PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE Gliwice, 19 grudzień 2013 r. nr kor. UM /2013 Pan Jacek Płowiec ZESPÓŁ SZKÓŁ SAMOCHODOWYCH IM.GEN.STEFANA ROWECKIEGO-GROTA ul. KILIŃSKIEGO 24A GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 14 do 25 listopada 2013 r. w Zespole Szkół Samochodowych w Gliwicach, przy ul. Kilińskiego 24a przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 12 listopada 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 29 listopada 2013 r. W okresie kontrolowanym funkcję kierownika jednostki pełniły następujące osoby: pan Mariusz Kucharz w okresie od 1 września 2007 r. do 30 czerwca 2013 r., pani Beata Fortuna w okresie od 1 lipca 2013 r. do 31 sierpnia 2013 r. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz prowadzenie spraw kadrowo - płacowych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą, w jednostce przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur dotyczących: prowadzenia spraw kadrowych wydatkowania środków budżetowych, za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych jednostki: a) w instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych nie określono między innymi: procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz nie wskazano osoby odpowiedzialnej za te czynności, stosowanych metod i środków uwierzytelniania oraz procedur związanych z ich zarządzaniem i użytkowaniem, procedur rozpoczęcia, zawieszania i zakończenia pracy przeznaczonych dla użytkowników systemu, b) w regulaminie pracy nie określono między innymi: warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze, zasad wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych oraz uprawnień pracownika z tym zawiązanych, c) przypadki braku potwierdzenia, iż pracownicy zostali zapoznani z treścią aktualnego regulaminu pracy, a w regulacjach wewnętrznych brak określenia sposobu podawania do wiadomości pracownikom treści regulaminu. Zalecenie nr 1 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki: a) instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych opracować zgodnie z 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024), b) regulamin pracy uzupełnić o zapisy wynikające z art pkt 1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (tj. Dz. U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz art. 42 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 r., nr 223, poz z późn. zm.). Pracowników zapoznawać z treścią aktualnego regulaminu pracy w sposób przyjęty u pracodawcy zgodnie z art Kodeksu pracy. 2. W zakresie ochrony danych osobowych: a) w polityce bezpieczeństwa w zakresie zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych zawarto zapis, iż Zgłoszeniu i rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych podlega zbiór: Rejestr uczniów realizujących obowiązek szkolny w innej szkole, w praktyce zbiór ten nie występuje w Zespole Szkół Samochodowych, b) ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych nie określa stosowanych identyfikatorów dla osób dokonujących zmian danych zawartych w systemach informatycznych oraz daty ustania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, c) upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz ewidencja osób upoważnionych nie zawiera precyzyjnego określenia zakresu upoważnienia. Zalecenie nr 2 Skorygować zapisy w polityce bezpieczeństwa. Ewidencje osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych prowadzić i nadawać zgodnie z art. 37 i art. 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 2

3 3. W ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko urzędnicze brak następujących informacji: a) czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%, b) o warunkach pracy na danym stanowisku. Zalecenie nr 3 W ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko urzędnicze umieszczać informacje wynikające z art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r., nr 223, poz z późn. zm.). 4. W zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej: a) ocena ryzyka zawodowego z miesiąca czerwca 2005 r. nie została formalnie wprowadzona przez kierownika jednostki (brak podpisu kierownika), b) brak udokumentowania poinformowania pracowników o ryzyku zawodowym oraz zasadach ochrony przez zagrożeniami, c) przypadki braku chronologii w ułożeniu dokumentów osobowych pracowników oraz braku ponumerowania i wpisania dokumentów na wykazie części B akt osobowych, d) brak złożenia oświadczenia przez osoby zatrudnione na stanowiskach głównej księgowej i specjalisty ds. płac (stanowiska urzędnicze) o prowadzeniu działalności gospodarczej, e) brak zgodności pomiędzy godzinami pracy określonymi harmonogramem czasu pracy na 2012 r. kierownika gospodarczego, a ewidencją czasu pracy w okresie od stycznia do sierpnia 2012 r. Zalecenie nr 4 Ocenić i udokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz poinformować pracowników o ww. ryzyku oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami - art. 226 pkt 1) i 2) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 r., nr 223, poz z późn. zm.) zobowiązać osoby zatrudnione na stanowiskach urzędniczych do złożenia oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej. Odstępuję od formułowania zalecenia dot. pkt. 4 d) z uwagi na zgodność ewidencji czasu pracy kierownika gospodarczego z harmonogramem czasu pracy w 2013 r. 5. Brak prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami (zaliczki) pozwalającej ustalić stan rozrachunków z poszczególnym pracownikami z tyt. udzielonych zaliczek. Zalecenie nr 5 Ewidencję szczegółową do konta 234 prowadzić zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) oraz zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 289). 3

