Protokół z kontroli problemowej w Stargardzkim Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Stargardzkim Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Stargardzkim Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 08 maja 2013 roku do 21 maja 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim działających na podstawie upoważnienia nr 13/2013 z dnia 05 czerwca 2013 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych w wybranych okresach. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. Dyrektorem Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim jest Ireneusz Ziembicki, któremu funkcję powierzono zarządzeniem nr 349/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 26 września 2008 roku w sprawie powołania Dyrektora Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim na czas nieokreślony od 01 października 2008 roku. Główną księgową kontrolowanej jednostki jest Dorota Stuch, zatrudniona od 16 listopada 2000 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: Dorota Stuch - Główna Księgowa 2

3 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych w wybranych okresach. Przez gospodarkę finansową jednostki należy rozumieć wykonywanie czynności faktycznych, prawnych i organizacyjnych, których konsekwencją jest pobieranie dochodów i dokonywanie wydatków. Celem kontroli jest zbadanie zgodności pomiędzy stanem faktycznym a stanem rzeczywistym. Ogółem poniesione koszty w II półroczu wyniosły ,01 złotych czyli 49,79 % zaplanowanych kosztów na 2012 rok. Szczegółowy wykaz z podziałem na koszty przedstawia poniższa tabela: Lp. Wyszczególnienie Plan na 2012 rok Wykonanie za II półrocze 2012 roku 1. Amortyzacja , ,44 99,62 2. Zużycie materiałów , ,64 43,15 3. Zużycie energii , ,23 46,63 4. Usługi remontowe , ,33 53,31 5. Usługi telekomunikacyjne i pocztowe , ,72 40,39 6. Pozostałe usługi obce , ,79 35,17 7. Wynagrodzenia , ,20 49,08 8. Świadczenia pracowników nie zaliczone do wynagrodzeń , ,64 48,69 9. Składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy , ,93 51, Odpis na ZFŚS , ,36 21, Podatki i opłaty administracyjne obciążające koszty , ,96 53, Podróże służbowe , ,42 27, Pozostałe koszty rodzajowe ,00 0,00 0, Pozostałe koszty operacyjne, finansowe i straty nadzwyczajne 8.300, ,80 27, Wartość sprzedanych materiałów i towarów , ,55 54,21 Koszty ogółem , ,01 49,79 Ogółem przychody w II półroczu wyniosły ,63 złotych czyli 50,63 % zaplanowanych przychodów na 2012 rok. Szczegółowy wykaz z podziałem na poszczególne przychody przedstawia poniższa tabela: Wyszczególnienie Plan na 2012 rok Wykonanie za II półrocze 2012 roku Lp. 1. Przychody z kina , ,94 44,52 2. Przychody z imprez kulturalnych , ,30 45,06 3. Dotacja od Organizatora , ,00 46,61 4. Wynajem pomieszczeń i terenu SCK , ,09 38,05 5. Wynajem sprzętu , ,90 35,62 6. Darowizny ,00 87,00 0,87 % % 3

4 7. Nieruchomość wspólna , ,14 44,00 8. Usługi związane z reklamą, sponsoring poza kinem , ,40 29,53 9. Usługi związane z reklamą, sponsoring kino 7.704, ,11 51, Odszkodowania z tytułu szkód 3.500,00 276,99 7, Przychody pozostałe podatkowe , ,77 107, Pozostałe przychody niepodatkowe , ,21 99, Sprzedaż towarów i materiałów , ,50 60, Przychody finansowe i zyski nadzwyczajne , ,28 64,45 Przychody ogółem , ,63 50,63 GOSPODARKA KASOWA W II PÓŁROCZU 2012 ROKU. Stan środków w kasie na dzień wynosił: ,90 zł Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe w okresie od lipca do grudnia : 1) Raport Kasowy Nr 66/SCK/2012 za okres r. 2) Raport Kasowy Nr 67/SCK/2012 za okres r. 3) Raport Kasowy Nr 68/SCK/2012 za okres r. 4) Raport Kasowy Nr 69/SCK/2012 za okres r. 5) Raport Kasowy Nr 70/SCK/2012 za okres r. 6) Raport Kasowy Nr 71/SCK/2012 za okres r. 7) Raport Kasowy Nr 72/SCK/2012 za okres r. 8) Raport Kasowy Nr 73/SCK/2012 za okres r. 9) Raport Kasowy Nr 74/SCK/2012 z dnia r. 10) Raport Kasowy Nr 75/SCK/2012 za okres r. 11) Raport Kasowy Nr 76/SCK/2012 za okres r. 12) Raport Kasowy Nr 77/SCK/2012 za okres r. 13) Raport Kasowy Nr 78/SCK/2012 z dnia r. 14) Raport Kasowy Nr 79/SCK/2012 za okres r. 15) Raport Kasowy Nr 80/SCK/2012 za okres r. 16) Raport Kasowy Nr 81/SCK/2012 za okres r. 17) Raport Kasowy Nr 82/SCK/2012 za okres r. 18) Raport Kasowy Nr 83/SCK/2012 z dnia r. 19) Raport Kasowy Nr 84/SCK/2012 za okres r. 20) Raport Kasowy Nr 85/SCK/2012 za okres r. 21) Raport Kasowy Nr 86/SCK/2012 za okres r. 22) Raport Kasowy Nr 87/SCK/2012 za okres r. 23) Raport Kasowy Nr 88/SCK/2012 za okres r. 24) Raport Kasowy Nr 89/SCK/2012 za okres r. 25) Raport Kasowy Nr 90/SCK/2012 za okres r. 26) Raport Kasowy Nr 91/SCK/2012 za okres r. 27) Raport Kasowy Nr 92/SCK/2012 za okres r. 4

