Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,4/0912-11/2007 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 23 lutego 2007 roku do 09 marca 2007 roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŝnienia nr 12/2007 z dnia 19 lutego 2007 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli: 1. Gospodarka kasowa za 2006 rok. 2. Rozliczenie dotacji za styczeń 2007 rok. 3. Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych za rok 2006. 4. Zasady rozliczania środków zewnętrznych. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Joanna Szarkiel, której Zarząd Miasta Stargardu Szczecińskiego powierzył stanowisko dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 4 od dnia 01 września 2002 uchwałą nr 193/2002 Zarządu Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Głównym księgowym w Przedszkolu Miejskim nr 4 jest Janusz Kawecki, zatrudniony od 01września 1999 roku na ¾ etatu na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: - Joanna Szarkiel Dyrektor przedszkola, - Janusz Kawecki Główny księgowy. 2
Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia polegające na: 1. Nieprzestrzeganiu Instrukcji obiegu dokumentów kasowych z dnia 01 stycznia 2002 roku w zakresie braku naleŝytej staranności przy wypełnianiu źródłowych i zastępczych dowodów kasowych tj.: - umieszczeniu pod jedną pozycją w raportach kasowych zestawienia róŝnych rachunków i faktur, co jest niezgodne z 4 pkt. 7c, - nie zatwierdzeniu do wypłaty przez głównego księgowego lub dyrektora zastępczych dowodów kasowych KW, co jest niezgodne z 4 pkt. 5, - przekroczeniu pogotowia kasowego ustalonego w wysokości 3.500,00 zł., co jest niezgodne z 3 pkt. 2, 2. Rozliczaniu zaliczek z przekroczeniem ustalonego 14 dniowego terminu przewidzianego do ich rozliczania, co jest niezgodne z pkt. 2 II Instrukcji obiegu dokumentów z dnia 01 stycznia 2007 roku. 3. Nieprzestrzeganiu ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( j. t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w zakresie: - przyznaniu ulgowych świadczeń, usług i dopłat z Funduszu bez uwzględnienia sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej i materialnej emerytów i rencistów, co jest niezgodne z art. 8 ust. 1, - przyznaniu świadczeń finansowych na wypoczynek zorganizowany we własnym zakresie (wczasy pod gruszą) bez wniosków zainteresowanych. 4. Obowiązujący regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie spełnia wymogów ustawy z 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 3
1. Gospodarka kasowa za 2006 roku. Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe za I półrocze 2006 roku: - Raport kasowy 01/SCK/2006 za okres 01-10.01.2006 r. - Raport kasowy 02/SCK/2006 za okres 11-20.01.2006 r. - Raport kasowy 03/SCK/2006 za dzień 21-31.01.2006 r. - Raport kasowy 04/SCK/2006 za okres 01-10.02.2006 r. - Raport kasowy 05/SCK/2006 za okres 11.20.02.2006 r. - Raport kasowy 06/SCK/2006 za okres 21-28.02.2006 r. - Raport kasowy 07/SCK/2006 za okres 01-10.03.2006 r. - Raport kasowy 08/SCK/2006 za dzień 11-20.03.2006 r. - Raport kasowy 09/SCK/2006 za okres 21-31.03.2006 r. - Raport kasowy 10/SCK/2006 za okres 01-10.04.2006 r. - Raport kasowy 11/SCK/2006 za okres 11-20.04.2006 r. - Raport kasowy 12/SCK/2006 za okres 21-30.04.2006 r. - Raport kasowy 13/SCK/2006 za okres 01-10.05.2006 r. - Raport kasowy 14/SCK/2006 za okres 11-20.05.2006 r. - Raport kasowy 15/SCK/2006 za okres 21-31.05.2006 r. - Raport kasowy 16/SCK/2006 za okres 01-10.06.2006 r. - Raport kasowy 17/SCK/2006 za okres 11-20.06.2006 r. - Raport kasowy 18/SCK/2006 za okres 21-30.06.2006 r. Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Obiegu Dokumentów Kasowych oraz Instrukcji Obiegu Dokumentów obowiązujących od dnia 01 stycznia 2002 roku. W kasie znajdują się wzory podpisów osób upowaŝnionych do podpisywania dokumentów kasowych. Limit pogotowia kasowego ustalono w Instrukcji Obiegu Dokumentów Kasowych w wysokości 2.500,00 zł, z moŝliwością podwyŝszenia stanu gotówki w kasie za zgodą Dyrektora do kwoty 3.500,00 zł. Stan kasy wykazany w raportach kasowych 15/2006 wyniósł 3.717,71 zł, a w 16/2006-3.908,64 zł. Tym samym pogotowie kasowe zostało przekroczone odpowiednio o 217,71 zł i 408,64 zł. W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje: 1) Raport kasowy słuŝy do dokumentowania operacji kasowych w kasie Przedszkola Miejskiego nr 4. Umieszczone są w nim wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat, w porządku chronologicznym. Do raportów kasowych dołączono wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat w okresie za jaki są sporządzone raporty sporządzane są dekadowo. Raport zawiera ustalenie pozostałości gotówki w kasie. Podpisany jest przez kasjera i Dyrektora PM nr 4. 2. Do raportów kasowych dołączone są faktury VAT, rachunki. W sprawdzonych raportach kasjer umieszcza pod jedną łączną pozycją zestawienia rachunków i faktur z róŝnych dni co jest niezgodne z cytowaną wyŝej Instrukcją. Dołączone są takŝe listy płac, rozliczenie i lista płatnicza zasiłków chorobowych, rozliczenie poleceń wyjazdów słuŝbowych, zestawienie wypłat ekwiwalentów za pranie i uŝywanie własnej odzieŝy, wnioski o zaliczkę na zakup materiałów oraz rozliczenie zaliczki - brak daty do rozliczenia zaliczki - wraz z dołączonymi i wyspecyfikowanymi fakturami VAT i rachunkami. 4
Rozliczenie zaliczek nastąpiło z przekroczeniem 14 dniowego terminu ustalonego w Instrukcji dotyczy to wszystkich udzielonych zaliczek w badanym okresie. 3. Kwitariusze przychodowe, dowody kasowe KP i KW wystawiane są bez skreśleń, podpisane przez wystawcę, wypłacającego i otrzymującego gotówkę, zatwierdzone do wypłaty. Jedynie: KW nr 29 z 29.03.2006 r. i KW nr 54 z 26.06.2006 r. nie zostały zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego lub dyrektora co jest niezgodne z cytowaną wyŝej Instrukcją. Do wymienionych dowodów kasowych dołączono listy wypłat podpisane przez dyrektora i głównego księgowego nie zwalnia to jednak z obowiązku, choćby jednej z tych osób, do zatwierdzenia KW do wypłaty. 4. Główny księgowy przeprowadza kontrole bieŝące kasy. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest wpis na raporcie oraz protokół z przeprowadzonej kontroli. 5. Gotówka pobrana z banku czekiem wpłacana była do kasy PM nr 4 w dniu pobrania. W pierwszym półroczu 2006 roku przedstawiało się to następująco: Data Nr czeku Kwota zł nr KP i data Kwota zł 02.01 0008084875 5.300,00 01/2006, dnia 02.01 5.300,00 26.01 0008084361 4.500,00 02/2006, dnia 26.01 4.500,00 26.01 0008084876 8.000,00 03/2006, dnia 26.01 8.000,00 01.02 0008084877 4.200,00 05/2006, dnia 01.02 4.200,00 07.02 0008084878 17.800,00 06/2006, dnia 07.02 17.800,00 10.02 0008084362 1.500,00 07/2006, dnia 10.02 1.500,00 27.02 0008084879 13.000,00 08/2006, dnia 27.02 13.000,00 01.03 0008084880 5.300,00 10/2006, dnia 01.03 5.300,00 09.03 0008084363 3.000,00 11/2006, dnia 09.03 3.000,00 29.03 0008084881 5.200,00 12/2006, dnia 29.03 5.200,00 03.04 0008084882 6.000,00 13/2006, dnia 03.04 6.000,00 27.04 0008674244 8.600,00 14/2006, dnia 27.04 8.600,00 27.04 0008084364 1.500,00 15/2006, dnia 27.04 1.500,00 02.05 0008674242 5.500,00 17/2006, dnia 02.05 5.500,00 25.05 0008674246 8.000,00 18/2006, dnia 25.05 8.000,00 01.06 00080674247 4.200,00 19/2006, dnia 01.06 4.200,00 01.06 0008084365 3.000,00 20/2006, dnia 01.06 3.000,00 26.06 0008674248 6.000,00 21/2006, dnia 26.06 6.000,00 28.06 0008084366 11.715,70 22/2006, dnia 28.06 11.715,70 Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono. 6. Źródłowe dowody kasowe (faktury VAT, rachunki), które stanowią podstawę wypłaty gotówki zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, opatrzone datą i podpisem upowaŝnionego pracownika. Zawierają adnotację o zwolnieniu ze stosowania ustawy prawo zamówień publicznych lub zastosowaniu odpowiedniego trybu zamówienia. Sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym z datą, kwotą i słownie złotych, podpisem zatwierdzających do wypłaty głównego księgowego i dyrektora. Dowody księgowe zwierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu 5
