PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 06/2012 z dnia 06.06.2012r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków z tytułu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz świadczeń udzielanych z funduszu świadczeń socjalnych Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 13.06.2012r. do dnia 01.08.2012r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Ośrodek, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2012r. do 31.05.2012r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2009r. Nr 175 poz. 1362 z późniejszymi zmianami). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. z 1996 Nr 70 poz. 335 z późniejszymi zmianami od 28.05.2012r. obowiązuje nowy tekst jednolity ustawy Dz. U. z 2012r. poz.592 ). 4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. z 2009r. Nr 43 poz. 349 z późniejszymi zmianami ). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 7. Uchwała Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok. 1
Podczas kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Małgorzata Szymańska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu oraz pozostali pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań objętych kontrolą USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Ośrodek Pomocy Społecznej w Rudzińcu został utworzony na podstawie Uchwały Nr IX/37/90 Gminnej Rady Narodowej w Rudzińcu z dnia 27 lutego 1990r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Ośrodka Pomocy Społecznej. Na mocy powyższej Uchwały z dniem 01.03.1990r. utworzona została jednostka budżetowa Ośrodek Pomocy Społecznej. Kierownikiem Ośrodka jest Pani Małgorzata Szymańska zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 01.04.2007r. do nadal. Kierownik Ośrodka działa m.in. na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 29.12.2010r. ( Zarządzenie Nr 312/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2010r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu ). Głównym Księgowym Ośrodka jest Pani xxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 01.10.1998r. do nadal. Ośrodek mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki 1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Rudzińcu jest jednostką budżetową i działa m.in. na podstawie: a) Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej, b) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z 2001r. z późniejszymi zmianami ), c) Statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu załącznik do Uchwały Nr XXVIII/274/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30.03.2005r. w sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu wraz ze zmianą na podstawie Uchwały Nr XX/235/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 maja 2008r. zmieniającej uchwałę w sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
d) Regulamin organizacyjny Ośrodka Zarządzenie Nr 3/07 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 22.05.2007r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu wraz ze zmianą na podstawie Zarządzenia Nr 2/09 kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 02.02.2009r.. Podstawowym zadaniem Ośrodka jest zaspokajanie niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin znajdujących się w trudnych sytuacjach życiowych, w celu umożliwienia im bytowania w warunkach odpowiadających godności człowieka. Swym działaniem Ośrodek obejmuje obszar Gminy Rudziniec. Siedziba Ośrodka znajduje się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26. W okresie objętym kontrolą kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej była pani Małgorzata Szymańska. W Ośrodku zatrudnionych w okresie objętych kontrolą było 12 osób wykaz pracowników Ośrodka stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. 2. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Ośrodku jest kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Kierownik dysponuje środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 29.12.2010r. Księgi rachunkowe Ośrodka prowadzone są w siedzibie Ośrodka przez pracowników Ośrodka na podstawie Zarządzenia nr 7/07 z dnia 01.08.2007r. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu w sprawie polityki rachunkowości. Dokumentacja polityki rachunkowości w Ośrodku obejmuje: zasady rachunkowości, instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych, instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz procedury zapewniające kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Ośrodku. Do powyższego zarządzenia wprowadzono następujące zmiany: a) Zarządzenie Nr 8/07 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 15.08.2007r. w sprawie prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej i ilościowej pozostałych środków w Ośrodku Pomocy Społecznej, b) Zarządzenie Nr 6/2008 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 11.08.2008r. w sprawie wprowadzenia aneksu nr 1 do polityki rachunkowości Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, c) Zarządzenie Nr 5/2009 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 6 lipca 2009r. w sprawie wprowadzenia zmian w Polityce Rachunkowości, Dział IV, Procedury, Uwagi końcowe. 3. Uregulowania wewnętrzne w zakresie objętym kontrolą: 3
