Opis przedmiotu zamówienia - część pierwsza

Transkrypt

1 Sygnatura: ZP-034/2015 Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia - część pierwsza Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 2 szkoleń czterodniowego (grupa 22 osoby) we Wrocławiu dla 44 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 17 czerwca do 30 czerwca 2015 roku zgodnie z następującymi założeniami ilościowymi. Wrocław 2015 rok: 2 szkolenia czterodniowe, dla 44 uczestników. Zestawienie ilościowe przedmiotu zamówienia: Rok Zakwaterowanie Catering Wynajem Sal szkoleń uczestników (osobonoclegi) (osobodni) konferencyjnych Razem Harmonogram szkoleń: Szkolenie realizowane będzie w dni robocze, według terminów niżej podanych. W roku 2015 r. (pierwsze półrocze) planowane jest szkolenie w następujących terminach: Szkolenie/ grupa nr I: czerwca 2015 r. oraz czerwca 2015 r. Szkolenie/ grupa nr II: czerwca 2015 r. oraz czerwca 2015 r. Pozostałe szczegóły opisu przedmiotu zamówienia na końcu załącznika po wskazaniu poszczególnych części zamówienia, których jest łącznie pięć dla dwóch lokalizacji: Wrocław i Toruń.

2 Opis przedmiotu zamówienia - część druga Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i restauracyjne dotyczące podawania posiłków oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 2 szkoleń czterodniowych (grupy po 22 osoby) w Toruniu dla 44 pracowników jednostek samorządu terytorialnego w okresie od 17 czerwca do 30 czerwca 2015 roku zgodnie z następującymi założeniami ilościowymi. Toruń 2015 rok: 2 szkolenia czterodniowe, dla 44 uczestników. Zestawienie ilościowe przedmiotu zamówienia: Rok Zakwaterowanie Catering Wynajem Sal szkoleń uczestników (osobonoclegi) (osobodni) konferencyjnych Razem Harmonogram szkoleń: Szkolenia realizowane będą w dni robocze, według terminów niżej podanych. W roku 2015 r. (pierwsze półrocze) planowane są szkolenia w następujących terminach: Szkolenie/ grupa nr I: czerwca 2015 r. oraz czerwca 2015 r. Szkolenie/ grupa nr II: czerwca 2015 r. oraz czerwca 2015 r. Pozostałe szczegóły opisu przedmiotu zamówienia na końcu załącznika po wskazaniu poszczególnych części zamówienia, których jest łącznie pięć dla dwóch lokalizacji: Wrocław i Toruń.

3 Pozostałe szczegóły opisu przedmiotu zamówienia wspólne dla wszystkich powyżej wskazanych części, dla wszystkich terminów i miejsc lokalizacji szkoleń (Wrocław, Toruń). Zamawiający może w terminie na siedem dni przed planowanym pierwszym terminem szkolenia dla danej grupy zrezygnować ze szkolenia z uwagi na brak zgłoszeń uczestników, a wykonawca w tym przypadku nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Szczegółowy harmonogram obejmujący godziny poszczególnych szkoleń będzie przygotowany przez Zamawiającego i przekazany Wykonawcy, na co najmniej 4 dni przed planowanym terminem realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w danym terminie szkolenia (a tym samym korzystających z noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych) w terminie na dwa dni przed terminem szkolenia ustalonym przez osoby uprawnione z obu stron. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między maksymalną liczbą usług dla maksymalnej ilości osób, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie kosztów szkolenia odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych. Usługi hotelarskie oraz wymagania dotyczące hotelu: Hotel, w którym będą organizowane szkolenia powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Hotel zlokalizowany powinien być we Wrocławiu/Toruniu i dysponować parkingiem dla min. 10 samochodów. Zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie się odbywać w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym: min. 50 miejsc noclegowych, salę restauracyjną na min. 50 osób świadczącą pełne dzienne wyżywienie, co najmniej 2 sale konferencyjne. Hotel winien posiadać: klimatyzowane pokoje 1 osobowe oraz pokoje 2 osobowe, których ilość umożliwi świadczenie usług hotelarskich jednocześnie dla min. 50 osób, przy czym pokój 2-osobowy jest to pokój z dwoma łóżkami o porównywalnym komforcie i standardzie. Hotel gwarantuje dostępność pokoi 2-osobowych w terminach określonych przez Zamawiającego, w tym również pokoje dla osób niepełnosprawnych (w zależności od zgłoszeń). Jeśli liczba dostępnych pokoi 2-osbowych jest mniejsza od liczby określonej, Hotel jest zobowiązany zapewnić odpowiednią liczbę pokoi 1-osobowych, w cenie dwa pokoje 1- osobowe w cenie jednego pokoju 2- osobowego. Rozdysponowanie uczestników szkolenia będzie leżało po stronie Wykonawcy, przy czym lista uczestników dostarczona będzie przez Zamawiającego nie później niż 4 dni przed planowanym terminem szkolenia, a Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu propozycję rozdysponowania wraz z numerami pokoi na 2 dni przed terminem szkolenia. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach 2-osobowych. Zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia, w miarę możliwości i dyspozycyjności pokoi od godziny 9:30 w dniu przyjazdu, do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej. W przypadku braku

