Instrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróŝy słuŝbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego

Transkrypt

1 Instrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróŝy słuŝbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego Podstawa prawna: Art Kodeksu pracy, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia na obszarze kraju ( Dz.U. nr 236 poz z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia poza granicami kraju ( Dz.U. nr 236 poz z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Ustawa z dnia r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54 poz.654 z późniejszymi zmianami). 1 Zasady ogólne 1. PodróŜą słuŝbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania słuŝbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu słuŝbowego. 2. Podstawą upowaŝniającą do podróŝy słuŝbowej jest polecenie wyjazdu słuŝbowego. 3. Dojazdy pracownika do miejsca pracy nie stanowią podróŝy słuŝbowej lecz są jego obowiązkiem i na pracowniku ciąŝy obowiązek pokrywania kosztów z nimi związanych. 4. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróŝy. 1

2 2 Tryb postępowania przy wydawaniu polecenia wyjazdu słuŝbowego Kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni w ramach posiadanych limitów środków finansowych na koszty delegacji słuŝbowych określonych w planie rzeczowo-finansowym jednostki na kaŝdy rok kalendarzowy wydają polecenia wyjazdów słuŝbowych. Polecenie wyjazdy słuŝbowego naleŝy wypełniać umieszczając: 1. imię i nazwisko delegowanej osoby, stanowisko słuŝbowe oraz reprezentowaną jednostkę, 2. miejsce do którego udaje się pracownik, 3. szczegółowe określenie celu wyjazdu w sprawach dydaktycznych, naukowych oraz numer tematu badawczego objętego planem badań, 4. przysługujący środek lokomocji. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróŝy, środek lokomocji (samolot, autobus, bus, samochód, pociąg pospieszny, klasa, miejsce sypialne, rodzaj biletu normalny, ulgowy itp.) oraz cel podróŝy słuŝbowej określa w poleceniu wyjazdu słuŝbowego pracodawca (delegujący). Pracownik nie moŝe samowolnie zmienić środka lokomocji określonego w poleceniu wyjazdu słuŝbowego. Do zmiany środka transportu wymagana jest zgoda pracodawcy wyraŝona przed odbyciem podróŝy słuŝbowej. W przypadku dokonania samowolnych zmian koszty podróŝy nie będą rozliczane. Prawidłowo wypełnione i podpisane przez delegującego polecenie wyjazdu słuŝbowego naleŝy złoŝyć przed wyjazdem w Dziale Spraw Osobowych i Płac, który nadaje numer i ewidencjonuje je w rejestrze podróŝy słuŝbowych Uniwersytetu Rzeszowskiego. Delegacje słuŝbowe akceptuje: 1. rektor prorektorom, dziekanom, kanclerzowi, 2. prorektorzy pracownikom podległych jednostek organizacyjnych wg zakresu kompetencji, 3. dziekani - dyrektorom instytutów, kierownikom katedr, podległym pracownikom zgodnie z udzielonymi upowaŝnieniami do dysponowania środkami pienięŝnymi, 4. kanclerz pracownikom administracji centralnej. Delegacje słuŝbowe na zagraniczne wyjazdy słuŝbowe pracowników podpisuje rektor lub prorektor ds. współpracy z zagranicą. Za celowość i prawidłowość wystawionych poleceń wyjazdów słuŝbowych oraz przestrzeganie dyscypliny finansowej w tym zakresie odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni. 2

3 3 Przysługujące świadczenia z tytułu podróŝy słuŝbowych I Krajowe podróŝe słuŝbowe 1. Z tytułu podróŝy słuŝbowych odbywanych na terenie kraju delegowanym pracownikom przysługują świadczenia rozliczane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju ( Dz.U. nr 236 poz z późniejszymi zmianami), tj.: diety przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyŝywienia w czasie podróŝy, zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów, zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 2. Na pisemny wniosek pracownika w wyjątkowych przypadkach pracodawca moŝe wyrazić zgodę na przejazd w podróŝy samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Wniosek winien zawierać uzasadnienie konieczności skorzystania z samochodu prywatnego pracownika oraz porównanie z kosztami przejazdu innymi środkami transportu. 3. Delegujący wyraŝając zgodę na wykorzystanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy określa wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu, która nie moŝe być wyŝsza niŝ określona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W przypadku braku określenia stawki przez delegującego przejazd będzie rozliczany wg maksymalnej stawki wynikającej z powyŝszego rozporządzenia. Zwrot kosztów uŝywania samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów słuŝbowych przez pracownika następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem ( wzór umowy w załączeniu). 4. Pracownik odbywający podróŝ słuŝbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy zobowiązany jest na podstawie art.16 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej po wykonaniu polecenia słuŝbowego przez pracodawcę. Wzór ewidencji stanowi załącznik do niniejszej instrukcji. 3

