OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE

Transkrypt

1 Zamawiający Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska Łódź Tel: info@rcpslodz.pl OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE Postępowanie prowadzone na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r., poz z późniejszymi zmianami) dotyczy Świadczenia usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas II Wojewódzkiego Zjazdu Liderów Młodzieżowych w dniach r r. 1

2 Nr sprawy: 5/US/ NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska Łódź NIP tel fax OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia: Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas II Wojewódzkiego Zjazdu Liderów Młodzieżowych w dniach r r. II. Kody CPV Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi dostarczania posiłków Usługi hotelarskie III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas II Wojewódzkiego Zjazdu Liderów Młodzieżowych w dniach r r. W ramach świadczonej usługi, Wykonawca ma obowiązek zapewnić: 1) Świadczenie usługi hotelarskiej w hotelu o minimum dwugwiazdkowym (zgodnie z polskimi przepisami prawa) standardzie lub ośrodku szkoleniowym o standardzie hotelu dwugwiazdkowego, położonym na terenie województwa łódzkiego, oddalonym co najmniej 1 km od autostrady, drogi krajowej, drogi wojewódzkiej, dostosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych, położonym w odległości do 0,5 km od ogólnodostępnych terenów umożliwiających przeprowadzenie zajęć rekreacyjno sportowych (np. lasy, parki). Usługa hotelarska polegać będzie na zapewnieniu na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego trzech noclegów dla maksymalnie 140 osób, w dniach marca 2017 r., w tym: minimum 8 pokoi jednoosobowych oraz minimum 12 pokoi dwuosobowych, pozostałe pokoje dwu, trzy lub czteroosobowe. Wszystkie pokoje z łazienkami, TV i stałym dostępem do wody mineralnej. Łóżka w pokojach dwu, trzy i czteroosobowych powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. 2

3 2) Świadczenie usługi restauracyjnej polegającej na zapewnieniu na terenie hotelu/ośrodka, w którym będzie zakwaterowanie: a) trzech śniadań, w dniach: r., r. oraz r. dla maksymalnie 140 osób, w formie bufetu szwedzkiego, w tym w przeliczeniu na jedną osobę ; - pieczywo różne rodzaje co najmniej 150g, - parówki co najmniej 50g, - jajecznica z 2 jaj, - wędliny różne rodzaje co najmniej 80g, - sery różne rodzaje co najmniej 50 g, - masło co najmniej 30g, - dżemy co najmniej 40 g, - płatki śniadaniowe co najmniej 50g, - mleko ciepłe i zimne co najmniej 150ml. każde, - miód co najmniej 20g, - świeże warzywa różne rodzaje co najmniej 100g, - soki różne rodzaje co najmniej 250 ml, - woda mineralna, kawa mielona i rozpuszczalna, herbata, cukier, śmietanka do kawy, cytryna bez ograniczeń; b) czterech dwudaniowych obiadów z deserem i napojami w dniach: r., r., r., r., dla maksymalnie 140 osób w formie bufetu szwedzkiego lub podawanego przez obsługę kelnerską, w tym w przeliczeniu na jedną osobę : - zupa co najmniej 300 ml; w tym 15 porcji wegetariańskich; - mięso co najmniej 150g po przygotowaniu; w tym 15 porcji wegetariańskich; - ziemniaki/ryż/makaron/kasza co najmniej 200g; - gotowane jarzyny różne rodzaje co najmniej 150g; - surówki różne rodzaje co najmniej 150g; - deser zimny lub ciepły co najmniej 100g; - woda mineralna, kawa mielona i rozpuszczalna, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna bez ograniczeń. c) trzech kolacji z deserem i napojami, w dniach: r., r. oraz r., dla maksymalnie 140 osób, w formie bufetu szwedzkiego lub podawanego przez obsługę kelnerską, w tym w przeliczeniu na jedną osobę : - przystawki różne, co najmniej 5 rodzajów (w tym dwie wegetariańskie) co najmniej 150 g każda; - danie główne w formie gorącego posiłku co najmniej 250 g, w tym 15 porcji wegetariańskich; - pieczywo różne rodzaje co najmniej 100g; - masło co najmniej 20g; 3

