PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 09/2011 z dnia 17.08.2011r. Zakres kontroli: Kontrola w zakresie udzielania zaliczek pracownikom Zakładu Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 24.08.2011r. do dnia 21.09.2011r.. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Zakład, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 32. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2011r. do 31.08.2011r.. Badanie przeprowadzono metodą metodą pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami ). 2.Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późniejszymi zmianami ). 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ). 1
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną ( Dz. U. z 2006r. Nr 116 poz. 783 z późniejszymi zmianami ) 8. Uchwała Nr III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pan Krzysztof Szolich Dyrektor Zakładu od dnia 22.08.2011r., poprzednio Zastępca Dyrektora Zakładu, Pan xxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zakładu, oraz pozostali pracownicy Zakładu wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki USTALENIA KONTROLI Zakład Budżetowy Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Gminy Rudziniec został utworzony Uchwałą Nr VIII/80/99 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 czerwca 1999r.. Dyrektorem Zakładu w okresie objetym kontrolą był Pan Paweł Tomecki zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia 01.05.2009r. do dnia 16.08.2011r.. Od dnia 22.08.2011r. na stanowisku Dyrektora zatrudniony jest Pan Kszysztof Szolich, który był do dnia 21.08.2011r. zatrudniony w Zakładzie na stanowisku Zastępcy Dyrektora - od dnia 01.06.2009r.. Głównym Księgowym Zakładu jest Pan xxxxxxxxx 2 zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia 01.02.2000r. do nadal. Zakład budżetowy mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 32 na nieruchomości gruntowej o pow. 2 175 m² stanowiącą działkę nr 429/52, k.m. 26, zabudowaną budynkiem administracyjno socjalnym o powierzchni 162,57 m², oraz wiatą stalową o powierzchni 153,89 m² dla której Sąd Rejonowy w Gliwicach prowadzi księgę wieczystą nr 7140. Nieruchomość powyższa została przekazana w trwały zarząd na podstawie decyzji Wójta Gminy Rudziniec Nr GN.72244-9/07 z dnia 17.04.2007r., celem prowadzenia działalności statutowej Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
II. Regulacje wewnętrzne jednostki Zgodnie z art. 9 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych sektor finansów publicznych tworzą samorządowe zakłady budżetowe. Zakład działa na podstawie m.in.: 1) Statut Zakładu, którego tekst przyjęto w dniu 14 października 2010r. - Uchwała Nr XLVII/637/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 14 października 2010r. w sprawie nadania Statutu Zakładowi Budżetowemu Gospodarki Komunalnej i Miejszkaniowej w Rudzińcu uchwała weszła w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2011r.. 2) Zarządzenie Nr 16/2010 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 27 grudnia 2010r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. 3) Zarządzenie Nr 3b/09 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r. w sprawie wprowadzenia w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu regulaminu pracy pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Gospdarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. 4) Zarządzenie Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 19.04.2002r. 5) Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 30.05.2002r. 6) Zarządzenie Nr 1/2003 Dyrektora ZBGKiM w Rudzińcu z dnia 12.02.2003r. w sprawie dopuszczenia do użytkowania programów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ZBGKiM. 7) Procedury zapewniające kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 14.09.2005r.. 8) Zarządzenie Nr 6 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w sprawie tymczasowego dopuszczenia do stosowania w ZBGKiM w Rudzińcu istniejącej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zmian w jej załącznikach oraz w sprawie zakładowego planu kont i zaprzestania stosowania konta 222 z dnia 27.05.2010r.. 3
