Załącznik nr 1 do SIWZ - DSP.KM.2311.14. 2015 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonanie usługi organizacji Krajowej wizyty studyjnej dla pracowników domów pomocy społecznej Przedmiotem zamówienia jest organizacja 3 - dniowej krajowej wizyty studyjnej dla 30 uczestników, pracowników domów pomocy społecznej bezpośrednio pracujących z mieszkańcami (opiekunowie, terapeuci, psychologowie itp.), w tym kadry zarządzającej (dyrektorów i kierowników) z terenu województwa lubelskiego. Krajowa wizyta studyjna zostanie przeprowadzona w terminie 16-18.09.2015 r. Szczegółowy program wizyty studyjnej został zamieszczony w dalszej części opisu przedmiotu zamówienia. Zamówienie obejmuje następujący zakres: Usługę transportu autokarowego uczestników wizyty studyjnej. Zapewnienie noclegów w hotelach dla uczestników wizyty studyjnej (na terenie województwa świętokrzyskiego). Zapewnienie pełnego wyżywienia. Ubezpieczenie uczestników. Opiekę pilota. Program Krajowej wizyty studyjnej dla pracowników domów pomocy społecznej I dzień 16 wrzesień 2015 r. 6:00 7:00 Podstawienie autokaru, zbiórka: Lublin, Plac Zamkowy. 7:00 Wyjazd z Lublina. 11:00-12:30 Dom Pomocy Społecznej w Zgórsku ul. Szewska 28 Zgórsko dps.zgorsko@pro.onet.pl projektu Domu Pomocy Społecznej w Zgórsku. 13:00 15:00 Obiad 15:00 15:30 Przejazd do Domu Pomocy Społecznej w Kielcach. 15:30 17:00 Dom Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II w Kielcach ul. Jagiellońska 76 25 734 Kielce e-mail: sekretariat@dpsjp2.pl 1
projektu Domu Pomocy Społecznej w Kielcach. 17:30 18:00 Zakwaterowanie w hotelu, kolacja. II dzień 17 wrzesień 2015 r. Do 9:00 Śniadanie w hotelu 9:00 10:30 Spotkanie z przedstawicielami Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach. projektu przez Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach. 10:30 12:00 Przejazd do Domu Pomocy Społecznej w Zochcinku. 12:00 13:30 Dom Pomocy Społecznej w Zochcinku Zochcinek 42 27-500 Opatów e-mail: dps.zochcinek@poczta.internetdsl.pl projektu Domu Pomocy Społecznej w Zochcinku. 13:30 14:30 Przejazd do Sandomierza. 15:00 16:30 Obiad w Sandomierzu. 17:00 Zakwaterowanie w hotelu, kolacja. III dzień - 18 wrzesień 2015 r. Do 09:00 Śniadanie w hotelu 9:00 10:00 Zbiórka przed hotelem. Przejazd do Domu Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 10:00 11:30 Dom Pomocy Społecznej w Sandomierzu ul. Czyżewskiego 1 27-600 Sandomierz e-mail: dpssandomierz@poczta.onet.pl projektu Domu Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 12:00 Wyjazd do Lublina. 13:00-13:30 Obiad 16:00 Przyjazd do Lublina, Plac Zamkowy. 2
ZADANIE - Krajowa wizyta studyjna dla pracowników domów pomocy społecznej ORGANIZACJA KRAJOWEJ WIZYTY STUDYJNEJ Usługa transportu autokarowego uczestników wizyty studyjnej Świadczenie usługi przewozu osób w transporcie krajowym przy wykorzystaniu autokaru na rzecz grupy uczestników krajowej wizyty studyjnej w zakresie i terminach oraz na trasach określonych w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Zakres usługi obejmuje w szczególności: 1) Zapewnienie przez Wykonawcę do dyspozycji Zamawiającego autokaru co najmniej klasy LUX wraz z niezbędną obsługą. 2) Przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego, w tym przejazd na trasach lokalnych (w miastach) zgodnie z programem Krajowej wizyty studyjnej dla pracowników domów pomocy społecznej. 3) Wykonawca powinien w pełni przestrzegać bezpieczeństwa wszystkich przewożonych osób w autokarze, zabezpieczyć na własny koszt wszelkie środki konieczne do udzielenia pierwszej pomocy w czasie przebywania osób w autokarze oraz dbać o czystość i porządek w autokarze. 4) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 5) Zamawiający nie zapewnia noclegu i wyżywienia dla kierowców. 