5 28) Raport Kasowy Nr 93/SCK/2012 za okres r. 29) Raport Kasowy Nr 94/SCK/2012 za okres r. 30) Raport Kasowy Nr 95/SCK/2012 za okres r. 31) Raport Kasowy Nr 96/SCK/2012 za okres r. 32) Raport Kasowy Nr 97/SCK/2012 z dnia r. 33) Raport Kasowy Nr 98/SCK/2012 za okres r. 34) Raport Kasowy Nr 99/SCK/2012 z dnia r. 35) Raport Kasowy Nr 100/SCK/2012 za okres r. 36) Raport Kasowy Nr 101/SCK/2012 z dnia r. 37) Raport Kasowy Nr 102/SCK/2012 za okres r. 38) Raport Kasowy Nr 103/SCK/2012 za okres r. 39) Raport Kasowy Nr 104/SCK/2012 za okres r. 40) Raport Kasowy Nr 105/SCK/2012 za okres r. 41) Raport Kasowy Nr 106/SCK/2012 za okres r. 42) Raport Kasowy Nr 107/SCK/2012 za okres r. 43) Raport Kasowy Nr 108/SCK/2012 za okres r. 44) Raport Kasowy Nr 109/SCK/2012 za okres r. 45) Raport Kasowy Nr 110/SCK/2012 za okres r. 46) Raport Kasowy Nr 111/SCK/2012 za okres r. 47) Raport Kasowy Nr 112/SCK/2012 za okres r. 48) Raport Kasowy Nr 113/SCK/2012 za okres r. 49) Raport Kasowy Nr 114/SCK/2012 z dnia r. 50) Raport Kasowy Nr 115/SCK/2012 z dnia r. 51) Raport Kasowy Nr 116/SCK/2012 za okres r. 52) Raport Kasowy Nr 117/SCK/2012 za okres r. 53) Raport Kasowy Nr 118/SCK/2012 za okres r. 54) Raport Kasowy Nr 119/SCK/2012 za okres r. 55) Raport Kasowy Nr 120/SCK/2012 za okres r. 56) Raport Kasowy Nr 121/SCK/2012 z dnia r. 57) Raport Kasowy Nr 122/SCK/2012 z dnia r. 58) Raport Kasowy Nr 123/SCK/2012 za okres r. 59) Raport Kasowy Nr 124/SCK/2012 za okres r. 60) Raport Kasowy Nr 125/SCK/2012 za okres r. 61) Raport Kasowy Nr 126/SCK/2012 za okres r. 62) Raport Kasowy Nr 127/SCK/2012 za okres r. 63) Raport Kasowy Nr 128/SCK/2012 za okres r. 64) Raport Kasowy Nr 129/SCK/2012 z dnia r. 65) Raport Kasowy Nr 130/SCK/2012 za okres r. 66) Raport Kasowy Nr 131/SCK/2012 za okres r. 67) Raport Kasowy Nr 132/SCK/2012 za okres r. Na przychody składały się: - rozliczenie kasy biletowej ,90 zł - rozliczenie kasy bufetu ,20 zł 5

6 - wynajem sali ,01 zł - rozliczenie wypłaconych zaliczek 6.203,78 zł - darowizna na rzecz kultury 87,00 zł - przychody z tytułu zarządu nieruchomości wspólnej (NW) 425,39 zł - refaktura usługi kurierskiej 34,67 zł - wynajem powierzchni reklamowej 1.510,04 zł - wykonanie kserokopii 27,40 zł - sprzedaż elementów stalowych 279,46 zł - wynajem stroju Mikołaja 50,00 zł - usługa marketingowa 492,00 zł - zasilenie kasy z bankowego 5.000,00 zł - wypłata gotówki czekiem z banku 1.000,00 zł Razem przychody: ,85 zł Na koszty składały się: - odprowadzenie gotówki na rachunek bankowy ,00 zł - wypłata zaliczek na poczet wynagrodzenia ,00 zł - wynagrodzenia pracowników ,94 zł - wynagrodzenia z tytułu umów zleceń i umów o dzieło ,12 zł - wypłata z ZFŚS wg listy (przesunięcie środków z kasy głównej) 1.711,00 zł - ekwiwalent za pranie odzieży 702,93 zł - ekwiwalent za limit kilometrów 262,98 zł - podróże służbowe 820,82 zł - opłata sądowa i notarialna 681,42 zł - usługa transportowa 1.900,00 zł - usługa medyczna związana z zabezpieczeniem imprezy 400,00 zł - napełnienie butli sprzężonym powietrzem 44,45 zł - refundacja zakupu soczewek ktowych dla pracownika 231,00 zł 6

