z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Urzdzie Gminy Spytkowice przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie.

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI w Krakowie Biuro Dyrektora Generalnego DG.II PROTOKÓŁ z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Urzdzie Gminy Spytkowice przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie. Kontrol przeprowadzono w okresie od 1 do 22 kwietnia 2004 roku. Biuro Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie zorganizowało czynnoci kontrolne i koordynowało ich przebieg. Kontrol wykonał na podstawie upowanie od nr 110 do nr 125 Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, złoony z przedstawicieli nastpujcych jednostek: 1) Wydziału Finansów i Budetu, 2) Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji, 3) Wydziału rodowiska i Rolnictwa, 4) Wydziału Zarzdzania Kryzysowego, 5) Wydziału Rozwoju Regionalnego, 6) Biura Dyrektora Generalnego. Kontrol objto prawidłowo wykonywania przez Urzd Gminy Spytkowice zada z zakresu administracji rzdowej i realizowanych przez niego na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rzdowej za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. W okresie objtym kontrol: - Wójtem Gminy od dnia 19 listopada 2002 r. jest p. Ryszard Papanek, - Skarbnikiem Gminy do dnia 31 maja 2003 r. była p. Anna róbek, natomiast od dnia 1 czerwca 2003 r. p. Katarzyna Jarosz, powołana Uchwał nr IX/51/2003 Rady Gminy z dnia 26 maja 2003 r. W zakresie kontrolowanych merytorycznych zagadnie wyjanie w toku kontroli udzielali m.in.: 1) p. Katarzyna Jarosz Skarbnik Gminy, 2) p. Grayna Wojdyła Sekretarz Gminy. 3) p. Ewa Cholewa Kierownik Gminnego Orodka Pomocy Społecznej, 4) p. Barbara Madeja inspektor ds. ewidencji ludnoci, dowodów osobistych, spraw wojskowych, ewidencji działalnoci gospodarczej, 5) p. Mariusz Mikrut inspektor w Referacie Geodezji i Gospodarki Gruntami, 6) p. Tadeusz Rapacz inspektor w Referacie Budownictwa, 7) p. Bernadeta Gwiazdo podinspektor na samodzielnym stanowisku ds. ochrony rodowiska, rolnictwa i technicznej infrastruktury komunalnej. USTALENIA KONTROLI: Z kontroli dokumentacji przeprowadzonej w Urzdzie Gminy Spytkowice wynika, co nastpuje: SPRAWY FINANSOWO-KSIGOWE Ustalenia kontroli ujte zostały według tematyki: I. Wykorzystanie dotacji celowych otrzymanych z budetu Wojewody Małopolskiego w 2003 r. na realizacj zada z zakresu administracji rzdowej i innych zada zleconych gminie ustawami

2 II. Wykorzystanie dotacji celowych otrzymanych z budetu Wojewody Małopolskiego na dofinansowanie własnych zada biecych gmin 203. Ustalenia ogólne kontroli. Budet Gminy Spytkowice przyjty został Uchwał budetow Gminy Spytkowice na rok 2003 nr VII/40/2003 Rady Gminy Spytkowice z dnia 24 marca 2003 r., która została zmieniona Uchwał nr VIII/47/2003 Rady Gminy Spytkowice z dnia 28 kwietnia 2003 r. i wynosił po stronie dochodów kwot ,00 zł, natomiast po stronie wydatków kwot ,00 zł. Nadwyka budetowa w kwocie ,00 zł została przeznaczona na spłat zacignitych poyczek długoterminowych. Układ wykonawczy budetu Gminy na rok 2003 ustalony został Zarzdzeniem nr 8/2003 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 31 marca 2003 r., a nastpnie zmieniony Zarzdzeniem nr 15/2003 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 5 maja 2003 r. w sprawie sporzdzenia jednolitego tekstu układu wykonawczego. Budet ten obejmował równie plan dotacji celowych z budetu Wojewody Małopolskiego w łcznej kwocie ,00 zł, w tym: - w 201 dotacje celowe na realizacj zada z zakresu administracji rzdowej i innych zada zleconych gminie ustawami (dz. 750, 754, 853, 900) w kwocie ,00 zł - w 203 dotacje celowe na dofinansowanie własnych zada biecych gmin (dz. 801, 853) w kwocie ,00 zł. W trakcie roku plan dotacji na zadania biece ulegał zmianom i na koniec roku 2003 wynosił kwot ,00 zł, w tym: - w 201 (dz. 750, 754, 801, 853, 900) kwot ,00 zł - w 203 (dz. 801, 853) kwot ,00 zł. I. Wykorzystanie dotacji celowych otrzymanych z budetu Wojewody Małopolskiego w 2003 r. na realizacj zada z zakresu administracji rzdowej i innych zada zleconych gminie ustawami Dz Bezpieczestwo publiczne i ochrona przeciwpoarowa. Rozdz Obrona cywilna. Zgodnie z Uchwał budetow na 2003 r. oraz układem wykonawczym budetu Gminy plan dotacji w rozdz wynosił kwot 300,00 zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w 4210 zakup materiałów i wyposaenia. Zgodnie z wyjanieniem Skarbnik Gminy oraz pismem znak ZK.II.G.3050/191/03 z dnia 21 listopada 2003 r., Wydział Zarzdzania Kryzysowego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie wyraził zgod na zakup za ww. kwot okna do magazynu sprztu obrony cywilnej. Na podstawie ewidencji ksigowej wydatków w rozdz zakup materiałów i wyposaenia oraz dowodu ksigowego numer 648 Raport wydatków nr 145 z dnia 10 grudnia 2003 r. poz. 1 kontrola ustaliła, e Gmina wydatkowała rodki dotacji w pełnej wysokoci na zapłat Faktury VAT nr 30/12/03 z dnia 10 grudnia 2003 r. na kwot 374,50 zł wystawionej przez Z.P.H. SZYSZKA, Stanisław Szyszka, Spytkowice 565 za sprzeda okna do magazynu OC. Kwota 74,50 zł została wydatkowana ze rodków własnych Gminy i zaksigowana w rozdz Urzdy gmin Dokumentacja ródłowa jest zgodna z ewidencj ksigow wydatków oraz z rocznym sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. 2

