PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Kultury w Będzinie, przy ul. Małachowskiego 43 Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III - 0113/III- 90/07 z dnia 10.10.2007r. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 11.10.07 do 30.11. 2007r. na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Będzina nr 49/2007 z dnia 10.10.2007r. w sprawie przeprowadzenia kontroli i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Ośrodka Kultury. Kontrola została wpisana pod numerem 7 książki kontroli, prowadzonej przez Ośrodek Kultury. Była to ósma kontrola finansowa w tej jednostce przeprowadzana z ramienia Urzędu Miejskiego w Będzinie. Poprzednią kontrolę w Ośrodku Kultury z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził Referat Kontroli Wewnętrznej w 2006r. Kontrolą tą objęto działalność finansową Ośrodka w okresie od stycznia 2006 do sierpnia 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy: prawidłowość gospodarowania funduszem płac gospodarka kasowa ustalenia dodatkowe. W wyniku w/w kontroli wydano 2 wnioski pokontrolne. Przeprowadzając obecną kontrolę, kontrolująca zwróciła uwagę na realizację wniosków pokontrolnych i wynikających z treści protokołów. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od stycznia 2002 do grudnia 2004r. Tematyka kontroli: Kontrola gospodarki funduszem płac Ośrodka Kultury w Będzinie w latach 2002-2004 zgodnie z art.187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r o finansach publicznych (Dz.U nr 249 poz.2104 z póżn.zm.) W jednostce kontrolowanej wprowadzono następujące uregulowania zagadnień finansowych: instrukcja obiegu dokumentów, wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora nr 6/94 z 19.12.1994r. instrukcja inwentaryzacyjna, wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora nr 3/96 z 01.10.1996r., zakładowy plan kont, wprowadzony zarządzeniem Dyrektora nr 1/2005 1
Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Kultury w Będzinie z 02.04.2002r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, regulamin wynagradzania, wprowadzony Zarządzeniem nr 3/2000 z 01.09.2000r., Dane ogólne: Ośrodek Kultury w Będzinie został utworzony na mocy uchwały Rady Miejskiej w Będzinie nr XII/69/91 z 29.04.1991r. Zgodnie z zapisem w statucie -Ośrodek Kultury prowadzi wielokierunkową działalność, której celem jest dostarczanie mieszkańcom możliwie jak najszerszej oferty kulturalnej, oświatowej i rozrywkowej, rozpoznawanie i kształtowanie potrzeb kulturalnych środowiska gminnego, przygotowanie do odbioru i tworzenia wartości kulturalnych, inspirowanie i wspomaganie amatorskiej i profesjonalnej twórczości artystycznej, promocja zespołów. Ośrodek gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Koszty bieżącej działalności i zobowiązania Ośrodek pokrywa z uzyskiwanych przychodów. Do przychodów Ośrodka zalicza się m.in.dotacje z budżetu gminy, wpływy z : prowadzonej działalności, z najmu i dzierżawy składników majątkowych, z reklamy, darowizny od osób fizycznych i prawnych. Podstawą gospodarki finansowej Ośrodka jest plan działalności zatwierdzony przez Dyrektora z zachowaniem wysokości rocznej dotacji. Plan ten zawiera: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Dyrektorem Ośrodka Kultury od dnia 01.04.2007r zgodnie z zarządzeniem nr 0151/131/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 30 marca 