7 - usługa kurierska 21,03 zł - zaliczki na zakupy materiałów dla konserwatora 2.860,29 zł - zaliczki na zakup znaczków pocztowych 506,00 zł - zaliczka na przesyłkę konduktorską 100,00 zł - zaliczki na zakup artykułów spożywczych 3.018,39 zł - zaliczki na wypłaty honorariów ,00 zł - zaliczki na organizację imprez i występów 1.525,00 zł - zaliczki na zakup folii samoprzylepnej 505,00 zł - zaliczka na zakup płyt muzycznych 38,00 zł - zaliczka na zakup zasilacza 60,00 zł - zaliczka na zakup grzejnika 1.200,00 zł - zaliczki na wyjazdy służbowe 2.533,58 zł - zaliczka na zakup koca ratunkowego 20,00 zł - zaliczki na zakup banerów 2.268,00 zł - zaliczka na zakup książki nadawczej 201,00 zł - zaliczka na opłatę za zajęcie pasa drogowego 1.180,00 zł - zaliczka na zakup telefonu 61,50 zł - zaliczka na zakup zaworu do zmywarki okularów 3D 415,00 zł - rozliczenie zaliczek 411,66 zł Razem koszty: ,11 zł Stan środków w kasie na dzień RK nr 132/SCK/2012 za okres r ,64 zł Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 1/2011 Dyrektora Stargardzkiego Centrum Kultury z dnia 03 stycznia 2011 roku. Limit pogotowia kasowego ustalono w wysokości ,00 zł z możliwością podwyższenia stanu gotówki w kasie ze względu na charakter zapewnienia gotówki według umów na imprezy cykliczne. Nie stwierdzono przekroczenia kwoty pogotowia kasowego. 7

8 W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1. Raporty kasowe w Stargardzkim Centrum Kultury prowadzone są przy użyciu komputera. Dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat zamieszczane są w porządku chronologicznym. Nie we wszystkich raportach kasowych znajdowały się faktury opłacone gotówką w kasie, na które wystawiane były dowody KP i brak było informacji, gdzie dana faktura może się znajdować. Zarówno w raportach kasowych, jak i na dowodach KP w rubryce tytułem brak było opisu operacji, w związku z czym nie było wiadomo, czego dotyczy konkretna wpłata. 2. Do raportów kasowych dołączane są: faktury VAT, paragony niefiskalne - dzienne raporty gotówkowe z kasy kina i bufetu, rachunki, rozliczenia poleceń wyjazdów służbowych, zestawienia wypłat ekwiwalentów za pranie i używanie własnej odzieży, umowy o dzieło i umowy zlecenia oraz faktury z wykonania tych umów, wnioski o zaliczkę na poczet wynagrodzeń, wnioski o zaliczkę na zakup materiałów oraz rozliczenia zaliczek wraz z dołączonymi fakturami i rachunkami, listy płac, dowody kasowe KP i KW generowane przez kasowy program sprzedaży Personal 88, a także jako druki ścisłego zarachowania wystawiane przez osoby upoważnione. W badanym okresie brakowało podpisów kasjera: na druku rozliczenia zaliczki z dnia , na drukach wniosku o zaliczkę na zakup materiałów z dnia i , na fakturach VAT wystawionych przez SCK z dnia: , i Dowody źródłowe, tj. faktury VAT oraz rachunki, które stanowią podstawę wypłaty gotówki zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, opatrzone datą i podpisem upoważnionego pracownika. Zawierają adnotacje o zwolnieniu ze stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, zakwalifikowaniu wydatku do wydatku strukturalnego lub zastosowaniu odpowiedniego trybu zamówienia. Sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym z datą, kwotą i popisem zatwierdzających do wypłaty, tj. Głównego Księgowego i Dyrektora. Dowody księgowe zawierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Główny Księgowy przeprowadza bieżące kontrole kasy. Potwierdzeniem przeprowadzania kontroli jest wpis do zeszytu kontroli. 5. Gotówka pobrana z banku czekiem nr dnia r. wpłacona została do kasy SCK w dniu jej pobrania, KP 1030/2012 z dnia r., tj. zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 8

