Dokumentacja księgowa

Transkrypt

1 Dokumentacja księgowa 1. Dokumenty księgowe, ich znaczenie i klasyfikacja Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Nazywa się je dokumentami księgowymi (dowodami źródłowymi). Najważniejsze funkcje dowodu księgowego: Funkcja dokumentu prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa dowody księgowe wchodzą do dokumentacji jednostki, Funkcja dowodowa- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem i jednocześnie dowodem na to, że opisane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście wystąpiły w określonym miejscu i czasie w wymiarze ilościowym, wartościowym, lub ilościowo wartościowym, Funkcja księgowa dowód jest podstawą księgowania, Funkcja informacyjna dane z dowodu księgowego stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, Funkcja kontrolna dowód księgowy stanowi podstawę kontroli operacji gospodarczych. 1 Ustawa o rachunkowości dzieli dowody księgowe na: Zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, Zewnętrzne własne przekazane w oryginale kontrahentom, Wewnętrzne stwierdzające zaistnienie operacji gospodarczej wewnątrz jednostki. 1 A. Kuczyńska-Cesarz, T. Cesarz, Elementy rachunkowości, zasady rachunkowości, Warszawa 2006, s.100.

2 Podział dokumentów na wewnętrzne i zewnętrzne DOKUMENTY KSIĘGOWE ZEWNĘTRZNE WEWNĘTRZNE WŁASNE OBCE Jednostka może sporządzać dowody księgowe: Zbiorcze (stanowią zbiór dowodów źródłowych np. Raport kasowy), Korygujące uprzednio dokonane zapisy księgowe (np. Faktura korygująca), Zastępcze wystawiane w przypadku braku zewnętrznego dowodu obcego dla udokumentowania operacji gospodarczej do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, Rozliczeniowe służące ujęciu już dokonanych zapisów według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (rozliczenie kosztów). 2 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według programu na podstawie informacji zawartych już w księgach po spełnieniu następujących warunków: 2 Ibidem.

3 Zapisy uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, Możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, Stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, Dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. 3 Dokument księgowy powinien zawierać: 1) określenie rodzaju dokumentu (np. faktura, rachunek) i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeśli jest to możliwe także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Zbiór wszystkich dowodów księgowych określa się mianem dokumentacji księgowej. Dokumentacja księgowa jednostki obejmuje: Dowody księgowe, Księgi rachunkowe, Sprawozdania finansowe. 3 Ibidem, s. 101.

4 Z punktu widzenia potrzeb rachunkowości ogół dowodów można podzielić według następujących kryteriów: 1) jednostki wystawiającej dowód, 2) przeznaczenia dowodów, 3) podstawy wystawiania dowodów, 4) celu wystawiania dowodów, 5) rodzaju dowodów.

5 Rodzaje dowodów księgowych I - dowody kasowe Kp-kasa przyjmie Kw-kasa wypłaci Rk-raport kasowy wniosek o zalczkę II - dowody materiałowe i obrotu wyrobami gotowymi Pz-przyjęcie zewnętrzne Wz-wydanie na zewnątrz Rw- rozchód wewnętrzny Zw-zwrot wewnętrzny Mm-przesunięcia międzymagazynowe PI-protokół inwentaryzacyjny Pw-przyjęcie wyrobów z produkcji do magazynu III - dowody bankowe WB-wyciąg bankowy PP-polecenie przelewu czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel bankowy dowód wpłaty bankowy dowód wypłaty IV - dowody służące ewidencji środków trwałych OT-wprowadzenie środka trwałego do użytkowania LT-likwidacja środka trwałego PT-nieodpłatne przejęcie, przekazanie środka trwałego MT-zmana miejsca użytkowania środka trwałego V - dowody służące do ewidencji wynagrodzeń LP- lista płac deklaracja ZUS VI - dowody kupnasprzedaży Fa VAT-faktura oryginał i kopia Fa-faktura korygująca Fa-faktura wewnętrzna R - ek-rachunek

