Protokół z kontroli wieloproblemowej w Urzdzie Gminy Wieprz siedziba: Wieprz 217 przeprowadzonej w dniach od 15 do 30 czerwca 2009 roku.

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI w Krakowie Biuro Organizacji i Kontroli OK.V Protokół z kontroli wieloproblemowej w Urzdzie Gminy Wieprz siedziba: Wieprz 217 przeprowadzonej w dniach od 15 do 30 czerwca 2009 roku. Kontrol przeprowadził Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, w skład którego weszli przedstawiciele nastpujcych komórek organizacyjnych: 1. Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców MUW 2. Wydziału rodowiska i Rolnictwa MUW 3. Wydziału Bezpieczestwa i Zarzdzania Kryzysowego MUW Kontrol objto prawidłowo wykonywania przez Gmin Wieprz zada z zakresu administracji rzdowej, realizowanych na podstawie ustaw lub porozumie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 roku. Wójtem Gminy Wieprz jest Pani Małgorzata Chrapek, która sprawowała t funkcj równie w okresie objtym kontrol. USTALENIA KONTROLI: REJESTRACJA STANU CYWILNEGO ORAZ ZMIANA IMION I NAZWISK Kontrol w zakresie rejestracji stanu cywilnego w Urzdzie Stanu Cywilnego w Wieprzu przeprowadziły: Pani Elbieta Obtułowicz, Kierownik Oddziału (upowanienie nr 47/09 z dnia 10 czerwca 2009 r.) oraz Pani Joanna Komider inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (upowanienie nr 48/09 z dnia 10 czerwca 2009 r.). Przedmiotem kontroli była prawidłowo rejestracji stanu cywilnego w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 roku, sprawdzenie pomieszcze Urzdu Stanu Cywilnego w zakresie zabezpieczenia archiwalnych i biecych ksig stanu cywilnego oraz prawidłowo prowadzenia spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk. W ramach kontroli dokonano take weryfikacji informacji o iloci spraw prowadzonych przez kontrolowan jednostk w roku 2008 w ramach realizacji zada zleconych z zakresu administracji rzdowej (zadania spraw obywatelskich). Poprzednia kontrola została przeprowadzona 18 wrzenia 2001 roku. Zalecenia Wojewody Małopolskiego zostały sformułowane w pimie z 13 listopada 2001 roku Nr ON.II /01. Wykonanie zalece zostało zweryfikowane w wyniku kontroli sprawdzajcej przeprowadzonej 26 maja 2003 r. Stwierdzono wówczas wykonanie zalece pokontrolnych. W okresie objtym kontrol funkcj Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Wieprzu, na mocy art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z po n. zm.), sprawowała Pani Małgorzata Chrapek - Wójt Gminy Wieprz. Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Wieprzu była Pani Zofia Joczy (akta kontroli str. 1).

2 W trakcie kontroli wyjanie udzielała Pani Jolanta Rusinek, pracownik Urzdu Gminy. Na mocy upowanienia udzielonego dnia 3 listopada 2008 r. przez Wójta Gminy Wieprz zgodnie z art. 268a kodeksu postpowania administracyjnego (jedn. tekst Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz z pó n. zm.), Pani Jolanta Rusinek została upowaniona do sporzdzania i podpisywania w imieniu Wójta Gminy Wieprz odpisów aktów stanu cywilnego, wypełniania i podpisywania kart zgonu zgodnie z właciwymi przepisami oraz odbioru korespondencji USC. Pełnomocnictwo zostało udzielone od dnia 3 listopada 2008 r. na czas nieobecnoci w pracy Pani Zofii Joczy, Zastpcy Kierownika USC (akta kontroli str. 3). Wymienione powyej pełnomocnictwo zostało udzielone prawidłowo, natomiast wtpliwoci budzi zakres obowizków Pani Jolanty Rusinek (poprzednie nazwisko: urek). W aneksie do zakresu czynnoci, obok czynnoci materialno-technicznych, ujto take obowizki nalece do wyłcznej kompetencji kierownika lub zastpcy kierownika urzdu stanu cywilnego. Pracownik urzdu stanu cywilnego nie moe posiada uprawnie do czynnoci, które na mocy ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z po n. zm.), mog by wykonywane tylko przez kierownika urzdu stanu cywilnego. Pracownik, oprócz czynnoci materialno-technicznych oraz przygotowywania projektów rozstrzygni w prowadzonych sprawach, moe zosta upowaniony do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego (akta kontroli str. 5-14). W Urzdzie Stanu Cywilnego w Wieprzu w 2008 roku sporzdzono ogółem: - 3 akty urodzenia, - 69 aktów małestwa, - 57 aktów zgonu. Akty sporzdzone zostały w ksigach stanu cywilnego pismem rcznym, starannie i czytelnie. Stwierdzono prawidłow numeracj aktów stanu cywilnego. Stosowana była właciwa pisownia nazwisk, dat, zgodnie z zapisem zawartym w 14 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 pa dziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pó n. zm.), zwanego w dalszej czci protokołu rozporzdzeniem MSWiA. W prawidłowy sposób nanoszone były wzmianki po sporzdzeniu aktu stanu cywilnego oraz przypiski do sporzdzonych aktów stanu cywilnego. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były prawidłowo, to jest odrbnie dla kadego roku kalendarzowego. Akty małestwa nr 13, 14, 15, 45, 52, 53, 57, 65 do 69 zostały sporzdzone przez Wójta Gminy Wieprz Pani Małgorzat Chrapek i opiecztowane pieczci Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego. Taki sposób postpowania był nieprawidłowy, gdy zgodnie z treci 6 ust. 4 rozporzdzenia MSWiA, jeeli akt stanu cywilnego sporzdza wójt, burmistrz (prezydent) albo zastpca kierownika urzdu stanu cywilnego, pod podpisem odciska piecztk z imieniem, nazwiskiem oraz pełnion funkcj. W nieprawidłowy sposób zostały równie opiecztowane akty urodze nr 1 i 3 oraz akty zgonu nr 46, 47 do 57. Wszystkie akty urodzenia sporzdzone zostały na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi urodze, zgodnie z treci przepisu art. 73 ustawy 2

