WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 PREZYDENT OLSZTYNA URZĄD MIASTA OLSZTYNA Znak sprawy: KR Nr dokumentu: Olsztyn, dnia r. Pani Iwona Jasińska Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 2 im. Jarosława Dąbrowskiego w Olsztynie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z przeprowadzonym przez pracownika Biura Kontroli Urzędu Miasta Olsztyna postępowaniem kontrolnym KR w Szkole Podstawowej Nr 2 im. Jarosława Dąbrowskiego w Olsztynie, na podstawie 37 ust.1 Regulaminu postępowań kontrolnych, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 228 Prezydenta Olsztyna z dnia 10 lipca 2013 r. przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. Na podstawie upoważnienia nr OK wydanego dnia 26 lutego 2016 r. przez Prezydenta Olsztyna w dniach 26 lutego 2016 r. 08 kwietnia 2016 r. została przeprowadzona w siedzibie jednostki, którą Pani kieruje kontrola planowa. Czynności kontrolne obejmowały zbadanie prawidłowości dysponowania przyznanymi jednostce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez jednostkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowanie mieniem w okresie objętym kontrolą z uwzględnieniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz procedur wewnętrznych. Kontrolą zostały objęte zdarzenia występujące w jednostce w okresie 1 stycznia 2014 roku do 31 grudnia 2015 r. Niniejsze wyniki kontroli zostały sformułowane na podstawie ustaleń zawartych w przedstawionym Pani w dniu 20 kwietnia 2016 r. protokole kontroli, do treści którego nie wniosła Pani zastrzeżeń. Na podstawie ustaleń opisanych w protokole kontroli, o którym mowa wyżej stwierdzam, że objęte kontrolą zagadnienia realizowała Pani w sposób prawidłowy. Pl. Jana Pawła II 1, Olsztyn kancelaria.ogolna@olsztyn.eu

2 Czynności kontrolne wykazały, że w okresie objętym kontrolą ustaliła Pani wymagane przepisami prawa uregulowania organizacyjno prawne określające zasady prowadzenia gospodarki finansowej. Kierowana przez Panią jednostka prowadziła działalność na podstawie prawidłowo uchwalonego statutu jednostki zawierającego informacje wymagane art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), tj. określającego nazwę, siedzibę i przedmiot działalności oraz przygotowanego i uchwalonego przez Radę Szkoły, tj. organ uprawniony na podstawie art. 42 ust. 1 i art. 50 ust. 2 w związku z art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, ze zm. oraz tj. Dz. U z 2015 r. poz ze zm.). Ponadto w związku z obowiązkiem wynikającym z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) ustaliła Pani politykę rachunkowości, która zawierała elementy wymagane art. 10 ust. 1 ww. ustawy. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że dysponowała Pani przyznanymi środkami publicznymi oraz prowadziła gospodarkę finansową w ramach środków gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów. Kontrola zagadnień związanych z prawidłowością pozyskiwania i realizowania dochodów budżetowych oraz dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku nie wykazała nieprawidłowości. Oceny prawidłowości realizacji dochodów dokonano dla pobieranych przez jednostkę dochodów budżetowych z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, stanowiącego zasób mieszkaniowy Gminy Olsztyn oraz dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku z tytułu najmu lub dzierżawy pomieszczeń jednostki podmiotom zewnętrznym. Czynności kontrolne wykazały, że pozyskując ww. dochody przestrzegała Pani regulacji prawnych obowiązujących w zakresie ich pozyskiwania, tj. z tytułu: 1) najmu lokalu mieszkalnego, stanowiącego zasób mieszkaniowy Gminy Olsztyn, który regulowały: Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. Prawo lokalowe; Ustawa z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 105, poz. 509 ze zm.), Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 ze zm.), Uchwała Nr XIX /314/12 Rady Miasta Olsztyna z dnia 25 stycznia 2012 r. w sprawie wieloletniego Programu Gospodarowania Mieszkaniowym Zasobem Gminy Olsztyn na lata , 2