4 - wędliny różne rodzaje co najmniej 50 g; - sery różne rodzaje co najmniej 30 g; - świeże warzywa i owoce różne rodzaje co najmniej 100 g; - deser zimny lub ciepły co najmniej 100 g; - woda mineralna, kawa mielona i rozpuszczalna, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna - bez ograniczeń. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia Wykonawcy (w zależności od warunków atmosferycznych) organizacji ogniska dla maksymalnie 140 osób zamiast jednej kolacji. W ramach organizacji ogniska Wykonawca zapewni w przeliczeniu na jedną osobę: - przystawki różne, co najmniej 5 rodzajów (w tym dwie wegetariańskie) co najmniej 150 g każda; - 2 szt kiełbasek, co najmniej 100g każda; - pieczywo różne rodzaje co najmniej 100g; - masło co najmniej 20g; - wędliny różne rodzaje co najmniej 50 g; - sery różne rodzaje co najmniej 30 g; - świeże warzywa i owoce różne rodzaje co najmniej 100 g; - deser zimny lub ciepły co najmniej 100 g; - woda mineralna, kawa mielona i rozpuszczalna, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna - bez ograniczeń. d) serwisów kawowych w systemie ciągłym, w formie bufetu szwedzkiego: - w dniu r. w godz. od do w sali wykładowej dla maksymalnie 140 osób oraz w godz. od 15:00 do 19:00 w 7 salach warsztatowych (dla maksymalnie 19 osób w każdej z sześciu sal) oraz dla maksymalnie 24 osób w siódmej sali; - w dniu r. w godz. od do w 7 salach warsztatowych (dla maksymalnie 19 osób w każdej z sześciu sal) oraz dla maksymalnie 24 osób w siódmej sali; - w dniu r. w godz. od do w 7 salach warsztatowych (dla maksymalnie 19 osób w każdej z sześciu sal) oraz dla maksymalnie 24 osób w siódmej sali; - w dniu r. w godz. od do w sali wykładowej dla maksymalni 140 osób. W ramach serwisu kawowego uczestnikom zostanie zapewniony nieograniczony dostęp do: wody mineralnej butelkowanej (gazowanej i niegazowanej), kawy mielonej i rozpuszczalnej, herbaty, cukru, śmietanki do kawy, cytryny. Ponadto zapewnione zostaną: soki różne co najmniej 200ml/os., 3 rodzaje ciastek różnych co najmniej 200g/os. oraz owoce różne co najmniej 100 g/os. 4

5 3) Zapewnieniu na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego, w którym będzie zakwaterowanie: 1. całodobowego dostępu do Internetu, telefonu i faksu oraz kolorowej kserokopiarki (max 5000 kopii); 2. 1 sali wykładowej dla co najmniej 140 osób: w dniu 27 marca 2017 r. (w godzinach ) oraz w dniu 30 marca 2017 r. (w godzinach: ); 3. 7 sal warsztatowych, w tym: sześciu sal dla co najmniej 20 osób każda oraz siódmej sali dla co najmniej 24 osób, w dniu 27 marca 2017 r. (w godzinach ); 4. 7 sal warsztatowych, w tym: sześciu sal dla co najmniej 20 osób każda oraz siódmej sali dla co najmniej 24 osób, w dniu 28 marca 2017 r. (w godzinach ); 5. 7 sal warsztatowych, w tym: sześciu sal dla co najmniej 20 osób każda oraz siódmej sali dla co najmniej 24 osób, w dniu 29 marca 2017 r. (w godzinach ), w tym: a) jednej z sześciu sal dla co najmniej 20 osób o powierzchni umożliwiającej rozłożenie 10 szt materacy gimnastycznych do pracy podczas warsztatów b) jednej z sześciu sal dla co najmniej 20 osób umożliwiającej pracę przy 10 komputerach podczas warsztatów; ponadto: 6. każda z sal powinna stanowić odrębne, zamknięte pomieszczenie zapewniające odpowiedni komfort pracy; oraz być wyposażona w sprzęt i materiały niezbędne do przeprowadzenia zajęć; 7. sala wykładowa powinna być wyposażona: w rzutnik multimedialny, laptop, ekran, tablicę flipchart z papierem i kolorowymi mazakami lub tablicę suchościeralną z kolorowymi mazakami, system nagłaśniający, min. 2 mikrofony oraz posiadać sztuczne oświetlenie; 8. każda z 7 sal warsztatowych, o których mowa w podpunkcie 3 i 4 powinna być wyposażona w: rzutnik, ekran, tablicę flipchart z papierem i kolorowymi mazakami lub tablicę suchościeralną z kolorowymi mazakami, ryzę papieru, kolorowe flamastry (min. 10 szt) sztuczne oświetlenie. 9. każda z 7 sal warsztatowych, o których mowa w podpunkcie 5, powinna być wyposażona w: rzutnik, ekran, tablicę flipchart z papierem i kolorowymi mazakami lub tablicę suchościeralną z kolorowymi mazakami, ryzę papieru, kolorowe flamastry (min. 10 szt) sztuczne oświetlenie. Dodatkowo w jednej z sal Wykonawca zapewni ogółem 4 tablice flipchartowe. 10. Wykonawca zapewni w sali dla co najmniej 20 osób, o której mowa w podpunkcie 5a) dziesięć sztuk materacy gimnastycznych na potrzeby przeprowadzenia warsztatów, w dniu 29 marca 2017 r. (w godzinach ) 5