6) Zamawiający nie pokrywa w ramach oddzielnej odpłatności kosztów Wykonawcy związanych z opłatami drogowymi w kraju (w tym za przejazd autostradą) oraz opłatami parkingowymi jak i korzystaniem przez Wykonawcę z obsługi technicznej pojazdu (toaleta, klimatyzacja). Wykonawca wszystkie te koszty powinien uwzględnić w stawce za km przejazdu. 7) Wykonawca zapewni kierowców do wymienionego wyżej pojazdu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania odpowiednich służb celem przeprowadzenia kontroli stanu trzeźwości kierowców w każdym momencie trwania transportu. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania odpowiednich służb, celem sprawdzenia stanu technicznego pojazdów. W przypadku stwierdzenia, iż autokar jest 3
niesprawny technicznie lub nie spełnia wymaganego standardu Zamawiający ma prawo żądać podstawienia autokaru sprawnego o wymaganym standardzie a Wykonawca ma to żądanie spełnić. Jeżeli wykonawca nie wywiąże się z tego obowiązku Zamawiający na koszt wykonawcy podstawi sprawny autokar o wymaganym standardzie od innego podmiotu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania ze środków transportu zbiorowego. W zakresie zapewnienia przez Wykonawcę autokaru co najmniej klasy LUX wraz z niezbędną obsługą. Wykonawca zapewni do nieprzerwanej, całodobowej dyspozycji Zamawiającego autokar klasy LUX spełniający każdorazowo, co najmniej następujące warunki: a) Pojazd sprawny technicznie m.in. posiadający aktualne ważne badanie techniczne; b) Pojazd spełniający co najmniej normę EURO 4; c) Pojazd nie starszy niż 10 lat na dzień rozpoczęcia świadczenia usługi; d) Pojazd, w którym świadczona będzie usługa posiada ważną, aktualną polisę ubezpieczeniową OC oraz NNW w transporcie krajowym i międzynarodowym obejmującą pasażerów. e) Liczba miejsc siedzących dla pasażerów wskazanych przez Zamawiającego nie mniej niż 30; f) Konstrukcja pojazdu umożliwia przewóz przez każdego z 30 pasażerów bagażu podstawowego o wadze do 20 kg w luku bagażowym oraz bagażu podręcznego o wadze do 6 kg w kabinie; g) Pojazd wyposażony w następujące sprawnie funkcjonujące i dostępne dla podróżujących elementy zapewniające komfort podróży: toaleta, klimatyzacja i ogrzewanie, system video/dvd, barek (kawa, herbata, woda). h) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża jego pasażerów na niebezpieczeństwo lub jest niezgodna z przepisami prawa Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie zapewnić inny pojazd o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na własny koszt. Wykonawca zapewni do nieprzerwanej, całodobowej dyspozycji 4
Zamawiającego obsługę pojazdu obejmującą każdorazowo co najmniej: a) Kierowców (minimum dwóch) w liczbie niezbędnej do realizacji całości usługi oraz programu wizyty studyjnej z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie odpowiednich przepisów prawa krajowego. b) Przedstawiciela Wykonawcy będącego do dyspozycji Zamawiającego przez 24 godziny na dobę poprzez dyżur telefoniczny, upoważnionego do podejmowania wiążących decyzji po stronie Wykonawcy w zakresie sposobu realizacji usługi m.in. zapewnienia autokaru zastępczego, zapewnienia noclegu dla pasażerów. Zapewnienie noclegów w hotelach dla uczestników wizyty studyjnej (na terenie województwa świętokrzyskiego). Informacje organizacyjne dla Wykonawcy: 1) Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie reprezentował jego interesy w trakcie wizyty studyjnej. Przedstawiciel Zamawiającego będzie podróżował razem z grupą na wszystkich trasach w ramach limitu osób wskazanych w OPZ i będzie kontaktował się z Wykonawcą. 2) Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę osób podróżujących, bezpośrednio przed rozpoczęciem wizyty studyjnej, jednak nie później niż 5 dni przed wyjazdem Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia: 1) Zapewnienie miejsc noclegowych wszystkim uczestnikom wizyty studyjnej na 2 doby tj. pierwsza doba w Kielcach, druga doba w Sandomierzu, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych. 2) Zamawiający wymaga, aby pokoje były wyposażone odpowiednio, w co najmniej: a) pojedyncze łóżka; b) pełny węzeł sanitarny tj. toaleta, prysznic, umywalka; c) komplet ręczników; d) lustro i szafa lub przestrzeń ubraniowa; e) bezpłatny dostęp do wi-fi; f) telewizor. 