a) Zarządzenie Nr 31/08 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 19 lutego 2008r. w sprawie nadania Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy Rudziniec. b) Umowa Nr 32/2041/2008 o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej zawarta w dniu 19 lutego 2008r. pomiędzy Urzędem Gminy w Rudzińcu, Zakładem Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu, Gminną Biblioteką Publiczną w Rudzińcu, Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Rudzińcu. c) Zarządzenie nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej. d) Zarządzenie nr 4/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia procedur zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. e) Zarządzenie Nr 12/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie zasad samooceny pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. III. Kontrola wydatków z tytułu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Ośrodek jest jednostką sektora finansów publicznych i zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest zobowiązany do utworzenia funduszu świadczeń socjalnych. Odpis na jednego zatrudnionego pracownika Ośrodka zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wynosi 37,5 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z art 5a ww ustawy w 2012 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7. Zgodnie z Obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. ( M.P. z 2011r. Nr 15 poz. 156 ), przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2010 r. wyniosło 2 822,66 zł, a w drugim półroczu 2010 r. wyniosło 2 917,14 zł. W związku z powyższym do naliczenia odpisu na ZFŚS za pracowników zatrudnionych w Ośrodku należało przyjąć kwotę 2 917,14 zł x 37,5% = 1 093,93 zł. 4
Odpis na jednego zatrudnionego w Ośrodku w 2012r. wyniósł 1 093,93 zł., w związku z powyższym naliczono odpis w wysokości 11 737,87 zł. tj. 10,73 etatu x 1 093,93 zł. - kopia naliczenia odpisu sporządzonego na dzień 28.03.2012r. stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Dla emerytów i rencistów zatrudnionych przed przejściem na emeryturę lub rentę w Ośrodku zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych: " Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki". Zgodnie z Obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. ( M.P. z 2011r. Nr 15 poz. 156 ), przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2010 r. wyniosło 2 822,66 zł, a w drugim półroczu 2010 r. wyniosło 2 917,14 zł. W związku z powyższym do naliczenia odpisu na ZFŚS za emerytów zatrudnionych przed przejściem na emryturę w Ośrodku należało przyjąć kwotę 2 917,14 zł x 6,25% = 182,32 zł. W Ośrodku pomocą socjalną objętych jest 2 emerytów i w związku z powyższym naliczono odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości 364,64 zł.(182,32 x 2 osoby). Łącznie zaplanowany na 2012r. odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2012r. wynosi 12 102,51 zł. tj. 11 737,87 zł. ( odpis za pracowników ) + 364,64 zł. ( odpis za emerytów. Załącznik nr 2 do niniejszego protokołu stanowi ustalenie kwoty odpisu na ZFŚS w 2012r. Stwierdzono, że w naliczeniu odpisu dla pracowników Ośrodka przyjęto kwoty zgodne z obowiązującymi aktami prawnymi. Środki funduszu powinny być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Środki Funduszu Ośrodka są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Powyższy rachunek o nr 05845410242008004145880003 jest prowadzony przez Orzesko Knurowski Bank Spółdzielczy z siedzibą w Knurowie na podstawie umowy o prowadzenie rachunku rozliczeniowego bieżącego/pomocniczego w PLN nr 414588/2008 z dnia 15.12.2008r. zawartej pomiędzy bankiem, a Urzędem Gminy Rudziniec. Umowa została zawarta na czas określony od dnia 01.01.2009r. do 31.12.2012r. 5
Ośrodek przekazał na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w dniu 28.03.2012r. kwotę 9 093,00 zł. tytułem odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Stwierdzono, że pierwsza część odpisu została przekazana zgodnie z terminem określonym w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który wskazuje na termin do 31 maja - 75 % odpisu. Plan finansowy i jego realizacja w zakresie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: 1. Plan finansowy Ośrodka został ustatalony Zarządzeniem Nr 1/ PF/2012 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 03.01.2012r. w sprawie ustalenia planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok 2012. Powyższy plan przewidywał wydatki Ośrodka w łącznej kwocie 1 391 128,00 zł. i w okresie od 01.01.2012r. ulegał zmianom. Na dzień 31.05.2012r. Plan finansowy Ośrodka przewidywał wydatki w kwocie 1 513 886,00 zł., a wydano 572 592,75 zł. tj. 37,82 % kwoty planowanej. 2. Plan finansowy oraz jego realizacja w zakresie wydatków na odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przedstawiał się następująco: Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85219 Ośrodki pomocy społecznej, 4440 odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Plan finansowy wynosił 12 380,00 zł. na podstawie Uchwały Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na rok 2012 i w trakcie realizacji nie był zmieniany, a wydano na dzień 31.05.2012r. 9 093,00 zł. tj. 73,44 % kwoty planowanej. Poniższa tabela przedstawia planowane i zrealizowane wydatki na odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w okresie od 01.01.2012r. do 31.05.2012r. 85219-4440 Miesiąc Plan Wykonanie Styczeń 12 380,00 zł. 0 zł. Luty 12 380,00 zł. 0 zł. Marzec 12 380,00 zł. 9 093,00 zł. Kwiecień 12 380,00 zł. 9 093,00 zł. Maj 12 380,00 zł. 9 093,00 zł. Łączna kwota wydatków Ośrodka na odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w okresie od 01.01.2012r. do 31.05.2012r. wyniosła 9 093,00 zł. i stanowiła 0,60 % wszystkich zaplanowanych w kwocie 1 513 886 zł. wydatków Ośrodka w 2012r. Wydatki wykonane na dzień 31.05.2011r. wg danych ze sprawozdania Rb-28S - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, wyniosły 572 592,75 zł., w związku z powyższym wydatki na odpis 6