9) Zarządzenie Nr 4/09 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r. w sprawie wprowadzenia w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. III. Dokumentacja finansowa - zaliczki Procedura udzielania zaliczek w Zakładzie została opracowana i jest ujęta w procedurach zapewniających kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 14.09.2005r.. Z zapisów powyższej procedury wynika m.in., że: zaliczki pieniężne udzielane są z kasy Zakładu na bieżące, niezbędne wydatki, którymi są zakupy materiałów i wyposażenia lub usług oraz inne zakupy w placówkach handlu detalicznego, związane z potrzebami bieżącymi Zakładu, podstawą udzielenia zaliczki jest wniosek pracownika o zaliczkę zatwierdzony przez Dyrektora lub Głównego Księgowego, maksymalna kwota zaliczek to 5 000,00 zł., osobami uprawnionymi do pobierania zaliczek są wszyscy pracownicy Zakładu, zaliczka powinna być rozliczona w terminie do 4 tygodni, dokumentami rozliczenia zaliczki są: faktury, rachunki, kserokopie opłat różnych lub dowody KP z kasy gdzie zostały uiszczone, niedoborami powstałymi z tytułu rozliczenia zaliczki obciążony jest zaliczkobiorca. W wyniku analizy uregulowań wewnętrznych stwierdzono rozbieżność w zakresie terminu rozliczenia zaliczki procedura udzielania zaliczek w Zakładzie wskazuje, że zaliczkobiorca zobowiązany jest do starannego i rzetelnego przedstawienia rozliczenia zaliczki, w terminie do 4 tygodni natomiast w schemacie obiegu dokumentów w Zakładzie stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 19.04.2002r. w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w pkt 5 wskazano, że rozliczenie zaliczki powinno być sporządzone w terminie do 14 dni od daty pobrania zaliczki. - załącznik nr 1 do niniejszego protokołu stanowi kopia ww procedury oraz kopia schematu obiegu dokumentów w Zakładzie. Kontrolą objęto wnioski o udzielenie zaliczek oraz dowody księgowe potwierdzające rozliczenia zaliczek w okresie od 01.01.2011r. do 31.08.2011r. ( pełny wykaz udzielonych zaliczek stanowi 4
załącznik nr 2 do niniejszego protokołu ) i stwierdzono: zaliczki są udzialane pracownikom Zakładu na podstawie wniosku o zaliczkę, który jest każdorazowo zatwierdzony przez Dyrektora lub Głównego Księgowego wyj. stanowi wypłata zaliczki Dyrektorowi Zakładu w dniu 05.01.2011r. ( KW/6/2011/KASA z dnia 05.01.2011r. ) pomimo braku wniosku o wypłatę zaliczki, zaliczki są wypłacane każdorazowo z kasy Zakładu na podstawie dokumentu KW ( Kasa Wypłaci ) przez osobą zatrudnioną na stanowisku kasjera, wysokość udzialanych zaliczek nie przekracza kwoty maksymalnej tj. 5 000,00 zł. - wyj. stanowi zaliczka wypłacona w dniu 05.01.2011r. Dyrektorowi Zakładu w kwocie 8 000,00 zł. ( KW/6/2011/KASA ), zaliczki są rozliczane prawidłowo dokumenty potwierdzające dokonane wydatki są każdorazowo dołączane do rozliczenia zaliczki wyj stanowi zaliczka udzielona pracownikowi w wysokości 850,00 zł. w dniu 28.04.2011r. na podstawie dowodu Nr KW/168/2011/KASA została rozliczona w dniu 29.04.2011r. następującymi dowodami: a) faktura VAT 2011-22-065218 z dnia 28.04.2011r. w kwocie 72,90 zł., b) faktura VAT 3300/04/11/A z dnia 28.04.2011r. w kwocie 755,22 zł. c) wpłata własna do kasy Zakładu w dniu 29.04.2011r. w kwocie 