4 II Zagraniczne podróŝe słuŝbowe 1. Z tytułu podróŝy słuŝbowej odbywanej w terminie i państwie określonym przez pracodawcę delegowanemu pracownikowi przysługują: diety przeznaczone na pokrycie kosztów wyŝywienia i inne drobne wydatki. zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wysokość przysługujących naleŝności ustalana jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia poza granicami kraju ( Dz.U. nr 236 poz z późniejszymi zmianami). 2. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca moŝe wyrazić zgodę na dobycie podróŝy słuŝbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy na zasadach analogicznych jak w przypadku krajowych podróŝy słuŝbowych. 3. Szczegółowe informacje dotyczące zagranicznych podróŝy słuŝbowych są dostępne na stronie internetowej Uniwersytetu 4 Tryb rozliczania delegacji 1. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia podróŝy słuŝbowej w terminie 14 dni od daty jej zakończenia. 2. Rozliczenie kosztów podróŝy słuŝbowej następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego rachunku kosztów podróŝy słuŝbowej zawierającego wpis dotyczący środków lokomocji, dat, godzin i miejsca wyjazdu i przyjazdu, kosztów przejazdu. Do rachunku kosztów podróŝy słuŝbowej naleŝy dołączyć dokumenty (bilety przejazdu, faktury potwierdzające poszczególne wydatki wystawione na adres Uniwersytetu Rzeszowskiego). 3. NaleŜności wypłacane w formie ryczałtów nie wymagają dokumentowania. 4. Rachunek kosztów podróŝy słuŝbowej sporządzony przez osobę delegowaną oraz załączone do niego faktury, po uzyskaniu potwierdzenia wykonanych czynności, sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez osobę kierownika jednostki organizacyjnej oraz wskazaniu źródeł finansowania, naleŝy złoŝyć w dziale finansowym w 4

5 celu sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym oraz rozliczenia. 5. Zwrot kosztów podróŝy następuje po zatwierdzeniu rozliczenia przez osoby upowaŝnione poprzez przelew na konto osobiste pracownika lub wypłatę w kasie bankowej. 6. Zwrotu niewykorzystanej zaliczki pracownik zobowiązany jest dokonać w terminie 5 dni od daty złoŝenia rozliczenia kosztów podróŝy słuŝbowej w dziale finansowym. 5 Ustalenia końcowe 1. Ze względu na specyfikę umów projektów unijnych realizowanych przez Uniwersytet Rzeszowski, w przypadku odbywania podróŝy słuŝbowej w ramach projektu, konieczne jest uzyskanie potwierdzenia pobytu w miejscu delegowania. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do: oceny, czy pracownik naleŝycie i w odpowiednim czasie wykonał zlecone czynności, podejmowania skutecznych kroków ograniczających koszty podróŝy słuŝbowych straty czasu pracy, wynikające z podróŝy nie związanych bezpośrednio z zakresu działania podległej mu jednostce organizacyjnej, ograniczania ilości osób delegowanych w tym samym celu, odmowy wydania polecenia wyjazdu na koszt Uczelni na wezwanie lub zaproszenie innej jednostki w sprawach nie dotyczących Uniwersytetu. 3. Pracownikowi, którego obowiązki słuŝbowe polegają na częstych wyjazdach na obszar przydzielonego mu rejonu działania, Rektor moŝe przydzielić miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. 6 Załączniki do instrukcji Wzory: 1. polecenie wyjazdu słuŝbowego 2. rachunek kosztów podróŝy na terenie kraju, 3. umowa o uŝywanie samochodu prywatnego do celów słuŝbowych, 4. ewidencja przebiegu pojazdu 5