3 2. Dz Owiata i wychowanie. Rozdz Szkoły podstawowe. Pomidzy Wojewod Małopolskim reprezentowanym przez p. Ryszarda Jaworskiego, p. o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie oraz Kuratorem Owiaty, reprezentowanym przez Romana Kuniaka, Małopolskiego Wicekuratora Owiaty a Gmin Spytkowice, reprezentowan przez p. Ryszarda Papanek - Wójta Gminy, p. Katarzyn Jarosz Skarbnika Gminy i p. Ew Cholewa Kierownika Orodka Pomocy Społecznej zawarte zostało porozumienie w sprawie dofinansowania kosztów wyrównania warunków startu szkolnego uczniów Wyprawka szkolna w 2003 r. Zgodnie z zapisem 4 porozumienia Gmina na realizacj zadania w formie zakupu podrczników szkolnych dla uczniów klas pierwszych szkół podstawowych otrzyma w 2003 r. dotacj w wysokoci 2.398,00 zł. Zgodnie z postanowieniami porozumienia Wojewoda Małopolski Zarzdzeniami nr 159/03 z dnia 28 maja 2003 r. oraz nr 202/03 z dnia 26 czerwca 2003 r. przyznał Gminie w 2003 r. w 201 dz Owiata i wychowanie rozdz Szkoły podstawowe dotacj celow w łcznej wysokoci 2.398,00 zł z przeznaczeniem na zakup podrczników dla uczniów klas pierwszych szkół podstawowych objtych programem. Dotacja powysza wprowadzona została do budetu Gminy Zarzdzeniem nr 25/03 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 12 czerwca 2003 r. czciowo w kwocie 2.119,00 zł w rozdz po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiek, a wic niezgodnie z obowizujc klasyfikacj budetow ustalon Rozporzdzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 68 poz.634 z pón. zm.), a nastpnie Zarzdzeniem nr 26/2003 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 30 czerwca 2003 r. dokonano przeniesienia kwoty 2.119,00 zł w planie wydatków z 4240 do prawidłowego 3240 stypendia oraz inne formy pomocy dla uczniów oraz wprowadzono do budetu Gminy pozostał cz rodków dotacji w kwocie 279,00 zł. Na koniec roku plan wydatków ze rodków dotacji na podrczniki dla uczniów klas pierwszych wynosił kwot 2.398,00 zł w rozdz czyli zgodnie z Zarzdzeniami Wojewody Małopolskiego oraz z Rozporzdzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. Kontrol objto ewidencj ksigow wydatków w rozdz oraz dokumenty (faktury, przelewy, potwierdzenia odbioru, decyzje dyrektorów szkół) dotyczce zakupu podrczników dla objtych pomoc uczniów klas pierwszych szkół podstawowych tj. dowody ksigowe o numerach: 406, 408, 420 oraz 463 na łczn kwot 2.397,50 zł. Kontrola ustaliła, e dowody ksigowe nr 406 i 408 na łczn kwot 1.844,50 zł zostały pierwotnie zaksigowane w rozdz w 4240, a nastpnie poleceniem ksigowania z dnia 30 czerwca 2003 r. (dowód nr 420) zostały przeksigowane do prawidłowego Na podstawie dowodu ksigowego nr 463 stwierdzono, e Szkoła Podstawowa nr 3 zakupiła komplety podrczników dla 7 uczniów klasy pierwszej. Kontrola ustaliła, e ksiki wydane zostały 6 uczniom, natomiast dyrektor Szkoły decyzj z dnia 27 czerwca 2003 r. jeden komplet podrczników o wartoci 79,00 zł przekazał do biblioteki szkolnej. Wyjanienie w sprawie przekazania podrczników do biblioteki ww. Szkoły złoył dyrektor Szkoły Podstawowej nr 3 w Spytkowicach. Z ww. wyjanienia wynika, e jedna uczennica została ujta na listach dzieci objtych pomoc w dwóch Szkołach Podstawowych: nr 1 i nr 3 w Spytkowicach, w zwizku ze zmian miejsca zamieszkania. Uczennica podrczniki otrzymała w Szkole Podstawowej nr 1 w Spytkowicach, w zwizku z tym w Szkole Podstawowej nr 3 jeden komplet podrczników został przekazany do biblioteki. Kwota dotacji wydatkowana na zakup ww. kompletu podrczników tj. 79,00 zł została zwrócona do budetu Wojewody Małopolskiego w trakcie trwania kontroli poleceniem przelewu z dnia 22 kwietnia 2004 r. 3

4 Łcznie na zakup podrczników dla uczniów klas pierwszych szkół podstawowych, objtych pomoc, wydatkowano kwot 2.397,50 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokoci 0,50 zł została zwrócona do budetu Wojewody Małopolskiego w trakcie trwania kontroli poleceniem przelewu z dnia 22 kwietnia 2004 r. Ewidencja ksigowa jest zgodna z rocznym sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. 3. Dz Opieka społeczna. Rozdz Składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierajce niektóre wiadczenia z pomocy społecznej. Zgodnie z Uchwał budetow na 2003 r. oraz układem wykonawczym budetu Gminy plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w 4130 składki na ubezpieczenie zdrowotne. W trakcie roku Zarzdzeniem Wojewody Małopolskiego nr 387/03 z dnia 14 listopada 2003 r. plan ten uległ zmniejszeniu o kwot zł. Zmiana powysza została wprowadzona do budetu Zarzdzeniem nr 44/2003 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 28 listopada 2003 r. Na koniec roku 2003 plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w Na podstawie ewidencji ksigowej dochodów w rozdz kontrola ustaliła, e Gminie przekazana została dotacja celowa w łcznej wysokoci zł. Kontrol objto dokumenty dotyczce wydatków poniesionych na zapłat składek na ubezpieczenie zdrowotne w 2003 r., tj. dowody ksigowe o numerach: 13, 51, 91, 339, 389, 416, 468, 514, 557, 595, 637 oraz 668 na łczn kwot 6.425,17 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokoci 334,83 zł została zwrócona do budetu Wojewody Małopolskiego poleceniem przelewu z dnia 6 stycznia 2004 r. Dokumentacja ródłowa jest zgodna z ewidencj ksigow wydatków oraz z rocznym sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. 4. Dz Opieka społeczna. Rozdz Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z Uchwał budetow na 2003 r. oraz układem wykonawczym budetu Gminy plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot ,00 zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w nastpujcych : - w 3110 wiadczenia społeczne kwota , 00 zł - w 4110 składki na ubezpieczenia społeczne kwota ,00 zł W trakcie roku plan ten ulegał zmianom wprowadzanym do budetu Gminy, na podstawie Zarzdze Wojewody Małopolskiego, Zarzdzeniami Wójta Gminy i na koniec roku 2003 wynosił kwot ,00 zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków przedstawiał si nastpujco: - w 3110 wynosił kwot ,00 zł - w 4110 wynosił kwot ,00 zł Kontrol objto dokumentacj ródłow dotyczc wydatków poniesionych na wypłat wiadcze w 2003 r.: - w 3110 wiadczenia społeczne kontrol objto dowody ksigowe o numerach: 4, 6, 14, 21, 23, 32, 36, 37, 56, 69, 71, 76, 217, 218, 222, 235, 359, 360, 369, 403, 406, 417, 447, 451, 487, 488, 502, 545, 547, 592, 600, 618, 620, 637, 642, 658, 659, 669 oraz 674 na łczn kwot ,00 zł. Na podstawie ww. dowodów kontrola ustaliła, e Gmina na wypłat zasiłków wydatkowała kwot ,66 zł. Poleceniem ksigowania z dnia 4