2007r jest Pan mgr Andrzej Ciszewski. USTALENIA KONTROLI Kontrolę niniejszą przeprowadzono w opraciu m.in.o: -rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04.1999r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. nr 45, poz. 446 z póżn.zm.) -rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego,ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop /Dz.U.nr 2 poz.14 z póżn.zm./ -ustawę z dnia 29.09.1994r o rachunkowości/tj.dz.u. Z 2002r nr 76 poz.694/. W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano: 1.Prawidłowość gospodarowania funduszem płac 2.Ustalenia dodatkowe 1.Prawidłowość gospodarowania funduszem płac w latach 2002-2004 Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania i pracowników jednostki kontrolowanej: główna księgowa specjalista d/s księgowości i kadr referent d/s księgowości wypłacania wynagrodzeń następujących 2
Sprawdzeniem objęto: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące,świadectwa pracy,zachowaną w dokumentacji płacowej kartę wynagrodzeń głównej księgowej za 2003 rok/załącznik nr 26/, listy płac za okres kontrolowany bez nadanych numerów pozycji księgowej, przelewy wynagrodzeń raporty kasowe : z 2002r od nru 1do nru 63,z 2003r od nru 1 do nru 72,z 2004 od nru 1 do nru 66 ;dowody wypłaty gotówki z kasy KW: z 2002r od nru 1 do nru 266,z roku 2003 od nru 1 do nru 272,z roku 2004 od nru 1 do nru 251 ; dowody przyjęcia gotówki do kasy KP:z roku 2002 od nru 1 do nru 794,2003 od nru 1 do nru 895,z roku 2004 od nru 1 do985;wyciągi bankowe : z 2002r od nru 1 do nru 177,z 2003r od nru 1 do nru 176,z 2004r od nru 1do nru 197;zestawienie obrotów i sald,karty kontowe,dziennik główny. Weryfikacji poddano: -czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami i stwierdzono następujące uchybienia: 1. w pismach przyznających wynagrodzenie zasadnicze głównej księgowej o numerach :DK 5/10/99 z dnia 29.10.1999r,DK 4/2003 z dnia 24.01.2003r wyszczególniono kategorię zaszeregowania tego wynagrodzenia wyższą niż to wynika z przepisów.kserokopia w/w pism przyznających stanowi załącznik nr 1 do protokołu 2.w piśmie nr DK 18/10/1999 z dnia 29.10.1999r przyznającym wynagrodzenie zasadnicze referentowi d/s kadr i płac wyszczególniono kategorię zaszeregowania wyższą niż to wynika z przepisów.kserokopia w/w pisma przyznającego stanowi załącznik nr 2 do protokołu. -staż pracy kontrolowanych pracowników. Porównano, czy staż pracy odpowiada przydzielonej stawce procentowej za wysługę lat - w tym zakresie uchybień nie stwierdzono. prawidłowość sporządzania list płac,które są wykonywane przy pomocy programu komputerowego.listy płac zawierają : imię i nazwisko pracownika,okres za jaki dokonano wypłaty, wynagrodzenie brutto każdego pracownika z wyszczególnieniem poszczególnych składników płac,kwotę do wypłaty. Listy płac zostały zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione do tego osoby. czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w takiej samej wysokości przeniesione na listę płac, stwierdzono niezgodności dot.wprowadzenia na listę płac kwot: -dodatku funkcyjnego głównej księgowej/kserokopia ostatniego, znajdującego się w teczce akt osobowych głównej księgowej pisma przyznającego ten dodatek, bez nru z dnia 01.10.1993r, stanowi załącznik nr 3 do protokołu/ -dodatku czynnościowego specjalisty d/s kadr i płac, kserokopia pisma przyznającego nr DK 