3 Zarządzenie Nr 227 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 16 lipca 2012 r. w sprawie określenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych w zasobie mieszkaniowym Gminy Olsztyn; 2) udostępniania majątku jednostki podmiotom zewnętrznym, które regulowały: Uchwała Nr XLVIII/540/09 Rady Miasta Olsztyn z dnia 29 lipca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków korzystania przez oświatowej jednostki organizacyjne z nieruchomości oddanych im w trwały zarząd, zmieniona Uchwałą Nr XX/331/12 Rady Miasta Olsztyna z dnia 29 lutego 2012 r.; zgodnie z ww. Uchwałą Nr XLVIII/540/09 RMO podjęła Pani właściwe czynności zmierzające do ustalenia cen najmu podmiotom zewnętrznym na podstawie wyliczeń w formie kalkulacji wysokości kosztu użytkowania pomieszczeń wynajmowanych; Uchwała Zarządu Miasta Olsztyna Nr 26/91 z dnia 4 października 1991 r. w sprawie umieszczenia reklam i szyldów na ścianach budynków komunalnych i przystankach autobusowych oraz pobierania opłat za reklamy i szyldy oraz Uchwała Zarządu Miasta Olsztyn Nr 138/1/98 z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie przyjęcia zasad ustalania opłat za umieszczanie reklam na gruntach gminnych, na budynkach komunalnych oraz na budynkach stanowiących współwłasność z większościowym udziałem Gminy zmieniona Uchwałą Zarządu Miasta Olsztyn Nr 30/43/99 z dnia 23 marca 1999 r. zmieniającą uchwałę w sprawie przyjęcia zasad ustalania opłat za umieszczenie reklam na obiektach i gruntach gminnych zgodnie z ww. Uchwałą Nr 138/1/98 w zakresie wynajmowania powierzchni reklamowej zastosowała Pani prawidłowe stawki opłat za 1m 2 powierzchni. Z ustaleń protokołu uzyskałem informację, że realizacja dochodów z ww. tytułów przebiegała prawidłowo, należne opłaty naliczała Pani zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie ww. regulacjami prawnymi, zaś dochody budżetowe odprowadzała Pani na rachunek Urzędu Miasta Olsztyna w obowiązujących terminach. Kontrola zagadnień związanych z wydatkowaniem środków publicznych na nagrody dla nauczycieli, pomoc zdrowotną w postaci zapomóg losowych i podróże służbowe nie wykazała nieprawidłowości. Stwierdzono w przedmiotowym zakresie, że: 1) nagrody dyrektora dla nauczycieli przyznawała Pani zgodnie z obowiązującymi regulacjami, tj. Uchwałą Nr XLII/489/09 Rady Miasta Olsztyn z dnia 25 marca 2009 roku oraz Uchwałą Nr XII/174/11 Rady Miasta Olsztyna z dnia 29 czerwca 2011 roku; 3

4 2) dysponowała Pani środkami finansowymi przeznaczonymi na pomoc zdrowotną dla nauczycieli korzystających z opieki zdrowotnej oraz wykorzystała je Pani zgodnie z regulacjami wynikającymi z ww. Uchwały Nr XI/99/07 Rady Miasta Olsztyn z dnia 30 maja 2007 r. w sprawie określenia rodzajów świadczeń przyznawanych na pomoc zdrowotną dla nauczycieli korzystajacych z opieki zdrowotnej oraz warunków i sposobu ich przyznawania; wniesione uwagi do powyższego zakresu miały charakter instruktażowy, a wskazane przez kontrolującego nieliczne uchybienia nie miały wpływu na ogólną ocenę zagadnienia; 3) koszty podróży rozliczała Pani zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, tj. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). W zakresie gospodarowania środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymi w użytkowaniu uwag nie wniesiono. Sprawdzono poprawność i zupełność uregulowań wewnętrznych dotyczących gospodarowania mieniem, prawidłowość ujęcia środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu w ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej. Stwierdzono, że wartość środków trwałych, wynikająca z ewidencji analitycznej była zgodna z wartością wynikającą z ewidencji syntetycznej, a ustalone zasady prowadzenia ewidencji analitycznej do kont 011 i 013 spełniały wymogi Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). W powyższym zakresie wskazane przez kontrolującego uchybienia zostały wyeliminowane w trakcie czynności kontrolnych. Ocena prawidłowości gospodarowania majątkiem w kontekście wydatków z 4210 na zakup materiałów i wyposażenia oraz z 4240 na pomoce dydaktyczne nie wykazała nieprawidłowości. Wydatki te realizowała Pani zgodnie z zasadą wynikającą z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz zgodnie z art. 44 ust. 4 oraz art. 254 pkt 4 tej ustawy, tj. z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty. Wskazane drobne uchybienia w regulacjach wewnętrznych zostały szczegółowo omówione, z protokołu kontroli uzyskałem informację, iż w trakcie trwania 4