5 31 grudnia 2003 r. (dowód ksigowy nr 674) wydatki w kwocie 0,66 zł zostały przeksigowane do 4110 składki na ubezpieczenia społeczne. Wyjanienie w sprawie ww. przeksigowania złoyła p. Katarzyna Jarosz Skarbnik Gminy, zgodnie z którym przeksigowanie to wynikało z cyt.: koniecznoci dostosowania wykonania wydatków do planu wydatków. Ogólna kwota dotacji została wykorzystana w 100 %. Na podstawie dowodu ksigowego nr 637 kontrola ustaliła, e cz rent socjalnych w kwocie 5.680,64 zł została wypłacona uprawnionym wiadczeniobiorcom z opónieniem, w grudniu 2003 r. Wyjanienie w sprawie póniejszej wypłaty rent socjalnych złoyła Kierownik Gminnego Orodka Pomocy Społecznej p. Ewa Cholewa. Z ww. wyjanienia wynika, e wypłata rent socjalnych w 2003 r. wykonana została w całoci, a opónienie wynikało z braku rodków finansowych na wypłat czci wiadcze. - w 4110 składki na ubezpieczenia społeczne - kontrol objto dowody ksigowe o numerach: 13, 51, 91, 339, 389, 416, 468, 514, 557, 595, 637 oraz 674 na łczn kwot ,00 zł. Na podstawie ww. dowodów ksigowych kontrola ustaliła, e na zapłat składek na ubezpieczenia społeczne Gmina wydatkowała kwot ,34 zł. Poleceniem ksigowania z dnia 31 grudnia 2003 r. (dowód ksigowy nr 674) wykonanie wydatków zostało zwikszone o kwot 0,66 zł, co zgodnie z wyjanieniem Skarbnik Gminy, wynikało z koniecznoci dostosowania wykonania wydatków do planu wydatków. Dokumentacja ródłowa jest zgodna z ewidencj ksigow wydatków oraz z rocznym sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. 5. Dz Opieka społeczna. Rozdz Zasiłki rodzinne i pielgnacyjne. Zgodnie z Uchwał budetow na 2003 r. oraz układem wykonawczym budetu Gminy plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot ,00 zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w 3110 wiadczenia społeczne. Zarzdzeniem Wojewody Małopolskiego nr 387/03 z dnia 14 listopada 2003 r. plan ten uległ zmniejszeniu o kwot 5.000,00 zł. Zmiana powysza została wprowadzona do budetu Zarzdzeniem nr 44/2003 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 28 listopada 2003 r. Na koniec roku 2003 plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot ,00 zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w Na podstawie ewidencji ksigowej oraz objtej kontrol dokumentacji dotyczcej wydatków poniesionych na wypłat zasiłków rodzinnych i pielgnacyjnych w 2003 r. (listy wypłat, raporty kasowe, polecenia przelewu) tj. dowodów ksigowych o numerach: 4, 32, 76, 218, 359, 406, 447, 488, 545, 547, 590, 613 oraz 659 kontrola ustaliła, e na wypłat zasiłków Gmina w 2003 r. wydatkowała kwot ,42 zł, w tym na zasiłki rodzinne kwot 734,48 zł, a na zasiłki pielgnacyjne kwot ,94 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokoci 516,58 zł zwrócona została do budetu Wojewody Małopolskiego poleceniem przelewu z dnia 6 stycznia 2004 r. 6. Dz Opieka społeczna. Rozdz Pozostała działalno. Zgodnie z zapisem 4 porozumienia zawartego pomidzy Wojewod Małopolskim oraz Kuratorem Owiaty a Gmin Spytkowice w sprawie dofinansowania kosztów wyrównania warunków startu szkolnego uczniów Wyprawka szkolna w 2003 r. Gmina na realizacj zadania w formie zakupu przyborów szkolnych, kostiumu gimnastycznego i plecaka dla uczniów klas pierwszych szkół podstawowych otrzyma w 2003 r. dotacj w wysokoci 2.250,00 zł. Dotacja powysza wprowadzona została do budetu Zarzdzeniami Wójta Gminy 5

6 nr 18/03 z dnia 16 maja 2003 r. oraz nr 26/03 z dnia 30 czerwca 2003 r. w rozdz po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w 3110 wiadczenia społeczne. Kontrol objto ewidencj ksigow wydatków w rozdz oraz dokumenty dotyczce wydatków poniesionych przez Gmin na realizacj zadania tj. dowody ksigowe nr 415, 424, 437 oraz 592 na łczn kwot zł. rodki dotacji zostały wykorzystane w pełnej wysokoci i zgodnie z przeznaczeniem. Ewidencja ksigowa jest zgodna z rocznym sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. 7. Dz Gospodarka komunalna i ochrona rodowiska. Rozdz Owietlenie ulic, placów i dróg. Zgodnie z Uchwał budetow na 2003 r. oraz układem wykonawczym budetu Gminy plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot ,00 zł po stronie dochodów w 201, natomiast po stronie wydatków w nastpujcych : - w 4260 zakup energii kwota 7.500,00 zł - w 4270 zakup usług remontowych kwota 2.500,00 zł Kontrol objto dokumenty (faktury, polecenia przelewu, wnioski składane do Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie o refundacj wydatków) dotyczce wydatków poniesionych przez Gmin na pokrycie kosztów owietlenia oraz konserwacji punktów owietleniowych w 2003 r. tj.: - w 4260 dowody ksigowe o numerach: 3, 70, 351, 438, 480, 522, 565, 612, 655 i na ich podstawie stwierdzono, e Gmina w 2003 r. w rozdz wydatkowała rodki w wysokoci ,00 zł, w tym rodki dotacji 7.500,00 zł. Do refundacji Gmina przedstawiła w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie wydatki w kwocie ,00 zł. - w 4270 dowody ksigowe o numerach: 2, 22, 64, 206, 351, 398, 427, 480, 512, 565, 605, 647 i na ich podstawie stwierdzono, e Gmina w 2003 r. w rozdz wydatkowała kwot ,94 zł, w tym ze rodków dotacji kwot 2.500,00 zł. Do refundacji Gmina przedstawiła w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim wydatki w kwocie 4.832,00 zł. rodki dotacji zostały wykorzystane w pełnej wysokoci na refundacj wydatków poniesionych przez Gmin na pokrycie kosztów owietlenia ulic i konserwacji punktów owietleniowych poniesionych przez Gmin w 2003 r. tj. zgodnie z przeznaczeniem. II. Wykorzystanie dotacji celowych otrzymanych z budetu Wojewody Małopolskiego na dofinansowanie własnych zada biecych gmin Dz Owiata i wychowanie. Rozdz Pozostała działalno. Zgodnie z Uchwał budetow na 2003 r. oraz układem wykonawczym budetu Gminy plan dotacji celowej w rozdz wynosił kwot 7.065,00 zł po stronie dochodów w 203, natomiast po stronie wydatków w 4440 zakładowy fundusz wiadcze socjalnych. W trakcie roku plan ten ulegał zmianom wprowadzanym do budetu na podstawie Zarzdze Wojewody Małopolskiego Zarzdzeniami Wójta Gminy i na koniec roku 2003 wynosił kwot ,00 zł po stronie dochodów w 203, natomiast po stronie wydatków w nastpujcych : - w 4300 zakup usług pozostałych kwota 312,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie w ramach wdraania reformy owiaty prac komisji kwalifikacyjnych 6