3 z dnia 29 wrzenia 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z po n. zm.), zwanej dalej p.a.s.c.. W akcie nr 1 stwierdzono nieprawidłowy zapis dotyczcy miejsca urodzenia. Zamiast oryginalnej nazwy miejsca urodzenia wpisano jej polskie brzmienie (akta kontroli str ). Ponadto w trakcie badania dokumentacji niezbdnej do wpisu aktu, stwierdzono, i odpis aktu wydany był na Formularzu A z Konwencji Nr 16 dotyczcej wydawania wielojzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporzdzonej w Wiedniu, dnia 8 wrzenia 1976 roku (Dz. U. z 2004 roku Nr 166 poz. 1735). Wraz z dokumentem przyjto tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysigłego. Wyjani zatem naley, i dokument ten posiada polski odpowiednik i w zwizku z tym nie wymaga tłumaczenia. W aktach zbiorowych aktu urodzenia nr 2 stwierdzono, i do wpisania zagranicznego aktu przyjto tłumaczenie aktu wietnamskiego sporzdzone w sposób nieprawidłowy, tj. przez konsula wietnamskiego w Warszawie. Tłumaczenie nie zawierało oryginalnego podpisu konsula. Na postawie dokładnej analizy dokumentu mona było stwierdzi, i przedstawione tłumaczenie jest kserokopi, a nie oryginalnym dokumentem. Zgodnie z treci 9 rozporzdzenia MSWiA akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w jzyku obcym, składane kierownikowi urzdu stanu cywilnego w zwizku z dokonywaniem czynnoci z zakresu rejestracji stanu cywilnego, powinny by składane wraz z ich urzdowym tłumaczeniem na jzyk polski, dokonanym przez tłumacza przysigłego lub polskiego konsula (akta kontroli str ). W zakresie rejestracji małestw skontrolowano wszystkie akty małestwa, w tym wszystkie akty sporzdzone na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi małestw na podstawie art. 73 p.a.s.c. Stwierdzono zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Na zawiadczeniach odnotowywano dat ich wpływu do Urzdu. Zawiadczenia przekazywane przez duchownych wypełnione były prawidłowo, w kadym przypadku zaopatrzone zostały w piecz parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Stwierdzono równie zachowanie terminu wanoci zawiadczenia oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. W przypadku małestw zawieranych w formie okrelonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z pó n. zm.) zwanej w dalszej czci protokołu k.r.o., właciwie odtwarzane były podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. Po sprawdzeniu akt zbiorowych stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnie o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. Zawiadczenia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa wydawane były, zgodnie z treci przepisu art. 4 1 k.r.o. Rejestr składanych w Urzdzie Stanu Cywilnego w Wieprzu zapewnie oraz rejestr wydanych na ich podstawie zawiadcze o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa równie prowadzony był prawidłowo. W zakresie rejestracji zgonów skontrolowano wszystkie akty zgonu. Stwierdzono, e zgłoszenia zgonów dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione, zgodnie z treci art. 65 p.a.s.c. Terminy sporzdzania aktów zgonu były zachowane. Akta zbiorowe do poszczególnych aktów zgonu kompletowane były prawidłowo. 3

4 Kadorazowo znajdowała si w nich jedynie karta zgonu, a w niektórych przypadkach, take wydane przez właciwego prokuratora zezwolenie na pochowanie zwłok. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. Postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pó n. zm.) zwanej dalej k.p.a., a w zakresie dotyczcym zmiany imion i nazwisk take zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pó n. zm.). W niektórych sprawach dotyczcych sprostowania oczywistych błdów pisarskich w aktach stanu cywilnego lub uzupełnienia treci aktów stanu cywilnego, mimo i osoby zainteresowane wystpiły z wnioskiem o sprostowanie lub uzupełnienie treci aktów stanu cywilnego, wydano decyzje zawierajce sformułowanie sugerujce, e postpowanie wszczto z urzdu. Nieprawidłowoci stwierdzono w skontrolowanych sprawach, m.in. nr: 5135/5/2008, 5135/4/2008, 5135/1/2008. Art k.p.a stanowi, e postpowanie administracyjne wszczyna si na danie strony lub z urzdu. Zgodnie z art k.p.a. dat wszczcia postpowania na danie strony jest dzie dorczenia dania organowi administracji publicznej. Zgromadzone w trakcie postpowania dokumenty dowodz, e postpowanie zostało przeprowadzone na wniosek, co stoi w sprzecznoci z treci decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Wieprzu (akta kontroli str ). W 2008 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Wieprzu zarejestrowano 3 sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk. Przedmiotowe wnioski przyjte zostały z zachowaniem właciwoci miejscowej. Dokumenty niezbdne do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego skompletowane były prawidłowo. Decyzje wydane zostały przez Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Wieprzu, posiadajcego w tym przedmiocie stosowne upowanienie. Zgodnie z treci art. 11 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pó n. zm.), w prawidłowy sposób o zmianie imion i nazwisk zawiadomiono właciwe urzdy skarbowe, Policj, Wojskow Komend Uzupełnie, właciwy organ ewidencji ludnoci oraz Krajowy Rejestr Karny. Decyzje zostały take przesłane do właciwych urzdów stanu cywilnego, celem naniesienia stosownych wzmianek w aktach stanu cywilnego. W decyzjach nr USC 5138/2, 3/2008 odrcznie dokonano poprawy daty na wydanych decyzjach. Postpowanie takie było nieprawidłowe, gdy zgodnie z treci art k.p.a. organ administracji publicznej moe z urzdu lub na danie strony prostowa w drodze postanowienia błdy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach (akta kontroli str ). W okresie objtym kontrol sprawy prowadzone były w nastpujcych teczkach aktowych: podania, zawiadomienia i przypiskach do akt, akta zbiorowe urodze, postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów, 4

