PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 27 luty 2014 r. nr kor. UM-9124/2014 Pan Adam Sarkowicz ZESPÓŁ SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH NR 10 ul. ZIMNEJ WODY GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 16 grudnia 2013 r. do 20 stycznia 2014 r. w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 10 w Gliwicach, przy ul. Zimnej Wody 8 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 12 grudnia 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 4 lutego 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniony był pan Adam Sarkowicz. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz prowadzenie spraw kadrowo - płacowych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą, w jednostce przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur dotyczących: prowadzenia spraw kadrowych, wydatkowanie środków budżetowych, za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych jednostki: a) regulamin pracy nie określał zasad wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych oraz uprawnień pracownika z tym związanych, b) brak możliwości stwierdzenia kiedy regulamin pracy wszedł w życie, z uwagi na brak udokumentowania terminu podania go do wiadomości pracowników, c) brak potwierdzeń zapoznania się pracowników z aneksami do regulaminu pracy, d) brak ujęcia w Polityce bezpieczeństwa oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym niektórych elementów wymaganych przepisami. Zalecenie nr 1 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki. Przestrzegać przepisów: art. 42 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r., nr 223, poz z późn. zm.) art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy (Dz.U. z r. 1998, nr 21, poz. 94 z późn. zm.), 4-5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z r. 2004, nr 100, poz.1024). 2. Nie wyznaczono (w formie pisemnej) pracowników odpowiedzialnych za: a) prowadzenie i rozliczanie ewidencji czasu pracy, b) prowadzenie kart wynagrodzeń, c) monitorowanie badań okresowych pracowników oraz szkoleń BHP. 3. Niejednoznacznie określono obowiązki pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie deklaracji podatkowych, PFRON oraz prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników. Zalecenie nr 2 Zgodnie z pkt. II.A. 3. Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., nr 15, poz. 84) dla każdego pracownika, określić aktualny zakres obowiązków. 4. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych nie ustala identyfikatorów dla osób dokonujących przetwarzania danych zawartych w systemach informatycznych. Zalecenie nr 3 Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych prowadzić zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z r nr, 101, poz. 926 z późn. zm.). 5. Przypadki braku wydania świadectw pracy. Zalecenie nr 4 Osobom którym nie wydano świadectw pracy niezwłocznie je dostarczyć. Świadectwa pracy wydawać w terminie określonym w art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z r. 1998, nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 2

3 6. Przydzielanie pracownikom jednostki odzieży roboczej bądź środków ochrony indywidualnej, niezgodnie z regulacją wewnętrzną. Zalecenie nr 5 Zapewnić przestrzeganie zapisów regulacji wewnętrznych. 7. W zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej: a) przypadki braku uwierzytelnienia dokumentów znajdujących się w aktach osobowych, b) przypadki braku chronologii w ułożeniu dokumentów osobowych pracowników oraz braku ich ponumerowania, c) przypadek umieszczenia dokumentu w złej części akt osobowych oraz braku wykazu do części A, d) 2 przypadki braku w aktach osobowych dokumentów wykazanych w spisie akt, e) brak - zgodnie z zapisami regulaminu pracy - parafowania list obecności przez pracownika prowadzącego sprawy kadrowe, f) pomyłki w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, nie mające wpływu na wypłacone wynagrodzenie pracowników. Zalecenie nr 6 Zapewnić prowadzenie akt osobowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z r. 1996, nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Nie dopuszczać do ww. uchybień. Ewidencję czasu pracy prowadzić w sposób odzwierciedlający stan faktyczny oraz zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. 8. Przypadki dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy bez przeprowadzenia szkolenia wstępnego. Zalecenie nr 7 Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy przeprowadzać instruktaż ogólny i stanowiskowy zgodnie z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z r.2004, nr 180, poz z późn. zm.). 9. Przypadki dopuszczenia pracownika do pracy bez aktualnego i odpowiedniego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Zalecenie nr 8 Badania lekarskie pracowników przeprowadzać zgodnie z art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy (Dz.U. z r. 1998, nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 10. Dokonanie oceny okresowej pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych z przekroczeniem wymaganego terminu. Zalecenie nr 9 Ocen okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych dokonywać z zachowaniem zasad, o których mowa w art. 27 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z r. 2008, nr 223, poz z późn. zm.). 11. W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek: a) przypadek braku wskazania na wniosku o zaliczkę, terminu jej rozliczenia, 3

4 b) przypadki nieterminowego i niezgodnego z regulacjami wewnętrznymi udokumentowania rozliczenia zaliczek. 12. Dokonywanie zakupów przez pracowników z pominięciem procedury udzielania zaliczek (refundacja poniesionych kosztów), co uniemożliwia prowadzenie bieżącej i udokumentowanej weryfikacji stopnia wykonania planów finansowych. Zalecenie nr 10 Przestrzegać regulacji wewnętrznych oraz nie dopuszczać do ww. uchybień w przyszłości. 13. Ewidencja na kontach 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego nie była prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ewidencji konta 130 wystąpiły przypadki braku zachowania zasady czystości obrotów. Zalecenie nr 11 Przestrzegać zapisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289). 14. Ewidencja pomocnicza prowadzona do kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej, z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej. Zalecenie nr 12 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.), 15 ust. 1 pkt. 5) oraz zał. nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) jt. Dz. U. z r. 2013, poz Na 159 przypadków objętych kontrolą w 15 przypadkach uregulowano zobowiązania ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności. Zalecenie nr 13 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 16. Na 159 przypadków objętych kontrolą w 3 przypadkach uregulowano zobowiązania z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 14 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r. 2013, nr 885 z późn. zm.). 4

5 17. W zakresie udzielania zamówień publicznych: brak niektórych danych wymaganych przepisami w sporządzonych protokołach z przebiegu postępowań o udzielenie zamówień publicznych, używanie w dokumentacji przetargowej nazw własnych, zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego w Biuletynie Zamówień publicznych przed zawarciem umowy. Zalecenie nr 15 Przestrzegać przepisów art. 96 ust. 2, art. 29 ust. 3, art. 95 ust.1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (jt. Dz. U. z r poz. 907 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Nie dopuszczać do wyżej opisanych nieprawidłowości. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5