7 i egzaminacyjnych w sesji letniej, powołanych do przeprowadzania postpowania kwalifikacyjnego zwizanego z awansem zawodowym nauczycieli, - w 4440 zakładowy fundusz wiadcze socjalnych kwota ,00 zł. Na podstawie ewidencji ksigowej wydatków oraz dowodów ksigowych nr 452 oraz 645 kontrola ustaliła, e na sfinansowanie prac komisji egzaminacyjnych Gmina wydatkowała rodki w wysokoci 600,00 zł. Pierwotnie wydatki zostały zaksigowane w rozdz szkoły podstawowe 4300 w kwocie 301,00 zł oraz w rozdz Gimnazja w 4300 w kwocie 299,00 zł. Po otrzymaniu rodków dotacji wydatki w kwocie 312,00 zł zostały przeksigowane do zgodnej z Zarzdzeniem Wojewody Małopolskiego podziałki klasyfikacji budetowej tj. do rozdz Pozostała działalno 4300 zakup usług pozostałych. Ponadto kontrol objto wydatki poniesione w 4440 zakładowy fundusz wiadcze socjalnych. Na podstawie dowodu ksigowego nr 559 oraz dokumentacji ródłowej kontrola ustaliła, e Gmina wykorzystała rodki dotacji na wypłat 19 zapomóg dla nauczycieli rencistów i emerytów w łcznej kwocie ,00 zł, w tym rodki dotacji w kwocie ,00 zł oraz rodki własne w kwocie 7,00 zł. Zgodnie z wyjanieniem Skarbnik Gminy, rodki własne były wydatkowane ze rodków funduszu socjalnego poszczególnych placówek owiatowych. rodki dotacji zostały wykorzystane w pełnej wysokoci i zgodnie z przeznaczeniem. 2. Dz Opieka społeczna. Rozdz Pozostała działalno. W dniu 10 czerwca 2003 r. pomidzy Wojewod Małopolskim, reprezentowanym przez Ryszarda Jaworskiego p. o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, Stanisław Niemiec Główn Ksigow Budetu Wojewody Małopolskiego a Gmin Spytkowice, reprezentowan przez p. Ryszarda Papanek Wójta Gminy, p. Katarzyn Jarosz Skarbnik Gminy i p. Ew Cholewa Kierownika Orodka Pomocy Społecznej zawarte zostało porozumienie w sprawie dofinansowania kosztów doywania uczniów w szkołach podstawowych i gimnazjalnych w 2003 r. Zgodnie z 4 ww. porozumienia wysoko rodków własnych Gminy na realizacj zadania wyniesie kwot 8.000,00 zł, natomiast zgodnie z 5 wysoko dotacji z budetu Wojewody Małopolskiego wyniesie kwot ,00 zł. Do ww. porozumienia w dniu 24 wrzenia 2003 r. zawarty został aneks, którym zwikszona została kwota dotacji na dofinansowanie zadania do wysokoci ,00 zł. Zgodnie z warunkami przedmiotowego porozumienia Wojewoda Małopolski Zarzdzeniami nr 51/03 z dnia 24 lutego 2003 r., nr 161/03 z dnia 28 maja 2003 r. oraz nr 310/03 z dnia 26 wrzenia 2003 r. przyznał Gminie w 203 rozdz dotacj celow w łcznej kwocie ,00 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie kosztów doywiania uczniów. Dotacja powysza wprowadzona została do budetu Gminy w rozdz po stronie dochodów w 203, natomiast po stronie wydatków w 3110 wiadczenia społeczne. Realizacj zadania zajmował si Gminny Orodek Pomocy Społecznej, który co miesic zawierał z ajentem stołówki przy Szkole Podstawowej nr 1 w Spytkowicach umowy zlecenia, których przedmiotem było przygotowywanie i dostarczanie posiłków do szkół podstawowych i gimnazjum Gminy Spytkowice. Za realizacj zadania wykonawca wystawiał rachunki, które po potwierdzeniu przez dyrektorów szkół były wypłacane w kasie Urzdu Gminy gotówk lub czekiem. Na podstawie ewidencji ksigowej wydatków w rozdz oraz dowodów ksigowych nr 6, 15, 67, 87, 215, 235, 394, 417, 560, 604, 615, 644, 658 kontrola ustaliła, e na doywianie uczniów Gmina w 2003 r. wydatkowała kwot ,00 zł, w tym rodki dotacji w wysokoci ,00 zł oraz rodki własne w kwocie 1.684,00 zł. Wyjanienie 7

8 w sprawie wysokoci wydatkowanych na realizacj zadania rodków własnych Gminy złoyła Kierownik Gminnego Orodka Pomocy Społecznej Pani Ewa Cholewa. Z ww. wyjanienia wynika, e na podstawie przeprowadzonego kocem roku 2003 rozeznania stwierdzono, e Gminny Orodek Pomocy Społecznej nie bdzie w stanie w całoci wykorzysta rodków własnych Gminy zaplanowanych na realizacj zadania. W zwizku z powyszym cz rodków własnych w kwocie 6.316,00 zł została przesunita do rozdziału Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia społeczne z przeznaczeniem na zasiłki celowe. rodki dotacji zostały wykorzystane w pełnej wysokoci i zgodnie z przeznaczeniem. Dokumentacja ródłowa jest zgodna z ewidencj ksigow wydatków w rozdz SPRAWY OBYWATELSKIE I. Rejestracja stanu cywilnego. Przedmiotem kontroli była prawidłowo rejestracji stanu cywilnego oraz sprawdzenie pomieszcze Urzdu Stanu Cywilnego w zakresie zabezpieczenia ksig archiwalnych i biecej rejestracji stanu cywilnego. W 2003 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Spytkowicach sporzdzono ogółem: 3 akty urodze, 17 aktów małestw oraz 22 akty zgonu. W okresie objtym kontrol akty stanu cywilnego sporzdzane były pismem rcznym w ksigach obejmujcych lata Otwarcie i zamknicie ksigi było prawidłowe. Czytelno zapisów nie budzi zastrzee. Do ksig prowadzone były skorowidze alfabetyczne zakładane w danym roku kalendarzowym. Akta zbiorowe dotyczce urodze, małestw prowadzone były poprawnie. Zawierały wszystkie dokumenty majce wpływ na tre i wano aktu stanu cywilnego. Wzmianki dodatkowe w aktach stanu cywilnego dokonywane były poprawnie na podstawie stosownych dokumentów wpływajcych do Urzdu Stanu Cywilnego. W zakresie rejestracji małestw stwierdzono zachowanie terminów przekazywania przez duchownego zawiadczenia stanowicego podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego potwierdzał dat wpływu dokumentu na kadym zawiadczeniu przekazanym przez duchownego. Wano zawiadczenia oraz termin sporzdzenia aktu małestwa były prawidłowe. Właciwie odtwarzane były podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. Zawiadczenia posiadały piecz parafii i podpis proboszcza lub wikarego. W zakresie rejestracji urodze stwierdzono nastpujc nieprawidłowo: w aktach urodzenia numer 2 i 3, które to akty zostały sporzdzone na podstawie wpisu zagranicznego aktu stanu cywilnego w polskie ksigi, brak było nastpujcych danych osobowych: dat urodzenia, miejsca urodzenia i miejsca zamieszkania rodziców dziecka. Jest to sprzeczne z wymogami, jakie stawia art. 40 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180 z pón. zm.). Do wpisania do polskich ksig stanu cywilnego Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego winien przyjmowa pełne odpisy zagranicznych aktów stanu cywilnego. Jeeli s trudnoci w ich uzyskaniu, odpis aktu powinien by uzupełniony poprzez wydanie na wniosek strony decyzji w trybie art. 36 prawa o aktach stanu cywilnego. Korespondencja w sprawie rejestracji stanu cywilnego prowadzona była prawidłowo. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawane były osobom i instytucjom zgodnie z treci art. 83 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 roku ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Postpowania administracyjne przed wydaniem decyzji administracyjnych prowadzone były prawidłowo. Decyzje posiadały prawidłowo przywołan podstaw prawn, pouczenie o odwołaniu, potwierdzenie odbioru decyzji znajdowało si na kopii decyzji. 8