5 akta zbiorowe zgonów, zawiadczenia o zdolnoci prawnej do zawarcia małestwa za granic, wnioski w sprawie uniewanienia aktów stanu cywilnego dotyczcych tego samego zdarzenia, postpowanie w sprawie wyniesienia ksig, odwołania w sprawach zmian imion i nazwisk, orzekania o dostosowaniu imion i nazwisk dla zasad polskiej pisowni, ustalenie brzmienia i pisowni imion nazwisk, zawiadczenia o wpisach w ksigach s.c. lub ich braku, wnioski w sprawie o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego, sprawy przekazywane do rozstrzygnicia sdom opiekuczym, wpisywanie treci zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksig stanu cywilnego, odtwarzanie treci aktów stanu cywilnego w razie zaginicia lub zniszczenia ksig, odtwarzanie treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granicach, statystyka urodze małestw i zgonów, odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, skrócone odpisy aktów stanu cywilnego przychodzce, skrócone odpisy aktów stanu cywilnego wychodzce, pisma wzywajce o innych urzdów, nadzór nad działalnoci urzdu stanu cywilnego, korespondencja z urzdami stanu cywilnego Stwierdzono, e tytuły niektórych sporód wyej wymienionych teczek nie odpowiadały symbolom i hasłom klasyfikacyjnym, okrelonym w obowizujcym jednolitym rzeczowym wykazie akt stanowicym załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pó n. zm.), zwanej w dalszej czci protokołu instrukcj kancelaryjn. Stwierdzono take, i dwie teczki aktowe 5141 posiadały taki sam symbol klasyfikacyjny. Prowadzenie dwóch teczek posiadajcych identyczne oznaczenie stanowi naruszenie przepisów instrukcji kancelaryjnej. Jednolity rzeczowy wykaz akt szczegółowo okrela symbole i hasła klasyfikacyjne dla okrelonych kategorii spraw i wskazuje jakie dokumenty mog by przechowywane w teczce oznaczonej danym numerem. Zgodnie z 16 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej, dla kadej kocowej w podziale klasyfikacji pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada si spis spraw oraz odpowiadajc temu spisowi teczk aktow do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Zmiana symbolu klasyfikacyjnego oraz tytułu (hasła) teczki okrelonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt jest naruszeniem wyej wymienionego przepisu. W aktach zgonu z 2008 roku nr 27 i stwierdzono wykrelenie rubryki godzina zgonu, w aktach nr 25, 26, rubryk pozostawiono niewypełnion, podczas gdy prawidłowo - zgodnie z treci art. 67 ust. 2 p.a.s.c. - w przypadku braku danych powinno si wpisa w rubryce aktu zgonu stosown adnotacj. Jednoczenie stwierdzono w aktach zgonu nr 1-24, i wpisano informacj o godzinie zgonu, podczas gdy nie było takiej informacji w karcie zgonu. 5

6 Urzd Stanu Cywilnego w Wieprzu mieci si na I pitrze budynku Urzdu Gminy Wieprz. Składa si z pokoju biurowego, w którym oprócz spraw z zakresu działania Urzdu Stanu Cywilnego, załatwiane s take sprawy dotyczce dowodów osobistych, w tym pomieszczeniu równie przechowywane s ksigi stanu cywilnego wraz z pieczciami. Ksigi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczcie s przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. EWIDENCJA LUDNOCI I DOWODY OSOBISTE Kontrola z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przeprowadzona została w dniu 15 czerwca 2009 r. w Urzdzie Gminy Wieprz przez Pana Dariusza Okoskiego - starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (upowanienie nr 49/09 z dnia 10 czerwca 2009 r.). Kontrol objto okres od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy Wieprz, zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, w okresie od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pó n. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były przez Urzd jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci prowadzone były przez Pani Jolant Rusinekpodinspektora, natomiast sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez Pani Izabell Słomk-podinspektora. Osoby te zastpowały si wzajemnie. Wyjanie kontrolujcemu udzielała Pani Jolanta Rusinek zarówno w zakresie ewidencji ludnoci jaki w zakresie dowodów osobistych. Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie informatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako: - zbioru danych stałych mieszkaców, - zbioru danych byłych mieszkaców, - zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, - zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. 6

7 Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były: - karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu; karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej; karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic; karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy do 3 miesicy prowadzony był w formie ksiki zameldowa, czyli zgodnie z przepisem 29 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z pó n. zm.). W okresie objtym kontrol zgłoszenia pobytu czasowego do 3 miesicy dokonała 1 osoba (cudzoziemiec). Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt. Na tej podstawie uznano, i prowadzona przez Urzd ewidencja ludnoci w systemie kartotecznym odpowiadała wymogom okrelonym w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z pó n. zm.). W systemie informatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy PTH Technika z siedzib w Gliwicach. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pó n. zm.). W dniu 31 grudnia 2008 r. w Gminie zameldowanych było stałych mieszkaców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowanych było 128 osób, a na pobyt czasowy do 3 miesicy w okresie objtym kontrol zameldowana była 1 osoba. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 188 zgłosze pobytu stałego, 72 zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 128 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice (w tym 3 zgłoszenia od cudzoziemców) oraz 7 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesice. Czasowy pobyt za granic zgłosiło 13 mieszkaców Gminy. W okresie od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. z urzdów stanu cywilnego wpłynło: 156 odpisów skróconych aktów urodzenia, 120 odpisów skróconych aktów małestwa, 86 odpisów skróconych aktów zgonu. W 163 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL, a w 3 przypadkach o zmian tego numeru. Zarówno nadanie jak i zmiana numeru ewidencyjnego nastpiła. 7