1/2000 z dnia 31.12.2000 stanowi załącznik nr 4 -wynagrodzenia zasadniczego referenta d/s kadr i płac w 2002r,kserokopia pism przyznających wynagrodzenie zasadnicze :nr DK 18/10/1999 z dnia 29.10.1999r : bez nru z dnia 02.01.2003r stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Wyszczególnienie uchybień dot.wprowadzenia na listę płac przyznanych wynagrodzeń stanowi załącznik nr 6 prawidłowość obliczenia wynagrodzenia za urlop w 2002r wszystkich objętych kontrolą pracowników i stwierdzono niezgodności w obliczeniu tych wynagrodzeń.wyszczególnienie obliczenia wynagrodzenia za urlop tych pracowników stanowi załącznik nr 7,8,9. prawidłowość obliczenia i wprowadzenia do ewidencji księgowej kosztów wynagrodzenia pracowników w poszczególnych m-cach okresu kontrolowanego. Stwierdzono występowanie różnicy pomiędzy wprowadzoną do ewidencji księgowej kwotą kosztów wynagrodzenia,widniejącą w zbiorczym podsumowaniu listy płac a kwotą kosztów wynikającą z 3
podsumowania kosztów wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Wyszczególnienie uchybień znajduje się w załączniku nr 10 do protokołu. prawidłowość rozliczania pobranych przez kontrolowanych pracowników zaliczek na poczet wynagrodzenia danego miesiąca.pracownicy jednostki kontrolowanej na podstawie wniosku o wypłatę zaliczki na poczet wynagrodzenia danego miesiąca,zatwierdzanego do wypłaty przeważnie tylko przez główną ksiegową pobierali zaliczki w kasie Ośrodka Kultury odbiór gotówki potwierdzając swoim podpisem na dowodach rozchodowych KW lub przelewem na osobiste konto bankowe.stwierdzono iż w okresie kontrolowanym występują różnice między pobranymi a uwzględnionymi w rozliczeniu wynagrodzenia za pracę danego pracownika kwotami zaliczek na wynagrodzenia. Wyszczególnienie niezgodności znajduje się w załączniku nr 11. czy widniejąca na liście płac kwota potrąconej pożyczki mieszkaniowej danego pracownika została naniesiona na analityczną kartę kontową konta 240 -pożyczka mieszkaniowa w takiej samej wysokości. Stwierdzono występowanie różnic pomiędzy kwotą faktycznie potrąconej z wynagrodzenia na liście płac raty pożyczki mieszkaniowej a kwotą zaliczoną jako spłacona na analitycznej karcie kontowej 240.Wyszczególnienie niezgodności znajduje się w załączniku nr 12. prawidłowość obliczenia kwoty odprawy emerytalnej głównej księgowej,stwierdzono niezgodność w obliczeniu tej kwoty.wyszczególnienie obliczenia stanowi załącznik nr 13. porównano naliczone w liście płac wynagrodzenia netto z dokonanymi przelewami na ROR-y. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 3.Ustalenia dodatkowe Zgodnie z informacją Dyrektora Ośrodka Kultury w Będzinie z dnia 16.11.2007r -wnioski pokontrolne zostaną wykonane do dnia31.12.2007r.informacja stanowi załącznik nr 25 do protokołu. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nru 1 do nru 29 stanowią integralną część protokołu. Załącznik nr 1 -.Kserokopia pism przyznających nr DK 5/10/99 z dnia 29.10.1999r,DK 4/2003 z dnia 24.01.2003r Załącznik nr 2 -Kserokopia pisma przyznającego wynagrodzenie zasadnicze referentowi d/s kadr i płac nr DK 18/10/1999r z dnia 29.10.1999r Załącznik nr 3 -kserokopia ostatniego pisma znajdującego się w teczce akt osobowych głównej księgowej przyznającego dodatek funkcyjny, bez nru z dnia 01.10.1993r Załącznik nr 4 - kserokopia pisma nr DK 1/2000 z dnia 31.12.2000przyznającego dodatek