9 Pomimo powyszego nie ustrzeono si nastpujcych uchybie. W wydanych decyzjach administracyjnych nie był przywoływany aktualny publikator Kodeksu postpowania administracyjnego. Decyzje administracyjne sporzdzane na wniosek rodziców lub małonków kierowane były tylko do osoby bdcej wnioskodawc, podczas gdy uczestnikami postpowania były dwie osoby. Nieprawidłowoci zostały omówione z Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego i wskazano prawidłowy sposób postpowania. W trakcie kontroli udzielono pełnego instruktau na prob Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego. W roku 2003 na działania Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego wpłynły dwie skargi. Odpowiedzi na zarzuty zostały udzielone przez Sekretarza Gminy. Urzd Stanu Cywilnego nie posiada własnego pomieszczenia w budynku Urzdu Gminy Spytkowice. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego pracuje w niepełnym wymiarze godzin na tym stanowisku, w pomieszczeniu, w którym pracuj jeszcze dwie osoby załatwiajce sprawy płac i ksigowoci budetowej Urzdu. Kierownik równie jest zatrudniony na pół etatu w ksigowoci. Ogółem w pomieszczeniu tym pracuj 3 osoby. Kierownikiem Urzdu Stanu Cywilnego w Spytkowicach jest p. Jadwiga Wierzba powołana na to stanowisku Uchwał Nr 1/13/98 Rady Gminy Spytkowice z dnia 29 padziernika 1998 roku. II. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste. W dniu 31 grudnia 2003 r. na terenie Gminy Spytkowice na pobyt stały zameldowanych było 4078 osób, a na pobyt czasowy trwajcy ponad 2 miesice - 55 osób. W okresie objtym kontrol w Urzdzie Gminy Spytkowice ewidencja ludnoci była prowadzona w systemie informatycznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych oraz w systemie kartotecznym. Do obsługi informatycznego systemu ewidencji ludnoci wykorzystywane było oprogramowanie firmy Org-Service sp. z o.o., Gdask. Ewidencja ludnoci prowadzona była na podstawie danych osobowych zgłoszonych przy wykonywaniu obowizku meldunkowego oraz w oparciu o zawiadomienia z urzdów stanu cywilnego o urodzeniach, o zmianach stanu cywilnego i zgonach, a take w oparciu o zawiadomienia ze starostw powiatowych o zmianie imienia lub nazwiska. Do gminnych zbiorów meldunkowych wprowadzane były równie informacje dotyczce dowodów osobistych wydanych przez Wójta Gminy Spytkowice. W okresie objtym kontrol w Urzdzie Gminy Spytkowice przyjto 85 zgłosze zameldowania na pobyt stały, 19 zgłosze wymeldowania z pobytu stałego. Z urzdów stanu cywilnego wpłynło 59 odpisów skróconych aktów urodzenia, 31 odpisów skróconych aktów małestwa oraz 30 odpisów skróconych aktów zgonu. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w Urzdzie Gminy Spytkowice a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. W okresie objtym kontrol wykonano 44 transmisje danych z zakresu ewidencji ludnoci do Terenowego Banku Danych Polska, Orodek Informatyki Kraków S.A. za pomoc dyskietek. Do kontroli wytypowano 10 zgłosze pobytu stałego, 15 odpisów skróconych aktów małestwa i 16 odpisów skróconych aktów zgonu. Stwierdzono, e dane zawarte w zgłoszeniach pobytu stałego oraz w odpisach skróconych aktów małestwa zostały wczytane prawidłowo do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. W przypadku odpisów aktów zgonu stwierdzono, e w 3 przypadkach - co stanowiło 19% sprawdzonych dokumentów - w wojewódzkim zbiorze meldunkowym brak było informacji o zgonie osoby (odpisy aktów zgonu sporzdzone przez Urzd Stanu Cywilnego w Spytkowicach: 13/2003, 16/2003 oraz 17/2003). Naruszony został zatem przepis 7 ust. 1 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz 9