3) Zamawiający nie pokrywa kosztów rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz innych kosztów np. udostępnianie w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Koszty te stanowią wydatki indywidualne uczestników wizyty studyjnej i należy je rozliczać bezpośrednio z poszczególnymi osobami. 5
Sala szkoleniowa i serwis kawowy Wykonawca drugiego dnia wizyty studyjnej (17.09.2015 r., w godzinach 9:00 10:30) zapewni w hotelu w Kielcach salę szkoleniową mieszczącą około 40 osób. Sala szkoleniowa z pełnym wyposażeniem (krzesła dla uczestników, stolik i krzesło dla prelegentów, nagłośnienie, projektor multimedialny, laptop, flipchart + blok papierowy, flamastry). Sala szkoleniowa musi posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w dostosowaniu do liczby uczestników. Podczas spotkania Wykonawca zapewni serwis kawowy napojów gorących i zimnych. W ramach serwisu zostanie nieprzerwanie zapewniona świeżo parzona, gorąca kawa 200 ml/osoba, herbata 200 ml/osoba, woda mineralna gazowana 500 ml/osoba i niegazowana 250 ml/osoba, soki owocowe: pomarańczowy, jabłkowy - po 200 ml/osoba, cukier - 3 saszetki po 2 g/osoba, 3 rodzaje kruchych ciastek 100 g/osoba. Zapewnienie wyżywienia pełnego Obiad w czasie podróży z Lublina do Kielc i podróży z Sandomierza do Lublina. Zapewnienie w trakcie podróży przerwy obiadowej, w lokalu gastronomicznym, w którym każdy z uczestników wizyty studyjnej będzie miał możliwość dokonania wybory dwudaniowego zestawu obiadowego wraz z bezalkoholowymi napojami: a) kilka rodzajów zup do wyboru 350 ml/os., np. zupa grzybowa, krem z brokułów, zupa z dyni lub inna; b) do wyboru drugie danie: mięsne, wegetariańskie, ryba każde po 350 g/os.; c) ziemniaki lub ryż lub makaron lub kasza - 200 g/os.; d) warzywa gotowane lub zestaw surówek z warzyw sezonowych - 200 g/os.; e) do wyboru min. 3 rodzaje sałatek do wyboru (300 g/os), np. sałatka grecka, wielowarzywna, sałatka serowa, mix sałat włoskich z orzechami w sezamowym winegret; f) pieczywo 100 g./os.; g) kawa - 200 ml/os.; h) herbata- 200 ml/os.; i) soki 200 ml/os.; 6
j) woda mineralna gazowana 250 ml/os.; k) woda mineralna niegazowana 250 ml/os.; l) cukier 3 saszetki po dwa gramy na os. Zamawiający informuje, iż pokryje koszt zakupu zestawu obiadowego do maksymalnej ceny wynoszącej 30,00 zł brutto dla każdego uczestnika. W zakresie zapewnienia posiłków dla uczestników wizyty studyjnej w miejscach pobytu Wykonawca zapewni każdorazowo wszystkim uczestnikom wizyty studyjnej pełne wyżywienie: dwa śniadania, jeden obiad, dwie kolacje. Wykonawca zapewni posiłki spełniające co najmniej następujące wymogi: 1) Śniadanie powinno mieć formę śniadania kontynentalnego lub szwedzkiego stołu. Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soku, wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) oraz napojów ciepłych (kawa, herbata). Menu śniadania powinno być tożsame ze standardowym menu serwowanym w danym miejscu dla klientów komercyjnych i obejmować do wyboru produkty mięsne, mleczne i warzywne. 2) Obiad powinien mieć formę obiadu serwowanego i składać się co najmniej z: a) Dania głównego na jedną osobę co najmniej: zupa min. 300 ml.; mięso lub ryba min. 150 g.; ziemniaki lub ryż lub makaron min. 300 g.; sos lub surówka lub sałatka min. 100 g. Uczestnicy muszą mieć możliwość wyboru dania wegetariańskiego; b) Napoje zimne i ciepłe na jedną osobę do wyboru: sok min. 250 ml.; woda mineralna (gazowana albo niegazowana) min. 250 ml; kawa albo herbata min. 250 ml; c) Deser: ciasto kruche lub z kremem: trzy rodzaje do wyboru - 100 g/os. lub porcja lodów lub owoców (do uzgodnienia z Zamawiającym). 3) Kolacja w formie serwowanej albo szwedzkiego stołu. Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soku, wody mineralnej oraz kawy i herbaty. Kolacja powinna zawierać co najmniej jedno danie ciepłe o gramaturze min. 400g, w tym: mięso lub ryba min. 100 g.; ziemniaki lub ryż lub makaron min. 200 g.; sałatka min. 100 g. Uczestnicy muszą mieć możliwość wyboru dania wegetariańskiego. Zamawiający bezwzględnie wymaga, aby śniadania były 7