9 Przedstawione tabelarycznie dane rachunkowe przedstawiają koszty poniesione w III kwartale. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, raporty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, sporządzone listy płac, polecenia wyjazdów służbowych, urządzenia księgowe oraz sporządzony przez Stargardzkie Centrum Kultury plan przychodów i kosztów na rok Konto Wyszczególnienie Plan na 2012 rok Wykonanie w III kwartale % 401 Amortyzacja ,31 0,00 0, Zużycie materiałów , ,47 17, Zużycie energii , ,04 12, Usługi remontowe , ,00 3, Usługi telekomunikacyjne i pocztowe , ,92 20, Pozostałe usługi obce , ,62 15, Wynagrodzenie , ,94 24, Świadczenia pracowników nie zaliczane do wynagrodzeń , ,61 15, Składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy , ,18 25, Odpisy na ZFŚS , ,45 21, Podatki i opłaty administracyjne , ,98 37, Podróże służbowe , ,43 7, Pozostałe koszty rodzajowe ,00 0,00 0, Amortyzacja konto 401 (plan ,31 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło 0,00 zł. 1.2 Zużycie materiałów konto 402 (plan ,12 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło ,47 zł i obejmowało: - materiały biurowe konto (notesy, skoroszyty, dzienniki korespondencyjne) - materiały gospodarcze konto (środki czystościowe) - materiały użytkowe konto (czajniki, łyżeczki) - materiały pozostałe konto (bilety do kina, materiały do scenografii, na warsztaty) 3.184,44 zł 6.173,51 zł 3.772,36 zł 8.881,16 zł 1.3 Zużycie energii konto 403 (plan ,20 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło ,04 zł, i obejmowało: - energia elektryczna konto ,79 zł 9

10 - energia cieplna konto ,83 zł - zużycie wody i ścieków konto ,42 zł 1.4 Usługi remontowe konto 404 (plan ,00 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło 5085,00 zł, i obejmowało: - remonty i konserwację - konto (konserwacje urządzeń technicznych) 5.085,00 zł 1.5 Usługi telekomunikacyjne i pocztowe konto 405 (plan ,00 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło 5.256,92 zł, i obejmowało: - listy, poczta inne wysyłki konto ,63 zł - usługi telekomunikacyjne konto ,14 zł - abonamenty telefony komórkowe konto ,15 zł 1.6 Pozostałe usługi obce konto 406 ( plan ,97 zł), wykonanie za III kwartał 2012 roku wynosiło ,62 zł, i obejmowało: - usługi związane z kinem konto ,36 zł - dozór mienia i osób konto (monitorowanie sygnałów alarmowych budynku SCK, ochronę imprez, dozorowanie obiektu) - usługi przewozu - transportu konto (transport filmów, eksponatów i sprzętu nagłaśniającego, przewóz uczestników na konkursy i pracowników na szkolenie) - techniczne konto (fotoreportaże z imprez, ogłoszenia) - specjalistyczne związane z utrzymaniem czystości pomieszczeń konto ,45 zł 4.740,55 zł ,69 zł 3.358,44 zł - usługi gastronomiczne i hotele konto ,11 zł - usługi bankowe konto (opłaty i prowizje bankowe) 2.470,02 zł - usługi obce pozostałe konto (dystrybucja filmów) ,00 zł - usługi reklamowe konto ,00 zł 10

11 1.7 Wynagrodzenia - konto 407 (plan ,63 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło ,94 zł, i obejmowało: - wynagrodzenia dotyczące pracowników konto ,97 zł z tego: - osobowe konto ,97 zł - nagrody indywidualne konto ,00 zł - wynagrodzenia pracowników sezonowych konto ,97 zł z tego: - umowa zlecenie konto ,97 zł - umowa o dzieło konto ,00 zł 1.8 Świadczenia pracowników nie zaliczane do wynagrodzeń - konto 408 (plan ,60 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło 2.734,61 zł, i obejmowało: - szkolenia pracowników, dokształcanie konto ,00 zł - odzież ochronna i robocza, ekwiwalent za pranie i inne wg BHP konto ,61 zł - badania profilaktyczne konto ,00 zł 1.9 Składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy - konto 409 (plan ,30 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło ,18 zł Odpisy na ZFŚS - konto 410 (plan ,00 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło 8.185,45 zł Podatki i opłaty administracyjne obciążające koszty - konto 411 (plan ,06 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło ,98 zł, i obejmowało: - opłaty administracyjne i skarbowe konto ,59 zł - VAT nie podlegający zwrotowi konto ,01 zł - opłaty PISF konto ,90 zł - opłaty ZAIKS konto ,48 zł 1.12 Podróże służbowe konto 412 (plan ,00 zł), wykonanie za III kwartał wynosiło 1.057,43 zł, i obejmowało: - krajowe konto (zwrot kosztów podróży krajowych) 258,94 zł 11

12 - limity km pracowników według umowy konto (wypłaty ryczałtów pieniężnych z tytułu używania własnego pojazdu do celów służbowych) 798,49 zł 2. Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej w III kwartale przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło po stronie: Wn ,81 zł od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,81 - Saldo w kasie zgodne z Raportem Kasowym Nr 100/SCK/2012 z dnia ) Saldo 131 Rachunek bieżący na dzień wynosiło po stronie: Wn ,50 zł od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , , , , , , ,77 - Saldo jest zgodne z wyciągiem bankowym podstawowego w PEKAO SA Nr 181 z dnia oraz wyciągiem bankowym podstawowego w GBS Nr 104 z dnia ) Saldo 142 Środki pieniężne w drodze na dzień wynosiło po stronie: Wn ,84 zł od początku roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,84 - Saldo oznacza stan środków w drodze (karty płatnicze, e-card on Line, pogotowie kasowe dla kina). 12