21,98 zł. - KP/1153/2011/KASA z dnia 29.04.2011r. Po zsumowaniu kwot udokumnetowanych powyższymi dowodami księgowymi wynika, że wpłacono do kasy o 0,10 zł. więcej niż wynikało z kwoty otrzymanej przez pracownika zaliczki. Kopia powyższych dowodów księgowych stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. brak możliwości sprawdzenia, czy zaliczki są rozliczane terminowo w związku z rozbieżnością terminu rozliczenia zaliczek określonego w przepisach wewnętrznych z kontroli wniosków o zaliczkę oraz rozliczeń zaliczek wynika, że zaliczki rozliczane były w Zakładzie na ogół w terminie nie przekraczającym 4 tygodni tj. terminu określonego w procedurze udzielania zaliczek w Zakładzie z dnia 14.09.2005r. ( uregulowanie bardziej aktualne od Zarządzenia Dyrektora Zakładu w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Zakładzie z dnia 19.04.2002r. w którym schemat obiegu dokumentów księgowych wskazuje na 14 dniowy termin rozliczenia zaliczki ) wyj. stanowią zaliczki: 1. Zaliczka udzielona Dyrektorowi Zakładu w dniu 05.01.2011r. w kwocie 8 000,00 zł. została rozliczona w dniu 17.08.2011r. - zwrot w całości do kasy ( KP Nr 2209/2011/KASA z dnia 17.08.2011r. ) - kopia dowodu KP stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. 2. Zaliczka udzielona Dyrektorowi Zakładu w dniu 22.03.2011r. w kwocie 5 000,00 zł. została 5
rozliczona w dniu 17.08.2011r.- zwrot w całości do kasy ( KP Nr 2210/2011/KASA z dnia 17.08.2011r. ) - kopia dowodu KP stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. 3. Zaliczka udzielona Zastępcy Dyrektora Zakładu w dniu 30.03.2011r. w kwocie 500,00 zł. została rozliczona w dniu 13.05.2011r. - zwrot w całości do kasy ( KP/1301/2011/KASA z dnia 13.05.2011r. ) - kopia dowodu KP stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. 4. Zaliczka udzielona Dyrektorowi Zakładu w dniu 30.05.2011r. w kwocie 500,00 zł. została rozliczona w dniu 17.08.2011r. - zwrot całości do kasy ( KP/2211/2011/KASA z dnia 17.08.2011r. ) - kopia dowodu KP stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Rozbieżność w zakresie terminu rozliczenia zaliczki w procedurach Zakładu stanowiących m.in. w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek procedura udzielania zaliczek w Zakładzie wskazuje, że zaliczkobiorca zobowiązany jest do starannego i rzetelnego przedstawienia rozliczenia zaliczki, w terminie do 4 tygodni, natomiast w schemacie obiegu dokumentów w Zakładzie stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 19.04.2002r. w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w pkt 5 wskazano, że rozliczenie zaliczki powinno być sporządzone w terminie do 14 dni od daty pobrania zaliczki. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zakładu, który wprowadził do stossowania w Zakładzie powyższe procedury. 2. Udzielenie w dniu 05.01.2011r. ( KW/6/2011/KASA ) zaliczki Dyrektorowi Zakładu w kwocie 8 000,00 zł., co było niezgodne z obowiązującą w Zakładzie procedurą udzielania zaliczek, która w pkt 3 stanowi, że zaliczka może być udzielona do kwoty 5 000,00 zł. z kasy zakładu. Powyższa zaliczka została wypłacona z kasy pomimo braku wniosku o zaliczkę, co było niezgodne z pkt 2 obowiązującej w Zakładzie procedury udzielania zaliczek, stanowiącej, że podstawą udzielenia zaliczki jest wniosek pracownika o zaliczkę zatwierdzony przez dyrektora lub głównego księgowego. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi kasjer, który wypłacił zaliczkę pomimo, braku wniosku oraz w kwocie przekraczającej maksymalną kwotę zaliczki możliwą do pobrania w Zakładzie. Obowiązująca w Zakładzie instrukcja dotycząca gospodarki kasowej z dnia 30.05.2002r. w 6 pkt 3.1 tiret 5 stanowi, że wypłaty gotówki z kasy dokonywane są na podstawie źródłowych dokumentów kasowych uzasadniających wypłatę, do których zalicza się wnioski o wypłatę zaliczek i ich rozliczenie. 6