8 W kontrolowanym okresie do Urzdu wpłynły 2 zawiadomienia o zmianie nazwiska. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo 30 zgłosze meldunkowych pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia, stwierdzono, e zgłoszenia te w wikszoci zawierały wymagane wpisy powodujce aktualizacj gminnego zbioru meldunkowego. Sporadycznie brak było wpisu dotyczcego nazwiska rodowego jednego z rodziców czy te daty wanoci dokumentu stwierdzajcego tosamo. W trakcie kontroli udzielono instruktau w tym zakresie. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Wadowicach wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: SO-EW.5112 i hale: Wykazy osób zmarłych dla urzdu skarbowego. Kontrola wykazała, e w nielicznych przypadkach wykazy te przekazywane były z naruszeniem przepisów wynikajcych z ustawy z dnia 13 pa dziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pó n. zm.), czyli nie był przestrzegany 14 dniowy termin przekazywania tych dokumentów. Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych obowizkowi meldunkowemu. Okazane do kontroli dokumenty zostały sprawdzone pod wzgldem terminowoci wysyłania zawiadomie. Kontrola wykazała, e zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany nie zawsze były wysyłane do wojskowego komendanta uzupełnie zgodnie z 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz z pó n. zm.), tj. w cigu 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Współpraca kontrolowanego Urzdu z Zakładem Obsługi Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie (obecnie Oddziałem Informatyki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie) w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaniania rozbienoci oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym w Urzdzie prowadzona była zgodnie z przepisem 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 8

9 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), bowiem był zachowany 5-dniowy termin przekazywania tych danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowo przepływu danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, e wytypowane do kontroli odpisy skrócone aktu zgonu (10 szt.), zgłoszenia pobytu stałego (10 szt.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (10 szt.) oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice (10 szt.) zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu SO- EW i hale Udostpnianie danych osobowych. W spisie spraw prowadzonym dla tej teczki zarejestrowanych były 164 wnioski o udostpnienie danych. W teczce tej znajdowały si wnioski o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego lub kopie udzielonych odpowiedzi. Najczciej o udostpnienie danych wystpowali: komornicy, policja, sdy, wojskowi komendanci uzupełnie, urzdy skarbowe, KRUS oraz ZUS. Wszystkie powysze sprawy załatwiono ostatecznie i bez zbdnej zwłoki. W teczce tej rejestrowane były równie podania o wydanie powiadczenia zameldowania. W spisie spraw zarejestrowano takich 177 poda. Powiadczenia o zameldowaniu wydawane były mieszkacom kontrolowanej Gminy w dniu złoenia podania. W wielu przypadkach z wnioskiem o wydanie powiadczenia zameldowania wystpiła osoba trzecia i takie powiadczenie zostało wydane, bez dania pełnomocnictwa osoby, której powiadczenie faktycznie dotyczyło. Za powstałe nieprawidłowoci w zakresie ewidencji ludnoci odpowiedzialny jest pracownik bezporednio prowadzcy te zagadnienia. Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów k.p.a., ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pó n. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci została w Urzdzie załoona teczka aktowa o symbolu: SO-EW 5115 i hale Decyzje w sprawach ewidencji ludnoci. W spisie spraw zostały zarejestrowane 4 postpowania administracyjne. Za wyjtkiem jednej sprawy, która w dniu kontroli nadal pozostawała w toku załatwienia, pozostałe sprawy zostały zakoczone decyzj administracj wydan przez Wójta Gminy Wieprz. Kontrola wykazała, i wydane zostały 2 decyzje o wymeldowaniu i jedna decyzja o odmowie wymeldowania. Od decyzji tych odwoła nie wniesiono. Kontroli poddano wybrane postpowania administracyjne. Badajc powysze akta stwierdzono, e strony zostały prawidłowo zawiadomione o wszczciu postpowania. W postpowaniu SO-EW.5115/1/2008 słusznie wystpiono do sdu o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej (na podst. art. 34 k.p.a.). Jeeli postpowanie administracyjne nie zostało zakoczone w cigu dwóch miesicy to zgodnie z art. 36 k.p.a. przedłuano termin załatwienia sprawy. W sentencji decyzji zawarta była prawidłowa podstawa prawna rozstrzygnicia. Decyzje zawierały pouczenie o rodku zaskarenia. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób 9

10 wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Urzd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 3 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1197 dowodów osobistych. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłow obsług mieszkaców Gminy, którzy ubiegali si o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: D , D , D , D , D Stwierdzono, e wszystkie sprawdzane wnioski zostały przyjte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego uniewanieniu w sposób okrelony w 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z pó n. zm.), zwracany był wnioskodawcy. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Wadowicach. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym na podstawie 6 nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzajc, i wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 5 kopert dowodowych o numerach formularzy: D , D , D , D , D pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a koperty dowodowe ułoone były według numeru formularza. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z pó n. zm.) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. 10

