Instrukcja kasowa. stosowana w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 74/2015 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia r. Instrukcja kasowa stosowana w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego Strona 1 z 5

2 1 1. Za prawidłowe zorganizowanie gospodarki kasowej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego (dalej zwanym UMWM) odpowiedzialność ponoszą Skarbnik Województwa oraz Główny Księgowy UMWM, kaŝdy w zakresie swojej działalności. 2. Bezpośredni nadzór nad gospodarką kasową sprawuje Główny Księgowy UMWM. 3. Kasjerem jest osoba o nieposzlakowanej opinii, posiadająca wymagane kwalifikacje do zajmowania tego stanowiska pracy. 4. Przejęcie kasy przez Kasjera lub czasowo przez inną, wyznaczoną przez Głównego Księgowego UMWM osobę, moŝe nastąpić wyłącznie protokolarnie, w obecności Głównego Księgowego UMWM, lub osoby upowaŝnionej. 5. Na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej kasjer składa deklarację odpowiedzialności za powierzone mienie. 6. Kasjer winien złoŝyć oświadczenie stwierdzające, Ŝe znane mu są przepisy regulujące: 1) zasady dokonywania operacji kasowych, 2) transport gotówki z banku i do banku oraz jej przechowywanie w kasie, 3) zasady prowadzenia i gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w UMWM Główny Księgowy UMWM przekazuje kasjerowi następujące dokumenty: 1) wykaz osób upowaŝnionych do dysponowania gotówką w UMWM i do zatwierdzania do wypłaty dowodów księgowych, 2) wzory bankowe osób upowaŝnionych w UMWM do podpisywania dowodów księgowych stanowiących podstawę dokonywania operacji kasowych, 3) wzory druków ścisłego zarachowania stosowane w UMWM. 2. Kasjer moŝe odmówić przyjęcia do kasy dokumentów kasowych nie odpowiadających wymogom ustawy o rachunkowości i Instrukcji kasowej, przy czym o zaistniałym przypadku powinien natychmiast zawiadomić Głównego Księgowego UMWM. 3. Kasjer weryfikuje prawidłowość dokumentów przedłoŝonych do rozliczenia oraz druki ścisłego zarachowania stosowane w UMWM (określone w Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania) Zapis operacji gotówkowych w kasie UMWM dokonywany jest przy wykorzystaniu programu Finansowo-Księgowego EUROBUDśET, moduł Obsługa Kasy i Banku. 2. Dokumentami Kasowymi są; 1) dokumenty własne Kasy : a. raport kasowy RK (sporządzany w 1 egz.) b. dowód wpłaty KP (sporządzany w 2 egz.) c. dowód wypłaty KW (sporządzany w 2 egz.) 2) dokumenty źródłowe: d. wniosek o zaliczkę 1 egz., Strona 2 z 5

3 e. rachunek kosztów podróŝy 1 egz., f. rozliczenie zaliczki 1 egz., g. czek gotówkowy 1 egz. oraz potwierdzenie realizacji czeku gotówkowego 1 egz., h. bankowy dowód wpłaty 2 egz., i. dowody zakupu faktury, rachunki 1 egz., j. listy płac, listy wypłat, listy nagród i premii 1 egz., k. zastępcze dowody wypłat (listy wypłat z depozytu) 1 egz. 3. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, wypłaty gotówki rozchodowymi dokumentami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. Wypłaty gotówkowe dokonywane są do wysokości określonej odrębnymi przepisami w tym zakresie. 4. Raport kasowy RK - sporządzany jest w jednym egzemplarzu. Przychodowe dowody kasowe KP i rozchodowe dowody kasowe KW wystawia się w 2 egzemplarzach, z których jeden wpisuje się do raportu kasowego w porządku chronologicznym pod określonym numerem pozycji i załącza do raportu kasowego, drugi egzemplarz (oryginał) stanowi pokwitowanie dla wpłacającego/otrzymującego gotówkę. Program Finansowo-Księgowy EUROBUDśET narzuca automatycznie numerację Raportu Kasowego- RK, dowodom wpłaty KP oraz dowodom wypłaty KW. 5. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy przedstawione do rozliczenia dowody kasowe są podpisane przez osoby upowaŝnione do zlecenia wypłat lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upowaŝnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji; nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera. W dowodach kasowych nie moŝna dokonywać Ŝadnych poprawek kwot wyraŝonych cyframi lub słownie. 6. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie przychodowych dowodów kasowych - KP podpisanych przez kasjera. Na dowodzie wpisuje się kwotę w zł oraz słownie, od kogo jest wpłata, data operacji, czego wpłata dotyczy, numer pozycji oraz raportu kasowego Wypłata gotówki z kasy udokumentowana dowodem KW moŝe nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę (do których wystawia się dowód własny KW ) : 1) dowody wpłat na własne rachunki bankowe, które powinny być potwierdzone stemplem banku, 2) na podstawie faktur, rachunków, 3) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, 4) własnych, źródłowych dowodów kasowych (wypłat zaliczek na zakupy, usługi, delegacje). W przypadku większej liczby dowodów wypłat gotówkowych sporządza się zbiorcze zestawienie tych dowodów zawierające, numery dowodów, datę, Strona 3 z 5