10 powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). W przypadku odpisu skróconego aktu zgonu nr 16/2003 na dokumencie brak było piecztki potwierdzajcej wprowadzenie danych do gminnego zbioru meldunkowego. W oparciu o powysze ustalenia uznano, e zachodzi potrzeba przeanalizowania danych dotyczcych wszystkich zgonów, które zostały wprowadzone do gminnego zbioru meldunkowego w okresie objtym kontrol w celu ustalenia i wyeliminowania przyczyny zaistniałych rozbienoci. Aktualizacja zbioru na podstawie pozostałych zgłosze nie budzi zastrzee. W oparciu o wpływajce z urzdów stanu cywilnego odpisy skrócone aktów zgonu do Urzdu Skarbowego w Nowym Targu przekazywane były wykazy osób zmarłych. Wykazy te przekazywane były w sposób okrelony w ustawie z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702 z pón. zm.). Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych PESEL dla noworodków nie budzi zastrzee. Dane wymagane do nadania tego numeru przekazywane były na dyskietkach do Departamentu Rejestrów Pastwowych w Ministerstwie Spraw Wewntrznych i Administracji w Warszawie. Do kontroli wytypowano dokument Powiadomienie w sprawie nadania numeru PESEL z dnia 3 lutego 2004 r., który zawierał dane dzieci urodzonych w grudniu 2003 r. (razem 5 pozycji). Stwierdzono, e we wszystkich przypadkach na kartach osobowych mieszkaca zostały prawidłowo naniesione numery PESEL nadane przez Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji oraz dane osobowe zawarte w odpisach skróconych aktów urodzenia. W okresie objtym kontrol wszczto 3 postpowania administracyjne w sprawach o wymeldowanie z pobytu stałego. Stwierdzono, e we wszystkich powyszych sprawach strony prawidłowo zostały zawiadomione o toczcym si postpowaniu administracyjnym. W sprawie znak SO.51151/1/2003 przeprowadzono rozpraw administracyjn, postpowanie zakoczono wydajc w dniu 24 lipca 2003 r. decyzj o odmowie wymeldowania osoby z pobytu stałego. Decyzja została dorczona stronom postpowania, strony nie skorzystały z przysługujcego rodka odwoławczego. Sprawa znak SO.51151/2/2003 została skontrolowana w administracyjnym toku instancji. Decyzj Wojewody Małopolskiego z dnia 20 lutego 2004 r. utrzymana została w mocy decyzja wydana w dniu 31 grudnia 2003 r. przez Wójta Gminy Spytkowice. W sprawie znak SO.51151/3/2003 w dniu 13 stycznia 2004 r. wydano decyzj o umorzeniu postpowania administracyjnego na podstawie art k.p.a. W okresie objtym kontrol Wójt Gminy Spytkowice wydał 457 dowodów osobistych. Koperty wydanych dowodów osobistych poukładane zostały kolejno według przyjmowanych wniosków i numerów formularzy, co ułatwia szybkie ich odszukanie. Skontrolowano dokumentacj zawart w kopertach załoonych dla wydanych dowodów osobistych od numeru formularza A do A razem 12 kopert. Stwierdzono, e w powyszych kopertach osobowych znajdowały si wszystkie dokumenty niezbdne do wydania dowodu osobistego oraz dowody uiszczenia opłaty za wydanie dowodu osobistego. W wyniku wyrywkowej kontroli stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego wprowadzone zostały informacje dotyczce dowodów osobistych wydanych przez Wójta Gminy Spytkowice: ACK , ACK , ACK , ACK , ACK , ACK , ACK , ACK , ACK , ACM , ACL oraz ACL Ustalono ponadto, e do wojewódzkiego zbioru meldunkowego wszystkie powysze dane przekazane zostały poprawnie. Na stanowisku ds. dowodów osobistych załoony został rejestr formularzy A, stanowicych druki cisłego zarachowania. W rejestrze tym wpisywane były numery formularzy, powód zniszczenia (jeli druk ten został zniszczony), a take adnotacja o wysłaniu koperty osobowej do innej gminy w przypadku gdy osoba wymeldowała si poza teren gminy i tam ubiega si o kolejny dowód osobisty. Prawidłowo aktualizowane były 10

11 rejestry numerowe dowodów osobistych starego wzoru, wydanych przed 1 stycznia 2001 r. W rejestrach była wprowadzona informacja o zgonie osoby oraz o utracie lub wymianie dowodu osobistego. III. Powszechny obowizek obrony RP. 1) Organizacja poboru. W trakcie kontroli zbadano prawidłowo wykonania zada wynikajcych z rozporzdzenia Ministrów Spraw Wewntrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 14 czerwca 2002 r. w sprawie poboru do słuby wojskowej (Dz. U. Nr 97, poz. 878). List poborowych rocznika podstawowego mczyzn urodzonych w 1984 r. podlegajcych obowizkowi stawienia si do poboru przed Powiatow Komisj Lekarsk dla Powiatu Nowotarskiego sporzdzono we własnym zakresie, według wzoru stanowicego załcznik Nr 2 do cyt. wyej rozporzdzenia. Dopisano do niej poborowych z wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do obowizku słuby wojskowej oraz poborowych roczników starszych na podstawie imiennego wykazu otrzymanego od Wojskowego Komendanta Uzupełnie Nowy Targ. Powysza lista sporzdzona została w 2 egzemplarzach jako dokument zastrzeony. Jeden egzemplarz listy podpisany przez Wójta Gminy przekazano do Powiatowej Komisji Lekarskiej dla Powiatu Nowotarskiego w ustawowym terminie na 7 dni przed rozpoczciem poboru. Wysłano w ustawowym terminie wezwania imienne do poborowych celem zgłoszenia si przed komisj lekarsk i poborow (zwrotne potwierdzenia odbioru w aktach sprawy). W czasie trwania poboru lista poborowych była uzupełniana na podstawie dodatkowego imiennego wykazu poborowych przekazanego przez Wojskowego Komendanta Uzupełnie Nowy Targ, co zostało odnotowane w licie w rubryce Nr 9 uwagi. Wykrelono z listy 1 poborowego na podstawie zawiadomienia z innej gminy, co zostało odnotowane w licie w rubryce Nr 9 uwagi. Wpisano do wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do obowizku słuby wojskowej poborowych, którzy nie stawili si do poboru. W wykazie tym figuruje aktualnie 13 osób, które przebywaj za granic lub w zakładzie karnym. Z powyszego wykazu został wykrelony 1 poborowy, który ukoczył 24 lata ycia, o czym powiadomiono Wojskowego Komendanta Uzupełnie Nowy Targ. Wójt Gminy oddelegował pracownika urzdu do pełnienia dyuru w lokalu komisji oraz prowadzenia gminnej listy poborowych. 2) Rejestracja przedpoborowych. W trakcie kontroli zbadano prawidłowo wykonania zada wynikajcych z rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pón. zm.). Wydruki komputerowe mczyzn urodzonych w 1985 r. wykonane zostały we własnym zakresie, według wzoru stanowicego załcznik Nr 2 do cyt. wyej rozporzdzenia. Powysze wydruki zostały zaktualizowane przez komórk ewidencji ludnoci i stanowiły wykaz przedpoborowych. Wykaz ten zatwierdził Wójt Gminy. Wezwania imienne wysłano do przedpoborowych na 7 dni przed wyznaczonym terminem zgłoszenia si do rejestracji. Dokumentacja dotyczca rejestracji przedpoborowych prowadzona była prawidłowo. W wykazie przedpoborowych została odnotowana data zgłoszenia si do rejestracji oraz numer pozycji z rejestru przedpoborowych, do którego wpisani zostali wszyscy przedpoborowi, którzy zgłosili si do rejestracji. Rejestracja przedpoborowych została przeprowadzona w dniu 6 padziernika 2003 r., tj. zgodnie z wojewódzkim planem rejestracji. Stawiennictwo do rejestracji było bardzo dobre, bowiem na wezwanie zgłosili si wszyscy przedpoborowi. 11

