach kasowych zaznaczono datę, numer i pozycję RK. Do raportów kasowych dołączono wszystkie dowody kasowe dotyczące okresu za jaki został sporządzony. 2. Do raportów kasowych dołączane są faktury VAT, faktury VAT korygujące, faktury VAT wewnętrzne, paragony niefiskalne dzienne raporty kasowe z kasy kina i baru, rachunki, rozliczenia poleceń wyjazdów słuŝbowych, zestawienia wypłat ekwiwalentów za pranie i uŝywanie własnej odzieŝy, umowy o dzieło i zlecenia oraz rachunki z wykonania tych umów, wnioski o zaliczkę na zakup materiałów oraz rozliczenia zaliczek wraz z dołączonymi fakturami i rachunkami, listy płac, dowody kasowe KP i KW generowane przez kasowy program sprzedaŝy SUBIEKT 4, a takŝe jako druki ścisłego zarachowania wystawiane przez osoby upowaŝnione. 3. Źródłowe dowody kasowe ( faktury VAT, rachunki ), które stanowią podstawę wypłaty gotówki zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, opatrzone datą i podpisem upowaŝnionego pracownika. Zawierają adnotacje o zwolnieniu ze stosowania ustawy prawo zamówień publicznych lub zastosowaniu odpowiedniego trybu zamówienia. Sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym z datą, kwotą i popisem zatwierdzających do wypłaty -głównego księgowego i dyrektora SCK. Dowody księgowe zawierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Główny księgowy przeprowadza bieŝące kontrole kasy. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest wpis do zeszytu kontroli. 5. Gotówka pobrana z banku czekiem nr dnia r. wpłacona została do kasy SCK w dniu jej pobrania, KP 23/2008 z dnia r. 6. W raporcie kasowym nr 19/SCK/2008 za okres r. dokonano rozliczenia zaliczki podjętej na poczet wydatków związanych z wyjazdem na Ogólnopolski Festiwal Piosenki Artystycznej, który odbył się z w dniach r w Rybniku. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju, rozliczenie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej winno być ujęte w poleceniu słuŝbowym nr 13/2008 w rubryce Ryczałt za dojazdy. 10

11 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy. Dyrektor Stargardzkiego Centrum Kultury Ireneusz Ziembicki został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 28 grudnia 2007 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń /z zastrzeŝeniami co do: , które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 11