czynnościowy specjaliście d/s kadr i płac Załącznik nr 5 -kserokopia pism przyznających wynagrodzenie zasadnicze:referenta d/s kadr i płac nr DK 18/10/1999 z dnia 29.10.1999r ;starszej księgowej bez nru z dnia 02.01.2003r Załącznik nr 6 -Wyszczególnienie niezgodności dot.wprowadzenia na listę płac przyznanych wynagrodzeń Załącznik nr 7 -Wyszczególnienie obliczenia wynagrodzenia za urlop z 2002 głównej księgowej Załącznik nr 8 -Wyszczególnienie obliczenia wynagrodzenia za urlop z 2002 specjalisty d/s kadr i płac Załącznik nr 9 - Wyszczególnienie obliczenia wynagrodzenia za urlop z 2002 referenta d/s kadr i płac Załącznik nr 10 -Wyszczególnienie różnicy dot.obliczenia kosztów wynagrodzenia pracowników w okresie kontrolowanym 4
Załącznik nr 11 -Wyszczególnienie niezgodności dot. rozliczenia pobranych i zwróconych zaliczek na poczet wynagrodzenia. Załącznik nr 12 - Wyszczególnienie niezgodności dot.rozliczenia pożyczki mieszkaniowej. Załącznik nr 13 -Obliczenie kwoty odprawy emerytalnej głównej księgowej. Załącznik nr 14- Listy płac za okres kontrolowany Załącznik nr 15 - Kserokopia dowodów kasowych Kw z 2002 r o nrach: 3,55,102,120,130,134,168,194,245,256,14,28,49,58,63,73,84,98,108,114,128,140,149,154,158,189, 200,218,232,4,5,7,8,9,13,17,26,48,78,82,91,93,99,110,117,122,129,135,147,164,187,208,224,226, 246,261, Załącznik nr 16 - Kserokopia przelewów bankowych z 2002r dot.wypłaty zaliczkowego wynagrodzenia:wb nr 99 z dnia 31.07.2002,WB nr 90 z dnia 12.07.2002, WB nr 101z dnia 01.08.2002,WB nr 111 z dnia 26.08.02,WB nr 153 z dnia 25.11.2002,WB nr 163 z dnia 12.12.2002 Załącznik nr 17 -Kserokopia dowodów kasowych Kw z 2003 r o nrach: 15,18,21,30,47,72,92,100,137,149,182,189,206,212,247,253,268,69,147,157,166,22, 29,31,45,52,54,55,66,70,76,84,85,88,95,105,110,113,148,156,167,181,249,263 Załącznik nr 18- Kserokopia przelewów bankowych z 2003r dot.wypłaty zaliczkowego wynagrodzenia WB nr: 6 z 16.01.03,41 z 21.03.03,51 z 14.04.03,54 z 23.04.03,66 z 13.05.03,70 z 20.05.03,85 z 17.06.03, 95 z 03.07.03, 114 z 12.08.03, 117 z 22.08.03,126 z 05.09.03,130 z 11.09.03,145 z 08.10.03,157 z 13.11.03. Załącznik nr 19-kserokopia Kw z 2004 r o numerach: 27,38,52,58,59,8,15,21,28,50,55,61,69,95,120,128 Załącznik nr 20 -kserokopia analitycznej i syntetycznej karty kontowej 240za 2002r Załącznik nr 21 -kserokopia zestawienia obrotów i sald za 2002r Załącznik nr 22 -kserokopia analitycznej i syntetycznej karty kontowej 240 za 2003r i 2004r Załącznik nr 23 -kserokopia zestawienia obrotów i sald za 2003r i 2004r Załącznik nr 24 -kserokopia 4 sztuk świadectw pracy głównej księgowej Załącznik nr 25-Informacja Dyrektora Ośrodka Kultury w Będzinie z dnia 16.11.2007 r Załącznik nr 26-zachowany w dokumentacji płacowej wydruk karty wynagrodzeń głównej księgowej za 2003 rok Załącznik nr 27-zakres czynności głównej księgowej Załącznik nr 28-zakres czynności specjalisty d/s kadr i płac z 01.01.2001r Załącznik nr29 -zakres czynności referenta d/s kadr i płac z 01.01.2001r Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Dyrektor Ośrodka Kultury w Będzinie Pan mgr Andrzej Ciszewski, został poinformowany o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia 14.12.2007r. Strona kontrolowana Strona kontrolująca Andrzej Ciszewski Halina Taratuta - Palimąka - Dyrektor Ośrodka Kultury w Będzinie Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej 5