6 11. Wykonawca zapewni w sali dla co najmniej 20 osób, o której mowa w podpunkcie 5b) dziesięć komputerów na potrzeby przeprowadzenia warsztatów, w dniu 29 marca 2017 r. (w godzinach ); 12. wszystkie sale powinny być dostosowane do ilości uczestników poszczególnych zajęć wykładowo-warsztatowych. Sale powinny ponadto spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, posiadać wydajny system wentylacyjny lub klimatyzację; 13. Wykonawca zapewnieni obsługę techniczną tj. co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej w trakcie trwania Zjazdu, dostępną przynamniej na jedną godzinę przed rozpoczęciem zajęć oraz w trakcie całego Zjazdu na wezwanie organizatora. 4) Zapewnieniu ubezpieczenia NNW podczas Zjazdu dla maksymalnie 127 osób w dniach marca 2017 r. 5) Zapewnieniu na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego co najmniej 10 miejsc parkingowych w dniach marca 2017 r. Organizacja posiłków powinna uwzględniać dekorację bufetu szwedzkiego i stołów oraz stworzenie warunków umożliwiających integrację uczestników poprzez ustawienie stołów. Czas serwowania posiłków zgodnie z harmonogramem przebiegu Zjazdu przesłanym przez zamawiającego w terminie 3 dni przed realizacją zamówienia. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: a) Zapewnienia stałej obecności co najmniej jednej osoby pełniącej funkcję opiekuna w hotelu/ośrodku, która m.in. skoordynuje zakwaterowanie w hotelu/ośrodku, będzie współpracowała z obsługą hotelu/ośrodka w kwestiach dotyczących infrastruktury szkoleniowej i technicznej organizacji Zjazdu b) Świadczenia usługi restauracyjnej, wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych c) Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz. U. z 2015 roku poz. 594 z późn.zm.) d) Estetycznego podawania posiłków IV. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. V. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia podwykonawcom realizacji zamówienia. 6

7 3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: r r. Miejsce wykonania zamówienia: Usługa będzie realizowane na terenie województwa łódzkiego 4. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną za wyjątkiem oferty i umowy, dla których Zamawiający przewidział wyłącznie formę pisemną. 2. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazane w formie elektronicznej wymagają na żądanie każdej ze stron, niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania. 3. Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcami jest: Pani Kamila Dudkiewicz tel , k.dudkiewicz@rcpslodz.pl. 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami Ogłoszenia. 3. Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia. 4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 6. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego Łódź, ul. Snycerska 8, piętro I, pok. nr 17 Sekretariat do dnia roku do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej opisem: Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej podczas II Wojewódzkiego Zjazdu Liderów Młodzieżowych, w dniach r r. 1. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Oferty niekompletne lub zawierające błędy nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. Ogłoszenie zamieszczono na stronie: 7

8 7. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. W ofercie należy wskazać cenę całkowitą oferty netto i brutto wskazaną w punkcie 4 załącznika nr 1 do Ogłoszenia (formularz ofertowy) oraz cenę jednostkową za osobę brutto wskazaną w punkcie 5 załącznika nr 1 do Ogłoszenia. 2. Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. W przypadku Wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą cena oferty winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cenę należy podać wg wartości netto i wartości brutto. 8. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert według następującego kryterium: cena oferty brutto 100% Ocena złożonych ofert będzie dokonana według następującego wzoru: Cena brutto oferty najniższej x 100 pkt. x 100% Cena brutto oferty ocenianej 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. 9. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Istotne postanowienia umowy zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do Ogłoszenia. 10. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia zamawiający zamieszcza na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, 8

9 podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego. W razie nieudzielenia zamówienia zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o nieudzieleniu zamówienia. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, któremu udzieli zamówienia o terminie i miejscu zawarcia umowy, listownie lub pocztą elektroniczną. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wzór umowy Zatwierdzam Anna Mroczek Dyrektor Regionalnego Centrum Polityki Społecznej w Łodzi Łódź, dnia roku 9