13 4) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami na dzień wynosiło po stronie: Wn ,68 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,68 34,00 Saldo stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5) Saldo 202 Rozrachunki z dostawcami na dzień wynosiło po stronie: Ma ,68 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,55 Saldo stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 6) Saldo 221 Podatek VAT naliczony na dzień wynosiło po stronie: Wn 6.505,77 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,77 - Saldo stanowi podatek VAT naliczony. 7) Saldo 222 Podatek VAT należny na dzień wynosiło po stronie: Ma 46,00 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,47-46,00 Saldo stanowi podatek VAT należny. 8) Saldo 223 Podatek VAT do rozliczenia na dzień wynosiło po stronie: Wn 8.453,00 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,00 - Saldo stanowi podatek VAT do rozliczenia według deklaracji. 13

14 9) Saldo 225 Rozrachunki publiczno - prawne na dzień wynosiło po stronie: Wn ,10 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , , ,90 Saldo stanowią należności Urzędu Skarbowego wobec SCK. 10) Saldo 229 Rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na dzień wynosiło po stronie: Ma ,52 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,52 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za wrzesień odprowadzonych do ZUS dnia (WB nr 184 z dnia r.). 11) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień wynosiło po stronie: Wn ,50 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,50 - Saldo stanowią należności z tytułu pożyczek z ZFŚS. 12) Saldo 402 Zużycie materiałów na dzień wynosiło po stronie: Wn ,18 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,51 180, ,18 - Na saldo 402 Zużycie materiałów składały się: materiały zużyte na cele biurowe i reklamowe ,93 zł zakupy prasy i wydawnictw 5.570,64 zł materiały gospodarcze i środki czystościowe ,93 zł materiały użytkowe i środki trwałe ,21 zł materiały pozostałe ,47 zł 14

15 13) Saldo 403 Zużycie energii na dzień wynosiło po stronie: Wn ,20 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,20 - Na saldo 403 Zużycie energii składały się: energia elektryczna ,65 zł energia cieplna ,87 zł woda i ścieki 4.141,68 zł 14) Saldo 404 Usługi remontowe na dzień wynosiło po stronie: Wn ,18 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma 5.085, , ,18 - Na saldo 404 Usługi remontowe składały się: remonty i konserwacje pomieszczeń i urządzeń ,18 zł 15) Saldo 405 Usługi telekomunikacyjne i pocztowe na dzień wynosiło po stronie: Wn ,44 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma 5.256, , ,44 - Na saldo 405 Usługi telekomunikacyjne i pocztowe składały się: listy i poczta 1.773,98 zł usługi telekomunikacyjne 4.859,18 zł rozmowy telefoniczne komórkowe 9.653,28 zł 15

16 16) Saldo 406 Pozostałe usługi obce na dzień wynosiło po stronie: Wn ,51 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,51 30, ,51 - Na saldo 406 Pozostałe usługi obce składały się: usługi związane z kinem ,68 zł ochrona mienia i osób ,28 zł transport obcy ,97 zł usługi techniczne ,90 zł utrzymanie czystości pomieszczeń ,84 zł usługi gastronomiczne i hotelowe ,46 zł usługi bankowe 8.624,39 zł usługi obce pozostałe ,43 zł usługi reklamowe ,56 zł 17) Saldo 407 Wynagrodzenie i inne na dzień wynosiło po stronie: Wn ,46 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,46 - Na saldo 407 Wynagrodzenie i inne składały się: wynagrodzenie osobowe ,17 zł nagrody indywidualne ,00 zł nagrody jubileuszowe ,25 zł umowy zlecenia ,04 zł umowy o dzieło ,00 zł 16

17 18) Saldo 408 Świadczenia pracowników nie zaliczane do wynagrodzeń na dzień wynosiło po stronie: Wn ,00 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma 2.734, , ,00 - Na saldo 408 Świadczenia pracowników nie zaliczane do wynagrodzeń składały się: dokształcanie i szkolenia pracowników 4.518,52 zł odzież ochronna, ekwiwalent za pranie odzieży 5.136,48 zł badania profilaktyczne pracowników 1.674,00 zł 19) Saldo 409 Składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy na dzień wynosiło po stronie: Wn ,29 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,29 - Na saldo 409 Składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy składały się: ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy ,29 zł 20) Saldo 410 Odpisy na ZFŚS na dzień wynosiło po stronie: Wn ,45 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma 8.185, , ,45 - Na saldo 410 Odpisy na ZFŚS składały się: ZFŚS ,45 zł 21) Saldo 411 Podatki i opłaty administracyjne obciążające koszty na dzień wynosiło po stronie: Wn ,64 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,64-17