6 VII - dowody księgowe PK-polecenie księgowania nota księgowa nota korygująca 2. Przygotowywanie dokumentów do księgowania Każdy dowód przed przekazaniem go do księgowania powinien być sprawdzony pod względem: 1) merytorycznym, 2) formalnym, 3) rachunkowym. Kontrola merytoryczna (rzeczowa) to sprawdzenie prawidłowości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami prawa operacji gospodarczej wyrażonej w dowodzie oraz sprawdzenie, czy dowód został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę. Kontrola formalna to stwierdzenie, czy dowód sporządzony został w sposób technicznie poprawny i zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wystawionego zgodnie z ustawą o rachunkowości. Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dane liczbowe zawarte w dowodzie nie zawierają błędów arytmetycznych. Po dokonanej kontroli wpisuje się na każdym dowodzie dekretację, czyli wskazuje sposób zaksięgowania operacji gospodarczej z podaniem kont i stron tych kont, na których operacja będzie zarejestrowana, np. na fakturze VAT za zakupione materiały za gotówkę będzie zamieszczona następująca deklaracja: Dt Materiały, Ct Kasa. Faktura VAT jest podstawowym dowodem dotyczącym zakupu. Musi być jak każdy dowód czytelnie wypełniona i nie powinna zawierać żadnych skreśleń. Faktura z reguły wystawiana

7 jest w dwóch, czasem w trzech egzemplarzach: oryginał i kopia. Faktury wystawiają zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej lub posługujący się numerem tymczasowym. Wystawca zatrzymuje u siebie kopię dowodu, a oryginał otrzymuje kontrahent zakupujący dobro lub usługę Przechowywanie dokumentów Dowody księgowe własne (wewnętrzne i zewnętrzne) sporządzają upoważnione do tego osoby (pracownicy) według zasad określonych wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (regulamin). Instrukcja ta powinna zawierać: Wykaz stosowanych dowodów (wzory, formularze), Wykaz komórek organizacyjnych i zatrudnionych pracowników upoważnionych do wystawiania dowodów, Wykaz terminów sporządzania i przekazywania dowodów, opis obiegu dowodów (ilość kopii), spis osób upoważnionych do ich kontroli, Sposób znakowania dowodów, Sposób kontroli wykorzystania formularzy druków, Sposób postępowania w razie wykrycia w dowodach błędów lub nieprawidłowości. Z instrukcji wynika obowiązek wystawiania dowodów w określonej liczbie kopii. Mianowicie: - dowód Kp wystawiany jest w trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje wpłacający, pierwszą kopię księgowość, druga kopia pozostaje w bloczku), - dowód Kw wystawiany jest w dwóch egzemplarzach (oryginał otrzymuje księgowość, kopia w bloczku), - raport kasowy wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, 4 Ibidem, s.103.

8 - polecenie przelewu wystawiane jest w czterech egzemplarzach (odcinek A, B, C, D), - faktura VAT wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach, - dowód Pz wystawiany jest w trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje księgowość, pierwszą kopię komórka administracyjno-gospodarcza, drugą kopię magazyn), - lista płac wystawiona jest w dwóch egzemplarzach, - lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego, również w dwóch egzemplarzach, - dowód OT wystawiany jest w trzech egzemplarzach, - dowód LT, też w trzech egzemplarzach, - dowód PT wystawiany jest w pięciu egzemplarzach (oryginał oraz pierwszą kopię otrzymuje przejmujący, drugą i trzecią kopię komórka organizacyjno-gospodarcza przekazująca, czwartą kopię komórka organizacyjno-gospodarcza przejmująca). Dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres: Księgi rachunkowe 5 lat, Karty wynagrodzeń pracowników przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat, Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje zostały zakończone, Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie później niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia reklamacji,

9 Dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, Pozostałe dokumenty i dowody księgowe 5 lat. 5 5 Ibidem, s