11 W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 151 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 92 koperty dowodowe. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej (w zwizku z utrat dowodu osobistego lub jego wymian), wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Kontrolujcy zwrócił jednak uwag, i koperty dowodowe przechowywane były w odrbnym pomieszczeniu w pokoju socjalnym, usytuowanym na II pitrze budynku. Pomieszczenie, w którym jest przechowywana ta dokumentacja, zarówno ma charakter ogólnodostpny jak równie nie jest chronione jakimkolwiek systemem zabezpieczajcym poza godzinami pracy Urzdu. Za taki stan rzeczy bezporedni odpowiedzialno ponosi Wójt Wieprza. Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie informatycznym jak i w systemie kartotecznym. W kontrolowanym okresie Urzd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzdu skarbowego właciwego dla podatnika w obowizujcych terminach, zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 pa dziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pó n. zm.), czyli w terminie 7 dni od dnia złoenia przez podatnika tego zgłoszenia. W okresie objtym kontrol zostało zgłoszonych w Urzdzie 12 utrat dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. Urzd prawidłowo aktualizował dokumentacj dowodow w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktów zgonu były uniewaniane w SOO (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (w przypadku ksieczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty nowego wzoru wraz z odpisem skróconym aktu zgonu włczany był do koperty dowodowej. Na podstawie odpisów skróconych aktów zgonu o numerach: 620/2008 wydany przez USC w Tychach, 63/2008 wydany przez USC w Chrzanowie oraz 72/2008, 80/2008 wydane przez USC w Wadowicach stwierdzono, e wszystkie czynnoci dotyczce uniewanienia dowodu osobistego osoby zmarłej zostały wykonane zarówno w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, jak i gminnym zbiorze meldunkowym informatycznym i kartotecznym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki cisłego zarachowania oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. 11

12 W trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2001 r. zalece pokontrolnych nie wydano. USUWANIE SKUTKÓW KLSK YWIOŁOWYCH Kontrol w zakresie prawidłowoci wykorzystania kwoty dotacji celowej na zadania zwizane z likwidacj skutków klsk ywiołowych przeprowadzili: - Pani Edyta Tomczyk inspektor (upowanienie do kontroli nr 55/09 z dnia 16 czerwca 2009 r.); - Pan Jan Wałga starszy inspektor wojewódzki (upowanienie do kontroli nr 54/09 z dnia 16 czerwca 2009 r.); pracownicy Wydziału rodowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy w Tarnowie. Kontrola przeprowadzona została w dniu 25 czerwca 2009 r., a objto ni okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. W trakcie kontroli dokonano weryfikacji przekazanej przez Urzd Gminy Wieprz informacji o iloci prowadzonych w 2008 r. spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu rodowiska i rolnictwa. Podstawa prawna: 1) Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z pó n. zm.); 2) Ustawa z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych rozwizaniach prawnych zwizanych z usuwaniem skutków powodzi z lipca i sierpnia 2001 r. oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 907 z pó n. zm.) Informacji udzielał: Pan Michał Adamik inspektor ds. dróg Tematyka kontroli Kontrola prawidłowoci wykorzystania kwoty dotacji na zadania zwizane z usuwaniem skutków klsk ywiołowych: 1) Identyfikacja zweryfikowanych przez Komisj Wojewódzk strat w infrastrukturze Gminy. 2) Prawidłowo wykorzystania udzielonej dotacji pod wzgldem jej zgodnoci z celowym przeznaczeniem a stopniem realizacji zada przewidzianych do sfinansowania. 3) Weryfikacja działa realizowanych przez Gmin. Ustalenia kontroli Kontrol objto przygotowanie i realizacj zada dotyczcych zasadnoci wydatkowania otrzymanych w 2008 roku rodków finansowych które gmina przeznaczyła na nastpujce inwestycje: 1) Remont drogi Komenderówka w Wieprzu w km i remont drogi Koziniec w Przybradzu w km ; 2) Remont drogi k/kierpca i k/mizery; 3) Remont mostu w cigu drogi gminnej nr G Gierałtowice- Gierałtowiczki w km powód

13 I. Identyfikacja zweryfikowanych przez Komisj Wojewódzk strat w infrastrukturze Gminy Powód 2005 r. W 2005 roku na terenie Gminy Wieprz wystpiły intensywne opady atmosferyczne w dniach sierpnia. W wyniku tego Gmina poniosła straty w infrastrukturze komunalnej, które zweryfikowała Komisja Wojewody Małopolskiego dnia 6 wrzenia 2005 r. protokołem weryfikacyjnym Nr SR.IX na kwot zł w tym: - drogi gminne 10,700 km zł - mosty 3 szt zł - przepusty 1 szt zł - sie wodocigowa 0,05 km zł - kładki 3 szt zł - inne obiekty komunalne zł Droga objta przedmiotow dotacj ujta jest w protokole Komisji Wojewódzkiej w załczniku do ww. protokołu Komisji Wojewódzkiej Nr 1 pn. DROGI w zakresie: - droga Koziniec - zniszczona na odc. 500 mb, uszkodzeniu uległa nawierzchnia wirowa (brak kilometrau), - droga k/mizery w m. Wieprz zniszczona na odcinku 500 mb (brak kilometrau) zniszczona nawierzchnia ulowa, - droga gminna k/kierpca w m. Wieprz na odc. 500 mb (brak kilometrau) zniszczona nawierzchnia ulowa. Powód 2007 r. W 2007 roku na terenie Gminy Wieprz wystpiła powód w dniach 7-8 wrzenia. W wyniku tego Gmina poniosła straty w infrastrukturze komunalnej, które zweryfikowała Komisja Wojewody Małopolskiego dnia 26 wrzenia 2007 r. protokołem weryfikacyjnym Nr SR.VII na kwot zł. Suma ta nie odpowiada poszczególnym kwotom strat wyszczególnionych w protokole: - drogi gminne 1,520 km zł - mosty 5 szt zł - przepusty 3 szt zł - sie wodocigowa 0,070 km zł Droga objta przedmiotow dotacj ujta jest w protokole Komisji Wojewódzkiej w załczniku do ww. protokołu Komisji Wojewódzkiej Nr 1 pn. DROGI w zakresie: - droga Komenderówka - zniszczona na odc. 350 mb, w km , uszkodzeniu uległa nawierzchnia tłuczniowa, zamulone rowy. Załcznik Mosty, poz.5 most Gierałtowice Gierałtowiczki w km 1+662, droga Nr G w m. Gierałtowicach, uszkodzone obustronnie brzegów na potoku, 20 mb na wylocie i wlocie, podmyte umocnienia filarów, podmycie fundamentów, uszkodzona konstrukcja skrzydełek. 13