18 Na saldo 411 Podatki i opłaty administracyjne obciążające koszty składały się: opłaty skarbowe i administracyjne ,62 zł VAT niepodlegający zwrotowi 7.379,35 zł opłaty PISF 7.983,23 zł opłaty ZAiKS ,64 zł ubezpieczenia 988,00 zł opłaty RTV 118,80 zł 22) Saldo 412 Podróże służbowe na dzień wynosiło po stronie: Wn 5.606,93 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.124,29 66, ,79 66, ,93 - Na saldo 412 Podróże służbowe składały się: podróże krajowe 3.020,96 zł limity km pracowników 2.585,97 zł 23) Saldo 415 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień wynosiło po stronie: Wn ,33 zł Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,33 - Na saldo 415 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: nagrody z okazji imprez kulturalnych ,33 zł 3. Wdrożenie kontroli zarządczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. Nr 157, poz z pózn. zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. 18

19 Zarządzeniem nr 06/2011 Dyrektora Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim z dnia 30 maja 2011 roku ustalono sposób prowadzenia kontroli zarządczej w SCK poprzez wprowadzenie Regulaminu kontroli zarządczej, który zmieniono Zarządzeniem Nr 4/2012 Dyrektora SCK dnia 01 lutego. W dokumencie tym wskazano definicje kontroli zarządczej, jej cele i formy organizacyjne, środowisko wewnętrzne, mechanizmy kontroli zarządczej, a w ich ramach: misje, cel oraz identyfikację ryzyka, mechanizmy kontroli finansowej oraz monitorowanie i ocenę. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie: Środowisko wewnętrzne pracownicy świadomi są wartości etycznych określonych w Zarządzeniu Nr 11 Dyrektora SCK z dnia 28 grudnia 2011 roku w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego Pracowników Stargardzkiego Centrum Kultury - każdy pracownik SCK składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki, a oświadczenie dołączone jest do ww. zarządzenia; szczegółowe warunki wynagradzania, warunki wypłacania dodatków, premii, nagród, odpraw zawarte są w Regulaminie wynagradzania pracowników Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim zawartym w Zarządzeniu Dyrektora Nr 19/2012 z dnia 16 listopada ; Struktura organizacyjna SCK stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Nr 18/2012 z dnia 16 listopada ; Regulamin organizacyjny określa jego organizacje wewnętrzną oraz główne zadania - Zarządzenie Dyrektora Nr 18/2012 z dnia 16 listopada ; procedury przychodów ich wysokość i terminowość wpływów określono w Zarządzeniu Dyrektora Nr 8/2012 z dnia 22 marca ; zasady zaciągania zobowiązań oraz wydatkowania środków publicznych określono w Zarządzeniu Dyrektora Nr 9/2012 z dnia 22 marca ; procedury kontroli gospodarowania mieniem i majątkiem określono w Zarządzeniu Dyrektora Nr 10/2012 z dnia 22 marca ; Regulamin udzielania zamówień publicznych, w których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.: których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. Euro określono w Zarządzeniu Dyrektora Nr 10/2011 z dnia 28 grudnia 2011 roku; Regulamin ZFŚS wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora Nr 1/2012 z dnia 02 stycznia. 19

20 Cele i zarządzanie ryzykiem SCK jest samorządową instytucją kultury prowadzącą wielokierunkową działalność w zakresie rozwijania i zaspokajania potrzeb kulturalnych mieszkańców Stargardu Szczecińskiego; w Zarządzeniu Nr 3/2012 Dyrektora SCK z dnia 01 lutego wskazano zasady zarządzania ryzykiem, zasady i tryb identyfikacji ryzyka, dokonywania analizy ryzyka, reakcji na ryzyko oraz wskazuje się osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem; na podstawie powyższego zidentyfikowano wrażliwe obszary działania jednostki, stworzono raport ryzyk oraz opracowano wskaźniki do szacowania prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka; dwa razy w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych w regulaminie, zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk; raport identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko stanowi załącznik Nr 3/2012 do zarządzenia Dyrektora Nr 3/2012 z dnia 01 lutego. Mechanizmy kontroli wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników; jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem bądź utratą zasobów określają: Instrukcja kancelaryjna, Instrukcja archiwalna oraz Rzeczowy wykaz akt (Zarządzenie Dyrektora Nr 17/2012 z dnia 16 listopada ); Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów (Zarządzenie Dyrektora Nr 5/2007 z dnia 16 stycznia 2007 roku); Instrukcja kasowa (Zarządzenie Dyrektora Nr 1/2011 z dnia 03 stycznia 2011 roku); Instrukcja w sprawie wprowadzenia cennika usług SCK (Zarządzenie Dyrektora Nr 12/2012 z dnia 08 maja ); Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji (Zarządzenie Dyrektora Nr 2/2011 z dnia 04 stycznia 2011 roku); dokumentacja rachunkowości jednostki zawarta jest w polityce rachunkowości (Zarządzenie Nr 22/2012 Dyrektora SCK z dnia 31 grudnia ) i obejmuje: zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zakładowy plan kont, zasady budowy analityki kont, opis systemu przetwarzania danych, opis systemu ochrony danych; zamknięcie ksiąg rachunkowych w SCK określono w Zarządzeniu Dyrektora Nr 21/2012 z dnia 19 grudnia ; szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 20

