Szczegółowy opis zamówienia. Zamówienie dotyczy następujących usług związanych z organizacją dwudniowego spotkania:

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, Warszawa (NIP: , REGON: ), zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego na organizację dwudniowego w Trójmieście. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się poniżej. W związku z powyższym, w przypadku zainteresowania wykonaniem usługi, prosimy o przedstawienie oferty zawierającej następujące elementy: 1) Nazwa firmy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne), 2) Termin ważności oferty, 3) Cena całkowita oferty netto i brutto, 4) Cena cateringu na jedną osobę brutto, 5) Cena noclegu na jedną osobę brutto, 6) Wartość za obsługę techniczno-organizacyjną brutto. Oferty należy przesłać na adres dominika.dalba@mnisw.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do 11 kwietnia 2014 r. do godziny W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Dominiką Dalba: adres dominika.dalba@mnisw.gov.pl, telefon Szczegółowy opis zamówienia Zamówienie dotyczy następujących usług związanych z organizacją dwudniowego : 1. Obsługa organizacyjno-techniczna, która obejmuje: wynajęcie sali na 2 dni wraz z odpowiednim wyposażeniem oraz zapleczem, obsługę recepcyjną przez min. 1 osobę,

2 obsługę techniczną sprzętu wykonywaną przez min. 1 osobę (osoba ta nie może jednocześnie obsługiwać recepcji ), w tym kontrolę jego jakości wraz z możliwością naprawy ewentualnych usterek, zapewnienie wizualizacji działań wg wskazań usługodawcy zgodnej z zasadami i wymaganiami obowiązującymi dla Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka. Wizualizacja polegać będzie na przygotowaniu w programie Power Point slajdu tytułowego, który powinien być opatrzony logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego w wersji elektronicznej oraz ustawieniu roll-up przekazanego przez Zamawiającego i dostarczonego na spotkanie przez Wykonawcę. Po spotkaniu roll-up powinien zostać dostarczony do siedziby Zamawiającego. Dodatkowo przygotowanie strzałek informacyjnych, oznakowujących drogę do sali, przygotowanie formularza listy obecności (zawierającej na każdej stronie datę i miejsce oraz logotypy i informacje o współfinansowaniu ze środków EFRR, imię i nazwisko uczestnika oraz instytucję jaką reprezentuje), przygotowanie tabliczek imiennych na stół prezydialny, a) wymagania dotyczące sali: 2. catering zlokalizowana w centrum, z wygodnym dojazdem i dojściem (dobre połączenie z dworca PKP środkami komunikacji publicznej, oddalonej od Dworca Głównego /Centralnego PKP - maksymalnie do 2 km), odpowiedni standard tzn. przestronna, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, wyposażona w stół prezydialny, sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego oraz mikrofonów dla uczestników biorących udział w dyskusjach), ponadto zapewnienie osoby do przekazywania mikrofonów między uczestnikami, teatralny układ krzeseł, zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, rzutnik folii, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu, zaplecze sanitarne, szatnie, rezerwacja przynajmniej jednego miejsca parkingowego, a) wymagania dotyczące cateringu: catering dla uczestników, (4 przerwy kawowe, 2x lunch oraz 1 kolacja) przerwy kawowe oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego, b) catering obejmuje w czasie:

3 przerw kawowych (gramatura przedstawiona dla 1 przerwy kawowej): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), kanapki koktajlowe (3 szt. na osobę), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; w czasie lunchu: którego menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu): zupę (2 rodzaje w tym jedna jarska), danie mięsne (1 rodzaj), danie wegetariańskie ( 1 rodzaj), dodatki do wyboru (2 rodzaje- np. ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix. lub np. brokuły), sałatki (3 rodzaje), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), owoce, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, jeśli tego wymaga podanie filetowane (min. 3 rodzaje), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki;

4 w czasie kolacji, której menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 kolacji): dwa dania podawane na ciepło (jedno danie jarskie, drugie składające się z mięs, jarzyn i dodatków), pieczywo (co najmniej 2 rodzaje), masło, wybór wędlin (co najmniej 2 rodzaje), wybór serów (co najmniej 2 rodzaje), napoje gorące (kawę czarną, herbatę, mleko), c) sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, d) zapewnienie obsługi kelnerskiej, e) zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku co sala konferencyjna oraz umożliwienie ich spożywanie na siedząco. 3. Zapewnienie noclegu uczestnikom : a) wymagania dotyczące noclegu: zapewnienie jednego noclegu dla każdego z uczestników, noclegi muszą mieć miejsce w tym samym budynku co sala konferencyjna, nocleg dla uczestników, w pokojach jednoosobowych wraz ze śniadaniem, w hotelu minimum 3-gwiazdkowym. Tabela cenowa dla części I zamówienia: Miejsce /liczba osób netto brutto brutto noclegów podczas brutto usługi cateringowej podczas Wartość brutto za obsługę techniczno - organizacyjną Trójmiasto (Gdańsk, Sopot) 30 osób Gdynia, Przewidywany termin : r.

5 Ostateczny termin wraz z harmonogramem zostanie podany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej ( ) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. Miejsce : Zgodnie z powyższą tabelą -Trójmiasto (Gdańsk, Gdynia, Sopot) Przewidywana liczba osób: Zgodnie z powyższymi tabelami (30 os.) Zamawiający niezwłocznie po wyborze Wykonawcy, przekaże w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z noclegu. Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia przekaże Wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z cateringu. Dodatkowo proszę o udzielenie informacji na poniższe pytanie (Odpowiedź negatywna nie wykluczy Państwa z udziału w postępowaniu): Czy spełniają Państwo wymagania określone w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r., Nr 127 poz. 721 oraz Dz. U. z 2013 r. poz. 675), celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON? Tak/Nie.