14 II. Prawidłowo wykorzystania udzielonej dotacji pod wzgldem jej zgodnoci z celowym przeznaczeniem a stopniem realizacji zada przewidzianych do sfinansowania Zadanie 1. Remont drogi Komenderówka w Wieprzu w km i remont drogi Koziniec w Przybradzu w km W 2008 roku Gminie Wieprz przyznano rodki finansowe z rezerwy celowej budetu pastwa na usuwanie skutków powodzi promes Nr BUSK /08 z dnia 5 lutego 2008 r. poinformowano Gmin o przewidywanych rodkach na Odbudow infrastruktury drogowo mostowej w wysokoci nie wicej ni zł. Kontrol objto postpowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy celem wykonania Remontu dróg uszkodzonych w wyniku powodzi Koziniec w m. Przybradz i Komenderówka w m. Wieprz (dotyczca postpowania lista sprawdzajca stanowi załcznik Nr 1 do protokołu). Przed przystpieniem do przetargu pracownik Wydziału rodowiska i Rolnictwa MUW w Krakowie przeprowadził wizytacj terenow drogi zgłoszonej do odbudowy. Nr raportu z wizytacji SR.VII.MaB Podczas wizytacji stwierdzono i zaistniała rozbieno midzy kilometraem planowanego do remontu odcinka we wniosku i dokumentacji, a kilometraem ujtym w protokole Komisji Wojewódzkiej. W zwizku z powyszym poproszono Wójta Gminy Wieprz o wyjanienie. Z przedstawionego wyjanienia z dnia 28 maja 2009 r. (akta kontroli str. 49) wynika i rozbieno w kilometrau planowanego do remontu odcinka drogi Komenderówka w Wieprzu ujtym we wniosku, tj. km , a kilometraem wynikajcym z protokołu szkód powodziowych z dnia 26 czerwca 2007 r., tj. km do 0+500, wynika z faktu, i projektant przyjł w projekcie pocztek kilometrau remontowanego odcinka od skrzyowania z drog gminn Wieprz Kuwik - Szewska, natomiast Komisja weryfikacyjna przyjła pocztek kilometrau od skrzyowania z drog Wieprz Górka - Andrychów. Gmina Wieprz złoyła wniosek z dnia 28 maja 2008 r. do Biura Usuwania Skutków Klsk ywiołowych, o dofinansowanie Remontu drogi Komenderówka w Wieprzu w km zniszczonej podczas powodzi z 2007 r. Warto robót z wykonawc - Warto robót przedstawionych do dofinansowania - Udział własny - Dotacja budetowa ,78 zł ,78 zł 8.671,78 zł ,00 zł Opis prac: wykonanie robót ziemnych polegajcych na profilowaniu istniejcej podbudowy tłuczniowej klicem na całej szerokoci jezdni, wykonanie nawierzchni mineralno-asfaltowej o gruboci 5 cm. Utwardzone zostan równie pobocza materiałem kamiennym klicem obustronnie, szer. poboczy 0,25 m, grubo warstwy 5 cm. Do wniosku załczono zestawienie rzeczowo-finansowe robót z którego wynika e droga bdzie remontowana na odc (350 mb). Wniosek został zaopiniowany pozytywnie dnia 30 maja 2008 r. przez Wydział rodowiska i Rolnictwa MUW w Krakowie, Nr SR.VII.MaB

15 Kolejny wniosek Gmina Wieprz złoyła na dofinansowanie remontu drogi Koziniec w Przybradzu w km , zniszczonej podczas powodzi w 2005 r. (wniosek z dnia 28 maja 2008 r.) Warto robót z wykonawc - Warto robót przedstawionych do dofinansowania - Udział własny - Dotacja budetowa ,71 zł ,71 zł ,71 zł ,00 zł Opis prac: wykonanie robót ziemnych polegajcych na profilowaniu istniejcej podbudowy tłuczniowej klicem na całej szerokoci jezdni, na dł. 500 mb, szer. 2,5 m o gruboci 3 cm. Wykonanie nawierzchni mineralno-asfaltowej o gruboci 5 cm. Utwardzone zostan równie pobocza materiałem kamiennym klicem obustronnie, szer. poboczy 0,25 m grubo warstwy 5 cm. Dodatkowo czyszczenie rowów z namułu z wyprofilowaniem skarp (gr. namułu 10 cm). Do wniosku załczono zestawienie rzeczowo-finansowe robót z którego wynika e droga bdzie remontowana na odc (500 mb). Wniosek został zaopiniowany pozytywnie dnia 30 maja 2008 r. przez Wydział rodowiska i Rolnictwa MUW w Krakowie, Nr SR.VII.MaB Przetarg wygrała firma Przedsibiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Wadowice ul. Kochanowskiego 1 na kwot ogółem ,49 zł brutto. Spełnione były wymagane warunki udziału w postpowaniu. Dnia 17 czerwca 2008 r. podpisano dwie umowy z Biurem ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych w Warszawie. 1) Umowa Nr MAŁ/143/KR/MSWiA/2008 midzy Dyrektorem Biura Panem Jerzym Winterem a Wójtem Gminy Pani Małgorzat Chrapek z kontrasygnat Skarbnika Gminy Pani Marii Legie. Zgodnie z umow, przyznana dotacja z rezerw celowej budetu pastwa wynosiła ,00 zł i stanowiła nie mniej ni 80% wartoci kosztów zadania, za kwota przeznaczona ze rodków własnych gminy nie mogła by mniejsza ni 20% kosztów zadania, tj ,71zł. Jednostka samorzdu terytorialnego zobowizała si zakoczy zadanie objte dotacj w terminie do dnia 27 czerwca 2008 r. 2) Umowa Nr. MAŁ/142/KR/MSWiA/2008 midzy Dyrektorem Biurem Panem Jerzym Winterem a Wójtem Gminy Pani Małgorzat Chrapek z kontrasygnat Skarbnika Gminy Pani Marii Legie. Zgodnie z umow przyznana dotacja z rezerw celowej budetu pastwa wynosiła ,00 zł i stanowiła nie mniej ni 80% wartoci kosztów zadania, za kwota przeznaczona ze rodków własnych gminy nie mogła by mniejsza ni 20% kosztów zadania, tj ,78 zł. Jednostka samorzdu terytorialnego zobowizała si zakoczy zadanie objte dotacj w terminie do dnia 27 czerwca 2008 r. 15