21 prowadzenie gospodarki finansowej, przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji składników mienia; na podstawie kontroli gospodarki finansowej w zakresie wskazanej w części 1 protokołu - istniejące mechanizmy kontrolne są wystarczające (szczegółowe uregulowania zawarto w polityce rachunkowości i zarządzeniach dotyczących gospodarki finansowej). Informacja i komunikacja w jednostce przepływ informacji wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie informacji ustnie, pisemnie i drogą elektroniczną; jednostka posiada własną stronę WWW. Monitorowanie i ocena Dyrektor SCK w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów; wszyscy pracownicy przekazują Dyrektorowi informacje mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej; każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej; co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez Dyrektora SCK przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. Samooceny tej dokonuje Dyrektor SCK; wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w SCK, ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządzanego przez Dyrektora SCK za poprzedni rok. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok 2012 stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 4. Rozbudowa piwnicy artystycznej Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim. Udzielenie zamówienia publicznego w instytucji kultury reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Ogłoszenie zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 30 lipca (nr ogłoszenia ), na stronie internetowej: imprez pl oraz na stronie internetowej miasta: w dziale Informator miejski/zamówienia publiczne/. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert ustalono na dzień 21 sierpnia w sekretariacie Stargardzkiego Centrum Kultury. Dnia 01 sierpnia Firma (ochrona danych) i dnia 02 sierpnia Firma (ochrona danych) oraz dnia 07 sierpnia (ochrona danych), jako zainteresowani propozycją przesyłają drogą elektroniczną dodatkowe zapytania dotyczące zamówienia, na które otrzymują odpowiedzi. Na realizację zadania Dyrektor SCK w Stargardzie Szczecińskim powołał czteroosobową Komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na rozbudowę piwnicy artystycznej SCK. Członkowie komisji złożyli, pod rygorem 21

22 odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 w związku z art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, na drukach ZP-11. W wyniku kontroli realizacji ww. zamówienia stwierdzono: 1. W dniu 22 sierpnia w obecności przedstawicieli zamawiającego o godz nastąpiło otwarcie koperty. W przetargu uczestniczył jeden oferent, tj.: (ochrona danych). Firma posiadała kartę indywidualnej oceny oferty przeprowadzoną przez każdego członka komisji przetargowej. Zamawiający sporządził zbiorcze zestawienie ofert i informację o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, streszczenie oceny i porównania złożonych ofert. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia. Brak było protestów i odwołań. Sporządzony protokół postępowania o wyborze oferty określa nazwę przedmiotu zamówienia i tryb postępowania. Do protokołu załączono: wykaz wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny ofert, informację o wyborze oferty najkorzystniejszej, informację o wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia oraz informację o odrzuceniu ofert. Do protokołu dołączone zostały oświadczenia członków komisji, których treść określona jest w art. 17 ust. 1 niniejszej ustawy. W związku z wyłonieniem wykonawcy robót w przeprowadzonym przetargu nieograniczonym dotyczącym zadania inwestycyjnego wykonanie zamówienia powierzono (ochrona danych). 2. Dnia 03 września podpisano umowę nr 01/SCK/2012 na roboty budowlane zawartą pomiędzy Dyrektorem SCK a Prezesem Spółki (ochrona danych). Z treści umowy wynika, że roboty mają być wykonane według opracowanej przez zamawiającego dokumentacji technicznej, zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (art. 36 ustawy). Szacunkowa wartość zamówienia podstawowego została ustalona w dniu 03 września na kwotę ,31 złotych brutto. Strony ustaliły terminy realizacji robót: przekazanie placu budowy dnia 04 września, termin rozpoczęcia budowy siedem dni od dnia przekazania placu budowy, termin zakończenia budowy sześć miesięcy od dnia przekazania placu budowy. W dniu zawarcia umowy wykonawca wniósł zabezpieczenie tytułem należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia ustalonego na kwotę ,52 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej. W umowie ustalono kary za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Zamawiający powołał pana (ochrona danych) Inspektora Nadzoru Budowlanego, który zapewni kompleksowy nadzór inwestorski, a wykonawca powołał pana (ochrona danych) Kierownika Budowy. Podstawę wystawienia faktury stanowić będzie protokół odbioru robót, sporządzony przez strony. Faktura końcowa może być wystawiona po odbiorze końcowym po przedłożeniu dokumentu gwarancyjnego. Integralną częścią niniejszej umowy są: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, oferta cenowa wykonawcy i projekt budowlany. 3. Decyzja Nr 882/2011 Starosty Powiatu Stargardzkiego z dnia 14 października 2011 roku tytułem zatwierdzenia projektu budowlanego i udzielenie pozwolenia na wykonanie robót budowlanych. 4. Polisa ubezpieczeniowa na okres od 03 września do 22 marca 2013 roku ogólne warunki ubezpieczenia ryzyk budowlano montażowych. 5. Dnia 07 września podpisano protokół przekazania terenu i placu budowy. 22