na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w kwocie 9 093,00 zł. stanowiły 1,59 % wydatków zrealizowanych. IV. Świadczenia udzielane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Zgodnie z zapisem część I pkt 2 obowiązującego regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Rudziniec, podstawę gospodarowania zakłądowym funduszem świadczeń socjalnych stanowią przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, regulamin oraz zatwierdzony coroczny plan wydatków funduszu. Kopia rocznego planu rzeczowo finansowego funduszu socjalnego na 2012r. stanowi załącznik nr 3 do niniejszego porotokołu kontroli. Kontrolą objęto świadczenia socjalne przyznane osobom uprawnionym w okresie objętym kontrolą i stwierdzono, że przyznano pomoc finansową 10 pracownikom na łączną kwotę 3 190,00 zł. oraz 2 emerytom na łączną kwotę 290,00 zł. Wszyscy pracownicy oraz emeryci, którzy otrzymali pomoc finansową złożyli wnioski o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w których w formie oświadczenia wskazali przedział dochodów w jakim znajdują się dochody na osobę w rodzinie wnioskodawcy. Wnioski pracowników oraz emerytów zostały zaopiniowane pozytywnie przez Kierownika Ośrodka. Zgodnie z zapisem część V pkt 1 obowiązującego regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przyznanie i wysokość pomocy ( dofinansowania ) ze środków Funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Stwierdzono, że przyznane świadczenia pomoc finansowa były zróżnicowane w zależności od sytuacji materialnej wykazanej w oświadczeniach przez osoby wnioskujące o przyznanie świadczenia. Kontrolą objęto zgodność przyznanych kwot pomocy finansowej z wykazanymi w oświadczeniach dochodami i stwierdzono, że pomoc finansowa została przyznana w prawidłowej wysokości tj. uwzględniając zadeklarowany w oświadczeniach dochód brutto na członka rodziny. Wypłata pomocy finansowej realizowana była gotówką w kasie w dniach 29 i 30 marzec 2012r. - kopia list wypłat stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. Wątpliwości kontrolującego budzi fakt nie przyznania pomocy finansowej dla dwóch pracowników Ośrodka zatrudnionych w okresie przyznania ww pomocy pracownik 11 i 12 wykazu osób pracujących w Ośrodku stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. W pkt IV.1 pkt a obowiązującego regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wynika, że osobami uprawnionymi do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, niezależnie od rodzaju umowy o pracę oraz od wymiaru czasu pracy. Pracownik wykazany w poz. 11 wykazu stanowiącego załącznik nr 1 jest zatrudniony 7
w Ośrodku od dnia 19.03.2012r., a pracownik wykazany w poz. 12 wykazu stanowiącego załącznik nr 1 jest zatrudniony w Ośrodku od dnia 15.02.2012r. - zwrócono się do Kierownika Ośrodka z żądaniem złożenia wyjaśnień w sprawie braku przyznania pomocy materialnej dla ww osób pismo wraz z odpowiedzią Kierownika stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. V. Kontrola w zakresie realizacji kontroli zarządczej w 2011r. Zgodnie z art. 68 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ww ustawy, w dniu 4 stycznia 2010r. Kierownik Ośrodka ustalił Regulamin Kontroli Zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu Zarządzenie Nr 2/2010 z dnia 04.01.2010r.. Zgodnie z postanowieniami 12 pkt 2 ww Regulaminu kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych, systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami. Zapis 15 pkt 4 ww Regulaminu stanowi natomiast, że: co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez Kierownika i Głównego Księgowego. Kierownik Ośrodka wprowadził procedury zarządzania ryzykiem w Ośrodku w dniu 02.02.2010r. - Zarządzenie Nr 4/2010 z dnia 02.02.2010r. - Zarządzanie ryzykiem stanowi element kontroli zarządczej. Kierownik Ośrodka opracował rejestry zidentyfikowanych ryzyk w Ośrodku na następujących stanowiskach: pracownik administracyjny, Główny Księgowy, sekcje pomocy środowiskowej i profilaktyki uzależnień. W wyniku analizy ww rejestrów stwierdzono, że w większości realizowanych celó/zadań nie występuje duże ryzyko, występuje natomiast ryzyko małe oraz umiarkowane. Duże ryzyko zostało wykazane w zakresie realizacji świadczeń piniężnych i prowadzenia gospodarki kasowej. Kopia rejestrów zidentyfikowanych ryzyk stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ośrodku Kierownik wprowadził następujące procedury: a) Zarządzenie Nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, b) Zarządzenie Nr 4/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia procedur zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu, 8