w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Do wszystkich badanych raportów dołączono faktury VAT zawierające łączną dekretację dla kilku z nich (grupa faktur VAT dotycząca zakupu środków spoŝywczych), zamiast kaŝdej z osobna. 2. Rozliczenie dotacji za styczeń 2007 rok. Stan na dzień 01.01.2007 r. ( WB nr 0001/2007) 69.227,90 zł 2.1. Wpływy za styczeń stanowiły: 1) otrzymana dotacja z Urzędu Miejskiego: - WB nr 0001/2007 za okres 01 02. 01. 2007 r. 17.000,00 zł - WB nr 0002/2007 za okres 03-04. 01. 2007 r. 25.000,00 zł - WB nr 0008/2007 za okres 23 25. 01. 2007 r. 15.000,00 zł - WB nr 0010/2007 za okres 30 31. 01. 2007 r. 30.000,00 zł 2) odsetki bankowe 0,43 zł 3) odpłatność za przedszkole 16.488,55 zł Ogółem wpływy 103.488,98 zł 2.2. Rozchody za styczeń stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 140,00 zł 2) pobrana gotówka z banku czekiem 25.000,00 zł 3) wynagrodzenia pracowników za styczeń 9.100,00 zł 4) przekazane potrącenia z list płac łącznie 5.261,20 zł w tym: - składki związkowe NSZZ Solidarność 26,00 zł - składki PZU 831,20 zł - spłata poŝyczek PKZP 3.315,00 zł - spłata poŝyczek mieszkaniowych 1.089,00 zł 5) zapłacone faktury 5.523,76 zł w tym: - zakup artykułów Ŝywnościowych 3.921,70 zł - ochrona wartości pienięŝnych 24,40 zł - za wodę i ścieki 481,88 zł - wywóz nieczystości 182,39 zł - zakup tonera do drukarki 95,16 zł - zakup ręczników i płynu do naczyń 118,71 zł - za dozór techniczny 485,00 zł - opłata za gaz 214,52 zł Ogółem rozchody: 45.024,96 zł 2.3. Stan środków na dzień 31.01.2007 r. WB nr 0010/2007 127.691,92 zł 6
2.4. Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: - RK nr 1/2007 za okres od 01-10. 01. 2007 r., - RK nr 2/2007 za okres od 11 20. 01. 2007 r., - RK nr 3/2007 za okres od 21 31. 01. 2007 r. Saldo początkowe: 0,00 zł 2.5. Przychody stanowiły: - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę 25.000,00 zł - wpłaty za przedszkole 25.907,80 zł - gotówka podjęta czekiem ZFŚS 3.000,00 zł Ogółem przychody: 53.907,80 zł 2.6. Rozchody stanowiły 50.697,33 zł w tym: - wynagrodzenia pracowników za styczeń 21.927,42 zł - zakup artykułów Ŝywności 3.750,05 zł - zwrot nadpłaty odpłatności za przedszkole 32,00 zł - wykonanie oświetlenia ewakuacyjnego 4.917,81 zł - zakup znaków sądowych (zapytanie o karalność) 150,00 zł - odprowadzenie gotówki do banku (odpłatność za przedszkole) 16.000,00 zł - potwierdzenie nadania przesyłki pocztowej 3,55 zł - naprawa wyparzacza 414,80 zł - zakup materiałów dla konserwatora 204,86 zł - za rozmowy telefoniczne 207,02 zł - wypłacone poŝyczki mieszkaniowe 3.000,00 zł - zakup artykułów biurowych 44,82 zł - badania okresowe 45,00 zł Stan końcowy środków na dzień 31.01.2007 r. RK nr 3/2007 3.210,47 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1) Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj. faktury, listy wypłat, dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci. 2) Dowody księgowe zwierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania 3) Faktury VAT i rachunki opisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 7
4) Do zamówień nie stosowano ustawy prawo zamówień publicznych wartość zamówień nie przekroczyła w złotych równowartości 6.000,00 EURO. 5) Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 6) Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 7) Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy, nieprawidłowości nie stwierdzono. 2.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniŝsze tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Wn 3.210,47 zł 101 Obroty za m-c styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. 53.907,80 50.697,33 53.907,80 50.697,33 3.210,47 - Saldo jest zgodne z RK nr 3/2007 za okres od 21-31.01.2007 r. 2) Saldo 131 Rachunki bieŝące na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Wn 127.691,92 zł 131 Obroty za m-c styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. 103.488,98 45.024,96 172.716,88 45.024,96 127.691,92 - Saldo jest zgodne z WB nr 0010/2007 za okres od 30-31.01.2007 r. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Ma 5.491,96 zł 201 Obroty za m-c styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. 39.676,37 42.957,31 39.676,37 45.168,33-5.491,96 Analityka 201 : Wn Ma - odpłatność za przedszkole 2.044,40 zł 607,40 zł - konserwacja dźwigu - 183,00 zł - wyroby mleczarskie Starco - 558,97 zł - wyroby mięsne (ochrona danych) - 47,30 zł 8