4 kwotę do wypłaty, klasyfikację budŝetową. Dowody wypłat gotówkowych muszą być sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty przez osoby do tego upowaŝnione. Źródłowe dowody kasowe stanowią podstawę do wypłaty i muszą zawierać następujące podpisane klauzule: 1) sprawdzono pod względem merytorycznym, 2) sprawdzono pod względem formalno rachunkowym, 3) zatwierdzono do wypłaty i ujęcia w księgach rachunkowych. 2. Gotówkę wypłaca się osobie wymienianej w rozchodowym dowodzie kasowym lub osobie upowaŝnionej. Odbiorca gotówki potwierdza jej odbiór własnoręcznym podpisem (piórem lub długopisem) na dowodzie źródłowym oraz na egzemplarzu dowodu KW, który zostaje dołączony do raportu kasowego RK. 3. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zaŝądać dowodu osobistego, wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym jego numer, datę wydania oraz określenie wystawcy dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera moŝe się podpisać inna osoba ( z wyjątkiem pracownika - kasjera zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę wydania i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego toŝsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej się jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać. 4. JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia wystawionego przez osobę wymienianą w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym naleŝy określić, Ŝe wypłata została dokonana osobie do tego upowaŝnionej. UpowaŜnienie, które dołącza się do rozchodowego dowodu kasowego KW powinno zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisu ( potwierdzonej przez zakład pracy zatrudniający osobę, właściwy urząd terenowy, organ administracji państwowej lub samorządowej, itp.). 5. Raporty kasowe naleŝy sporządzać za kaŝdy dzień odrębnie. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień, kasjer zamyka raport, drukuje, podpisuje raport i przekazuje, wraz z dowodami kasowymi KP, KW do sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym Kierownikowi Zespołu ds. Księgowości Urzędu, a następnie do zatwierdzenia Głównemu Księgowemu UMWM. Raporty Kasowe wraz z dokumentami KP i KW pozostają w kasie wraz z dokumentami źródłowymi. Prowadzi się Raporty kasowe RK ; dla rachunku bieŝącego UMWM, Geodezji i Kartografii oraz jeŝeli wymaga tego potrzeba dla : ZFŚŚ, zadań zleconych oraz Gruntów Rolnych. 6. Rozchodu gotówki z kasy nieudokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasy stanowi nadwyŝkę kasową. W kasie nie moŝe być przechowywana gotówka lub inne rzeczy nie naleŝące do UMWM, przy uwzględnieniu zapisów w paragrafie Kasjer prowadzi księgę druków ścisłego zarachowania oraz ksiąŝkę depozytów. Strona 4 z 5

5 8. Wypłacone zaliczki nie rozliczone w obowiązujących terminach podlegają potrąceniu z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę. 5 Kasjer prowadzi ksiąŝkę depozytów. Ewidencja przyjętych depozytów powinna zawierać: 1) numer kolejny depozytu, 2) określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę, 3) określenie departamentu, którego własność stanowi depozyt, 4) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby odbierającej depozyt i podpis kasjera. Przechowywane w formie depozytu gotówka nie moŝe być łączona z gotówką UMWM W kasie moŝe być: 1) niezbędny zapas gotówki na bieŝące wydatki (pogotowie kasowe), 2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków, 3) gotówka pochodząca z bieŝących wpływów, 4) gotówka przechowywana w formie depozytu. 2. Wysokość pogotowia kasowego ustalana jest Zarządzeniem Marszałka Województwa Małopolskiego kaŝdorazowo na rok budŝetowy. Gotówka podjęta z banku na pokrycie określonych wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. BieŜące wpłaty naleŝy odprowadzić niezwłocznie na rachunek bankowy Po zakończeniu dnia kasjer zobowiązany jest zabezpieczyć pomieszczenie kasy. Przed otwarciem pomieszczeń kasjer sprawdza czy zabezpieczenia nie zostały naruszone. 2. W przypadku stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń kasjer niezwłocznie powiadamia Głównego Księgowego UMWM, a ten Skarbnika Województwa i Policję. Z czynności tych sporządza się pisemny protokół. Do czasu przybycia Policji zabezpiecza się miejsce naruszenia kasy, celem zabezpieczenia śladów. 8 Instrukcja wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Marek Sowa Marszałek Województwa Małopolskiego Strona 5 z 5