c) Zarządzenie Nr 5/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu, d) Zarządzenie Nr 6/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 marca 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego pracownika socjalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, e) Zarządzenie Nr 7/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 marca 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki Pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, f) Zarządzenie Nr 8/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli Głównego Księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, g) Zarządzenie Nr 9/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia procedury uprawnień pracowniczych związanych z podróżami służbowymi po kraju, h) Zarządzenie Nr 11/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie organizacji, przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. i ) Zarządzenie Nr 12/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie zasad samooceny pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Na podstawie Zarządzenia Nr 12/2010 z dnia 30 listopada 2010r. Kierownik Ośrodka wydał pracownikom arkusze samooceny, które pracownicy wypełnili w terminie 14 dni od dnia otrzymania tj. zgodnie z zapisami Zarządzenia. W ramach samooceny systemu kontroli zarządczej za 2011r. dokonywanej raz w roku przez Kierownika i Głównego Księgowego zgodnie z zapisami Zarządzenia nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. Kierownik Ośrodka oraz Główny Księgowy dokonali weryfikacji stanu kontroli zarządczej za 2011r. - tabele ilustrujące ww weryfikacje stanowią załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. Ponadto na system kontroli zarządczej składają się również Statut Ośrodka oraz pozostałe uregulowania wewnętrzne, a także zakresy czynności pracowników Ośrodka. Na podstawie powyższych danych należy stwierdzić, że w Ośrodku funkcjonuje kontrola zarządcza zgodnie z wymogami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. 9
VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 13.04.2011r. do 04.05.2011r. została przeprowadzona w Ośrodku kontrola wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników Ośrodka oraz wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników. Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych skierowanych do Kierownika Ośrodka w wyniku stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. Pismo kierownika informujące o sposobie realizacji zaleceń wpłynęło do tut. Urzędu w dniu 18.05.2011r. tj. zgodnie z 30 dniowym terminem określonym w protokole z dnia 11.05.2011r. Kontrolą objęto realizacje zaleceń i stwierdzono, że: 1. Dokonano korekty należnego ryczałtu dla Kierownika Ośrodka za miesiące styczeń, luty i marzec 2011r. Wypłacono należną kwotę w dniu 16.05.2011r. Obecnie obowiązuje umowa Nr KA 2633/10/2012 z dnia 02.01.2012r. zawarta pomiędzy Wójtem Gminy Rudziniec, a Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na używanie samochodu stanowiącego własność Kierownika do celów służbowych. Umowa została zawarta na okres od 02.01.2012r. do 31.12.2012r. i przewiduje miesięczny limit przebiegu kilometrów w jazdach lokalnych w liczbie 100 km. Kontrolą objęto listy obecności Kierownika oraz wnioski za okres od 01.01.2012r. do 31.05.2012r. i stwierdzono, że naliczono i wypłacono należny zwrot kosztów podróży w wysokości zgodnej z ustaloną w zawartej umowie w oparciu o dane zgodne z listami obecności za ww okres. 2. Kontrolą objęto rejestr delegacji służbowych oraz polecenia wyjazdów służbowych za okres od 01.01.2012r. do 31.05.2012r. i stwierdzono, że w rejestrze są ujmowane wszystkie polecenia wyjazdów służbowych oraz że rachunek kosztów podróży każdorazowo zawiera godziny wyjazdu i przyjazdu. Stwierdzono realizację zaleceń pokontrolnych w sposób prawidłowy tj. zgodny z odpowiedzią na zalecenia udzieloną przez Kierownika Ośrodka w dniu 17.05.2011r. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie. Powyższe zalecenia kieruję do Kierownika Ośrodka, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zaleceń pokontrolnych. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników zatrudnionych w Ośrodku w okresie od 01.01.2012r. do 31.05.2012r. 2. Naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczęń socjalnych sporządzone na dzień 28.03.2012r. 3. Kopia rocznego planu rzeczowo finansowego funduszu socjalnego na 2012r. 10
4. Kopie list płac wypłata w dniach 29 i 30.03.2012r. osobom uprawnionym świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 5. Pismo z dnia 11.07.2012r. wraz z odpowiedzią Kierownika Ośrodka z dnia 31.07.2012r. 6. Kopia rejestrów zidentyfikowanych ryzyk w Ośrodku na 2011 rok. 7. Weryfikacja stanu kontroli zarządczej za 2011 rok. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Kierownik Ośrodka, pani Małgorzata Szymańska, został poinformowany o przysługującym na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 06/2012 Rudziniec 08.08.2012r. Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Gliwicka 26 44-160 Rudziniec Regon 003466897 tel./fax: 032/4000 ( 770-775 ) (pieczątka jednostki kontrolowanej) Główna Księgowa Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Grzegorz Nowak xxxxxxxx 3 mgr Małgorzata Szymańska (podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Ośrodka ( podpis i pieczątka Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu ) Pomocy Społecznej w Rudzińcu ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 11