- zlewki - 99,30 zł - artykuły Ŝywnościowe - 564,34 zł - energia cieplna PEC Sp. z o. o. - 5.027,28 zł - wydawnictwa (czasopisma) Ruch - 448,77 zł ------------------------------------------------------------- 2.044,40 zł 7.536,36 zł 4) Saldo 225 Rozrachunki z budŝetami na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Ma 3.585,00 zł 225 Obroty za styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. - 3.585,00-3.585,00-3.585,00 Wykazane saldo stanowi zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za miesiąc styczeń 2007 rok. Podatek został odprowadzony w terminie (WB nr 0018/2007 z 19.02.2007 roku). 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Ma 28.606,20 zł 229 Obroty za styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. - 21.024,99-28.606,20-28.606,20 Wykazane saldo stanowią składki na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń za miesiąc styczeń 2007 rok. Składki zostały odprowadzone w terminie (WB nr 0013/2007 z 05.02.2007 roku). 6) Saldo 400 Koszty według rodzajów na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Wn 66.825,70 zł 400 Obroty za styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. 66.925,70-66.925,70-66.925,70 - Analityka do kosztów według rodzajów: 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 320,00 zł 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 37.172,61 zł 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 6.249,55 zł 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia 820,51 zł 4220 zakup środków Ŝywnościowych 9.119,94 zł 4260 zakup energii 5.241,80 zł 4270 zakup usług remontowych 4.917,81 zł 9
4280 zakup usług zdrowotnych 45,00 zł 4300 zakup usług pozostałych 2.131,44 zł Ogółem koszty 66.925,70 zł 55,54% 9,34% 1,36% 13,63% 1,23% 0,48% 10,60% 7,83% w ydatki osobow e niezal.do w ynagrodz. składki na ubezp.społeczne zakup materiałów i w yposaŝenia zakup energii w ynagrodzenia składki na Fundusz pracy zakup środków Ŝyw ności usługi pozostałe 7) Saldo 740 Dotacje i środki na inwestycje na dzień 31.01.2007 r. wynosiło po stronie Ma 87.000,00 zł 740 Obroty za styczeń 2007 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.01.2007 r. - 87.000,00-87.000,00-87.000,00 Saldo stanowią dotacje otrzymane z Urzędu Miejskiego. 3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Przedszkola Miejskiego nr 4 w roku 2006. Temat ten zbadano w oparciu o regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim, plan finansowy na rok 2006, ewidencję księgową, rachunki, faktury VAT, wnioski o przyznanie poŝyczki mieszkaniowej. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: - Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 70 poz. 335 z 1996 r. ze zm. ), - Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych ( Dz. U. Nr 55 poz. 234 ze zm. ), 10
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 43 poz. 168 ze zm. ), - Zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 06 września 1993 roku w sprawie zasad udzielania pomocy finansowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych, wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych (MP nr 11, poz. 133). Uaktualnić podstawy prawne regulaminu (takŝe dołączyć Ustawę Karta Nauczyciela). Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników i osób uprawnionych oraz jego przeznaczenie Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 4 zawarł w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który wszedł w Ŝycie 01 września 1999 roku. Uaktualnić zasady tworzenia odpisu i zwiększeń ZFŚS. Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja socjalna sporządza kaŝdorazowo protokół z posiedzenia, który zawiera informację o udzieleniu poŝyczek mieszkaniowych, dofinansowania do wypoczynku pracowników itp., który zatwierdza dyrektor. Ostateczną decyzję w sprawach przyznawania świadczeń z Funduszu podejmuje i zatwierdza dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Zasadniczym kryterium przyznawania i ustalania wysokości świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest przeciętny miesięczny dochód na jedną osobę w rodzinie uprawnionego. Wysokość świadczeń i dopłat uzaleŝniona jest od sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Środki Funduszu gromadzone były na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodziły na rok następny. Środki Funduszu zgodnie z Regulaminem mogły być przeznaczone na: - finansowanie wypoczynku dzieci i młodzieŝy zorganizowanego w formie kolonii, obozów i zimowisk, - finansowanie wczasów pracowniczych, - finansowanie wypoczynku wczasowego zorganizowanego we własnym zakresie, - finansowanie wypoczynku w dni wolne od pracy, zorganizowanego w formie turystyki grupowej (rajdy, wycieczki), - zakup sprzętu turystycznego do wspólnego uŝytku, - finansowanie działalności kulturalno oświatowej, imprez sportowych, - finansowanie imprez okolicznościowych, - pomoc rzeczową i finansową dla osób znajdujących się w trudnych warunkach materialnych i Ŝyciowych, - przyznawanie zapomóg losowych, - zakup upominków i kwiatów dla pracowników obchodzących jubileusz pracy (25, 30, 35, 40, 45 lat pracy), 11
- zakup paczek świątecznych dla pracowników, bonów towarowych, - zakup paczek mikołajkowych dla dzieci pracowników w wieku od 1 do 14 lat. Zapisy Regulaminu przewidują, Ŝe dofinansowanie wyŝej wymienionych świadczeń moŝe być dokonywane w miarę posiadanych środków finansowych. W punkcie II Regulaminu ZFŚS Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim określono, Ŝe środki Funduszu przeznacza się na zakup upominków i kwiatów dla pracowników obchodzących jubileusz pracy, co jest niezgodne z art. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin ZFŚS naleŝy dostosować do aktualnie obowiązujących przepisów. 3.1. Przychody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Stan środków na dzień 01 stycznia 2006 r. ( WB nr 0001/2006) wyniósł 5.133,54 zł - odpis podstawowy 38.126,00 zł - spłata poŝyczek mieszkaniowych 14.839,40 zł - odsetki bankowe 0,70 zł Razem przychód: 52.966,10 zł Wykaz pracowników z podziałem na etaty oraz wyliczenie odpisu na ZFŚS (preliminarz na 2006 r. oraz wyliczenie po korekcie) stanowi załącznik nr 1. W terminie do 31 maja 2006 roku przekazano na rachunek bankowy ZFŚS równowartość dokonanych odpisów przewidzianych w preliminarzu na 2006 r. w wysokości 25.000,00 zł, co stanowi 92,22 % i jest zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy. W terminie do 30 września 2006 roku przekazano kwotę 6.326,00 zł. W dniu 14 listopada 2006 roku Urząd Miejski przekazał na rachunek bankowy ZFŚS PM nr 4 kwotę 6.800,00 zł., będącej wynikiem korekty odpisu rocznego za 2005 rok. 3.2. Rozchody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. - opłaty i prowizje bankowe 9,00 zł - pomoc finansowa na święta dla pracowników i emerytów 20.275,00 zł - świadczenia urlopowe 14.460,70 zł - wyjazd na grzyby pracowników 450,00 zł - poŝyczki mieszkaniowe 15.000,00 zł - dofinansowanie obozów i kolonii dla dzieci pracowników 2.008,50 zł - paczki dla dzieci pracowników 400,00 zł Razem rozchody: 52.603,20 zł Stan na dzień 31 grudnia 2006 r. (WB 0041/2006) wyniósł 5.496,44 zł. Przyznanie świątecznej pomocy finansowej dla emerytów i rencistów nastąpiło bez uwzględnienia sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, co jest niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 12
Brak wniosków o przyznanie świadczeń finansowych na wypoczynek zorganizowany we własnym zakresie ( wczasy pod gruszą ). Osoby uprawnione ubiegające się o pomoc na cele mieszkaniowe poŝyczkę, składały umotywowany wniosek. Podstawą przyznania pomocy była umowa zawarta między wnioskodawcą a dyrektorem przedszkola, w której ustalono wysokość poŝyczki, ilość i wysokość rat miesięcznych, formę spłaty oraz zabezpieczenie poŝyczki. W roku 2006 udzielono 10 poŝyczek na wniosek zainteresowanych w kolejności składanych wniosków. 