4 możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 9.30 hotel obowiązany jest do zapewnienia przechowalni bagażu dla uczestników szkolenia. Usługi restauracyjne i dotyczących podawania posiłków: Świadczenie usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków podczas każdego szkolenia realizowanego przez Zamawiającego u Wykonawcy obejmować będzie: dzień przyjazdu uczestników (pierwszy lub trzeci dzień szkolenia): serwis kawowy (dwie przerwy),obiad drugi (czwarty) dzień szkolenia (dzień wyjazdu uczestników): śniadanie w formie szwedzkiego stołu (wliczone w cenę zakwaterowani), serwis kawowy (dwie przerwy), obiad Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia przyjmuje następujący zakres przedmiotowy w/w pojęć: Serwis kawowy: kawa, herbata, sok owocowy 0,2 l/os., woda mineralna niegazowana 0,5 l/os., ciasto/ciastka kruche, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy; Obiad: zupa; drugie danie: danie mięsne/danie wegetariańskie ; ziemniaki/frytki/kluski/ryż/kasza, zestaw surówek; sok owocowy/kompot owocowy oraz woda mineralna niegazowana; Szczegółowe menu będzie każdorazowo ustalane przed organizacją danego szkolenia przez osoby uprawnione z obu stron. Zamawiający wymaga zapewnienia menu uwzględniającego dania wegetariańskie. Wykonawca do oferty dołączy propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków: tj. śniadania w formie szwedzkiego stołu, obiadu oraz zakresu realizowanego serwisu kawowego, z uwzględnieniem zapewnienia oddzielnych dań wegetariańskich. Sale konferencyjne: Hotel winien posiadać co najmniej dwie sale konferencyjne dla: min. 22 osób (uczestników) plus osoba prowadząca, każda w układzie konferencyjnym z miejscami siedzącymi przy stole. Wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone w: rzutnik multimedialny, automatyczny ekran do projekcji, flipchart wraz z blokiem papierowym i pisakami, mikrofony (dla prowadzącego i bezprzewodowy dla uczestników szkolenia). Sale konferencyjne będą posiadać dobre oświetlenie, automatyczne zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi uczestniczenia w tych zajęciach osób niepełnosprawnych (w zależności od zgłoszeń). Podczas szkolenia sala konferencyjna będzie dostępna wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. Definicja pojęć na potrzeby przygotowanie oferty: Osobonocleg: zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym lub 2-osobowym w hotelu w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego; stawka za jeden osobonocleg nie może przekroczyć kwoty brutto 150 zł. Osobodzień: usługa restauracyjna i dotycząca podawania posiłków obejmująca serwis kawowy (dwie przerwy) oraz obiad dwudaniowy zgodnie z zakresem wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia; stawka za jeden osobodzień nie może przekroczyć kwoty brutto 75 zł.

5 Dzień wynajmu sali konferencyjnej: usługa wynajmu sali konferencyjnej o pojemności nie mniejszej niż 22 osoby plus osoba prowadząca w ustawieniu konferencyjnym w określonym w opisie przedmiotu zamówienia standardzie wraz z obsługą techniczną; stawka za jeden dzień wynajmu nie może przekroczyć kwoty brutto 1450 zł. Ustalenia organizacyjne związane z wykonaniem zamówienia: Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy; Wykonawca obowiązany jest w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, dla każdej grupy szkoleniowej, do bezpłatnego udostępnienia upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego (osobie prowadzącej szkolenie) w dniach realizacji szkoleń (w czasie na godzinę przed rozpoczęciem szkolenia do jednej godziny po jego zakończeniu w drugim dniu szkolenia) pomieszczenia/ pokoju o charakterze techniczno-administracyjnym wyposażonego co najmniej w drukarkę laserową monochromatyczną, telefon, fax, stolik oraz dwa krzesła Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy; Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia; Możliwość dokonania zmian istotnych warunków zawartej umowy: Zamawiający może, w przypadku choroby wykładowcy, uzgodnić z wykonawcą inny termin odbycia szkolenia (jego części) niż wskazany w umowie. Zamawiający o powyższym fakcie powiadomi wykonawcę na co najmniej 2 dni przed planowanym terminem realizacji danego szkolenia lub jego części. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Zamawiający może, w przypadku dodatkowej lub przedłużonej rekrutacji uczestników szkolenia, uzgodnić z wykonawcą inny termin odbycia szkolenia (jego części) niż wskazany w umowie. W przypadku uzgodnienie z wykonawcą innego terminu, niż wskazany w umowie, wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu...., dnia... (podpis Wykonawcy)