23 6. Dnia 08 października spisany protokół konieczności w sprawie wykonania robót dodatkowych i uzupełniających związanych z inwestycją Przebudowa piwnicy artystycznej SCK w Stargardzie Szczecińskim. W trakcie prac rozbiórkowych związanych z nadzorem autorskim na realizację podstawowego zadania projektant stwierdził, że ławy fundamentalne są nisko posadowione i kontynuowanie dalszych prac zagraża bezpieczeństwu na budowie. Projektant zaznaczył, że nie można było tego przewidzieć w trakcie prac projektowych. W związku z powyższym konieczna jest inspekcja konstruktorska na budowie, celem uaktualnienia rozwiązań konstrukcyjnych. Wykonawca zaproponował konieczność zamiany trybuny teleskopowej na trybunę stałą, czyli zaszła konieczność wykonania dodatkowej dokumentacji, która nie była objęta zakresem zamówienia podstawowego, a jest niezbędna dla właściwego funkcjonowania obiektu i zapewnienia warunków wykonania ze względu na zagrożenie i na zły stan techniczny części obiektu. Powołana komisja na wniosek Inspektora Nadzoru Budowlanego określiła zakres robót dodatkowych i uzupełniających, których wykonanie pozwoli na właściwe i bezpieczne użytkowanie obiektu. 7. Dnia 25 stycznia 2013 roku podpisano protokół z negocjacji dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia na wykonanie robót budowlanych dodatkowych i uzupełniających w trybie zamówienia z wolnej ręki w oparciu o art. 66 w związku z art. 67 ust. 1 pkt 5 oraz art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych związanych z realizacją zadania. W wyniku negocjacji strony ustaliły stawkę na jedną roboczogodzinę, która wynosiła 15,00 zł. 8. Dnia 28 stycznia 2013 roku podpisano umowę Nr 1/SCK/2013, która była wynikiem negocjacji. 9. Dnia 26 marca 2013 roku Uchwałą Nr XXVII/315/2013 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim w sprawie zmiany budżetu miasta na rok 2013 przyznano Stargardzkiemu Centrum Kultury dotację inwestycyjną w wysokości ,00 zł z przeznaczeniem na pokrycie kosztów dodatkowych prac (stanowiących wydatek niekwalifikowany) przy realizacji projektu pn. Przebudowa piwnicy artystycznej SCK w Stargardzie Szczecińskim. 10. Dnia 08 kwietnia podpisano umowę SK.2/SCK/1/2013 zawartą pomiędzy Gminą Miasto Stargard Szczeciński reprezentowanym przez Pana Rafała Zająca Zastępcę Prezydenta Miasta a Stargardzkim Centrum Kultury reprezentowanym przez Pana Ireneusza Ziębickiego Dyrektora SCK, której przedmiotem jest dotacja celowa w kwocie ,00 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie niekwalifikowanych kosztów netto związanych z realizacją zadania. 11. W dniu 04 marca 2013 roku sporządzono protokół odbioru końcowego robót dodatkowych i uzupełniających wraz z zestawieniem kosztorysów powykonawczych robót dodatkowych i uzupełniających bez uwag. 12. Pismo DFK/301/386/2013 z dnia 11 kwietnia 2013 roku o uruchomienie dotacji celowej zgodnie z umową SK.2/SCK/1/2013 w kwocie ,00 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie niekwalifikowanych kosztów netto związanych z realizacją zadania. 13. Dnia 19 kwietnia 2013 roku zapłata faktury nr 16/13/BU na kwotę ,64 zł. Na tę kwotę składa się: kwota ,00 zł - dotacja celowa, kwota 5.895,76 zł - koszty własne, 23

24 kwota ,88 zł - VAT do odzyskania przez SCK. 14. Dnia 22 kwietnia 2013 roku pismem DFK/301/424/2013 Stargardzkie Centrum Kultury rozlicza wydatkowaną kwotę ,00 zł z dotacji celowej. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Zgodnie z 11 ust. 1 i 2 zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 listopada w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, w dniu 21 maja 2013 roku po zakończeniu czynności kontrolnych, o ich ustaleniach zapoznano Pana Ireneusza Ziembickiego Dyrektora Stargardzkiego Centrum Kultury i Panią Dorotę Stuch Główną Księgową. Adnotacja w tej sprawie stanowi załącznik nr 4 do protokołu. 24

25 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 15 maja 2013 roku. Dyrektor Stargardzkiego Centrum Kultury w Stargardzie Szczecińskim został poinformowany o przysługującym Mu na podstawie Zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 listopada z późniejszymi zmianami, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 25