3.3. Zestawienie ewidencji syntetycznej kont Księgi Głównej przedstawiają poniŝsze tabele: 1) Saldo 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dzień 31.12.2006 r. wynosiło po stronie Ma 17.533,94 zł. 851 B. O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2006 r. - 16.308,54 37.603,20 55.137,14-17.533,94 Saldo przedstawia stan funduszu na dzień 31.12.2006 r. 2) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31.12.2006 r. wynosiło po stronie Wn 12.037,50 zł. 234 B. O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2006 r. 11.175,00-134.789,64 122.752,14 12.037,50 - Saldo jest zgodne z analityką prowadzoną do tego dla poszczególnych osób, którym udzielone zostały poŝyczki. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 3) Saldo 135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień 31.12.2006 r. wyniosło po stronie Wn 5.496,44 zł 135 B. O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2005 r. 5.133,54-58.099,64 52.603,20 5.496,44 - Saldo 135 jest zgodne z WB nr 0041/2006 za okres 28-31.12.2006 r. 13
4. Zasady rozliczania środków zewnętrznych. Zasady organizowania i przeprowadzania zajęć dodatkowych w Przedszkolu Miejskim nr 4 reguluje umowa o współpracy zawarta 01 września 2006 roku w Stargardzie Szczecińskim pomiędzy Ośrodkiem Pedagogicznym Indeks z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim reprezentowanym przez ( ochrona danych ), który jako jedyny złoŝył ofertę, a dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 4 Joanną Szarkiel. Umowa zawarta jest na czas określony do 30 czerwca 2007 roku. Z umowy wynika, Ŝe w przedszkolu został utworzony i jest prowadzony punkt nauczania, z następującymi zajęciami: rytmika z umuzykalnieniem, gimnastyka korekcyjna, język angielski, zajęcia taneczne. Zajęcia dydaktyczne prowadzone są przez nauczycieli, których kwalifikacje gwarantuje Ośrodek Pedagogiczny Indeks. Wymienione zajęcia są zajęciami pozalekcyjnymi opłacanymi w całości przez rodziców lub opiekunów prawnych. Organizacja zajęć dodatkowych wpisana jest do Statutu Przedszkola Miejskiego nr 4, który stanowi: - 3 Rada Przedszkola składa wnioski do dyrektora Przedszkola w sprawie m.in.: - prowadzenia nieobowiązkowych zajęć ponadprogramowych za dodatkową odpłatnością rodziców. - 5 pkt. 4 - na wniosek rodziców (prawnych opiekunów dzieci) w przedszkolu prowadzone są zajęcia dodatkowe, finansowane całkowicie przez rodziców. Rodzice deklarują uczestnictwo dzieci na zajęciach dodatkowych na Karcie zgłoszenia dziecka do przedszkola na dany rok przedszkolny. Terminy zajęć dodatkowych oraz wysokość opłat za te zajęcia została podana do wiadomości rodziców na pierwszym zebraniu inauguracyjnym w roku przedszkolnym 2006-11 września. Dodatkowo informacja taka wywieszona została na tablicy ogłoszeń w przedszkolu. Opłaty za zajęcia dodatkowe przedstawiają się następująco: - rytmika z umuzykalnieniem - 14,00 zł / 2 x tydzień - gimnastyka korekcyjna - 16,00 zł / 2 x tydzień - język angielski - 16,00 zł / 2 x tydzień - zajęcia taneczne - 16,00 zł / 1 x tydzień Wpłaty dokonywane przez rodziców oraz prawnych opiekunów dzieci za zajęcia dodatkowe potwierdzane są zastępczymi dowodami kasowymi KP, z pieczątką OP Indeks, numerem kolejnym, datą wpłaty, za co, kwotą, nazwiskiem wpłacającego i podpisem osoby przyjmującej wpłatę (Dyrektor Przedszkola przedstawiła wzór zastępczego dowodu kasowego KP). Dodatkowe wyjaśnienia Dyrektor Przedszkola dotyczące organizacji i przeprowadzania zajęć nadobowiązkowych oraz umowa o współpracy stanowią załącznik nr 2. Zespół kontrolny bada w szczególności procesy gromadzenia i rozdysponowywania środków publicznych w jednostkach organizacyjnych miasta (w tym przedszkola). W realizację umowy o współpracy z OP Indeks nie są zaangaŝowane środki publiczne w rozumieniu art. 5 ustawy o finansach publicznych. Pod względem formalnym i prawnym umowa nie budzi wątpliwości. 14
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 4 Joanna Szarkiel została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie zarządzenia nr 335/2003 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 maja 2003 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeŝeń /z zastrzeŝeniami co do:........., które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia... 2007 roku. 15