16 Odbioru remontowanych dróg gminnych, dokonano protokołami rzeczowo-finansowymi kocowego odbioru robót z dnia 27 czerwca 2008 r. Nastpnie wystawiono faktury. Lp. Wykonawca Nr faktury Data wystawienia Kwota faktury w zł Kwota faktury przedstawiona do refundacji w zł 1. Przedsibiorstwo Robót Drogowo- Mostowych Wadowice ul. Kochanowskiego 1 69/2008 droga Komenderówka 70/2008- droga Koziniec , , , ,00 2 RAZEM , zł Faktury zapłacono przelewem dnia 30 czerwca 2008 r. na kwot ,49 zł Weryfikacja działa realizowanych przez Gmin Urzd Gminy Wieprz złoył w dniu 3 lipca 2008 r. do Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych w Krakowie, rozliczenia kocowe do umów które przedstawiały si nastpujco: 1) Umowa Nr MAŁ/142/KR/MSWiA/2008 (droga Komenderówka) - koszt przedsiwzicia ,78 zł - 100% - udział jednostki samorzdu terytorialnego ,78 zł - 20% - rodki dotacji ,00 zł - 80% 2) Umowa Nr MAŁ/143/KR/MSWiA/2008 (droga Koziniec) - koszt przedsiwzicia ,71 zł - 100% - udział jednostki samorzdu terytorialnego ,71 zł - 20% - rodki dotacji ,00 zł - 80% RAZEM: - koszt przedsiwzi wg umowy z wykonawc ,49 zł - warto robót do dofinansowania ,49 zł - dofinansowanie ze rodków publicznych ,00 zł - udział jednostki samorzdu terytorialnego ,49 zł Zarzdzeniem Wojewody Małopolskiego Nr 211/08 z dnia 30 lipca 2008 r. została przyznana dotacja celowa budetu pastwa poz. 4 w łcznej kwocie zł w dziale 600 Transport i Łczno, rozdziale 60078, 2030, z czego zł na remont drogi Koziniec w Przybradzu i zł na remont drogi Komenderówka w Wieprzu. Nr pisma Wydziału Finansów i Budetu MUW w Krakowie: FB.II z dnia 30 lipca 2008 r. 16

17 2.1. Zadanie 2. Remont drogi k/kierpca w Wieprzu w km i i k/mizery w Wieprzu W 2008 roku Urzd Gminy Wieprz otrzymał rodki finansowe z rezerwy celowej budetu pastwa Promes BUSK /08 z dnia 8 lipca 2008 r. w wysokoci ,00 zł na realizacj nastpujcych zada: Remont mostu w cigu drogi gminnej nr G Gierałtowice- Gierałtowiczki w km powód 2007 Remont drogi gminnej k/mizery w Wieprzu w km i powód 2005 Remont drogi gminnej k/kierpca w msc.wieprz na odc. 500 mb i powód 2005 Podczas kontroli przedstawiono Harmonogram realizacji zada zwizanych z usuwaniem skutków klsk ywiołowych podpisany przez Wójta Gminy z którego wynika, e bd wykonywane przedmiotowe zadania. Kontrol objto postpowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy celem wykonania: Remontu dróg uszkodzonych w wyniku powodzi k/kierpca i k/mizery w m. Wieprz (dotyczca postpowania lista sprawdzajca stanowi załcznik Nr 2 do protokołu). Remont drogi k/kierpca w Wieprzu Urzd Gminy Wieprz dnia 10 wrzenia 2008 r., złoył wniosek do Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych MSWiA, o dofinansowanie zadania Remont drogi gminnej K/Kierpca w Wieprzu w km i (550 mb w tym 50 mb finansowane z własnych rodków). - warto robót wg umowy z wykonawc ,89 zł - warto robót przedstawionych do dofinansowania ,89 zł - udział własny ,89 zł - dotacja budetowa ,00 zł Do wniosku załczono dwa zestawienia rzeczowo-finansowe zadania zatwierdzone przez inspektora nadzoru. Jedno zestawienie przedstawiało warto robót na odc. 550 mb drogi na kwot ,15 zł. w tym odc. 500 mb przedstawiony do dofinansowania na warto ,89 zł, natomiast drugie zestawienie na odc. 50 mb. finansowany ze rodków własnych gminy na kwot 8.488,26 zł. Przedmiotowy wniosek uzyskał pozytywn opini Wojewody Małopolskiego dnia 10 wrzenia 2008 r. Nr opinii SR.VII.EKon z tym e kwoty róni si od kwot wykazanych w złoonym wniosku. - warto robót wg umowy z wykonawc ,15 zł - warto robót przedstawionych do dofinansowania ,51 zł - udział własny ,51 zł - dotacja budetowa ,00 zł 17