serwowane w hotelu, w którym będzie świadczona usługa hotelowa (nocleg) we wczesnych godzinach porannych. Zamawiający preferuje godziny serwowania śniadań od godz. 7:00 do godz. 9:00. Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego. Czas serwowania śniadań nie może kolidować z programem wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga, aby obiady były serwowane w restauracjach oddalonych nie więcej niż 30 minut podróży autokarem od placówki wizytowanej. Zamawiający wymaga, aby kolacje były serwowane w hotelu albo miejscu oddalonym od hotelu nie więcej niż 15 minut podróży autokarem od hotelu. Zamawiający preferuje godziny serwowania kolacji od godz. 18.30 do godz. 20.30. W przypadku konieczności dojazdu do miejsca serwowania kolacji Wykonawca wskaże uczestnikom środek transportu oraz pokryje koszt przejazdu w obydwie strony. Zamawiający wymaga, aby posiłki były serwowane w miejscach do tego przystosowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w warunkach umożliwiających nieskrępowaną konsumpcję tj. stoły, krzesła, szatnia. Ubezpieczenie uczestników Opieka pilota Wykonawca zapewni pakietu ubezpieczeń dla każdego z uczestników wizyty zgłoszonych uprzednio przez Zamawiającego na czas przejazdu i trwania wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ubezpieczył na własny koszt każdego z uczestników wizyty studyjnej od następujących ryzyk: 1) Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na kwotę co najmniej 10.000,00 zł na osobę; 2) Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) na kwotę co najmniej 10.000,00 zł na osobę; 3) Ubezpieczenie bagażu na kwotę co najmniej 2.000,00 zł dla każdej z osób. Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie reprezentował jego interesy w trakcie wizyty studyjnej. Przedstawiciel Zamawiającego będzie permanentnie podróżował razem z grupą. Zamawiający wymaga, aby w trakcie świadczenia usługi Wykonawca zapewnił obecność swojego reprezentanta - pilota, który będzie odpowiedzialny za kontakty z Przedstawicielem Zamawiającego i czuwał, w imieniu Wykonawcy, nad sposobem 8
świadczenia usługi na rzecz uczestników wizyty, przyjmował od nich zgłoszenia związanie z uchybieniami, sprawował opiekę nad uczestnikami wizyty w zakresie wynikającym z umowy, wskazywał lokalne atrakcje oraz przekazywał podstawowe informacje dotyczące odwiedzanych miast. Pilot będzie bezpośrednio odpowiedzialny wobec Przedstawiciela Zamawiającego za: 1) organizację miejsc noclegowych i przyjmowanie reklamacji w tym zakresie; 2) organizację posiłków i przyjmowanie reklamacji w tym zakresie. Zamawiający wymaga, aby Pilot, jako reprezentant Wykonawcy był odpowiednio umocowany tj. posiadał kompetencje i środki do działania w imieniu Wykonawcy w zakresie koniecznym do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w trakcie realizacji usługi wziął pod uwagę bezwzględną konieczność punktualnej realizacji przez uczestników programu wizyty studyjnej i w taki sposób zorganizował swoją pracę, aby nie stała ona z przyczyn zależnych od Wykonawcy w kolizji z załączonym programem (np. kwestia czasu pracy kierowców, obowiązek serwisowania pojazdu, organizacji podawania posiłków). W przypadku zmiany programu wizyty studyjnej Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę o tym fakcie. 9