3. Rozliczenie w dniu 29.04.2011r. zaliczki udzielonej pracownikowi w wysokości 850,00 zł. w dniu 28.04.2011r. na podstawie dowodu dowodów księgowych w łącznej kwocie 850,10 zł. Za powyższą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi osoba dokonująca rozliczenia zaliczki w Zakładzie. 4. Nieterminowe rozliczanie zaliczek w przypadkach opisanych w części III pkt 1, 2, 3 i 4 niniejszego protokołu poprzez ich rozliczenie po terminie 4 tygodniowym określonym w procedurze udzielania zaliczek w Zakładzie z dnia 14.09.2005r.. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponoszą pracownicy otrzymujący zaliczki. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Doprowadzić do spójnego zapisu w procedurach wewnętrznych Zakładu stanowiących m.in. o udzielaniu i rozliczaniu zaliczek. Nie dopuszczać do sytuacji w której ta sama czynność wykonywana w Zakładzie i opisana w procedurach obowiązujących w Zakładzie, jest w nich odmiennie uregulowana. 2. Udzielać zaliczek z kasy Zakładu w wysokości maksymalnej nieprzewyższającej kwoty określonej w procedurze udzielania zaliczek obowiązującej w Zakładzie wyłącznie na podstawie wniosku o wypłatę zaliczki, tj. zgodnie z obowiązującymi w Zakłądzie procedurami w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek. 3. Zaliczki udzielane przez Zakład rozliczać w kwocie zgodnej z kwotą udzielonej zaliczki. Dokonać korekty rozliczenia zaliczki z dnia 29.04.2011r. i różnicę w wysokości 0,10 zł. wypłacić pracownikowi, któremu udzielono zaliczki. 4. Zaliczki rozliczać w terminach obowiązujących w Zakładzie na podstawie obowiązującej procedury udzielania zaliczek. Ponadto proponuję rozważyć wprowadznie do procedury udzielania zaliczek w Zakładzie zapisu dotyczącego konieczności rozliczenia się z zaliczki przez pracownika przed pobraniem kolejnej zaliczki. Powyższy zapis pozwoli na wyeliminowanie sytuacji, w której do dyspozycji pracownika są środki znacznie przewyższające kwotę maksymalnej wysokości zaliczki określonej w procedurze obowiązującej w Zakładzie, jak to miało miejsce w przypadku trzech zaliczek udzielonych Dyrektorowi Zakładu w łącznej kwocie 13 500,00 zł. rozliczone w dniu 17.08.2011r.. Powyższe zalecenia kieruję do Dyrektora Zakładu, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zaleceń pokontrolnych. 7
Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Kopia procedury udzielania Zaliczek w Zakładzie oraz kopia schematu obiegu dokumentów w Zakładzie. 2. Wykaz udzielonych zaliczek w Zakładzie w okresie objętym kontrolą. 3. Kopia faktury VAT 2011-22-065218 z dnia 28.04.2011r., faktury VAT 3300/04/11/A z dnia 28.04.2011r. oraz kopia KP/1153/2011/KASA z dnia 29.04.2011r. 4. Kopia dowodu KP Nr 2209/2011/KASA z dnia 17.08.2011r. 5. Kopia dowodu KP Nr 2210/2011/KASA z dnia 17.08.2011r. 6. Kopia dowodu KP/1301/2011/KASA z dnia 13.05.2011r. 7. Kopia dowodu KP/2211/2011/KASA z dnia 17.08.2011r. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Zakładu, pan Krzysztof Szolich, został poinformowany o przysługującym na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 09/2011 Rudziniec 28.09.2011r. Zakład Budżetowy Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu 44-160 Rudziniec Telefon 32 230 32 63 (pieczątka kontrolowanej jednostki) GŁÓWNY KSIĘGOWY DYREKTOR ZBGKiM w Rudzińcu Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 3 mgr inż. Krzysztof Szolich ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Zakładu ) ( podpis Dyrektora Zakładu ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 8