18 Zakres rzeczowy mieci si w zakresie strat, zweryfikowanym przez Komisj Wojewody na odc. 500 mb. Pozostałe 50 mb przedstawione we wniosku o dofinansowanie nie zostało uznane przez Biuro i Gmina Wieprz zrealizowała ten odc. z własnych rodków. Wykaz faktur/rachunków: Lp. Wystawca Nr faktury 1 Przedsibiorstwo Robót Drogowo- Mostowych ul. Kochanowskiego Wadowice Nr 188/2008/RB M Data wystawienia Kwota faktury Kwota faktury przedstawiona do refundacji w zł r , ,00 2 RAZEM x x , ,00 Faktur zapłacono przelewem dnia 27 pa dziernika 2008 r. Protokół rzeczowo finansowy i odbioru kocowego inwestycji spisano 22 pa dziernika 2008 r. Roboty zostały wykonane terminowo i zgodnie z umow, bez usterek. Remont drogi k/mizery w Wieprzu Urzd Gminy Wieprz dnia 10 wrzenia 2008 r., złoył wniosek do Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych MSWiA, o dofinansowanie ww. zadania Remont drogi gminnej k/mizery w Wieprzu w km i powód 2005 rok. Warto robót do dofinansowania ,87 zł, udział własny Gminy ,87 zł, proba o dotacj ,00 zł. Do wniosku załczono zestawienia rzeczowo-finansowe zadania zatwierdzone przez inspektora nadzoru, z którego wynika, e bd wykonywane nastpujce prace: wykonanie robót ziemnych z profilowaniem istniejcej podbudowy tłuczniowej klicem na całej szerokoci jezdni, wykonanie nawierzchni mineralno asfaltowej i utwardzenie poboczy materiałem kamiennym. Przedmiotowy wniosek uzyskał pozytywn opini Wojewody Małopolskiego dnia 10 wrzenia 2008 r. Zakres rzeczowy mieci si w zakresie strat, zweryfikowanym przez Komisj Wojewody z dnia 19 wrzenia 2005 r. Wykaz faktur/rachunków: Lp. Wystawca Nr faktury 1 Przedsibiorstwo Robót Drogowo- Mostowych ul. Kochanowskigo Wadowice Nr 189/2008/RB M Data wystawienia Kwota faktury Kwota faktury przedstawiona do refundacji w zł r , ,00 2 RAZEM x x , ,00 18

19 Faktur zapłacono przelewem dnia 27 pa dziernika 2008 r. Protokół rzeczowo finansowy i odbioru kocowego inwestycji spisano 21 pa dziernika 2008 r. Roboty zostały wykonane terminowo i zgodnie z umow, bez usterek. W dniu 7 pa dziernika 2008 r. w Warszawie zawarto Umow z Biurem ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych MSWiA, Nr MAŁ/709/KR/MSWiA/2008, pomidzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, reprezentowanym przez Pana Jana Wintera p.o. Dyrektora Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych, a Urzdem Gminy Wieprz, w imieniu której działała Pani Małgorzata Chrapek Wójt Gminy Wieprz z kontrasygnat Skarbnika Gminy Pani Marii Legie, na dofinansowanie zadania zwizanego z usuwaniem skutków powodzi z 2005 r. i 2007 r.: Remont drogi gminnej k/mizery w Wieprzu i remont drogi gminnej k/kierpca w msc. Wieprz Zgodnie z niniejsz umow przyznana dotacja w kwocie ,00 zł stanowiła 80% wartoci kosztów zadania, za kwota przeznaczona ze rodków własnych wynosiła ,38 zł, tj. 20% kosztów zadania. Przedmiotowa umowa została zawarta na dwa zadania sumarycznie. Rozliczenia zrealizowanych zada uwzgldnione zostały oddzielnie w tzw. rozliczeniach kocowych z Biurem ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych Weryfikacja działa realizowanych przez Gmin Urzd Gminy Wieprz złoył w dniu 23 pa dziernika 2008 r., do Biura ds. Usuwania Skutków Klsk ywiołowych w Krakowie, rozliczenie kocowe do umowy które przedstawiało si nastpujco: 1) Umowa nr MAŁ/709/KR/MSWiA/2008 (droga k/kierpca) - koszt przedsiwzicia ,15 zł - 100% - dofinansowanie ze rodków publicznych ,00 zł - udział jednostki samorzdu terytorialnego ,15 zł Kwoty w rozliczeniu kocowym odbiegaj od kwot wykazanych we wniosku złoonym przez Gmin do Biura. Rónica dotyczy kwoty udziału własnego. We wniosku załoono realizacj odcinka drogi k/kierpca o dł. 550 mb, natomiast Biuro uznało zasadno realizacji odc. o dł. 500 mb. W zwizku z tym kwota udziału własnego Gminy powinna wynosi ,89 zł przy dofinansowaniu dotacj zł. W rozliczeniu kocowym Gmina Wieprz do kwoty udziały własnego ,89 zł dodała kwot własnych rodków jakie przeznaczyła na odbudow odc. 50 mb w wysokoci 8.488,26 zł. i przedstawiła łcznie kwot ,15 zł. do rozliczenia kocowego. 2) Umowa nr MAŁ/709/KR/MSWiA/2008 ( droga k/mizery) - koszt przedsiwzicia ,87 zł - 100% - dofinansowanie ze rodków publicznych ,00 zł - udział jednostki samorzdu terytorialnego ,87 zł 19