12 Wysłano 1 zawiadomienie do wójta właciwego ze wzgldu na miejsce pobytu stałego przedpoborowego o wpisaniu go do rejestru przedpoborowych w miejscu pobytu czasowego trwajcego ponad 2 miesice z uchybieniem 3 dniowego terminu okrelonego w 15 ust. 1 z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych. Dokumentacja dotyczca rejestracji, tj. wykaz jak i rejestr przedpoborowych, zawierajca tajemnic słubow, była prawidłowo opisana i opatrzona klauzul poufne. Sprawozdanie z wyników rejestracji przedpoborowych sporzdzone zostało prawidłowo i przekazane zostało w ustawowym terminie do Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie jako dokument zastrzeony. Stwierdzono natomiast brak udokumentowania, i Wójt Gminy ogłosił rejestracj przedpoborowych na 14 dni przed jej rozpoczciem, czym naruszono przepis 10 ww. rozporzdzenia. 3) Prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach uznania ołnierza za posiadajcego na wyłcznym utrzymaniu członków rodziny oraz o uznanie koniecznoci sprawowania bezporedniej opieki nad członkiem rodziny. W okresie objtym kontrol w kontrolowanej jednostce nie prowadzono postpowa administracyjnych w wyej wymienionych sprawach. W toku kontroli ustalono, i na kontrolowanym stanowisku prowadzone były teczki aktowe o symbolach i hasłach: Organizacja poboru, Przygotowanie rejestracji przedpoborowych i rejestry przedpoborowych, Zawiadomienia o ujciu do wykazu przedpoborowych i zgłoszeniu si do rejestracji, 5212 Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili si do poboru. Kontrola wykazała brak parafki pracownika kancelarii dokonujcego wysyłki pism oraz daty ich wysłania na pismach przeznaczonych do wysłania, czym naruszono przepis 32 ust. 2 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych stanowicej załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z pón. zm.). IV. Sprawy społeczne. Zadania wynikajce z zapisu ustawy z dnia 5 lipca 1990 r. Prawo o zgromadzeniach (Dz. U. Nr 51, poz. 297 z pón. zm.) prowadzi p. Julian Obara podinspektor w Urzdzie Gminy Spytkowice - co uwidocznione zostało w jego zakresie obowizków. W kontrolowanym okresie nie wniesiono do Urzdu adnego zawiadomienia o organizowaniu zgromadzenia publicznego. ROLNICTWO Kontrol objto realizacj zada zleconych obligatoryjnie gminie z zakresu rolnictwa wynikajcych z nastpujcych przepisów: 1. Ustawy z dnia z dnia 3 lutego 1995 r. o ochronie gruntów rolnych i lenych (Dz. U. Nr 16, poz. 78 z pón. zm.). 2. Ustawy z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 1998 r. Nr 75, poz. 468 z pón. zm.). 3. Ustawy z dnia 24 listopada 1995 r. o nasiennictwie (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 53, poz. 563 z pón. zm.). 4. Ustawy z dnia 12 lipca 1995 r. o ochronie rolin uprawnych (j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz z pón. zm.). 12

13 Kontrol objto równie wykorzystanie rodków finansowych przeznaczonych na usuwanie skutków powodzi. Ad. 1. Realizacja zada zleconych z zakresu administracji rzdowej z ustawy z dnia z dnia 3 lutego 1995 r. o ochronie gruntów rolnych i lenych (Dz. U. Nr 16, poz. 78 z pón. zm.). a) Realizacja zada z ustawy o ochronie gruntów rolnych i lenych, przy wydawaniu decyzji o wyłczeniu gruntów z produkcji rolnej. Sprawy prowadzone s w teczce GiGG W okresie objtym kontrol wpłynło 18 spraw. Skontrolowano wszystkie sprawy. W badanym okresie wydawano decyzje zezwalajce na wyłczenie gruntu z produkcji rolnej oraz ustalano nalenoci i opłaty roczne, stanowice równowarto ceny okrelonych ton ziarna yta. Na wnioskodawców nakładano obowizek uiszczenia wyliczonych kwot opłat jednorazowej oraz opłaty rocznej na podane konto Małopolskiego Urzdu Marszałkowskiego, jednoczenie przesyłajc Urzdowi dwa egzemplarze decyzji. W przypadkach, gdzie ma zastosowanie art.12a przedmiotowej ustawy, organ wydajc decyzj zezwalajc na wyłczenie gruntów z produkcji rolnej, nie ustalał wnioskodawcom nalenoci i opłat rocznych. Form pisma zastosowano do zawiadamiania stron o wysokoci opłaty rocznej przypadajcej w 2003 r., a ustalonej w równowartoci ton ziarna yta w latach ubiegłych. W kontrolowanych sprawach nie stwierdzono nieprawidłowoci z zakresu przepisów ustawy o ochronie gruntów rolnych i lenych przy wydawaniu decyzji o wyłczeniu gruntów rolnych z produkcji. b) Przestrzeganie przepisu art. 11 ust. 4 ustawy o ochronie gruntów rolnych i lenych przy wydawaniu pozwole na budow. Sprawy prowadzone s w teczce nr.bipp Wpłynło ogółem 44 sprawy. W okresie objtym kontrol wydano ogółem 18 pozwole na budow. Skontrolowano wszystkie sprawy. W kontrolowanych sprawach nie stwierdzono uchybie z zakresu przestrzegania przepisów ustawy o ochronie gruntów rolnych i lenych przy wydawaniu pozwole na budow. Uzyskanie decyzji o wyłczeniu gruntów z produkcji rolnej jest jednym z warunków otrzymania pozwolenia na budow zawartym w decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu i skrupulatnie tego przestrzegano. Ad. 2. Realizacja zada zleconych z zakresu administracji rzdowej wynikajcych z ustawy z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 198). Na terenie działania Urzdu Gminy Spytkowice w roku 2003 zgodnie z rozporzdzeniem Wojewody Małopolskiego Nr 7/03 z dnia 28 lutego 2003 r. w sprawie ogólnej powierzchni przeznaczonej pod upraw maku niskomorfinowego oraz rejonizacji tych upraw w 2003 r. obowizywał całkowity zakaz uprawy maku niskomorfinowego oraz konopi, w tym take na tzw.,,potrzeby własne. Realizujc zadania wynikajce z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii Urzd Gminy Spytkowice w 2003r., wg informacji ustnej udzielonej przez p. B.Gwiazdo, poinformował o obowizujcym zakazie mieszkaców w sposób zwyczajowo przyjty. W aktach Urzdu brak jest potwierdzenia o przekazaniu powyszej informacji. W toku kontroli udzielono równie informacji, i podczas wegetacji upraw maku Urzd przeprowadził w 2003 r. kontrole w terenie pod ktem wystpowania nielegalnych upraw maku i konopi. W aktach Urzdu brak jest dokumentacji w tym zakresie. 13