4 6. Ewidencja księgowa kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej a ewidencja na kontach plan finansowy wydatków budżetowych i 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego nie była prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Brak dowodów źródłowych będących podstawą księgowania na koncie 998. Zalecenie nr 6 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: a) art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), b) 15 ust. 1 pkt. 5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), c) zał. nr 3 do ww. rozporządzenia. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości zapisy w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej. 7. Kierownik jednostki przekroczył w 2012 r. upoważnienie wynikające z zatwierdzonych planów finansowych do wydatkowania środków budżetowych w następujących paragrafach: a) w 4110 łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła 3.148,91 zł, b) w 4440 łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych wynosiła 4.697,00 zł. Zalecenie nr 7 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.1 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). 8. W zakresie wypłaty wynagrodzeń w 2012 r.: a) dokonanie wypłaty z tytułu średniej urlopowej dla nauczycieli za miesiące lipiec i sierpień na koniec miesiąca, b) dokonanie wypłaty wynagrodzenia dla nauczycieli z tytułu godzin ponadwymiarowych w miesiącach maju, październiku oraz listopadzie (łączna kwota ,71 zł) oraz dla pracowników administracji i obsługi w miesiącach od stycznia do marca i w maju, październiku i listopadzie 2012 r. (łączna kwota ,29 zł) ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności, c) wypłata dodatku motywacyjnego za miesiąc wrzesień 2012 r. w wysokości innej niż wynikająca z dokumentu będącego podstawą przyznania dodatku. Zalecenie 8 Wynagrodzenia wypłacać w terminach określonych: a) w art. 39 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj. z 2006 r., nr 97 poz., 674 z późn. zm.), b) w zarządzeniu organizacyjnym nr 58/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. c) przedstawić informację o sposobie i wynikach zadeklarowanej w trakcie kontroli korekty wypłaconych dodatków motywacyjnych. 9. Na 49 przypadków objętych kontrolą w 3 przypadkach uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość 4

5 środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 9 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 10. Na 49 przypadków objętych kontrolą w 11 przypadkach uregulowano zobowiązania ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności na łączną kwotę ,81 zł. Zalecenie nr 10 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 11. Opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy w łącznej kwocie ,70 zł za miesiąc styczeń 2012 r. z przekroczeniem terminu płatności. Zalecenie nr 11 Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy przekazywać w terminach wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 205, poz z późn, zm.). 12. W zakresie zawieranych umów zleceń i o dzieło: a) brak parafowania umów przez głównego księgowego, b) na wystawionych przez zleceniobiorcę rachunkach brak potwierdzenia przez upoważnionego pracownika jednostki wykonania prac. Zalecenie nr 12 Wzmóc nadzór nad wykonywaniem obowiązków głównego księgowego wynikających z art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157,poz z późn. zm.). Wydatki z tyt. umów zleceń i o dzieło dokonywać na podstawie wystawionych przez zleceniobiorcę rachunków po potwierdzeniu wykonania prac zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi regulacjami. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5