5 czynności kontrolnych przystąpiła Pani do prac związanych z opracowaniem nowego regulaminu udzielania zamówień publicznych. Kontrolą objęto również prawidłowość prowadzenia gospodarki kasowej i ewidencjonowania obrotu kasowych druków ścisłego zarachowania. Ustalono, że zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostce uregulowała Pani w Instrukcji Kasowej stanowiącej Załącznik nr 6 do Zarządzenia Nr 42/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 2 w Olsztynie z dnia 31 grudnia 2010 r., zmienionej Zarządzeniem Nr 81/2013 Dyrektora SP Nr 2 w Olsztynie z dnia 30 grudnia 2013 r. W przedmiotowym zakresie kontrolujący ustalił, że raporty kasowe były sporządzone oddzielnie dla poszczególnych rodzajów działalności jednostki, w terminach wskazanych w Instrukcji kasowej. Wszystkie operacje przychodu i rozchodu gotówki były udokumentowane dowodami kasowymi zastępczymi odpowiednio KP dla przychodu gotówki i KW dla rozchodu gotówki a operacje gotówkowe ewidencjonowane były na podstawie prawidłowych dowodów kasowych oraz na bieżąco zgodnie z art. 21, art. 22 i art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). W zakresie obrotu kasowych druków ścisłego zarachowania ustalono, że gospodarka dowodami kasowymi stanowiącymi w jednostce druki ścisłego zarachowania została uregulowana w Instrukcji Gospodarowania Ewidencji i Kontroli Druków Ścisłego Zarachowania w Szkole Podstawowej nr 2 w Olsztynie stanowiącej Załącznik Nr 7 do ww. Zarządzenia nr 42/2010 Dyrektora SP Nr 2 w Olsztynie. Ewidencją druków ścisłego zarachowania objęte były czeki gotówkowe, arkusze spisu z natury, kwitariusze przychodowe, dowody KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci), obrót nimi rejestrowany był w Księgach druków ścisłego zarachowania przesznurowanych, opieczętowanych, podpisanych przez Panią i głównego księgowego jednostki, a ewidencja w zakresie objętym kontrolą prowadzona była w sposób zupełny. Prowadzone czynności kontrolne w zakresie prawidłowości wydatków realizowanych w ramach zaliczek gotówkowych udzielanych pracownikom jednostki nie wykazały nieprawidłowości. Zaliczki udzielane i rozliczane były na podstawie dokumentów zgodnych z wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w Pani jednostce, wypłacanie ich było celowe i zasadne, wszystkie zaliczki zostały rozliczone terminowo. Ewidencja analityczna do konta 234 w okresie objętym kontrolą prowadzona była w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z tytułu zaliczek udzielonych danemu pracownikowi, co było zgodne z przyjętą polityką rachunkowości jednostki i wypełniało wymogi ww. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ). 5

6 Kontrolą objęto również zatrudnienie pracowników jednostki w kontekście naruszenia zapisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz ze zm. oraz Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). Czynności kontrolne wykazały, że nie wystąpiły przypadki zabronione art. 26 ww. ustawy o pracownikach samorządowych. W związku z ustaleniami kontroli uznaję, że stworzyła Pani prawidłowe podstawy formalno-prawne do gospodarowania środkami publicznymi, a prowadzona gospodarka finansowa jest odzwierciedlana w księgach rachunkowych. Wyniki ustaleń kontrolnych dają podstawę do pozytywnej oceny Pani działalności jako Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 2 w Olsztynie w zakresie prawidłowości dysponowania przyznanymi jednostce środkami budżetowymi a także gospodarowania mieniem. W związku z faktem, że przeprowadzona kontrola nie wykazała nieprawidłowości i uchybień wymagających formułowania zaleceń pokontrolnych informuję, że przekazanie wystąpienia kończy niniejsze postępowanie kontrolne. PREZYDENT OLSZTYNA Piotr Grzymowicz 6