1. Wynajem 1 sali konferencyjnej na 80 osób z wyposażeniem prezentacyjnym

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/48/Szczecin Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Warszawa, r. Przedmiotem Zapytania ofertowego są usługi związane z wynajmem sal, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem dla uczestników szkolenia realizowanego w ramach projektu Akademia uczniowska. 1. Wynajem 1 sali konferencyjnej na 80 osób z wyposażeniem prezentacyjnym 2. Wynajem sal warsztatowych dla 4 grup 20-osobowych z wyposażeniem prezentacyjnym 3. Wynajem 3 pokoi 2-osobowych dla prowadzących konferencje. 4. Wynajem 2 pokoi 1 osobowych dla prowadzących konferencje. 5. Przygotowanie i obsługa cateringu dla 80 osób serwis kawowy i obiad Projekt Akademia uczniowska jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III: Wysoka jakość oświaty. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 : CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych oraz sali konferencyjnej dla grupy 80-osobowej w Szczecinie w terminie Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Usługodawcy (wyżywienie, noclegi) oraz liczby sal zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Ośrodka najpóźniej 3 dni przed szkoleniem do godz. 16:30. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o 50%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania spotkania i poinformowania o tym Usługodawcy w terminie najpóźniej 7 dni przed szkoleniem. Do składania ofert zapraszamy przedstawicieli obiektów usytuowanych w obrębie miasta Szczecin prowadzących działalność zgodną z opisanym zapytaniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień Strona 1 z 5

2 1. Obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku hotelu (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego) lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 2. Sale: dostępne w godzinach od 9:00 do 17:00 a) Sala konferencyjna dla 80 osób sala w ustawieniu kinowym, rozmiar - przynajmniej 1.5 m 2 na uczestnika, odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, ogrzewanie sali z regulacją temperatury, klimatyzacja z regulacją temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. b) sale warsztatowe dla 4 grup 20-osobowych, spełniające następujące warunki: w kształcie umożliwiającym ustawienie stołów i krzeseł w formie litery U, Strona 2 z 5

3 rozmiar - przynajmniej 1.5 m 2 na uczestnika, odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, stanowiska do pracy w podgrupach: co najmniej 6 oddzielnych stolików o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, ogrzewanie sali z regulacją temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. Zamawiający dopuszcza złożenie ofert na sale warsztatowe dla 4 grup 20-osobowych w następujących konfiguracjach: 4 sale warsztatowe 3 sale warsztatowe oraz sala konferencyjna (zmiana aranżacji sali na potrzeby zajęć warsztatowych realizowana w trakcie 15-minutowej przerwy) 2 sale warsztatowe oraz sala konferencyjna dzielona na 2 mniejsze (podział i aranżacja sali na potrzeby zajęć warsztatowych realizowana w trakcie 15-minutowej przerwy) Strona 3 z 5

4 3. Zapewnienie restauracji, która pomieści jednocześnie 80 uczestników. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywać się szkolenie, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w których będzie odbywać się szkolenie. 4. Zapewnienie miejsca na catering (serwis kawowy) w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 5. Zapewnienie wyżywienia: serwis kawowy dostępny w sposób ciągły w trakcie całego szkolenia oraz obiad. 6. Obiady do wyboru: zupa oraz zupa wegetariańska (gotowana bez użycia dodatków mięsnych w tym wywaru), dania główne mięsne oraz danie wegetariańskie 2, warzywa na ciepło i zimno, deser, soki 100%, woda gazowana oraz niegazowana. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Usługodawca przedstawi co najmniej dwie propozycje zestawów obiadowych. Zamawiający na trzy dni przed szkoleniem poinformuję Wykonawcę o wegetariańskich oraz wybranym zestawie obiadowym. liczbie dań 7. Serwis kawowy poza salami szkoleniowymi składający się z następujących elementów: kawa, herbata - wybór smaków, woda mineralna gazowana oraz niegazowana, soki 100%, cukier, mleko, cytryna, drobne ciasteczka, różne owoce filetowane min 2 sztuki na osobę ). 8. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla osób prowadzących szkolenie w dniu 17 i (przed i po konferencji): 2 pokoje 1-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym. 3 pokoje 2-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym z pojedynczymi łózkami, Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego Zamawiający dopuszcza zapewnienie noclegów w innym obiekcie niż wynajem sal. 9. Bezpłatny parking dla gości 10. Dostęp do bezpłatnego sprzętu biurowego: xero, drukarka, skaner, 11. Dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze), 12. Wykonawca zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej przed i w trakcie trwania szkoleń, odpowiedzialną za poprawne działanie sprzętu elektronicznego na 15 min przed każdym 2 Wg słownika PWN wegetarianizm «sposób odżywiania się polegający na wyłączeniu z diety mięsa, ryb i wszystkich lub tylko niektórych produktów pochodzenia zwierzęcego» Strona 4 z 5

5 szkoleniem cały sprzęt powinien być podłączony i sprawdzony, czy działa poprawnie (komputer, rzutnik oraz Internet), tak, by nie wystąpiły opóźnienia w realizacji szkolenia ze względu na problemy techniczne. Na 2 dni przed szkoleniem zostanie podane przez Wykonawcę nazwisko i numer telefonu komórkowego osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną na adres mailowy Zamawiającego. 13. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń (zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe) oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 14. Wykonawca oznaczy sale szkoleniowe zgodnie z wytycznymi Zleceniodawcy przekazanymi najpóźniej na 2 dni przed każdym szkoleniem Strona 5 z 5