14 Ad. 3. Realizacja zada zleconych z zakresu administracji rzdowej wynikajcych z ustawy z dnia z dnia 24 listopada 1995 r. o nasiennictwie (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 53, poz. 563, z pón. zm.) W roku 2003r. na terenie działania Urzdu Gminy Spytkowice nie były prowadzone uprawy nasienne, które wymagały zabezpieczenia izolacji przestrzennej i w zwizku z tym nie podejmowano adnych działa wynikajcych z ustawy o nasiennictwie. Ad. 4. Realizacja zada zleconych z zakresu administracji rzdowej wynikajcych z ustawy z dnia 12 lipca 1995r. o ochronie rolin uprawnych (j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz.1398 z pón. zm.). W kontrolowanym okresie Urzd Gminy Spytkowice nie podejmował adnych działa z zakresu ustawy o ochronie rolin uprawnych, gdy nie wystpiły choroby ani szkodniki, które naleałoby zwalcza z urzdu. Kontrola wykorzystania rodków finansowych przeznaczonych na usuwanie skutków powodzi. Tematyk kontroli zasadnoci wydatkowania dotacji na usuwanie skutków powodzi objto: a) ocen strat powstałych w wyniku powodzi w infrastrukturze gminnej, b) realizacj wydatkowania rodków finansowych pochodzcych z budetu pastwa na zadania własne biece i inwestycyjne, c) wykorzystanie przyznanych rodków finansowych zgodnie z przeznaczeniem, d) ustalenie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowoci oraz osób za nie odpowiedzialnych. Gwałtowne opady deszczu, które w lipcu 1999 roku i w lipcu 2001 roku wystpiły na terenie Gminy Spytkowice dokonały znacznych zniszcze w infrastrukturze komunalnej Gminy. Uszkodzeniu uległy nawierzchnie i korpusy dróg, mosty oraz przepusty w cigach tych dróg. Powołane Zarzdzeniami Wojewody Małopolskiego Nr 195/99 z dnia 4 sierpnia 1999 r. oraz Nr 225/01 z dnia 10 sierpnia 2001 r. Wojewódzkie Komisje do spraw Weryfikacji Szkód Popowodziowych stwierdziły, e w wyniku intensywnych opadów deszczu w 1999 i 2001 roku wystpiły na terenie Gminy Spytkowice zniszczenia powodziowe na kwot odpowiednio: ,00 zł i ,00 zł. Komisje potwierdziły wystpienie szkód powodziowych na drogach gminnych objtych dofinansowaniem z dotacji celowej budetu pastwa w 2003 roku, tj. na drodze do Macha i drodze do Jaromina w Spytkowicach. Gmina Spytkowice została ujta w Rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 4 wrzenia 2001 r. w sprawie wykazu miejscowoci dotknitych powodzi oraz miejscowoci, na których obszarze wystpiły osuwiska lub huragany (Dz. U. Nr 95, poz z pón. zm.). W 2003 r. Wójt Gminy Spytkowice otrzymał z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów promes, BSP.340-4(83)/2003 informujc, e w ramach podziału rodków na usuwanie skutków klsk ywiołowych przewiduje si w 2003 r. dofinansowanie w wysokoci 80% wartoci po przetargu zadania pn. Odbudowa dróg gminnych wraz z modernizacj i e warto dotacji wynosi bdzie nie wicej ni ,00 zł. Po przeprowadzeniu procedury przetargowej i złoeniu wniosku, przyznanie dotacji zostało potwierdzone umow Nr Mał/324/KPRM/2003 zawart midzy Gmin Spytkowice reprezentowan przez p. Ryszarda Papanka Wójta Gminy a Kancelari Prezesa Rady Ministrów reprezentowan przez p. Jana Wintera Dyrektora Biura ds. Usuwania Skutków Powodzi. W ww. umowie ustalono, e wysoko dotacji celowej budetu pastwa wyniesie ,00 zł, tj. 72,74 % wartoci kosztów zadania, pozostała kwota w wysokoci ,38 zł, tj.27,26 % kosztów zadania zostanie pokryta ze rodków własnych Gminy. 14

15 Gmina Spytkowice na podstawie Zarzdzenia Nr 352/03 Wojewody Małopolskiego z dnia 21 padziernika 2003 r. otrzymała z rezerwy celowej budetu pastwa dotacj celow na rok 2003 w kwocie ,00 zł w dziale 600-Transport i Łczno, rozdz (pismo Wydziału Finansowego i Budetu Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie znak: FB.II.3054/10-13/03 z dnia 24 padziernika 2003 r.). Dotacja celowa została przyznana na realizacj zada inwestycyjnych samorzdu zwizanych z usuwaniem skutków klsk ywiołowych. Ww. rodki finansowe zostały wprowadzone do budetu Gminy Uchwał Nr XIV/124/2003 Rady Gminy Spytkowice z dnia 29 wrzenia 2003 r. w sprawie zmian w budecie Gminy na 2003 r. zwikszajc dochody i wydatki budetu Gminy o kwot ,00 zł z zastosowaniem prawidłowej klasyfikacji budetowej. Rozliczenie otrzymanych rodków: Dotacj w wysokoci ,00 zł w dziale 600 Transport i Łczno przeznaczono na: Remont wraz z modernizacj dróg gminnych w Spytkowicach: odcinek do Macha, do Jaromina całkowita warto zadania ,38 zł, w tym: - warto dotacji celowej ,00 zł, - rodki własne Gminy ,38 zł. Postpowanie o udzielenie zamówienia publicznego, na zasadach okrelonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, przeprowadziła komisja przetargowa powołana Zarzdzeniem Nr 9/2002 Wójta Gminy Spytkowice z dnia 28 sierpnia 2002 r. Szacunkow warto zamówienia na odbudow wraz z modernizacj odcinków dróg gminnych w Spytkowicach: do Macha, do Jaromina, na Ogród ustalono na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartoci szacunkowej powyej ECU zostało wywieszone na tablicy ogłosze w Urzdzie Gminy Spytkowice w dniach: od 10 kwietnia 2003 r. do 20 maja 2003 r. Ponadto ogłoszenie o przetargu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówie Publicznych Nr 46, poz.18802, z dnia 10 kwietnia 2003 r. W wyniku przeprowadzonego przetargu (sporód 2 wanych ofert) wybrano ofert Podhalaskiego Przedsibiorstwa Drogowo-Mostowego S.A. z siedzib w Nowym Targu, ul. Szaflarska 102. Warto wybranej, najkorzystniejszej oferty wyniosła ,45 zł. Umowa Nr IK 3420/2/03 o wykonanie odbudowy wraz z modernizacj dróg gminnych w Spytkowicach: do Macha, do Jaromina, na Ogród, pomidzy Wojtem Gminy Spytkowice a Wykonawc, została zawarta w dniu 28 maja 2003 r. Warto przedmiotu zamówienia zgodnie z wybran ofert wyniosła ,45 zł. Termin rozpoczcia robót ustalono na dzie 1 lipca 2003 r. a termin ich zakoczenia na dzie 15 wrzenia 2003 r. Do zawartej umowy (Nr IK 3420/2/03 z dnia 28 maja 2003 r.) sporzdzono Aneks Nr 1 z dnia 28 maja 2003 r., którym zmniejsza si zakres inwestycji okrelonej w ww. umowie do wykonania dróg gminnych do Macha i do Jaromina w Spytkowicach / 1umowy/. Po zmniejszeniu ww. Aneksem Nr 1 zakresu inwestycji objtej umow, warto robót uległa zmniejszeniu do ,38 zł / 3 pkt. 1 umowy/. W dniu 15 wrzenia 2003 r. kierownik budowy zgłosił zakoczenie robót na drogach objtych umow IK/3420/2/03. Odbioru wykonanych robót dokonano odrbnymi, dwoma protokołami odbioru robót z dnia 26 wrzenia 2003 r. (notatka słubowa z dnia 15 wrzenia 2003 r. spisana na t okoliczno przez p. Bernadet Gwiazdo podinspektora w Urzdzie Gminy Spytkowice). Warto wykonanych robót: - do Macha wyniosła ,16 zł brutto - do Jaromina wyniosła ,22 zł brutto Za wykonane roboty Wykonawca wystawił faktury VAT: - Nr 81/M/2003 z dnia r. na kwot ,22 zł - Nr 80/M/2003 z dnia r. na kwot ,16 zł 15